4.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Usakti
Perpustakaan Usakti berdiri bersamaan dengan berdirinya Universitas Trisakti sebagai salah satu unit di dalamnya yaitu pada tanggal 10 November 1965. Pada tanggal 1 Oktober 1992 berdasarkan SK nomor 161/Usakti/SKR/X/1992 dibentuk Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan yang dipimpin oleh Kepala Perpustakaan yang bertanggung jawab kepada Rektor melalui Pembantu Rektor I.
Kemudian pada tanggal 29 Juli 1996 melalui SK Rektor nomor 171/Usakti/SKR/VII/1996 menyatakan bahwa UPT Perpustakaan dipimpin oleh seorang Kepala yang bertanggung jawab langsung kepada Rektor, dibantu oleh Sekretaris Perpustakaan dan membawahi 4 sub unit yaitu (1) Sub Unit Pelayanan Administrasi, (2) Sub Unit Pengolahan, (3) Sub Unit Pelayanan Pemakai, (4) Sub Unit Referens. Selanjutnya pada tanggal 9 Februari 1999 melalui SK Rektor nomor 27/Usakti/SKR/II/1999 ditetapkan bahwa jabatan Sekretaris Perpustakaan ditiadakan.
Sampai saat ini selain Perpustakaan Usakti, Usakti juga memiliki 9 Perpustakaan Fakultas dan 1 Perpustakaan Pascasarjana. Perpustakaan Usakti berada di Gedung M Kampus A yang berlokasi di Jalan S. Parman nomor 1 Grogol, Jakarta Barat. Dari 12 lantai yang ada pada Gedung M, perpustakaan menempati 3 lantai, yaitu lantai 2,3, dan 5.
4.2 Struktur Organisasi
Di dalam anggaran rumah tangga Usakti (2011) disebutkan bahwa Perpustakaan Usakti merupakan sebuah unit pelaksana teknis yang mempunyai tugas memberikan pelayanan teknis administratif di bidang perpustakaan dalam lingkup Universitas Trisakti yang bertanggungjawab pada Wakil Rektor I seperti terlihat dalam Gambar 4 berikut. Walaupun secara struktur organisasi bertanggung jawab kepada Wakil Rektor I, untuk masalah perencanaan dan pengembangan, Perpustakaan Usakti bertanggungjawab kepada Wakil Rektor IV yang membawahi bidang perencanaan dan pengembangan.
26 UNSUR PELAKSANA TEKNIS DEWAN PERTIMBANGAN UNIVERSITAS DEWAN AUDIT UNIVERSITAS REKTOR SENAT UNIVERSITAS WR II WR I WR III WR IV PROGRAM
PASCA SARJANA FAKULTAS LEMLIT LEMDINAS
GANGNI PSIKON
ORSENI HUMAS PUSAT
KOMPUTER BAMA BAREN SIF BAUM BAKU BAA BSDM TRISAKTI UNIVERSITY PRESS BMK BAFIL BELUM DIREALISASIKAN UNSUR PIMPINAN UNSUR PELAKSANA AKADEMIS UNSUR PELAKSANA TUGAS STRATEGIS MAJELIS GURU BESAR PBB SETUN OTORITA KERJA SAMA PERPUS MULTI MEDIA KEBERSIHAN & PERTAMANAN PENERBITAN & PERCETAKAN
PUSAT INOVASI & PEMANFAATAN SUMBERDAYA UNSUR PELAKSANA ADMINISTRASI BPPJM
Gambar 4 Struktur organisasi makro Perpustakaan Usakti
Struktur organisasi UPT Perpustakaan Usakti terdiri dari seorang Kepala Perpustakaan yang membawahi 4 sub unit seperti disebutkan dalam Panduan Perpustakaan Usakti (2012). Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut. Ka UPT PERPUSTAKAAN Ka. SUB UNIT LAYANAN REFERENS Ka. SUB UNIT PENGOLAHAN Ka. SUB UNIT LAYANAN ADMINISTRASI Ka. SUB UNIT LAYANAN SIRKULASI PERPUSTAKAAN FAKULTAS
Gambar 5 Struktur organisasi mikro Perpustakaan Usakti 4.3 Visi dan Misi TI
Adapun visi Perpustakaan Usakti di bidang teknologi informasi adalah pada tahun 2017 menjadi perpustakaan universitas yang bermutu, terkemuka, dan pusat unggulan dalam menyediakan informasi dengan didukung oleh penggunaan teknologi informasi terbaru, akses internet yang cepat untuk meningkatkan layanan kepada sivitas akademika.
