3.8 Tugas dan Wewenang Struktur Organisasi PERUM PERURI yang Terlibat Oracle EBS Modul OPM (OPM Product Development dan
3.9.1 Proses Sistem yang Berjalan Pada Produksi Pita Cukai • SOPM 1.0 Membuat Rancangan Produk
User dari Seksi Desain dan Estimasi Biaya mempersiapkan perancangan produk yang diberikan oleh Departemen Perencanaan dan Pengendalian Produksi.
• SOPM 1.1 Membuat Formula
User dari Seksi Desain dan Estimasi Biaya membuat sebuah formula terkait dengan produk yang telah dirancang sebelumnya, pada SOPM 1.0.
• SOPM 1.1.1 Menentukan Apakah Formula Sudah Ada
User dari Seksi Desain dan Estimasi Biaya melihat apakah formula yang diinginkan sudah ada. Apabila formula sudah ada, maka akan dilanjutkan ke SOPM 1.1.5, apabila belum ada, maka akan dilanjutkan ke 1.1.2.
• SOPM 1.1.2 Membuat Formula Baru
User dari Seksi Desain dan Estimasi Biaya telah menentukan bahwa formula yang akan dibuat merupakan formula baru, sehingga user Seksi Desain dan Estimasi Biaya melakukan penambahan rancangan formula sesuai dengan yang tertera pada rancangan yang ada pada proses SOPM 1.0.
• SOPM 1.1.3 Menentukan Atribut Formula
User dari Seksi Desain dan Estimasi Biaya menentukan atribut apa saja yang perlu ada di dalam formula baru yang akan dibuat,
penentuan atribut harus sesuai rancangan dengan RPP yang telah dibuat pada OPM 2.2.
• SOPM 1.1.4 Menentukan Ingredient Formula
User dari Seksi Desain dan Estimasi Biaya lalu menentukan apa saja yang menjadi ingredients (bahan baku) yang perlu ada di dalam formula baru yang sedang dibuat, penentuan ingredients harus sesuai RPP yang telah dibuat pada OPM 2.2.
• SOPM 1.1.5 Mengubah Formula Lama
User dari Seksi Desain dan Estimasi Biaya telah menentukan bahwa formula yang akan dibuat merupakan formula lama yang mengalami perubahan, sehingga user Seksi Desain dan Estimasi Biaya akan melakukan perubahan pada formula yang lama sesuai dengan RPP yang telah dibuat pada OPM 2.2.
• SOPM 1.1.6 Memanggil Formula
User Seksi Desain dan Estimasi Biaya memanggil formula lama yang akan dilakukan perubahan. Formula lama yang akan dilakukan perubahan harus sesuai dengan yang tertera pada rancangan yang sesuai dengan RPP yang telah dibuat pada OPM 2.2.
• SOPM 1.1.7 Mengedit Atribut Formula
User Seksi Desain dan Estimasi Biaya melakukan perubahan terhadap atribut yang ada pada formula lama sesuai dengan RPP yang telah dibuat pada OPM 2.2.
User Seksi Desain dan Estimasi Biaya melakukan perubahan terhadap ingredient yang ada pada formula lama sesuai dengan RPP yang telah dibuat pada OPM 2.2.
• SOPM 1.2 Proses Routing
Proses Routing dibagi menjadi empat bagian, yaitu membuat resource (SOPM 1.2.2), membuat activity code (SOPM 1.2.2), membuat operation (SOPM 1.2.3), dan membuat routing (SOPM 1.2.4) yang dilaksanakan sesuai dengan RPP yang telah dibuat pada OPM 2.2.
• SOPM 1.2.1 Membuat Resources
User Seksi Desain dan Estimasi Biaya melakukan peng-input-an data sumber daya ypeng-input-ang diperlukpeng-input-an dalam proses produksi ypeng-input-ang akan dilaksanakan. Sumber daya yang diperlukan antara lain seperti jam kerja mesin (JKM) dan jam kerja orang (JKO). Secara proses bisnis ada tiga jenis jam kerja, seperti jam persiapan, jam kerja efektif, dan jam istirahat, namun yang di-input ke dalam sistem hanya jam kerja efektif. Pembuatan resources sesuai dengan formula yang telah disusun pada SOPM 1.1, yang sesuai dengan RPP yang telah dibuat pada OPM 2.2.
