Evaluasi faktor internal PT.Trimitra Lestari Jaya dilakukan melalui wawancara dengan Direktur Utama PT.Trimitra Lestari Jaya untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan dalam lingkungan internal Trimitra.
Faktor-faktor yang menjadi kekuatan PT.Trimitra Lestari Jaya antara lain:
1. Penawaran harga produk yang bersaing
Penawaran harga produk yang bersaing dilakukan mengingat Trimitra bukanlah satu-satunya perusahaan manufaktur karpet yang memasarkan produknya kepada pelanggan dan terdapat pesaing yang memiliki kekuatan yang hampir setara dengan Trimitra. Di samping itu, pelanggan merupakan seseorang ataupun organisasi yang sensitif terhadap perubahan harga. Penawaran harga produk yang bersaing merupakan kekuatan Trimitra dengan menjual karpet dalam kuantitas pembelian yang besar serta harga yang ditawarkan memungkinkan para pelanggan atau wholesaler agar dapat menjual kembali ke pihak pengecer atau konsumen akhir
dengan harga yang bersaing juga. Untuk penawaran harga produk yang bersaing, Trimitra menetapkan kisaran harga yang diberikan kepada pelangan dengan menetapkan range harga minimum dan maksimum yang dapat diberikan kepada pelanggan.
2. Tenaga penjual yang handal.
Tenaga penjual yang handal dapat dilihat dari lamanya masa kerja rata-rata tenaga penjual yang telah bekerja di Trimitra sekitar lima tahun serta penerimaan pelanggan yang baik terhadap staff penjual Trimitra. Selain itu, Trimitra memberikan perhatian yang besar pada tenaga penjual melalui pemberian insentif atau bonus bagi tenaga penjual yang berhasil mendapatkan order dengan kuantitas di atas 1000 roll. Dengan adanya pemberian insentif, tenaga penjual lebih termotivasi untuk memasarkan produk mereka kepada pelanggan. Trimitra memberikan sanksi yang tegas apabila terhadap tenaga penjual yang telah menyebabkan pelanggan kecewa seperti adanya pemotongan komisi dan mutasi jabatan. Pemberian sanksi tersebut mendorong tenaga penjualan untuk memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan.
3. Program penjualan yang menarik pelanggan
Program penjualan yang menarik pelanggan yang dijalankan Trimitra merupakan salah satu kekuatan Trimitra. Beberapa contoh program penjualan yang sudah dilakukan oleh Trimitra adalah dengan memberikan bonus pembelian yang dapat dipilih pelanggan antara lain berupa:
Pemberian bonus karpet sebanyak 100 roll untuk kelipatan pembelian 1000 roll.
Pemberian bonus berupa satu unit sepeda motor Honda jenis Supra untuk pembelian karpet minimal 1000 roll.
Program penjualan yang ditawarkan tersebut memberikan dampak di mana hampir 85% dari semua pelanggan Trimitra memesan karpet dengan kuantitas rata-rata mencapai ribuan roll per bulan. Program penjualan yang menarik ini menjadi daya tarik dan kekuatan bagi Trimitra untuk bersaing dalam pangsa pasar karpet.
4. M anajemen yang berorientasi membangun kemitraan dalam jangka panjang.
M anajemen berorientasi membangun kemitraan jangka panjang sesuai dengan prinsip kelima yang telah ditetapkan Trimitra. M anajemen yang berorientasi dalam membangun kemitraan dalam jangka panjang direalisasikan Trimitra dengan membatasi jumlah pelanggan Trimitra di tiap provinsi yang dijangkau Trimitra dengan menerima maksimal tiga pelanggan atau wholesaler di luar Pulau Jawa dan maksimal lima pelanggan di daerah Pulau Jawa. Hal ini dilakukan agar memberikan kesempatan bagi pelanggan yang merupakan wholesaler untuk dapat memasarkan karpet di daerah tempat pelanggan beroperasi. Selain itu, Trimitra juga melakukan kebijakan pemberian bonus bagi pelanggan terbaik dari segi omset pembelian setiap tahunnya dengan memberikan bonus berupa cashback atau hadiah produk elektronik yang bernilai sekitar Rp.5.000.000,00. Kemitraan jangka panjang juga dibangun Trimitra dengan melakukan penawaran produk per periode dan memberikan kebijakan masa jatuh tempo pembayaran satu bulan sesudah barang diterima oleh pelanggan.
