1. Gambaran Perusahaan a. Sejarah Singkat
PT Ocean Petro Energy Banjarmasin merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jual beli BBM industry dan transportasi pengiriman BBM. PT. Ocean Petro Energy Banjarmasin menjalankan usaha niaga umum bahan bakar minyak terkonsentrasi pada wilayah yang masih terdapat kesenjangan Demand dan Supply.
Beralamat di Jl. Hasan Basri Rt 39 Rw 003 Kelurahan Alalak Utara, Banjarmasin, Kalimantan Selatan. Perusahaan ini memiliki omset Rp 1.350.000.000,-/ bulan tetapi masih mengandalkan Microsoft Excel dan accurate dalam pencatatan laporan keuangannya,dimana penggunaan Microsoft excel pada perusahaan bisa mempengaruhi kelegalan atau keakuratan dalam pengelolaan laporan keuangan.
Eksistensi PT Ocean Petro Energy Banjarmasin dalam kegiatan usaha hilir Migas diperkuat dengan memaksimalkan penggunaan fasilitas penyimpanan BBM yang mobile serta memiliki fleksibilitas tinggi. Sehingga tingkat keberlanjutan supply dan demand BBM dapat tetap terjaga.
Karakteristik alam Indonesia yang memiliki alur-alur sungai, yang mana sering digunakan sebagai transporasi angkutan Industri dan pertambangan, merupakan sasaran PT Ocean Petro Energy Banjarmasin dalam melaksanakan kegiatan usaha niaga dan distribusi BBM. Dalam jangka panjang, mobile fuel storage facility
tersebut diatas akan didukung dengan mother fuel base supply pada lokasi-lokasi strategis, dengan membangun land storage.
b. Struktur Organisasi
Stuktur organisasi setiap perusahaan pasti berbeda, tergantung pada setiap kebutuhan tenaga yang ditangani dan mekanisme kerja yang diterapkan. Fungsi struktur organisasi sangatlah penting guna mempertegas kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing bagian, dengan demikian maka kelancaran proses pelaksanaan administrasi dan operasional tidak mengalami hambatan.
Struktur organisasi adalah sebuah susunan berbagai komponen atau unit-unit kerja dalam sebuah organisasi yang ada di masyarakat.
Dengan adanya struktur organisasi maka kita bisa melihat pembagian kerja dan bagaimana fungsi atau kegiatan yang berbeda bisa dikoordinasikan dengan baik. Selain itu, dengan adanya struktur tersebut maka kita bisa mengetahui beberapa spesialisasi dari sebuah pekerjaan, saluran perintah, maupun penyampaian laporan.
Adapun bentuk struktur organisasi pengurusan PT Ocean Petro Energy Banjarmasin adalah sebagai berikut :
Dari struktur di atas, dapat dilihat tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian pada PT Ocean Petro Energy Banjarmasin adalah sebagai berikut : 1) Kepala Kantor Cabang
a) Mengawasi serta melakukan koordinasi dari kegiatan operasional b) Memimpin kegiatan pemasaran dalam kantor cabang.
c) Memonitor segala kegiatan operasional perusahaan (lingkup kantor cabang).
d) Memantau prosedur operasional manajemen resiko.
Kantor Cabang
Bagan 4. 1 Struktur Organisasi Sumber : PT Ocean Petro Energy Banjarmasin
e) Melakukan pengembangan kegiatan operasional f) Observasi terhadap kinerja karyawan.
g) Memberikan solusi terhadap berbagai permasalahan kantor cabang.
h) Memberikan penilaian terhadap kinerja bawahannya 2) Manager Operasional
a) Mengelola dan mengarahkan tim operasi untuk mencapai target bisnis.
b) Membantu untuk mengembangkan atau memperbarui prosedur operasi standar untuk semua kegiatan operasional bisnis.
c) Membangun hubungan yang kuat dengan menangani masalah dan keluhan pelanggan secara tepat waktu.
d) Memberikan penilaian karyawan, promosi, kompensasi dan pemutusan hubungan kerja berdasarkan tinjauan kinerja.
e) Memberikan dukungan operasional dan bimbingan kepada staf.
f) Membantu mengembangkan anggaran operasional dan modal.
g) Memantau dan mengendalikan pengeluaran sesuai anggaran yang dialokasikan.
h) Membantu dalam mewawancarai, merekrut dan melatih kandidat.
