Proyek EPC adalah suatu proyek dimana kontraktor mengerjakan proyek dengan ruang lingkup tanggung jawab penyelesaian pekerjaan meliputi studi desain, pengadaan material dan konstruksi serta perencanaan dari ketiga aktivitas tersebut (Soedarso, Jakarta: 98). Iman Soeharto (2001: 89) menyatakan proyek EPC adalah proyek yang cukup kompleks, rumit, serta kaya akan persoalan dan permasalahan (Soeharto, 2001: 89).
Proyek EPC adalah suatu sistem proyek pembangunan pabrik berbasis proses dengan lingkup tanggungjawab kegiatan Engineering, Procurement, dan Construction yang dilakukan oleh satu perusahaan kontraktor. Tanggung jawab kontraktor menyelesaikan proyek sesuai dengan spesifikasi teknis dan performansi yang ditetapkan oleh pemilik proyek (Hosen, 2004).
Proyek EPC adalah suatu sistem proyek pembangunan pabrik berbasis proses dengan lingkup tanggung jawab kegiatan Engineering, Procurement, dan Construction yang dilakukan oleh satu perusahaan kontraktor. Tanggung jawab kontraktor EPC adalah menyelesaikan proyek sesuai dengan spesifikasi teknis dan performansi yang ditetapkan oleh pemilik proyek. Hubungan dan interaksi antara ketiga tahap kegiatan dalam siklus proyek seperti diperlihatkan pada gambar 2.7 dibawah ini (Hosen, 2007).
Project Life Circle
Gambar 2.6 Hubungan Engineering, Procurement, dan Construction dalam Siklus Proyek. (Hosen, 2007)
Proyek EPC menunjuk pada suatu sistem manajemen yang mampu mengelola berbagai unsur, yang berkaitan satu sama lainnya, dalam membangun suatu proyek. Unsur tersebut meliputi bidang teknik dari berbagai macam disiplin ilmu (proses, sipil, mekanikal, elektrikal, instrumen, material, dan sebagainya), pada bidang keuangan (pembiayaan, budgeting, cost control, manajemen keuangan, dan sebagainya), bidang pengadaan material dan equipment dari dalam dan luar negeri, bidang pengapalan, bidang ketenaga kerjaan, dan lain-lain (Susilo, 2007: 17).
2.4.1 Engineering (Perencanaan)
Kegiatan engineering adalah proses mewujudkan gagasan menjadi kenyataan dengan wawasan totalitas sistem, yaitu dengan memperhatikan efektifitas sistem menyeluruh sampai pada operasi dan pemeliharaan. Proses dalam fase Engineering dilakukan dengan pendekatan setahap demi setahap, dimulai dari tahap konseptual, basic engineering sampai detail engineering (Soeharto, Jakarta: 98). Dan menurut Blanchard (1990) engineering adalah proses yang mwujudkan suatu gagasan menjadi
PROCUREMENT ENGINEERING
sistem yang diinginkan bagi keperluan operasional ataupun utilisasi (Blanchard, 1990).
Fase Engineering memiliki tingkat pengaruh yang paling tinggi pada proyek, banyak keputusan-keputusan penting yang dibuat selama proses perencanaan dan pada tahap rancang bangun. Keputusan-keputusan yang diambil akan menentukkan besarnya jumlah dana dan sumberdaya lainnya yang diperlukkan untuk mencapai kesuksesan dalam penyelesaian proyek (Yeo dan Ning, 2002: 253-262).
Tahap konseptual engineering memperjelas dan merumuskan permasalahan dalam suatu studi kelayakan. Pada tahap ini dilakukan perumusan garis besar dasar pemikiran atau gagasan teknis mengenai system yang akan diwujudkan, sehingga untuk mencapai tujuan dan sasaran maka harus melakukan identifikasi potensi kebutuhan dan mengkaji aspek-aspek mulai dari teknik, ekonomi, hukum, lingkungan, serta melakukan indentifikasi sumberdaya yang dibutuhkan (Soeharto, 2001: 98).
Pada tahap basic engineering diletakkan dasar-dasar pokok desain engineering, dalam arti segala sifat atau fungsi pokok dari produk atau instalasi hasil proyek sudah harus dijabarkan, termasuk menentukan proses yang akan mengatur masukan material dan energi yang dikonversikan menjadi produk yang diinginkan.
