III KERANGKA PEMIKIRAN
3.2 Fungsi Manajemen Persediaan
Manajemen persediaan atau disebut juga pengendalian tingkat persediaan merupakan kegiatan yang berhubungan dengan kebutuhan material (persediaan ) yang dikelola melalui fungsi-fungsi manajemen yaitu perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan atau pengendalian , sehingga dapat menjamin kelangsungan operasi perusahaan, dan di lain pihak investasi persediaan material dapat ditekan secara optimal. Dengan demikian, prinsip manajemen persediaan adalah penentuan jumlah dan jenis barang yang disimpan
dalam persediaan sedemikian rupa sehingga produksi dan operasi perusahaan tidak terganggu, tetapi di lain pihak sekaligus harus dijaga agar biaya investasi yang timbul dari penyediaan barang seminimal mungkin (Indarjit, 2005).
Perencanaan persediaan biasanya berbentuk keputusan-keputusan mengenai item (jenis persediaan) apa yang akan dipesan, berapa banyak yang akan dipesan atau kuantitas pesanan opimal, dan kapan dapat dilakukan pemesanan. Perencanaan persediaan dapat dibantu dengan menggunakan metode-metode persediaan. Metode-metode-metode persediaan juga dapat digunakan untuk pengendalian persediaan, yaitu sebagai suatu acuan mengenai persediaan yang ideal dengan keadaan yang sebenarnya (faktual).
Pengorganisasian persediaan contohnya adalah administrasi persediaan. Administrasi persediaan menjadi bagian yang sangat penting dalam manajemen persediaan. Tugas-tugas yang termasuk dalam administrasi persediaan ini antara lain membukukan keluar masuknya barang di setiap gudang, menjaga keakuratan persediaan dengan melakukan stock opname, menyimpan data-data pemasok serta harga setiap item yang dibeli, dan secara periodik membuat laporan ringkasan keluar masuknya barang untuk dijadikan informasi dalam pengambilan keputusan.
Pelaksanaan dalam manajemen persediaan yaitu mengatur aliran persediaan agar dapat memenuhi untuk kegiatan produksi, dan memenuhi permintaan, sesuai dengan yang telah direncanakan. Contoh pelaksanaan dalam manajemen persediaan yaitu pemesanan persediaan terhadap pemasok sesuai dengan waktu dan jumlah yang ditentukan, dan pemeliharaan persediaan. Fungsi pengendalian persediaan selanjutnya akan dibahas lebih lanjut pada bagian 3.3.
3.3 Pengendalian Persediaan
Alasan utama perusahaan menyimpan persediaan adalah untuk memenuhi permintaan konsumen yang relatif sulit diperkirakan. Permintaan dapat meningkat tajam dalam suatu waktu, dan dapat pula menurun tajam pula dalam suatu waktu.
Permintaan yang relatif sulit diperkirakan dapat membuat suatu pilihan bagi perusahaan untuk menyimpan persediaan dalam jumlah yang sebesar-besarnya. Namun secara teoritik, apabila persediaan semakin menumpuk, maka akan semakin besar biaya pemeliharaan persediaan, persediaan pun akan cepat
rusak yang mengakibatkan biaya kerusakan barang, sehingga biaya persediaan pun akan meningkat. Dengan demikian biaya persediaan membuat suatu pilihan lain bagi perusahaan untuk membatasi jumlah persediaan.
Persediaan berarti memiliki karakteristik apabila semakin diperbanyak maka akan memampukan perusahaan dalam memenuhi permintaan konsumen, namun di sisi lain juga akan menimbulkan biaya persediaan semakin meningkat. Hal tersebut berarti bahwa pengendalian persediaan perlu dilakukan.
Pengendalian persediaan secara umum dibagi menjadi dua kelompok yaitu pengendalian persediaan barang yang permintaannya bebas, dan pengendalian persediaan barang yang permintaannya tidak bebas. Barang yang permintaannya bebas beda pengendalian persediaannya dengan barang yang permintaannya tidak bebas karena barang yang permintaannya bebas diturunkan langsung dari permintaan konsumen, sedangkan barang yang permintaannya bebas diturunkan dari perencanaan produksi. Contoh persediaan barang bebas yaitu persediaan barang jadi, misalkan persediaan kue bolu pada toko roti. Persediaan barang tidak bebas merupakan persediaan bahan baku, misalkan persediaan tepung terigu, telor, dan gula pada toko roti. Oleh karena itu, beda jenis persediaannya beda juga pengendalian persediaannya.
