KEMAMPUAN TAMBAHAN PENGELOLAAN PROYEK

8.1 Komunikasi

Keterampilan komunikasi yang dibutuhkan manajer

Proyek yang berjalan lancar dan berhasil bisa dipastikan memenuhi 4 (empat) factor, yaitu :

 Perencanaan (program) kerja yang baik.  Persiapan kerja. yang baik.

 Pengendalian operasional pelaksanaan yang efektif

 KOMUNlKASI yang efektif (tepat sasaran dan dilakukan dengan baik dan benar).

Keterampilan (kemampuan) berkomunikasi dalam pengelolaan proyek dibutuhkan karena ada kepentingan dari pihak yang terlibat dalam pelaksanaan proyek yang bersangkutan. Dalam hal ini, Manajer Proyek selaku penanggung jawab atas keberhasilan pelaksanaan proyek sangat berkepentingan pada terlaksananya pro-gram kerja, misi proyek, dan misi perusahaannya. Untuk itu, semua akan terlaksana dan memberikan hasil positif, HANYA KALAU ada hubungan dan pilihan bentuk komunikasi yang tepat dan dilakukan dengan baik.

Itu adalah karena keterampilan (kemampuan) berkomunikasi, hakikatnya merupakan keterampilan (kemampuan) untuk memilih bentuk komunikasi yang tepat dan melakukannya dengan baik, yang ditandai dengan hasil positif sebagai berikut:

 Menimbulkan respek, simpati, dan rasa antusias bagi yang diajak berkomunikasi tersebut.

 Mudah dimengerti dan 'diterima' dengan baik.  Kepentingan yang diharapkan terlaksana.

 Hubungan kerja dan hubungan bisnis menjadi lebih baik.

Sebelum Berkomunikasi Beberapa Pertanyaan Patut Anda Pikirkan

Mengerti dan menindaklanjuti pemikiran tersebut dengan akan sangat membantu suksesnya komunikasi Anda.

Pertanyaan (pemikiran) tersebut, antara lain:  Apa sasaran / tujuan utamanya?

 Siapa yang akan menerimanya?

disampaikan tersebut?

 Tindakan apa yang saya inginkan?  Apa yang menjadi pokok persoalannya?

 Apakah hal-hal yang penting sudah cukup jelas?

 Seberapa banyak yang ingin dan perlu mereka ketahui?

 Apakah bahasa dan susunan kalimatnya sudah sesuai dengan lingkungan penerima? Dan, sudah sesuaikah dengan materi yang disampaikan?

 Apakah penerima mengetahui apa yang seharusnya diharapkan?  Apakah tidak ada pesan (kalimat) yang bisa ditafsirkan salah/lain?

 Apa bentuk (alat) yang terbaik untuk mengkomunikasikan pesan yang disampaikan tersebut? Memo, telepon, surat, faksimile, atau pertemuan langsung?

Pesan-pesan yang tidak relevan, tidak sesuai, atau tidak mengarah pada kemajuan dan tindakan yang diharapkan, menjadi tidak produktif

Bentuk (macam) komunikasi yang umum dipergunakan di proyek Komunikasi langsung

 Tatap muka

 Dengan perseorangan  Dengan orang banyak

 Presentasi dan forum rapat  Pidato

Komunikasi tak langsung

Telepon (sarana elektronik, audio-visual lainnya)  Tertulis

 Surat dan memo  Laporan-Iaporan

 Audio-visual (sarana elektronik lainnya). Komunikasi Langsung - Tatap muka

 Manajer yang efektif dari institusi atau perusahaan manapun, mengerti dan tahu benar bagaimana memanfaatkan semaksimal mungkin komunikasi tatap muka dengan staf, mitra kerja, atasan, kolega, ataupun mitra bisnisnya.

 Komunikasi tatap muka adalah bentuk komunikasi yang paling efektif Karena, kita bisa mendapatkan umpan balik secara langsung mengenai rencana dan gagasan kita. Juga, kita bisa membangkitkan rasa antusias atau komitmen

langsung dengan lebih baik, jika kita berurusan dengan seseorang secara tatap muka. Jadi, sangat keliru bila seorang Manajer menghindari/ mengelakkan tanggung jawabnya dalam komunikasi langsung-tatap muka dan menggantikannya dengan komunikasi tertulis.