Sedangkan misi Perpustakaan Usakti di bidang teknologi informasi adalah sebaga berikut:
1. Menyediakan akses secara gratis, mudah, dan cepat terhadap koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan.
27
2. Menyediakan website dan sumber elektronik yang dapat diakses 24 jam sehari, 7 hari seminggu oleh sivitas akademika.
3. Menggunakan teknologi informasi yang dapat menghubungkan sivitas akademika dengan informasi yang berada di luar institusi.
4. Memiliki staf yang memiliki kompetensi yang tinggi di bidang teknologi informasi.
4.4 Lingkungan Perpustakaan Usakti
Lingkungan Perpustakaan Usakti terdiri dari lingkungan internal dan eksternal. Lingkungan internal merupakan kekuatan dan kelemahan yang dimiliki dan harus dihadapi pada saat ini, sedangkan lingkungan eksternal terdiri dari peluang dan ancaman yang harus dihadapi dan diantisipasi pada masa yang akan datang.
4.4.1 Lingkungan Internal Perpustakaan Usakti
Lingkungan internal Perpustakaan Usakti yang dikaji dalam penelitian ini meliputi kondisi hardware, software, data, jaringan, sumber daya manusia, dukungan pimpinan dan unit TI terkait, fasilitas, layanan dan anggaran.
4.4.1.1 Hardware
Hardware atau perangkat keras menurut American National Standard Dictionary of Information Technology (2012) adalah setiap komponen fisik yang mampu untuk melakukan pengolahan data contohnya adalah komputer, dan peralatan peripheral. Hardware yang ada di lingkungan Perpustakaan Usakti saat ini dapat dilihat pada Tabel 14 berikut ini.
28 Tabel 14 Daftar hardware dan software Perpustakaan Usakti
No Jenis Spesifikasi Software Jumlah Internet Pengguna
1 PC Desktop Intel Pentium 4, 1,60 GHz, 256 MB, 20 GB, 15,4 GB, CD/DVD Room (X), Sound (X), Speaker (X)
Win XP, Office App, IE, Flock, Adobe Reader, Antivirus Edet NOD 32, Win. Media Player
7 unit Terkoneksi Internet/e-Journal
2 PC Desktop Intel Pentium 4, 2,40 GHz, 512 MB, 20 GB, 14,5 GB, CD/DVD Room (X), Sound (X), Speaker (X)
Win XP, Office App, IE, Flock, Adobe Reader, Antivirus Edet NOD 32, Win. Media Player
5 unit Terkoneksi Internet/e-Journal
3 PC Desktop Intel Pentium 4, 2,40 GHz, 256 MB, 20 GB, 15,7 GB, CD/DVD Room (X), Sound (V), Speaker (X)
Win XP, Office App, IE, Flock, Adobe Reader, Antivirus Edet NOD 32, Win. Media Player
2 unit Terkoneksi Internet/e-Journal
4 PC Desktop Intel Dual-Core, 2,50 GHz, 1GB, 250 GB, 312,8 GB, CD/DVD Room (V), Sound (V), Speaker (V)
Win XP, Office App, IE, Flock, Adobe Reader, Antivirus Edet NOD 32, Win. Media Player
6 unit Terkoneksi DatabaseBEJ, KBI, JSX, ICMD
5 PC Desktop Intel Dual-Core, 1,80 GHz, 1GB, 80 GB, 67,1 GB, CD/DVD Room (V), Sound (V), Speaker (X)
