TUGAS AKHIR
PERANAN EXTERNAL PUBLIC RELATIONS DALAM
MENINGKATKAN CITRA PERUSAHAAN PADA
PT. (Persero) PELABUHAN INDONESIA I
CABANG BELAWAN
OLEH :
HENNY PURNAMA SARI HUTAURUK NIM : 062103009
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : Henny Purnama Sari Hutauruk
NIM : 062103009
PROGRAM STUDI : KESEKRETARIATAN
JUDUL : Peranan External Public Relations Dalam
Meningkatkan Citra Perusahaan Pada
PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan.
Tanggal : ……… Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
(Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi)
NIP : 132010480
Tanggal : ……… DEKAN
(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec)
PENANGGUNG JAWAB TUGAS
NAMA : Henny Purnama Sari Hutauruk
NIM : 062103009
PROGRAM STUDI : KESEKRETARIATAN
JUDUL : Peranan External Public Relations Dalam Meningkatkan
Citra Perusahaan Pada PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia
I cabang Belawan.
Medan, 09 Juni 2009 Mengetahui
Pembimbing
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena
kasih dan rahmatNya penulis dapat menyelesaikan studi pada Program DIII
Kesekretariatan pada Fakultas Ekonomi, Universitas Sumatera Utara.
Dalam menyusun Tugas Akhir ini, penulis menyadari bahwa terdapat
banyak kekurangan-kekurangan baik dari segi isi pembahasan maupun pemakaian
bahasa dan cara penulisan yang baik dan benar. Oleh karena itu, penulis dengan
senang hati menerima segala kritik dan saran dari para pembaca dan terutama dari
rekan-rekan mahasiswa/i, demi kesempurnaan tugas akhir ini.
Selama perkuliahan hingga selesainya tugas akhir ini, penulis telah banyak
menerima bantuan moril maupun materil dari berbagai pihak. Maka dalam
kesempatan ini, penulis dengan setulus hati menghanturkan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara Medan.
2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi selaku Ketua Program Studi
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara Medan.
3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Program Studi
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara Medan.
4. Bapak Drs. A. Samad Zaino, MS selaku Dosen Wali selama masa
5. Bapak dan Ibu Dosen serta seluruh Staf dan Pegawai Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara Medan.
6. Bapak M. Taufik Fadillah, S.Pdi, MM. selaku kepala Personalia di PT.
(Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan, yang telah memberikan
izin riset dan telah banyak membantu penulis untuk kelengkapan tugas
akhir ini.
7. Teristimewa kepada orang tua yang saya kasihi Bapak dan Ibu, yang telah
banyak memberikan motivasi baik moral maupun materil serta doa restu
kepada penulis serta keempat saudaraku yang telah mendukung selama
masa perkuliahan di Universitas Sumatera Utara Medan.
8. Buat Steven teman dekat yang telah memberikan dukungan dan doa
kepada penulis selama masa perkuliahan.
9. Semua teman-teman Sekretaris’06 yang tidak bisa disebutin satu-satu,
terutama Getta, Rifwan, Sivi, Roida, Lia, Lili, Lita, Merlin dan buat
teman-teman satu gereja Yuni, Pida, Yesnita, Cici yang telah memberikan
dukungan semangat kepada penulis.
Segala budi baik yang telah diberikan selama penulisan tugas akhir ini,
kiranya Tuhan Yang maha Esa memberikan balasannya dan memberikan yang
terbaik untuk kita semua.
Medan,09 Juni 2009 Penulis
DAFTAR ISI TUGAS AKHIR
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Permasalahan ... 3
C. Tujuan Permasalahan ... 3
D. Manfaat Penelitian ... 4
E. Jadwal Penelitian dan Sistimatika Penulisan ... 4
BAB II PROFIL PERUSAHAAN ... 6
A. Sejarah Ringkas ... 6
B. Struktur Organisasi ... 10
C. Job Description ... 12
D. Jaringan Usaha ... 18
E. Kinerja Usaha Terkini ... 19
F. Rencana Kegiatan ... 26
BAB III PEMBAHASAN... 28
A. Defenisi Public Relations ... 28
B. Fungsi, Tugas dan Tujuan Public Relations ... 30
C. External Public Relations ... 36
D. Pelaksanaan Kegiatan Public Relations ... 41
E. Hubungan dan Pihak External ... 41
F. Citra Positif ... 42
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 44
A. Kesimpulan ... 44
B. Saran ... 44
DAFTAR PUSTAKA ... 45
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1.1 Kegiatan Penulisan Tugas Akhir ... 4
Tabel 2.1 Total Seluruh Dermaga Umum ... 20
Tabel 2.2 Total Seluruh Dermaga Belawan Lama... 21
Tabel 2.3 Total Seluruh Dermaga Ujung Baru ... 22
Tabel 2.4 Total Seluruh Dermaga Citra ... 23
Tabel 2.5 Total Seluruh Dermaga IKD ... 24
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Sejalan dengan persaingan yang semakin tajam di dunia bisnis, maka peranan
public relations sangatlah penting dalam suatu perusahaan. Setiap perusahaan
yang bergerak dibidang pemasaran, baik produk maupun jasa selalu menciptakan
hubungan yang baik, selaras dan harmonis denga pihak luar perusahaan lain atau
pelanggan. Hal ini dikarenakan bagi suatu perusahaan pelanggan merupakan
faktor yang amat penting, sebab maju mundurnya suatu perusahaan ditentukan
oleh banyak sedikitnya pelanggan perusahaan tersebut.
External public relations, hubungan dengan publik di luar perusahaannya
merupakan suatu keharusan yang mutlak. Sesuai dengan sifatnya, dalam
masyarakat modern tidak akan ada kemungkinan bagi seorang insan atau suatu
badan bisa hidup menyendiri. Masing-masing akan saling membutuhkan satu
sama lain. Seperti halnya suatu perusahaan, tidak akan mugkin bisa hidup kalau
dia tidak bisa mendatangkan bahan baku, kemudian menyalurkan dan
memasarkan hasil produksinya.
External public relations merupakan salah satu bentuk dari kegiatan public relations yang ditujukan kepada pihak yang berada di luar instansi atau
perusahaan yang merupakan penyelenggaraan komunikasi timbal-balik antara
perusahaan dengan pelanggannya, sekaligus turut menentukan sukses tidaknya
perusahaan tersebut yang pada akhirnya diharapkan dapat membentuk citra baik
Komunikasi timbal-balik ini dilanjutkan untuk menciptakan saling pengertian
antar perusahaan dengan pelanggan, yang pada akhirnya diharapkan dapat
membentuk citra baik perusahaan. Sekaligus opini publik yang menguntungkan
bagi kelangsungan hidup perusahaan itu sendiri.
PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Cabang Belawan adalah salah satu Badan
Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak dibidang kepelabuhan. PT. (Persero)
Pelabuhan Indonesia I Cabang Belawan ini dipercaya untuk mengelolah
pelabuhan yang ada di tiga Provinsi yaitu Provinsi Nanggroe Aceh Darussalam,
Provinsi Sumatera Utara, dan Provinsi Riau. Keberadaannya sangat diharapkan
akan mampu memenuhi kebutuhan masyarakat yang semakin tinggi dalam
menggunakan jasa kepelabuhan.
