a. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai pada PT. Ocean Petro Energy Banjarmasin
Berdasarkan hasil penelitian yang telah diuraikan oleh penulis, maka ditemukan beberapa kelemahan pada sistem penjualan tunai yang berjalan pada PT.Ocean Petro Energy Banjarmasin. Ada pun beberapa kelemahan tersebut, yaitu : 1) Informasi yang diperlukan manajemen
Informasi yang diperlukan manajemen selama ini dalam sistem penjualan tunai pada PT.Ocean Petro Energy
Banjarmasin hanya berupa nota penjualan . PT.Ocean Petro Energy Banjarmasin masih belum ada informasi tentang laporan penjualan tunai secara keseluruhan.
2) Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait pada PT. Ocean Petro Energy Banjarmasin mempunyai kelemahan yaitu perangkapan fungsi pada fungsi keuangan yang juga berperan saat menerima order dari customer.
3) Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Jaringan prosedur dalam sistem penjualan tunai pada PT.Ocean Petro Energy Banjarmasin sudah tepat yaitu meliputi prosedur order penjualan, prosedur penerimaan pembayaran, prosedur penyerahan barang. Namun segala pencatatan yang dilakukan dalam prosedur-prosedur tersebut masih dilakukan secara manual sehingga rentan terjadi kesalahan.
4) Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan pada PT. Ocean Petro Energy Banjarmasin masih memiliki kekurangan, seperti tidak lengkapnya data.
5) Catatan akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan pada PT. Ocean Petro Energy Banjarmasin dalam sistem informasi penjualan tunai yaitu laporan penjualan tunai secara manual.
2. Pemecahan masalah
a. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai pada PT.
Ocean Petro Energi Banjarmasin
Berdasarkan permasalahan yang ada, maka alternatif pemecahan masalah yang dapat diberikan untuk sistem informasi akuntansi penjualan tunai pada PT. Ocean Petro Energy Banjarmasin, yaitu sebagai berikut:
1) Informasi yang diperlukan manajemen yang disarankan
Informasi yang diperlukan manajemen yang disarankan penulis untuk sistem penerimaan kas, yaitu:
a) Laporan penjualan tunai per tanggal b) Laporan penjualan tunai keseluruhan 2) Fungsi terkait yang disarankan
Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas yaitu fungsi penjualan, fungsi gudang dan fungsi akuntansi. Fungsi ini memiliki fungsinya masing-masing.
3) Jaringan prosedur yang membentuk sistem yang disarankan Jaringan prosedur membentuk sistem yang disarankan penulis pada PT. Ocean Petro Energy Banjarmasin sudah tepat karena sesuai dengan keperluan dan kondisi perusahaan akan tetapi pencatatan transaksi dilakukan melalui sistem.
4) Dokumen yang disarankan
Dokumen yang disarankan pada PT. Ocean Petro Energy Banjarmasin adalah sebagai berikut :
a) Nota Penjualan
Dokumen ini dibuat oleh bagian penjualan sebagai bukti pembayaran dari pelanggan. Invoice dibuat sebanyak
2 rangkap. Berikut ini desain invoice pembayaran yang disarankan penulis untuk PT. Ocean Petro Energy Banjarmasin.
Gambar 4. 3 Nota Penjualan yang disarankan Sumber : Penulis,2020
b) Surat jalan yang disarankan
Dokumen ini dibuat oleh operasional lapangan dan menyerahkan kepada supir yang akan mengantarkan barang tersebut kepada customer sebagai bukti bahwa barang sudah dikirim.
Gambar 4. 4 Surat Jalan yang disarankan Sumber : Penulis,2020
c) Laporan penjualan tunai
Gambar 4. 5 Laporan Penjualan Tunai yang disarankan Sumber : Penulis,2020
Dokumen ini dibuat oleh bagian keuangan. Dokumen ini digunakan sebagai transaksi penjualan harian. Laporan ini gunanya untuk melihat pelaksanaan operasi penjualan dalam satu periode. Berikut desain laporan penjualan tunai yang disarankan penulis
d) Laporan penjualan per tanggal
Laporan penjualan per tanggal dibuat oleh fungsi keuangan.
Laporan ini digunakan untuk menampilkan keseluruhan transaksi penjualan dalam satu periode bulan dalam bentuk penanda dan rekapitulasi masuk serta tidak masuknya transaksi .Gambar dibawah merupakan laporan penjualan per tanggal yang disarankan.