 Komunikasi tatap muka, meliputi tatap muka langsung dengan perseorangan, beberapa orang, forum rapat, presentasi, dan pidato.

 Komunikasi tatap muka menurut kira untuk menghargai orang lain dengan memperhatikan apa yang mereka katakan. Itu berarti kita harus bisa mendengarkan, mengerti, dan mengingat apa yang disampaikan 'lawan' bicara.  Apabila masalah yang dipercakapkan sedemikian banyak, maka perlu diminta

(dibuat) ringkasan pembicaraan, agar diperoleh hasil pembicaraan yang efektif dan jelas maksudnya. bagi kedua belah pihak. Dengan demikian, arti/maksud setiap, pengertian yang tidak jelas (tidak tegas) pun bisa dijernihkan. Untuk rapat-rapat, biasanya segera dibuat berita acara rapat (notulen).

 Komunikasi tatap muka bisa berupa percemuan perundingan (negosiasi) atau rapat lainnya unruk memutuskan sesuatu hal yang menyangkut kepentingan peserta pertemuan atau kepentingan pihak yang diwakilinya dengan kuasa tertentu. Untuk kepentingan demikian hal yang perlu diperhatikan adalah:

 Kita (Anda) harus memastikan unruk memberikan tanggapan dengan benar.  Siap dengan beberapa alternatif posisi tawar-menawar, sehingga mampu

memberikan/ mengubah perundingan dan keputusan apabila situasi dan kondisi mengharuskan unruk memberikan sikap dan keputusan yang cepat.  Dalam rangka pembicaraan seperti iru, kira (Anda) dimungkinkan untuk

membawa rekan sejawat (mitra kerja), guna memberikan dukungan atas kepastian dan wewenang yang sesuai dengan kesepakatan dan kepentingan kita (Anda).

 Misalnya, untuk membujuk, memohon bantuan, memuji, ataupun menegur mereka, dan lain-lain.

 Gunakanlah 'bagian pertama' dari pertemuan/pembicaraan tersebut untuk 'membaca' dan memeriksa pemikiran.dan arah pembicaraan lawan bicara kira (Anda), sehubungan dengan kepentingan yang dibicarakan. Kecermatan Anda dalam 'menangkap arah' pembicaraan lawan bicara tersebut, akan mendukung posisi kemenangan dalam pembicaraan (perundingan) yang bersangkutan.

maka keputusan terbaik adalah meminta agar acara atau pembicaraan tersebut ditunda sampai pada waktu yang disepakati serta pihak yang terkait. Terutama harus menguntungkan posisi kita (Anda).

Dalam komunikasi langsung tatap muka, umpan balik bisa seketika didapatkan

Agar pengertian, persetujuan, atau kesepakatan yang Anda inginkan itu benar dan jelas, maka bisa diajukan beberapa pertanyaan kepada yang bersangkutan.

Misalnya:

 Apakah usulan saya bisa Anda setujui untuk dilaksanakan ?  Bisakah batas waktu pelaksanaan tersebut Anda penuhi?  Apakah masih memerlukan informasi dan / atau pelengkap lagi?

 Apakah sumber daya yang tersedia sudah memenuhi syarat jumlah dan kriterianya?

 Bisakah kita bicarakan alternatif lainnya?

 Bagaimana kalau kita adakan pembicaraan lebih lanjut mengenai persoalan tersebut?

 Apakah Anda bisa menyiapkan proposalnya secara lengkap untuk didiskusikan?  Dan lain-lain

Dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan seperti tersebut atau menurut kebutuhan Anda, maka persoalan akan bisa dibereskan dengan lebih efektif

Dalam berkomunikasi langsung (tatap muka), kita (Anda) perlu Mengenali sikap badan, gerakan tubuh atau 'bahasa tubuh' lawan bicara kita

Manajer yang 'cerdik' biasanya sengaja rnempelajarinya sampai mempunyai kernampuan untuk memperoleh 'petunjuk' dari 'bahasa tubuh' orang-orang yang berurusan dengannya. Bahasa tubuh belum tentu akan mernberikan pengetahuan atau inforrnasi yang tepat mengenai pikiran dan emosi seseorang. Namun,hal itu sering memberikan petunjuk penting.

