BAB IV PEMBAHASAN
4.1 Requirement Planning
4.1.2 Identifikasi Sistem Berjalan
Terdapat kegiatan rutin yang dilakukan di RPTRA Kampung Tengah yaitu
pemesanan (booking) tempat atau fasilitas dan pelaporan kegiatan yang terbagi
menjadi dua waktu jaga (dua shift).
Sistem berjalan pada kegiatan pemesanan (booking) fasilitas dimulai dari
tersebut ke pembuatan surat untuk konfirmasi pemakaian tempat kepada Lurah,
setelah itu surat diberikan kepada kelurahan atau ke pengelola RPTRA, setelah
surat diterima oleh Lurah atau pengelola dengan memberikan izin penggunaan
tempat maka dilanjutkan ke pembuatan jadwal pemakaian tempat yang sesuai
dengan surat yang diajukan (pengunjung) dan disetujui sebelumnya (Lurah atau
pengelola), selanjutnya pihak pengelola memberikan aturan pemakaian fasilitas di
RPTRA.
Sistem berjalan selanjutnya adalah sistem pelaporan kegiatan yang
dilakukan pengelola kepada manajer (pengelola level atas) dengan mengirimkan
foto kegiatan pada waktu jaga pengelola umum (shift terbagi menjadi dua bagian).
Laporan yang dikirimkan berupa informasi dari kegiatan yang telah berlangsung
pada saat pengelola umum berjaga, informasi berupa nama kegiatan, fasilitas yang
digunakan, jumlah pengunjung yang datang, bukti kegiatan (jika terdapat surat
resmi dari kegiatan tersebut dapat dikirimkan melalui microsoft word) tersebut
melalui aplikasi whatsapp. Setelah menerima laporan tersebut dilakukan evaluasi
oleh pengelola level atas.
Terdapat beberapa keluhan pada dua sistem diatas. Keluhan pada sistem
pemesanan (booking) tempat adalah akses pengunjung yang akan memesan
tempat perlu berkunjung secara langsung dengan membuat surat peminjaman
tempat dan penyimpanan dari pencatatan yang masih belum terorganisir.
Keluhan pada sistem pelaporan adalah pengelola umum perlu melakukan
rekap ulang laporan harian menjadi laporan mingguan, bulanan, dan tahunan
terkendalinya evaluasi secara skala besar karena data masih kurang terorganisir.
1.Pengunjung datang untuk izin pemakaian tempat
2. Pengelola konfirmasi untuk waktu pemakaian tempat dan mengarahkan pembuatan surat yang ditujukan kepada Lurah
Sistem Berjalan Pemesanan (Booking) Fasilitas
3. Pengunjung atau calon peminjam tempat membuat surat dan memberikan langsung ke kelurahan atau ke pengelola RPTRA
4. Lurah atau pengelola menerima surat dan mencatat atau konfirmasi jika bisa untuk pemakaian tempat 5. Penjadwalan kegiatan dilakukan
oleh pengelola 6. Petugas atau pengelola memberikan
aturan pemakaian tempat di RPTRA
Gambar 4. 1 Sistem Berjalan Pemesanan (Booking) Tempat
Sistem Berjalan Pelaporan Kegiatan
1. Pengelola mengirim laporan dua kali dalam satu hari (ada 2 shift) ke level atas
2. Laporanya berupa foto dan keterangan kegiatan yang dikirim via whatsapp
3. Foto kegiatan dan atau kegiatan resmi maupun pertemuan disatukan dalam satu file word untuk kegiatan hariannya
4. Menerima laporan via whatsapp dan memberikan arahan maupun evaluasi hasil kinerja tim
Kelemahan dari sistem pemesanan fasilitas/tempat yang sedang berjalan
saat ini adalah:
1. Belum adanya sistem yang dapat diakses secara langsung oleh pengunjung
saat akan memesan fasilitas dan pengunjung belum dapat mengetahui
informasi jadwal pemakaian fasilitas secara transparan
2. Pengunjung harus langsung dapat ke RPTRA untuk melakukan pemesanan
fasilitas atau via telepon jika sudah memiliki kontak nomor bagian
pengelola RPTRA
Kelemahan pada sistem pelaporan adalah sebagai berikut:
1. Data belum tersimpan dengan baik, sehingga untuk pelaporan dengan data
yang sama (sudah buat laporan harian, kemudian membuat kembali/input
ulang laporan bulanan hingga tahunan/periode waktu tertentu) dilakukan
pengerjaan yang sama dan berulang.
