GAMBARAN UMUM FORUM KOMUNIKASI PEMUDA INDONESIA A Latar belakang dan sejarah singkat berdirinya Forum Komunikas
A. Pola dan peran komunikasi organisasi pengurus Forum Komunikasi Pemuda Indonesia.
Komunikasi organisasi dibagi menjadi dua dimensi yaitu komunikasi vertikal dan horizontal, komunikasi internal vertikal adalah komunikasi dari atas kebawah dari bawah ke atas atau komunikasi dari ketua kepada anggota dan dari anggota kepada ketua secara timbal balik (two way traffic communication).
Dalam komunikasi vertikal, ketua memberikan instruksi, petunjuk, informasi, dan penjelasan kepada anggotanya. Kemudian anggotanya memberikan laporan, saran, pengaduan, dan sebagainya kepada ketua. Komunikasi dua arah secara timbal balik tersebut sangat penting dalam organisasi karena jika satu arah saja, misalnya dari ketua kepada anggotaya saja, maka roda organisasi tidak akan berjalan dengan baik.
Komunikasi vertikal yang lancar, terbuka dan saling mengisi merupakan sikap ketua yang demokratis. Ketua perlu mengetahui laporan, tanggapan atau saran para pengurus sehingga satu keputusan atau kebijaksanaan dapat diambil dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Hal ini sesuai yang diungkapkan oleh informan 1 sebagai berikut :
“Dengan menempatkan pengurus sesuai dengan keterampilan masing- masing, membagi tugas mereka dengan tepat, memberikan informasi
sejelelas–jelasnya tentang tugas dan kewajiban mereka, membangun komunikasi timbal-balik serta kerjasama yang baik antar bidang sehinggga segala sesuatunya dapat berjalan dengan seimbang tanpa adanya permasalahan yang berarti”36
Hal yang serupa juga diungkapkan oleh informan 1 sebagai berikut : “Saya selalu mencoba meluangkan waktu untuk melihat hasil kerja anggota saya, hal ini saya lakukan selain untuk menjaga komunikasi yang aktif dan berkesinambungan juga untuk mengurangi dan meminimalkan kesalahan. Jika hasil kerjanya baik akan saya berikan pujian agar mereka merasa dihargai, tapi jika salah atau kurang baik ya akan saya beri masukan agar kelak hasil kerjanya menjadi lebih baik.”37
Apa yang dikemukakan informan tersebut di atas sesuai dengan apa yang dikatakan oleh Katz & Kahn dalam bukunya Djoko Purwanto yang diberi judul Komunikasi Bisnis. Bahwa tujuan komunikasi kebawah dibagi menjadi 5, yaitu:
1. Memberikan pengarahan atau instruksi kerja,
2. Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilakukan, 3. Memberikan proseur dan praktek organisaaional,
4. Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada pengurus, 5. Menyajikan informasi mengenai aspek ideology yang dapat
membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.38
36
Hasil wawancara dengan Ahmad Hafiz, MM pada hari Kamis 17 Juli 2014 pukul 14.00 Di Cipayung Jakarta Timur
37
ibid
38
Selain itu komunikasi vertikal dari atas kebawah juga harus dilandasi oleh rasa saling hormat menghormati, dilandasi rasa saling keterbukaan diantara keduanya dan adanya kesadaran pentingnya berkomunikasi antara ketua dan anggota. Hal ini sesuai yang dikemukakan oleh informan 2 sebagai berikut :
“Setiap saran, kritik dan pendapat yang masuk dari pengurus ya.. kami tanggapi secara baik-baik kan kita harus saling menghormati dan menghargai. Saya sebagai sekjend (Sekertaris Jendral) menghargai mereka dengan memberikan tanggapan terhadap keluh kesah mereka. Agar tercipta saling keterbukaan, antara BPH (Badan Pengurus Harian) organisasi dan pengurus yang lain.”39
Hal yang serupa juga disampaikan oleh informan 3 sebagai berikut : “Selama saya bisa menyelesaikan masalah itu sendiri ya saya selesaikan sendiri tapi kalo udah mentok saya ngomong sama ketua …. Tanggapan ketua bidang saya pun bagus, ditanya masalahnya apa, mengapa sampai terjadi begitu, kenapa saya sampai melakukan kesalahan. Itu kan tandanya ketua saya menghormati saya, jika tidak apa mau nanya-nanya begitu yang ada malah saya langsung diomeli.”40
Komunikasi organisasi vertikal dari atas ke bawah harus diimbangi dengan komunikasi organisasi vertikal dari bawah ke atas., karena dalam memecahkan masalah yang terjadi di dalam suatu organisasi, dan dalam mengambil suatu keputusan sudah sepantasnya bila ketua memperhatikan aspirasi dari anggota. Dengan kata lain partisipasi anggota dalam proses pengambilan keputusan akan sangat membantu pencapaian tujuan organisasi.