Komunikator-tatap muka-yang baik banyak menggunakan waktunya uncuk melakukan lobi-lobi dengan pihak lain untuk mencapai keberhasilan kepentingan / misinya. Kenyataan menunjukkan bahwa sekelompok orang yang terlibat dalam pembicaraan, masing-masing memiliki tipe psikologis yang berbeda. Di sisi lain, kita (Anda) dalam waktu yang singkat dituntut untuk bisa mengenali dan mernahami tipe pribadi orang yang bersangkutan uncuk menghasilkan komitrnen kelompok yang efektif sehingga misi yang direncanakan tercapai.

Ada 4 (empat) tipe orang menurut Carl Jung, ahli psikologi tingkah laku manusia, yaitu:

 Tipe' ahli pikir' yang bergumul dengan fakta dan angka.

Dengan orang yang bertipe ini, gagasan verbal akan lebih dimengerti dan lebih ditanggapi positif bila disajikan dalam bentuk proposal (memo) yang tersusun rapi. Dengan memberi 'kesan' status fakta pada gagasan tersebut, proposal lebih mudah untuk disetujui .

Tipe 'ahli pikir' umumnya mempunyai karakter (sifat) teliti, logis dan rasional, serta lebih tertarik pada argumen yang ditunjang oleh data dan nilai-nilai yang terukur. Dalam kelompok (organisasinya) mereka sering dianggap sebagai 'penjaga' atau 'pengatur'. Maka, konsep yang mendapat dukungan dari mereka akan menjamin keberhasilan dan kehormatan

Para 'ahli pikir' tersebut biasanya mempunyai 'kernampuan lebih' dalam hal berpikir analitis, ketertiban, dan kurang respek terhadap cara berpikir atau inforrnasi yang tidak beraturan

 Tipe 'ahli firasat'.

 Kreatif dan penuh gagasan.

 Nalurinya kuat dan tidak toleran terhadap data yang banyak sekali.

 Lebih senang diberitahukan atas suatu persoalan dan dibiarkan mencari penyelesaian dengan caranya sendiri.

 lnovasi merupakan keahliannya, tetapi umumnya tidak mampu mengenali detail dan rinciannya. Mereka jarang bisa menerima usulan dari luar tahapan konsep, dan umumnya memerlukan bantuan dari para ahli tindakan (ahli melaksanakan dan/atau ahli indra).

 Kesepakatan waktu dianggap penting oleh para 'ahli firasat'. Maka, untuk berkomunikasi dengannya perlu memastikan bahwa yang bersangkutan dalam kondisi siap atau 'nyala' ('in}

 Tipe' ahli indria'.

 Merupakan orang-orang yang cenderung/suka pada tindakan (melakukan pekerjaan).

 Banyak akal dan lebih condong ke pekerjaan/pelaksanaan.

 Merupakan tipe pribadi' orang yang sangat berguna bagi tim, meskipun kadang suka melaksanakan lebih dahulu rencana kerja sebelum waktunya.

motivasi yang baik / tinggi.

 Kepada mereka bisa langsung disampaikan pokok persoalannya dan mereka akan selalu bersedia untuk melakukan sesuatu.

 Tipe 'ahli rasa'.

 Umumnya sangat dikuasai oleh perasaan dan emosi.

 Mereka biasanya cenderung memperhatikan 'kesepakatan' organisasi, urusan personalia, dan hubungan rnasyarakat. Masalah, citra, reputasi, lingkungan, dan etika lebih rnenarik baginya daripada ornset dan keuntungan.

 Mereka (sering kali) rnernpunyai kernarnpuan dalarn mengajukan pertirnbangan, serta memilih nilai alternatif yang rnenarik unruk rnengimbangi usulan yang semata-rnata kornersial.

 Berbicara dengan ahli rasa dari segi 'nilai' dan 'kepentingan' rnasalah akan lebih rnudah sampai pada kesepakatan / persetujuan .

