Project Integration Management menguraikan tentang proses dan aktivitas yang mengintegrasikan unsur-unsur dari manajemen proyek yang diidentifikasi, digambarkan, dikombinasikan, disatukan dan dikoordinir di dalam kelompok-kelompok proses manajemen proyek.
Menurut Schwalbe (2004: 106-107), Manajemen intergritas proyek meliputi proses yang terlibat didalam mengkoordinasi semua area pengetahuan manajemen proyek lain melalui siklus hidup proyek (Schwalbe 2004: 106-107). Hal ini meyakinkan bahwa semua elemen dari proyek digunakan bersama pada waktu yang tepat untuk mensukseskan suatu proyek. Proses utama yang terlibat di dalam manajemen intergritas proyek adalah :
1. Pengembangan rencana proyek (Project Plan Development)
Melibatkan pengambilan hasil dari proses perencanaan dan membuat konsisten, dokumen yang logis untuk rencana proyek.
2. Pengeksekusian rencana proyek (Project Plan Execution)
Melibatkan pelaksanaan rencana proyek dengan melakukan aktivitas yang termasuk didalamnya.
3. Pengotrolan Perubahan Secara Keseluruhan (Integrated Change Control)
Melibatkan koordinasi perubahan di dalam proyek secara keseluruhan. Untuk menyelesaikan keintegritasan manajemen proyek harus terlibat didalam lingkup proyek, kualitas, waktu, biaya, sumber daya manusia, komunikasi, resiko, dan
manajemen pengadaan (procurement management). Karena semua itu terikat satu sama lain didalam area pengetahuan.
Fungsi integrasi manajemen proyek terdiri dari pengelolaan sumber daya (resource management), pembelian/kontrak (procurement management), risiko (risk management) dan komunikasi (communication management).
2.3.2.1Pengelolaan Sumber Daya (Resource Management)
Terdiri dari pengelolaan sumber daya manusia dan non manusia. Sering dikatakan salah satu fungsi tersulit adalah pengelolaan sumber daya manusia, mulai dari investasi kebutuhan, merekrut atau mengajukan keperluan, membentuk tim, melatih, memotivasi, serta membimbing agar menjadi tim yang tangguh untuk menangani kegiatan proyek. Selain itu pengelolaan sumber daya nonmanusia antara lain adalah sumber daya yang berbentuk material, seperti peralatan konstruksi dan lain-lain.
Project Human Resource Management menguraikan proses dalam mengorganisir dan mengatur tim proyek itu. Menurut Schwalbe (2004: 311), manajemen sumber daya manusia proyek melibatkan proses yang dibutuhkan untuk melakukan efektifitas dari penggunaan orang yang terlibat dengan proyek (Schwalbe, 2004: 311). Manajemen sumber daya manusia menyangkut semua stakeholder proyek seperti: sponsor, pelanggan, anggota tim proyek, staf pendukung, para penjual yang mendukung proyek. Proses utama yang terlibat didalam manajemen sumber daya manusia proyek adalah :
1. Perencanan organisasional (Organizational Planning)
Melibatkan pengidentifikasian, penugasan, dan pendokumentasian peranan proyek, tanggung jawab, dan melaporkan hubungan. Kunci keluaran dari proses
ini meliputi peranan dan tanggung jawab penugasan yang sering ditampilkan dalam bentuk matrik dan sebuah organisasional mengenai proyek.
2. Akuisisi staff (Staff Acquisition)
Melibatkan cara mendapatkan kebutuhan personil yang ditugaskan untuk dan berkerja dalam proyek. Mendapatkan personil merupakan salah satu tantangan yang penting dari proyek konstruksi apalagi untuk mendapatkan personil yang berkualitas.
3. Pengembangan tim (Team development)
Melibatkan pembangunan individu dan kemampuan tim untuk meningkatkan kerja proyek. Pembangunan individu dan kemampuan tim merupakan tantangan bagi banyak proyek konstruksi.