Perkembangan tingkat kebutuhan tersebut sebagai aset yang cukup potensial,
tuntutan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat dan pelanggan tersebut,
menjadikan perusahaan ini harus mampu meningkatkan citra perusahaan yang
baik pada masyarakat dan pelanggan perusahaan. Untuk menjaga proses
hubungan yang baik dan penyebaraan informasi kepada public extern, suatu
perusahaan memerlukan external public relations yang profesional. Peranan ini
meliputi usaha-usaha penyelesaian masalah hubungan kerjasama yang baik dan
saling menguntungkan.
Ini berarti external public relations memiliki peranan penting dalam usaha
memajukan suatu perusahaan, untuk itulah kegiatan external public relations
diupayakan senantiasa menjaga citra perusahaan agar tetap baik dimata publik,
tidaklah mudah sebab diperlukan usaha yang gigih dan keras yang
sungguh-sungguh.
External public relations dalam perusahaan dimaksudkan untuk membina dan
menyelenggarakan komunikasi timbal-balik antara perusahaan yang bersangkutan
dengan publik ekstern seperti pelanggan, instansi pemerintah, wartawan,
masyarakat dan lain-lain yang merupakan penyelenggaraan komunikasi
timbal-balik antara perusahaan dengan pelanggannya, sekaligus turut menentukan sukses
tidaknya perusahan tersebut.
B. Permasalahan
Adapun permasalahan dalam penulisan tugas Akhir ini adalah :
“Bagaimana peranan public relations pada PT.(Persero) Pelabuhan
Indonesia I Cabang Belawan dalam meningkatkan citra positif perusahaan
dimata public extern ?”
C. Tujuan Permasalahan
Tujuan penelitian yang dilakukan pada PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I
Cabang Belawan adalah :
“Untuk mengetahui bagaimana peranan external public relations dalam
D. Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian yang dilakukan penulis pada PT.Pelabuhan Indonesia I
Cabang Belawan adalah :
1. Hasil penelitian dapat menambah dan memperluas wawasan penulis mengenai
peranan public relations.
2. Bagi Perusahaan, penelitian ini dapat dipergunakan sebagai bahan
pertimbangan dan masukan yang mungkin bermanfaat untuk mendukung
kelancaran Perusahaan.
3. Bagi masyarakat/pembaca, penulis berharap hasil penelitian ini dapat
dijadikan sebagai tambahan Informasi.
E. Jadwal Penelitian dan Sistimatika Penulisan
1. Jadwal Penelitian
Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis membuat jadwal kegiatan, gunanya
agar waktu yang diperlukan dapat dibagi-bagi dengan teratur, supaya penulisan
tugas akhir ini dapat diselesaikan tepat waktunya.
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian
No. Kegiatan
Minggu Ke
I II III
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
Jadwal penelitian yang dilakukan penulis mulai dari tanggal 06 Mei 2009 s/d
selesai. Adapun tempat penelitian yang dilakukan penulis adalah pada
PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Cabang Belawan.
2. Sistimatika Penulisan
Adapun sistimatika penulisan yang disajikan dalam tugas akhir ini adalah :
Bab I: PENDAHULUAN
Dalam bab ini berisi tentang latar belakang masalah public relations yang
terjadi pada PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Cabang Belawan selain itu bab
ini juga berisi permasalahan yang akan dibahas dalam penelitian, tujuan dan
manfaat penelitian ini serta jadwal penelitian tersebut.
Bab II : PROFIL PERUSAHAAN
Adapun hal-hal yang dibahas dalam profil perusahaan penelitian ini yaitu
untuk mengetahui sejarah singkat dari perusahaan, struktur organisasi, uraian
tugas dari masing-masing unit, jenis usaha kegiatan perusahaan, kinerja usaha
terkini dan rencana kegiatan kedepan dari perusahaan itu.
Bab III : PEMBAHASAN
Pembahasan yang disajikan penulis dalam penelitian ini adalah bagaimana
peranan public relations pada PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I cab. Belawan
dalam meningkatkan citra positif perusahaan dimata public extern.
Bab IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini menyajikan kesimpulan penelitian dan saran yang diajukan kepada
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Perkembangan Pengusahaan Pelabuhan Belawan
Sejarah Perkembangan Pengusahaan pelabuhan Belawan bermula dari Zaman
Hindia Belanda dahulu Pengusahaan Pelabuhan Belawan ini bernama “HAVEN
BEDRIJF” dan nama ini masih dipakai terus sampai tahun 1950. Haven Bedrijf
Belawan Deli ini mempunyai karyawan/ pegawai berjumlah lebih kurang 50 (lima
puluh) orang dan hingga tahun 1950 masih tetap berstatus pegawai Federal. Pada
tahun 1951 nama Haven Bedrijf dirubah menjadi Jawatan Pelabuhan.
Sebagaimana Pimpinan pada Jawatan pelabuhan ini adalah Direktur pelabuhan.
Pada periode tahun 1956-1961 yang semula bernama Jawatan pelabuhan diganti
lagi dengan nama Perusahaan Pelabuhan Negara dengan pejabat Pimpinan disebut
Direktur Perusahaan Pelabuhan Negara.
Menurut catatan yang ada, yang memegang Pimpinan atau dengan nama
Dedirecteurder Haven, pada periode 1945-1962 tercatat sebagai berikut :
1. Tahun 1945-1946 : Achmad Mardjuki
2. Tahun 1946-12 April 1949 : Ir. JJM. Dorbech
3. 12 April 1949-02 Oktober 1950 : Mr.G.C. Hardenberg
4. 02 Oktober 1950-06 September 1951 : M. Soemarsono
5. 06 September 1951- 30 Nopember 1954 : P. Smeet
6. 30 Juni 1954-30 Nopember 1956 : R. Soewondo
7. 30 Nopember 1956-02 September 1958 : L.M. Idris
9. 02 Oktober 1958- 1959 : Ir. Tan Tiang Gie
10. Tahun 1959-15 Juli 1959 : Ferdinandus (Pejabat Sementara)
11. 15 Juli 1959-1962 : Ir. Soejono
Perusahaan Pelabuhan Negara Menjadi Perusahaan Negara Pelabuhan (P.N. Pelabuhan)
Pada tahun 1961 berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 15 tahun 1961
lembaran Negara No. 128 tahun 1961, nama perusahaan Pelabuhan Negara diganti
lagi menjadi Perusahaan Negara Pelabuhan Daerah I atau lebih dikenal dengan
singkatan P.N. Pelabuhan Daerah I, dengan Pejabat Pimpinannya disebut Direktur
P.N. Pelabuhan. Dengan Peraturan Pemerintah No. 18 tahun 1964 sistem
organisasi kepelabuhan berubah, maka Pengusaha tunggal dipelabuhan adalah
“Komandan Pengusaha Pelabuhan” yang didalamnya tergabung syahbandar
sebagai staf operasi dan P.N. Pelabuhan sebagai Staf Service atau Staf Jasa.
Pengusaha Pelabuhan (Port Authority menjadi Administrator Pelabuhan)
P.N. Pelabuhan ditetapkan kembali statusnya seperti semula dan Organisasi
Penguasa Pelabuhan lebih diarahkan kepada segi ekonomi dan perdagangan.
Penguasa Pelabuhan dirubah menjadi Administrator Pelabuhan selaku
penanggung jawab tunggal di pelabuhan, didalam organisasi Badan Pengusahaan
Pelabuhan(BPP) Belawan dengan dibantu semacam penasehat yakni Badan
Musyawarah Pelabuhan (BMP) yang mana Administrator Pelabuhan telah berada
dibawah Pengawasan Kepala Daerah Pelayanan.