Dengan rnengenali tipe pribadi orang seperti rersebur di atas, secara tidak langsung akan rnernpengaruhi cara Anda dalam berkornunikasi dengan lawan bicara Anda (yang terkait dalam kornunikasi langsung Anda).

Untuk itu, kita (Anda) harus belajar dan rnencoba rnenaksir kepribadian lawan bicara kita (Anda). Lalu, kira (Anda) rnenyiapkan pesan / pernbicaraan yang sesuai dengan selera 'tipe pribadi orang' yang bersangkutan. Dan, bagairnana 'tipe' Anda sendiri? Apabila Anda rnerupakan tipe 'ahli pikir' yang cenderung pada fakta dan angka, maka bila Anda rnenginginkan perundingan dengan seseorang yang bertipe ahli rasa itu berhasil, rnungkin Anda perlu bantuan untuk rnenggoalkannya. Dan, dengan rnengetahui (rnenaksir) tipe pribadi orang/lawan bicara kita dengan 'tepat', kira akan sangat terbanru dalarn rnencapai kepentingan kita atau keberhasilan komunikasi kita.

Dari uraian di atas, rnaka yang disebut sebagai kornunikator verbal yang baik jelas bukanlah seseorang yang 'pintar' (banyak) bicara. Komunikator verbal (tatap muka) yang baik dan efektif; adalah seseorang yang mampu menyampaikan maksud dan pemikirannya. Maka dengan sikap, ucapan, dan pembicaraannya, serta penampilannya, baik secara langsung ataupun tidak langsung, mampu membuat yang diajak berkomunikasi itu merasa dihargai, dan dihormati. Dengan demikian, ia pnn menjadi bersimpati, respek, antusias, dan mengerti maksud pembicaraan, tanpa merasa telah mengorbankan harga diri dan kehormatannya.

Komunikasi langsung – presentasi pidato

Manajer proyek yang baik harus selalu rneningkarkan kernarnpuannya dalarn presentasi (pidato). Salah satu alasan dari keharusan tersebut ialah kewajibannya untuk memberikan penjelasan pada kepentingan tertentu, rnisalnya :

 Presentasi konsep, gagasan, ataupun proposal di depan umurn (pemilik proyek, konsultan, direksi perusahaan, dan lain-lain).

 Presentasi laporan rnanajerial proyek di depan sidang dewan direksi perusahaan.

 Pidato untuk kepentingan tertentu sehubungan dengan pelaksanaan proyek (pidato sambutan, dan lain-lain).

 Presentasi / pidato untuk kepentingan lain, baik karena jabatannya sebagai manajer proyek ataupun pribadi.

Presentasi di depan orang banyak memerIukan beberapa ketrampilan komunikasi seperti:

Kemarnpuan menulis naskah presentasi, Kemarnpuan berbicara depan umum. Kemarnpuan rnengolah dan mernberikan ilustrasi imajinasi (spontan dan terencana) ketika rnenyampaikan presentasi (pidato).

Kemarnpuan untuk bereaksi dan rnemanfaatkan 'gerak rubuh', sehingga komunikasi lebih hidup atau lebih dimengerti oleh rnereka yang terlibat dalarn komunikasi (presentasi, pidato) tersebut.

Hal-hal di atas jelas bukan sesuatu yang mudah. Namun, semua orang bisa melaksanakannya bila mau belajar dan rnelatih diri. Bakat bukan segala-galanya. Namun, bakat akan sangat menunjang penampilan presentasi atau pidato tersebut.

 Penulisan naskah

Hal-hal yang perlu diiperhatikan adalah:

 Isi dan gaya penulisan naskah harus diperhitungkan dan disesuaikan dengan tipe pendengar (penerima) presentasi yang akan kita (Anda) yakinkan.

 Fakta harus disusun secara logis sehingga membantu dan memberi kejelasan presentasi.

 Pilih bahasa dan kalimat yang jelas agar mudah dimengerti.  Kalimat harus disesuaikan dan sependek mungkin.

 Siapkan dan pikirkan untuk memberikan penegasan / penekanan tertentu, dengan memberi ilustrasi atau keterangan lain yang Anda siapkan.

penjelasan rincinya, agar mudah disampaikan.