Win XP, Office App, IE, Mozilla, Adobe Reader X, Antivirus Edet NOD 32, Smadav 9.0, Win. Media Player, Media Player Classic, Nero Showtime, Nero, Winamp, Yahoo Massenger
4 unit Terkoneksi Warnet
6 PC Desktop Intel Dual-Core, 2,50 GHz, 1GB, 250 GB, 202,9 GB, CD/DVD Room (V), Sound (V), Speaker (V)
Win XP, Office App, IE, Mozilla, Google Chrome, Adobe Reader X, Adobe Acrobat Profesional 7.0, Antivir Avira Personal, Smadav 9.0, Win. Media Player, Media Player Classic, Nero Showtime, Nero, Winamp, Yahoo Massenger, Photoshop 7, Coreldraw X4
29
No Jenis Spesifikasi Software Jumlah Internet Pengguna
7 PC Desktop Intel Pentium 4, 1,60 GHz, 256 MB, 20 GB, 17,4 GB, CD/DVD Room (X), Sound (X), Speaker (X)
Mozilla Firefox, Win. Media Player 1 unit Terkoneksi OPAC REFERENSI 8 PC Desktop Intel Pentium 4, 1,40 GHz, 512 MB, 20 GB, 16,6
GB, CD/DVD Room (X), Sound (X), Speaker (X)
Mozilla Firefox, Win. Media Player 4 unit Terkoneksi OPAC SIRKULASI 9 PC Desktop Intel Core2Duo, 2,40 GHz, 1 GB, 250 GB, 128,1
GB, CD/DVD (V), Sound (V), Speaker (V)
Win XP, Office App, IE, Mozilla, Google Chrome, Adobe Reader 9, Adobe Acrobat Profesional 7.0, Eset NOD 32, Smadav 9.0, Win. Media Player, Media Player Classic, Winamp
1 unit Terkoneksi Kepala UPT Perpustakaan
10 PC Desktop Intel Pentium Core2Duo, 2,40 GHz, 1GB, 250 GB, 226,3 GB, CD/DVD Room (V), Sound (V), Speaker (V)
Win XP, Office App, IE, Mozilla, Google Chrome, Flock, Adobe Reader 9, Adobe Acrobat Profesional 7.0, Eset NOD 32, Smadav 9.0, Win. Media Player, Media Player Classic, Winamp, Yahoo Massenger, Photoshop 7
1 unit Terkoneksi Kasub Unit Pengolahan
11 PC Desktop Pentium 4, 2,80 GHz, 256MB, 40 GB, 4,26 GB, CD/DVD Room (V), Sound (V), Speaker (X)
Win XP, Office App, IE, Mozilla, Google Chrome, Adobe Reader 9, Adobe Acrobat Profesional 7.0, Antivir Avira Personal, Smadav 9.0, Win. Media Player, Media Player Classic, Real Player, Winamp, Yahoo Massenger, Photoshop 7, Ashampoo
1 unit Terkoneksi Staf Pengolahan
12 PC Desktop Intel Pentium 4, 2,80 GHz, 512MB, 40 GB, 7,2 GB, CD/DVD Room (V), Sound (V), Speaker (X)
Win XP, Office App, IE, Mozilla, Google Chrome, Flock, Adobe Reader 9, Adobe Acrobat Profesional 7.0, Eset NOD 32, Smadav 9.0, Win. Media Player, Media Player Classic, Winamp, Yahoo Massenger, Photoshop 7
30
No Jenis Spesifikasi Software Jumlah Internet Pengguna
13 PC Desktop Intel Pentium 4, 2,50 GHz, 1GB, 80 GB, 17,2 GB, CD/DVD Room (V), Sound (V), Speaker (V)
Win 7, Office App, IE, Mozilla, Google Chrome, Flock, Adobe Reader 9, Adobe Acrobat Profesional 7.0, Eset NOD 32, Smadav 9.0, Win. Media Player, Media Player Classic, Winamp, Yahoo Massenger, Photoshop 7
2 unit Terkoneksi Staf Pengolahan
14 PC Desktop Intel Core2Duo, 2,40 GHz, 1 GB, 250 GB, 212,1 GB, CD/DVD (V), Sound (V), Speaker (V)
