1. Penetapan kelembagaan implementasi standar mutu perguruan tinggi (penetapan sistem mutu);
2. Penyusunan manual implementasi standar mutu perguruan tinggi (penyusunan manual mutu);
3. Penyusunan dokumen implementasi standar mutu perguruan tinggi (penyusunan manual prosedur, instruksi kerja, dan borang);
4. Sosialisasi standar mutu, kelembagaan, manual, serta dokumen pada internal stakeholders;
Adapun berbagai langkah sebagaimana dikemuka-kan di atas dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Langkah Pertama: Penetapan kelembagaan implementasi standar mutu perguruan tinggi.
Untuk mengimplementasikan standar mutu perguruan tinggi yang telah ditetapkan dalam suatu peraturan, dibutuhkan suatu kelembagaan di dalam perguruan tinggi yang akan melaksa-nakan, mengendalikan, dan mengembangkan standar mutu tersebut secara berkelanjutan. Paling tidak terdapat tiga alternatif model kelembagaan dalam implementasi standar mutu perguruan tinggi, yaitu:
a. Membentuk unit/lembaga yang bertugas melaksanakan, mengendalikan, dan mengembangkan standar mutu perguruan tinggi;
b. Implementasi standar mutu perguruan tinggi diintegrasikan ke dalam kelembagaan perguruan tinggi yang telah ada, sehingga tidak perlu dibentuk kelembagaan khusus yang menangani implementasi standar mutu perguruan tinggi;
c. Pada tahap awal dibentuk unit/lembaga/ yangbertugas melaksanakan, mengendalikan, dan mengembangkan standar mutu perguruan tinggi. Sampai batas waktu yang ditetapkan, secara berangsur pelaksanaan, pengendalian, dan pengembangan standar mutu diintegrasikan ke dalam kelembagaan perguruan tinggi yang telah ada.
Masing-masing alternatif model kelembagaan sebagaimana dikemukakan di atas memiliki kelebihan dan kekurangan. Oleh karena itu setiap perguruan tinggi yang akan menjalankan penjaminan mutu dengan jalan mengelola standar mutu perguruan tinggi, harus memper-timbangkan secara seksama kemampuan, budaya organisasi, ukuran, serta sejarah yang dimiliki oleh perguruan tinggi tersebut.
Sebagai contoh dapat dikemukakan bahwa untuk sebuah perguruan tinggi yang relatif baru berdiri, jumlah program studi serta mahasiswa yang dikelola relatif kecil, kemampuan pendanaan terbatas, dan belum memiliki budaya organisasi, maka sebaiknya memilih alternatif b, yaitu implementasi standar mutu perguruan tinggi diintegrasikan ke dalam kelembagaan perguruan tinggi yang telah ada.
Alternatif model kelembagaan manapun yang dipilih, kelembagaan tersebut memiliki fungsi dan tugas antara lain:
a. menjaga seluruh proses pengelolaan standar;
b. memantau pengaruh proses itu pada mutu kegiatan suatu unit;
c. mengkoordinasi rapat manajemen untuk membahas implementasi standar mutu di unit;
d. melaporkan setiap kemajuan dan hambatan yang terjadi dalam implementasi standar mutu;
e. menemukan penyimpangan yang terjadi dan melakukan tindakan koreksi; f. melakukan pengembangan standar mutu perguruan tinggi secara berkelanjutan.
2. Langkah Kedua: Penyusunan manual imple-mentasi standar mutu perguruan tinggi.
Agar implementasi standar mutu perguruan tinggi dapat dilakukan sesuai dengan tujuan yaitu penjaminan mutu perguruan tinggi secara berkelanjutan, maka perlu ditetapkan manual atau petunjuk pelaksanaan mengenai prosedur atau tata cara implementasi standar mutu perguruan tinggi untuk setiap standar mutu perguruan tinggi. Manual implementasi ini sangat diperlukan untuk mencegah multi tafsir dari para pelaksana standar di lapangan, tentang bagaimana implementasi suatu standar mutu perguruan tinggi harus dilaksanakan.