 Menggunakan 'catatan kecil' akan jauh lebih baik karena dapat menghindari 'terlewatnya' penjelasan rinci dan keperluan lainnya.

 Pembawa presentasi (pidato) yang baik, selalu menyiapkan diri dengan penulisan naskah (bisa lengkap atau garis besarnya saja bila sudah sangat menguasai materi dan sudah terbiasa bicara di depan umum).

 Pastikan bahwa naskah tersebut sesuai (tepat) dengan kesempatan presentasi tersebut, termasuk tepat bagi yang mengikuti presentasi (pidato) yang bersangkutan.

 Pastikan, bahwa naskah Anda ditulis dengan menggunakan bahasa yang akan dimengerti oleh 'pembaca' Anda yang paling tidak ahli sekalipun.

 Melakukan Presentasi (Pidato)

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyampaikan presentasi (pidato):

 Para ahli komunikasi massa, khususnya para orator, berpendapat bahwa menyampaikan presentasi atau Pidato bukan berbicara kepada para hadirin, tetapi berbicara bersama (dengan) orang-orang yang hadir mengikuti acara tersebut. Karena itu, kita akan mendapatkan respons bahkan sanggahan, dan pertanyaan-pertanyaan dari mereka. Untuk itu, bagi yang menyampaikan presentasi (pidato) harus bersikap menghargai dan 'menyatu' dengan hadirin. Artinya, pandangan mata harus terarah kepada hadirin dalam acara tersebut.Bukan memandang atap (langit-langit) atau lantai.

Bagi yang belum terbiasa menghadapi massa (tatapan mata peserta presentasi / pidato) disarankan untuk tetap menghadap kepada hadirin dengan melayangkan pandangan mata pada ubun-ubun orang yang hadir.

 Kepribadian, vitalitas, dan antusiasme dari pelaku presentasi (pidato) sangat menentukan dan merupakan kunci keberhasilan presentasi atau pidato tersebut. Gaya bicara yang baik, jelas, dan mudah dimengerti sangat membantu kcberhasilan presentasi (pidato). Presentasikan gagasan Anda dalam alur yang teratur, Jika gagasan tersebut kompleks, bisa diperjelas dengan contoh atau analogi, atau peraga bantu lainnya. Hadapi hadirin dan berbicaralah dengan mereka. Bukan kepada mereka.

 Bersuaralah yang wajar dan spontan.

Sesuaikan tempo suara Anda, sehingga orang yang paling belakang pun bisa mendengar setiap patah kata Anda dengan jelas. Kalau perlu berikan penegasan atau pengulangan atau berhenti sebentar, sehingga penyampaian Anda mencapai sasaran.

Dalam penyampaian pidato ada beberapa petunjuk yang dapat diikuti, yakni sebagai berikut:

Tulis pidato Anda dalam bahasa sehari-hari.

Jangan menyimpang dari catatan atau judul yang tertulis pada 'catatan kecil' atau kartu Anda.

Beri kelonggaran untuk memastikan kesiapan dan perhatian hadirin. . Tekankan dan ulangi hal-hal penting / pokok. Jelaskan dengan contoh-contoh (yang telah Anda siarkan).

Bersikaplah tegas, jelas dan singkat.

Hindari cara-cara yang jusrru akan menjengkeJkan hadirin.

. Ikurserrakan yang kecil jurnlahnya.

Jawablah perranyaan dengan relaks, regas, jeJas, dan ridak menyirnpang dari ururan naskah yang relah Anda siapkan.

. Pikar hadirin yang besar jurnlahnya dengan alar-alar pe raga dan presentasi yang cerdik/menarik rninar mereka.

Perunjuk sebanyak apa pun ridak akan ada hasilnya ranpa mencoba dan rnelakukan larihan yang memadai. Semakin sering melakukan pidaro akan sernakin mudah bagi kira (Anda) untuk menyarnpaikan pemikiran dan ilustrasi imajinatif Anda. Ini berarti sernakin rnenarnbah kemantapan kepribadian kita (Anda) yang merupakan kunci keberhasilan dalam melakukan presentasi (pidato).