Win XP, Office App, IE, Mozilla, Google Chrome, Flock, Adobe Reader 9, Adobe Acrobat Profesional 7.0, Eset NOD 32, Smadav 9.0, Win. Media Player, Media Player Classic, Winamp, Yahoo Massenger
1 unit Terkoneksi Kasub Unit Referensi
15 PC Desktop Intel Pentium 4, 1,60 GHz, 1GB, 40 GB, 31,1 GB, CD/DVD Room (V), Sound (V), Speaker (V)
Win XP, Office App, IE, Mozilla, Adobe Reader X, Antivirus Edet NOD 32, Smadav 9.0, Win. Media Player, Media Player Classic, Nero Showtime, Nero, Winamp, Yahoo Massenger
1 unit Terkoneksi Staf Referensi
16 PC Desktop Intel Pentium 4, 2,40 GHz, 512 MB, 40 GB, 29,6 GB, CD/DVD Room (X), Sound (V), Speaker (V)
Win XP, Office App, IE, Flock, Adobe Reader, Antivirus Edet NOD 32, Win. Media Player, Winamp, Yahoo Massenger
1 unit Terkoneksi Staf Referensi
17 PC Desktop Intel Core i3, 3.10Ghz, 2 GB, 450 GB, 26,6GB Win XP, Office App, IE, Mozilla, Google Chrome, Adobe Reader X, Adobe Acrobat Profesional 7.0, Antivir Avira Personal, Smadav 9.0, Win. Media Player, Media Player Classic, Nero Showtime, Nero, Winamp, Yahoo Massenger, Photoshop 7, Coreldraw X4
31
No Jenis Spesifikasi Software Jumlah Internet Pengguna
18 PC Desktop Intel Pentium Dual-Core, 2,50 GHz, 1GB, 250 GB, 202,9 GB, CD/DVD Room (V), Sound (V), Speaker (V)
Win XP, Office App, IE, Mozilla, Google Chrome, Adobe Reader X, Adobe Acrobat Profesional 7.0, Antivir Avira Personal, Smadav 9.0, Win. Media Player, Media Player Classic, Winamp, Yahoo Massenger
1 unit Terkoneksi Kasub Unit Administrasi
19 PC Desktop Intel Pentium 4, 2,80 GHz, 256MB, 40 GB, 4,26 GB, CD/DVD Room (V), Sound (V), Speaker (V)
Win XP, Office App, IE, Mozilla, Adobe Reader 9, Antivirus Edet NOD 32, Smadav 9.0, Win. Media Player, Winamp, Yahoo Massenger
1 unit Terkoneksi Staf Administrasi
20 PC Desktop Intel Core i3, 3.10Ghz, 2GB, 450GB, CD/DVD Room (X), Sound (V), Speaker (X)
Win XP, Office App, IE, Adobe Reader, Antivir Avira Personal, Smadav 9.0, Win. Media Player
1 unit Terkoneksi Staf Administrasi
21 PC Desktop Intel Pentium 4, 2,40 GHz, 256 MB, 20 GB, 12,5 GB, CD/DVD Room (V), Sound (V), Speaker (V)
Win XP, Office App, IE, adobe Reader, Antivirus Edet NOD 32, Win. Media Player
1 unit Terkoneksi Staf Administrasi
22 PC Desktop Intel Core2Duo 2,66 GB, 1 GB, 80 GB, 63 GB, CD/DVD (V), Sound (V), Speaker (V)
Win XP, Office App, IE, Mozilla, Adobe Reader 9, Antivirus Edet NOD 32, Smadav 9.0, Adobe Acrobat Profesional 7.0, Photoshop 7, Win. Media Player, Winamp, Yahoo Massenger
1 unit Terkoneksi Kasub Unit Sirkulasi
23 PC Desktop Intel Core2Duo 2,40 GHz, 1GB, 250 GB, 216,8 GB, CD/DVD (V), Sound (V), Speaker (X)
Win XP, Office App, IE, Mozilla, Adobe Reader 9, Antivirus Edet NOD 32, Smadav 9.0, Win. Media Player, Winamp, Yahoo Massenger