2. Belum adanya sistem yang menampung data laporan harian yang dapat
dikembangkan menjadi laporan bulan hingga tahunan/periode tanpa perlu
melakukan penginputan kembali.
Tabel 4. 1 Cause and Effect Analysis (Analisa Sebab Akibat)
No Problems
(Masalah)
Cause and Effects
(Sebab dan Akibat) 1 Penggunaan sistem yang masih belum
terkomputasi (berkunjung secara langsung)
Cause: sistem yang berjalan masih manual
atau belum terkomputasi.
Effect: pemesanan tempat yang
mengharuskan data langsung ke tempat/ RPTRA Kampung Tengah dengan menggunakan berkas/dokumen (kurang terorganisir).
2 Proses pengolahan data dan
penyimpanan data yang masih belum teroganisir
Cause: sistem pelaporan menggunakan
chatting whatsapp secara langsung kepada pengelola level atas, dapat mengirimkan
Effect: proses perekapan laporan per periode
mengambil waktu (tidak efisien)
No Opportunities
(Kesempatan)
Cause and Effects
(Sebab dan Akibat) 1 Penyediaan sistem yang dapat
melakukan kesinambungan antar pengunjung/pemesan dan penyimpanan data di pihak internal
Cause: penyusunan data kunjungan yang
berdasarkan maksud kedatangan (booking tempat/ secara langsung)
Effect: membuat desain form berdasarkan
kebutuhan pihak internal 2 Database yang menghubungkan
seluruh data yang tersimpan di dalam sistem
Cause: penyimpanan dan pencatatan semua
jenis data dapat diintegrasikan
Effect: mempercepat proses pengaksesan data
Tabel 4. 2 System Improvemet Objective (Tujuan-Tujuan Perbaikan Sistem)
System Objective
(Tujuan Sistem)
System Constraint
(Batasan sistem) 1. Menghubungkan secara online baik ke
pengunjung maupun ke pihak internal
1.1 Keterbatasan infrastruktur dari peralatan Personal Computer (PC) maupun jaringan yang tersedia
1.2 Biaya awal yang cukup besar dalam menerapkan sistem online dari biaya operasional, perawatan atau maintenance dan pembaharuan sistem (upgrade) 2. Memudahkan proses penambahan dan
pengolahan data
2.1 Belum adanya sistem informasi yang menghubungkan secara keseluruhan untuk kegiatan internal organisasi khususnya yang bersifat online
3. Mencegah kehilangan dan duplikasi data pada saat penambahan dan pengolahan data
3.1 Jumlah data yang terus bertambah yang berasal dari kegiatan rutin yang dilakukan secara bersamaan mengakibatkan berkembangnya data
4. Mempercepat dan mempermudah pengolahan data hingga menghasilkan data yang dapat dibaca (laporan)
4.1 Banyaknya jumlah data dan beberapa data yang tidak lengkap
Kebutuhan sistem berdasarkan tabel system improvement objectives adalah
sebagian hasil permintaan pengguna yang telah dilakukan pendekatan sebelumnya.
Sehingga diharapkan tidak ada lagi kesalahan dan kelalaian pembuatan sistem
informasi pelaporan kegiatan RPTRA Kampung Tengah. Untuk itu diperlukan
sudah ada dan memudahkan proses yang sudah berjalan.