2.3.2.2Pengelolaan Kontrak dan Pembelian (Procurement Management)
Proyek akan selalu melibatkan perjanjian yang mengikat pihak-pihak, seperti pemilik, kontraktor, konsultan, manajemen konstruksi dan lain-lain. Perjanjian dapat berupa kontrak jasa, pembelian dan bantuan teknis. Untuk proyek yang berukuran besar, pengelolaan kegiatan tersebut memerlukan pengetahuan dan pengalaman yang cukup dalam berbagai masalah. Maka untuk menangani proyek dituntut memiliki kecakapan evaluasi, negosiasi dan administrasi yang kompleks, serta memerlukan ketelitian dan kesabaran.
Project Procurement Management menguraikan proses pembelian atau perolehan produk, jasa atau hasil, seperti halnya proses manajemen kontrak. Menurut Schwalbe (2004: 427), pengadaan (procurement) proyek mempunyai arti mendapatkan barang dan atau jasa dari sumber daya luar (Schwalbe, 2004: 427). Menurut Schwalbe (2004: 429-430) keberhasilan dari proyek yang menggunakan
sumber daya dari luar perusahaan sering tergantung pada manajemen pengadaan proyek (Schwalbe, 2004: 429-430). Manajemen pengadaan proyek itu sendiri meliputi proses yang dibutuhkan untuk mendapatkan barang atau jasa proyek dari luar.
Proses utama yang terlibat didalam manajemen pengadaan proyek adalah : 1. Proses Pengadaan (Procurement Planning)
Melibatkan penentuan bagaimana mengadakan dan kapan. Proses ini melibatkan penentuan bagaimana meng-outsource, menentukan jenis kontrak, dan menciptakan pernyataan kerja.
2. Perencanaan Permohonan (Solicitation Planning)
Melibatkan pendokumentasian kebutuhan produk dan mengidentifikasi sumber daya yang pontensial. Proses ini melibatkan penulisan dokumen pengadaan, seperti Request For Proposal (RFP), dan mengembangkan kriteria evaluasi. Akhir dari proses ini, yaitu organisasi sering mengumumkan RFP .
3. Permohonan (Solicitation)
Melibatkan kuota, penawaran atau proposal yang sesuai. Proses ini sering melibatkan penyelesaian dokumen pengadaan, iklan, mengadakan konferensi para penawar, dan menerima proposal.
4. Pemilihan Sumber Daya (Source Selection)
Melibatkan pemilihan antara para vendor yang potensial dan proses ini melibatkan pengevaluasian penjualan yang berprospek (maju), menegosiasikan kontrak dan memberikan kontrak.
5. Administrasi Kontrak (administrasi Close-out)
Melibatkan pengaturan hubungan dengan penjual. Proses ini meliputi pengawasan kontrak kerja, membuat pembayaran, dan memberikan modifikasi
kontrak. Diakhir prosesnya, tim proyek menggarapkan jumlah yang memadai penyelesaian dari kerja yang dikontrak.
6. Penutupan Kontrak (Control Close-out)
Melibatkan penyelesaian dan penetapan dari kontrak, termasuk resolusi dari barang terbuka. Proses ini biasanya mencangkup verifikasi produk, dan penerimaan formal dan penutupan, dan audit kontrak.
2.3.2.3Pengelolaan Resiko (Risk Management)
Adalah mengidentifikasi secara sistematis jenis, besar dan sumber timbulnya resiko selama siklus proyek, kemudian menyiapkan tanggapan yang tepat untuk menghadapi resiko tersebut. Pengelolaannya bersifat proaktif dan bukannya reaktif yang menunggu sampai terjadinya persoalan yang sulit diatasi.
Menurut Schwalbe (2004: 390), manajemen resiko proyek merupakan pengetahuan untuk mengidentifikasi, menugaskan, dan menanggapi resiko melalui daur hidup proyek dan perhatian dalam memenuhi objektif proyek. Menurut Schwalbe (2004: 393), tujuan dari manajemen resiko proyek dapat dilihat dengan meminimalkan potensi resiko sementara memaksimalkan potensi peluang atau pengeluaran.
