5 HASIL DAN PEMBAHASAN
5.8 Implementasi SIM-AGB
SIM-AGB (Sistem Informasi Manajemen PT AGB) adalah suatu program siap pakai yang direkayasa untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan. Kegiatan operasional yang dicakup oleh SIM-AGB ini adalah kegiatan pembelian, penanganan pesanan pelanggan, penjualan, penanganan persediaan dan penggajian. Program ini adalah suatu sistem terpadu yang mengaitkan empat subsistem utama, yaitu data, transaksi, laporan, dan info perusahaan. Program ini dapat dijalankan setelah user memasukkan username dan password pada form login. Form Login dan Menu Utama dapa dilihat pada Gambar 26 & 27
Gambar 29 Tampilan form menu utama SIM-AGB
Pada subsistem data, terdapat 7 menu utama dan 2 menu penunjang yang masing-masing memiliki fungsi yang berbeda. Menu tersebut terdiri dari kategori barang, satuan barang, data barang, data supplier, adjustment, reminder stok, dan data pegawai. Pada menu data barang, disajikan data produk layur ataupun produk perikanan lainnya yang tersedia di perusahaan ini. Data produk tersebut berupa nama layur, harga, tanggal estimasi kadaluarsa, sampai minimum stok yang dianjurkan pada cold storage. Selain itu tersedia pula fasilitas pencarian (search) barang yang berfungsi untuk memudahkan user dalam pencarian produk layur dan fasilitas print data barang, yang berfungsi untuk mencetak daftar list barang yang ada di persediaan. Tampilan menu ini dapat dilihat pada Gambar 28.
Menu data supplier menyediakan semua fasilitas untuk menginput, mengedit, menghapus, mengupdate, dan mencari semua informasi yang berkaitan dengan pemasok. Menu ini nantinya akan berhubungan dengan menu lainnya yang berhubungan dengan supplier. Tampilan menu ini dapat dilihat pada Gambar 29.
Gambar 31 Tampilan form data supplier
Menu adjustment adalah menu yang berfungsi untuk penyesuaian stok produk. Fasilitas yang terdapat pada menu ini adalah edit, hapus, update, dan pencarian. Menu ini berhubungan dengan menu reminder stok yang berfungsi sebagai pengingat dan pencari barang yang telah out of stock dengan fungsi otomatis. Kedua tampilan menu ini dapat dilihat pada Gambar 30 & 31.
Gambar 33 Tampilan form stock reminder SIM-AGB
Menu data pegawai adalah menu yang menampilkan semua informasi tentang pegawai yang bekerja. Data yang ditampilkan adalah nama, alamat, bagian dan nomor telepon. Menu data pegawai juga menyediakan semua fasilitas untuk menginput, mengedit, menghapus, mengupdate dan search. Menu pegawai ini nantinya akan berhubungan dengan penggajian. Tampilan menu ini dapat dilihat pada Gambar 32.
Menu pembelian menampilkan semua hal yang berhubungan dengan transaksi pembelian. Di menu tersebut juga terdapat fasilitas perhitungan pajak, diskon dan laba tambahan. Subsistem Pembelian ini juga menyediakan semua fasilitas untuk menginput, mengedit, menghapus, mengupdate, dan mencari semua informasi yang berkaitan dengan transaksi pembelian. Tampilan menu ini dapat dilihat pada Gambar 33.
Gambar 35 Tampilan form transaksi pembelian SIM-AGB
Menu Penjualan menyediakan semua fasilitas untuk menginput, mengedit, menghapus, mengupdate dan mencari semua informasi yang berkaitan dengan transaksi penjualan. Menu ini juga berhubungan langsung dengan reminder stok. Artinya, terdapat pemberitahuan langsung ketika barang yang akan dijual stoknya telah habis. Tampilan subsistem ini dapat dilihat pada Gambar 34.
Gambar 36 Tampilan form transaksi penjualan SIM-AGB
Menu retur penjualan/pembelian berfungsi untuk mencatat apabila terdapat barang yang akan direject dan dikembalikan. Menu retur penjualan/pembelian menyediakan semua fasilitas untuk mencari barang yang akan diretur, menghitung jumlah barang yang akan diretur, dan menhitung jumlah nominal retur. Tampilan subsistem ini dapat dilihat pada Gambar 35.
Menu informasi hutang berfungsi untuk menyediakan list hutang perusahaan kepada supplier, dan menyertakan tanggal pelunasan hutang tersebut. Menu ini berhubungan dengan menu pembelian. Artinya, ketika saat kita melakukan transaksi pembelian kita menggunakan sistem kredit, maka secara otomatis menu ini akan mencatat dan menyediakan list hutang perusahaan yang ada. Tampilan subsistem ini dapat dilihat pada Gambar 36.
