BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
C. Fungsi Dan Tanggung Jawab Internal Auditor Dalam
1. Fungsi Internal Audit
Internal audit dalam satu perusahaan merupakan salah satu fungsi pengendalian atau pengawasan yang penting untuk memberikan informasi sebagai bahan masukan yang bersifat independen kepada manajemen. Untuk itu ada baiknya kita mengetahui fungsi internal auditor terlebih dahulu. Menurut Bambang Hartadi, (2002 : 21), dalam buku Sistem Pengendalian Intern Dalam Hubungannya Dengan Manajemen, menyatakan bahwa fungsi internal auditor dalam sebuah perusahaan adalah melaksanakan kegiatan bebas, memberi saran – saran suatu fungsi pengendalian manajemen guna mengukur dan meneliti efektivitas sistem pengendalian intern.
Dari fungsi internal auditor diatas dapat dijelaskan bahwa fungsi internal auditor dibuat dalam satuan usaha untuk memantau efektivitas kebijakan dan prosedur lain yang berkaitan dengan pengendalian, agar fungsi internal audit menjadi efektif, adanya staf internal audit yang independen dari bagian operasi dan akuntansi menjadi penting, melapor langsung kepada tingkat yang memiliki kewenangan yang tinggi dalam organisasi, apakah manajemen puncak atau komite audit dari dewan direksi dan komisaris sebagai tambahan atas perannya dalam lingkungan pengendalian, staf internal auditor yang cukup dapat berperan dalam mengurangi biaya eksternal auditor dengan memberikan bantuan langsung kepada eksternal auditor, jika eksternal auditor memperoleh bahan bukti yang mendukung kompetensi, integritas dan objektivitas internal auditor, eksternal auditor dalam beberapa hal dapat mengandalkan pada pekerjaan internal auditor.
Staf seorang internal audit harus dinamis yang mempunyai orientasi atau pandangan sekarang dan masa yang akan datang. Karena internal auditor berkedudukan sebagai penilai yang bebas, staf internal audit harus betul – betul bebas, dalam sikap dan pemikiran – pemikirannya. Disamping itu harus mampu dan tanggap akan ukuran – ukuran yang akan digunakan dalam penilaiannya. Efektif tidaknya suatu kegiatan harus didasarkan pada perbandingan atas ukuran – ukuran dan prestasi – prestasi. Ukuran yang digunakan tidak hanya terdiri dari budget, standard biaya dan standard kualitas, tetapi atas dasar pertimbangan – pertimbangan bebas yang dapat digunakan sebagai ukuran lain. Dalam hal yang terakhir, staf internal audit harus menguasai semua aspek lingkup perusahaan. Yang menjadi perhatiannya bukan hanya berhubungan dengan prosedur – prosedur, akuntansi dan keuangan, penjualan dan pemasaran, tehnik, pengembangan usaha, kinerja perusahaan, dan lain – lain. Hal ini disebabkan tugas –tugas yang dibebankan kepada internal auditor adalah untuk meneliti keseluruhan kegiatan perusahaan.
Dengan demikian internal audit telah menjadi suatu alat bagi pimpinan atau bagi manajemen perusahaan, dengan jalan menilai semua aktivitas perusahaan dengan maksud untuk meningkatkan usaha dalam mencapai tujuan perusahaan secara efisien. Internal audit atas aktiva tetap merupakan hal yang penting mengingat jumlah uang yang dikeluarkan cukup besar dan jangka waktu pemakaiannya didalam operasi cukup lama. Apabila aktiva tetap telah diperoleh, maka timbullah persoalan akuntansi dan pengendalian yang wajar. Dalam hal ini diperlukan pengendalian intern atas aktiva tetap tersebut. Biasanya tugas- tugas tersebut menjadi tanggung jawab internal auditor.