39
Hasil wawancara dengan Danni Mamelas pada hari Jumat 18 Juli 2014 pukul 19.30 Di Kediaman Danni Mamelas
40
Hasil wawancara dengan Ismawati pada hari Kamis 17 Juli 2014 pukul 20.00 Di Pondok Ranggon Jakarta Timur
Untuk mencapai keberhasilan komunikasi organisasi vertikal dari bawah ke atas, ketua harus memiliki rasa percaya kepada anggotanya. Kalau tidak informasi sebagus apapun yang muncul dari pengurus tidak akan bermanfaat bagi ketua, karena pada dasarnya ketua sudah tidak percaya pada anggota. Hal ini sesuai dengan apa yang dikemukakan oleh informan 2 sebagai berikut:
“Misalnya saja jika organisasi merencanakan sesuatu apapun itu biasanya pengurus diajak berunding. Misalnya saja organisasi akan mengadakan kegiatan/program. Maka setiap pengurus yang bertugas dibidang yang sesuai dengan rogram tersebut, akan diajak berunding diminta pendapat dan masukan dari anggotaya meski tidak semua pendapat akan kami pakai, setidaknya pendapat tersebut menjadi masukan bagi kami”41
Hal yang sama juga diungkapkan oleh informan 10 sebagai berikut : “Wah perlu sekali, karena tugas yang saya lakukan memerlukan pengarahan dari ketua. Itulah sebabnya tiap pengukuhan kepanitiaan diadakan briefing pengurus. Saat akhir acara briefing biasanya ketua selalu memberikan waktu untuk bertanya dan menyampaikan pendapat. Meski kadang pendapat kami tidak langsung dipakai minimal kami sudah menyampaikan sehinggga itu bisa dipakai sebagai bahan pertimbangan baginya.”42
Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan komunikasi secara vertikal di Forum Komunikasi Pemuda Indonesia berjalan dengan baik. Namun pelaksanaan komunikasi organisasi tidak hanya dilakukan antara ketua dan anggota atau secara vertikal saja, komunikasi organisasi secara horizontal juga harus dilakukan.
41
Hasil wawancara dengan Danni Mamelas pada hari Jumat 18 Juli 2014 pukul 19.30 Di Kediaman Danni Mamelas
42
Hasil wawancara dengan Ismawati pada hari Kamis 17 Juli 2014 pukul 20.00 Di Pondok Ranggon Jakarta Timur
Komunikasi horizontal ialah komunikasi secara mendatar antara pengurus dengan sesama pengurus, ketua dengan sesama ketua dan sebagainya. Menurut Soekadi Ds, maksud dari pelaksaan komunikasi horizontal adalah melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bidang lain atau kepada bagian yang memiliki kedudukan yang sejajar. Komunikasi horizontal sifatnya koordinatif di antara mereka yang memiliki posisi sederajat, baik di dalam suatu bidang maupun diantara beberapa department.