Adapun mengenai komunikasi melalui telepon, akan menjadi efektif apabila dilakukan atas atas kepentingan yang harus segera di.sampaikan inforrnasinya, atau harus segera diketahui jawaban dan umpan balik / reaksinya.

Bila umpan balik / reaksi ataupun jawaban yang diharapkan tidak mendesak (masih cukup waktu), hal ini bisa dilakukan dengan komunikasi tertulis, melalui surat (memo) yang dikirim via pos (atau kurir), bisa via faksimile, atau media lainnya.

Penulisan surat / memo tidak diperlukan lagi jika pembicaraan melalui telepon sudah cukup. Dan, kesepakatan dalam rapat merupakan keputusan forum tertinggi. Jadi, tidak perlu dibuat surat mengenai hal yang sama. Kecuali ada keperluan atau kesepakatan khusus, misalnya:

 Sudah merupakan kesepakatan, bahwa akan ditulis surat untuk kepentingan yang telah dibicarakan tersebut.

 Komunikasi tak langsung-tertulis

Sarana yang dipergunakan pada bentuk komunikasi tertulis adalah surat, memo, dan laporan-laporan sesuai dengan ketentuan perusahaan arau instansi yang bersangkutan. Sebaiknya selalu diingat bahwa baniyak menulis surat dan memo dinas bukan berarti (otomatis) kira atau Anda adalah seorang manajer yang rajin dan cermat. Pertimbangkan sebelum menulis apakah kontak pribadi (komunikasi langsung- tatap muka) mungkin akan lebih efektif.

Komunikasi tertulis, sebaiknya hanya dipergunakan dengan alas an / pertimbangan sebagai berikut, yaitu:

 Jika tidak diinginkan adanya komunikasi tatap-muka sehubungan hal yang bersangkutan.

 Informasi yang disampaikan bukan merupakan hal yang sangat segera/ rnendesak untuk diketahui si penerima. Atau, waktu untuk pengiriman informasi yang dimaksud maslh cukup leluasa.

 Data (surat, kontrak, laporan) tersebut akan diperlukan di waktu yang akan datang, sehingga bisa disimpan dan / atau bisa dipelajari lagi.

 Dara informasi atau surat (memo) tersebut berfungsi sebagai bukti bahwa pengirim telah mengambil tindakan tertentu sehubungan dengan kepentingan yang disampaikan.

 Surat atau memo dimaksudkan untuk rnenyatakan, menegaskan, pandangan Anda.

Hal penting yang harus diperhatikan dalam membuat laporan (Dinas) antara lain:

 Terlebih dahulu susunIah fakta dan argumen Anda sebelum melangkah pada pemikiran bagaimana mengungkapkannya.

 Buatlah konsep berdasarkan bahan yang ada.

 Hilangkan bagian informasi yang dinilai kurang penting.

 Tulislah gagasan (laporan) tersebut dengan rangkaian kata yang teratur. Kalau diperlukan tambahan penjelasan, berikan conroh-contoh atau analogi.  Pertimbangkan, apakah metode / cara pelaporan dan panjangnya laporan

pantas dan sesuai bagi si penerima.

 Gunakan judul bila Anda ingin menghilangkan kalimat atau kata yang tidak berguna, atau, ringkaskan saja dalam bentuk komentar singkat.

 Setiap kata, kalimat, dan alinea akan menjadi tanggung jawab Anda yang membuat/ mengirim laporan. Unruk itu, sekali lagi bacalah konsep tersebut dengan menemparkan diri Anda sebagai si penerima laporan.

Sebuah laporan bisa mencakup, antara lain:  Ringkasan,

 Penemuan,  Rekomendasi,  Kesimpulan,

 Uraian fakra dan kejadian,

 Atau, gabungan dari beberapa bagian tersebut di atas.

Agar jelas, mudah dimengerti, dan tidak bertele-tele, maka bagian-bagian tertentu mungkin perIu ditukar atau dihilangkan sesuai dengan kepentingan dan persoalannya. Menyampaikan dokumen (komunikasi) tertulis itu ibarat 'memacu' si penerima yang membacanya 'untuk bersaing' karena banyak informasi lain yang diterimanya.