• SOPM 1.2.2 Membuat Activity Code
User Seksi Desain dan Estimasi Biaya melakukan peng-input-an data beberapa resources ypeng-input-ang diperlukpeng-input-an dalam melakukpeng-input-an proses produksi yang akan dilaksanakan, menjadi sebuah aktivitas yang cakupannya tidak terlalu besar. Pembuatan activity code berdasarkan
resources yang telah disusun pada SOPM 1..1, yang sesuai dengan RPP yang telah dibuat pada OPM 2.2.
• SOPM 1.2.3 Membuat Operation
User Seksi Desain dan Estimasi Biaya melakukan peng-input-an data mengenai beberapa activity code menjadi operation ypeng-input-ang akan dilakukan dalam melakukan proses poduksi. Pada dasarnya operation merupakan kumpulan dari beberapa activity code, cakupan operation lebih besar dibanding dengan activity code. Pembuatan operation berdasarkan activity code yang telah disusun pada SOPM 1.2.2, yang sesuai dengan RPP yang telah dibuat pada OPM 2.2.
• SOPM 1.2.4 Membuat Routing
User Seksi Desain dan Estimasi Biaya melakukan peng-input-an data mengenai beberapa operation menjadi sebuah routing ypeng-input-ang akan digunakan dalam melakukan sebuah proses produksi. Pada dasarnya routing merupakan kumpulan dari beberapa operation di mana cakupan routing lebih besar dibanding dengan operation. Pembuatan routing berdasarkan operation yang telah disusun pada SOPM 1.2.3, sesuai dengan RPP yang telah dibuat pada OPM 2.2. • SOPM 1.3 Pembuatan Recipe
Proses pembuatan recipe dibagi menjadi 2 bagian, yaitu menentukan atribut recipe (SOPM 1.3.1) dan menentukan validity rules recipe (SOPM 1.3.2).
• SOPM 1.3.1 Menentukan Atribut Recipe
User Seksi Desain dan Estimasi Biaya melakukan penambahan recipe baru ke dalam sistem Oracle EBS modul OPM
produk pita cukai sesuai dengan yang tertera pada RPP yang telah dibuat pada OPM 2.21.
• SOPM 1.3.2 Menentukan Validity Rules Recipe
User Seksi Desain dan Estimasi Biaya menetapkan ketentuan-ketentuan yang berlaku pada recipe yang baru seperti organization, standard quantities, minimum quantities, maximum quantities, dan validity rules (periode berlakunya recipe). Ketentuan-ketentuan tersebut harus sesuai dengan RPP yang telah dibuat pada OPM 2.2. • SOPM 2.0 Melakukan Perencanaan dan Pengendalian
Produksi
Proses melakukan perencanaan dan pengendalian produksi dibagi menjadi enam bagian, yaitu: membuat firm planned order (SOPM 2.1), membuat batch (SOPM 2.2), mencari batch (SOPM 2.3), melakukan pemeriksaan status batch (SOPM 2.4), mengubah status batch (SOPM 2.5), dan me-release batch (SOPM 2.6). • SOPM 2.1 Membuat Firm Planned Order
User Departemen Perencanaan dan Pengendalian Produksi membuat firm planned order berdasarkan RPP (rencana pesanan produksi) yang dibuat oleh Divisi Pengembangan Pasar dan Penjualan pada OPM 2.2. Pada proses ini Departemen Perencanaan dan Pengendalian Produksi juga menentukan jumlah produk yang dihasilkan pada satu kali proses produksi. Penentuan tersebut dilakukan dengan cara memberikan batas minimum dan batas maksimum produksi.
• SOPM 2.2 Membuat Batch
User dari Departemen Perencanaan dan Pengendalian Produksi membuat dokumen batch sesuai dengan firm planned order yang telah dibuat oleh Departemen Perencanaan dan Pengendalian Produksi pada SOPM 2.1. Pada dokumen batch ini terdapat perencanaan mengenai kapan produk mulai diproduksi dan kuota produk yang dihasilkan dalam satu kali produksi dokumen batch.