Gambar 38 Tampilan form pelunasan utang SIM-AGB
Menu Penggajian menyediakan semua fasilitas untuk menginput, mengedit, menghapus, mengupdate, dan mencari semua informasi yang berkaitan dengan transaksi penggajian. Tampilan subsistem ini dapat dilihat pada Gambar 37
Pada subsistem laporan, terdapat menu-menu laporan yang didapat berdasarkan menu data. Subsistem ini berfungsi untuk perekapan data dan pencetakan laporan pada submenu data yang terdiri dari rekap jual, laporan pembelian, laporan penjualan, laporan retur beli, laporan retur jual, laporan barang expired, laporan laba rugi, dan laporan penggajian. Terakhir, subsistem info perusahaan menyediakan info tentang struktur organisasi perusahaan, sejarah berdirinya perusahaan dan profil perusahaan. Sebagian tampilan subsistem ini dapat dilihat pada Gambar 38, 39, 40, 41 & 42
Gambar 40 Tampilan form daftar barang expired SIM-AGB
Gambar 42 Tampilan form laporan pembelian SIM-AGB
Gambar 44 Tampilan form laporan laba/rugi SIM-AGB
5.6 Pembahasan
Seluruh aktivitas operasional di PT AGB yang meliputi kegiatan pembelian, kegiatan penjualan, kegiatan penanganan persediaan dan kegiatan pencatatan pembiayaan perusahaan masih diproses secara manual. Laporan- laporan tersebut digunakan sebagai informasi untuk pemantauan dan pengevaluasian kinerja perusahaan yang telah dilaksanakan. Pengolahan informasi baru dapat dilakukan setelah seluruh data telah terkumpul. Keterlambatan pada salah satu bagian pelaksana operasional perusahaan akan menyebabkan keterlambatan seluruh sistem.
Terdapat beberapa kelemahan pada sistem informasi operasional perusahaan saat ini, diantaranya untuk mengakses informasi tertentu memerlukan waktu yang cukup lama. Hal ini disebabkan karena untuk memperoleh suatu informasi harus mengolah data terlebih dahulu. Hal ini akan menyebabkan ketelambatan dalam penyajian laporan dan pengambilan keputusan bahkan kerancuan dalam pengambilan keputusan karena untuk mengolah data yang sangat besar secara manual memiliki resiko kesalahan yang sangat tinggi.
Kelemahan lain yang terdapat pada pengolahan secara manual adalah terdapatnya arsip yang berlebihan sehingga untuk melakukan pengecekan ulang atau untuk melihat kecenderungan perkembangan dari periode bulanan membutuhkan waktu yang sangat lama karana laporan perusahaan yang ada pada saat ini belum menyajikan informasi secara menyeluruh, hanya berupa laporan data mentah.
Proses manual juga menyebabkan terjadinya penggandaan kerja. Hal ini terjadi karena proses pengolahan data menjadi informasi dikerjakan oleh beberapa bagian secara bersama-sama. Hal ini akan menyebabkan kerugian potensial bagi perusahaan akibat kesempatan yang tersedia untuk meningkatkan efisiensi tidak dapat diraih oleh sistem informasi perusahaan yang ada dan akhirnya menyebabkan penurunan daya saing perusahaan.
Pembuatan SIM AGB dilakukan dengan menggunakan software Visual Basic 6.0. Secara umum, pembuatan program ini yang dilakukan dengan membuat tampilan aplikasi pada form, kemudian diberi script program di dalam komponen- komponen yang diperlukan. Form disusun oleh komponen-komponen yang berada di toolbox, dan setiap komponen yang dipakai harus diatur propertinya lewat
property window. Konsep pemrograman SIM AGB yang dilakukan adalah
pembuatan form dengan mengikuti aturan pemrograman property, metode dan
event. Artinya, setiap komponen di dalam pemrograman visual basic dapat diatur propertinya sesuai dengan kebutuhan aplikasi. Selain itu, jalannya program dapat diatur sesuai aplikasi dengan menggunakan metode pemrograman yang diatur sebagai aksi dari setiap komponen.