Proses utama yang terlibat didalam manajemen resiko proyek adalah : 1. Perencanaan Manajemen Resiko (Risk Management Planning)
Melibatkan memutuskan bagaimana pendekatan dan rencana kegiatan manajemen resiko untuk suatu proyek. Dengan meninjau project charter, Work Breakdown Structure (WBS), aturan dan tanggung jawab, teloransi resiko stakeholder, dan kebijaksanaan manajemen resiko organisasi, tim proyek dapat merumuskan suatu perencanan manajemen resiko
2. Identifikasi Resiko (Risk Identification)
Melibatkan penentuan dimana resiko lebih mempengaruhi proyek dan pendokumentasian karakteristik dari setiap resiko yang ada.
3. Banyaknya Resiko (Quantitative Risk Analysis and Qualitative Risk Analysis). Melibatkan pengevaluasian resiko dan interaksi resiko untuk menafsirkan kemungkinan output proyek. Alat atau teknik untuk menghitung resiko yaitu jumlah uang yang diharapkan, menghitung resiko, estimasi PERT, simulasi, dan penilaian dari para ahli.
4. Perncanaan Tangapan Terhadap Resiko (Risk Response Planning).
Melibatkan pengambilan langkah-langkah untuk meningkatkan peluang dan mengembangkan tanggapan terhadap ancaman. Keluaran dari proses pengembangan tanggapan terhadap resiko ini adalah perncanaan manjemen resiko.
5. Pengontrolan dan Pengawasan Resiko (Risk Monitoring and Control).
Melibatkan pengawasan terhadap resiko yang diketahui, identifikasi resiko-resiko baru, mengurangi resiko-resiko, dan mengevaluasi keefektifan dari penurunan resiko seluruhnya dalam daur hidup proyek. Keluaran utama dari proses ini adalah tindakan pembetulan terhadap tanggapan resiko dan update perencanaan manajemen resiko.
2.3.2.4Pengelolaan komunikasi (Communication Management)
Project Communications Management menguraikan proses mengenai tahap yang sesuai dan tepat waktu, koleksi, penyebaran, penyampaian dan pengaturan terakhir tentang informasi proyek. Dalam mengelola suatu proyek melibatkan berbagai macam organisasi dan personil dari luar dan didalam perusahaan. Oleh
karena itu, komunikasi memegang perenan penting dalam rangka mencapai keberhasilan proyek. Untuk memperlancar arus kerja pimpinan proyek harus dapat memelihara komunikasi dengan pimpinan, personil dibidang fungsional, atasan maupun anggota tim inti. Selain itu, diperlukan pula perangkat keras (hard ware) dan lunak (soft ware) sebagai sarana komunikasi agar proses pengumpulan dan pengolahan data serta informasi dari berbagai aspek kegiatan proyek dapat dilakukan dengan cepat dan akurat, sehingga efektif untuk tugas-tugas pengelolaan.
Menurut Schwalbe (2004: 353), tujuan dari manajemen komunikasi proyek adalah untuk menyakinkan waktu dan turunan yang benar, pengumpulan, penyebaran, penyimpanaan, dan peletakan dari informasi proyek (Schwalbe, 2004: 353). Proses utama yang terlibat didalam manajemen komunikasi proyek adalah : 1. Perencanaan komunikasi (Communication Planning)
Melibatkan penentuan informasi dan komunikasi kebutuhan pemegang saham yaitu siapa yang membutuhkan informasi, kapan membutuhkannya, dan bagaimana informasi itu diberikan.
2. Pendistribusian informasi (Information Distribution)
Melibatkan pengadaan informasi yang dibutuhkan bagi stakeholder dalam kesatuan waktu.
3. Pelaporan kinerja (Performance Reporting)
Melibatkan pengumpulan dan penyebaran inforasi kinerja, termasuk status laporan dan hasil-hasil kerja merupakan masukan terpenting dalam pelaporan kinerja. Dan sebagai keluarannya meliputi laporan status, laporan perkembangan, peramalan, dan perubahan permintaan.
4. Penutupan administrasi (Administrative Closure)
Melibatkan, menghasilkan, mengumpulkan, dan penyebaran informasi untuk memformalkan fase atau penyelesaian proyek.