Good Corporate Governance
3. Extraordinary GMS on 22 August 2017
a. Memberitahukan kepada OJK mengenai tanggal dan Mata Acara RUPS Luar Biasa, sebagaimana tertuang dalam Surat Perseroan No: 373/BR-OJK/VI/2017 tanggal 7 Juli 2017 perihal Pemberitahuan rencana Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa PT Bayan Resources Tbk.
b. Mengumumkan penyelenggaraan RUPS Luar Biasa kepada Pemegang Saham melalui surat kabar Harian PELITA, website Bursa dan
website Perseroan pada hari Senin, tanggal 17
Juli 2017;
c. Mengumumkan Keterbukaan Informasi atas Transaksi Material melalui surat kabar Harian PELITA, website Bursa dan website Perseroan pada hari Senin, tanggal 17 Juli 2017;
d. Mengumumkan Panggilan RUPS Luar Biasa kepada pemegang saham melalui surat kabar Harian PELITA, website Bursa dan website Perseroan, pada hari Selasa, tanggal 1 Agustus 2017.
e. Mengumumkan Ralat Panggilan RUPS Luar BIasa kepada pemegang saham melalui surat kabar Harian PELITA, website Bursa dan
website Perseroan, pada hari Senin, tanggal 21
Agustus 2017.
f. Mengumumkan Perubahan dan Tambahan Keterbukaan Informasi atas Transaksi Material melalui surat kabar Harian PELITA, website Bursa dan website Perseroan, pada hari Senin, tanggal 21 Agustus 2017.
Mata Acara RUPS Luar Biasa
1. Persetujuan atas transaksi material yang akan dilakukan oleh Perseroan dan/atau anak perusahaan yang dimiliki secara langsung ataupun tidak langsung oleh Perseroan (“Anak Perusahaan”), berupa penerbitan Notes dalam denominasi Dolar Amerika Serikat yang akan diterbitkan oleh Perseroan atau Anak Perusahaan ("Penerbit") melalui penawaran kepada investor di luar wilayah Negara Republik Indonesia dan akan dicatatkan di Singapore Exchange Securities Trading Limited (SGX-ST), serta pemberian jaminan perusahaan (corporate guarantee) atau bentuk jaminan lainnya oleh Perseroan dan/atau Anak Perusahaan untuk menjamin penerbitan Notes oleh Penerbit ("Rencana Transaksi"), yang merupakan suatu transaksi material berdasarkan Peraturan Bapepam-LK No. IX.E.2, Lampiran Keputusan Ketua Bapepam-LK No. Kep-614/BL/2011 tanggal 28 November 2011 tentang Transaksi Material dan Perubahan Kegiatan Usaha Utama.
2. Persetujuan atas rencana Perseroan dan/atau Anak Perusahaan untuk memberikan jaminan perusahaan (corporate guarantee) dan/atau menjaminkan seluruh atau sebagian besar harta kekayaan Perseroan dan/atau Anak Perusahaan dalam rangka menjamin kewajiban
a. Notified OJK on EGMS date and agenda as embodied in Company letter No. 373/BR-OJK/ VI/2017 dated 7 July 2017 on the Notification for the Extraordinary General Meeting of Shareholders of PT. Bayan Resources Tbk. b. Announced the Extraordinary GMS to
Shareholders through PELITA daily newspaper, Stock Exchange website and Company website on Monday, 17 July 2017.
c. Announced Information Disclosure on Material Transaction through PELITA daily newspaper, Stock Exchange website and Company website on Monday, 17 July 2017.
d. Announced Extraordinary GMS Invitation to Shareholders through PELITA daily newspaper, Stock Exchange website and Company website on Tuesday, 1 August 2017.
e. Announced Correction to Extraordinary GMS Invitation through PELITA daily newspaper, Stock Exchange website and Company website on Wednesday, 21 August 2017
f. Announced Amendment and Addendum to Information Disclosure on Material Transaction through PELITA daily newspaper, Stock Exchange website and Company website on Wednesday, 21 August 2017.