Berbeda dengan komunikasi vertikal yang suasananya cenderung lebih formal, komunikasi horizontal yang dilakukan sesama anggota sering kali lebih bersifat tidak formal. Mereka berkomunikasi satu sama lain lebih santai entah saat kerja maupun diwaktu luang mereka, di dalam organisasi. Hal ini sesuai dengan apa yang dikemukakan oleh informan 1 sebagai berikut :
“Yo enggak.. masak organisasi ini mau saya jalani sendiri ya pasti saya butuh teman untuk diajak kerjasama. Disini kan kita berorganisasi jadi semua kita jalani bersama. Tinggal kita menjaga komunikasi dengan teman yang lain biar kerjasama kita lebih tok cer. Dan komunikasi itu tidak hanya dari satu bidang aja, tapi juga regu yang lain bahkan dari pengurus dan department yang lain juga.”43
Hal yang serupa juga dikemukakan oleh informan 2 sebagai berikut : “Kapan saja mas, namanya juga teman seperjuangan jadi kalo lagi kumpul-kumpul kayak gini pasti berkomunikasi. Kadang ya saat lagi dikampus, pas ketemu janjian makan siang, habis istirahat kerja kita juga ngobrol sama pengurus dari department lain, tak jarang juga sosialisasi ini saya lakukan diluar organisasi seperti saat pulang-pergi sekretariat, ato kayak
43
Hasil wawancara dengan Ahmad Hafiz, MM pada hari Kamis 17 Juli 2014 pukul 14.00 Di Cipayung Jakarta Timur
kemaren pas menghadiri undangan pengurus laen yang punya gawe saya juga bertemu banyak pengurus FKPI di sana.”44
Selain komunikasi internal secara horizontal antara anggota dengan anggota, komunikasi horizontal antara ketua dan ketua pun harus dilaksanakan. Apabila pelaksanaan komunikasi organisasi secara horizontal yang dilaksanakan oleh anggota lebih banyak bersifat tidak formal, pelaksanaan komunikasi organisasi secara horizontal antara ketua dengan ketua lebih banyak bersifat formal, terutama apabila ada masalah-masalah dan kegiatan-kegiatan yang perlu penanganan khusus dalam organisasi yang membutuhkan koordinasi para ketua seperti rapat harian, rapat presidium, perubahan kebijaksanaan pemerintah dan sebagainya, para ketua melakukan koordinasi melalui rapat ketua.
Hal ini sesuai dengan apa yang dikemukakan oleh informan 4 sebagai berikut:
“Biasanya saya bekerjasama dengan bidang DIKLAT untuk mengadakan diklat atau pelatihan bagi pengurus saya agar mereka selalu mengikuti perkembangan teknologi yang ada saat ini. Kadang saya menyampaikanya melalui surat edaran atau kalo tidak ya langsung saya sampaikan saat rapat harian pengurus yang diadakan tiap minggu kedua itu.”45
Hal serupa juga diungkapkan oleh informan 2 sebagai berikut :
“Tentu karena setiap bidang disini saling terkait, jadi bagian PAO juga tidak luput dari kerjasama dengan department lain namanya juga organisasi,
44
Hasil wawancara dengan Danni Mamelas pada hari Jumat 18 Juli 2014 pukul 19.30 Di Kediaman Danni Mamelas
45
Hasil wawancara dengan Azhari pada hari Sabtu 19Juli 2014 pukul 09.00 Di Pondok Ranggon Jakarta Timur
tapi yang paling sering ya.. department PAO dan BPH jadi saya sering mengadakan rapat sendiri dengan para anggota dari bidang tersebut.”46
Apa yang dikemukakan di atas sesuai dengan pendapat Soekadi Ds, bahwa komunikasi organisasi dibagi menjadi dua yaitu komunikasi formal dan informal. Sebagaimana yang diungkapkan oleh Mitfah Thoha sebagai berikut ;
“Komunikasi organisasi formal mengikuti jalur hubungan formal yang tergambar dalam susunan atau sruktur organosasi. Adapun komunikasi informal arus informasinya sesuai dengan kepentingan dan kehendak masing- masing pribadi yang ada dalam organisasi tersebut”47
Dan berdasarkan hasil wawancara di atas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa penerapan di Forum Komunikasi Pemuda Indonesia berupa pelaksanaan komunikasi organisasi secara horizontal yang dilakukan para anggota cenderung bersifat informal, tetapi komunikasi organisasi secara horizontal yang dilakukan para ketua lebih bersifat formal.
