BAB III PEMBAHASAN
B. Fungsi, Tugas dan Tujuan Public Relations
Berdasarkan uraian di atas, maka fungsi dan tugas-tugas public relations adalah sebagai berikut :
Menurut Cultip & Center, and Canfield Pakar Humas Internasional dalam Rosady (2001:20) fungsi public relations adalah sebagai berikut :
1. Membina hubungan yang baik dengan public internal dan external
2. Merencanakan dan melaksanakan hubungan dan komunikasi dua arah dengan
public baik public internal maupun public external yang saling
menguntungkan dan saling pengertian baik komunikasi lisan, tulisan, tatap muka maupun melalui media.
3. Menciptakan dan mempertahankan citra yang positif terhadap publik perusahaan.
4. Mengumpulkan data, fakta dan informasi yang datang dari publik baik public
internal maupun public external yang berhubungan dengan perusahaan.
Pada PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan public relations berfungsi sebagai berikut :
1. Untuk memberikan data atau informasi kepada masyarakat melalui jurnalis. 2. Mencari informasi atau isu-isu yang berkembang di lingkungan perusahaan
baik negatif maupun positif.
3. Memberikan data-data kegiatan pelabuhan kepada media massa, dan mewakili manajemen kepada pihak eksternal.
4. Mendokumentasikan kegiatan-kegiatan yang ada di pelabuhan dalam bentuk foto atau rekaman video.
5. Sebagai perantara informasi yang datang dari luar untuk disampaikan kepada manajemen perusahaan.
6. Mewakili manajemen untuk menghadiri undangan instansi-instansi tertentu. 7. Membuat kliping koran yang berhubungan dengan kepelabuhan.
8. Menyelenggarakan rapat direksi dan lain-lain.
Menurut Rumanti (2002:39) tugas public relations sehari-hari adalah :
1. Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi secara lisan, tertulis, melalui gambar (visual) kepada publik, supaya publik mempunyai pengertian yang benar tentang organisasi atau perusahaan, tujuan, serta kegiatan yang dilakukan.
2. Memonitor, merekam, dan mengevaluasikan tanggapan serta pendapat umum atau masyarakat. Di samping itu, menjalankan dan bertanggung jawab terhadap kehidupan kita bersama dengan lingkungan. Karena mereka ikut menentukan kehidupan organisasi apabila kita tidak saling mengganggu, perlu diajak berunding, demi kebaikan semua pihak tak ada yang dirugikan.
3. Memperbaiki Citra Organisasi
Bagi public relations, menyadari citra yang baik tidak hanya terletak pada bentuk gedung, presentasi, publikasi, dan seterusnya, tetapi terletak pada (a) Bagaimana organisasi bisa mencerminkan organisasi yang dipercayai, memiliki kekuatan, mengadakan perkembangan secara berkesinambungan yang selalu terbuka untuk dikontrol, dievaluasi; (b) dapat dikatakan bahwa citra tersebut merupakan gambaran komponen yang kompleks. Citra organisasi bisa merupakan citra dari pimpinan, ada citra yang menjadi
keinginan, harapan, dan sebagainya. Citra yang bisa mendapat kepercayaan adalah citra dari kenyataan dari identitas organisasi.
4. Tanggung Jawa Sosial.
Public relations merupakan instrumen untuk bertanggung jawab terhadap
semua kelompok yang berhak terhadap tanggung jawab tersebut. Terutama kelompok public sendiri, public internal, dan pers. Penting diusahakan bahwa seluruh organisasi bersikap terbuka dan jujur terhadap semua kelompok atau publik yang ada hubungannya dan memerlukan informasi.
5. Komunikasi
Public relations mempunyai bentuk komunikasi yang khusus, komunikasi
timbal-balik, maka pengetahuan komunikasi menjadi modalnya. Dalam fungsinya, komunikasi itu sentral. Perlu juga untuk dimiliki adalah pengetahuan manajemen dan kepemimpinan, struktur organisasi.