• SOPM 2.3 Mencari Batch
Saat tiba waktu untuk menjalankan SOPM 1.7 user dari Departemen Perencanaan dan Pengendalian Produksi melakukan pencarian terhadap dokumen batch yang akan dirilis berdasarkan SOPM 2.2 dan digunakan untuk melaksanakan SOPM 2.4.
• SOPM 2.4 Melakukan Pemeriksaan Status Batch
User dari Departemen Perencanaan dan Pengendalian Produksi melakukan pemeriksaan terhadap status yang terdapat pada dokumen batch (SOPM 2.2). Status yang terdapat di dalam dokumen batch harus dalam keadaan “pending”.
• SOPM 2.5 Mengubah Status Batch
User dari Departemen Perencanaan dan Pengendalian Produksi melakukan perubahan status pada dokumen batch yang akan dirilis (SOPM 2.4). Status dokumen batch yang dalam keadaan “pending” harus diubah menjadi “WIP” (work in process) agar dokumen batch tersebut dapat dirilis.
• SOPM 2.6 Me-release Batch
User dari Departemen Perencanaan dan Pengendalian Produksi merilis dokumen batch yang telah dibuat pada SOPM 2.2. Perilisan dokumen batch ini dilakukan apabila telah memasuki tanggal pengerjaan yang tertera di dalam dokumen batch itu sendiri. Dokumen batch dapat dirilis apabila status dokumen batch adalah “WIP”, sesuai dengan SOPM 2.5.
• SOPM 3.0 Menjalankan Batch
User dari Seksi Cetak Pita Cukai siap menjalankan produksi barang yang tertulis di dalam dokumen batch yang telah dirilis pada SOPM 2.6 dan menunggu bahan baku yang telah dipesan secara manual, di dalam proses ini akan dilaksanakan proses produksi secara proses bisnis berjalan (OPM 2.11).
• SOPM 4.1 Membuat Bon Pemakaian Batch
Setelah produksi selesai dijalankan pada OPM 2.12, user dari Seksi Cetak Pita Cukai melakukan pencetakan terhadap bon pemakaian batch yang sebelumnya telah dijalankan di SOPM 1.7.1. Bon pemakaian batch tersebut berisi daftar pemakaian ingredient yang telah dibuat sesuai dengan SOPM 1.1 sebagai planned quantity.
• SOPM 4.2 Mencatat Pemakaian Bahan
User dari Seksi Cetak Pita Cukai melakukan input data pemakaian bahan untuk ingredient apa saja yang terpakai selama OPM 2.11 sebagai actual quantity. Kemudian dapat langsung diketahui apabila terdapat perbedaan antara planned quantity (SOPM 4.1) dengan actual quantity.
• SOPM 4.3 Mencatat Hasil Produksi
User dari Seksi Cetak Pita Cukai melakukan input data hasil produksi (OPM 2.11) untuk mengetahui hasil dari produksi yang telah dilakukan. Kemudian dapat langsung diketahui apabila terdapat perbedaan antara hasil produksi yang telah direncanakan dengan hasil produksi yang benar-benar dihasilkan di dalam proses produksi di lapangan.
• SOPM 4.4 Mencatat JKO/JKM
User dari Seksi Cetak Pita Cukai melakukan input jam kerja orang yang terpakai selama proses produksi (OPM 2.11) yang bersangkutan dilaksanakan. Kemudian dapat langsung diketahui apabila terdapat perbedaan antara jam kerja orang yang telah direncanakan (SOPM 2.4) dengan jam kerja orang yang benar-benar terpakai di dalam proses produksi yang bersangkutan di lapangan.
User dari Seksi Cetak Pita Cukai melakukan input jam kerja mesin yang terpakai selama proses produksi (OPM 2.11) yang bersangkutan dilaksanakan. Kemudian dapat langsung diketahui apabila terdapat perbedaan antara jam kerja mesin yang telah
direncanakan (SOPM 2.4) dengan jam kerja orang yang benar-benar terpakai di dalam proses produksi yang bersangkutan di lapangan.