Menurut Harold Kerzner (2006: 544-545), tahap detail engineering merupakan kegiatan yang dilakukan di kantor pusat proyek. Pada tahapan detail engineering dilakukan berbagai macam penjelasan pekerjaan, berikut ini adalah pekerjaan dari tahap detail engineering (Kerzner, 2006: 544-545):
1. Meletakkan dasar-dasar kriteria desain engineering 2. Mengumpulkan data teknis yang diperlukan untuk desain 3. Membuat spesifikasi material dan peralatan
4. Merancang gambar-gambar dan perekayasaan berbagai disiplin seperti civil dan struktur, mekanikal, piping, kelistrikan serta instrumentasi
5. Membuat spesifikasi dan kriteria peralatan, misalnya reaktor utama, turbin penggerak, generator listrik, dan lain-lain. Spesifikasi ini diperlukan untuk memesan peralatan kepada vendor atau perusahaan manufaktur
6. Mengevaluasi dan menyetujui usulan desain dan gambar yang diajukan oleh perusahaan manufaktur
7. Membuat model bagi instalasi yang hendak dibangun dengan skala yang ditentukan.
8. Mengajukan keperluan material untuk kegiatan pembelian 9. Membuat perkiraan biaya proyek
10. Membuat jadwal pelaksanaan proyek.
Dengan banyaknya jenis kegiatan engineering yang dilakukan, dibutuhkan kemampuan dalam mengintegrasikan berbagai disiplin ilmu keteknikan seperti proses, sipil dan struktur, mekanikal, piping, elektrikal dan instrumentasi.
Kontraktor harus bertanggung jawab atas desain dari pekerjaan serta keakuratan dan kelengkapan persyaratan dari pemilik proyek (termasuk kriteria desain dan perhitungan). Pemilik proyek tidak bertanggung jawab atas error atau kerusakan dan kelengkapan persyaratan dari pemilik proyek, serta tidak memberikan gambaran dari keakuratan atau kelengkapan dari tiap informasi (Tunay, 2011: 2). Tahapan proses pekerjaan pada fase engineering dan contoh produk yang dihasilkan dapat dilihat pada gambar 2.8 dibawah ini (Hosen, 2006).
PROCUREMENT
Gambar 2.7 Tahapan Proses pekerjaan pada tahap Engineering.
Dari gambar di atas dapat dijelaskan bahwa tahapan proses pekerjaan fase engineering dimulai dari proses basic engineering. Pada tahap ini dilakukan pengumpulan informasi dan daftar permintaan untuk keperluan perencanaan. Setelah proses tersebut selesai, dilanjutkan dengan proses detailed engineering. Pada proses ini dilakukan persiapan dan proses tender untuk pencapaian pemilihan vendor terbaik.
Ketika fase tahapan engineering berjalan, fase procurement juga termasuk di dalamnya, seperti pada saat pengeluaran PO (Purchasing Order) dan pemilihan vendor. Vendor yang memenangkan tender harus kembali mengecek spesifikasi barang atau material yang dipesan sesuai dengan detailed engineering yang masih berjalan pada fase engineering. Setelah dilakukan pengecekkan produk dari vendor dan hasilnya sesuai, dapat dilakukan penyelesaian proses konstruksi dengan panduan produk drawing dari detailed engineering sebagai panduan.
2.4.2 Procurement (Pengadaan Proyek)
Kegiatan pengadaan (Procurement) adalah usaha untuk mendapatkan barang berupa material dan peralatan dan atau jasa (subkontraktor) dari pihak luar untuk proyek (Soeharto, 2001: 49). Proses di dalam pengadaan barang dan jasa menurut
BASIC ENGINEERING DETAILED ENGINEERING REQUISITION PLAN PREPARE REQUISITION TENDE, PO, VENDOR PRINT VENDOR PRINT CHECK FINALIZATION FOR CONSTRUCTION
PMBOK adalah perencanaan pembelian, perencanaan kontrak penerimaan penawaran dari vendor, evaluasi penawaran dan penentuan pemenang, pengelolaan kontrak dan penutupan kontrak (PMI, 2004: 269). Sedangkan, menurut Imam Soeharto (2001: 180), pengadaan material dan peralatan meliputi kegiatan-kegiatan pembelian, pemeriksaan, ekspedisi, pembungkusan, pengangkutan, sampai kepada penerimaan dan penyimpanan barang di lokasi (Soeharto, 2001: 180). Setelah lingkup proyek ditentukan dan dijabarkan pada detail engineering maka akan mulai terlihat jenis dan jumlah material serta peralatan yang diperlukan untuk membangun proyek. Dengan data-data tersebut selanjutnya dapat dimulai kegiatan pengadaaan atau pembelian dan subcontracting.
Kegiatan pengadaan (Procurement) meliputi kegiatan-kegiatan pengadaan barang dan jasa. Proses didalam pengadaan barang dan jasa adalah perencanaan pembelian, perencanaan kontrak, penerimaan penawaran dari vendor, evaluasi penawaran dan penentuan pemenang, pengelolaan kontrak dan penutupan kontrak. Kegiatan pengadaan barang meliputi kegiatan-kegiatan pembelian, ekspedisi, pengapalan dan transportasi, serta inspeksi dan pengendalian mutu untuk seluruh peralatan dan material pabrik. Peralatan dan material yang dibeli bisa berasal dari dalam maupun luar negeri. Setelah barang yang dibeli tiba di lokasi proyek kegiatan selanjutnya adalah penyimpanan dan mengeluarkan untuk keperluan konstruksi. Sedangkan untuk pengadaan jasa meliputi kegiatan-kegiatan subcontracting, seperti pemaketan pekerjaan, proses pemilihan sampai penunjukan, perencanaan pekerjaan, koordinasi dan pengendalian pekerjaan subkontraktor. Tahapan proses pekerjaan pada fase procurement dapat dilihat pada gambar 2.9 dibawah ini.
