GAMBARAN UMUM FORUM KOMUNIKASI PEMUDA INDONESIA A Latar belakang dan sejarah singkat berdirinya Forum Komunikas
D. Usaha-Usaha Dalam Mengatasi Hambatan Dalam Berkomunikasi Di Organisasi Forum Komunikasi Pemuda Indonesia
Komunikasi organisasi di organisasi tidak akan selalu berjalan lancar, dalam pelaksanaannya selalu ada masalah-masalah yang ditemui, untuk itu perlu dilakukan suatu cara dan usaha untuk mengatasi agar komunikasi organisasi dapat berjalan dengan baik. Di Forum Komunikasi Pemuda Indonesia usaha yang dilakukan untuk mengatasi hambatan-hambatan tersebut adalah: Dari segi masalah dalam menerima dan menyampaikan pesan, alat komunikasi mengalami gangguan, sehingga proses komunikasi yang seharusnya lancar menjadi terhambat. Usaha yang dilakukan untuk mengatasinya ialah mengganti kabel dan pesawat telepon serta perlengkapan
komputer yang memiliki kualitas lebih bagus dan tahan lama. Karena jaringan komunikasi merupakan alat vital dalam berkomunikasi.
Hal yang serupa juga diungkapkan oleh informan 2 sebagai berikut : “Ya itulah gunanya kerjasama, kami akan melaporkanya pada bidang bersangkutan. Mana yang perlu dibenahi harus segara dibenahi dan mana yang perlu diganti harus segera diganti agar tidak mengangu pelaksanaan tugas kami tersebut.”70
Dari hambatan mengenai keterlambatan dan ketidakjelasan ketua dalam memberikan instruksi dan penjelasan tentang suatu informasi atau tugas usaha yang dilakukan untuk mengatasinya ialah dengan meminta penjelasan yang sejelas-jelasnya kepada ketua mengenai tugas atau pekerjaannya
Seperti yang diungkapkan oleh informan 4 sebagai berikut :
“Ya pasrah saja saya juga yang salah yang pentingkan bagaimana kitanya agar tidak mengulangi kesalahan yang sama. Sekarang saya sudah tau bagaimana harus bersikap saya akan bertanya pada ketua apabila ada kesalahan dalam pekerjaan saya, dan meminta penjelasan pada beliau tentang kesalahan saya tersebut atau langsung meminta penjelasan ketika ketua memberikan pekerjaan tersebut.”71
Dari pihak ketua sendiripun mereka juga berusaha untuk menekan terjadinya kesalahan dan keterlambatan dalam penerimaan pesan kepada anggotanya. Seperti yang diungkapkan oleh informan sebagai 1 berikut :
“Tangapan mereka selama ini baik, jika kurang jelas mereka langsung nanya selain itu saya juga memastikan setiap email atau memo saya dibaca
70
Hasil wawancara dengan Danni Mamelas pada hari Jumat 18 Juli 2014 pukul 19.30 Di Kediaman Danni Mamelas
71
Hasil wawancara dengan Azhari pada hari Sabtu 19Juli 2014 pukul 09.00 Di Pondok Ranggon Jakarta Timur
oleh mereka. Jadi walaupun saya sudah menulis memo saya tetap konfirmasi lagi dengan mereka untuk menayakan apakah mereka sudah mengerti mengenai instruksi saya tersebut.”72
Kondisi tubuh memang tidak selamanya sehat, suatu saat pasti berubah. Usaha dalam mengatasi hambatan pelaksanaan komunikasi yang disebabkan oleh kondisi kesehatan para pengurus yaitu disediakan klinik kesehatan yang bekerja sama dengan Forum Komunikasi Pemuda Indonesia, apabila kondisi kesehatan sudah tidak memungkinkan untuk beraktifitas organisasi, maka pengurus tersebut dianjurkan untuk istirahat.
Berusaha untuk pecaya diri dalam mengemukakan suatu masalah atau pendapat ialah usaha dan cara yang harus dilakukan oleh anggota apabila mengalami krisis kepercayaan diri ketika berhadapan dengan ketua.
