PENDEKATAN METODOLOGI DAN PROGRAM KERJA
GAMBAR E.12. SKEMA PENGENDALIAN PROYEK
Informasi yang di peroleh dari pelaporan tersebut dapat di analisa dan di jadikan bahan dalam pengambilan keputusan menajemen kegiatan. Pelaporan kegiatan dibuat dengan format dan prosedur yang standar untuk memperoleh peningkatan efisiensi, efektifitas dan optimalisasi sinergi kerja, sehingga Dinas Pekerjaan Umum setempat dapat mencapai performansi dan kualitas akhir manajemen pembangunan yang lebih baik. Manfaat utama lainnya dari sistem ini antara lain adalah :
a. Satuan Kerja/Pejabat membuat Komitmen dapat memonitor dan mengendalikan kegiatan secara terintegrasi dengan sistem yang ada di Dinas Pekerjaan Umum.
b. Memberikan tambahan kapasitas kepada Dinas Pekerjaan Umum untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas pelayanan kepada pengguna jalan melalui penyelesaian MONITORING SKEDUL,
PROGRES DAN BIAYA KONSTRUKSI PELAPORAN PELAKSANAAN PEKERJAAN SKEDUL PROGRES PEMBIAYAAN ANALISA KOMPUTER ANALISA KOMPUTER PELAPORAN PERIODIK MANAJEMEN PROYEK PELAPORAN PERIODIK RINGKASAN PROGRES PEKERJAAN PELAPORAN PERIODIK RINGKASAN PEMBIAYAAN
pembangunan jalan beserta falisilitas pendukung lainnya yang sesuai jadwal dan alokasi biaya.
Metodologi Pengontrolan Proyek
Untuk menerapkan metodologi pengendalian proyek secara baik dan sistematis, maka Konsultan membaginya ke dalam beberapa tahap :
Tahapan Initialisasi
Tahap initialisasi dilakukan untuk menjabarkan aktifitas-aktifitas proyek (workBreakdown
Structurel WBS) sampai ke level yang terendah yang mencerminkan keterkaitan antar
aktifitas. Tahapan ini dimulai dari pendeskripsian dan penggolongan aktifitas proyek yang ada, menentukan volume dan bobot dari masing-masing aktifitas, pengurutan pekaksanaan aktifitas (network planning – predecessor dan successor dari setiap aktifitas detail) dan tipe dari relasi-relasi antar aktifitas, yaitu SS-Start to Start, SF – Start to finish, FS – finish to
Start atau FF – Finish to Finish.
Juga dideskripsikan mengenai penjadwalan pekerjaan, resources atau sumber daya yang terlibat dalam pelaksanaan proyek, seperti tenaga ahli, konsultan, tenaga pekerja, administrator, serta bahan dan alat penunjang pelaksanaan proyek.
Setiap aktuifitas dilengkapi dengan volume pekerjaan, bobot (persentase perbandingan antar volume pekerjaan dengan nilai nominal – rupiah). Hasil dari tahap ini akan digunakan sebagai base line/dasar untuk pemgendalian proyek pada saat pelaksanaan. Tahapan Pelaksanaan
Tahap ini dipergunakan untuk memonitor dan mengawasi jalannya pelaksanaan proyek. Termasuk didalam tahapan ini adalah proses update data kemajuan hasil pelaksanaan proyek, yang diperinci dari prestasi detail sampai ke prestasi secara umum, mengawasi aktifitas-aktifitas kritis yang ditampilkan pada barchart dan pengawasan terhadap resource yang terlibat dengan menambah atau mengurangi jumlah resource (tenaga, bahan dan alat) apabila perlu.
Pengisian hasil kemajuan proyek dapat dilihat dari hasil pencapaian kemajuan proyek pada minggu sebelumnya, sehingga project control dapat memperlihatkan aktifitas yang tidak
memperlihatkan kemajuan yang berarti atau justru berada pada kondisi kritis yaitu aktifitas yang memiliki total Float sama dengan nol. Pelaksanaan aktifitas tersebut tidak boleh mengalami penundaan lebih dari satu hari kerja. Keberadaan kondisi kritis dari suatu aktifitas digambarkan dalam garis yang berbeda warna pada tampilan barchart, yaitu sebagai berikut :
Total Float = 0, digambarkan dengan warna merah; 1 < Total float < 5, digambarkan dengan warna kuning; Sedangkan total Float >=6, digambarkan dengan warna hijau.
Hal tersebut perlu menjadi perhatian bagi project control dan menjadi salah satu acuan bagi analisa kemajuan pelaksanaan proyek yang menjadi tanggung jawabnya. Selanjutnya dapat dilakukan beberapa tindakan untuk meningkatkan kinerja proyek, seperti penambahan tenaga ahli, tenaga pekerja, bahan dan alat penunjang, atau merubah metode pelaksanaannya.