3) HRD
a) Membuat kebijakan
b) Bertanggung jawab mengelola dan mengembangkan sumber daya manusia
c) Membuat sistem HRD yang efektif dan efisien
d) Bertanggung jawab penuh dalam proses rekrutmen karyawan
e) Melakukan seleksi, promosi, transfering dan demosi pada karyawan yang dianggap perlu
f) Melakukan kegiatan pembinaan dan pelatihan
g) Bertangggung jawab pada hal yang berhubungan dengan absensi karyawan, perhitungan gaji, bonus dan tunjangan.
h) Membuat kontrak kerja karyawan serta memperbaharui masa berlakunya kontrak kerja.
i) Melakukan tindakan disipliner pada karyawan 4) Accounting
a) Membuat Pembukuan Keuangan Kantor b) Melakukan Posting jurnal operasional c) Membuat Laporan keuangan
d) Menginput data jurnal akuntansi ke dalam sistem yang dimiliki perusahaan
e) Memeriksa dan melakukan verifikasi kelengkapan dokumen yang berhubungan dengan transaksi keuangan
f) Rekonsiliasi dan penyesuaian data finansial 5) Administrasi
a) Mengarsip Data b) Entri Data perusahaan c) Membuat Agenda Kantor d) Menerima Panggilan Telepon
e) Menyiapkan tiket dan akomodasi untuk kegiatan kerja atau kunjungan kerja
f) Memastikan persediaan alat tulis kantor 6) Operasional Lapangan
a) Menjalankan dan menghentikan permesinan/ unit produksi b) Memastikan permesinan/ unit produksi berjalan sesuai standar
c) Mempersiapkan permesinan/ unit produksi yang akan dilakukan perawatan oleh teknisi
d) Mencatat data operasi yang akurat 7) Armada Darat
a) Mengawasi seluruh kegiatan armada yg di gunakan di darat( mobil tangki)
b) Pengawasan terhadap semua unit mobil Tanki yg di gunakan dan supir c) Mengatur giliran berangkat armada dan supir yg berangkat
d) Pengecekan unit mobil tangki dan waktu perawatan 8) Armada Sungai
a) Mengawasi seluruh kegiatan armada yg di gunakan di sungai( kapal spob)
b) Pengawasan terhadap semua unit kapal spob yg di gunakan dan ABK kapal
c) Mengatur giliran berangkat armada dan ABK yg berangkat d) Pengecekan unit mobil tangki dan waktu perawatan
c. Kegiatan Perusahaan
PT Ocean Petro Energy merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jual beli BBM industry dan transportasi pengiriman BBM. PT.
Ocean Petro Energy ( OPetro ) menjalankan usaha niaga umum bahan bakar minyak terkonsentrasi pada wilayah yang masih terdapat kesenjangan Demand dan Supply. Dengan barang yang dijual yaitu BBM Industri.
Eksistensi OPetro dalam kegiatan usaha hilir Migas diperkuat dengan memaksimalkan penggunaan fasilitas penyimpanan BBM yang mobile serta memiliki fleksibilitas tinggi. Sehingga tingkat keberlanjutan supply BBM dapat tetap terjaga
2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai pada PT Ocean Petro Energy Banjarmasin.
PT. Ocean Petro Energy Banjarmasin merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan BBM Industri dengan sistem penjualan tunai maupun non-tunai. Sistem pencatatan data transksi penjualan tunai di PT. Ocean Petro Energy Banjarmasin sudah terkomputerisasi tetapi masih menggunakan Microsoft Excel.
a. Deskripsi Pokok
Penjualan Tunai pada PT Ocean Petro Energy Banjarmasin dimulai saat pelanggan datang secara langsung dengan mengorder pesanan,lalu fungsi operasional lapangan(penjualan) menerima order dari customer,Apabila stok tersedia, maka pelanggan melakukan pembayaran tunai maupun transfer. Setelah uang atau bukti transfer diterima oleh keuangan, maka keuangan akan menginput data penjualan & kas masuk dan fungsi keuangan akan memeriksa dan mencetak laporan rekapitulasi penjualan untuk diserahkan ke fungsi pimpinan.
Informasi yang diperlukan manajemen dalam sistem penjualan tunai pada PT Ocean Petro Energy Banjarmasin yaitu :
1) Informasi data barang berupa nama barang,harga barang dan jumlah barang.