32
No Jenis Spesifikasi Software Jumlah Internet Pengguna
24 PC Desktop Intel Pentium 4 2,40 GB, 1 GB, 40 GB, 32,2 GB, CD/DVD (V), Sound (V), Speaker (X)
Win XP, Office App, IE, Mozilla, Adobe Reader 9, Antivirus Edet NOD 32, Smadav 9.0, Win. Media Player, Winamp
1 unit Terkoneksi Staf Sirkulasi
25 PC Desktop Intel Core2Duo 2,40 GHz, 1 GB, 40 GB, 27 GB, CD/DVD (V), Sound (V), Speaker (V)
Win 7, Office App, IE, Mozilla, Adobe Reader 9, Antivirus Edet NOD 32, Smadav 9.0, Adobe Acrobat Profesional 7.0, Photoshop 7, Win. Media Player, Winamp, Yahoo Massenger
1 unit Terkoneksi Staf Sirkulasi
26 Server Intel Xeon E5504 (2.00Ghz, 4MB cache, 4.8 GT/s, DDR3-800), 48 GB
Debian 1 unit Database Server
27 Server Intel Xeon E5504 (2.00Ghz, 4MB cache, 4.8 GT/s, DDR3-800), 48 GB
Debian 1 unit Web Server
28 Server Intel Xeon E5504 (2.00Ghz, 4MB cache, 4.8 GT/s, DDR3-800), 48 GB
Debian 1 unit Backup Server
29 Server Intel Xeon X3450 (2.66Ghz, 4GB), DDR3, 8.OTB Ubuntu 1 unit Digital Server
30 Server Intel Pentium 4, 2,40Ghz, 1GB, 80GB Centos 1 unit Firewall Server
31 Printer HP Printer Deskjet Scanner All in One 1 unit Staf Referensi
32 Printer HP Printer Laserjet (black) 1 unit Staf Referensi
33 Printer HP Printer Laserjet (black) 1 unit Staf Pengolahan
34 Printer+ fc+ Scanner
33
No Jenis Spesifikasi Software Jumlah Internet Pengguna
35 Printer HP Printer Deskjet Scanner All in One (color) 1 unit Staf Administrasi
36 Printer Epson Stylus Deskjet 1 unit Staf Sirkulasi
37 Printer HP Deskjet 970 CXI 1 unit Kepala UPT
Perpustakaan 38 Hub D-Link DAP-1360, IEEE 802.11n dan 802.11g,
150Mbps, 2 Detachable Antenna
3 unit Ruang Baca,
Sirkulasi, dan Referensi 39 Hub TP-LINK WR740N, IEEE 802.11n, 802.11g dan
802.11b, 150Mbps, 1 Fixed Antenna, 2.4- 2.4835Ghz Frequency Range
1 unit Sub Unit
Referensi 40 Switch
Switch Baseline FSU80, 8 Port
1 unit Sub Unit
Referensi
41 Switch Switch Baseline 2016, 16 Port 2 unit Sub Unit
Sirkulasi dan Referensi
42 Switch Switch D-Link DE-809TC, 8 Port 3 unit Sub Unit
Sirkulasi dan Referensi
43 Fotokopi Fuji Xerox DocuCenter 1 unit Sub Unit
34
Dilihat dari kondisi hardware yang dimiliki oleh Perpustakaan Usakti berdasarkan data di atas, hasil observasi, dan hasil wawancara dapat disimpulkan bahwa
1. Jumlah
Jumlah komputer dan peralatan pendukung seperti printer, scanner, mesin fotokopi, baik untuk staf maupun untuk pengguna sudah cukup memadai. Hal tersebut dikatakan oleh Kasub unit referensi yang sekaligus juga sebagai Pjs. Kasub unit sirkulasi sebagai berikut
“kalau jumlah komputer untuk staf sudah cukup, sudah setiap karyawan satu komputer, kalau dari jumlah public acsessnya juga sudah memadai” (YN).