Sistem Informasi Manajemen PT AGB (SIM AGB) merupakan program siap pakai yang berbasis data, yang terdiri dari empat subsistem, yaitu data, transaksi, laporan, dan info perusahaan. Pada subsistem data, terdapat 8 menu yang yang terdiri dari kategori barang, satuan penggajian, perkiraan penggajian, data barang, data supplier, adjustment, reminder stock dan data pegawai. Pada form kategori barang, pengguna dapat menampilkan list jenis produk layur yang terdapat pada perusahaan tersebut. Pada form satuan barang, terdapat satuan yang biasa digunakan dalam kegiatan produksi ataupun distribusi layur. Hal ini bertujuan untuk memudahkan input data. Artinya, data berupa angka harus
disertakan satuan yang terdapat pada menu tersebut. Pada form perkiraan penggajian, ditampilkan kode jenis pembayaran gaji yang berhubungan dengan menu transaksi penggajian.
Form barang berfungsi untuk menginput data barang yang ada di persediaan. Persediaan adalah produk yang dimiliki untuk dijual atau untuk diproses selanjutnya dijual. Data barang yang ada di persediaan tersebut memiliki informasi berupa kode barang, nama barang, tanggal expired, harga beli, harga jual, jumlah, satuan, kemasan, stok dan minimal stok. Data barang tersebut dapat dicetak dan dijadikan laporan data barang untuk kemudahan perekapan barang yang ada di persediaan. Form Supplier berfungsi untuk pengorganisasian data pemasok yang menyediakan barang untuk PT AGB. Data supplier tersebut memiliki informasi berupa kode supplier, nama, alamat dan nomor telepon. Data supplier ini juga berhubungan langsung dengan transaksi yang melibatkan supplier tersebut didalamnya, seperti pembelian dan retur. Form adjustment stock
adalah form yang berfungsi untuk penyesuaian jumlah persediaan barang yang ada di gudang. Form ini dibutuhkan ketika ada perubahan produk layur yang tidak berasal dari transaksi pembelian ataupun penjualan. Pada form reminder stock, terdapat fasilitas pengingat apabila persediaan produk layur telah habis. Fasilitas
reminder ini mengacu pada pernyataan minimal stok per jenis barang yang terdapat pada form barang, dan list produk layur yang telah habis dapat dicetak sebagai laporan. Terakhir, form data pegawai berfungsi untuk menginput dan menampilkan daftar pegawai yang bekerja di perusahaan. Informasi yang ditampilkan adalah nomor induk pegawai, nama pegawai, bagian, alamat, dan nomor telepon. Form pegawai ini juga terdapat fasilitas editing dan update, yang memudahkan ketika terdapat pergantian informasi pada pegawai. Form pegawai ini berhubungan langsung dengan form di menu penggajian.
Pada subsistem transaksi, terdapat menu pembelian, penjualan, retur beli, retur jual dan pelunasan utang. Form pembelian berfungsi untuk menginput data pembelian ketika perusahaan melakukan transaksi tersebut. Pada form ini terdapat informasi tanggal, no faktur, no urut, data supplier, data barang, dan informasi kuantitas pembelian barang dan bentuk pembayaran (apakah tunai atau kredit). Form penjualan ini juga dilengkapi dengan perhitungan matematis untuk
menghitung kuantitas barang, perhitungan subtotal, diskon (bila ada) pajak (bila ada) dan grand total. Form pembelian ini bersifat sebagai faktur. Artinya, bisa mencatat barang apa saja yang ditransaksikan, siapa yang memasok, tanggal berapa data transaksi tersebut dilangsungkan dan berapa total dari pembelian barang tersebut. Tiap faktur penjualan memiliki kode yang berbeda, yang berfungsi untuk kode supaya tidak terjadi penduplikasian database.
Pada form penjualan, terdapat fasilitas untuk menginput data transaksi penjualan secara langsung ketika transaksi penjualan dilakukan. Transaksi penjualan sendiri merupakan suatu alur proses dalam program yang berfungsi untuk menginput data penjualan yang dilakukan oleh kasir terhadap barang- barang yang terjual. dengan melakukan penginputan pada form transaksi penjualan, maka data yang diinputkan akan tercatat di dua tabel yaitu: tabel transaksi dan tabel detail, serta akan merubah nilai stok yang terdapat pada tabel barang. Informasi yang terdapat pada form ini adalah tanggal dilakukannya
transaksi, no faktur, data barang yang akan dijual, jumlah stok yang tersedia, dan kuantitas transaksi penjualan. Sama halnya seperti form pembelian, form ini juga dilenkapi dengan perhitungan matematis untuk menghitung kuantitas penjualan dan grand total.