Setelah perubahan struktur organisasi dipelabuhan berdasarkan PP. No.1 tahun
1969 dan PP No. 18/1969 nama Penguasa Pelabuhan (Port authority) dirubah
dilakukan acara terima Penguasa Pelabuhan (Port Authority) Belawan, dari
Kol(L) Soejono Hamijoyo yang ketika itu merangkap sebagai Kepala Daerah
Pelayaran I, kepala Drs. Soemantri sebagai pejabat Administrator. Pelabuhan
Belawan yang pertama, dengan disaksikan oleh Mentri Perhubungan RI. Frans
Seda.
Berikut ini nama Pejabat dimulai dari periode 17 Oktober 1962-15 Juli 1984
adalah :
1. 17 Oktober 1962-04 Pebruari 1965: Ir.M. Soenyoto
2. 04 Pebruari 1965-01 Juli 1965 : M. Soegiyono (Pejabat Sementara)
3. 01 Juli 1965-11 Oktober 1968 : Ir. Hartono Dirjo soediro
4. 11 Oktober 1968-17 Juli 1969 : Moehammad Syahroel
5. 17 Juli 1969-01 April 1971 : Drs. Soemantri
6. 17 Juli 1969-01 April 1971 : Drs. Soemantri
7. 01 April 1971-09 Maret 1974 : Ir. Mustafa Sastrawijaya
8. 09 Maret 1974-04 Pebruari 1978 : Capt. Boedi Soenarjo
9. 04 Pebruari 1974-05 Mei 1981 : H.G. Luntungan
10. 05 Mei 1981-15 Juni 1981 : Hanreng Laima,SH (Pejabat Sementara)
11. 15 Juni 1981-26 Juli 1984 : S.F. Makalew
Badan Pengusaha Pelabuhan Menjadi Perusahaan Umum
Berdasarkan peraturan Pemerintah No. 1 Tahun 1983 Pelabuhan sebagai salah
satu unsur penunjang kelancaran angakatan laut telah ditata kembali baik status
pembinaannya maupun pengelolahnnya. Seluruh pelabuhan yang diusahakan di
diselenggarakan secara profesional dan menerapkan prinsip-prinsip manajemen
serta prinsip-prinsip ekonomi perusahaan, dalam bentuk Badan Usaha Milik
Negara dengan status Perusahaan Umum (Perum) di lingkungan Departemen
Perhubungan.
Belawan termasuk kedalam Perum Pelabuhan I bersama 18 Pelabuhan lainnya
yang berada di Sumatera Utara, Aceh dan Riau. Pejabat pimpinan dari perum ini
terdiri dari beberapa orang Direksi sedang pelabuhan Cabangnya dipimpin oleh
Kepala cabang sementara jabatan Adpel tetap ada. Dan sebagai Kepala Cabang
Pelabuhan Belawan yang pertama setelah berjalannya Perum Pelabuhan ini adalah
Soetrisno Muali yang telah dilantik pada tanggal 26 Juli 1984.
Perusahaan Umum Pelabuhan I Menjadi PT. (Persero) Pelabuhan belawan I
Berdasarkan Perusahaan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 56 Tahun
1991 tanggal 19 Oktober 1991 tentang Perubahan Status Perusahaan Umum
Pelabuhan I menjadi PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I.
Sebagai Pimpinan pada Cabang Pelabuhan Belawan adalah sebagai berikut :
1. Zainal Arifin (Kepala Cabang) : 20 Juli 1989 s/d 24 Januari 1993
2. Bustami Kasim (General Manajer) : 25 Januari 1993 s/d
12 Agustus 1998
3. Drs. Armen Lubis (General Manajer) : 12Agustus1998s/d
07 Nopember 2001
4. Ir. Pudji Hartoyo,MBA (General Manajer): 07 Nopember 2001 s/d
13 April 2004
6. Drs. H. Embay SP,MM (General Manajer): 23 Agustus 2006 s/d
15 Oktober 2008
7. Syahputera (General Manajer) : 15 oktober 2008 s/d Sekarang.
B. STRUKTUR ORGANISASI
Dilihat dari pengertiannya struktur organisasi merupakan suatu susunan
kerangka hubungan unit-unit organisasi yang ada pada organisasi mulai dari
departemen yang tinggi sampai dengan unit terkecil dengan tugas, fungsi dan
wewenang masing-masing.
Setiap perusahaan pada umumnya baik perusahaan besar maupun perusahaan
kecil biasanya mempunyai struktur organisasi. Jenis struktur organisasi yang
dipakai tergantung pada kebijaksanaan dan kebutuhan perusahaan, biasanya
semakin besar perusahaan maka struktur organisasinya semakin luas dan
kompleks sejalan dengan perkembangan dan luas bidang usaha perusahaan
sebagaimana halnya pada PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Cabang Belawan.
PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Cabang Belawan mempunyai struktur
organisasi yang menggunakan sistem lini, staff dan koordinasi dimana
masing-masing kegiatan bertanggung jawab langsung kepada atasannya, sehingga
pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang diberikan oleh
pimpinan. Sehingga pimpinan mempunyai wewenang untuk mendelegasikan
tugas pada bawahannya.
Struktur organisasi PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Cabang Belawan dapat
GENERAL
Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan
C. JOB DESCRIPTION
1. Manajer Umum
a. Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan fungsi para manajer.
b. Mengarahkan dan meneliti bagian perusahaan.
c. Menyusun kebijaksanaan perusahaan, serta mengawasi pelaksanaannya.
d. Merencanakan dan mengatur anggaran modal kerja dan modal investasi
perusahaan.
e. Melaksanakan kontrak-kontrak perusahaan dengan pihak luar.
f. Bertanggung jawab kepada Direksi atas jalannya perusahaan.
2. Wakil Manajemen Mutu
Wakil manajemen Mutu mempunyai tugas pokok merencanakan,
mengendalikan pelaksanaan standar manajemen mutu agar dapat diterapkan
secara konsisten dan dipelihara kelangsungannya unutk melaksanakan tugasnya
wakil Manajemen Mutu mempunyai fungsi :
a. Perencanaan dan pengendalian penerapan sistem Manajemen Mutu
b. Perencanaan dan pengembangan program pendukung peningkatan mutu serta
penganalisaan hasil penerapan Manajemen Mutu.
3. Divisi Komersil
Divisi Komersil mempunyai tugas pokok menyiapkan perencanaan,
melaksanakan dan mengendalikan kegiatan pengkajian pasar dan promosi, pusat
Divisi komersil terdiri dari :
a. Dinas Pengkajian Pasar dan Promosi mempunyai tugas pokok melaksanakan
dan mengendalikan penyelenggaraan pengkajian pasar dan promosi;
b. Dinas Pusat Pelayanan Administrasi Jasa/ Usaha mempunyai tugas pokok
melaksanakan dan mengendalikan pelayanan administrasi jasa usaha
kepelabuhan,verifikasi produksi dan pendapatan, penotaan jasa kepelabuhan
serta evaluasi produksi dan pendapatan;
c. Dinas Aneka usaha mempunyai tugas pokok melaksanakan dan
mengendalikan pengusahaan tanah dan perairan, bangunan, air, listrik serta
usaha lainnya.
4. Divisi Pelayanan Kapal Barang dan PPSA
Divisi Pelayanan Kapal Barang dan PPSA mempunyai tugas pokok
menyiapkan perencanaan, melaksanakan dan mengendalikan kegiatan pelayanan
pemanduan, penyiapan armada kepanduan, pelayanan pemadam kebakaran dan
rupa-rupa, perencanaan dan pusat pelayanan satu atap serta pengendalian operasi
pelayanan kapal dan barang.
