BAB III PEMBAHASAN
C. External Public Relations
External public relations adalah sebagai sasaran kegiatan public relations dari
orang-orang atau anggota masyarakat diluar Organisasi/ Perusahaan, baik yang berkaitan dengan perusahaan maupun yang diharapkan atau diduga ada kaitannya dengan perusahaan. Adapun bentuk-bentuk dari kegiatan-kegiatan public relations terbagi dalam beberap bentuk kegiatan yaitu :
1. Hubungan dengan Pers (press relations)
Pers dalam arti luas adalah semua media massa yaitu surat kabar, majalah,
kantor berita, siaran radio,siaran televisi, film, iklan dan lain-lainya membina hubungan dengan pers dan media massa merupakan proses publikasi tentang berbagai kegiatan program kerja atau demi kelancaran aktivitas komunikasi humas dengan publik sebagai sasarannya, karena peranan hubungan media dan pers dalam kehumasan tersebut dapat sebagai saluran dalam penyampaian pesan.
2. Hubungan dengan Pemerintah
Tidak bisa dipungkiri jika perusahaan yang didirikan harus berhubungan dengan jawatan instansi pemerintah. Hubungan komunikasi dengan jawatan pemerintah adalah dalam rangka membina goodwill dan hubungan harmonis, akan banyak membantu memperlancar jalannya perusahaan, kesulitan-kesulitan seperti ; Telepon rusak, gangguan listrik, dan masalah pajak tidak akan sulit apabila dibina hubungan yang baik sebelumnya.
3. Hubungan dengan Pelanggan
Salah satu kegiatan external public relations adalah menjaga pelanggan jangan berpindah perhatiannya menjadi pelanggan perusahaan lain. Agar pelanggan tetap setia dengan perusahaan kita, maka yang tepat adalah dengan memberikan pelayanan prima kepada pelanggan atau sering disebut Service of
Excelent. Perhatian dari Service of Excelent adalah yang berkaitan dengan jasa
pelayanan yang dilaksanakan terhadap pihak pelanggan, sedangkan konsumen tersebut merasa dirinya dipentingkan atau diperhatikan dengan baik dan wajar. Untuk menjaga hubungan dengan pihak pelanggan, karyawan/I PT. Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan perlu mengadakan komunikasi dengan pelanggan, baik melalui media massa/periklanan dan publikasi maupun komunikasi tatap muka.
4. Hubungan dengan Masyarakat
Masyarakat adalah orang-orang yang bertempat tinggal di sekitar kompleks perusahaan. Komunikasi dengan mereka perlu dilakukan agar mereka merasa bahwa perusahaan beserta karyawan/I nya tidak mengasingkan diri dengan masyarakat sekitarnya, serta kegiatan ini bertujuan untuk menanamkan citra positif perusahaan melalui kegiatan-kegiatan dilingkungan masyarakat perusahaan guna memperoleh dukungan masyarakat terhadap setiap gerak roda perusahaan.
Hubungan dengan pihak-pihak external yang dilakukan public relations pada PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan, bertujuan menciptakan, memelihara dan membina hubungan yang baik dengan masyarakat luar, yaitu para
pelanggan dan organisasi lain yang mempunyai keterkaitan dengan PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan melalui jasa pelayanan yang baik dalam memberikan informasi yang dapat memperdalam kepercayaan pelanggan.
Adapun bentuk-bentuk kegiatan yang bersifat extern yang dilakukan pada PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan adalah :
1. Publikasi
Kegiatan humas untuk menyampaikan berbagai informasi tentang kegiatan positif perusahaan ataupun bentuk-bentuk pelayanan kepelabuhanan dan lain-lain. Hal ini diwujudkan dalam bentuk :
a. Pembuatan Brosur, Spanduk dan Leaflet
Pembuatan brosur/leaflet diterbitkan setiap tahun disesuaikan dengan perkembangan maupun perubahan-perubahan yang terjadi pada perusahaan. Sedangkan spanduk dibuat dalam rangka mendukung program/kegiatan yang dilakukan di kantor PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan maupun dalam rangka pengucapan selamat sesuai dengan peristiwa-peristiwa yang terjadi baik hari besar agama dan hari kemerdekaan.
b. Penyuluhan
Penyuluhan yang dilakukan PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan adalah berupa sosialisasi kepada pelanggan/pengguna jasa pelabuhan mengenai peraturan-peraturan yang diterapkan Departemen perhubungan pada PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan sehinga konsumen dapat mengetahuinya.
c. Temu Pelanggan
Temu pelanggan dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui keluhan-keluhan yang dirasakan pelanggan sehingga perusahaan dapat memperbaiki pelayanannya tetapi kegiatan ini tidak rutin dilaksanakan.
d. Pameran
Pameran mengenai kegiatan kepelabuhan dilaksanakan rutin setiap tahun, pameran ini tidak dilaksanakan langsung di lingkungan kantor PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan tetapi dengan ikut serta dalam pameran yang dilakukan oleh pemerintah daerah seperti Medan Fair dan Jakarta Fair.
2. Event (Peristiwa)
Kegiatan humas untuk menjalin hubungan dengan public external melalui kegiatan/peristiwa yang dilakukan perusahaan, baik yang bersifat acara keagamaan, amal, dan olah raga maupun HUT Kemerdekaan yang melibatkan pihak-pihak eksternal yaitu masyarakat, pelanggan, pemerintah dan pihak internal. Hal ini diwujudkan dalam bentuk :
a. Melaksanakan sholat Idul Fitri, solat Idul Adha dan melaksanakan kurban di dalam lingkungan perusahaan dengan melibatkan masyarakat.
b. Melaksanakan perayaan natal dan tahun baru dengan melibatkan masyarakat.
c. Melaksanakan sunat massal yang dilakukan oleh rumah sakit perusahaan kepada masyarakat kurang mampu.
3. Investasi Sosial Masyarakat
Kegiatan kehumasan yang merupakan implementasi kepedulian perusahaan terhadap masyarakat sekitarnya guna mengamankan dan mendapatkan dukungan dari masyarakat sekitar serta menjalin hubungan baik dengan masyarakat melalui berbagai kegiatan sosial. Kegiatan ini bertujuan untuk menanamkan citra positif perusahaan melalui kegiatan-kegiatan di lingkungan masyarakat yang lebih luas tidak terbatas pada sekitar perusahaan, guna memperoleh dukungan masyarakat terhadap setiap gerak roda perusahaan. 4. Koordinasi
Kegiatan humas untuk melakukan koordinasi dengan instansi terkait maupun d engan pihak ketiga demi tercapainya tujuan dan sasaran perusahaan. Hal ini diwujudkan dengan menjalin hubungan yang baik dengan :
a. Departemen Perhubungan
b. PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II, III, IV c. ADPEL (Administrasi Pelabuhan)
d. PLN (Perusahaan Listrik Negara) e. PEMDA Tingkat I dan II
f. Dan lain-lainya.
Selain kegiatan-kegiatan di atas PT. (Persero) Pelabuhan indonesia I cabang Belawan juga menjaga hubungan external dengan pemerintah karena pemilikan saham sepenuhnya berada di tangan pemerintah dan pembinaan teknis operasional berada di tangan Departemen Perhubungan RI dan juga memelihara hubungan dengan instansi-instansi lain.