Untuk itu agar laporan tersebut 'terbaca', gunakan prinsip prinsip berikut:  Jangan bertele-tele.

 Gunakan memo dengan kalimat yang singkat agar dibaca orang. Kalimat yang pendek akan mudah dimengerti. Gabungan dari kedua haI tersebut lebih menjamin keberhasilan Anda dalam menyampaikan laporan.

 Ringkasan yang teratur dan jelas sangat dihargai oleh para manajer senior. Semua dokumen tertuIis yang berkaitan dengan dinas atau pekerjaan Anda, umumnya (seharusnya) diproses dan dikirim berdasarkan prosedur tertentu yang berlaku di instansi Anda. Bila dilaksanakan sesuai dengan prosedur, komunikasi menjadi benar dan efektif.

Uraian mengenai komunikasi ini bukan dimaksudkan unruk memberikan bahasan komunikasi secara luas dan detail, sebab, yang disampaikan penulis terutama adalah hal-hal yang praktis saja. Diharapkan hal itu dapat membantu dalam meningkatkan komunikasi agar menjadi lebih baik dan efektif

Kebutuhan untuk bisa berkomunikasi dengan benar dan efektif, bisa kita amati, bisa kita pelajari, dan bisa kita latih dengan sering melakukannya. Belajar dengan aktif dan sungguh-sungguh akan mampu menjadikan kita (Anda) menjadi komunikator yang efektif dan andal.

8.2 Pendelegasian

Kegiatan proyek, administrasi, manajerial, dan permasalahan proyek sangat banyak dan kompleks. Itu semua mempunyai batas waktu penyelesaiannya dan merupakan tanggung jawab satu orang yaituManajer Proyek.

Acara kerja yang demikian sarat dan padat itu meminta perhatian, pemikiran, dan pertimbangan lewat kehadirannya. Bahkan, kerap diperlukan keputusan yang segera di lempar permasalahan itu muncul, ataupun rapat untuk kepentingan pelaksanaannya. Kedua hal itu, kerap harus dilakukan pada waktu yang 'hampir' bersamaan. Maka, jelas tidak mungkin hal itu bisa dilakukan sendiri dengan baik meskipun telah dibantu oleh staf dan tugas-tugas pun telah dibagikan. Maka, menyadari kondisi dan situasi seperti itu, pentinglah adanya suatu delegasi dan orang yang bisa melaksanakan delegasi dengan baik dan mantap.

Telah kita ketahui bahwa manajer proyek menjalankan peran dan fungsi manajeriaInya untuk mencapai tujuan penyelesaian proyek. Peran dan fungsi manajer proyek itu adalah. merencanakan, mengorganisasikan, mengkoordinasikan, mengontrol, dan memimpin. Jadi, fungsi manajerial adalah memberi arahan dan mengatur orang atau pelaku yang melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan dan diinginkan oleh manajer proyek. Artinya, manajer proyek harus 'bekerja ' mencapai tujuan proyeknya melalui orang lain dengan arahan, tugas, dan delegasi yang diberikannya. Dengan demikian, tujuan proyek tercapai dan tetap berada dalam pengendalian dan tanggung jawabnya.

Maka, apabila seorang manajer proyek dalam tas kerjanya masih penuh dengan pekerjaan yang dibawa pulang untuk dilembur di rumahnya; atau di atas mejanya bertumpuk pekerjaan yang belum terselesaikan; atau tidak punya waktu lagi untuk melakukan tugas lain-lain yang lebih penting tanpa menyebabkan terbengkalainya pekerjaan yang ada; °berarti 'ia harus melalui orang lain atau delegasi' untuk mencapai tujuannya, sebab ia tidak bisa menjalankan tugasnya sebagaimana mestinya.

Jadi, di samping membagikan tugas-tugas kepada staf terkait, pendelegasian merupakan kebutuhan yang harus dilakukan seorang manajer proyek.

 Apa itu delegasi?

 Mengapa harus mendelegasikan?  Apa yang perlu didelegasikan?

 Bagaimana delegasi yang benar dan efektif?