Tunggal Widjaja, (2002 : 85), dalam karyanya Struktur Pengendalian Intern, mengemukakan bahwa pengendalian terhadap aktiva dapat dititikberatkan pada tiga tahap, yaitu pada saat:
a. Perolehan
b. Pemilikan / penyimpanan
c. Penjualan
Menurut Tunggal, perusahaan harus memiliki prinsip pengendalian atas aktiva dan kewajiban dimana prinsip ini akan dilaksanakan dalam perusahaan. Prinsip pengendalian aktiva khususnya aktiva tetap, yang dilakukan perusahaan terdiri atas :
a. Perolehan dari aktiva tetap harus mendapat persetujuan dari pejabat
yang berwenang. Jika ada anggaran pembelian, maka penyimpangan antara anggaran dengan harga perolehan harus dianalisis.
b. Penjualan ataupun penarikan aktiva tetap dari operasi perusahaan
harus mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang.
c. Adanya kebijakan mengenai kapitalisasi dari pengeluaran yang
berhubungan dengan aktiva tetap.
d. Pencatatan yang cukup harus diadakan.
e. Adakan penghitungan secara fisik paling sedikit setahun sekali.
f. Aktiva yang dibuat oleh perusahaan harus secara berhati – hati ditaksir / diperkirakan terlebih dahulu dan kemudian pada setiap tingkat penyelesaian harus dibandingkan dengan jumlah biaya yang telah dikeluarkan untuk mendapatkan perbedaan maupun efisiensinya.
g. Catatan aktiva tetap harus dinyatakan secara rinci untuk mengetahui
berapa jumlah biaya yang tercakup didalamnya.
h. Pengendalian secara teratur barang yang telah tidak dipakai lagi (usang)
harus dilaksanakan.
i. Penelitian secara berkala terhadap aktiva dan penelaahan terhadap
asuransi harus dilakukan.
Dengan adanya prinsip ini diharapkan fungsi internal auditor dalam mengawasi aktiva tetap semakin efektif dan efisien, dan aktiva tetap dapat terpelihara, dapat digunakan serta dapat diperiksa. Dengan adanya prinsip ini maka aktivitas pemakaian aktiva tetap akan tetap terkendali dan mudah diawasi
dalam pemantauan perkembangan aktiva tetap. Prinsip pengawasan intern atas aktiva tetap memerlukan satu sistem pengawasan intern yang efektif yang mendukung prinsip pengawasan intern yang ada dalam perusahaan. Yang menjadi tujuan sistem pengawasan intern perusahaan secara umum menurut Tunggal, antara lain :
1. Untuk menjamin kebenaran data akuntansi : Manajemen harus memiliki data akuntansi yang dapat diuji ketepatannya untuk melaksanakan operasi perusahaan. Berbagai macam data digunakan untuk mengambil keputusan yang penting.
2. Untuk mengamankan harta kekayaan dan catatan pembukuannya : Harta fisik perusahaan dapat saja dicuri, disalahgunakan ataupun rusak secara tidak sengaja. Hal yang sama juga berlaku untuk harta perusahaan yang tidak nyata seperti perkiraan piutang, dokumen penting, surat berharga, dan catatan keuangan. Sistem pengendalian intern dibentuk guna mencegah ataupun menemukan harta yang hilang dan catatan pembukuan pada saat yang tepat. 3. Untuk menggalakkan efisiensi usaha : Pengendalian dalam suatu perusahaan
juga dimaksudkan untuk menghindari pekerjaan – pekerjaan berganda yang tidak perlu, mencegah pemborosan terhadap semua aspek usaha termasuk pencegahan terhadap penggunaan sumber – sumber dana yang tidak efisien. 4. Untuk mendorong ditaatinya kebijakan pimpinan yang telah digariskan :
Manajemen menyusun prosedur dan peraturan untuk mencapai tujuan perusahaan. Sistem pengendalian intern memberikan jaminan akan ditaatinya prosedur dan peraturan tersebut oleh perusahaan.
Mulyadi, (2000: 183), dalam buku auditing, berpendapat bahwa ada 5 unsur pengendalian intern, yaitu :
1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan Pengendalian menciptakan suasana pengendalian dalam suatu organisasi dan mempengaruhi kesadaran personel organisasi tentang pengendalian. Lingkungan pengendalian merupakan landasan untuk semua unsur pengendalian intern yang membentuk disiplin dan struktur.
2. Penaksiran Resiko
Penaksiran Resiko untuk tujuan laporan keuangan adalah identifikasi, analisis dan pengelolaan resiko entitas yang berkaitan dengan penyusunan laporan keuangan, sesuai dengan prinsip akuntansi berterima umum di indonesia. 3. Informasi dan Komunikasi
Komunikasi mencakup penyampaian informasi kepada semua personel yang terlibat dalam laporan keuangan tentang bagaimana aktivitas mereka berkaitan dengan pekerjaan orang lain, baik yang berada didalam maupun diluar organisasi. Komunikasi ini mencakup sistem pelaporan penyimpangan kepada pihak yang lebih tinggi kepada pihak entitas.