Selain itu Kasub unit administrasi juga mengatakan
“Jumlah komputer untuk staf sudah cukup, begitu juga dengan printer, scanner, mesin fotokopi, sudah cukup jumlahnya untuk operasional perpustakaan” (IR).
Dari sudut pandang mahasiswa, jumlah komputer yang disediakan oleh perpustakaan juga sudah cukup memadai seperti dikatakan oleh beberapa mahasiswa yang rutin berkunjung ke perpustakaan minimal 4 kali dalam sebulan sebagai berikut
“jumlah komputer untuk OPAC sudah cukup ya, untuk browsing internet juga sudah”(DK).
“Jumlah OPAC sudah cukup, gak perlu antri”(PJ).
“Jumlah komputer untuk cari jurnal atau data ICMB juga sudah cukup” (MJ). “Kalau untuk jumlah komputer sudah cukup ya”(TL).
Hal tersebut juga diperkuat oleh hasil observasi yang dilakukan selama 3 hari pada tanggal 17-19 Oktober 2012 pada pk. 10.00 sampai dengan pk. 12.00 terlihat bahwa komputer yang disediakan untuk mahasiswa dengan jumlah 25 unit cukup memadai untuk melayani mahasiswa yang datang ke unit referensi yang rata-rata perharinya 20 orang. Dengan demikian tidak ada mahasiswa yang tidak terlayani, karena bagian referensi juga mempunyai peraturan bahwa mahasiswa diberikan kesempatan selama 1 jam untuk menggunakan komputer dan mencari data di bagian referensi, dan disertai fasilitas booking untuk penggunaan fasilitas tersebut. Sementara itu staf referensi yang bertugas melayani penggunaan komputer untuk multimedia, internet, e-journal, dan warnet juga mengatakan hal yang sama sebagai berikut
“dengan jumlah komputer di ruangan ini yang ada 25 unit, sementara ini cukuplah untuk melayani mahasiswa yang rata-rata perharinya 20 orang, mungkin nati kalau sudah ramai bisa ditambah lagi ke depannya”(DS).
2. Spesifikasi
Spesifikasi komputer baik untuk staf dan terutama untuk pengguna dirasakan masih kurang, sehingga perlu ditingkatkan secara terus menerus. Hal ini sebagaimana diungkapkan oleh Kasub unit referensi sebagai berikut
“...yang kurang itu adalah kecanggihan dari komputer itu, spesifikasinya yang kurang, 50% dari komputer yang ada untuk public acses itu masih kurang dari
35
Sementara itu staf di bagian layanan referensi juga mengatakan
“yang kurang itu dari spesifikasi itunya....CPUnya. Ada yang cuma 512, ada yang cuma 256 gitu. Jadi gak seragam CPUnya, itu yang bikin cepet sama lambatnya. Komputer itu model-model lama semua, makanya untuk yang warnet kita pakai yang baru semua biar cepet dibandingkan dengan yang free” (DS).
Hal senada juga dikatakan oleh para mahasiswa yang rutin berkunjung ke perpustakaan berikut ini
“komputernya harusnya udah flat ya...terus komputernya (OPAC) lemot juga butuh diganti” (TL).
