Harvard Project Manager ( H PM ) merupakan salah satu paket program komputer manajemen proyek yang sanggup membantu pengelolaan proyek untuk menyusun, mengatur penjadwalan suatu proyek dan membuat jaringan keijanya serta menyajikan l^oran-laporan yang diperiukan tentang pengelolaan proyek termasuk didalamnya adalah perhitungan biaya maupun perkiraan biaya yang akan dikeluarkan dalam suatu proyek.
Program ini mampu nielakukan analisa terhadap perencanaari suatu proyek berdasarkan metode Project Evaluation and Review Technique (PERI) dofj Critical Path Method (CPM). Dengan menggunakan program ini selmn dapat menentukan jalur kritis dengan cepat, juga bisa dilakukan analisa terhadap proyek dari waktu ke waktu berdasarkan input data aktual yang kita masukkan dan membandingkan dengan yang telah kita rencanakan. Paket program HPM mulai dikembangkan pada periode 1980-an dan pada saat ini sudah dikeluarkan HPM ver 3.0 . Paket program manajemen proyek HPM dibuat oleh “Software Publishing Coorperation” yang berkedudukan di 1901 Land
ing Ehive Mountain View, CA 94039-7210 U S A . HPM ver 3.0 terdiri dari file standar yang membutuhkan sekitar 1.3 Mbyte dan ditambah dengan file tutorial + utility yang membutuhkan 0.5 Mbyte, paket program ini dapat di-;>isto//-kan kedalam harddisk/disket agar dapat digunakan.
Untuk dapat merencanakan proyek dengan menggunakan HPM ver 3.0 maka perlu diketahui beberapa langkah berikut:
1.2.1. Persiapan Data.
Untuk memasukkan data ( input data) pada paket program H PM , harus disiapkan terlebih dahulu data - data yang diperiukan, persiapan data ini dilakukan secara manual, pekeijaan persiapan data ini meliputi : estimasi material yang digunakan , penentuan harga material, penentuan upah tenaga keija.
1.2.2. Proyek Diuraikan Menjadi Aktivitas (Break Down Proyek).
Suatu proyek yang besar dan kompleks periu kita pecah menjadi aktivitas-aktivitas yang kecil. Mula-mula kita buat suatu garis besar {outline) penyelesaian dalam beberapa langkah yang kasar, kemudian langkah-iangkah ini kita perinci lagi ke beberapa langkah yang lebih kecil lagi. Begitu seterusnya sehingga kita mendapatkan daftar kegiatan yang hams diselesaikan secara rind untuk menyelesaikan proyek tersebut. Setelah itu kita dapat menentukan berapa lama suatu kegiatan akan diselesaikan. Cara diatas sering disebut dengan analisa top-down. (Wyanto, 1993:4)
1.2.3. Membuat Urutan Penyelesaian Aktivitas.
Sesudah langkah diatas dilakukan maka selanjutnya adalah membuat urutan dan saling bergantungan antar aktivitas , menentukan aktivitas apa yang akan mendahului atau mengikuti aktivitas tertentu. Untuk menentukan urutan tersebut, hams ditentukan dahulu:
a. Aktivitas itu termasuk dalam kegiatan (task) ataukah peristiwa (milestone ) . b. Bila aktivitas itu mempakan kegiatan maka ditentukan durasi penyelesaian aktivitas
itu. Bila tidak memiliki durasi maka aktivitas itu mempakan peristiwa (milestone ) yang hanya digunakan sebagai tanda peristiwa penting .
c. mengatur hubungan antar aktivitas, yang dalam HPM menggunakan istilah lag.
Terdapat 4 macam hubungan antar aktivitas ; a. Start to Start (SS)
yaitu suatu aktivitas dapat dimulai (Start) sesudah selang waktu dimulainya (Start) aktivitas sebelumnya.
A B
b. Finish to Start (FS)
yaitu bahwa suatu aktivitas boleh dimulai (Start) setelah aktivitas sebelumnya sudah selesai (Finish).
B
c. Start to Finish (SF)
yaitu suatu aktivitas hams selesai (Finish) setelah selang waktu dimulainya (Start) aktivitas sebelumnya.
A B
d Finish to Finish (FF)
yaitu suatu aktivitas berakhir (Finish) beberapa saat setelah aktivitas sebelumnya selesai (Finish).
A B
Penentuan urutan dan saling ketergantungan antara aktivitas ini sangat penting karena : a. Hal ini menentukan berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu
proyek.
b. Dapat diketahui aktivitas-aktivitas kritisnya dan aktivitas-aktivitas non-kritis.
