3.10.1 Perbedaan Sistem dan Prosedur dengan Keadaan Lapangan Pada dasarnya, PERUM PERURI mengimplementasikan sistem Oracle EBS di atas sistem dan prosedur yang sudah disiapkan secara matang dan ideal sesuai dengan proses bisnis yang ada. Tetapi pada praktiknya, terkadang untuk menjamin kelangsungan produksi, ada beberapa barang yang dibeli dengan harga yang belum disepakati antara PERUM PERURI dengan vendor, tetapi barang dibutuhkan untuk diproduksi, contohnya ingredient pita cukai. Hal tersebut membuat perusahaan tidak dapat mengeluarkan PO, sehingga di sistem stok ingredient di gudang seolah-olah tidak bertambah padahal ingredient tersebut telah tersedia. Karena stok ingredient di sistem tidak cukup, sistem Oracle EBS modul OPM menganggap perusahaan seharusnya tidak dapat melakukan proses produksi. Padahal sebenarnya ingredient telah tersedia di gudang, dan nyatanya perusahaan sedang melakukan proses produksi.
Untuk saat ini, hal tersebut disolusikan dengan menjalankan proses produksi tanpa melibatkan sistem agar proses produksi tidak terhambat atau bahkan berhenti. Apabila proses produksi sampai terhambat atau berhenti, barang yang dibutuhkan oleh para customer tidak dapat terpenuhi, sedangkan barang yang diproduksi sangat
dibutuhkan oleh banyak pihak, contohnya pita cukai yang dibutuhkan oleh industri rokok. Oleh sebab itu, para pelaku sistem memilih untuk melakukan produksi tanpa melibatkan sistem terlebih dahulu agar produksi dapat terus berjalan.
3.10.2 Transaksi Data yang Besar
Pada setiap transaksi yang berlangsung terdapat pengelolaan data baik data ingredient, data recipe, routing, formula, batch, dan sebagainya, maupun proses produksi yang harus di-maintain. Tetapi pada transaksi-transaksi tertentu seperti yang dijelaskan di poin 3.10.1, pencatatan transaksi ke dalam sistem Oracle EBS modul OPM baru dapat dilakukan setelah mendapat kepastian harga dari vendor, keputusan dari Dewan Direksi PERUM PERURI, dan Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia.
Hal ini mengakibatkan transaksi yang mengalami penundaan input ke sistem Oracle EBS modul OPM dalam suatu periode akan menumpuk, sehingga mengakibatkan tingkat keakuratan data akan menurun dikarenakan jumlah data yang dimasukkan secara bersama-sama pada saat peng-input-an akan menjadi terlampau banyak, dan tidak sebanding dengan waktu peng-input-an.
Selain itu, penundaan peng-input-an data akan mengakibatkan user-user yang berasal dari berbagai unit dan seksi yang berbeda-beda melakukan proses peng-input-an data secara bersamaan dalam satu waktu, sehingga sering kali user tidak bisa meng-input karena peng-input-an tersebut tidak sesuai dengan flow sistem Oracle EBS modul OPM yang seharusnya. Contohnya staf yang bertugas menjalankan
batch (SOPM 3.0) tidak dapat melakukan input data seperti yang seharusnya, hal ini dikarenakan staf yang bertugas melakukan release batch (SOPM 2.6) belum melakukan release batch dokumen. Di mana untuk menjalankan batch (SOPM 3.0) hanya dapat dilakukan apabila batch dokumen sudah di-release (SOPM 2.6).
Untuk sementara solusi yang dijalankan oleh perusahaan adalah dengan menggunakan metode forecasting atau peramalan berdasarkan data historis, contohnya untuk data harga ingredient, perusahaan menggunakan data harga tahun lalu. Baru nantinya setelah harga ingredient tahun ini sudah dipastikan oleh vendor, keputusan dari Dewan Direksi PERUM PERURI, dan Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia, maka akan dilakukan penyesuaian dalam sistem. 3.10.3 Data Stok di Sistem Berbeda dengan di Lapangan
Permasalahan ini sebenarnya ada pada modul Inventory Management & Warehouse Management, karena tidak adanya sistem yang melakukan perhitungan penyusutan ingredient, seperti penyusutan stok tinta yang mengering dan menempel pada tutup dinding botol ataupun menguap, tetapi hal ini berdampak secara langsung ke proses sistem Oracle EBS modul OPM. Selain itu, tidak ada dokumen pada saat Seksi Pergudangan mengirim barang ke Seksi Khazanah TASGANU dan dari Seksi Khazanah TASGANU ke Seksi Cetak yang bersangkutan.
Solusi yang digunakan oleh para user yang berinteraksi dengan sistem Oracle EBS modul OPM untuk saat ini adalah dengan menunggu Seksi Pergudangan untuk melakukan stock opname pada
suatu periode tertentu, setelah stok disesuaikan dengan keadaan di lapangan, kemudian disesuaikan dengan perhitungan penyusutan ingredient secara manual, barulah user modul OPM bisa mengerjakan tugasnya.
3.10.4 Penambahan Ingredient Pada Saat Menjalankan Batch
Pada saat menjalankan batch (SOPM 3.0) seringkali terjadi selisih antara ingredient yang tertera pada formula dengan ingredient yang telah terpakai saat proses produksi di lapangan. Untuk mengatasinya user seringkali melakukan peng-edit-an ingredient yang digunakan pada saat membuat Pencatatan Pemakaian Bahan (SOPM 4.2), karena menurut user hal tersebut lebih mudah dan ringkas dibandingkan harus melakukan request Membuat Formula Baru (SOPM 1.1.2) atau Mengubah Formula Lama (SOPM 1.1.5) terlebih dahulu dari Seksi Desain Proses dan Estimasi Biaya.
3.10.5 Tidak Ada Pencatatan Ketika Ingredient Tiba di Unit Produksi Pada saat membuat batch (SOPM 2.2), Departemen Perencanaan dan Pengendalian Produksi telah mem-booking ingredient yang dibutuhkan untuk menjalankan batch (SOPM 3.0). Tetapi pada saat Unit Produksi yang bersangkutan menjalankan batch (SOPM 3.0), tidak dilakukan pencatatan atau permintaan secara sistem maupun secara manual terhadap ingredient yang dibutuhkan yang tertulis pada batch (SOPM 2.2). Namun setelah batch selesai dilaksanakan, dilakukan pencatatan pemakaian bahan (SOPM 4.2).
Di sini terjadi kesenjangan di mana ingredient yang dibutuhkan untuk menjalankan batch tidak dicatat secara sistem
maupun secara manual ketika unit produksi yang bersangkutan menerima barang dari Seksi Pergudangan atau Seksi Khazanah TASGANU, namun di pencatatan pemakaian bahan (SOPM 4.2), terjadi pembandingan antara planned quantity yang ada pada bon pemakaian batch (SOPM 4.1) dengan actual quantity yang ada pada pencatatan pemakaian bahan (SOPM 4.2).
Hal tersebut tentunya akan menjadi masalah apabila ingredient yang dikirimkan oleh Seksi Pergudangan atau Seksi Khazanah TASGANU tidak sesuai dengan ingredient yang tertera pada bon pemakaian batch (SOPM 4.1).