BAB III KEGIATAN LEMABAGA FARMASI
3.6. Gudang Penyaluran (Gulur)
Pengeluaran barang dari Gupalkes atau Guhanjabaku dan embalage dilakukan di Gulur setelah ada SPPB dari Kadiskesau kepada Kalafiau yang disertai dengan bentuk Bentuk berisi tentang barang yang dibutuhkan oleh satker. Bentuk 051 haruslah dipisahkan untuk setiap Satker dan dibuat rangkap
delapan untuk arsip Gupalkes, arsip Guhanjabaku dan embalage, arsip Gulur, arsip Suburminbekkes sebelum dikirim bersama dengan bekkes dengan rincian yaitu setelah ditandatangani penerima 1 rangkap arsip penerima, 1 rangkap dikirim ke Maffaskesau sebagai bukti bekkes telah diterima, dan 1 rangkap dikirim kembali ke Suburminbekkes Lafiau sebagai bukti bekkes telah diterima. Berdasarkan bentuk 051, barang dikeluarkan dari Guhanjabaku dan embalage, serta Gupalkes sebelum dikirim ke Satker akan disimpan ke Gulur. Di Gulur ini barang akan dikemas dan didistribusikan untuk Satker di seluruh Indonesia. Untuk Satker di Pulau Jawa pengirimannya dapat menggunakan jasa angkutan darat sedangkan untuk Satker di luar Pulau Jawa pengirimannya menggunakan armada udara milik Angkatan Udara.
Kalafiau dapat mengeluarkan SPPB kepada Ka Unit Pergudangan setelah menerima SPL dan bentuk 051 dari Kadiskesau. SPL mempunyai 2 jenis yaitu Log A untuk obat-obatan dan Log B untuk peralatan kesehatan.
Tahap-tahap penyaluran Material Kesehatan:
a. Material kesehatan diturunkan dari rak penyimpanan dan dicek sesuai bentuk 40501 menyangkut jumlah dan nomor kodefikasinya.
b. Material Kesehatan tersebut dikirimkan ke Gudang Penyaluran oelh petugas gudang penyimpanan dan diserah terimakan dengan petugas gudang penyaluran sambil mengecek kembali jumlah dan nomor kodefikasinya.
c. Material Kesehatan beserta daftar koli dimasukkan ke dalam kantong plastik dan disegel, kemudian dimasukkan dalam dus ditutup, dilakban
dan diberi plat ezer. Material Kesehatan siap dikirmim ke tempat tujuan melalui darat dan udara.
3.6.1 Penerimaan
Anggota KPB dari unit gudang, unit produksi dan unit litbang. Panitia ini bertanggungjawab kepada Kadiskesau dan dibentuk setahun sekali. Perbekalan kesehatan yang dikirimkan ke Lafiau diterima oleh Panitia Penerimaan Barang (PPB). Semua barang yang diterima oleh Lafiau harus diperiksa, dan selama menunggu pemeriksaan, barang-barang tersebut diletakkan dalam gudang transit. Sebelum diuji barang diberi label berwarna kuning atau label “karantina”, yang berisi: nama barang, jumlah, nomor batch/ nomor order, tanggal terima, unit penerimaan, dan tanda tangan penerima. Semua barang tersebut akan diperiksa oleh Komite Penerimaan Barang (KPB). KPB anggotanya ditunjuk oleh Kalafiau dan diangkat oleh Kadiskesau.