Selain form penjualan dan pembelian, terdapat juga form retur penjualan dan retur pembelian. Retur penjualan merupakan kegiatan yang terjadi jika perusahaan menerima pengembalian barang dari pelanggan (Mulyadi, 2001). Sebaliknya, retur pembelian merupakan kegiatan yang terjadi jika perusahaan akan mengembalikan barang kepada supplier. Pada form penjualan dan pembelian ini terdapat fasilitas untuk menginput data retur seperti menampilkan data barang yang diretur, tanggal retur, jumlah retur dan nominal retur. Form retur ini dilengkapi dengan fasilitas perhitungan matematis untuk menampilkan nominal barang yang akan diretur. Selain itu, form retur ini juga terhubung dengan form persediaan barang dan data retur tersebut akan tercatat dalam jurnal retur. Hal ini sesuai dengan pernyataan Mulyadi (2001) yang menyatakan bahwa fungsi-fungsi yang terkait dengan retur penjualan/pembelian adalah :
1) Fungsi penjualan/pembelian; 2) Fungsi penerimaan;
3) Fungsi gudang, dan 4) Fungsi akuntansi.
Fungsi penjualan bertanggung jawab atas penerimaan pemberitahuan mengenai pengembalian barang yang telah dibeli oleh pembeli. Fungsi penerimaan/pengeluaran bertanggung jawab atas penerimaan barang berdasarkan otoritasi yang terdapat dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan ataupun pembelian. Fungsi gudang bertanggung jawab atas penyimpanan dan pengeluaran kembali barang yang diterima dari retur. Sedangkan fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan transaksi retur ke dalam jurnal retur dan pencatatan berkurangnya piutang dan bertambah/berkurangnya persediaan akibat retur dalam kartu piutang dan kartu persediaan.
Berikutnya, pada subsistem transaksi terdapat form pelunasan utang. Menurut Astuti dan Purwantini (2003) piutang merupakan “tagihan kepada pihak lain yang timbul karena penjualan barang atau jasa secara kredit, dimana jangka waktu piutang biasanya kurang dari satu tahun. Mulyadi (2001) juga menyatakan bahwa informasi mengenai piutang yang dilaporkan kepada manajemen adalah :
1) Saldo piutang pada saat tertentu kepada setiap debitur
2) Riwayat pelunasan piutang yang dilakukan oleh setiap debitur 3) Umur piutang kepada setiap debitur pada saat tertentu
Menyesuaikan dengan pernyataan-pernyataan tersebut, form pelunasan piutang ini memberikan informasi tentang pemberi hutang, total hutang, dan jatuh tempo hutang. Setelah itu, data pelunasan hutang yang dibayar pada tanggal tertentu bisa dilakukan pada form tersebut.
Terakhir, terdapat form penggajian yang berfungsi untuk memfasilitasi transaksi penggajian pegawai. Gaji merupakan pembayaran atas jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang karyawan pimpinan atau bisa disebut juga pada setiap jabatan yang dijabat karyawan tersebut (Mulyadi, 2001). Disamping gaji, karyawan mungkin memperoleh manfaat-manfaat lain yang diberikan dalam bentuk tunjangan, misalnya tunjangan jabatan, tunjangan keluarga, uang makan, dan lainnya. Biasanya gaji dibayarkan secara tetap per
bulan. sesuai dengan pernyataan tersebut, form penggajian PT AGB memfasilitasi hal yang berhubungan dengan transaksi penggajian. Informasi yang ditampilkan dalam form tersebut adalah nomor slip, waktu dilakukannya penggajian tersebut, identitas karyawan, dan perkiraaan penggajian. Form ini berfungsi sebagai struk gaji. Selain dilengkapi dengan perhitungan pendapatan, potongan dan gaji bersih, pemberi gaji juga dapat mencetak struk gaji tersebut secara langsung. Form penggajian ini berhubungan langsung dengan form karyawan, form perkiraan penggajian dan form laporan penggajian.
Pada subsistem laporan, terdapat berbagai menu laporan yang berhubungan dengan subsistem sebelumnya. Laporan pada dasarnya merupakan alat penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain dalam suatu sistem administrasi. Menu-menu laporan yang terdapat di subsistem ini merupakan laporan dari subsistem data dan transaksi, yang terdiri dari menu rekap jual, laporan pembelian, laporan penjualan, laporan retur beli, laporan retur jual, laporan produk expired, laporan laba rugi, dan laporan penggajian.