Gambar 4. 6 Laporan Penjualan per Tanggal yang disarankan Sumber : Penulis,2020
Gambar 4. 7 Bagan Alir Dokumen Penjualan Tunai yang disarankan Sumber : Penulis,2020
Keterangan : SJ : Surat Jalan
Variasi Laporan Penjualan terdiri dari laporan penjualan keseluruhan dan per tanggal.
Berdasarkan bagan alir dokumen sistem penjualan tunai yang disarankan jika pelanggan menggunakan jasa pengiriman pada PT.Ocean Petro Energy Banjarmasin dapat dijelaskan sebagai berikut :
a) Bagian Operasional Lapangan/Penjualan.
Fungsi Operasional Lapangan/Penjualan sebagai berikut : 1) Menerima order dari customer.
2) Mengecek stok.
3) Menyiapkan barang pesanan customer.
4) Menyerahkan nota beserta barang yang telah disiapkan untuk fungsi pengiriman.
b) Bagian Keuangan.
Fungsi Keuangan sebagai berikut :
(1) Meenerima pembayaran dari customer.
(2) Melakukan input data penjualan
(3) Mencek nota yang masing-masing terdiri dari 2 rangkap dengan rangkap pertama diserahkan kepada customer dan rangkap kedua diarsip.
(4) Mencek variasi laporan penjualan yang terdiri dari laporan penjualan keseluruhan dan per tanggal.
(5) Menyerahkan variasi laporan penjualan kepada pimpinan.
6) Mengarsip variasi laporan penjualan.
c) Bagian Gudang
1) Fungsi Gudang
Fungsi Gudang sebagai berikut :
a) Menerima nota yang dibuat dari fungsi keuangan.
b) Menyiapkan barang pesanan pelanggan.
c) Menyerahkan nota beserta barang yang telah disiapkan untuk fungsi pengiriman.
d) Bagian Pengiriman
Fungsi Pengiriman sebagai berikut :
Menerima nota dari fungsi keuangan beserta barang dari fungsi gudang untuk customer.
e) Fungsi Pimpinan
Fungsi Pimpinan sebagai berikut
Pimpinan berwenang untuk menerima dan mencocokkan laporan-laporan penjualan dengan uang hasil penjualan barang yang diserahkan oleh fungsi keuangan. Kemudian pimpinan akan memvalidasi laporan tersebut.
b. Sistem informasi Penjualan Tunai pada PT Ocean Petro Energy Banjarmasin berbasis Web yang disarankan.
Langkah-langkah dalam membangun program aplikasi penjualan untuk UD Rahma Banjarmasin yaitu sebagai berikut : 1) Normalisasi
Pada bab sebelumnya telah dijelaskan mengenai konsep normalisasi. Dimana normalisasi merupakan suatu bagian dari perancangan basis data. Tanpa normalisasi sistem basis data akan jadi lambat, tidak akurat dan tidak efisien. Terdapat 4 (empat) tingkatan dalam melakukan normalisasi, yaitu:
a) Tidak normal (unnormalized)
Suatu tabel terdiri dari field. Berikut adalah field-field yang digunakan dalam membangun program aplikasi penjualan tunai pada PT.Ocean Petro Energy Banjarmasin.
No. Nama Field No. Nama Field
1 Id 19 Alamat_customer
2 Username 20 Header_id
3 Password 21 Barang_id
4 Jabatan_id 22 qty
5 Karyawan_id 23 Harga_satuan
6 Nama 24 Ppn
7 Tempat_lahir 25 Total
8 Tanggal_lahir 26 Nonota
9 Alamat 27 Urutannota
10 Nik 28 Tgltransaksi
11 Jenis_kelamin 29 Customer_id 12 Nama_jabatan 30 Transportir_id 13 Kode_jabatan 31 Kode_transportir 14 Kode_barang 32 Nama_transportir
15 Nama_barang 33 Bagian_armada
16 Harga_jual 34 Nama_supir
17 Kode_customer 35 Noplat
18 Nama_customer 36 Nohp
Tabel 4. 1 Unnormalisasi Sumber : Penulis
a) Bentuk normal pertama (1NF)
Telah memenuhi bentuk normal kesatu (1NF), yaitu jika nilai untuk semua atribut adalah anatomik atau tidak dapat dibagi lagi menjadi unit yang lebih kecil.