1.2.4. Menentukan Sumber Daya Pada Masing-Masing Aktivitas.
Berhasil atau tidaknya suatu kegiatan antara lain disebabkan oleh tersedia atau tidaknya sumber daya untuk menyelesaikan kegiatan tersebut. Karena itu dalam tahap ini kita harus menentukan sumber daya pada tiap-tiap akti\itas sehingga kita juga bisa memperkirakan biaya yang akan dihabiskan oleh sumber daya pada tiap-tiap aktivitas.
1.2.5. Perhitungan Biaya.
Langkah terakhir adalah menghitung semua biaya yang diperlukan dalam penyelesaian proyek. Perhitungan biaya ini lebih baik dilakukan berdasarkan biaya yang dikeluarkan dalam tiap-tiap aktivitas. Dalam HPM 3.0 terdapat 4 jenis biaya yaitu : a. Biaya Tetap / Fixed Cost / Others Cost
yaitu biaya yang dikeluarkan dalam pelaksanaan suatu aktivitas yang tidak tergantung pada sumber daya dalam aktivitas atau waktu pelaksanaan (durasi) aktivitas tersebut.
Misalnya; biaya material, borongan. Informasi ini pada HPM 3.0 dapat dilihat pada task form, task lis t, work breakdown outline.
b. Biaya Sumber Daya / Resources Cost
yaitu biaya yang dikeluarkan untuk membayar sumber daya yang melaksanakan suatu aktivitas. Biaya semacam ini bergantung pada lama pelaksanaan suatu aktivitas dan jumlahnya. Misalnya: biaya tenaga keija dan sewa peralatan. Informasi ini pada HPM
3.0 dapat dilihat pada allocation list atau pada resources list.
c. Biaya Overhead
yaitu biaya yang dikeluarkan untuk proyek secara keseluruhan tanpa tergantung pada suatu aktivitas tertentu. Misalnya : gaji pegawai kantor pusat, biaya rapat, biaya kantor, biaya tak terduga , komisi dll.Informasi ini pada HPM 3.0 dapat dilihat pada formulir proyek (project form).
d. Biaya Penalti
yaitu biaya denda yang hams dibayar bila penyelesaian proyek melewati batas waktu tertentu ( terlambat penyelesmannya). Informasi ini pada HPM 3.0 dapat dilihat pada formulir proyek (project form).
1.2.6. Input Data.
Setelah mempersiapkan semua data yang dibutuhkan maka data dapat dimasukkan kedalam program HPM dan dapat dilakukan perhitungan sehingga dapat diketahui lintasan kritis serta perkiraan biaya yang akan dikeluarkan. Untuk memasukkan data ke dalam HPM dapat dilakukan dalam beberapa tampilan yaitu : (Setiawan, 1993:17)
(L Fast Track
yaitu : sebuah lembar kerja berskala waktu yang digunakan untuk mencatat dan menggambarkan kegiatan - kegiatan proyek. Pada tampilan ini banyak digunakan untuk pengisian data karena dengan tampilan ini pengisian data dapat dilakukan dengan cepat.
b. PERT Chart
yaitu ; sebuah model perencanaan proyek yang berbentuk jaringan keija. Pada tampilan ini terlihat dengan jelas hubungan logis dan saling ketergantungan antaramasing - masing kegiatan (task) dan peristiwa {milestone)
c. Gantt Chart
yaitu perwujudan kegiatan-kegiatan proyek yang disajikan dalam bentuk diagram batang.
Pada tampilan ini, diagram batang digambarkan pada kalender keija proyek, sehingga terlihat jelas kapan suatu kegiatan dimulai dan berakhir Kelemahan Gantt Chart adalah ketidakjelasan hubungan logis antara masing - masing kegiatan..
d. Work Breakdown Structure
yaitu : diagram terstruktur berbentuk diagram pohon {Tree Structure Diagram) yang sangat cocok untuk menggambarkan tahap awal perencanaan proyek serta tahap - tahap berikutnya.
e fVork Breakdown Outline
ymtu: berbentuk daftar ke^atan yang disusun secara terstruktur, sehingga terlihat dengan jelas mana yang termasuk kegiatan dan mana yang merupakan sub kegiatan.
f. Task List
yaitu : untuk menampilkan data dalam bentuk spreadsheet.
1.2.7. Konsep Perhitungan yang Dilakukan oleh HPM 3.0.
Setelah memasukkan data ke dalam paket program HPM 3.0 dan dilakukan perhitungan, maka kita perlu mengetahui konsep perhitungan yang dilakukan oleh HPM 3.0. Beberapa konsep dasar HPM yang berhubungan dengan penulisan Tugas Akhir kami antara la in :