Divisi Pelayanan Kapal dan Barang terdiri dari :
a. Dinas Pelayanan Pemanduan mempunyai tugas pokok melaksanakan
pelayanan telekomunikasi kapal, pelayanan pemanduan dan penundaan serta
melaksanakan administrasi kepanduan;
b. Dinas Pelayanan Pemadam Kebakaran dan rupa-rupa mempunyai tugas pokok
pas pelabuhan dan parkir, pelayanan terminal penumpang serta pelayanan
peralatan pelabuhan;
c. Dinas Perencanaan dan Pengendalian mempunyai tugas pokok melaksanakan
dan mengendalikan kegiatan perencanaan baik dengan pihak internal maupun
dengan pihak eksternal perusahaan;
d. Dinas Pelayaran Operasi mempunyai tugas pokok melaksanakan administrasi
dan pelayanan operasi dermaga, gudang dan lapangan penumpukan dan
pendataan kinerja masing-masing pelayanan;
e. Dinas Penyiapan Armada Kepanduan mempunyai tugas pokok merencanakan
dan mengendalikan perawatan dan perbaikan, melaksanakan penilaian dan
evaluasi serta melaksanakan penyiapan pengawakan dan perbekalan armada.
5. Dinas Teknik
Divisi teknik mempunyai tugas pokok menyiapkan perencanaan,
melaksanakan dan mengendalikan investasi dan pemeliharaan prasaranan dan
saranan pelabuhan, rekomendasi teknik yang berkaitan dengan IMB, perbekalan
teknik/logistik, pemantauan rencana induk pelabuhan dan lingkungan hidup.serta
implementasi Sistem Informasi Teknik dan Administrasi teknik, Pelayaran air
umum,air kapal,pelayanan listrik. Kegiatan pekerjaan sipil, peralatan dan instalasi,
perencanaan dan administrasi teknik serta penyiapan armada kepanduan.
Divisi teknik terdiri dari :
a. Dinas Pekerjaan Sipil mempunyai tugas pokok merencanakan,
prasarana pelabuhan serta penyiapan rekomendasi teknis untuk penerbitan
IMB;
b. Dinas Peralatan dan Instalasi mempunyai tugas pokok merencanakan,
menyelenggarakan pekerjaan investasi, pemeliharaan sarana pelabuhan serta
perbekalan teknik/logistik, pelayanan listrik umum, pelayanan air dan umum;
c. Dinas Perencanaan dan Administrasi Teknik mempunyai tugas pokok
menyelenggarakan dan mengendalikan pemantauan rencana induk pelabuhan
dan lingkungan serta implementasi sistem informasi manajemen teknik dan
administrasi teknik.
6. Divisi Keuangan
Divisi keuangan mempunyai tugas pokok, menyiapkan perencanaan,
melaksanakan dan mengendalikan kegiatan pengendalian anggaran akuntansi dan
perbendaharaan serta kemitraan dan bina lingkungan.
Divisi Keuangan terdiri dari :
a. Dinas Anggaran mempunyai tugas pokok merencanakan, menyelenggarakan
dan mengendalikan administrasi perencanaan pengendalian anggaraan
pendapatan, biaya dan investasi serta membuat perhitungan kinerja keuangan;
b. Dinas Akuntansi mempunyai tugas pokok merencanakan, menyelenggarakan
dan mengendalikan siklus akuntansi, meneliti bukti pendukung transaksi,
administrasi dan usulan penghapusan aktiva tetap, administrasi dan pelaporan
perpajakan serta pengarsipan bukti pembukuan dan laporan keuangan;
c. Dinas Perbendaharaan mempunyai tugas pokok merencanakan,
koran, administrasi hutang piutang uang muka, uang titipan, uper, penerimaan,
penyimpanan, pengeluaran kas bank dan barang persediaan serta surat
berharga;
d. Dinas Kemitraan dan Bina Lingkungan mempunyai tugas pokok
merencanakan, menyelenggarakan dan mengendalikan administrasi keuangan
dana pembinaan, pembinaan uasaha kecil dan koperasi, menyeleksi dan
mengevaluasi calon mitra binaan serta menyiapkan laporan keuangan
kemitraan dan bina lingkungan.
7. Divisi Umum
Divisi umum mempunyai tugas pokok menyiapkan perencanaan,
melaksanakan dan mengendalikan tata usaha, rumah tangga dan kepropotokolan,
administrasi personalia, perencanaan dan pengembangan SDM, hubungan
industrial, hukum dan humas serta pengamanan lingkungan kerja dan aset
perusahaan.
Divisi umum terdiri dari :
a. Dinas Tata Usaha dan rumah tangga mempunyai tugas pokok melaksanakan
dan dan mengendalikan administrasi perkantoran dan kerumah tanggaan,
keprotokolan, pengadaan penyaluran, inventarisasi dan pemeliharaan peralatan
kantor;
b. Dinas Personalia mempunyai tugas pokok melaksanakan dan mengendalikan
administrasi kepegawaian, perencanaan dan pengembangan SDM, pendidikan
c. Dinas Hukum dan Humas mempunyai tugas pokok melaksanakan dan
mengendalikan penanganan dan penelaahan masalah hukum di cabang,
melaksanakan hubungan kemasyarakatan, penataan dokumen perusahaan dan
perlindungan kepentingan perusahaan serta mengupayakan peningkatan citra
perusahaan;
d. Dinas Keamanan mempunyai tugas pokok melaksanakan dan mengendalikan
pengamanan terhadap lingkungan kerja perusahaan dan asset perusahaan.
8. Divisi Sistem dan Teknologi Informasi
Divisi Sistem dan Teknologi Informasi mempunyai tugas pokok
merencanakan dan melaksanakan pengoperasian dan pemeliharaan sistem dan
teknologi informasi serta menyusun laporan dan penyiapan informasi.
Divisi Sistem dan Teknologi Informasi :
a. Dinas Data dan Teknologi mempunyai tugas pokok perencanaan, pelaksanaan,
pengumpulan pengolahan data dan penyajian informasi;
b. Dinas Pengoperasian Sistem mempunyai tugas pokok menyiapkan
perencanaan, melaksanakan dan mengendalikan kegiatan pengoperasian dan
pemeliharaan Sistem dan Teknologi Informasi.
9. Divisi Usaha Bongkar Muat
Unit Bongkar Muat mempunyai tugas pokok menyiapkan perencanaan,
melaksanakan dan mengendalikakan kegiatan bongkar muat dan penumpukan,
menyiapkan peralatan dan perawatan serta tata usaha dan keuangan.
Divisi Usaha Bongkar Muat terdiri dari :
a. Dinas Operasi mempunyai tugas pokok merencanakan dan mnegendalikan
kegiatan bongkar muat, melaksanakan kegiatan bongkar muat dan
penumpukan serta melaksanakan administrasi operasi dan pendataan kinerja
bongkar muat;
b. Dinas Penyiapan Peralatan mempunyai tugas pokok melaksanakan dan
mengendalikan perawatan dan pemeliharaan, serta melaksanakan,
mengendalikan dan mengadministrasi pengoperasian fasilitas dan peralatan
bongkar muat;
c. Dinas Tata Usaha dan Keuangan mempunyai tugas pokok melaksanakan tata
usaha pengumpulan data dan informasi, pendistribusian produksi dan
pendapatan, pembuatan pranota serta administrasi keuangan.
