Terjadinya piutang merupakan akibat pemberian jasa secara kredit, dimana perusahaan memberikan pelayanan jasanya terlebih dahulu baru mendapat balas jasa atau pembayaran. Kebijakan kredit dan kebijakan pemberian jasa perusahaan tergantung dari negoisasi kontrak yang dilakukan antara pemberi pekerjaan dengan PT.”X” pada saat negoisasi. Bermula dari proses tender yang diikuti perusahaan sampai dengan menjadi pemenang tender yang ditandai dengan adanya surat penunjukan pemenang, serta surat perintah mulai pekerjaan (SPMP) untuk pelaksanaan pengeboran sumur pertama. Setelah pekerjaan yang dilakukan di lapangan selesai, Koordinator Lapangan akan menyerahkan beberapa dokumen yang akan digunakan menjadi dasar pembuatan invoice tagihan untuk dilakukan proses verifikasi di kantor pusat (lampiran 4).
4.2.1 Verifikasi Dokumen Invoice Tagihan
Dokumen-dokumen yang dihasilkan dari pemboran sumur (Daily Drilling Report, Bottom Hole Assembly, Berita Acara dan sebagainya) merupakan bukti penting bagi PT.”X” sebagai vendor untuk dapat melakukan penagihan kepada pemberi kerja. Dokumen tersebut selanjutnya akan diproses oleh Bagian Keuangan PT.”X” untuk kemudian ditagihkan kepada pemberi kerja.
Perhitungan dan penyusunan invoice kepada pemberi kerja dilakukan dengan mengecek dokumen-dokumen tersebut di atas harus sesuai dan konsisten satu dengan yang lainnya (misalnya antara Berita Acara Mulai Pekerjaan dengan Daily Report dan Equipment Activity Report harus sama dan konsisten). Untuk itu, diperlukan verifikasi teknis, sehingga pada saat dilakukan perhitungan dan penyusunan invoice oleh Bagian Keuangan, maka sudah tidak ada lagi inkonsistensi antar dokumen tersebut.
Untuk menghindari kesalahan interpretasi dalam memverifikasi dokumen, maka Koordinator Lapangan di sumur tersebut yang ditunjuk saat itu harus melakukan verifikasi bersama pada saat menyerahkan kepada Bagian Keuangan. Setelah seluruh dokumen dinyatakan lengkap dan sesuai, maka dibuatkan surat
serah terima dokumen yang ditandatangani oleh engineer dan bagian keuangan. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses verifikasi dokumen adalah sebagai berikut :
a. Koordinator Lapangan harus telah ditetapkan oleh Koordinator Engineer pada saat PT.”X” akan mengirim engineer ke sumur yang dituju sesuai surat instruksi mobilisasi (surat pemanggilan) tertulis dari pemberi kerja oleh Company Man.
b. Daily Drilling Report harus mencantumkan seluruh parameter, baik parameter mud motor, mud properties dan sebagainya. Data sebagaimana tercantum dalam laporan tersebut merupakan bukti tertulis tentang kemajuan (progress) pekerjaan pemboran, sehingga dapat digunakan sebagai alat bukti bila dikemudian hari terjadi perbedaan pendapat (dispute) antara PT.”X” dengan Pemberi Kerja.
c. Laporan harian pemboran (Daily Drilling Report) harus mencantumkan kegiatan secara rinci dan akurat, dan dapat memperlihatkan adanya jam operasional, jam standby, dan jam dimana kondisi alat PT.”X” rusak (down time). Laporan yang benar dan akurat akan sangat mendukung manajemen dan mempercepat proses penagihan kepada Pemberi Kerja.
d. Antara Laporan Harian Pemboran (Daily Drilling Report), Personal & Equipment Activity Report, Job Service Ticket, dan Berita Acara harus konsisten dan sama antara satu dengan lainnya.
e. Summary Drilling Report dibuat oleh Directional Drilling Engineer dan ditandatangani oleh Company Man.
f. Setiap kejadian atau peristiwa yang berkaitan dengan operasional sumur dan penting bagi PT.”X”, agar dibuatkan Berita Acara yang menjelaskan mengenai kejadian/peristiwa tersebut. Berita Acara tersebut ditandatangani oleh Engineer dan Company Man.
g. Berita Acara Alat Tiba di lokasi dan Alat Keluar dari Lokasi (Berita Acara Serah Terima Peralatan) harus ditandatangi oleh Engineer dan Company Man. Berita Acara ini harus menjelaskan mengenai peralatan yang akan di
mobilisasi atau demobilisasi dengan data yang lengkap (jenis, nomor seri, jumlah dsb). Setiap Berita Acara tersebut harus dilampiri dengan tanda terima dari Pengangkut (Forwarder) dengan tanda tangan, nama jelas dan tanggal pada saat pengangkutan (sedapat mungkin nomor polisi kendaraan pengangkut dan nama pengemudi dicantumkan).
h. Berita Acara Mulai Pekerjaan dan Selesai Pekerjaan harus mencantumkan jenis trayek, tanggal mulai dan selesai, dan ditandatangani oleh Engineer dan Company Man.
i. Berita Acara Serah Terima Peralatan (Mulai Pekerjaan) dapat berbeda waktu dengan Berita Acara Mulai Pekerjaan. Namun Berita Acara Serah Terima Peralatan (Selesai Pekerjaan) harus sama waktunya (tanggal dan jam) dengan Berita Acara Selesai Pekerjaan.
j. Laporan Akhir Sumur merupakan kumpulan dari seluruh Berita Acara dan Laporan-Laporan tersebut diatas yang dilaporkan kepada manajemen PT. “X”. Engineer harus menyiapkan 2 jenis copy, yaitu hard copy (asli dan fotocopy) serta soft copy dalam bentuk compact disc (CD) atau flash disk (USB).
k. Permintaan Company Man untuk tambahan pekerjaan, tambahan peralatan dan Engineer harus dibuatkan Berita Acara sesuai dengan peruntukkannya.