Gambar 4. 8 Tabel Normalisasi 1NF Sumber : Penulis,2020
b) Bentuk normal kedua (2NF)
Telah memenuhi syarat bentuk normal kedua (2NF), jika :
(1) Telah berbentuk normal pertama (1NF).
(2) Semua atribut utama harus bergantung fungsional penuh pada kunci relasi. Contohnya atribut nama_pelanggan, alamat_pelanggan, dan nohp_pelanggan bergantung penuh pada kunci relasi id pada tabel pelanggan.
Gambar 4. 9 Tabel Normalisasi 2NF Sumber : Penulis,2020
c) Bentuk normal ketiga(3NF)
Telah memenuhi syarat bentuk normal ketiga (3NF), jika :
(1) Telah berbentuk normal kedua (2NF).
(2) Relasi tidak boleh memuat ketergantungan fungsional diantara atribut-atribut bukan utama. Contohnya pada tabel barang terdapat dua atribut bukan kunci, yaitu persentase dan limit. Atribut persentase tidak bergantung pada limit dan begitu juga sebaliknya.
Atribut bukan kunci tersebut bergantung fungsional secara penuh kepada sekumpulan atribut yang berfungsi sebagai kunci relasi.
Dengan dilakukannya normalisasi maka dapat dihindari anomali-anomali selama melakukan manipulasi data seperti berikut :
a) Anomali penyisipan (insertion)
Anomali penyisipan merupakan kesalahan yang terjadi akibat dari operasi panyisipan record pada sebuah relasi.
Sebagai contoh apabila kita menyisipakan atau menambahkan satu data barang pada tabel barang maka kita tidak perlu lagi menambahkan data barang pada tabel transaksi_detail.
b) Anomali penghapusan (delete)
Anomali penghapusan merupakan kesalahan yang terjadi akibat dari operasi penghapusan terhadap record dari sebuah relasi. Sebagai contoh apabila kita menghapus data nama barang pada tabel barang, maka kita tidak perlu lagi menghapus nama barang pada tabel transaksi_detail.
c) Anomali modifikasi (update)
Anomali modifikasi atau kesalahan mengubah adalah kesalahan pada waktu mengubah sebuah data pada satu tabel, maka tabel lain juga ikut berubah. Sebagai contoh apabila kita mengubah nama barang pada tabel barang, maka kita tidak perlu lagi merubah nama barang tersebut pada tabel transaksi_detail.
2) Sistem basis data
Sistem basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan atau memiliki relasi. Berikut merupakan diagram relasi antar tabel :
Gambar 4. 10 Relasi Antar Tabel Sumber : Penulis,2020
Penjelasan relasi antar tabel pada gambar diatas adalalah sebagai berikut :
a) Tabel barang
Tabel barang adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan dan menambah data barang. Tabel ini memiliki relasi one to many dengan tabel detail dengan field kunci id.
Hal ini berarti satu kode barang bisa mempunyai banyak detail kode pada tabel detail. Dibawah ini merupakan desain tabel secara fisik :
Tabel 4. 2 Basis data barang
No. Nama Field Tipe Data (Ukuran)
1 Id Int (11)
2 Kode_barang Varchar (11) 3 Nama_barang Varchar (10)
4 Harga_jual Int (11)
Fungsi : Untuk menyimpan data barang
b) Tabel customer
Tabel customer adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan dan menambah data pelanggan. Tabel ini memiliki relasi one to many dengan tabel header dengan field kunci id. Hal ini berarti satu kode pelanggan bisa mempunyai banyak transaksi pada tabel header. Dibawah ini merupakan desain tabel secara fisik :
Tabel 4. 3 Basis data customer
No. Nama Field Tipe Data (Ukuran)
1 Id Int (11)
2 Kode_customer Varchar (10) 3 Nama_cusomer Varchar (30) 4 Alamat_customer Varchar (50)
Sumber : Penulis,2020
Keterangan :
Nama tabel : Pelanggan Kunci utama : id
Jumlah field : 5
Fungsi : Untuk menyimpan data pelanggan
c) Tabel karyawan
