2. Identifikasi dan Definisi Fungsi Bisnis
4.3.5 Fase Information System Architecture
4.3.5.1 Fase Application Architecture
Fase ini bertujuan untuk memahami kondisi aplikasi yang ada saat ini dan membuat usulan dengan membuat pemodelan arsitektur aplikasi. Tahapan yang dilakukan pada fase ini adalah:
1. Kondisi saat ini
Tahapan ini dilakukan untuk memahami kondisi aplikasi yang ada saat ini. Untuk memahami kondisi aplikasi saat ini, hal yang harus dilakukan mencakup pemahaman terhadap:
a. Sistem Informasi penerapan SNP SMA Plus PGRI Cibinong
Saat ini Sistem informasi yang ada masih bersifat manual dan konvensional. Penyimpanan data masih tersebar di beberapa tempat, sehingga menyulitkan untuk memberikan informasi secara tepat dan akurat. Dari hasil pengamatan secara langsung sebagian besar informasi yang ada diolah secara manual menggunakan aplikasi pengolah data seperti Word, Power point dan Excell yang sangat sederhana dan dibuat sendiri oleh user. Selain itu untuk pelayanan informasi
kepada masyarakat saat ini terdapat website sekolah dengan alamat
www.smapluspgr i.sch.id
Dengan kondisi sistem informasi yang ada saat ini informasi menjadi tumpang tindih dan tidak terintegrasi satu sama lain sehingga untuk pencarian data dan
, namun website ini belum mampu mengelola semua informasi dari fungsi-fungsi bisnis sekolah. Ada dua program aplikasi yang telah dikembangkan saat ini yaitu SMS Gateaway dan e-learning. Aplikasi SMS
Gateaway merupakan kerjasama sekolah dengan indosat cabang Bogor, SMS
Gateaway digunakan untuk penyampaian informasi secara langsung kepada
peserta didik dan orang tua/ wali peserta didik berupa pengumuman sekolah, data kehadiran peserta didik, pooling, ucapan (greeting), quiz, dan opini. Aplikasi ini dalam penggunaannya mengalami beberapa kendala, dari peserta didik yang selalu berganti-ganti nomer handphone dan karena aplikasi ini merupakan kerjasama dengan indosat maka nomor yang digunakan harus nomor indosat dan tidak bisa dari provider lain. Aplikasi lainnya adalah e-learning. Saat ini penggunaannya belum maksimal dikarenakan konten yang tersedia untuk e-learning belum banyak serta peserta didik dan pendidik yang belum siap untuk merubah model pembelajaran konvensional ke model pembelajaran yang menggunakan media elektronik khususnya internet sebagai sistem pembelajarannya. Ketidak siapan ini dikarenakan belum meratanya pengetahuan mengenai penggunaan komputer, aplikasi, dan internet.
informasi dibutuhkan waktu yang cukup lama. Saat ini setiap informasi tidak memiliki standarisasi data dan proses, hal ini akan menyulitkan dalam pengembangan teknologi informasi sebagai alat penunjang bisnis di SMA Plus PGRI Cibinong dalam rangka peningkatan layanan terhadap masyarakat.
b. Penggunaan Aplikasi
Dari hasil observasi, terdapat 2 (dua) aplikasi yang ada dalam sistem informasi sekolah saat ini, yaitu aplikasi e-learning dan aplikasi SMS Gateaway. Kedua aplikasi ini dianggap mampu mendukung suatu fungsi bisnis tertentu tetapi tidak mendukung fungsi bisnis yang lain, karena tidak terintegrasi satu sama lain dan memiliki platform yang berbeda. Dokumentasi keduaaplikasi tersebut didefinisikan secara lengkap dan menjadi katalog yang mendeskripsikan aplikasi, pengelola, dan pengguna aplikasi. Katalog tersebut terlihat pada Tabel 8 dan Tabel 9.
Tabel 8 Katalog Aplikasi SMS Gateaway.
No Nama Aplikasi Website
1 Pengelola Departemen Teknologi Informasi SMA PLUS PGRI Cibinong
2 Unit Pengguna Kurikulum
3 Deskripsi Aplikasi dekstop yang berfungsi untuk mengelola komunikasi dua arah antara sekolah dengan peserta didik, orang tua/wali, maupun pendidik 4 Status
operasional Beroperasi
5 Lokasi PC
6 Waktu
penggunaan Senin - Sabtu 08.00 - 17.00
7 Pengembang ConverGain
8 Perangkat lunak
MICA (Mobile Interactive Application)
Struktur data disajikan pada Lampiran 8 9 Perangkat keras Modem, laptop dan PC
10 Network Indosat 11 Isu jangka
panjang
Perlu adanya integrasi dengan aplikasi website dan aplikasi lain untuk mendapatkan informasi yang cepat, lengkap, dan akurat
Tabel 9 Katalog Aplikasi e-learning.