Pengendalian persediaan secara teoritik memiliki sejumlah asumsi. Oleh karena itu, penggunaan pengendalian persediaan selain tergantung pada jenis barang (persediaan), juga tergantung pada kecocokan antara asumsi-asumsi yang dimiliki oleh model dalam pengendalian persediaan dengan kenyataan yang terjadi di perusahaan. Salah satu model pengendalian persediaan adalah Kuantitas Pesanan Ekonomis (EOQ) klasik. EOQ klasik menghitung jumlah pesanan, dan waktu pemesanan optimum. EOQ klasik memiliki asumsi yaitu permintaan dianggap konstan. Konstan yaitu bahwa jumlah permintaan sama sepanjang waktu. . Oleh karena itu, model EOQ klasik secara teoritik diduga tidak cocok digunakan untuk industri tanaman hias. Hal tersebut dikarenakan permintaan pada industri tanaman hias relatif tidak konstan.
3.3.1 Biaya dalam Persediaan
Secara umum dapat dikatakan bahwa biaya persediaan adalah semua pengeluaran dan kerugian yang timbul sebagai akibat adanya persediaan. Biaya sistem persediaan menurut terdiri dari biaya pembelian, biaya pengadaan, biaya simpan, dan biaya kekurangan persediaan. Berikut ini akan diuraikan secara singkat masing-masing komponen biaya di atas.
1. Biaya Unit (UC)
Biaya unit adalah biaya yang dikeluarkan untuk membeli barang. Besarnya biaya unit ini tergantung pada jumlah barang yang dibeli dan harga satuan barang. Biaya pembelian menjadi faktor yang penting ketika harga barang yang dibeli tergantung ukuran pembelian. Situasi ini akan diistilahkan sebagai quantity
discount atau price break dimana harga barang per unit akan turun bila jumlah
barang yang dibeli meningkat. Dalam kebanyakan teori persediaan, komponen biaya pembelian tidak dimasukkan ke dalam total biaya persediaan, karena dianggap bahwa harga barang per unit tidak dipengaruhi oleh jumlah barang yang dibeli sehingga komponen biaya pembelian untuk periode waktu tertentu (misalnya satu tahun) konstan dan hal ini tidak akan mempengaruhi jawaban optimal tentang berapa banyak barang yang dipesan.
Pada penelitian ini, biaya unit juga tidak dihitung sebagai komponen untuk menentukan biaya total persediaan. Hal ini dikarenakan biaya unit adenium tidak berubah bila jumlah pesanan yang ditingkatkan. Namun, biaya unit digunakan untuk menghitung jumlah pemesanan optimal pada model EOQ dengan kendala investasi, dan model EOQ dengan metode two bin system dengan kendala investasi. Biaya unit digunakan untuk dihitung, karena pada kendala investasi persediaan, membatasi jumlah pemesanan.
2. Biaya Pemesanan Kembali (RC)
Biaya pemesanan kembali adalah semua pengeluaran yang timbul untuk mendatangkan barang dari luar. Biaya ini meliputi biaya untuk menentukan pemasok (supplier), pengetikan pesanan, pengiriman pesanan, biaya pengangkutan, biaya penerimaan, biaya telepon, dan seterusnya. Biaya ini diasumsikan konstan untuk setiap kali pesan.
3. Biaya Penyimpanan (HC)
Biaya penyimpanan adalah semua pengeluaran yang timbul akibat menyimpan barang. Biaya ini meliputi biaya pemeliharaan, biaya kerusakan dan penyusutan, biaya asuransi, dan biaya opportunity.