Tabel karyawan adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan dan menambah data karyawan. Tabel ini memiliki relasi one to one dengan tabel pengguna dengan field kunci id. Hal ini berarti satu kode karyawan bisa mempunyai satu data pada tabel karyawan. Dibawah ini merupakan desain tabel secara fisik :
Tabel 4. 4 Basis data karyawan
No. Nama Field Tipe Data (Ukuran)
1 Id Int(11)
2 Nama Varchar(50)
3 Tempat_lahir Varchar(30)
4 Tanggal_lahir Date
5 Alamat Text
6 Nik Varchar (30)
7 Jenis_kelamin Varchar (20)
Sumber : Penulis,2020
Keterangan :
Nama tabel : Karyawan Kunci utama : id
Jumlah field : 7
Fungsi : Untuk menyimpan data karyawan
d) Tabel jabatan
Tabel jabatan adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan dan menambah data jabatan Tabel ini memiliki relasi one to one dengan tabel pengguna dengan field kunci id. Hal ini berarti satu kode jabatan bisa mempunyai satu data pada tabel jabatan. Dibawah ini merupakan desain tabel secara fisik :
Tabel 4. 5 Basis Data Jabatan
No Nama Field Tipe Data (Ukuran)
1 id Int(11)
2 Nama_jabatan Varchar(50) 3 Kode_jabatan Varchar(30)
Sumber : Penulis,2020
Keterangan :
Nama tabel : Jabatan Kunci utama : id Jumlah field : 3
Fungsi : Untuk menyimpan data jabatan
e) Tabel transportir
Tabel transportir adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan dan menambah data transportir. Tabel ini memiliki relasi one to many dengan tabel header dengan field kunci id. Hal ini berarti satu kode transportir bisa mempunyai banyak transaksi pada tabel header. Dibawah ini merupakan desain tabel secara fisik :
Tabel 4. 6 Basis data transportir
No. Nama Field Tipe Data (Ukuran)
1 Id Int(11)
2 Kode_transportir Varchar(11) 3 Nama_transportir Varchar(50) 4 Bagian_armada Varchar(10)
5 Nama_supir Varchar(11)
6 No_plat Varchar(10)
7 Nohp Varchar(15)
Sumber : Penulis,2020
Keterangan :
Nama tabel : Transportir Kunci utama : id
Jumlah field : 7
Fungsi : Untuk menyimpan data transportir
f) Tabel pengguna
Tabel pengguna adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan dan menambah data pengguna. Dibawah ini merupakan desain tabel secara fisik :
Tabel 4. 7 Basis data pengguna
No. Nama Field Tipe Data (Ukuran)
1 Id Int(11)
2 Username Varchar(30)
3 Password Text menyimpan dan menambah data detail transaksi. Tabel ini memiliki relasi many to one dengan tabel header dengan field kunci id. Hal ini berarti beberapa kode detail bisa mempunyai satu transaksi pada tabel header. Dibawah ini merupakan desain tabel secara fisik :
Tabel 4. 8 Basis data detail
5 Harga_satuan Int(11)
6 Ppn Int(11)
h) Tabel header
Tabel header adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan dan menambah data header yang baru. Tabel ini memiliki relasi one to many dengan tabel detail dengan field kunci id. Hal ini berarti satu kode transaksi_header bisa mempunyai banyak transaksi pada tabel transaksi_detail. Dan memiliki relasi one to one dengan tabel laporan_transaksi dengan field kunci id . hal ini berarti satu kode transaksi_header hanya bisa memiliki satu transaksi pada laporan_transaksi. Dibawah ini merupakan desain tabel secara fisik :
Tabel 4. 9 Basis data header
7 Transportir_id Int(11)
Sumber : Penulis,2020
3) Desain Interface Menggunakan PHP a) Form Login
Form Login merupakan halaman pertama yang ditampilkan saat program aplikasi dijalankan, dan untuk bisa masuk ke dalam program aplikasi maka pengguna perlu
memasukkan username dan password terlebih dahulu.
Berikut tampilan form login.
Gambar 4. 11 Form Menu Login Sumber : Penulis,2020
b) Form Menu Utama
Form menu utama merupakan form yang muncul pertama kali setelah proses login dilakukan. Lalu, di bagian samping terdapat beberapa data transaksi penjualan . Berikut tampilan form menu utama.