Extraordinary GMS Agenda
1. Approval of material transactions to be made by the Company and/or directly or indirectly owned subsidiaries of the Company (“Subsidiaries”), namely the issuance of Notes in United States Dollar denomination to be issued by the Company or Subsidiaries ("Issuer") by way of offer to investors outside the region of the Republic of Indonesia, which will be recorded with the Singapore Exchange Securities Trading Limited (SGX-ST), and the provision of corporate guarantee or other form of securities by the Company and/or Subsidiaries to guarantee Notes issuance by Issuer ("Transaction Plan"), which constitutes a material transaction under Bapepam-LK Regulation No. IX.E.2, Attachment to the Decision of the Chairperson of Bapepam-LK No. Kep-614/BL/2011 dated 28 November 2011 on Material Transaction and Changes of Primary Business Activities.
2. Approval of Company and/or subsidiaries plan to provide corporate guarantee and/ or to pledge all or most of Company and/ or Subsidiaries assets in order to guarantee the obligations and/or debts of the Company and/or other related parties in relation to
dan/atau utang Perseroan dan/atau pihak-pihak terkait lainnya terkait dengan rencana pembiayaan Perseroan di masa yang akan datang, yang akan dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Kehadiran Manajemen
Anggota Direksi dan Dewan Komisaris yang hadir adalah sebagai berikut:
Dewan Komisaris:
1. Komisaris Utama/President Commissioner Dato’ Dr. Low Tuck Kwong
2. Komisaris Independen/ Independent Commissioner Dr. Ir. Rozik Boedioro Soetjipto
3. Komisaris Independen/ Independent Commissioner Ir. Michael Sumarijanto
4. Komisaris/Commissioner Amir Sambodo Direksi: Board of Directors:
1. Direktur Utama/President Director Chin Wai Fong
2. Direktur/Director Jenny Quantero
3. Direktur/Director Lim Chai Hock
4. Direktur/Director Russell Neil
5. Direktur/Director Alastair Mcleod
6. Direktur/Director Insu Lee
7. Direktur/Director Dr. Ir. Soemarno Witoro Soelarno, P.E (IPM) Korum dan Mekanisme RUPS Luar Biasa
Rapat dihadiri oleh pemegang saham atau kuasa pemegang saham sejumlah 3.193.220.299 saham atau sebesar 95,8% dari 3.333.333.500 saham yang merupakan seluruh saham yang mempunyai suara yang sah yang telah dikeluarkan oleh Perseroan, dengan memperhatikan Daftar Pemegang Saham Perseroan yang ditutup pada tanggal 31 Juli 2017 pukul 16.15 Waktu Indonesia Barat.
Kesempatan mengajukan pertanyaan dan/atau Pendapat kepada Pemegang Saham atau kuasa pemegang saham dalam RUPS Luar Biasa telah diberikan dan dalam RUPS Luar Biasa tidak terdapat pemegang saham atau kuasa pemegang saham Perseroan yang mengajukan pertanyaan dan/atau memberikan pendapat.
Mekanisme pengambilan keputusan dalam RUPS Luar Biasa dilakukan dengan cara musyawarah untuk mufakat. Dalam hal musyawarah untuk mufakat tidak tercapai, maka keputusan diambil dengan pemungutan suara berdasarkan suara
future Company funding plan, which will be conducted pursuant to the prevailing provisions of laws and regulations.
Management Attendance
Members of the Board of Directors and Board of Commissioners present in the meeting are as follows:
Board of Commissioners:
Extraordinary GMS Quorum and Mechanism
The Meeting was attended by shareholders or shareholder proxies representing 3,193,220,299 shares or 95.8% of total 3,333,333,500 shares with valid voting rights issued by the Company, with due observance of the Company Shareholder Register closed on 31 July 2017 at 16h15 West Indonesia Time.
Shareholders or their proxies were allowed to raise questions and/or opinions in Extraordinary GMS and there were no questions and/or opinions raised by shareholders or their proxies in the meeting.