Sulitnya prosedur kelengkapan dokumen pendukung invoice tagihan inilah yang secara tidak langsung memakan waktu yang tidak singkat untuk menyelesaikannya. Pada kenyataannya dalam tahap ini saja PT.”X” melewatinya dalam waktu 1-3 bulan. Padahal dalam kontrak kerjasama tertera jangka waktu pembayaran adalah 30 hari.
4.2.2 Pencairan Invoice Tagihan
Setelah invoice tagihan tersebut telah lolos dari verifikasi tim operasi Pemberi Kerja, maka selanjutnya dokumen tersebut akan diverifikasi kembali pada Bagian Keuangan Pemberi Kerja. Hal-hal yang diperiksa antara lain selain kelengkapan dokumen tagihan seperti halnya pada tim operasi sebelumnya, juga mengenai kelengkapan dokumen pajak, seperti SSP dan faktur pajak. Begitu
dokumen telah dinyatakan lengkap maka tidak lama invoice tagihan tersebut biasanya segera dicairkan.
Pembayaran piutang yang dilakukan oleh para pemberi pekerjaan adalah dengan mentransfer melalui bank secara RTGS dalam mata uang Dollar Amerika Serikat. Divisi Keuangan (Account Recivable) menyerahkan cek/Bilyet Giro atau bukti transfer kepada bagian adminsitrasi keuangan untuk dibuatkan bukti penerimaan uang. Setelah dibuatkan bukti penerimaan kas/bank dilaporkan kepada direksi untuk dimintakan disposisi atas penerimaan tersebut.
4.2.3 Pengelolaan Piutang Perusahaan
Di PT.”X” piutang usaha diakui setelah jasa selesai diberikan dan telah diterbitkan invoice. Apabila suatu pekerjaan belum selesai dilakukan pada akhir suatu periode, piutang tersebut dicatat sebesar jumlah pekerjaan yang sudah dilakukan. Jadi piutang usaha dalam PT. “X” merupakan tagihan perusahaan kepada para pemberi pekerjaan yang timbul melalui transaksi penjualan jasa secara kredit. Piutang dalam perusahaan membutuhkan perhatian penting terlebih pada perusahaan jasa seperti pada PT.”X” karena sebagian besar aktivanya adalah berupa piutang. Setiap perubahan dalam jumlah dan besar piutang akan berakibat pada profitabilitas perusahaan. Peningkatan penjualan jasa yang belum terbayar berarti peningkatan piutang, hal ini membutuhkan tambahan sumber keuangan untuk mendukung peningkatan investasi dalam piutang tersebut karena cashflow dari suatu penjualan tidak dapat diinvestasikan sampai piutang tersebut tertagih.
Penagihan piutang di PT.”X” akan dilakukan setelah perusahaan memberikan pelayanan jasanya. PT.”X” akan mengeluarkan invoice yang akan diakui sebagai pendapatan. Piutang yang telah dikeluarkan invoicenya ini dapat ditagih kepada pemberi kerja. Pada umumnya dalam perjanjian jangka waktu pelunasan setelah dikeluarkannya invoice adalah 30 hari. Namun jika terdapat hambatan bisa sampai 2-4 bulan, tergantung permasalahan yang dihadapi. Contohnya jika terdapat ketidakkonsistenan dokumen pendukung dalam verifikasi dapat memakan waktu satu bulan lebih untuk revisi invoice dan konsulidasi dengan pihak yang terkait dalam hal ini engineer dan pihak pemberi kerja yang
bersangkutan di lapangan (company man) serta dengan pejabat pemberi kerja yang memberi otorisasi pembayaran.
Apabila piutang tersebut lebih dari satu tahun belum juga tertagih maka perkiraan piutang tersebut akan dihapus dari account piutang usaha dan dianggap sebagai piutang ragu-ragu.
PT.”X” mempunyai kebijakan terhadap piutang yang masih belum tertagih mengikuti prosedur yang ditempuh untuk memperoleh pembayaran dan rekening-rekening yang jatuh tempo (Sawir, 2001). Perusahaan dapat menggunakan piutang sebagai sumber dana melalui Pledging (Penggandaian Piutang) yaitu dengan menggandaikan piutangnya kepada lembaga keuangan untuk memperoleh dana bagi kelangsungan perusahaannya.
Sumber dana dari piutang merupakan kesepakatan legal antara PT.”X” dengan lembaga keuangan. Kesepakatan itu dinyatakan dalam suatu prosedur yang harus dijalani oleh kedua belah pihak. Kesepakatan tersebut selain berisi prosedur juga mengenai bunga yang harus dibayar yakni 15.5% per hari, platform pinjaman sebesar Rp. 5.000.000.000,00 dan jangka waktu pelunasan maksimal 90 hari. Dengan demikian PT.”X” memperoleh dana sementara untuk menutupi biaya operasionalnya sebelum piutang tersebut dibayar oleh pemberi kerja dan cashflow sementara akan aman.
Sedangkan mengenai kebijakan dari dalam perusahaan, belum terdapat kebijakan khusus dari PT.”X” kaitannya dalam hal pemberian piutang. PT.”X” lebih mengandalkan kesepakatan yang akan dipenuhi antara kedua belah pihak yaktu PT.”X” dan pemberi kerja dalam hal pembayaran. Selain komitmen dari pemberi kerja untuk melunasi dalam tempo 30 hari, PT.”X” banyak mengandalkan karyawannya untuk monitoring dan usaha penagihan. Sehingga jumlah piutang tak tertagih akan banyak berkurang.