2) Data Customer.
b. Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dalam penjualan tunai pada PT.Ocean Petro Energy Banjarmasin:
a) Fungsi Operasional Lapangan/Penjualan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melayani customer yang ingin mengorder BBM Migas dan mencek stok barang di fungsi gudang
b) Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat nota dan mencatat laporan penjualan yang berobat, menerima pembayaran dari customer, mengisi nota untuk di serahkan kepada customer,memberi perintah kepada bagian gudang untuk menyiapkan barang kepada customer.
c) Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab menyiapkan pesanan barang dan mengirim barang kepada customer.
d) Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertugas untuk mengirimkan barang yang di order oleh customer.
c. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi penjualan tunai pada PT. Ocean Petro Energy Banjarmasin adalah sebagai berikut :
1) Prosedur Order Penjualan
Prosedur ini digunakan untuk melayani pelanggan dalam transaksi penjualan. Prosedur ini dilakukan oleh fungsi penjualan yang menerima order dari pelanggan, membuat nota penjualan yang akan diserahkan kepada pelanggan dan sebagai arsip.
2) Prosedur Penerimaan Pembayaran
Prosedur penerimaan pembayaran pada PT.Ocean Petro Energy dijalankan oleh fungsi keuangan Prosedur penerimaan pembayaran terjadi setelah adanya kesepakatan antara pelanggan dan fungsi keuangan serta dilakukannya pembayaran atas pembelian barang sebesar jumlah yang tertera pda nota oleh
customer. Seperti pada penjelasan sebelumnya nota rangkap kedua digunakan sebagai pengarsipan.
3) Prosedur Penyerahan barang
Prosedur penyerahan barang kepada customer dilakukan oleh fungsi keuangan. Prosedur ini dilakukan setelah fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang dan mengantarkannya ke bagian keuangan.
d. Dokumen Yang Digunakan
Dokumen yang digunakan pada PT. Ocean Petro Energy Banjarmasin pada sistem penjualan tunai adalah sebagai berikut :
1)
Nota PenjualanDokumen yang digunakan PT. Ocean Petro Energy Banjarmasin dalam sistem penjualan tunai adalah nota penjualan. Digunakan untuk merekam berbagai informasi dan sebagai bukti transaksi yang diperlukan oleh manajemen mengenai penjualan tunai
Gambar 4. 1 Nota Penjualan
Sumber : PT Ocean Petro Energy Banjarmasin
e.
Catatan Akuntansi Yang DigunakanCatatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan tunai pada PT.Ocean Petro Energy yaitu berupa laporan hasil dari nota penjualan . Laporan Penjualan digunakan untuk mencatat sejumlah informasi yang berhubungan dengan penjualan tunai sehari-hari nya. Pencatatan pada laporan penjualan tunai ini dilakukan oleh bagian keuangan dengan mencatatkan informasi nama customer dan jumlah penjualan yang dilakukan.
f. Bagan Alir Dokumen
Berikut ini adalah bagan alir dokumen penjualan tunai yang berjalan pada PT. Ocean Petro Energy Banjarmasin
Gambar 4. 2 Bagan Alir Dokumen Penjualan Tunai pada PT Ocean Petro Energy Banjarmasin Sumber : PT Ocean Petro Energy Banjarmasin
Berdasarkan bagan alir dokumen penjualan tunai pada PT. Ocean Petro Energy Banjarmasin dapat dijelaskan sebagai berikut :
1) Operasional Lapangan
Menerima orderan dari customer yang ingin membeli BBM Industri.
2) Gudang
Bagian Gudang bertanggung jawab penuh terhadap pengecekan barang yang akan diorder.
3) Pengiriman
Bagian pengiriman bertanggung jawab penuh terhadap barang yang akan dikirimkan kepada customer.
4) Keuangan
Menerima pembayaran dari customer. Melakukan konfirmasi barang yang tersedia kepada bagian gudang.
Membuat nota penjualan rangkap 2.Menyerahkan nota penjualan kepada bagian gudang dan menerimanya kembali bersama barang yang telah disiapkan oleh bagian gudang&pengiriman. Menyerahkan nota dan barang kepada pelanggan. Melakukan pencatatan pada laporan penjualan tunai Menyerahkan laporan penjualan tunai dan kas masuk bersama uang hasil penjualan.
5) Pimpinan
Menerima, mencek, dan memvalidasi laporan rekapitulasi penjualan tunai dan bersama uang dari bagian keuangan.
B. Pembahasan Hasil Penelitian