“kayaknya RAMnya, kecepatannya perlu ditambah, soalnya penting banget, buat browsing-browsing, kalau sudah lemot kita udah bete males ngapa-ngapain”(MJ). “Harusnya komputernya jangan lelet, komputernya yang terbaru, yang penting gak
lelet”(DK).
“Komputernya agak diupgrade dikitlah, dia sering ngeleg, ngeloding mulu, kalo kebanyakan proses dia suka ilang sendiri, RAMnya perlu ditambah”(PJ).
Berdasarkan data dari Tabel 14, memang terlihat bahwa 9 dari 14 komputer yang diperuntukan untuk akses internet dan e-journal, hanya memiliki RAM 256 MB dengan processor 1.60 GHz dan keempat komputer yang berfungsi sebagai OPAC memiliki processor 1.40 GHz dengan RAM 512MB. Begitu juga komputer untuk staf pengolahan dan administrasi terlihat dari spesifikasinya memiliki processesor 2.80 GHz dengan RAM 256 MB. Dengan besar processor dan RAM yang belum memadai seperti di atas membuat komputer tidak bisa bekerja maksimal karena besar processor dan kapasitas RAM akan sangat berpengaruh pada kinerja komputer tersebut terutama kecepatannya. Semakin besar processor yang diimbangi dengan kapasitas RAM yang besar pula, akan membuat sebuah komputer memiliki kinerja yang bagus.
3. Kebijakan a. Pengadaan
Kebijakan pengadaan untuk hardware perlu dibuat agar di dalam organisasi memiliki suatu standarisasi untuk pembelian hardware. Dengan adanya kebijakan yang kemudian dituangkan dalam bentuk peraturan atau standarisasi maka perusahaan dapat memetik keuntungan di dalam bidang pelatihan/training, dukungan/support, dan keselarasan di seluruh organisasinya (IBISA, 2011). Di Perpustakaan Usakti kebijakan pengadaan hardware belum tertulis, walaupun ada dan sudah dilakukan. Hal ini diakui oleh Kepala UPT Perpustakaan yang mengatakan bahwa
“ada kebijakan itu, walaupun tidak tertulis, jadi misalnya untuk komputer yang ini speknya harus seperti ini ya kita langsung beli, jadi nanti kita nunggu saja masukan dari staf, kayaknya harus nambah ini atau diganti semuanya, biasanya kalau ada anggaran gak ada masalah”(FS).
36
Kebijakan yang dituangkan dalam bentuk aturan, prosedur atau SOP (Standard Operating Procedure), maupun instruksi kerja mengenai perawatan hardware belum ada. Aturan tersebut diperlukan untuk memastikan agar hardware tetap dapat bekerja secara optimal tanpa adanya gangguan atau masalah. Hal-hal yang harus dimasukkan ke dalam aturan tersebut diantaranya adalah kapan harus dilakukakan perawatan, apa saja yang harus dilakukan, oleh siapa, dan apa yang diharus dilakukan bila terjadi gangguan.
4. Perawatan
Perawatan hardware secara rutin belum dilakukan sesuai dengan jadwal. Hal ini disebabkan karena kebijakan mengenai perawatran hardware belum dibuat. Hal ini seperti dikatakan oleh Kepala UPT Perpustakaan sebagai berikut
“Sebetulnya saya sudah tugaskan, ada staf yang bertugas untuk perawatan komputer, tapi ya karena kesibukan mereka tidak jalan secara rutin, padahal ada jadwalnya, nanti akan ditertibkan lagi, dibuat aturan tertulisnya”(FS).
Masalah tersebut di atas juga diperkuat oleh pernyataan Kasub unit pengolahan yang mengatakan bahwa
“Maintenance tidak rutin dilakukan, tidak ada yang bertanggungjawab, itu mah seharusnya ya sebulan sekali, ada sopnya, di kita belum ada dan ini sudah ditunjuk sama Bu Ida siapa yang bertanggungjawab meskipun baru interen perpustakaan, walaupun sekarang ini belum berjalan sebagaimana seharusnya” (DG).