No Nama Aplikasi e-learning
1 Pengelola Departemen Teknologi Informasi SMA PLUS PGRI Cibinong
2 Unit Pengguna Kurikulum 3 Deskripsi
Sistem pendidikan yang menggunakan aplikasi elektronik untuk mendukung proses belajara mengajar dengan menggunakan media internet, jaringan komputer, maupun komputer standalone.
4 Status
operasional Beroperasi
No Nama Aplikasi e-learning
6 Waktu
penggunaan Setiap hari
7 Pengembang Departemen Teknologi Informasi SMA PLUS PGRI Cibinong 8 Perangkat
lunak
Moodle
Struktur data disajikan pada Lampiran 9 9 Perangkat
keras Modem, laptop dan PC
10 Network LAN, Kabel UTP, Internet 11 Isu jangka
panjang
Perlu adanya integrasi dengan aplikasi website, SMS Gateaway agar informasi dalam proses pembelajaran e-learning menjadi lebih efektif
c. Relasi aplikasi saat ini dengan fungsi bisnis
Pada tahapan ini aplikasi yang telah diketahui direlasikan dengan fungsi bisnis yang didukungnya, dan dibuat dalam bentuk matriks.Tujuan tahapan ini adalah untuk mengetahui fungsi bisnis yang didukung oleh aplikasi. Aplikasi yang telah teridentifikasi dalam Tabel 8 dan 9 direlasikan dengan fungsi bisnis dalam bentuk pemodelan bisnis dan dituangkan dalam bentuk matriks relasi fungsi dengan aplikasi pada Lampiran 10. Dari hasil analisa diperoleh bahwa aplikasi yang ada saat ini hanya mendukung 24% fungsi bisnis atau sebelas fungsi bisnis dari 45 fungsi bisnis secara keseluruhan. Dari Lampiran 10 dapat dilihat bahwa kedua aplikasi yang ada hanya mendukung sebelas fungsi bisnis, yaitu:
1. Aplikasi SMS Gateaway mendukung fungsi bisnis laporan kegiatan, pemantauan, supervisi, dan evaluasi proses pembelajaran, penilaian hasil pembelajaran peserta didik, program penilaian, remedial, dan pengayaan serta pengelolaan angket peserta didik tentang kinerja pendidik.
2. Aplikasi e-learning mendukung fungsi bisnis memiliki dokumen KTSP, dokumen Silabus, penetapan rata-rata KKM peserta didik permata pelajaran, dokumen RPP, bahan ajar, penilaian hasil belajar peserta didik, laporan hasil evaluasi pengelolaan akademik, program remedial, penilaian, dan pengayaan serta pengelolaan ujian tengah semester dan akhir semester.
2. Usulan perbaikan
Tahap ini dilakukan dengan mengidentifikasi aplikasi-aplikasi yang diperlukan untuk mengelola dan mendukung fungsi bisnis. Pada tahapan ini dilakukan pendefinisisan mengenai apa saja yang harus dilakukan aplikasi untuk
mengelola dan menyediakan informasi agar dapat mendukung fungsi bisnis. Tahapan yang dilakukan untuk pemodelan arsitektur aplikasi antara lain:
a. Membuat daftar kandidat modul aplikasi
Tujuan dari tahapan ini adalah mengidentifikasi modul aplikasi yang diperlukan untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis. Dari hasil identifikasi fungsi bisnis penerapan SNP pada Lampiran 5, dapat ditentukan daftar kandidat modul aplikasi yang diperlukan untuk mendukung fungsi utama SMA Plus PGRI Cibinong. Dari 45 fungsi bisnis yang teridentifikasi sebelumnya tidak semua fungsi bisnis dijadikan aplikasi, terdapat aplikasi yang merupakan hasil gabungan dari beberapa fungsi bisnis (Lampiran 11).
Daftar kandidat aplikasi yang terkait dengan penerapan Standar Nasional Pendidikan terlihat pada Tabel 10.