Berdasarkan jawaban - jawaban tersebut, maka dapat diketahui antara ketua dan anggota memiliki hubungan yang dekat, masing-masing mempunyai rasa saling hormat menghormati dan selalu terbuka dalam menghadapi masalah., serta adanya kesadaran akan arti pentingnya suatu komunikasi organisasi timbal balik. Hal ini sesuai dengan yang diungkapkan oleh Rosady Roslan dalam bukunya yang berjudul Manajemen Hubungan
46
Hasil wawancara dengan Danni Mamelas pada hari Jumat 18 Juli 2014 pukul 19.30 Di Kediaman Danni Mamelas
47
Masyarakat dan Manajemen Komunikasi bahwa komunikasi organisasi dikatakan efektif apabila :
“Adanya keterbukaan komunikasi antar manajemen organisasi dengan pengurus, adanya rasa saling menghormati serta menyadari akan arti pentingnya komunikasi timbal balik, saling menghormati atau saling menghargai satu sama lain yaitu antara ketua dan anggota demi tercapainya tujuan utama organisasi.”48
Dari pernyataan-pernyataan di atas maka dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan komunikasi organisasi di Forum Komunikasi Pemuda Indonesia berjalan dengan baik. Komunikasi organisasi merupakan salah satu faktor yang berperan dalam meningkatkan semangat kerja anggota organisasi. Dalam usaha pencapaian tujuan organisasi, masalah semangat kerja akan berpengaruh pada produktifitasnya. Agar produktifitas pengurus tetap terjaga ataupun meningkat, organisasi harus selalu berusaha menanamkan semangat dan gairah kerja dalam diri pengurus.
Hal ini sesuai yang diungkapkan oleh informan 2 sebagai berikut : “Ibarat kereta maka pengurus adalah rodanya, tanpa adanya mereka maka FKPI tidak akan bisa berjalan. Mereka yang membuat Organisasi ini hidup. Bagaimanapun juga pengurus adalah aset organisasi, tanpa adanya pengurus yang memiliki etos kerja atau semangat kerja yang baik, organisasi ini pasti tidak akan maju, atau tidak akan mencapai tujuan yang ditetapkan oleh organisasi. Sebaliknya tidak ada organisasi yang merugi jika memperlakukan pengurus dengan baik dan menghargai prestasi mereka.”49
Dengan kata lain semangat kerja merupakan faktor penting untuk membuat organisasi menjadi lebih maju dan berkembang. Semangat kerja
48
Drs. Ig Wursanto, op.Cit, hal 85
49
Hasil wawancara dengan Danni Mamelas pada hari Jumat 18 Juli 2014 pukul 19.30 Di Kediaman Danni Mamelas
yang baik sendiri dapat dilihat dari berbagai hal seperti tingkat kedisiplinan pengurus, antusiasme kerja, hubungan yang harmonis dalam organisasi serta loyalitas. Tingkat kedisiplinan sendiri bisa diapresiasikan dengan berbagai cara.
Hal yang serupa juga diungkapkan oleh informan 1 sebagai berikut : “Ya.. kan ada waktu dan klasifikasinya, klo ditanya mana yang lebih sering ya nggak mesti kadang di sekretariat lebih banyak ngomong, kadang seharian di depan komputer, kadang juga keluar untuk menghadiri acara. Yang penting saya tahu ketuanya gak mungkin saya akan bergosip berjam- jam disekretariat, saya hanya akan berbicara mengenai masalah organisasi saja bila disekretariat kadang sesekali bercanda tapi itu hanya selingan untuk menghilangkan mencairkan suasana.”50
Dari hasil wawancara di atas dapat diketahui bahwa pengurus Organisasi FKPI selalu mencoba mematuhi peraturan yang telah ditetapkan oleh organisasi. Selain disiplin anggota, indikator yang lain dari semangat kerja adalah antusiasme kerja atau kegairahan kerja yang tinggi. Kegairahan kerja adalah kesenangan yang mendalam terhadap tugas yang dilakukan dan ketekunan dalam menjalankan tugas-tugasnya serta pantang menyerah dalam menghadapi kesulitan.