D. JARINGAN USAHA / KEGIATAN
Jenis Usaha dari PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I cab. Belawan adalah
Pelayanan Jasa Kepelabuhan serta usaha dan Pelayanan jasa lainnya secara efisien
dan efektif dalam rangka menunjang kelancaran :
1. Pelaksanaan, pengusahaan jasa pemanduan, penundaan, labuh, tambat,
dermaga, gudang lapangan penumpukan, usaha bongkar muat, terminal peti
kemas, tanah, perairan, bangunan air dan listrik, alat bongkar muat serta usaha
lainnya.
2. Pelaksanaan pengendalian dan pemeliharaan fasilitas dan peralatan pelabuhan,
serta pelaksanaan program pembangunan sesuai rencana induk pelabuhan.
4. Pengelolaan administrasi keuangan cabang.
5. Pelaksanaan urusan kepegawaian dan kesejahteraan, kesehatan dan
keselamatan kerja hubungan industrial, urusan tata usaha dan rumah tangga,
hukum dan hubungan masyarakat serta pengamanan asset cabang pelabuhan.
6. Pelaksanaan pengolahan data laporan serta pengoperasian dan pemeliharaan
sistem informasi.
7. Pelaksanaan perencanaan dan penerapan sistem manajemen mutu.
Sesuai dengan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh Direksi.
E. KINERJA USAHA TERKINI
Kinerja Usaha Terkini dari PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I cab. Belawan
adalah Pelayanan Jasa Kepelabuhan serta Usaha dan Pelayanan Jasa lainnya
secara efisien dan efektif dalam rangka menunjang kelancaran Pelaksanaan,
pengusahaan jasa pemanduan, penundaan, labuh, tambat, dermaga, gudang
lapangan penumpukan, usaha bongkar muat, terminal peti kemas, tanah, perairan,
bangunan air dan listrik, alat bongkar muat serta usaha lainnya.
Berikut ini tabel realisasi kinerja operasional PT.(Persero) Pelabuhan
Indonesia I Cabang Belawan yang memperlihatkan total seluruh Dermaga Umum,
Dermaga Belawan Lama, Dermaga Ujung Baru, Dermaga Citra, Dermaga IKD
Tabel 2.1
Total Seluruh Dermaga Umum Realisasi Kinerja Operasional PT. ( Persero ) Pelabuhan Indonesia I Belawan
Tabel 2.2
Total Seluruh Dermaga Belawan Lama Realisasi Kinerja Operasional PT. ( Persero ) Pelabuhan Indonesia I Belawan
Tabel 2.3
Total Seluruh Dermaga Ujung Baru Realisasi Kinerja Operasional PT. ( Persero ) Pelabuhan Indonesia I Belawan
Tabel 2.4
Total Seluruh Dermaga Citra Realisasi Kinerja Operasional PT. ( Persero ) Pelabuhan Indonesia I Belawan
Tabel 2.5
Total Seluruh Dermaga IKD Realisasi Kinerja Operasional PT. ( Persero ) Pelabuhan Indonesia I Belawan
Sumber : PT. ( Persero ) Pelabuhan Indonesia I Belawan
Tabel 2.6
Total Seluruh Pipa Terpadu Realisasi Kinerja Operasional PT. ( Persero ) Pelabuhan Indonesia I Belawan
F. RENCANA KEGIATAN
Rencana kegiatan perusahaan Pada PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I
Cabang Belawan yang akan dilaksanakan dalam menyelenggarakan pelayanan
jasa kepelabuhan dan usaha lainnya yang menunjang pencapaian tujuan
perusahaan, meliputi :
1. Penambahan kolam-kolam pelabuhan dan perairan untuk lalu-lintas dan
tempat-tempat berlabuhnya kapal, hal ini dapat membuat akan lebih
leluasannya kapal-kapal tersebut untuk berlabuh.
2. Peningkatan jasa-jasa yang berhubungan dengan pemanduan (pilotage) kapal.
3. Penambahan dermaga dan fasilitas lain untuk bertambat, bongkar buat barang
termasuk hewan dan fasilitasnya naik turunnya penumpang.
4. Merenovasi gudang-gudang dan tempat penimbunan barang-barang angkutan
bandar, alat bongkar muat serta peralatan pelabuhan.
5. Penambahan tanah untuk berbagai bangunan dan lapangan, industri dan
gedung-gedung atau bangunan yang berhubungan dengan kepentingan
kelancaran angkutan laut.
6. Penambahan penyediaan listrik, bahan bakar, minyak, air minum instalasi
limbah pembangunan untuk kelancaran aktivitas dalam menunjukan kualitas
perusahaan tersebut kepada pelanggan .
7. Peningkatan pemberian jasa terminal, kegiatan konsolidasi dan distribusi
barang termasuk hewan.
8. Meningkatkan jasa konsultasi, pendidikan kepada karyawan, serta
9. Meningkatkan jasa pelayanan kesehatan para pegawai dan staf untuk
menunjang kelancaran aktivitas dalam bekerja sehingga para pegawai dapat
melaksanakan tugasnya masing-masing demi keuntungan perusahaan
PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Cabang Belawan.
10. Penambahan jasa transportasi dilaut.
11. Penambahan jasa persewaan fasilitas dan peralatan.
12. Penambahan jasa perbaikan fasilitas dan peralatan di bidang pelabuhan untuk
menghindari kecelakan yang tidak diinginkan.
13. Memperindah kawasan wisata di daerah lingkungan pelabuhan dengan
menjaga kebersihan dan kenyamanan dari setiap gangguan pihak-pihak
tertentu yang ingin merusak citra daerah tersebut sehingga dapat menarik para
wisatawan berkunjung ke wilayah pelabuhan.
14. Penambahan depo peti kemas.
15. Meningkatkan jasa komunikasi dan informasi di bidang kepelabuhan dan jasa
konstruksi dibidang kepelabuhan sehingga pihak eksternal dapat mengetahui
BAB III
PEMBAHASAN
A. Defenisi Public Relations
Secara umum public relations menurut Oemi (2001:28) dapat diartikan
sebagai penyambung lidah perusahaannya dalam hal mengadakan hubungan
timbal-balik dengan pihak luar dan dalam perusahaan. Jadi tidak hanya bertugas
sebagai saluran informasi dari perusahaan kepada publiknya, melainkan juga
merupakan saluran informasi dari publik kepada perusahaan. Informasi yang
datang dari publik itu merupakan opini publik sebagai umpan balik dari informasi
yang diberikan oleh perusahaan. Demikianlah pula fungsi public relations sebagai
sumber informasi, tidak hanya bagi pihak luar saja, melainkan juga merupakan
sumber informasi bagi publik di dalam perusahaan, terutama bagi pimpinan
perusahaan.
Public relations adalah sebagai perantara antara pimpinan perusahaan dengan public baik itu public intern maupun public extern. Kegiatan manajemen atas
diarahkan kepada publik dan dari publik menjadi masukan bagi manajemen atas
berdasarkan penyelidikan public relations, pimpinan perusahaan
menyempurnakan setiap perencanaan, melakukan kebijaksanaan dan
meningkatkan usaha-usaha berdasarkan keadaan, perasaan, harapan dan keinginan
publiknya.
Public relations harus mengetahui dan menguasai persoalan-persoalan yang
bersangkutan dengan perusahaan sehingga mampu memberikan informasi yang
beratkan moral dan tingkah laku yang baik dalam memberikan pelayanan kepada
publik agar publik tidak tersinggung.