Seperti yang diungkapkan oleh informan 3 sebagai berikut :
“Masing-masing pribadi mempunyai cara yang berbeda dalam mengatasi krisis kepercayaan diri, kalau saya dengan mencoba melatih kepercayaan diri saya ketika berhadapan dengan ketua seperti mencoba mengemukakan pendapat dalam rapat, selalu berpikir baik dalam memahami keadaan. Dengan begitu perasaan minder dan sebaiknya dapat berkurang sedikitdemi sedikit.”73
Hal yang sama juga dikemukakan oleh informan 1 sebagai berikut : “Saya selalu mencoba untuk memahami keadaan pengurus saya. Karena karakter masing-masing pengurus disini berbeda, maka kita harus memahaminya satu persatu dengan berkomunikasi dengan mereka tak jarang juga saya mengikut sertakan pengurus saya untuk mengikuti program-progam
72
Hasil wawancara dengan Ahmad Hafiz, MM pada hari Kamis 17 Juli 2014 pukul 14.00 Di Cipayung Jakarta Timur
73
Hasil wawancara dengan Ismawati pada hari Kamis 17 Juli 2014 pukul 20.00 Di Pondok Ranggon Jakarta Timur
pengembangan diri yang diadakan oleh organisasi agar masalah rendah diri, dan pikiran negative itu jadi berkurang.”74
Dari sini dapat diketahui hal-hal yang dilakukan untuk mengatasi hambatan adalah seperti memperbaiki jaringan komunikasi yang sudah rusak dan menganti handphone yang sudah tidak bisa digunakan, berusaha untuk mendapatkan kejelasan perintah dan instruksi yang diberikan ketua pada anggota sehingga hasilnya sesuai dengan apa yang diharapkan ketua, melakukan pengobatan apabila kondisi kesehatan menurun, dan memupuk rasa percaya diri, serta mencoba memahami kondisi lingkungan dengan orang-orang yang terlibat di dalamnya.
Dan dari semua hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa pengurus Forum Komunikasi Pemuda Indonesia bersikap disiplin terhadap tugas dan kewajibannya, berantusias dalam bekerja, mau bekerjasama dalam organisasi serta loyal terhadap organisasi, hal ini merupakan indikator semangat kerja yang baik sesuai yang diungkapkan Alex S. Nitisemito dalam bukunya yang diberi judul Manajemen Personalia.
Sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa pengurus Forum Komunikasi Pemuda Indonesia memiliki samangat kerja yang tinggi. Dan hal ini tak luput karena komunikasi organisasi yang lancar dan efektif terbukti dengan adanya rasa saling menghormati antar pengurus, adanya keterbukaan
74
Hasil wawancara dengan Ahmad Hafiz, MM pada hari Kamis 17 Juli 2014 pukul 14.00 Di Cipayung Jakarta Timur
organisasi dengan pengurusnya, adanya media komunikasi yang baik serta kesadaran yang tinggi akan pentingnya komunikasi organisasi timbal-balik.
Dan hal ini menunjukankan bahwa komunikasi organisasi di Forum Komunikasi Pemuda Indonesia berjalan efektif seperti yang diungkapkap oleh Rosady Roslan dalam bukunya yang berjudul Manajemen Hubungan Masyarakat dan Manajemen Komunikasi. Dan komunikasi organisasi yang baik dan efektif menimbulkan semangat kerja yang tinggi sehingga organisasi akan berjalan dengan lancar yang kemudian akan mengakibatkan keberhasilan dalam mencapai tujuan organisasi. Selain itu, berdasarkan pernyataan- pernyataan di atas maka dapat disimpulkan bahwa terdapat faktor-faktor pendukung terjadinya komunikasi organisasi di Forum Komunikasi Pemuda Indonesia seperti jaringan komunikasi yang menghubungkan bidang satu dengan bidang yang lain, email, memo, madding, kotak saran yang disediakan organisasi untuk menampung keluh-kesah mereka, serta adanya forum – forum khusus seperti rapat dan pertemuan.
Pertemuan adalah media komunikasi secara langsung dan dapat dilakukan secara formal maupun informal. Selain adanya faktor yang mendukung maka terdapat pula faktor-faktor yang menghambat terjadinya komunikasi internal di Forum Komunikasi Pemuda Indonesia yaitu adanya perbedaan dalam memahami suatu informasi atau tugas yang diberikan, adanya masalah pada jaringan telepon atau media komunikasi yang lain, kondisi kesehatan dari si pengirim dan penerima pesan kurang baik dan adanya perasaan sungkan serta kurang percaya diri pada anggota.