Mechanism for the adoption of resolutions in Extraordinary GMS is deliberation to reach a consensus, failing which the resolution shall be passed by voting based on affirmative votes of more than 3/4 (three fourth) of total votes cast validly
Resolutions of Extraordinary GMS
Extraordinary GMS has passed the following resolutions:
A. First Agenda
1. No shareholders abstained.
2. A total of 134,569,340 shares or 4.2% of total shares cast dissenting votes;
3. A total of 3,058,650,959 shares or 95.8%of total shares cast affirmative votes.
Such that the Annual GMS by majority votes validly cast in the meeting resolved:
1. To approve the material transaction to be made by the Company and/or directly or indirectly owned subsidiaries of the Company (“Subsidiaries”), namely the issuance of Notes in United States Dollar denomination to be issued by the Company or Subsidiaries ("Issuer") by way of offer to investors outside the region of the Republic of Indonesia, which will be recorded with the Singapore Exchange Securities Trading Limited (SGX-ST), and the provision of corporate guarantee or other form of securities by the Company and/or Subsidiaries to guarantee Note issuance by Issuer ("Transaction Plan"), which constitutes a material transaction under Bapepam-LK Regulation No. IX.E.2, Attachment to the Decision of Chairperson of Bapepam-LK No. Kep-614/BL/2011 dated 28 November 2011 on Material Transaction and Changes of Primary Business Activities.
2. To approve the authorization of the Company Board of Directors to take any action needed, deemed necessary/desirable and required in order to execute Transaction Plan and sign any documents related thereto.
B. Second Agenda
1. No shareholders abstained.
2. A total of 134,569,340 shares or 4.2% of total shares cast dissenting votes;
3. A total of 3,058,650,959 shares or 95.8% of total shares cast affirmative votes. Such that the Meeting by majority of total votes validly cast therein resolved:
1. To approve Company and/or subsidiaries plan to provide corporate guarantee and/ or to pledge all or most of Company and/or Subsidiaries assets in order to guarantee the obligations and/or debts of
Keputusan RUPS Luar Biasa
RUPS Luar Biasa telah mengambil keputusan sebagai berikut:
A. Mata acara Pertama,
1. Tidak ada pemegang saham yang menyatakan abstain;
2. Sebanyak 134.569.340 saham atau 4,2% yang menyatakan tidak setuju;
3. Sebanyak 3.058.650.959 saham atau 95,8% menyatakan setuju;
Maka, RUPS Luar Biasa dengan suara terbanyak dari jumlah saham yang dikeluarkan secara sah dalam Rapat memutuskan:
1. Menyetujui transaksi material yang akan dilakukan oleh Perseroan atau anak perusahaan yang dimiliki secara langsung ataupun tidak langsung oleh Perseroan ("Anak Perusahaan"), berupa penerbitan Notes dalam denominasi Dolar Amerika Serikat yang akan diterbitkan oleh Perseroan atau Anak Perusahaan ("Penerbit") melalui penawaran kepada investor di luar wilayah Negara Republik Indonesia dan akan dicatatkan di Singapore Exchange Securities Trading Limited (SGX-ST), serta pemberian jaminan perusahaan (corporate guarantee) atau bentuk jaminan lainnya oleh Perseroan dan/atau Anak Perusahaan Perseroan untuk menjamin penerbitan Notes oleh Penerbit ("Rencana Transaksi"), yang merupakan suatu transaksi material berdasarkan Peraturan Bapepam-LK No. IX.E.2, Lampiran Keputusan Ketua Bapepam-LK No. Kep-614/BL/2011 tanggal 28 November 2011 tentang Transaksi Material dan Perubahan Kegiatan Usaha Utama. 2. Menyetujui untuk memberikan wewenang
kepada Direksi Perseroan untuk melaksanakan setiap tindakan yang diperlukan, dianggap perlu/baik dan dipersyaratkan dalam rangka melaksanakan Rencana Transaksi dan menandatangani setiap dokumen yang terkait dengan Rencana Transaksi.
