GAMBARAN UMUM FORUM KOMUNIKASI PEMUDA INDONESIA A Latar belakang dan sejarah singkat berdirinya Forum Komunikas
B. Faktor pendukung terjadinya komunikasi organisasi di Forum Komunikasi Pemuda Indonesia
tak luput karena komunikasi organisasi yang lancar dan efektif sehingga menimbulkan semangat kerja yang tinggi hingga organisasi akan berjalan dengan lancar yang kemudian akan mengakibatkan keberhasilan dalam mencapai tujuan organisasi.
B. Faktor pendukung terjadinya komunikasi organisasi di Forum Komunikasi Pemuda Indonesia
Dalam pelaksanaanya komunikasi organisasi perlu didukung oleh berbagai media dalam berkomunikasi. Di Forum Komunikasi Pemuda Indonesia ada beberapa faktor pendukung terjadinya proses berkomunikasi. Seperti yang dikemukakan oleh informan 3 sebagai berikut :
56
“Ya dikasih sama Kominfo (Komunikasi dan Informasi), klo gak yaa.. biasanya tiap awal bulan ditempel di mading organisasi yang ada di depan itu lho.”57
Hal yang tak jauh berbeda diungkapkan oleh informan 4 sebagai berikut :
“Sangat terbantu sekali, seperti saat ada anggota yang menanyakan surat, saya tinggal mengunakan telpon untuk menghubungi sekertaris jadi saya tidak perlu menunggu berhari-hari ketika ketemu hanya untuk menanyakan itu.”58
Hal yang tak jauh berbeda diungkapkan oleh oleh informan 2 sebagai berikut :
“Sebisa mungkin saya mencoba untuk menyampaikannya secara langsung untuk meminimalkan kesalahan tapi jika tidak bisa paling lewat saluran telepon, memo atau email.”59
Hal yang tak jauh berbeda diungkapkan oleh oleh informan 1 sebagai berikut :
“Ada yang menyampaikanya langsung saat melalui forum resmi, ada yang menuliskanya dalam bentuk surat kemudian dimasukan dalam kotak saran dan tak jarang juga yang menyampaikanya melalui PAO. Tentang media yang mereka pilih itu tergantung isi dari pesan yang akan mereka sampaikan. Yang jelas media tersebut jangkauanya hanya dalam organisasi saja.”60
57
Hasil wawancara dengan Ismawati pada hari Kamis 17 Juli 2014 pukul 20.00 Di Pondok Ranggon Jakarta Timur
58
Hasil wawancara dengan Azhari pada hari Sabtu 19Juli 2014 pukul 09.00 Di Pondok Ranggon Jakarta Timur
59
Hasil wawancara dengan Danni Mamelas pada hari Jumat 18 Juli 2014 pukul 19.30 Di Kediaman Danni Mamelas
60
Hasil wawancara dengan Ahmad Hafiz, MM pada hari Kamis 17 Juli 2014 pukul 14.00 Di Cipayung Jakarta Timur
Apa yang diungkapkan oleh informan di atas sesuai dengan apa yang dikemukukun oleh Ig. Wursanto dalam bukunya yang berjudul Dasar-dasar Manajemen Personalia, yaitu:
“Media yang digunakan dalam komunikasi organisasi yang jangkauanynya terbatas dalam sekretariat atau organisasi saja. Jenis yang dipergunakan tergantung pada bentuk atau jenis komunikasi, apakah secara langsung atau tdak. Media yang dipergunakan dalam komunikasi organisasi pada umumnya yaitu surat, telepon, pertemuan, wawancara dan kunjungan”.61
Sehingga berdasarkan hasil wawancara dan observasi di atas, dapat disimpulkan bahwa jaringan yang menghubungkan antara bidang yang satu dengan bidang yang lain dapat membantu kelancaran dalam penyampaian informasi yang sifatnya penting. Dan berdasarkan pernyataan-pernyataan di atas maka dapat disimpulkan bahwa terdapat faktor-faktor pendukung terjadinya komunikasi organisasi di Organisasi Forum Komunikasi Pemuda Indonesia seperti jaringan telepon yang menghubungkan bidang satu dengan bidang yang lain, email, memo, handphone, Intern Office Communications, madding serta kotak saran yang disediakan organisasi untuk menampung keluh-kesah mereka. Dengan adanya media sebagai penunjang terjadinya komunikasi organisasi di Forum Komunikasi Pemuda Indonesia membuat para pengurusnya merasa senang bekerja disana, pihak Forum Komunikasi Pemuda Indonesia sangat memperhatikan kebutuhan akan proses komunikasi para pengurusnya, tentu saja hal ini dapat menghasilkan respon yang baik dari para pengurusnya.