4. Aktivitas Pengendalian
Aktivitas Pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh manajemen dilaksanakan. Kebijakan dan prosedur ini memberikan keyakinan bahwa tindakan yang diperlukan telah dilaksanakan untuk mengurangi resiko dalam pencapaian tujuan entitas.
5. Pemantauan
Pemantauan adalah proses penilaian kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu.
Pengendalian intern yang memuaskan adalah jika orang – orang yang ada dalam perusahaan tidak dapat melakukan kesalahan secara bebas, baik kesalahan sistem, kesalahan akuntansi, atau penggelapan dan meneruskan tindakan tersebut tanpa diketahui dalam jangka waktu yang cukup lama. Tehnik pengawasan aktiva tetap ini tidak terlepas dari pengendalian intern yang ada dalam perusahaan, sebab tehnik pengendalian aktiva tetap merupakan bagian dari cara – cara yang digunakan oleh pimpinan perusahaan dalam mengawasi operasional perusahaan. Untuk itu internal auditor tidak hanya melakukan pengawasan aktiva tetap secara fisik tetapi juga secara administratif dengan menyelenggarakan perkiraan pengendalian untuk setiap golongan aktiva dengan perhitungan dalam buku tambahan.
Aktiva tetap itu hanya boleh dibeli sesudah ada permintaan dari bagian yang memerlukannya dan sesudah diberikan persetujuan dari petugas yang berwenang. Juga pengaktifan / pengafkiran harus dikirimkan pada bagian pembukuan untuk pembukuannya. Banyak aktiva tetap harganya relatif kecil, tetapi secara individual berharga. Barang – barang harus diawasi dengan ketat terhadap pencurian dan harus sering dibandingkan dengan catatan persediaan inventaris. Dalam hal ini bagian internal audit memegang peranan penting dalam mengawasi aktiva tetap dan intenal auditor sangat penting bagi manajemen perusahaan mengingat fungsinya dalam perusahaan menjadi strategis sehingga
sangat dibutuhkan dalam memberi masukan – masukan kepada manajemen dalam pengambilan keputusan.
Tugas – tugas yang harus dilaksanakan oleh internal auditor umumnya mengacu pada lingkungan internal perusahaan. Peristiwa atau kejadian diluar perusahaan bukan merupakan tugas pokok kegiatan internal auditor, meskipun kadang – kadang peristiwa didalam perusahaan dalam beberapa hal ada kaitannya dengan peristiwa diluar perusahaan. Manajemen tidak dapat mengambil keputusan hanya berdasarkan laporan internal auditor tetapi juga harus berdasarkan faktor – faktor eksternal perusahaan. Adapun yang menjadi tugas satuan pengawas intern adalah sebagai berikut :
1. Melakukan kegiatan pengendalian internal perusahaan sesuai dengan tahapan, bentuk, jenis, dan prosedur yang telah ditetapkan .
2. Melakukan tugasnya dengan baik, benar, independen, netral, dan tidak berkesan menjadi ‘watch dog’, serta dapat berkomunikasi dengan baik kepada karyawan lain.
3. Selalu melakukan komunikasi dengan pihak pimpinan (Direksi) tentang segala sesuatu yang berhubungan dengan pengendalian internal.
4. Selalu menggunakan kertas kerja dalam melakukan tugasnya. Kertas kerja tersebut diarsip dengan tertib dan baik.
5. Kertas kerja harus dilengkapi dengan tanggal, nomor, nama pengendalian, staf yang melakukan tugas, ruang lingkup pengendalian dan informasi lain yang dirasakan perlu. Kertas kerja dapat berubah formatnya sesuai dengan perkembangan perusahaan.
Dengan adanya tugas ini akan mempermudah internal auditor dalam melaksanakan fungsinya dalam perusahaan. Tugas ini menjadi acuan atau pedoman internal auditor dalam bekerja dan mempermudah internal auditor dalam pengawasan serta pengendalian segala aktivitas perusahaan. Dengan demikian benarlah bahwa fungsi internal auditor dalam setiap perusahaan sudah membantu pimpinan puncak dan manajemen perusahaan.