B. Mata acara Kedua
1. Tidak ada pemegang saham yang menyatakan abstain;
2. Sebanyak 134.569.340 saham atau 4,2% yang menyatakan tidak setuju;
3. Sebanyak 3.058.650.959 saham atau 95,8% menyatakan setuju;
Maka, Rapat dengan suara terbanyak dari jumlah saham yang dikeluarkan secara sah dalam Rapat memutuskan:
1. Menyetujui atas rencana Perseroan dan/ atau Anak Perusahaan untuk memberikan jaminan perusahaan (corporate guarantee) dan/atau menjaminkan seluruh atau sebagian besar harta kekayaan Perseroan
dan/atau Anak Perusahaan dalam rangka menjamin kewajiban dan/atau utang Perseroan dan/atau pihak-pihak terkait lainnya terkait dengan rencana pembiayaan Perseroan di masa yang akan datang, yang akan dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2. Menyetujui untuk memberikan wewenang kepada Direksi Perseroan untuk melaksanakan setiap tindakan yang diperlukan, dianggap perlu/ baik dan dipersyaratkan dalam rangka melaksanakan rencana penjaminan dan menandatangani setiap dokumen yang terkait dengan rencana penjaminan.
Realisasi Keputusan Hasil RuPS Tahunan dan RuPS Luar Biasa
Sebagian besar keputusan RUPS Tahunan dan Luar Biasa yang diselenggarakan selama tahun 2017 telah direalisasikan termasuk penunjukan auditor eksternal, kecuali keputusan RUPS Luar Biasa tanggal 22 Agustus 2017 yaitu Mata Acara Pertama dan Kedua, karena Perseroan telah memaksimalkan penggunaan Kas Internal dalam operasional sehingga penerbitan surat utang sebagaimana disetujui oleh pemegang saham tidak jadi dilaksanakan, seperti dinyatakan surat keterbukaan Perseroan pada tanggal 12 Maret 2018 kepada OJK dan IDX.
Komite di bawah Direksi
Direksi belum membentuk Komite yang berfungsi untuk membantu pelaksanaan tugas dan tanggung jawab Direksi dalam menjalankan fungsinya.
the Company and/or other related parties with regards to future Company funding plan, which will be conducted pursuant to the prevailing provisions of laws and regulations.
2. To approve the authorization of the Company Board of Directors to take any action needed, deemed necessary/ desirable and required in order to execute corporate guarantee plan and sign any documents related thereto.
Realization of AGMS and EGMS Resolutions
Most of the resolutions passed in the Annual and Extraordinary GMS held during 2017 have been realized, including the appointment of external auditors, except for the First and Second Agenda of Extraordinary GMS dated 22 August 2017 since the Company has maximized the utilization of internal cash in operations which resulted in the cancellation of the issuance of bonds as already approved by the shareholders, as per Company information disclosure on 12 March 2018 to OJK and IDX.
Committees under the Board of Directors
The Board of Directors has not established a Committee to assist them in performing their duties and responsibilities according to their functions.
Dewan Komisaris
Dewan Komisaris adalah sebuah organ yang bertugas untuk melakukan pengawasan dan memberikan nasihat kepada direksi Perseroan terbatas (PT). Anggota Dewan Komisaris diangkat dan diberhentikan oleh RUPS. Tahun 2017, jumlah anggota Dewan Komisaris Perseroan sebanyak 5 (lima) orang, 2 (dua) diantaranya atau sekitar 40% adalah adalah Komisaris Independen. Dewan Komisaris dipimpin oleh Komisaris Utama yaitu Dato’ Dr. Low Tuck Kwong. Namun, pada Januari 2018, jumlah dan susunan anggota Dewan Komisaris Perseroan berubah sebagaimana diuraikan pada halaman 57.
Tugas dan Tanggung Jawab Dewan Komisaris
Tugas, tanggung jawab dan wewenang Dewan Komisaris diatur dalam Anggaran Dasar dan pedoman kerja Dewan Komisaris Perseroan, antara lain:
1. Wajib melaksanakan tugas dengan itikad baik, penuh tanggung jawab dan kehati-hatian.
2. Melakukan pengawasan dan bertanggung jawab terhadap kebijakan kepengurusan, jalannya pengurusan Bayan Group pada umumnya, serta memberi nasehat kepada Direksi.