5. Produk-produk yang ditawarkan sesuai dengan kebutuhan pelanggan dengan kualitas terjamin.
Kebutuhan pelanggan saat ini adalah mendapatkan produk berkualitas dengan harga yang semurah-murahnya agar dapat dijual kembali dan diterima oleh konsumen akhir. Sebelumnya, Trimitra memasok lapisan dasar karpet lantai dari PT.Y yang berlokasi di Jawa Barat. Dengan memasok lapisan dasar karpet lantai, Trimitra memiliki ketergantungan terhadap pemasok. Tetapi setelah menyadari pentingnya aspek harga bagi pelanggan, Trimitra memproduksi lapisan dasar karpet lantai dengan memasok bahan baku dari PT.X dan kebijakan ini memberikan dampak pada pengurangan biaya produksi variabel per unit mencapai sekitar 16%
dari total biaya produksi sebelumnya. Selain itu, variasi produk yang ditawarkan dengan isi per roll yang berbeda-beda ditujukan untuk menjawab kebutuhan pelanggan atas karpet lantai dengan panjang tertentu (25 yard, 20 yard, dan 14-15 meter).
Selain itu, Trimitra menerapkan konsep ”Listening to New Product” di mana Trimitra mendengarkan permintaan pelanggan atas produk tertentu dan permintaan dengan jumlah pelanggan terbanyak tersebut akan direalisasikan. Sebagai salah satu bentuknya, karpet ”Orion” yang baru saja diluncurkan dengan panjang per roll sekitar 14-15 meter dibuat berdasarkan permintaan kebanyakan pelanggan atas kebutuhan karpet dengan harga jual per roll yang murah tetapi dengan kualitas yang sama. Di samping itu, produk yang dapat dikostumisasi sesuai dengan permintaan pelanggan juga merupakan realisasi dari konsep tersebut. Karpet dengan merek
”Pattaya” yang dibuat untuk memenuhi kebutuhan pelanggan akan karpet dengan kualitas yang lebih baik dengan harga yang lebih tinggi.
Faktor-faktor yang menjadi kelemahan PT.Trimitra Lestari Jaya antara lain:
1. Keterbatasan layanan pelanggan.
Keterbatasan pelayanan pelanggan melalui call center yang dilayani oleh customer service Trimitra adalah dari lamanya waktu yang terjadi selama percakapan via telepon. Berdasarkan hasil wawancara dengan M anajer Layanan Pelanggan Trimitra, diketahui bahwa paling cepat waktu berkomunikasi melalui call center sekitar 30 menit. Hal ini terjadi akibat tidak tersedianya informasi yang real time dan prosedur penanganan layanan yang belum didefinisikan dengan baik yang meliputi jawaban atas frequently asked questions (FAQs) yang belum ada, definisi permasalahan mana yang dapat diselesaikan via telepon dan permasalahan yang harus diselesaikan langsung ke tempat pelanggan. Selain itu, pelayanan pelanggan terbatas hanya pada waktu operasional perusahaan yaitu dari hari Senin hingga Jumat pada pukul 09.30 hingga 16.00 WIB. Keterbatasan layanan pelanggan juga disebabkan oleh sedikitnya jumlah staff customer service yang hanya dua orang yang ditempatkan di bagian call center.
2. Faktur penjualan yang tidak mencantumkan kode motif yang dipesan.
Faktur penjualan yang hanya mencantumkan kuantitas, nama barang, harga dan jumlah tanpa mencantumkan kode motif yang dipesan pelanggan mengakibatkan terjadinya motif karpet yang dikirimkan ke pelanggan tidak sesuai dengan pesanan pelanggan sehingga menimbulkan kekecewaan pelanggan. Sedangkan permintaan karpet dari segi motif pelanggan telah disampaikan ke staff penjualan, namun pencatatan permintaan motif karpet tersebut terkadang tidak dilakukan dan
mengakibatkan informasi dalam pesanan pelanggan yang berakhir pada motif karpet yang dikirimkan tidak sesuai dengan harapan pelanggan.