61
Media komunikasi yang lain adalah pertemuan. Pertemuan adalah media komunikasi secara langsung dan dapat dilakukan secara formal maupun informal. Pertemuan formal adalah pertemuan yang telah diatur acara, tempat, serta waktunya. Pertemuan formal ini biasanya disebut dengan rapat. Pertemuan merupakan faktor penunjang keberhasilan dalam komunikasi organisasi. Pertemuan informal di dalam Forum Komunikasi Pemuda Indonesia dilakukan sama halnya dengan pelaksanaan komunikasi secara horizontal antar para ketua dan antara ketua dengan anggota, yaitu ketika membahas agenda-agenda rutin, rapat tahunan, bulanan, dan mingguan antar kepala bidang.
Hal ini sesuai dengan apa yang dikemukakan oleh informan 2 sebagai berikut:
“Dengan membagi kerja mereka hingga setiap bidang. mengetahui dan paham akan tugas masing-masing. Dan selanjutnya kita tinggal membangun komunikasi yang baik antar tiap bidang dengan mengadakan forum-forum resmi secara rutin dan bertahap dari mingguan, bulanan, hingga tahunan agar terjalin kerjasama yang maksimal.”62
Berdasarkan pernyataan-pernyataan di atas maka dapat disimpulkan bahwa pertemuan merupakan media pendukung terjadinya komunikasi internal. Pertemuan secara formal dilaksanakan untuk membahas agenda- agenda rutin.seperti membahas masalah-masalah disetiap bidang, membahas rugi laba organisasi dan membahas serta mengevaluasi hasil kerja para
62
Hasil wawancara dengan Danni Mamelas pada hari Jumat 18 Juli 2014 pukul 19.30 Di Kediaman Danni Mamelas
pengurusnya. Pelaksanaan pertemuan ini bersamaan dengan pelaksanaan komunikasi secara horizontal antara ketua. Pertemuan secara informal adalah pertemuan yang terjadi setiap saat, tidak terikat oleh ketentuan formal.
Pertemuan informal bersifat insidental, secara kebetulan, biasanya dilaksanakan disaaat senggang seperti saat istirahat dan pulang kerja. Hal yang serupa juga diungkapkan oleh informan 4 sebagai berikut :
“….Tak jarang juga saya ngobrol santai dengan pengurus yang lain, masalah yang umum dibicarakan paling-paling tak jauh dari peralatan sekretariat seperti saat sampai ke kehidupan sehari-hari. Atau ketemu sekjend cerita komputernya kena virus solusinya bagaimana. Kadang saya tanggepin dengan bercanda.”63
Berdasarkan pertanyaan-pertanyaan di atas dapat disimpulkan bahwa pertemuan informal antara para pengurus lebih banyak dilakukan disaat mereka mempunyai waktu luang, seperti waktu istirahat, diskusi dan melaksanakan ibadah, pertemuan informal bersifat insedental, tidak ada rencana untuk bertemu. Dengan berbagai sarana yang tersedia sebagai faktor penunjang komunikasi internal, maka hal itu dapat berperan dalam membangun semangat kerja pengurus Forum Komunikasi Pemuda Indonesia. C. Faktor Yang Menghambat Terjadinya Komunikasi Organisasi Di
Organisasi Forum Komunikasi Pemuda Indonesia.
Dalam melaksanakan komunikasi internal adakalanya hasil yang dicapai tidak sesuai dengan yang diharapkan. Dengan kata lain komunikasi tidak efektif, tidak mencapai sasaran dengan baik. Di dalam pelaksananya,
63
Hasil wawancara dengan Azhari pada hari Sabtu 19Juli 2014 pukul 09.00 Di Pondok Ranggon Jakarta Timur
komuniksasi internal dapat terhambat oleh beberapa faktor, seperti antara pihak ketua dan anggota tidak atau kurang memahami proses komunikasi yang mereka lakukan, adanya perbedaan persepsi dalam memahami suatu masalah pekerjaan, adanya perbedaan jabatan antara ketua dan anggota dan perbedaan jabatan antara masing-masing bidang, terjadinya penumpukan informasi, adanya perbedaan bahasa yang digunakan oleh masing-masing pengurus, ada rasa tidak percaya dari penerima informasi terhadap pemberi informasi, dan adanya pemberian informasi yang tidak sesuai dengan kenyataan.