3. Memastikan Direksi mengelola Perusahaan dengan baik demi kepentingan terbaik Perusahaan sesuai visi, misi dan maksud serta tujuan Perseroan.
Board of Commissioners
The Board of Commissioners is an organ which executes supervisory and advisory role to the Board of Directors of a limited liability company (PT). Members of the Board of Commissioners are appointed and terminated by the GMS. In 2017, the Board of Commissioners has 5 (five) members, 2 (two) or about 40% of which are Independent Commissioners. The Board of Commissioners is chaired by President Commissioner, namely Dato’ Dr. Low Tuck Kwong. However in January 2018, the number and composition of the members of the Board of Commissioners of the Company have been changed as outlined on page 57.
Board of Commissioners Duties and Responsibilities
The duties, responsibilities and authorities of the Board of Commissioners as set forth in the Articles of Association and working guidelines of the Company Board of Commissioners are, among others:
1. Performing duties in good faith, accountability and prudence.
2. Supervising and taking responsibility for management policies, management of Bayan Group in general, and advisory role to the Board of Directors.
3. Ensuring the Board of Directors competently manages the Company for its best interests in accordance with its vision, mission, purposes and objectives.
4. Mengkaji dan memberikan arahan mengenai strategi Perseroan, rencana tindakan utama, kebijakan risiko, anggaran tahunan dan rencana usaha, menetapkan sasaran kerja, memantau pelaksanaan dan kinerja Perseroan dan mengawasi pengeluaran modal kerja, akuisisi/investasi dan divestasi.
5. Memantau efektifitas penerapan praktik Tata Kelola Perusahaan yang Baik di seluruh wilayah Bayan Group, termasuk proses pengungkapan dan komunikasi.
6. Apabila seluruh anggota Direksi diberhentikan sementara dan Perseroan tidak mempunyai seorang pun anggota Direksi, untuk sementara Dewan Komisaris wajib untuk mengurus Perseroan. Dalam hal demikian, Dewan Komisaris berhak untuk memberikan kekuasaan sementara kepada seorang atau lebih di antara anggota Dewan Komisaris atas tanggungan Dewan Komisaris.
7. Wajib membentuk Komite Audit dan Komite Remunerasi dan Nominasi serta dapat membentuk komite lainnya untuk mendukung efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab Dewan Komisaris dan mengevaluasi kinerja atas komite komite tersebut.
8. Wajib membuat laporan Komisaris terkait pengawasan dan pandangannya atas pengurusan yang dilakukan oleh Direksi dan dituangkan di dalam Laporan tahunan serta dibacakan pada saat RUPS tahunan Perseroan guna mendapatkan persetujuan dari Pemegang Saham secara bersamaan dengan Laporan Tahunan.
9. Memberikan tanggapan atau respon terhadap seluruh laporan dan/atau hasil studi yang dilakukan oleh Komite Audit yang disampaikan kepada Dewan Komisaris.
10. Dewan Komisaris harus memberikan tanggapan atau arahan yang diperlukan terhadap usulan Direksi Perseroan yang terlebih dahulu sudah ditelaah dan diberikan opini Komite Audit sebagai tindak lanjut dari usulan Direksi Perseroan.
11. Dalam keadaan tertentu, Dewan Komisaris wajib menyelenggarakan Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan dan lainnya.
Pedoman Dewan Komisaris
Pedoman Kerja Dewan Komisaris Perseroan berlandaskan ketentuan dari peraturan-peraturan dan/atau perundang undangan yang berlaku di wilayah Republik Indonesia.
Remunerasi Dewan Komisaris
a. Prosedur
4. Reviewing and giving directions on Company strategies, main action plans, risk policies, annual Budget and business plan, stipulating work objectives, monitoring Company performances and supervising work capital expenditures, acquisitions/ investments and divestments.
5. Supervising the effectiveness of the implementation of Good Corporate Governance practices in all sites of Bayan Group, including information disclosure and communication processes.