Internal public relations dimaksudkan sebagai salah satu bentuk dari kegiatan public relations yang menitikberatkan kegiatannya ke dalam. Istilah “ke dalam”
menunjukan bahwa kegiatan tersebut hanya berlangsung kepada bentuk hubungan
dengan publik yang ada di dalam instansi atau perusahaan tertentu. Pengertian
publik dalam hal ini dibatasi kepada pengertian sekelompok individu yang terlibat
pada suatu kegiatan dan diikat pada satu perhatian dan kepentingan guna
mencapai suatu tujuan.
Bentuk-bentuk dari kegiatan internal public relations adalah sebagai
berikut :
1. Hubungan dengan publik karyawan (employes relations)
2. Hubungan dengan manusiawi (human relations)
3. Hubungan dengan publik buruh (labour relations)
4. Hubungan dengan publik pegang saham (stockholder relations).
(Djaja, 2000:26)
Sedangkan kegiatan external public relations merupakan salah satu bentuk
dari kegiatan public relations yang ditujukan kepada publik yang berada di luar
suatu perusahaan.
Bentuk-bentuk kegiatan external public relations meliputi :
1. Hubungan dengan pelanggan (customer relations)
2. Hubungan dengan komunitas/khalayak (community relations)
3. Hubungan dengan pemerintah (government relations)
4. Hubungan dengan media massa/pers (press relations).
B. Fungsi, Tugas dan Tujuan Public Relations
Berdasarkan uraian di atas, maka fungsi dan tugas-tugas public relations
adalah sebagai berikut :
Menurut Cultip & Center, and Canfield Pakar Humas Internasional dalam
Rosady (2001:20) fungsi public relations adalah sebagai berikut :
1. Membina hubungan yang baik dengan public internal dan external
2. Merencanakan dan melaksanakan hubungan dan komunikasi dua arah dengan
public baik public internal maupun public external yang saling
menguntungkan dan saling pengertian baik komunikasi lisan, tulisan, tatap
muka maupun melalui media.
3. Menciptakan dan mempertahankan citra yang positif terhadap publik
perusahaan.
4. Mengumpulkan data, fakta dan informasi yang datang dari publik baik public
internal maupun public external yang berhubungan dengan perusahaan.
Pada PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan public relations
berfungsi sebagai berikut :
1. Untuk memberikan data atau informasi kepada masyarakat melalui jurnalis.
2. Mencari informasi atau isu-isu yang berkembang di lingkungan perusahaan
baik negatif maupun positif.
3. Memberikan data-data kegiatan pelabuhan kepada media massa, dan mewakili
manajemen kepada pihak eksternal.
4. Mendokumentasikan kegiatan-kegiatan yang ada di pelabuhan dalam bentuk
5. Sebagai perantara informasi yang datang dari luar untuk disampaikan kepada
manajemen perusahaan.
6. Mewakili manajemen untuk menghadiri undangan instansi-instansi tertentu.
7. Membuat kliping koran yang berhubungan dengan kepelabuhan.
8. Menyelenggarakan rapat direksi dan lain-lain.
Menurut Rumanti (2002:39) tugas public relations sehari-hari adalah :
1. Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi secara
lisan, tertulis, melalui gambar (visual) kepada publik, supaya publik
mempunyai pengertian yang benar tentang organisasi atau perusahaan, tujuan,
serta kegiatan yang dilakukan.
2. Memonitor, merekam, dan mengevaluasikan tanggapan serta pendapat umum
atau masyarakat. Di samping itu, menjalankan dan bertanggung jawab
terhadap kehidupan kita bersama dengan lingkungan. Karena mereka ikut
menentukan kehidupan organisasi apabila kita tidak saling mengganggu, perlu
diajak berunding, demi kebaikan semua pihak tak ada yang dirugikan.
3. Memperbaiki Citra Organisasi
Bagi public relations, menyadari citra yang baik tidak hanya terletak pada
bentuk gedung, presentasi, publikasi, dan seterusnya, tetapi terletak pada (a)
Bagaimana organisasi bisa mencerminkan organisasi yang dipercayai,
memiliki kekuatan, mengadakan perkembangan secara berkesinambungan
yang selalu terbuka untuk dikontrol, dievaluasi; (b) dapat dikatakan bahwa
citra tersebut merupakan gambaran komponen yang kompleks. Citra
keinginan, harapan, dan sebagainya. Citra yang bisa mendapat kepercayaan adalah
citra dari kenyataan dari identitas organisasi.
4. Tanggung Jawa Sosial.
Public relations merupakan instrumen untuk bertanggung jawab terhadap
semua kelompok yang berhak terhadap tanggung jawab tersebut. Terutama
kelompok public sendiri, public internal, dan pers. Penting diusahakan bahwa
seluruh organisasi bersikap terbuka dan jujur terhadap semua kelompok atau
publik yang ada hubungannya dan memerlukan informasi.
5. Komunikasi
Public relations mempunyai bentuk komunikasi yang khusus, komunikasi
timbal-balik, maka pengetahuan komunikasi menjadi modalnya. Dalam
fungsinya, komunikasi itu sentral. Perlu juga untuk dimiliki adalah
pengetahuan manajemen dan kepemimpinan, struktur organisasi.
Tugas public relations pada PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang
Belawan dibagi berdasarkan praktisi humas yang ada pada perusahaan ini yaitu :
1. Tugas Kasubbag Public Relations
a. Melaksanakan kegiatan public relations yaitu peningkatan citra perusahaan,
dimana uraian kegiatan tersebut adalah mendefenisikan masalah, melakukan
pengumpulan data, melakukan kegiatan riset lapangan, menetapkan sumber
data dan informasi serta pendataan, menyusun program/jadwal dan bahan
riset, dan melakukan evaluasi riset untuk meningkatkan citra perusahaan.
b. Penyajian informasi external dengan menerbitkan Corporate Profile, Annual
pembuatan iklan. Untuk mendukung pelaksanaan tersebut maka kegiatan yang
dilakukan adalah menyusun rancangan media yang akan digunakan,
melakukan pengumpulan data dan informasi profile perusahaan.
c. Internal public relations yaitu adanya komunikasi dari atas ke bawah dalam
bentuk verbal, nota dinas, peraturan administrasi perusahaan, kebijakan umum
pimpinan dan petunjuk teknis.
2. Tugas Staf Penyelenggara Publikasi dan Dokumentasi
Mengevaluasi, menyiapkan kegiatan riset, publikasi peningkatan citra
perusahaan, penyiapan press release, sambutan direksi, pembuatan kalender,
buku kerja, kartu lebaran, kartu natal dan tahun baru, penyiapan audio dan
video klip perusahaan, pembuatan spanduk, sticker dan plangkat.
3. Tugas Staf Penyelenggara Hubungan Antar Lembaga
Mengevaluasi, menyiapkan bahan rapat direksi, bahan dengar pendapat DPR,
DPRD, PEMDA dan menyiapkan honor peserta rapat direksi.
4. Tugas Staf Penyelenggara Keprotokolan Direksi
Mengevaluasi, menyiapkan akomodasi, transportasi direksi, pelayanan tamu
direksi, penyiapan inventaris direksi dan pengendalian rekening kartu kredit.
5. Tugas Pelaksanaan Senior Kehumasan
Melaksanakan kegiatan tata usaha dan administrasi kehumasan.
6. Tugas Pelaksanaan Senior Keprotokolan
Melaksanakan kegiatan tata usaha dan administrasi keprotokolan
Menyelenggarakan kerjasama dengan asosiasi pelabuhan regional dan
internasional.
