OPERASIONAL PELAKSANAAN PROYEK
7.1. TAHAP PERSIAPAN PELAKSANAAN PROYEK
7.1.2 PRE CONSTRUCTION MEETING (PCM)
Pre Construction Meeting atau Rapat Persiapan Pelaksanaan adalah pertemuan antara Pihak Proyek (PimBagPro, PimPro, Kepala Dinas), Kontraktor dan Konsultan yang dilakukan selambat-lambatnya 14 hari setelah diterbitkannya SPMK (Surat Perintah Mulai Kerja) oleh PimBagPro, guna membahas dan kemudian menyepakati bersama berbagai hal yang secara umum adalah sebagai berikut :
Organisasi kerja pelaksanaan konstruksi. Tata cara pengaturan pelaksanaan pekerjaan.
Review dan penyempurnaan terhadap construction schedule yang harus sesuai dengan target volume, mutu dan waktu.
Jadwal mobilisasi personel dan peralatan.
Jadwal pengadaan bahan dan penggunaan peralatan.
Menyusun rencana pemeriksan lapangan (Mutual Check) dan Review terhadap desain yang ada.
Menentukan lokasi sumber quarry (sumber, bahan / material), estimate kuantitas bahan serta rencana pemeriksaan mutu bahan yang akan digunakan.
Pendekatan kepada masyarakat dan Pemerintah Daerah setempat berkaitan dengan pelaksanaan proyek (misalnya masalah jalan akses ke lokasi quarry).
Jadi dengan demikian tujuan penyelenggaraan Pre Construction Meeting adalah menyatukan pengertian terhadap seluruh isi Dokumen Kontrak dan membuat kesepakatan-kesepakatan terhadap hal-hal penting yang belum terdapat di dalam Dokumen Kontrak serta membahas jalan keluar terhadap kendala-kendala yang mungkin terjadi selama pelaksanaan konstruksi. Adapun substansi pokok yang dibahas dalam Pre Construction Meeting adalah sebagai berikut:
a. Aplikasi pasal-pasal penting dalam dokumen kontrak tentang :
o Mobilisasi
o Insurance of works
o Organisasi kerja
b. Prosedur administrasi penyelenggaraan pekerjaan, antara lain :
o Request and Approval dalam rangka Examination of Works
o Extension time for completion of works
o Gambar kerja dan kelengkapannya.
o Pengajuan MC (Monthly Certificate)
o PHO dan FHO
o Pembuatan Addendum Kontrak
o Jadual pengadaan bahan, penggunaan peralatan dan personil
o Review dan penyempurnaan terhadap jadual kerja yang harus sesuai dengan target volume, mutu dan waktu.
o Menyusun rencana dan pelaksanaan pemeriksaan lapangan (mutual check) sehubungan dengan Review desain terhadap desain yang ada dalam dokumen kontrak
c. Tata cara dan prosedur teknis pelaksanaan pekerjaan, antara lain :
o Pelaksanaan konsruksi SDA misalnya saluran, terowongan dll.
o Pelaksanaan produksi agregat untuk beton.
o Menentukan lokasi sumber bahan material (Quarry), estimate kuantitas bahan beserta rencana pemeriksaan mutu bahan yang akan digunakan.
o Pendekatan terhadap masyarakaat dan Pemerintah Daerah setempat mengenai rencana kerja yang ada kaitannya dengan musim tanam atau masalah jalan akses ke quarry / angkutan bahan.
Peran masing-masing unsur dalamPre Construction Meeting
a. Peran Atasan langsung PimPro (Kepala Dinas, unsur Pemerintah) – Sebagai moderator dan nara sumber.
– Memberikan pengarahan secara umum pelaksanaan proyek.
– Menjelaskan bahwa PimBagPro ikut bertanggung jawab terhadap
Review Desain beserta prosedur survai sampai dengan
penyelesaiannya sebagai pedoman awal pelaksanaan pekerjaan. – Lain-lain yang dianggap perlu.
b. Peran PimPro / PimBagPro Pengawas (unsur Pemerintah)
– Menjelaskan kebijaksanaan teknis tentang perlunyaReview Desain. – Menjelaskan prosedurReview Desain termasuk :
o Metodologi survai
o Cara pembuatan gambar kerja
o Mekanisme proses administrasi Review Desain dan Proses Addendum Kontrak atau Memorandum Kontrak.
– Menjelaskan kapanReview Desain harus diselesaikan.
– Menjelaskan prosedur dan jadual kerja seluruh tenaga Konsultan supervisi mulai dari mobilisasi sampai demobilisasi.
– Menjelaskan TOR / tugas-tugas dan tanggung jawab Konsultan supervisi serta kualifikasi personilnya.
– Menjelaskan laporan-laporan kemajuan pelaksanaan fisik yang akan dibuat oleh Konsultan supervisi dandistribusi laporan-laporan yang terdiri dari :
o Monthly Executive Summary Report
o Monthly Progress Report
o Quarterly Report
o Quality Control Report
o Technical Report
Review Desain / Technical Justification Report Technical Paper
o Draft Final Report
o Final Report
Serta kapan waktunya laporan tersebut harus selesai dikirim.
– Menjelaskan bahwa Konsultan bertanggung jawab dalam pengarsipan dokumen-dokumen lapangan
– Menjelaskan adanya penilaian performance Konsultan atau Kontraktor yang sedang melaksanakan pekerjaan.
– Menjelaskan akomodasi dan fasilitas yang disediakan oleh kontrak Konsultan.