Pemeriksaan yang dilakukan meliputi spesifikasi barang, jumlah, ukuran dan bentuk. Komite penerimaan barang bertugas memeriksa perbekalan farmasi sesuai standar kefarmasian dan surat perjanjian Jual Beli (SPJB). Pengujian dilakukan dilaboratorium, barang yang diterima juga dicocokkan dengan surat pengantar barang dan surat pemesanan. Setelah semua perbekalan kesehatan diepriksa dan telah memenuhi spesifikasi sesuai dengan perjanjian, PPB akan mengeluarkan berita acara sebagai bukti penerimaan barang dan sebagai dokumen untuk mencairkan dana bagi rekanan. Berita acara penerimaan barang akan ditandatangani oleh PPB, Kepala Gudang diketahui oleh Kalafiau. Barang yang diterima lolos uji/memenuhi kriteria, diberi label “Diluluskan” yang berwarna hijau, label tersebut berisi: nama barang, tanggal terima, jumlah
pembuat/penyalur, nomor batch asal, dan data yang diisi oleh petugas unit uji coba. Data tersebut berisi tanggal uji, nomor lot, tanda tangan, dan tanggal berlaku. Barang tersebut akan disimpan di gudang sesuai dengan spesifikasinya. Barang yang berupa oabt jadi, bahan baku dan embalage akan disimpan di gudang alat kesehatan.
Barang yang tidak memenuhi kriteria diberi Label”Ditolak” berwarna merah, berisi nama barang, jumlah, nomor batch/nomor order, tanggal diterima, dan tanda tangan unit uji coba. Barang yang ditolak akan ditempatkan tersendiri dan unit uji coba akan membuat surat penolakan kepada pemasokdengan menyebutkan alasan penolakkan. Contoh berita acara penerimaan barang dan label dapat dilihat pada lampiran.
3.6.2 Penyimpanan
Penyimpanan mencakup kegiatan penyusunan, pengawetan, dan pengadministrasian materiil secara tertib dan teratur sesuai dengan sifat fisika, kimi, dan biologi dari bekal kesehatan tersebut sesuai dengan ketentuan yang berlaku dilingkungan pergudangan. Sasaran penyimpanan adalah materiil dapat disimpan dan dipelihara dengan baik sehingga memudahkan dalam pemeliharaan, pengawasan yang baik secara fisik maupun administratif
Penyimpanan barang menggunakan FIFI (First In First Out) sesuai dengan sifat dan klasifikasi barang. Barang yang disimpan diatur dengan kodifikasi meliputi jenis barang, alfabetis, sehingga memudahkan dalam pengambilan dan menghindari kekeliruan pengembalian barang.
Barang yang mudah terbakar disimpan di gudang tahan api yang letaknya terpisah dari gudang bahan baku berdasarkan perbedaan konsistensi, bahan padat
dam kering terpisah dari bahan cair. Perlatan kesehatan (palkes) disimpan di gudang Palkes berdasar urutan barang yang akan disalurkan ke satker di seluruh Indonesia.
Obat jadi golongan narlotika disimpan di lemari khusus yang dilengkapi kunci sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Obat jadi dan bahan baku yang memerlukan suhu kelembaban terkendali seperti cairan infus dan cangkan kapsul, disimpan di ruang khusus yang dilengkapi dengan AC. Beberapa obat injeksi yang memerlukan suhu penyimpanan yang rendah sisimpan dilemari es.
3.6.3 Distribusi
Distribusi bekal kesehatan keseluruh jajaran satker kesehatan Angkatan Udara seluruh Indonesia dilakukan oleh bagian Gupusfi yang meliputi rumah sakit, seksi kesehatan, Lakespra dan lakesgilut> Dasar dalam penyaluran pembekalan farmasi adalah surat perintah logistik (SPL) dalam bentuk 051 oleh Kadiskesau kepada kalafiau yang kemudian dikeluarkan Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB). Sedangkan administrasinya dilakukan oleh bagian Minbekkes untulk diteruskan ke bagian produksi dan pergudangan. Bentuk 051 dibuat rangkap 7, yang berisikan tentang penjabaran atau rincian SPL, 1 lembar untuk Minbekkes, 3 lembar untuk pergudangan, 3 lembar untuk penerima atau satler, 1 lembar sebagai arsip, 1 lembar dikirim lagi ke Minbekkes dan 1 lemabr dikirim ke Diskesau. Kegiatan pengeluaran barang terbagi dalam 2 kegiatan yaitu: 3.6.3.1 Rutin
Pendistribusian rutin dilakukan alokasi kebutuhan 6 bulan sekali. Satker mengajukan kebutuhan dan sisa persediaan ke Diskesau, Diskesau lalu akan
menunjuk Matfaskes untuk mengeluarkan rencaran surat perintah logistik (RSPL) ke Minbekkes. Minbekkes akan mencocokkan dengan kartu stok dan melaporkan ke Diskesau, sebagai acuan SPL. Dengan SPL, Kalafiau mengeluarkan surat perintah Pengeluaran (SPPB) ke gudang. Penyaluran barang dari gudang penyaluran menggunakan jalur darat dan udara. Penyaluran dilakukan pada: semester I pada bulan Januari dan Semester II pada bulan Juni.