Di Forum Komunikasi Pemuda Indonesia ada salah satu faktor yang menghambat terjadinya komunikasi internal yaitu adannya masalah ketika penyampaian pesan dari pengirim ke penerima karena faktor fisik misalnya alat komunikasi rusak, dan kesibukan pribadi yang yang padat. Meskipun gangguan-gangguan tersebut nampaknya sepele, namun menghambat proses komunikasi. Seperti yang dikemukakan oleh informan 4 sebagai berikut :
“Yang sering jadi alasan itu paling-paling hape mas. Mungkin karena kita sering memakainya jadi pasti ada-ada saja masalahnya, ya gitu-gitu sich mas sepele tapi cukup menganggu selain itu paling conection error jadi pengurus tidak bisa mengirim email. Kadang klo bukan koneksinya ya.. gentian komputrnya yang terlalu banyak viruslah atau mousenya tidak bisa digerakinlah kayak gitu-gitu sih mas.”64
Sebagaimana penyampaian pesan dalam penerimaanpun tidak luput dari masalah. Seperti kurang jelasnya ketua dalam menyampaikan informasi
64
Hasil wawancara dengan Azhari pada hari Sabtu 19Juli 2014 pukul 09.00 Di Pondok Ranggon Jakarta Timur
tentang bagaimana tugas tersebut harus dilaksanakan oleh anggota dan keterlambatan dalam menerima informasi tentang pelaksanaan suatu pekerjaan. Contoh kasus dalam Forum Komunikasi Pemuda Indonesia ialah adanya keterlambatan dalam menerima informasi mengenai pelaksanaan suatu tugas atau pekerjaan sehingga pelaksanaannya pun juga mengalami keterlambatan. Hal ini sesuai dengan yang diungkapkan oleh informan 3 sebagai berikut:
“Pernah, seperti saat ada instruksi bahwa kami disuruh mengantar surat ke balai kota tapi instruksi itu sendiri disampaikannya terlambat lawong suratnya harus diantar sejak pagi trus siangnya baru ada instruksi mengantar trus gimana terlambat ngomongnya kami sendiri juga bingung jadinya harus gimana.”65
Hal yang serupa juga disampaikan oleh informan 2 sebagai berikut : “Lha gimana, memonya itu jatuh dibawah bangku. Baru setelah ketua menanyakannya ya saya binggung, kan saya merasa tidak mendapat instuksi apa-apa jadi ya pekerjaan yang diminta sama ketua belum saya kerjakan alhasil saya kena tegur lah.”66
Kondisi kesehatan di pengirim dan si penerima pesan juga dapat menimbulkan masalah dalam penyampaian pesan dan penerimaan pesan seperti sakit kepala, gangguan pada pendengaran dan sebagainya. Meskipun hal tersebut pengaruhnya tidak besar , namun hal itu dapat menghambat konsentrasi baik dari pengirim maupun dari pihak penerima.
Hal yang sama dikemukakan oleh informan 1 sebagai berikut :
65
Hasil wawancara dengan Ismawati pada hari Kamis 17 Juli 2014 pukul 20.00 Di Pondok Ranggon Jakarta Timur
66
Hasil wawancara dengan Azhari pada hari Sabtu 19Juli 2014 pukul 09.00 Di Pondok Ranggon Jakarta Timur
“Yang paling sering adalah human error, yaitu saat pengurus sakit atau kurang konsentrasi dalam tugas sehingga membuat mereka kurang tepat atau kurang pas dalam menjalankan tugas organisasi dari saya. Disuruh ini malah yang dijalankan itu kadang saya kesel sendiri tapi saya juga harus bisa memaklumi keadaan.”67
Faktor lainnya yang menghambat terjadinya komunikasi internal di Organisasi FKPI ialah perasaan kurang percaya diri dalam mengemukakan pendapat dan permasalahan yang disebabkan oleh perbedaan jabatan dan latar belakang pendidikan yang berbeda, yang pada akhirnya dapat menghambat proses komunikasi.
Seperti yang dikemukakan oleh informan 3 sebagai berikut :
“Kadang-kadang saya merasakan sungkan dan tidak percaya diri apabila hendak mengemukakan pandapat atau ditanyai pendapat oleh ketua mengenai suatu hal, mungkin dengan melihat beliau adalah ketua yang mempunyai pengetahuan serta pengalaman yang luas sedangkan saya hanyalah anggota.”68
Apa yang diungkapkan oleh informan-informan tersebut di atas sesuai dengan yang diungkapkan oleh Djoko Purwanto bahwa faktor-faktor penghambat komunikasi ialah :
1. Masalah dalam pengembangan pesan, 2. Masalah dalam penyampaian pesan, 3. Masalah dalam menerima pesan, 4. Masalah dalam menafsirkan pesan.69
67
Hasil wawancara dengan Ahmad Hafiz, MM pada hari Kamis 17 Juli 2014 pukul 14.00 Di Cipayung Jakarta Timur
68
Hasil wawancara dengan Ismawati pada hari Kamis 17 Juli 2014 pukul 20.00 Di Pondok Ranggon Jakarta Timur
69
Dan Berdasarkan hasil wawancara serta obsevasi maka dapat ditarik suatu kesimpulan faktor-faktor yang menghambat terjadinya komunikasi internal di Forum Komunikasi Pemuda Indonesia ialah adanya perbedaan dalam memahami suatu informasi atau tugas yang diberikan oleh ketua karena ketidak jelasan dan keterlambatan ketua dalam memberikan instruksi dan petunjuk tentang pelaksanaan tugas tersebut, adanya masalah pada jaringan internet serta handphone mengalami kerusakan, kondisi kesehatan dari si pengirim dan penerima pesan yang dapat menganggu konsentrasi dalam berkomunikasi dan adanya perasaan sungkan dan kurang percaya diri pada anggota dalam berkomunikasi dengan ketua karena perbedaan jabatan diantara mereka.
D. Usaha-Usaha Dalam Mengatasi Hambatan Dalam Berkomunikasi Di