5. Jangka waktu perbaikan
Jika terjadi kerusakan atau masalah pada hardware, waktu yang diperlukan untuk memperbaikinya relatif cepat yaitu 1-2 hari, seperti yang dikatakan oleh Kepala UPT Perpustakaan berikut ini
“Karena selama ini kita sudah melakukan kerjasama dengan pihak ketiga, baik itu untuk pembelian maupun maintenance, dengan orang yang sama, sehingga jika terjadi kerusakan bisa ditangani dengan cepat, dan pihak ketiga itu kita panggil jika staf perpustakaan sudah tidak bisa menangani” (FS).
4.4.1.2 Software
Software atau perangkat lunak menurut American National Standard Dictionary of Information Technology (2012) adalah seluruh atau sebagian dari program, prosedur, peraturan, dan dokumentasi yang berhubungan dengan sistem pengolahan data atau sistem pengolahan informasi. Software yang dimiliki oleh Perpustakaan Usakti dapat dilihat pada Tabel 14 di atas.
Berdasarkan data tersebut di atas, hasil observasi, dan hasil wawancara dilihat dari kondisi software yang dimiliki oleh Perpustakaan Usakti dapat disimpulkan bahwa
1. Program/aplikasi yang dimiliki
Secara umum program/aplikasi yang dimiliki oleh Perpustakaan Usakti baik sistem informasi perpustakaan maupun program aplikasi pendukung sudah memadai untuk menunjang kegiatan operasional perpustakaan. Berikut adalah rincianya
37
SIPRUS dibangun sesuai dengan kebutuhan internal perpustakaan dengan mengakomodir kebutuhan Perpustakaan Usakti maupun Perpustakaan Fakultas oleh pihak ketiga di luar Usakti yang berlokasi di luar Jakarta. Sistem ini memang belum stabil 100%, karena umurnya yang relatif baru 4 tahun serta masih terus dilakukan perbaikan dan penyempurnaan sampai dengan saat ini. Hal ini didukung oleh pernyataan Kasub unit pengolahan sebagai berikut:
“Sebetulnya dari menu segala macam itu kita sudah cukup ya, cuma troublenya itu adalah sering apa berubah ya misalnya diganti ini, berubah begini, jadi kadang- kadang misalnya seperti usaktiana sudah ok, enak, tiba-tiba hilang gitu, field- fieldnya itu ada yang hilang sendiri, mungkin yang sini diganti, disana berubah. Mungkin dari secara menu sudah terakomodir ya, sudah lengkap, sudah OK” (DG).
Hal yang hampir sama juga dikatakan oleh Kasub unit referensi yang mengatakan
“Kalo siprus dari segi fitur sebetulnya sudah mendekati 80% kebutuhan dari bagian administrasi sampai pelayanan itu sudah ada, hanya prosesnya, proses untuk penyempurnaan, kestabilan itu masih kurang”(YN).
b. Program/aplikasi pendukung
Program/aplikasi pendukung seperti untuk word processing, spreadsheet, software graphic sudah cukup memadai. Hal ini seperti yg dinyatakan oleh Kasub unit pengolahan dan Kasub unit administrasi berikut ini
“Dari segi aplikasi yang menunjang pekerjaan sudah memadai, sudah lengkap, sudah cukup”(DG).
“Program yang dimiliki sudah cukup untuk menunjang kerja termasuk antivirus”(IR).
2. Kebijakan a. Pengadaan
Di Perpustakaan Usakti kebijakan pengadaan untuk software secara tertulis belum ada, bahkan untuk tingkat Universitas. Hal ini diakui oleh Kepala UPT Puskom sebagai berikut:
“O kalau kebijakan pembelian software, kebijakannya tidak tertulis, cuman dilakukan ya, belum ditulis. Jadi kalau saya di pusat atau saya ikut di pengadaan