3.6.3.2 Non Rutin
Pengeluaran non rutin (Suplisi) adalah pengeluaran barang yang dilakukan mendadak, diluar SPL seperti bencana alam, bakti sosial, dan operasi militer. Pengeluaran suplisi dilakukan dengan menggunakan bon sementara yang disetujui oleh Kalafiau kepada unit pergudangan.
Pengeluaran bahan baku berdasarkan atas Surat Perintah Produksi (SPP) dari Kalafiau, ke bagian produksi, dan mengajukan permintaan bahan baku ke Diskesau. Diskesau akan mengeluarkan SPL bahan baku produksi dan embalage ke bagian produksi. Setelah itu, berdasarkan SP3 produksi
3.6.4 Penghapusan
Penghapusan materiil kesehatan adalah usaha untuk membebaskan bendaharawan materiil dari tuntutan pertanggungjawaban materiil yang berkaitan dengan administrasi perbendaharaan berdasarkan ketentuan yang berlaku serta memanfaatkan materiil tersebut dalam bentuk lain.
Materiil kesehatan yang akan dihapuskan harus memenuhi kriteria: barang yang dinyatakan tecela; rusak/tidak dapat diperbaiki lagi, rusak atau masih dapat diperbaiki lagi namun tidak ekonomis, berbahaya jika disimpan lama, kadalauarsa berlebih, tidak dapat digunakan karena alasan tertentu. Sedangkan barang yang
dinyatakan sah untuk dihapuskan, apabila: telah dikeluarkan surat keputusan penghapusan, telah diterbitkan surat perintah pelaksanaan penghapusan, berita acara penghapusan yang ditandatangani panitia bendaharawan dan ordonatur, telah dikeluarkan dari buku inventaris/perbendaharaan.
3.6.5 Pelaporan
Laporan persediaan barang dilakukan oleh bagian administrasi Perbekalan Kesehatan (Minbekkes). Pertanggung jawaban persediaan barang ini dilaporkan tiap satu bulan dan triwulan. Laporan satu bulanan berisi: nomor, kode, nama, satuan, jumlah (baik/rusak), tanggal kadaluarsa, sedangkan laporan triwulan berisi: nomor, tujuan, harga(alkes/obat), jumlah, tangal SPL, No. Reg, jumlah item, jumlah berat, jumlah isi dan keterangan. Bagian Minbekkes akan memasukkan data barang yang diterima ke dalam kartu stok sesuai dengan berita acara. Laporan barang dilaporkan ke Diskesau setiap bulan dan tiga bulan. Laporan ini meliputi jumlah dan keadaan fisik barang yang tersisa dan barang-barang yang mendekati ED. Laporan satu bulanan berisi: nomor, kode, nama, satuan, jumlah (baik/rusak), tanggal kadaluarsa, sedangkan laporan triwulan berisi: nomor, tujuan, harga(alkes/obat), jumlah, tangal SPL, No. Reg, jumlah item, jumlah berat, jumlah isi dan keterangan. Laporan ini juga berguna untuk mengontrol jumlah barang dan keperluan atau alokasi setiap semester. Stok
opname dilakukan tiap akhir semester.
Perbekalan kesehatan yang diterima dari Diskesau atau Puskes Angkatan Udara maupun hasil produksi Lafiau selanjutnya di simpan di gudang untuk di alokasikan ke satker-satker AU seluruh Indonesia.
3.7. Unit Produksi Lembaga Farmasi Angkatan Udara