8. Tugas Staf Evaluasi dan Kerjasama Internasional
Mengevaluasi, merencanakan kegiatan kerjasama dengan asosiasi pelabuhan
an regional dan internasional.
9. Tugas Pelaksanaan Senior Administrasi Kerjasama Internasional
Melaksanakan kegiatan tata usaha dan administrasi kerjasama internasional.
10.Tugas Pelaksanaan Senior Kesekretariatan
Mempunyai tugas melaksanakan kegiatan tata usaha kesekretariatan.
Tugas-tugas public relations pada PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang
Belawan juga dibedakan atas tugas rutin dan tugas tidak rutin.
1. Kegiatan Rutin
Harian : a. Kliping Koran yang berkaitan dengan kepelabuhan
b. Dokumentasi foto
c. Membalas proposal masuk
d. Membuat surat (Nota Dinas)
Mingguan : Dokumentasi foto
Bulanan : Penerbitan majalah internal Gema Pelabuhan untuk disebarkan
Kepada seluruh cabang
Tahunan : a. Menyiapkan rencana kegiatan anggaran perusahaan
b. Mengadakan konfrensi pers
c. Mengadakan liputan ke cabang-cabang
e. Penyiapan kartu lebaran, natal dan tahun baru
f. Penyiapan media humas
h. Penyebaran Kalender
i. Workshop Kehumasan.
2. Kegiatan Tidak Rutin
a. Pemasangan iklan pada media massa dalam rangka pengucapan selamat.
b. Exhibittion (Pameran) yang menunjukan kepada orang banyak mengenai kelebihan dan keunggulan perusahaan.
c. Melakukan pemantauan operasional ke lapangan untuk mengetahui
permasalahan yang terjadi sehingga dapat dilakukan perbaikan.
d. Mengadakan rapat sesuai dengan kebutuhan.
Tujuan tiap-tiap organisasi atau perusahaan memiliki perbedaan hal ini
tergantung kepada karekteristik organisasi atau perusahaan tersebut. Namun tetap
memiliki kesamaan yaitu sebagai usaha untuk membina hubungan yang harmonis
antar organisasi atau perusahaan dengan publiknya.
Begitu juga dengan public relations PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I
cabang Belawan, tujuannya adalah untuk memperoleh keuntungan melalui
dukungan dari masyarakat maupun pemerintah dan dukungan dari pihak internal
untuk meningkatkan produktivitas kerja. Selain itu public relations pada
perusahaan ini mempunyai peran untuk mengemban misi perusahaan, membawa
nama baik perusahaan, memberikan motivasi bagi karyawan serta meningkatkan
C. External Public Relations
External public relations adalah sebagai sasaran kegiatan public relations dari
orang-orang atau anggota masyarakat diluar Organisasi/ Perusahaan, baik yang
berkaitan dengan perusahaan maupun yang diharapkan atau diduga ada kaitannya
dengan perusahaan. Adapun bentuk-bentuk dari kegiatan-kegiatan public relations
terbagi dalam beberap bentuk kegiatan yaitu :
1. Hubungan dengan Pers (press relations)
Pers dalam arti luas adalah semua media massa yaitu surat kabar, majalah,
kantor berita, siaran radio,siaran televisi, film, iklan dan lain-lainya membina
hubungan dengan pers dan media massa merupakan proses publikasi tentang
berbagai kegiatan program kerja atau demi kelancaran aktivitas komunikasi
humas dengan publik sebagai sasarannya, karena peranan hubungan media
dan pers dalam kehumasan tersebut dapat sebagai saluran dalam penyampaian
pesan.
2. Hubungan dengan Pemerintah
Tidak bisa dipungkiri jika perusahaan yang didirikan harus berhubungan
dengan jawatan instansi pemerintah. Hubungan komunikasi dengan jawatan
pemerintah adalah dalam rangka membina goodwill dan hubungan harmonis,
akan banyak membantu memperlancar jalannya perusahaan,
kesulitan-kesulitan seperti ; Telepon rusak, gangguan listrik, dan masalah pajak tidak
3. Hubungan dengan Pelanggan
Salah satu kegiatan external public relations adalah menjaga pelanggan jangan
berpindah perhatiannya menjadi pelanggan perusahaan lain. Agar pelanggan
tetap setia dengan perusahaan kita, maka yang tepat adalah dengan
memberikan pelayanan prima kepada pelanggan atau sering disebut Service of
Excelent. Perhatian dari Service of Excelent adalah yang berkaitan dengan jasa
pelayanan yang dilaksanakan terhadap pihak pelanggan, sedangkan konsumen
tersebut merasa dirinya dipentingkan atau diperhatikan dengan baik dan wajar.
Untuk menjaga hubungan dengan pihak pelanggan, karyawan/I PT. Pelabuhan
Indonesia I cabang Belawan perlu mengadakan komunikasi dengan pelanggan,
baik melalui media massa/periklanan dan publikasi maupun komunikasi tatap
muka.
4. Hubungan dengan Masyarakat
Masyarakat adalah orang-orang yang bertempat tinggal di sekitar kompleks
perusahaan. Komunikasi dengan mereka perlu dilakukan agar mereka merasa
bahwa perusahaan beserta karyawan/I nya tidak mengasingkan diri dengan
masyarakat sekitarnya, serta kegiatan ini bertujuan untuk menanamkan citra
positif perusahaan melalui kegiatan-kegiatan dilingkungan masyarakat
perusahaan guna memperoleh dukungan masyarakat terhadap setiap gerak
roda perusahaan.
Hubungan dengan pihak-pihak external yang dilakukan public relations pada
PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan, bertujuan menciptakan,
pelanggan dan organisasi lain yang mempunyai keterkaitan dengan PT.(Persero)
Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan melalui jasa pelayanan yang baik dalam
memberikan informasi yang dapat memperdalam kepercayaan pelanggan.
Adapun bentuk-bentuk kegiatan yang bersifat extern yang dilakukan pada PT.
(Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan adalah :
1. Publikasi
Kegiatan humas untuk menyampaikan berbagai informasi tentang kegiatan
positif perusahaan ataupun bentuk-bentuk pelayanan kepelabuhanan dan
lain-lain. Hal ini diwujudkan dalam bentuk :
a. Pembuatan Brosur, Spanduk dan Leaflet
Pembuatan brosur/leaflet diterbitkan setiap tahun disesuaikan dengan
perkembangan maupun perubahan-perubahan yang terjadi pada perusahaan.
Sedangkan spanduk dibuat dalam rangka mendukung program/kegiatan yang
dilakukan di kantor PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan
maupun dalam rangka pengucapan selamat sesuai dengan peristiwa-peristiwa
yang terjadi baik hari besar agama dan hari kemerdekaan.
b. Penyuluhan
Penyuluhan yang dilakukan PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang
Belawan adalah berupa sosialisasi kepada pelanggan/pengguna jasa pelabuhan
mengenai peraturan-peraturan yang diterapkan Departemen perhubungan pada
PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan sehinga konsumen dapat
c. Temu Pelanggan
Temu pelanggan dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui keluhan-keluhan
yang dirasakan pelanggan sehingga perusahaan dapat memperbaiki
pelayanannya tetapi kegiatan ini tidak rutin dilaksanakan.
d. Pameran
Pameran mengenai kegiatan kepelabuhan dilaksanakan rutin setiap tahun,
pameran ini tidak dilaksanakan langsung di lingkungan kantor PT. (Persero)
Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan tetapi dengan ikut serta dalam
pameran yang dilakukan oleh pemerintah daerah seperti Medan Fair dan
Jakarta Fair.