Sedangkan usaha-usaha untuk mengatasi masalah tersebut adalah mengganti semua peralatan sekretariat yang rusak, berusaha untuk mendapatkan kejelasan perintah dan instruksi yang diberikan ketua, melakukan pengobatan apabila kondisi kesehatan menurun, dan memupuk rasa percaya diri, serta mencoba memahami kondisi lingkungan dengan orang-orang yang terlibat di dalamnya. Semua uraian di atas sesuai yang diungkapkan oleh Suhardiman Yuwono, bahwa apabila komunikasi yang diperlukan dalam penyelenggaraan komunikasi diatur dengan baik, maka akan terwujud dampak-dampak tersebut dibawah ini :
1. Timbulnya kemahiran dalam pelaksanaan pekerjaan karena keterangan-keterangan yang diperlukan untuk melaksanaan pekerjaan menjadi tersedia dan menjadi jelas pula hal-hal diharapkan dari suatu tanggung jawab. Efek kemahiran kerja itu juga diperoleh karena komunikasi merupakan input yang mendorong cara berfikir yang kreatif
2. timbulnya dorongan semangat kerja (kinerja) melalui komunikasi maka rasa ingin tahu yang kalau tidak tersalukan dapat mengurangi semanggat kerja tidak dapat dipenuhi. Dengan komunikasi dapat dipenuhi kebutuhan-kebutuhan personil dalam melaksanakan tugastugasnya, juga dapat dipahami mengapa mereka bekerja dan selanjutnya dapat didorong antusiasmenya. 3. Komunikasi merupaka alat yang utama bagi para personil untuk
dengan memungkinkan para personil mempengaruhi serta meniru satu dengan yang lainya.75
Sehingga dapat diketahui bahwa komunikasi organisasi yang berjalan baik dan efektif di Forum Komunikasi Pemuda Indonesia mampu menimbulkan dorongan semangat kerja pengurus. Maka dari itu Forum Komunikasi Pemuda Indonesia merasa perlu menjamin dengan baik penyelenggaraan komunikasi, baik di dalam lingkungan organisasi itu sendiri (intern) maupun dengan para pemakai jasanya/publik (ekstern).
75
70
A. Kesimpulan
Pelaksanaan komunikasi organisasi di Forum Komunikasi Pemuda Indonesia sendiri dibagi menjadi dua dimensi yaitu komunikasi vertikal dan horizontal, komunikasi internal vertikal adalah komunikasi dari atas ke bawah dari bawah ke atas atau komunikasi dari ketua umum kepada anggota dan dari anggota kepada ketua umum secara timbal balik (two way traffic communication). Dalam komunikasi vertikal, ketua umum memberikan instruksi, petunjuk, informasi, dan penjelasan kepada anggotanya. Kemudian anggotanya memberikan laporan, saran, pengaduan, dan sebagainya kepada ketua umum.
Komunikasi dua arah secara timbal balik tersebut sangat penting dalam organisasi karena jika satu arah saja, misalnya dari ketua umum kepada anggotaya saja, maka roda organisasi tidak akan berjalan dengan baik. Komunikasi vertikal yang lancar, terbuka dan saling mengisi merupakan sikap ketua umum yang demokratis. Ketua umum perlu mengetahui laporan, tanggapan atau saran para pengurus sehingga satu keputusan atau kebijaksanaan dapat diambil dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Agar komunikasi berjalan baik dan lancar maka diperlukan adanya media atau sarana sedangakan media komunikasi yang terdapat di Forum Komunikasi Pemuda Indonesia adalah jaringan komunikasi yang
menghubungkan antar pengurus seperti email, memo, madding, kotak saran yang disediakan organisasi untuk menampung keluh-kesah mereka, serta adanya forum–forum khusus seperti rapat dan pertemuan. Pertemuan adalah media komunikasi secara langsung dan dapat dilakukan secara formal maupun informal.
Pelaksanaan komunikasi organisasi di Forum Komunikasi Pemuda Indonesia tak luput dari hambatan. Hambatan-hambatan tersebut adalah adanya perbedaan dalam memahami suatu informasi atau tugas yang diberikan, adanya masalah pada jaringan komunikasi atau media komunikasi yang lain, kondisi kesehatan dari si pengirim dan penerima pesan kurang baik dan adanya perasaan sungkan serta kurang percaya diri anggota. Dan usaha- usaha untuk mengatasi masalah tersebut adalah mengganti semua peralatan sekretariat yang rusak, berusaha untuk mendapatkan kejelasan perintah dan instruksi yang diberikan ketua umum, melakukan pengobatan apabila kondisi kesehatan menurun, dan memupuk rasa percaya diri, serta mencoba memahami kondisi lingkungan dengan orang-orang yang terlibat di dalamnya.
Semua usaha tersebut dilakukan guna memperlancar kembali komunikasi organisasi di Forum Komunikasi Pemuda Indonesia guna Mencapai tujuan organisasi. Berdasarkan hasil penelitian menunjukkan bahwa komunikasi organisasi pengurus di Forum Komunikasi Pemuda Indonesia kurang optimal. Hal ini khususnya di sebabkan kurang optimalnya komunikasi ke atas yaitu komunikasi dari anggota ke ketua. Kurang optimalnya komunikasi ke atas ini disebabkan karena anggota merasa segan
untuk memberikan kritik dan pendapatnya kepada ketua dan juga merasa segan untuk bertanya apabila mengalami kesulitan, karena anggota merasa takut berkomunikasi kepada ketua menyebabkan komunikasi ke atas kurang maksimal. Sedangkan komunikasi ke bawah yang dilakukan oleh ketua di Forum Komunikasi Pemuda Indonesia telah baik, hal ini ditunjukkan dengan ketua telah memberikan perintah secara jelas kepada pengurus.