Barang yang disimpan (persediaan) memerlukan pemeliharaan agar kualitas persediaan tetap terjaga. Misalnya biaya pemeliharaan gudang, biaya pemeliharaan tanaman hias. Barang yang disimpan dapat mengalami kerusakan, penyusutan karena beratnya berkurang ataupun jumlahnya berkurang karena hilang. Biaya kerusakan dan penyusutan biasanya diukur dengan besarnya penurunan nilai jual dari barang tersebut. Barang yang disimpan diasuransikan untuk menjaga dari hal-hal yang tidak diinginkan seperti kebakaran. Biaya asuransi tergantung jenis barang yang diasuransikan dan perjanjian dengan perusahaan asuransi. Biaya opportunity yaitu biaya kesempatan yang dikorbankan untuk pengadaan bahan baku atau produk yang dapat menghasilkan keuntungan bila biaya tersebut diinvestasikan
3.3.2 Sistem Pengendalian Persediaan Ideal
Sistem pengendalian persediaan terdiri dari dua bagian yaitu sistem persediaan permintaan bebas (independent demand inventory systems), dan sistem persediaan permintaan tak bebas (dependent demand inventory systems). Sistem persediaan permintaan bebas merupakan pendekatan pada model kuantitatif dan peramalan permintaan. Sistem persediaan permintaan tak bebas merupakan pendekatan dimana permintaan secara langsung ditentukan oleh perencanaan produksi. Sistem persediaan permintaan bebas terdiri dari dua cara penilaiannya yaitu kuantitas pesanan tetap dan periodic review systems. Klasifikasi sistem pengendalian persediaan dapat dilihat pada Gambar 3.
Gambar 3. Klasifikasi Sistem Pengendalian Persediaan Sumber : Waters (1992)
3.3.3 Sistem Persediaan Permintaan Bebas
Sistem persediaan permintaan bebas berarti bahwa permintaan terhadap satu jenis barang adalah bebas (tidak terikat) terhadap jenis barang lainnya. Pemintaan terhadap satu jenis barang dibangun oleh permintaan dari konsumen. Sistem persediaan permintaan bebas dapat dianalisis dengan enam model yaitu 1) Economic Order Quantity (EOQ) klasik, 2) EOQ dengan kendala investasi, 3) EOQ dengan two bin system tanpa kendala investasi, 4) EOQ dengan two bin
system dengan kendala investasi, 5) Probabilistik, dan 6) Peramalan permintaan.
Pengendalian persediaan kemudian didasarkan pada model kuantitatif yang berhubungan dengan permintaan, biaya, dan variabel lainnya, untuk menemukan nilai optimal dalam memesan kuantitas, waktu pemesanan, dan lain-lain. Sistem persediaan permintaan bebas dapat menggunakan baik kuantitas pesanan tetap (fixed order quantity systems) maupun periodic review systems.
Kuantitas pesanan tetap menempatkan sebuah pesanan dari ukuran tetap pada saat persediaan yang tersedia berada pada level tertentu. Misalnya, suatu pabrik pemanas pusat, akan memesan 25.000 Liter (L) minyak ketika jumlah pada
tank turun mencapai 2.500 L. Sistem seperti ini membutuhkan monitoring yang
kontinu , permintaan yang relatif tidak teratur, dan jenis barang yang relatif mahal.
Sistem Pengendalian Persediaan (Inventory Control Systems)
Sistem Persediaan Permintaan Tidak Bebas
(Dependent Demand Systems)
Sistem Persediaan Permintaan Bebas
(Independent Demand Systems)
Periodic review systems mengukur pesanan berdasarkan jangka waktu
yang tetap untuk menambah kembali persediaan. Contoh periodic review systems yaitu manajemen persediaan pada rak-rak di swalayan. Rak-rak di swalayan mungkin akan diisi setiap sore sejumlah barang yang terjual sepanjang siang. Sistem seperti ini lebih cocok untuk permintaan yang relatif teratur dan jenis barang yang relatif murah.
3.3.4 Sistem Persediaan Permintaan Tidak Bebas
Pada sistem persediaan permintaan tidak bebas terdapat asumsi bahwa permintaan akan suatu jenis barang secara langsung berkaitan dengan permintaan jenis barang lainnya. Hal ini menjadi jelas, ketika permintaan terhadap material berkaitan dengan permintaan terhadap barang jadi. Misalnya suatu pabrik perakitan mobil membutuhkan pintu dan roda, keduanya berkaitan erat dengan permintaan akan mobil jadi.
Sistem persediaan tak bebas pada umumnya menggunakan perencanaan produksi untuk peramalan permintaan terhadap masing-masing jenis barang dan kemudian memesan sejumlah unit yang kemudian dapat disebut permintaan. Metode-metode pada sistem ini, yaitu material requirement planning (MRP) , dan
just-in-time (JIT).