– Secara periodik Bagpro Pengawasan akan melaksanakan uji petik. – As built drawing harus dibuat sesuai dengan standar yang berlaku. – Lain-lain yang dianggap perlu.
c. PimPro / PimBagPro (Unsur Pemerintah) – Sebagai Chairman
– Membahas struktur `organisasi pelaksanaan konstruksi yang diusulkan oleh Kontraktor maupun yang disarankan oleh Konsultan supervisi.
– Membahas tugas Kontraktor mengenai :
o Survai dan membuat gambar kerja.
o Rencana pengadaan personil, peralatan dan bahan.
o Penyiapan Construction Schedule-Financial Progress Schedule– S Curve.
– Menjelaskan bahwa keterlambatan mobilisasi dapat dikenakan denda.
– Menjelaskan kapan dan bagaimana proses PHO dan FHO.
– Menjelaskan bahwa 1 (satu) bulan sebelum PHO maka PimBagPro akan mengeluarkan pengumuman kepada masyarakat sekitar proyek tentang akan selesainya proyek untuk menghindari adanya tagihan utang yang belum dibayar oleh Kontraktor kepada masyarakat sekitar proyek.
– Menjelaskan mekanisme kerja antara ketiga unsur proyek (PimBagPro, Kontraktor dan Pengawas) dalam hal perlunya contractor’s request sebelum dimulainya pekerjaan dan sebelum mulainya penerimaan pekerjaan (Waktunya ditentukan oleh PimBagPro).
– Menjelaskan kapan serah terima lapangan dapat dilakukan.
– Menjelaskan kewajiban pembayaran untuk pungutan retribusi maupun asuransi.
– Menjelaskan prosedur pembongkaran dan penyerahan barang bekas, – Menjelaskan kapan tanggal mobilisasi terakhir dan kapan akhir masa
konstruksi dan apa sanksi-sanksinya jika tanggal tersebut dilewati. – Menjelaskan standar Laporan Harian dan Mingguan yang sudah
merupakan standar baku yang harus dicontoh.
– Menjelaskan proses pengusulan dan pembayaran bulanan (Monthly Certificate).
– Menjelaskan proses pengujian bahan.
– Menjelaskan perlu tidaknya sondir pada awal sebelum dimulainya pekerjaan pondasi suatu bangunan terowongan dll .
– Membahas metode pelaksanaan yang diajukan oleh Kontraktor pada saat pelelangan.
– Menjelaskan bahwa Quality Control untuk pekerjaan jalan menggunakan fasilitas laboratorium yang disediakan oleh Kontraktor dari item mobilisasi.
– Menekankan tidak adanya biaya tambahan terhadap biaya test bahan untuk Quality Control dan menegaskan bahwa biaya test sudah termasuk dalam harga satuan penawaran masing-masing pekerjaan. – Menjelaskan perlunya pendekatan terhadap masyarakat dan
Pemerintah Daerah setempat sehubungan dengan rencana kerja yang nantinya akan berkaitan dengan masalah jalan akses ke lokasi quarry, pembebasan lahan terhadap pagar, listrik, telpon, PDAM dan sebagainya.
– Menjelaskan bahwa pihak Pemerintah dibebaskan dari adanya tuntutan Pihak Ketiga jika tejadi kelalaian Kontraktor dalam pelaksanaan pekerjaan.
– Menekankan barang-barang yang menjadi milik Pemerintah. – Membahas Mata pembayaran yang spesifik :
– Menjelaskan adanya Tim Mutual Check selama periode kontrak. d. Peran Kontraktor
– Menjelaskan rencana kerja pada saat mobilisasi yang meliputi :
o Mobilisasi peralatan dan personel Survai lapangan
– Rencana Kerja danReview Desain :
o Melaksanakan survai untuk pembuatan gambar kerja.
o Membuat gambar kerja (standar survai dan gambar kerja mengacu pada standar yang berlaku)
– Menjelaskan metode / cara pelaksanaan konstruksi.
– Menjelaskan struktur organisasi serta tugas dan tanggungjawabnya. – Menjelaskan kualifikasi personil Kontraktor yang akan dimobilisasi. – Menjelaskan rencana mobilisasi personil.
– Menjelaskan bagian pekerjaan yang akan di-sub-kontrakkan serta calon sub Kontraktornya.
– Menjelaskan rencana penggunaan peralatan, termasuk :
o Jumlah dan jenis peralatan
o Rencana kedatangan peralatan
e. Peran Konsultan
– Mencatat seluruh kesepakatan dalam Pre Construction Meeting dan dituangkan dalam Berita Acara tersendiri sebagai dokumen proyek. – Mempersiapkan formulir-formulir isian antara lain :
o Laporan Harian.
o Laporan Mingguan
o Laporan Bulanan (Monthly Progress Report)
o Executive Summary Report
o Survai Lapangan UntukReview Desain.
o Perhitungan Volume / Back Up Data serta Monthly Certificate (MC)
o Quality Control
o Contractor’s Request untuk : Memulai pekerjaan
Test material
Penerimaan pekerjaan
– Menjelaskan struktur organisasi Konsultan dan tugas dari pada masing-masing personil Konsultan
– Menjelaskan personil Konsultan yang sudah dimobilisasi dan rencana personel lainnya yang akan dimobilisasi.
– Menjelaskan rencana kerjaReview Desain :
Waktu yang diperlukan untuk survai lapangan. Personil yang dilibatkan di dalam survai lapangan. Kelengkapan yang diperlukan untuk survai lapangan. Ruang lingkup pekerjaan yang akan disurvai.
Alternatif penanganan dari hasil survai lapangan. Rencana dan gambar kerja yang harus dibuat.
- Menegaskan pengambilan lokasi foto dokumentasi : dimana, kapan, berapa kali yang harus dilaksanakan oleh Kontraktor.