PRINSIP UMUM MANAJEMEN PROYEK
4.2. FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
Untuk melaksanakan manajemen, setiap orang yang berada pada posisi pimpinan di level manapun, harus melakukan fungsi-fungsi manajemen. Di dalam fungsi-fungsi manajemen ada fungsi organik yang mutlak harus dilaksanakan dan ada fungsi penunjang yang bersifat sebagai pelengkap. Jika fungsi organik tersebut tidak dilakukan dengan baik maka terbuka kemungkinan pencapaian sasaran menjadi
telah merumuskan fungsi-fungsi tersebut sebagai POAC, artinya Planning, Organizing, Actuating dan Controlling. Berikut ini adalah penjelasan lebih lanjut : A. PLANNING
Planning, adalah suatu proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan-kegiatan guna mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Yang dimaksud dengan “kegiatan” di sini adalah kegiatan yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi tanggung jawab pelaksana (Kontraktor) maupun pengawas (Konsultan). Baik Kontraktor maupun Konsultan, harus mempunyai konsep “planning” yang tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing.
Jadi pengertian planning tidaklah terbatas pada kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan saja akan tetapi kegiatan perencanaan yang produknya adalah perencanaan teknis dan dokumen lelang juga dalam persiapannya memerlukan proses planning.
Lebih lanjut perlu diketengahkan bahwa dalam proses planning perlu diketahui hal-hal sebagai berikut :
Permasalahan yang mungkin merupakan keterkaitan antara tujuan dengan sumber daya yang tersedia.
Cara untuk mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya yang tersedia.
Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang kongkrit. Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan dan
sasaran, dimulai dari proses pengadaan, pelaksanaan dan pengawasan konstruksi sampai kepada tahap Final Hand Over.
Dengan mengenali permasalahan-permasalahan di atas, dapat disiapkan konsep planning yang sesuai dengan kebutuhan.
B. ORGANIZING
Organizing atau pengorganisasian kerja, dimaksudkan sebagai pengaturan atas sesuatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang yang dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah yang disebut organisasi. Wadah berupa organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data. Selain itu dalam proses manajemen, organisasi mempunyai arti sebagai berikut :
Sebagai alat untuk membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.
Sebagai alat untuk mempersatukan sumbangan-sumbangan pemikiran dari satuan-satuan orgnisasi yang lebih kecil yang berada di dalam kordinasinya. Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural
maupun fungsional yang secara konsisten harus dijalankan. Ada koordinasi vertikal (yang menggambarkan fungsi komando), ada koordinasi horizontal (yang menggambarkan interaksi satu level) dan ada koordinasi diagonal (yang menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando) yang apabila dapat dapat diintegrasikan dengan baik akan memberikan kontribusi yang signifikan dalam menjalankan fungsi organizing.
Fungsi manajemen berupa organizing dalam aktualisasi atau penerapannya, merupakan wujud dari peran manajer proyek dalam hal:
- Mengorganisasi - Mengkoordinasi
Mengorganisasi (Organizing)
- pahami bahwa tahap pengorganisasian terkait erat dengan tahap perencanaan - Organisasi proyek dibentuk sesuai dengan kebutuhan fugsional dan demi
efektifitasnya
- Tanggungjawab dan tugas personal dari struktur organisasi proyek terkait erat dengan rencana kerja yang harus dilaksanakan
- Tugas harus jelas batasannya :
Uraian tugas harus dimengerti dengan jelas
batas ukuran ataupun syarat-syaratnya harus jelas dan ukurannya tertentu (terukur)
Bisa diserahkan
Merupakan tanggung jawab langsung dari satu orang - Organisasi struktur rincian kerja atau work breakdown
Struktur bisa menjadi alternatif pilihan apabila tugas dan tanggung jawab personal dalam struktur organisasi yang bersangkutan mengalami rangkap tugas dan atau terjadi overlaping atas beberapa tugas yang menjadi tanggungjawab seksi/bagian lain dalam struktur organisasi tersebut.
Dengan adanya rincian kerja atau tugas maka pelaksanaan pekerjaan dan tanggung jawab menjadi jelas, struktur organisasi yang lengkap dengan rincian
Mengkoordinasi (Coordinating)
Dengan pihak eksternal (Pemilik Proyek, Konsultan, dan lain sebagainya) Pahami kepentingan perusahaan dan strategi yang harus dilaksanakan Koordinasikan dan hubungi bagian/ pihak yang terkait untuk
mendapatkan masukan dan dukungan yang menguatkan misi perusahaan maupun proyek
Bina dengan baik ‚contact person’ dan informan yang mampu memberikan dukungan dalam mencapai sasaran
Tindakan koordinasi dimaksudkan untuk mendapatkan nilai tambah dalam mencapai sasaran, memberi kemudahan dan nilai positif lain bagi hubungan bisnis, terutama dalam rangka penyelesaian pekerjaan/ proyek.