Selain itu komunikasi horizontal juga telah baik, hal ini ditunjukkan dengan adanya komunikasi antar rekan sekerja dalam hal menyelesaikan tugas dan kewajiban. Kinerja merupakan sikap atau kemampuan individu-individu atau sekelompok orang terhadap kesukarelaan dan kesediaannya untuk mencapai tujuan organisasi atau instansi dimana mereka bekerja.
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa komunikasi organisasi di Forum Komunikasi Pemuda Indonesia berperan besar terhadap kinerja pengurus. Hal ini ditunjukkan baiknya informasi yang diberikan oleh ketua kepada anggota, baiknya informasi yang diberikan oleh anggota kepada ketua serta baiknya pertukaran informasi diantara pengurus akan mempengaruhi baiknya kedisiplinan pengurus dalam melakukan pekerjaannya, baiknya tanggung jawab pengurus terhadap pekerjaannya dan baiknya kerjasama diantara pengurus berkaitan dengan penyelesaian pekerjaan maupun kepentingan lain diantara pengurus. Serta baiknya sikap loyalitas anggota terhadap anggota yang lain atau sikap loyalitas pengurus terhadap organisasi berpengaruh terhadap kelangsungan organisasi ini sendiri.
B. Saran
Saran yang dapat disimpulkan berdasarka simpulan diatas adalah :
1. Untuk pihak ketua agar anggota tidak merasa segan dalam memberikan kritik kepada ketua, maka ketua hendaknya selalu menciptakan suasana harmonis dengan anggota dengan cara selalu berkomunikasi dengan anggota mengenai organisasi.
2. Untuk anggota sendiri diharapkan untuk meningkatkan komunikasi dengan ketuanya. Anggota harus berani bertanya bila mengalami kesulitan kepada ketua, sehinnga terjadi komunikasi timbal-balik antara ketua dengan para anggota. Selain itu komunikasi antara pengurus yang sudah baik juga perlu dipertahankan dan ditingkatkan agar terjadi pertukaran informasi yang baik berkaitan dengan pekerjaan diantara anggota, sehingga apabila terjadi kesulitan kerja organisasi diatasi bersama-sama.
74
Djoko Purwanto, 1997, Komunikasi Bisnis, Erlangga, Jakarta.
Drs. Ig Wursanto, 1989, Dasar-Dasar Manajemen Personali, Dian Pustaka, Jakarta. Hamid Patilima, 2005, Metode Penelitian Kualitatif,Alfabeta, Bandung,
Harrison & Doerfel in Islam & Shiangtai (2006) The Antecendent Consequences of Utilization in International Srtategic alliance. Journal of International Business Disciplines, 3 (1), diakses 5 Agustus 2014. www.jibd.org
HB. Sutopo, Metode Penelitian Kualitatif, Sebelas Maret Universiti Prees, Surakarta Ivansenvich Gibon & Donelly, 1993, Organisasi dan Manajemen, Erlangga,Jakarta. Jalaludin Rakmat, 2004, Metode Penelitian Komunikasi, Remaja Rosdakarya, Jakarta Miftah Thoha, 2002, Perilaku Organisasi, Raja Grafindo Persada, Jakarta
Muhhamad Arni, 2001, Komunikasi Organisasi, PT. bumi Aksara, Jakarta.
Onong Uchjana Effendi, 2001, Ilmu Komunikasi, Teori dan Praktek, Remaja Rosdakarya, Bandung.
Pedoman Akademik Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta tahun akademik 2007- 2008
Soekadi Darso Wiyono, Peranan Komunikasi di Dalam Organisasi, Bumi Kentingan,Surakarta. Stewart Silvia Moss, 2001, Human Comminications, Konteks-konteks Komunikasi, PT.Remaja
Rosadakarya, Bandung.
Suhaediman Yuwono, 1985, Ikhtiar komunikasi Administrasi, Liberty, Yogyakarta.
Tubbs, Rosady Roslan, 2001, Manajemen Hubungan Masyarakat dan ManajemenKomunikasi, Raja Grafindo Persada, Jakarta.
Team Depdikbud, 1989, Tata Laksana Sekretariat, Gramedia, Jakarta.
Zohurul (2009). Does Ob Matter On Organizational Change? Evidence From Depz,Bangladesh. Journal of South asian. Diakses 5 Agustus 2014, dari wbiconpro.com/408-pdf