Tabel 10 Daftar kandidat aplikasi
No Kelompok Sub
nomor Kandidat Aplikasi
1 Sistem Informasi
Penerimaan Peserta Didik Baru
1.1 Aplikasi penerimaan peserta didik baru
2 Sistem Informasi
Operasional
2.1 Aplikasi dokumen KTSP
2.2 Aplikasi rata-rata KKM peserta didik 2.3 Aplikasi penetapan rombongan belajar 2.4 Aplikasi beban kerja minimal pendidik 2.5 Aplikasi jadwal laboratorium
2.6 Aplikasi evaluasi KBM
2.7 Aplikasi rencana kerja 2.8 Aplikasi kalender akademik 2.9 Aplikasi jadwal pelajaran 2.10 Aplikasi bimbingan akademik 2.11 Aplikasi penilaian
2.12 Aplikasi pengelolaan student day
2.13 Aplikasi program penilaian, remedial, dan pengayaan 2.14 Aplikasi angket pendidik
2.15 Aplikasi jadwal ujian 2.16 Aplikasi pembuatan raport 2.17 Aplikasi pelaporan akademik
3 Sistem Informasi
Alumni
3.1 Aplikasi pengelolaan lulusan 3.2 Aplikasi pelacakan alumni 4 Sistem Informasi
Keuangan
4.1 Aplikasi pembiayaan
4.2 Aplikasi pendanaan
4.3 Aplikasi pelaporan keuangan
No Kelompok Sub
nomor Kandidat Aplikasi
Kepegawaian 5.2 Aplikasi pembagian tugas pegawai
5.3 Aplikasi sistem penghargaan pegawai
5.4 Aplikasi mutasi pegawai
5.5 Aplikasi sertifikasi profesi
5.6 Aplikasi promosi
6 Sistem Informasi
Teknologi Informasi
6.1 Aplikasi kelengkapan TI
6.2 Aplikasi pengelolaan Kopasus IT
7 Sistem Informasi
Sarana Prasarana
7.1 Aplikasi sarana prasarana b. Mendefinisikan modul aplikasi
Tahapan ini bertujuan untuk membuat definisi standar mengenai masing-masing aplikasi. Deskripsi kelompok aplikasi dapat dilihat pada Tabel 11 sedangkan deskripsi masing-masing aplikasi dapat dilihat pada Lampiran 12.
Tabel 11 Deskripsi Kelompok Aplikasi
No Kelompok Nama Deskripsi
1 Kelompok
Aplikasi 1
Sistem Penerimaan Peserta didik baru
Aplikasi ini nantinya mencakup pengelolaan penerimaan peserta didik baru
2 Kelompok
Aplikasi 2
Sistem Informasi Operasional Akademik
Aplikasi ini mencakup pengelolaan dokumen KTSP silabus, pencapaian rata-rata KKM peserta didik, penetapan rombongan belajar, beban kerja minimal pendidik, jadwal laboratorium,evaluasi KBM, rencana kerja, kalender akademik, penilaian, pengelolaan Student Day, program penilaian, remedial, dan pengayaan, angket untuk pendidik, jadwal ujian, pembuatan KHS, dan pelaporan akademik.
3 Kelompok
Aplikasi 3
Sistem Informasi Alumni
Aplikasi ini mencakup pengelolaan lulusan yang diterima di perguruan tinggidan pelacakan alumni.
4 Kelompok
Aplikasi 4
Sistem Informasi Manajemen Keuangan
Aplikasi ini mencakup pengelolaan pembiayaan, pendanaan, dan laporan keuangan sekolah 5 Kelompok Aplikasi 5 Sistem Informasi Pengelolaan Teknologi Informasi
Aplikasi ini mencakup pengelolaan anggota Kopasus IT dan kelengkapan TI
6 Kelompok
Aplikasi 6
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
Aplikasi ini mencakup kualifikasi pegawai, pembagian tugas pegawai, sistem
penghargaan pegawai, mutasi, sertifikasi profesi, dan promosi pegawai
7 Kelompok
Aplikasi 7
Sistem Informasi Manajemen Sarana Prasarana
Aplikasi ini mencakup pengelolaan sarana prasarana sekolah
c. Membuat relasi fungsi bisnis dengan modul aplikasi
Tahapan ini bertujuan untuk mengidentifikasi fungsi bisnis yang secara langsung didukung aplikasi yang digambarkan dalam bentuk matriks. Matriks relasi fungsi dengan kandidat modul aplikasi dapat dilihat pada Lampiran 13. Dari Lampiran 13 dapat disimpulkan 32 kandidat modul aplikasi mendukung 45 fungsi bisnis.