Dengan pihak internal
koordinasi adalah wujud nyata dai komunikasi dengan sarana pembicaraan langsung, telepon, faks, surat dan media lainnya
Untuk memastikan bahwa kepentingan proyek bisa dimengerti dan mendapat dukungan perusahaan maka data komunikasi harus lengkap, jelas dan informatif serta menyakinkan. Dalam hal tertentu data bisa membantu perusahaan untuk kepentingan’kolega’ sehingga peran positif terhadap misi (tugas) yang diberikan
Koordinasi harus meningkatkan usaha kerja keras, memperlancar atau menghilangkan hambatan maupun ketergantungan pekerjaan.
Fungsi koordinasi proyek
Memberi manfaat maksimal dalam hal:
Membuat rencana kerja yang lebih mendekati kenyataan dari pelaksanaannya (data mengenai kondisi medan kerja, situasi dan lingkungan kerja bisa langsung diobservasi)
Membuat laporan tentang realisasi aktivitas dengan membandingkan dengan rencana awalnya
Menanggulangi setiap ketergantungan pekerjaan dan kesulitan proyek Menindaklanjuti setiap perubahan dengan melakukan perbaikan dan
pencegahan yang diperlukan
Menyiapkan dan merevisi rencana mutu dan kendali mutu sesuai dengan dengan prosedur kerja (perusahaan)
Melakukan tindakan antisipasif dengan melakukan pencegahan (preventive action) terhadap masalah atau hambatan yang diperkirakan timbul dan menggangu upaya untuk mencapai sasaran kerja
Sarana pertemuan dan kordinasi langsung bagi setiap petugas proyek Sasaran dan ’’keydate’’ pekerjaan harus dikoordinasikan
Memberi manfaat untuk :
Menggugah semangat kerja dan motivasi
Memberikan data tentang kemajuan pekerjaan secara lebih jelas kepada manajer senior yang memeriksa
Merupakan sarana/ data komunikasi dengan pihak luar yang terkait dengan tim proyek
Merupakan sasaran (pusat perhatian) pada hasil kerja proyek Merupakan tahapan kerja yang jelas, tegas dan bisa dilaksanakan
Menjadikan tonggak tantangan dan tanggung jawab tersebut lebih jelas untuk dibagikan/ di berikan kepada level tertentu dalam jajaran Manajemen Proyek
C. ACTUATING
Actuating, diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan orang-orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan-kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning. Jadi di dalam “actuating” diperlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan anggota-anggota kelompoknya, mengarahkan anggota-anggota kelompoknya serta memberikan motivasi kepada anggota-anggota kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
Ada berbagai macam metoda agar seorang pimpinan mampu menggerakkan orang-orang dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran proyek. Berikut ini adalah teori mensukseskan “actuating” yang dikemukakan oleh George R. Terry :
Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa keberadaannya di dalam kelompok atau organisasi menjadi penting.
Instruksi-instruksi yang dikeluarkan oleh seorang pimpinan haruslah dibuat dengan mempertimbangkan adanya perbedaan-perbedaan individual yang ada pada pegawai-pegawainya, sehingga dapat dilaksanakan dengan tepat oleh para pegawainya.
Perlu menerbitkan pedoman kerja yang jelas tapi singkat, agar mudah difahami dan dilaksanakan oleh pegawainya.
Agar dilakukan praktek partisipasi dalam manajemen untuk menjalin kebersamaan di dalam penyelenggaraan manajemen, sehingga masing-masing pegawai dapat difungsikan sepenuhnya sebagai bagian dari organisasi.
Agar diupayakan untuk memahami hak-hak pegawai termasuk hak di urusan kesejahteraan, sehingga dengan demikian ada sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat bekerja yang diikutinya.
Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik, agar dapat memahami dengan benar apa yang melatarbelakangi keluhan pegawai, sehingga dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan sesuatu keputusan.
Seorang pimpinan perlu mencegah untuk memberikan argumentasi sebagai pembenaran atas keputusan yang diambilnya, oleh karena pada umumnya semua orang tidak suka pada alasan apalagi kalau dicari-cari agar bisa memberikan dalih pembenaran atas keputusannya.
Janganlah berbuat sesuatu yang menimbulkan sentimen dari orang lain atau orang lain menjadi naik emosinya.
Pimpinan dapat melakukan teknik persuasi dengan cara bertanya sehingga tidak dirasakan sebagai tekanan oleh pegawainya.
Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatkan kinerja pegawai, namun haruslah dengan cara-cara yang tidak boleh mematikan kreativitas pegawai.
D. CONTROLLING
Controlling,diartikan sebagai setiap kegiatan yang dipersiapkan untuk dapat menjamin bahwa pekerjaan-pekerjaan telah dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Di dalam manajemen proyek Sumber Daya Air, maka controlling terhadap pekerjaan Kontraktor dilakukan oleh Konsultan melalui kontrak supervisi. Akan tetapi di dalam pekerjaan pelaksanaan konstruksi yang dilakukan oleh Kontraktor, Kepala lapangan juga berkewajiban melakukan controlling (secara berjenjang) terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawahnya yaitu Pelaksana Lapangan untuk memastikan bahwa masing-masing staf sudah melakukan tugasnya dalam koridor “Quality Assurance” sehingga tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimana direncanakan dapat dipenuhi.