3. Biaya yang tinggi dalam pemberian informasi kepada pelanggan.
Biaya yang tinggi dalam pemberian informasi kepada pelanggan terjadi pada biaya yang dikeluarkan selama proses pemasaran, penagihan, pelayanan baik secara langsung ke tempat pelanggan maupun tidak langsung dengan menggunakan media telepon. Berdasarkan hasil wawancara dengan Direktur Utama PT.Trimitra Lestari Jaya, besarnya biaya dalam pemberian informasi kepada pelanggan mencapai sekitar 13.5% dari margin yang diterima Trimitra. Biaya dalam pemberian informasi kepada pelanggan termasuk biaya telepon, biaya akomodasi dan transportasi ke berbagai daerah di Indonesia.
4. Prosedur penagihan kepada pelanggan yang melewati jatuh tempo yang belum didefinisikan dengan baik.
Prosedur penagihan kepada pelanggan di Trimitra yang melewati jatuh tempo belum didefinisikan dengan baik di mana Trimitra terkadang masih menyetujui pesanan pelanggan yang belum melunasi tagihan untuk pesanan karpet sebelumnya.
Trimitra hanya memberikan jatuh tempo pembayaran atas pesanan yang telah diterima pelanggan yaitu satu bulan sejak karpet diterima di tangan pelanggan.
Trimitra belum memberikan regulasi yang tegas mengenai jumlah pesanan yang dapat dilakukan apabila pelanggan terlambat membayar tagihan yang telah jatuh tempo. Terkadang terdapat pelanggan yang terlambat melunasi tagihan dengan berbagai alasan dan kemudian memesan karpet ke Trimitra.
5. Sistem yang belum terintegrasi antar unit bisnis Trimitra.
Sistem yang digunakan pada Trimitra hanya berdasarkan fungsi bisnis masing-masing departemen di mana satu departemen menggunakan satu sistem sendiri dan tidak terhubung dengan departemen lainnya. Untuk memperoleh informasi dari departemen lainnya, satu unit departemen harus berhubungan secara konvensional dan meminta laporan tertentu dari unit departemen lainnya yang kemudian diinput lagi ke dalam sistem unit departemen yang bersangkutan. Sistem yang belum terintegrasi ini mengakibatkan data yang diperoleh tidak real-time dan menghabiskan banyak waktu untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan.
Setelah dilakukan analisis terhadap lingkungan internal dan mengidentifikasikan kekuatan dan kelemahan yang dimiliki Trimitra, maka akan dilakukan pembobotan berdasarkan metode pairwise comparison dan pemberian peringkat yang ditentukan oleh pihak Trimitra. Berikut ini disajikan matriks IFE (Internal Factor Evaluation) PT.Trimitra Lestari Jaya:
Tabel 3.4 M atriks IFE PT.Trimitra Lestari Jaya
Faktor Internal Kunci Bobot Peringkat Nilai Tertimbang Kekuatan (Strengths)
S1 Penawaran harga produk bersaing.
0.1305 4 0.5221
S2 Tenaga penjual yang handal.
0.2354 4 0.9416
S3 Program penjualan yang menarik pelanggan.
0.0398 4 0.1592
S4 M anajemen yang berorientasi membangun kemitraan dalam jangka panjang.
0.0238 3 0.0715
S5 Produk-produk yang ditawarkan sesuai dengan kebutuhan pelanggan
0.2120 4 0.8479
dengan kualitas terjamin.
Kelemahan (Weaknesses) W1 Keterbatasan layanan
pelanggan.
0.0702 1 0.0702
W2 Faktur penjualan yang tidak mencantumkan kode motif yang dipesan.
0.0346 1 0.0346
W3 Biaya yang tinggi dalam pemberian informasi kepada pelanggan.
0.0953 2 0.1907
W4 Prosedur penagihan kepada pelanggan yang melewati jatuh tempo yang belum didefinisikan dengan baik.
0.0582 2 0.1164
W5 Sistem yang belum
terintegrasi antar unit bisnis Trimitra.
0.1002 1 0.1002
Total 1 3.0542
Keterangan: Peringkat 4 = kekuatan besar Peringkat 3 = kekuatan kecil
Peringkat 2 = kelemahan kecil Peringkat 1= kelemahan besar
Berdasarkan hasil perhitungan dari evaluasi faktor internal diperoleh total nilai tertimbang matriks EFE yaitu 3.0542. Hasil ini menunjukkan bahwa Trimitra memiliki posisi internal yang kuat di mana Trimitra telah mampu memanfaatkan kekuatan untuk meminimalkan kekurangan yang ada.