6. In the event of all members of the Board of Directors being temporarily discharged and the Company having no Directors, the Board of Commissioners must temporarily manage the Company. In such event, the Board of Commissioners has the right to grant temporary power to one or more members of the Board of Commissioners on their account. 7. Forming Audit Committee, Remuneration and
Nomination Committee and other committees to support the effectiveness of the performance of Board of Commissioners duties and responsibilities and evaluating the performances of such committees.
8. Preparing reports of the Board of Commissioners concerning its supervision and opinion of Company management by the Board of Directors and embodying such report in Annual Report to be read out during Company Annual GMS to obtain approval from Shareholders along with the Annual Report.
9. Responding to all reports and/or studies done by the Audit Committee which are submitted to the Board of Commissioners.
10. Responding to and giving directions for the proposals of Company Board of Directors which have been reviewed and commented by the Audit Committee as follow-up to such proposals.
11. In certain cases, holding Annual General Meeting of Shareholders and other meetings..
Guidelines for the Board of Commissioners
Working Guidelines for the Company Board of Commissioners are based on the provisions of prevailing laws and regulations in the Republic of Indonesia.
Remuneration of the Board of Commissioners
Berikut tahapan-tahapan penetapan remunerasi Direksi:
1. Melakukan penilaian kinerja masing-masing anggota Dewan Komisaris melalui fungsi Komite Remunerasi dan Nominasi.
2. Merumuskan besaran remunerasi dengan mempertimbangkan kinerja anggota dewan Komisaris, kinerja Perseroan dan Rencana Kerja Jangka Pendek maupun Jangka Panjang yang meliputi pendapatan, aktiva, kondisi dan kemampuan keuangan, faktor lain yang berkaitan dengan bidang usaha Perseroan, peraturan dan perundang-undangan yang berlaku dan perekonomian nasional.
3. Mengusulkan besaran tersebut kepada RUPS. b. Dasar penetapan
Dasar penetapan Remunerasi Dewan Komisaris Perseroan tahun 2017 adalah Hasil Keputusan RUPS Tahunan pada tanggal 22 Juni 2017 sebagaimana dinyatakan dalam akta RUPS No. 126. bahwa Remunerasi Dewan Komisaris dan Direksi maksimal AS$10 juta.
c. Struktur remunerasi
Struktur remunerasi Dewan Komisaris meliputi gaji, tunjangan dan fasilitas.
d. Besaran remunerasi
Merujuk kepada hasil Keputusan RUPS Tahunan pada tanggal 22 Juni 2017, Perseroan telah memberikan total remunerasi Dewan Komisaris untuk tahun 2017 sebesar AS$.1.397.868.
Kebijakan Rapat Dewan Komisaris dan Gabungan
Anggaran Dasar Perseroan dan Pedoman Dewan Komisaris mengatur kebijakan rapat Dewan Komisaris dan rapat gabungan sebagai berikut:
a. Frekuensi rapat Dewan Komisaris dan rapat gabungan antara Dewan Komisaris dengan Direksi dilaksanakan sekurang-kurangnya 6 dan 3 kali dalam setahun, namun tidak menutup kemungkinan rapat tambahan apabila dianggap penting oleh Dewan Komisaris.
b. Rapat Dewan Komisaris dan Gabungan dapat dilaksanakan dengan video dan / atau call
conference apabila ada anggota Dewan Komisaris
dan Direksi yang berhalangan hadir di lokasi rapat. c. Setiap Rapat harus didokumentasikan berupa
Risalah Rapat yang dibuat dalam Bahasa Indonesia atau Inggris.
d. Rapat dinyatakan kuorum apabila dihadiri lebih dari 50% dari jumlah Dewan Komisaris dan/atau gabungan antara Dewan Komisaris dan Direksi Perseroan.
Below are the steps for the stipulation of remuneration for the Board of Directors:
1. Evaluate the performances of each member of the Board of Commissioners through the Remuneration and Nomination Committee. 2. Formulate the amount of remuneration by
considering the performances of the members of the Board of Commissioners, Company performances, and Short and Long Term Work Plans, which include Company income, assets, financial conditions and capacities, other