2. Event (Peristiwa)
Kegiatan humas untuk menjalin hubungan dengan public external melalui
kegiatan/peristiwa yang dilakukan perusahaan, baik yang bersifat acara
keagamaan, amal, dan olah raga maupun HUT Kemerdekaan yang melibatkan
pihak-pihak eksternal yaitu masyarakat, pelanggan, pemerintah dan pihak
internal. Hal ini diwujudkan dalam bentuk :
a. Melaksanakan sholat Idul Fitri, solat Idul Adha dan melaksanakan kurban
di dalam lingkungan perusahaan dengan melibatkan masyarakat.
b. Melaksanakan perayaan natal dan tahun baru dengan melibatkan
masyarakat.
c. Melaksanakan sunat massal yang dilakukan oleh rumah sakit perusahaan
3. Investasi Sosial Masyarakat
Kegiatan kehumasan yang merupakan implementasi kepedulian perusahaan
terhadap masyarakat sekitarnya guna mengamankan dan mendapatkan
dukungan dari masyarakat sekitar serta menjalin hubungan baik dengan
masyarakat melalui berbagai kegiatan sosial. Kegiatan ini bertujuan untuk
menanamkan citra positif perusahaan melalui kegiatan-kegiatan di lingkungan
masyarakat yang lebih luas tidak terbatas pada sekitar perusahaan, guna
memperoleh dukungan masyarakat terhadap setiap gerak roda perusahaan.
4. Koordinasi
Kegiatan humas untuk melakukan koordinasi dengan instansi terkait maupun d
engan pihak ketiga demi tercapainya tujuan dan sasaran perusahaan. Hal ini
diwujudkan dengan menjalin hubungan yang baik dengan :
a. Departemen Perhubungan
b. PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II, III, IV
c. ADPEL (Administrasi Pelabuhan)
d. PLN (Perusahaan Listrik Negara)
e. PEMDA Tingkat I dan II
f. Dan lain-lainya.
Selain kegiatan-kegiatan di atas PT. (Persero) Pelabuhan indonesia I cabang
Belawan juga menjaga hubungan external dengan pemerintah karena pemilikan
saham sepenuhnya berada di tangan pemerintah dan pembinaan teknis operasional
berada di tangan Departemen Perhubungan RI dan juga memelihara hubungan
D. Pelaksanaan Kegiatan Public Relations
Menurut Djaja (2000:51) pada pokoknya kegiatan public relations bertujuan
untuk mempengaruhi pendapat, sikap, sifat, dan tingkah laku publiknya dengan
jalan menumbuhkan penerimaan dan pengertian dari publik. Sebagai abdi
masyarakat, public relations harus selalu mengutamakan kepentingan publik atau
masyarakat umumnya, menggunakan moral atau kebiasaan yang baik, guna
terpeliharanya komunikasi yang menyenangkan di dalam masyarakat.
Public relations pada PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan
mempunyai tugas mendukung masalah pelayanan jasa kepelabuhan, baik untuk
public extern maupun public intern. Hasil yang dicapai dari kegiatan public relations ini adalah timbulnya loyalitas yang tinggi dari karyawan dan rasa
percaya serta mau bekerja sama dari masyarakat terhadap perusahaan, tetapi
bukan hanya sebatas itu saja melainkan banyak hal lain yang ingin diraih dalam
kegiatan public relations.
E. Hubungan dengan Pihak External
Public external adalah salah satu pendorong berlangsungnya pelaksanaan
tugas public relations. Adapun hubungan external tersebut adalah dilakukan
dengan pemerintah, masyarakat di sekitar perusahaan, masyarakat umum dan
perusahaan atau instansi lain sebagai mitra kerja. Setelah memperhatikan kegiatan
public relations, memang seluruh kegiatan public relations tertuju pada
PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan juga telah mengadakan
hubungan yang baik dengan pihak-pihak eksternal tersebut diatas dengan
melibatkan pihak eksternal pada kegiatan-kegiatan yang diadakan perusahaan
yang dilaksanakan di lingkungan PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang
Belawan baik yang bersifat keagamaan, kegiatan sosial, kegiatan olah raga
maupun kegiatan-kegiatan dalam memperingati Hari Kemerdekaan dan hari-hari
besar lainya.
F. Citra Positif
Tujuan dari kegiatan public relations yang dilakukan melalui
hubungan-hubungan yang harmonis dengan pihak internal dan pihak eksternal adalah untuk
menciptakan opini publik atau pendapat masyarakat. Apabila pendapat yang
disampaikan oleh masyarakat tersebut baik maka tentu saja hal ini juga
mempengaruhi citra positif sebuah perusahaan.
Citra positif yang diperoleh dari hasil kegiatan external public relations juga
akan mempengaruhi maju tidaknya kegiatan perusahaan. Karena dengan citra
yang baik maka masyarakat pelanggan, masyarakat umum dan pemerintah akan
memberikan kepercayaannya kepada perusahaan untuk memperoleh pelayanan
jasa sesuai dengan bidang perusahaan tersebut.
PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan juga telah memperoleh
citra positif tersebut yang dihasilkan dari kegiatan external public relations
Hal ini dibuktikan dengan tidak adanya masalah ataupun komentar buruk yang
ditujukan masyarakat kepada kegiatan perusahaan PT. (Persero) Pelabuhan
Indonesia I cabang Belawan yang berupa demonstrasi atau pengrusakan terhadap
kantor PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan, ini menandakan
bahwa masyarakat dapat menerima kegiatan dan keberadaan perusahaan ini.
Berdasarkan penilaian itulah maka dapat dikatakan bahwa kegiatan external
public relations PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan telah
mampu menghasilkan citra positif di mata masyarakat umum, pelanggan dan
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
1. Kegiatan external public relations yang dilakukan PT.(Persero) Pelabuhan
Indonesia I Cabang Belawan adalah menciptakan adanya hubungan dengan
pemerintah, masyarakat/ pelanggan dan pers.
2. Kegiatan external public relations yang dilakukan PT.(Persero) Pelabuhan
Indonesia I Cabang Belawan memiliki peranan yang sangat penting dalam
menjaga citra perusahaan agar tetap baik dimata public external.
B. Saran
1. Kegiatan public relations pada PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Cabang
Belawan harus ditingkatkan lagi dalam hal mempromosikan jasa
kepelabuhannya dan memberikan fasilitas yang nyaman bagi pengguna jasa
agar pengguna jasa tertarik dengan jasa yang ditawarkan oleh PT.(Persero)
Pelabuhan Indonesia I Cabang Belawan sehingga semakin tinggi pendapatan
perusahaan akan menguntungkan perusahaan dan karyawannya.
2. Public relations PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Cabang Belawan
diharapkan melakukan penelitian lebih baik lagi sebelum menjalankan sebuah
program dan pada akhirnya sebuah program juga perlu mengadakan evaluasi
DAFTAR PUSTAKA
Rumanti, Maria, Assumpta, Dasar-Dasar Public Relations, Grasindo, Jakarta, 2002.
Abdurrachman, Oemi, Dasar-Dasar Public Relations, Citra Aditya
Bakti,Bandung, 2001.
Djaja, H.R Danan, Peranan Humas Dalam Perusahaan, Alumni, Bandung, 2000.
Effendy, Onong Uchjana, Humas Relations dan Public Relations, Mandar Maju,Bandung, 1993.