Hal yang semacam juga akan berlaku di dalam kegiatan internal Konsultan Supervisi; jadi jika keluar Konsultan supervisi itu bertugas mengawasi Kontraktor, maka ke dalam Site Engineer juga harus melakukan controlling terhadap Quantity Engineer dan Quality Engineer agar secara keseluruhan internal controlling ini dapat mendorong kinerja Konsultan supervisi lebih baik di dalam mengawasi pekerjaan Kontraktor.
Kemudian apa yang menjadi ruang lingkup kegiatan controlling itu? Dapat diketengahkan disini bahwa ruang lingkup kegiatan controlling mencakup seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain adalah :
Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif
Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang , peralatan, bahan) Prosedur dan cara kerjanya
Kebijaksanaan-kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran.
Hal lain yang sangat penting untuk diketahui adalah bahwa controlling harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta-fakta tentang pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagai faktor yang mempengaruhinya. Rujukan untuk menilainya adalah memperbandingkan apa yang terjadi di lapangan dengan rencana yang telah ditentukan, apakah terjadi penyimpangan atau tidak.
Tindakan Kontrol
- Pahami bahwa tindakan tersebut tidak hanya bersifat check dan monitoring, tetapi juga merupakan tindakan manjerial dengan jangkauan yang lebih dalam pengendalian.
- Tugas dan tindakan mengontrol bukan berarti hanya menyalahkan orang lain, tetapi juga mencarikan dan menentukan alternative terbaik dalam tindakan pencegahan (preventive action) dan perbaikan atas ketidaksesuaian yang terjadi
- Batasan tentang sukses pekerjaan harus sangat jelas dari sudut biaya, mutu dan waktu, buat prosedur control resmi
- Tolok ukur penyimpangan dariapa yang terjadi harus segera ditindak lanjuti dan diatasi hambatannya agar yang bersangkutan dapat diselesaikan
- Indikasi penyimpangan yang mudah dijumpai pada saat pengontrolan adalah adanya ketidaksesuaian antara waktu dan mutu
Mengontrol sebagai upaya memonitor
- Untuk memastikan apakah tujuan proyek atas biaya, mutu dan waktu tercapai - Melalui media laporan proyek maupun dengan meninjau langsung
- Melakukan secara periodik atau sesering mungkin
- Memonitor berati siaga setiap waktu untuk mengetahui dan segera mempersiapkan serta melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan atas perubahan dan penyimpangan yang terjadi maupun yang akan terjadi agar tujuan tercapai sesuai rencana
Mengontrol dalam rangka mengambil keputusan
Pastikan bahwa memonitor sungguh memberikan informasi dan indikasi yang tepat waktu mengenai operasional proyek
Data evaluasi dan intuisi manajer proyek merupakan sarana dan masukan terbaik dalam mengambil keputusan sehuungan dengan tindakan pencegahan dan perbaikan
Mengontrol proyek dalam rangka mengambil keputusan berarti Melakukan peninjauan atas situasi operasional proyek Menganalisis akibat negative yang sedang atau akan terjadi
Menemukan tindakan penyelesaian atas kesulitan dan masalah proyek Mengendalikan dengan langkah antisipasi untuk menghindari perubahan
yang berdampak negatif
Menyelesaikan proyek sesuai rencana
Memastikan dan menyakinkan bahwa manajer proyek mampu menangani dan menyelesaika sendiri bersama tim sukses pengelolaan proyek
Dalam pengambilan keputusan yang berat dan riskan karena menyangkut policy dan atau uang yang cukup besar dan untuk memperkecil dan menghindari resiko, perlu diambil langkah-langkah sebagai berikut, yaitu
- Pastikan bahwa keenam tindakan dalam pengambilan keputusan seperti tersebut diatas telah dilakukan secara maksimal
- Buat laporan tentang kemajuan , data, dan fakta yang akurat serta berikan alternatif pemecahan terbaik menurut tim proyek. Sampaikan kepada atasan agar memperoleh dukungan dan pertimbangan keputusan yang berbobot, mantap dan benar (ini bukan berarti mendelegasikan tugas kepada atasan)
- Perlu dimengerti bahwa tim proyek sangat memahami perihal detail dan masalah opersional sehari-hari yang lebih mutakhir. Namun demikian umumnya para atasan (meskipun tidak selalu benar) mempunyai:
Pengalaman (dan wawasan)yang lebih banyak
Kekuasaan yang lebih besar dan menentukan atas sumber daya yang diperlukan
Pengaruh atau akses pada kekuasaan
Status yang lebih menyakinkan atau lebih tinggi
Visi ke depan yang lebih luas, termasuk dalam hal policy perusahaan yang mungkin belum diketahui oleh tim proyek.
Pastikan bahwa tindakan diatas dilakukan karena benar dan perlu bukan sekedar menjilat dengan keputusan yang demikian maka upaya mengontrol proyek pasti akan mencapai sasarannya.