Tahap Pelaporan
Tahap pelaporan ini ditujukan untuk menyampaikan kemajuan pelaksanaan proyek actual di lapangan kepada pihak Pemberi Tugas / pemilik proyek untuk mendapatkan gambaran kemajuan proyek di lapangan, dengan ikut memperhatikan hal-hal kritis yang di peroleh dari analisa pelaksanaan proyek. Bentuk laporan ini disesuaikan dengan kebutuhan pelaporan, dan terbagi menjadi pelaporan kemajuan proyek secara tabular, pelaporan kemajuan proyek secara barchart, serta dalam bentuk S-Curve; yang membandingkan pencapaian actual dengan baseline proyek.
Dibawah ini adalah bagaimana pengendalian waktu perlu mendapat perhatian agar tidak terjadi perpanjangan waktu yang tidak perlu yang akan memboroskan waktu, tenaga dan biaya.
1. Schedule Pelaksanaan Kegiatan
Sebelum pekerjaan dimulai konsultan akan mengecek schedule pelaksanaan yang dibuat Pelaksana Kegiatan.
Apakah rencana kerja Prosress pekerjaan yang di targetkan sudah layak dan realistis. Misalnya dalam musim hujan, target pekerjaan lebih kecil bila dibandingkan pada musim kemarau untuk pekerjaan pengaspalan misalnya untuk kondisi kerja yang sama. Kemudian juga construction method, urutan Kerja Pelaksanan Kegiatan apakah sudah sistematis, konsepsional dan benar.
Selanjutnya berdasarkan schedule Pelaksana Kegiatan yang sudah disetujui, Konsultan Pengawas akan mengendalikan waktu pelaksanaan tersebut.
Dari time schedule tersebut bisa dijabarkan ke dalam target harian, sehingga setiap hari apakah target volume tersebut bisa tercapai atau tidak, bila target volume tersebut tidak tercapai maka selisih volume harus diprogramkan/dikejar untuk schedule hari berikutnya.
Dengan time schedule yang dibuat dan disetujui itu bila dilaksanakan dengan sebagaimana mestinya dan dikendalikan dengan baik maka diharapkan proyek bisa diselesaikan “on schedule”.
2. Peralatan
Untuk mengerjakan pekerjaan jalan, diperlukan peralatan dengan kombinasi/beberapa jenis alat dan jumlah alat yang mencukupi. Sedemikian hingga volume pekerjaan yang direncanakan bisa diselesaikan dalam waktu yang ditentukan.
3. Tenaga Kerja
Demukian juga untuk tenaga kerja, untuk suatu pekerjaan diperlukan tenaga kerja yang mencukupi, sehingga pekerjaan akan bisa diselesaikan oleh tenaga kerja sesuai dengan jadwal/waktu yang ditentukan. Bila kondisi pekerjaan diperkirakan tidak bisa diselesaikan, maka tenaga kerja perlu ditambah atau kerja dua shift atau kerja lembur/overtime.
4. Jumlah Jam Kerja
Untuk penyelesaian suatu pekerjaan, tergantung juga pada jam kerja per hari. Jumlah jam kerja yang sedikit akan menghasilkan produk yang lebih kecil dari pada bila per hari jam kerjanya lebih banyak.
Jam kerja perlu disesuaikan dengan kapasitas alat, tenaga kerja, sedemikian hingga volume pekerjaan yang ditargetkan bisa diselesaikan. Kalau suatu pekerjaan tidak bisa diselesaikan dalam satu hari siang, maka perlu untuk kerja malam/overtime.
Untuk administrasi pengendalian waktu, agar pengendalian dapat dicapai secara optimal maka Konsultan memahami secara sungguh-sungguh “Network Planning” yang umumnya telah dibuat oleh Pelaksana Kegiatan dengan metode lintas kritis (Critical Path Method/CPM).
Mengingat sangat pentingnya time schedule ini didalam suatu pekerjaan pengawasan, maka Konsultan akan menganalisa secara rutin time schedule dari Pelaksana Kegiatan dan akan membantu Pelaksana Kegiatan dalam mereview dan menyusun kembali time schedule tersebut bila memang diperlukan.
Pengendalian schedule pelaksanaan lainnya dapat menggunakan “Barchart/S-Curve” yang biasa dan juga dapat digunakan “Vector Diagram” yang baik/cocok untuk pekerjaan jalan karena dapat mengetahui/menunjukkan lokasi dan waktu. Schedule ini, pada arah “absis” menunjukkan lokasi atau STA, sedangkan arah “ordinat” menggambarkan waktu