Tugas public relations pada PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan dibagi berdasarkan praktisi humas yang ada pada perusahaan ini yaitu : 1. Tugas Kasubbag Public Relations
a. Melaksanakan kegiatan public relations yaitu peningkatan citra perusahaan, dimana uraian kegiatan tersebut adalah mendefenisikan masalah, melakukan pengumpulan data, melakukan kegiatan riset lapangan, menetapkan sumber data dan informasi serta pendataan, menyusun program/jadwal dan bahan riset, dan melakukan evaluasi riset untuk meningkatkan citra perusahaan. b. Penyajian informasi external dengan menerbitkan Corporate Profile, Annual
pembuatan iklan. Untuk mendukung pelaksanaan tersebut maka kegiatan yang dilakukan adalah menyusun rancangan media yang akan digunakan, melakukan pengumpulan data dan informasi profile perusahaan.
c. Internal public relations yaitu adanya komunikasi dari atas ke bawah dalam bentuk verbal, nota dinas, peraturan administrasi perusahaan, kebijakan umum pimpinan dan petunjuk teknis.
2. Tugas Staf Penyelenggara Publikasi dan Dokumentasi
Mengevaluasi, menyiapkan kegiatan riset, publikasi peningkatan citra perusahaan, penyiapan press release, sambutan direksi, pembuatan kalender, buku kerja, kartu lebaran, kartu natal dan tahun baru, penyiapan audio dan video klip perusahaan, pembuatan spanduk, sticker dan plangkat.
3. Tugas Staf Penyelenggara Hubungan Antar Lembaga
Mengevaluasi, menyiapkan bahan rapat direksi, bahan dengar pendapat DPR, DPRD, PEMDA dan menyiapkan honor peserta rapat direksi.
4. Tugas Staf Penyelenggara Keprotokolan Direksi
Mengevaluasi, menyiapkan akomodasi, transportasi direksi, pelayanan tamu direksi, penyiapan inventaris direksi dan pengendalian rekening kartu kredit. 5. Tugas Pelaksanaan Senior Kehumasan
Melaksanakan kegiatan tata usaha dan administrasi kehumasan. 6. Tugas Pelaksanaan Senior Keprotokolan
Melaksanakan kegiatan tata usaha dan administrasi keprotokolan 7. Tugas Kasubbag Hubungan Internasional
Menyelenggarakan kerjasama dengan asosiasi pelabuhan regional dan internasional.
8. Tugas Staf Evaluasi dan Kerjasama Internasional
Mengevaluasi, merencanakan kegiatan kerjasama dengan asosiasi pelabuhan an regional dan internasional.
9. Tugas Pelaksanaan Senior Administrasi Kerjasama Internasional
Melaksanakan kegiatan tata usaha dan administrasi kerjasama internasional. 10.Tugas Pelaksanaan Senior Kesekretariatan
Mempunyai tugas melaksanakan kegiatan tata usaha kesekretariatan.
Tugas-tugas public relations pada PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan juga dibedakan atas tugas rutin dan tugas tidak rutin.
1. Kegiatan Rutin
Harian : a. Kliping Koran yang berkaitan dengan kepelabuhan b. Dokumentasi foto
c. Membalas proposal masuk d. Membuat surat (Nota Dinas) Mingguan : Dokumentasi foto
Bulanan : Penerbitan majalah internal Gema Pelabuhan untuk disebarkan Kepada seluruh cabang
Tahunan : a. Menyiapkan rencana kegiatan anggaran perusahaan b. Mengadakan konfrensi pers
c. Mengadakan liputan ke cabang-cabang d. Penyiapan dengar pendapat dengan DPRD
e. Penyiapan kartu lebaran, natal dan tahun baru f. Penyiapan media humas
h. Penyebaran Kalender i. Workshop Kehumasan. 2. Kegiatan Tidak Rutin
a. Pemasangan iklan pada media massa dalam rangka pengucapan selamat.
b. Exhibittion (Pameran) yang menunjukan kepada orang banyak mengenai kelebihan dan keunggulan perusahaan.
c. Melakukan pemantauan operasional ke lapangan untuk mengetahui permasalahan yang terjadi sehingga dapat dilakukan perbaikan.
d. Mengadakan rapat sesuai dengan kebutuhan.
Tujuan tiap-tiap organisasi atau perusahaan memiliki perbedaan hal ini tergantung kepada karekteristik organisasi atau perusahaan tersebut. Namun tetap memiliki kesamaan yaitu sebagai usaha untuk membina hubungan yang harmonis antar organisasi atau perusahaan dengan publiknya.
Begitu juga dengan public relations PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan, tujuannya adalah untuk memperoleh keuntungan melalui dukungan dari masyarakat maupun pemerintah dan dukungan dari pihak internal untuk meningkatkan produktivitas kerja. Selain itu public relations pada perusahaan ini mempunyai peran untuk mengemban misi perusahaan, membawa nama baik perusahaan, memberikan motivasi bagi karyawan serta meningkatkan mutu karyawan.