Proses pengadaan proyek EPC, pada umumnya meliputi proses pembelian (purchasing), ekspedisi (expediting), dan pemindahan (traffic).
2.4.2.1Purchasing (Pembelian)
Secara umum istilah pembelian (purchasing) menguraikan mengenai proses pembelian, yaitu :
• menetapkan kebutuhan,
• menentukan lokasi dan memilih supplier
• melakukan kesepakatan harga dan istilah lain yang bersangkutan, dan
• menjamin pengiriman barang
Selanjutnya menurut Leenders/Fearon, tujuan pembelian adalah untuk memperoleh material/peralatan yang memenuhi tujuh hal yaitu :
• right material (kualitas)
• right quantity (jumlah)
• right time (jadwal)
• right place (lokasi)
• right source (sumber daya)
• right service (layanan)
• right price (harga)
Untuk memenuhi tujuan pengadaan barang, maka departemen pengadaan harus memiliki kewenangan dalam membuat keputusan, diantaranya adalah dalam hal:
• Memilih supplier. Pengadaan sebaiknya ahli dalam mengenali, menentukan siapa yang mempunyai kemampuan untuk menghasilkan barang yang diperlukan dan bagaimana menganalisa reabilitas supplier.
• Mempertanyakan masalah spesifikasi. Bagian pembelian dapat menyarankan penggantian atau alternatif suatu bagian dalam pekerjaan yang sama kepada owner. Keputusan akhir penggantian tersebut adalah oleh owner.
• Memonitor hubungan dengan supplier yang potensial. Artinya bagian pembelian harus selalu menjaga komunikasi dengan para supplier yang potensial. Apabila user berhubungan langsung dengan supplier tanpa sepengetahuan bagian pembelian, maka hal ini akan mendorong back door selling yang merugikan bagian pembelian.
2.4.2.2 Expediting (Ekspedisi)
Definisi expediting menurut Leenders/Fearon adalah penerapan kepada penyedia jasa untuk menyerahkan barang atau jasa lebih cepat dari waktu normal. Bagian expediting akan mengawasi kinerja supplier dalam memenuhi komitmennya terhadap kualitas barang dan pengirimannya sesuai kesepakatan yang telah dibuat.
2.4.2.3 Traffic (Pemindahan)
Definisi traffic menurut Leenders/Fearon adalah pemindahan barang dari tempat pembuatan atau manufakturing ke tempat yang ditentukan (site). Hal-hal yang perlu diperhatikan pada proses traffic antara lain adalah :
• Regulasi dan deregulasi pada transportasi
• Free on Board (FOB)
• Klasifikasi Muatan
• Pemilihan moda transportasi
• Tarif muatan
• Klaim kehilangan atau kerusakan
• Pembayaran tagihan muatan
Gambar 2.8 Tahapan Proses Pekerjaan pada fase Procurement.
Terjadinya aktivitas yang overlapping pada siklus proyek merupakan tanda terjadinya interaksi antara fase engineering dengan fase procurement yang salah satu bentuknya adalah aktivitas vendor data. Dari gambar di bawah ini dapat dilihat dimana engineering menghasilkan output berupa spesifikasi, data sheet, drawing, dan MTO (Material Take Off) yang digunakan sebagai input data fase procurement
Requisition Permintaan Penawaran Penawaran dari Vendor Klarifikasi Teknis Komersial Penentuan Pemeneang Vendor Fabrikasi : • Material • Perlatan • Labour Pengiriman P U R C H A S IN G T R A F F IC E X P E D IT IN G
(pengadaan). Fase engineering tidak akan bisa tuntas jika vendor data dari PO (Purchasing Order) pada tahapan belum tuntas (Hosen, 2006: 13).
Gambar 2.9 Interaksi Engineering-Procurement pada aktivitas Vendor Data
2.4.3 Construction (Konstruksi)
Setelah pengadaan, tahap selanjutnya adalah kegiatan konstruksi. Kegiatan konstruksi adalah kegiatan mendirikan atau membangun instalasi dengan efisien, berdasarkan atas segala sesuatu yang diputuskan pada tahap desain (engineering). Pekerjaan yang dilakukan antara lain adalah pekerjaan survei lokasi, kegiatan pengambilan keputusan dan pekerjaan persiapan lain yang diperlukan seperti gambar, material dan peralatan sehingga kegiatan proyek akan berangsur-angsur pindah ke lokasi proyek maka pekerjaan konstruksi dapat dilaksanakan (Soeharto, 2001: 105).
Lingkup kegiatan konstruksi secara garis besar dibagi menjadi kegiatan fisik dan kegiatan non fisik. Kegiatan fisik meliputi pembangunan fasilitas sementara untuk keperluan perkantoran sementara dan pekerjaan sipil lainnya, melakukan pekerjaan persiapan lokasi, mempersiapkan lahan, mendirikan fasilitas fabrikasi,
ENGINEERING FINALIZATION 1. SPECIFICATION