Gambar 4. 12 Menu Utama Sumber : Penulis,2020
c) Form Master Data
Master data merupakan menu yang berisi data utama yang berhubungan dengan transaksi-transaksi yang akan dilakukan. Master data yang ada pada program aplikasi penjualan yang penulis buat terdiri dari 6 bagian, yaitu master data yang berisi data barang, data customer, data karyawan,data jabatan,data transportir dan data pengguna.
Setiap data pada master data dapat diedit, dihapus dan ditambah. Berikut merupakan tampilan dari master data pada program aplikasi penjualan yang telah penulis buat :
1) Master Data Barang
Gambar 4. 13 Master Barang Sumber : Penulis,2020
Gambar 4. 14 Tambah Master Barang Sumber : Penulis,2020
2) Master Data Customer
Master data Customer digunakan untuk
menyimpan data informasi customer pada PT Ocean Petro Energy Banjarmasin. Berikut merupakan tampilan master data customer pada program aplikasi penjualan tunai yang telah penulis buat :
Gambar 4. 15 Master Costumer Sumber : Penulis,2020
Gambar 4. 16 Tambah Master Costumer Sumber : Penulis,2020
3) Master Data Jabatan
Master data jabatan digunakan untuk menyimpan data informasi jabatan pada UD Rahma Banjarmasin.
Berikut merupakan tampilan master data jabatan pada program aplikasi penjualan tunai yang telah penulis buat :
Gambar 4. 17 Master Jabatan Sumber : Penulis,2020
Gambar 4. 18 Tambah Master Jabatan Sumber : Penulis,2020
4) Form Master Data Transportir
Master data transportir digunakan untuk menyimpan data informasi transportir pada PT Ocean Petro Energy Banjarmasin. Berikut merupakan tampilan master data transportir pada program aplikasi penjualan tunai yang telah penulis buat :
Gambar 4. 19 Master Transportir Sumber : Penulis,2020
Gambar 4. 20 Tambah Master Transportir Sumber : Penulis,2020
5) Master Data Pengguna
Master data Pengguna digunakan untuk menyimpan data informasi pengguna yang dapat mengakses program aplikasi penjualan tunai pada PT Ocean Petro Energy Banjarmasin yang telah penulis buat. Berikut merupakan tampilan master data pengguna pada program aplikasi penjualan yang telah penulis buat :
Gambar 4. 21 Master Pengguna Sumber : Penulis,2020
Gambar 4. 22 Tambah Master Pengguna Sumber : Penulis,2020
d) Transaksi
Menu transaksi terdiri dari 1 menu, yaitu penjualan tunai.
Menu ini digunakan untuk memasukkan data transaksi yang ingin dilakukan oleh pengguna. Berikut merupakan tampilan dari menu transaksi pada program aplikasi penjualan tunai yang penulis buat :
(1) Transaksi penjualan tunai
Form transaksi penjualan digunakan untuk memasukkan sejumlah data atau informasi mengenai penjualan barang yang terjadi pada PT Ocean Energy Banjarmasin. Pada form transaksi penjualan yang penulis buat mampu digunakan untuk memasukkan data penjualan tunai.Berikut merupakan tampilan form transaksi penjualan tunai pada aplikasi penjualan tunai yang telah penulis buat :
Gambar 4. 23 Form Transaksi Penjualan Tunai Sumber : Penulis,2020
e) Daftar Transaksi Penjualan
Daftar transaksi penjualan berisikan informasi penjualan yang terjadi pada PT Ocean Petro Energy Banjarmasin. Pada daftar transaksi penjualan setiap data dapat dihapus dan dapat dilihat informasi secara detail dari penjualan tersebut. Serta pengguna juga dapat melakukan filter data transaksi penjualan berdasarkan tanggal. Berikut merupakan tampilan dari daftar transaksi penjualan yang ada pada program aplikasi penjulan yang telah penulis buat :
Gambar 4. 24 Data Transaksi Penjualan Tunai Sumber : Penulis,2020
f) Laporan
Menu laporan dapat digunakan untuk melihat dan mencetak berbagai jenis laporan yang diinginkan. Menu laporan terbagi atas beberapa sub menu, yaitu laporan penjualan laporan penjualan per customer, dan rekap penjualan barang. Berikut merupakan salah satu tampilan dari laporan yang telah penulis buat pada aplikasi penjualan tunai :
Gambar 4. 25 Laporan Penjualan Tunai Sumber : Penulis,2020
Gambar 4. 26 Cetak Laporan Penjualan Tunai Sumber : Penulis,2020
67