Form rekap jual berfungsi untuk menampilkan rekapan penjualan pada periode waktu tertentu. Kelebihan dari form ini adalah terdapat fasilitas pemilihan tanggal awal dan tanggal akhir dari data penjualan yang ingin kita rekap, serta dapat mencari rekapan penjualan dari nomor penjualan dan suatu produk tertentu saja. Form laporan penjualan berfungsi untuk menampilkan laporan penjualan pada tanggal tertentu, dan menghitung total penjualan harian dan bulanan. Pada form ini terdapat fasilitas print yang artinya user dapat mencetak laporan penjualan tersebut untuk pengarsipan. Hal ini sesuai dengan pernyataan Prayitno (2008) laporan penjualan adalah laporan keuangan yang menginformasikan tentang transaksi penjualan dari perusahaan kepada pelanggan. Form laporan pembelian berfugsi untuk menampilkan laporan pembelian pada periode tertentu. Laporan pembelian ini tidak hanya ditampilkan secara periode tanggal saja, tetapi form ini juga memiliki fasilitas pencarian spesifik yang artinya pengguna dapat melihat data transaksi penjualan menurut supplier, barang, status pembayaran, dan status piutang. Form laba-rugi berfungsi untuk menampilkan total penjualan harian, total penjualan bulanan, laba harian dan laba bulanan. Dengan memilih periode waktu tertentu pada form tersebut, maka pengguna bisa melihat berapa
keuntungan/kerugian yang didapatkan dari transaksi penjualan oleh perusahaan tersebut secara harian atau bulanan. Terakhir, terdapat form laporan penggajian. Form laporan penggajian ini berfungsi sebagai laporan dari transaksi yang dilakukan di form penggajian. Laporan penggajian yang ditampilkan dapat berupa laporan per pegawai dalam periode tertentu, atau laporan akumulasi dalam periode tertentu. Laporan akumulasi dapat menampilkan semua transaksi penggajian dalam suatu bulan tertentu, dan menghitung grand total.
Subsistem yang terakhir adalah info perusahaan. Didalamnya terdapat menu yang berhubungan dengan informasi tentang PT AGB, seperti sturuktur organisasi, dan profil perusahaan. Profil perusahaan tersebut berisi tentang status kepemilikan, status permodalan, tahun berdiri notaris, akta perubahan notaris, nama pemilik saham, nama presiden direktur, jenis usaha, dan kontak perusahaan tersebut seperti e-mail dan nomor telepon.
Seluruh subsistem tersebut terangkai dan dikoordinasikan dalam sebuah program menu utama. Pemrograman PT AGB ini pada prinsipnya didukung oleh basis data dan dilengkapi oleh program matematis sederhana sebagai fasilitas untuk melakukan analisa persediaan dan monitoring laba-rugi penjualan. SIM AGB mencoba menjawab kekurangan yang terdapat pada studi awal sistem yang telah dilakukan yaitu dengan:
1) Menampilkan data jumlah pembelian; 2) Menampilkan data jumlah penjualan total;
3) Menampilkan data jumlah stok akhir yang masih bisa dijual; dan 4) Menampilkan laporan untuk biaya penggajian.
Verifikasi dilakukan dengan menjalankan program SIM AGB, menginput data, melihat tampilan di layar maupun dengan pencetakan di kertas dengan menggunakan printer. Hasil tampilan di layar atau di kertas tersebut kemudian dibandingkan dengan laporan konvensional (format laporan biasa) yang dimiliki PT AGB.
Dengan adanya SIM AGB, proses dasar pengelolaan informasi operasional tidak berubah, tetapi lebih disederhanakan dan dirangkum dalam suatu konfigurasi yang lebih terintegrasi, mulai dari proses pembelian, penjualan, penanganan persediaan sampai proses pembukuan. Implementasi SIM AGB ini akan
memberikan keuntungan kepada PT AGB baik secara operasional maupun finansial. Di antara keuntungan operasional yang akan diperoleh diantaranya :
1) Mempermudah penelusuran kesalahan. Jika terjadi kesalahan dapat dicek melalui database yang ada dengan melakukan verifikasi;
2) Mempermudah akses informasi yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan; dan
3) Dengan alokasi waktu yang semakin singkat dalam mengolah data dan mengakses informasi akan meningkatkan aktivitas operasional lainnya. Sedangkan keuntungan secara finansial yang akan diperoleh PT AGB adalah:
1) Perusahaan dapat menekan biaya yang berkaitan dengan pengolahan dan pencatatan data baik secara langsung maupun secara tidak langsung. Kegiatan-kegiatan yang dahulunya dilakukan secara manual kini dibantu dengan elemen komputer yang lebih sistematis (SIM-AGB); dan
2) Dengan meningkatnya efisiensi, perusahaan dapat melakukan penghematan yang cukup signifikan, sehingga akan berpengaruh positif terhadap keuangan perusahaan.