Dengan kegairahan kerja maka pengurus tidak merasa terpaksa melakukan pekerjaannya. Seperti yang diugkapkan oleh informan 3 sebagai berikut :
“Tidak banyak sih…, kadang persaingan terlalu ketat sehingga menimbulkan konflik. Atau kurangnya koordinasi dengan bagian lain
50
Hasil wawancara dengan Ahmad Hafiz, MM pada hari Kamis 17 Juli 2014 pukul 14.00 Di Cipayung Jakarta Timur
sehinnga menimbulkan kesalahpahaman. Tapi selama ini semua masih bisa di atasi dengan baik. Tak jarang juga, hambatan ini bisa menimbulkan hal yang positif seperti saat ketatnya persaingan antar anggota itu bisa membuat mereka semakin antusisas dalam berkarya”51
Hal yang serupa juga dikemukakan oleh informan sebagai 4 berikut : “….Saya agak takut sih…, tapi untungnya ketua saya seorang yang sabar. Saya ditanya mengapa bisa begitu kemudian saya menjelaskan duduk persoalanya. Hal itulah yang membuat saya semakin semangat menjalani tugas saya. Saya juga semakin antusias agar saya menjadi lebih baik dan lebih baik lagi dalam menjalani tugas saya.”52
Selain antusiasme kerja, kerjasama antar pengurus juga diperlukan. Kerjasama merupakan tindakan bersama-sama antara seseorang dengan orang lain, dimana setiap orang bekerja dengan menggerakkan tenaganya secara sukarela dan sadar untuk saling membantu guna mencapai tujuan bersama. Usaha kerjasama dari para pengurus di samping dapat dilihat dari kesukarelaan dalam membantu pengurus lain yang memerlukan bantuan, juga dapat dilihat dari kekompakan pengurus dalam menyelesaikan pekerjaan yang memerlukan penanganan beberapa pengurus. Seperti yang dikemukkakan oleh informan 4 sebagai berikut :
“Ya.. itu mas bekerjasama dengan anggota. Kan tugas bidang saya ini membutuhkan ketelitian yang amat sangat jadi saat saya tidak konsen atau banyak masalah sering kali berdampak pada hasil kerja saya.”53
51
Hasil wawancara dengan Ismawati pada hari Kamis 17 Juli 2014 pukul 20.00 Di Pondok Ranggon Jakarta Timur
52
Hasil wawancara dengan Azhari pada hari Sabtu 19Juli 2014 pukul 09.00 Di Pondok Ranggon Jakarta Timur
53
Selain kerjasama semangat kerja yang baik juga dapat ditinjau dari loyalitas. Loyalitas adalah perasaran yang berwujud kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaannya sehingga ia merasa memiliki, menjaga nama baik organisasi dan bilamana perlu membela organisasinya. Hal tersebut dapat dilihat dalam kehidupan sehari-hari organisasi. Seperti yang dikemukakan oleh informan 3 sebagai berikut :
“Saya dah banyak mendapat aktifitas yang menyenangkan. aktifitas yang menyenangkan disini jangan diartikan secara sempit karena yang saya maksud adalah kebersamaan, kegiatan, teman, pengalaman dan masih banyak lagi yang lainya.”54
Hal yang serupa juga diungkapkan oleh informan 2 sebagai berikut : “Saya manfaatkan fasilitas organisasi kayak komputer ya saya pake, relasi, semuanyalah mas. Selain itu saya juga memiliki kewajiban untuk menjaga semua fasilitas tersebut. Lawaong nanti kalo rusak saya sendiri yang repot. Masak kalo computer rusak mo nulis pake tangan kan gak mungkin.”55
Hal ini menunjukanan bahwa loyalitas di Forum Komunikasi Pemuda Indonesia tidak hanya berupa loyalitas antar pengurus, tapi juga loyalitas antara organisasi dengan pengurus dan loyalitas antar pengurus dengan organisasi.
Dari hasil wawancara di atas menunjukan bahwa pengurus Forum Komunikasi Pemuda Indonesia bersikap disiplin terhadap tugas dan kewajibanya, berantusias dalam bekerja, mau bekerjasama dalam organisasi serta mempunyai sikap loyal entah itu loyal terhadap rekan sesama anggota,
54
Hasil wawancara dengan Ismawati pada hari Kamis 17 Juli 2014 pukul 20.00 Di Pondok Ranggon Jakarta Timur
55
Hasil wawancara dengan Danni Mamelas pada hari Jumat 18 Juli 2014 pukul 19.30 Di Kediaman Danni Mamelas
loyal terhadap tugas di bidang masing-masing maupun loyal terhadap organisasi. Hal ini sesuai dengan yang diungkapkan oleh Alex A. Nitisemito dalam bukunya yang diberi judul Manajemen Personalia bahwa semangat kerja yang baik dapat dilihat dari:
1. Disiplin kerja yang tinggi, 2. Antusiasme kerja,
3. Hubungan yang harmonis, 4. Loyalitas.56
Sehingga dari semua hal itu dapat disimpulkan bahwa pengurus Forum