Tim atau satuan tugas yang dibentuk oleh perguruan tinggi dapat merancang manual implementasi standar mutu perguruan tinggi. Dalam hal ini dapat dikemukakan sebuah contoh tentang Manual Implementasi Standar Mutu Kehadiran Dosen Dalam Tatap Muka.
Standar mutu kehadiran dosen: 16 kali tatap muka per semester
3. Langkah Ketiga: Penyusunan dokumen imple-mentasi standar mutu perguruan tinggi.
Dokumen implementasi standar mutu perguruan tinggi selain berfungsi sebagai petunjuk tentang prosedur implementasi suatu standar mutu, terutama juga berfungsi sebagai alat untuk memantau tingkat keberhasilan implementasi suatu standar mutu tertentu.
Tim atau satuan tugas penjaminan mutu, yang di dalamnya terdapat unsur pelaksana, meng-inisiasi penyusunan dokumen ini dengan melakukan sosialisasi dan uji coba terlebih dahulu, sebelum dokumen tersebut ditetapkan sebagai dokumen resmi implementasi suatu standar mutu tertentu dengan dibubuhi kode dokumen. Keterlibatan unsur pelaksana dalam tim atau satuan tugas dalam penyusunan dokumen ini sangat diperlukan, agar dokumen yang dibuat sesuai dengan kebutuhan lapangan dan dapat mendukung pencapaian dan pemantauan pemenuhan suatu standar tertentu. Hal ini sesuai dengan prinsip ‘upstream management’.
Contoh dokumen berita acara kuliah yang diletakkan di ruang kuliah, dan harus diisi dosen setiap kali memberi kuliah di ruang tersebut:
Mata Kuliah : ... Dosen : ...
No. Tanggal Pokok Bahasan Tugas Tanda Tangan Dosen
1. Ada/Tidak
2. Ada/Tidak
3. Ada/Tidak
4. Ada/Tidak
4. Langkah Keempat: Sosialisasi draft standar mutu, kelembagaan, manual, serta dokumen pada internal stakeholders.
Setelah draft standar mutu, kelembagaan, manual, dan dokumen selesai dirumuskan oleh tim, sebelum ditetapkan dalam suatu peraturan oleh pemimpin perguruan tinggi, sebaiknya dilakukan sosialisasi kepada seluruh internal stakeholders (dosen, non dosen, serta mahasiswa), sesuai dengan relevansinya. Kegiatan sosialisasi dapat dilakukan dengan presentasi dan diskusi draft standar mutu, kelembagaan, manual, dan dokumen yang telah selesai dirumuskan oleh tim. Melalui kegiatan ini akan diperoleh masukan dari berbagai pihak, yang selanjutnya dapat dipergunakan sebagai dasar penyempurnaan dokumen tersebut.
Setelah standar mutu, kelembagaan, manual, dan dokumen selesai dirumuskan serta telah ditetapkan dalam suatu peraturan oleh pemimpin perguruan tinggi, maka sebelum implementasi secara menyeluruh, hal-hal tersebut perlu didiseminasikan secara seksama.
Dalam kegiatan diseminasi ini, selain dipresen-tasikan penjaminan mutu secara konseptual, juga harus diperagakan tentang proses implementasi standar mutu perguruan tinggi in action. Atau dapat juga dilakukan dengan memilih satu atau lebih unit sebagai model uji coba. Melalui diseminasi ini diharapkan baik penanggungjawab, pelaksana, serta sasaran penerapan standar mutu perguruan tinggi, memiliki pemahaman dan komitmen untuk mengimplementasikan standar mutu yang telah ditetapkan.
5. Langkah Kelima: Implementasi standar mutu, kelembagaan, manual, serta dokumen.
Implementasi standar mutu oleh penanggung-jawab, pelaksana, serta sasaran penerapan standar mutu dalam suatu sub komponen perguruan tinggi, dimulai dengan melihat rumusan standar dari setiap kegiatan yang akan dilaksanakannya.
Mengacu pada standar tersebut, penanggung-jawab, pelaksana, serta sasaran penerapan standar mutu membaca manual implementasi standar mutu setiap kegiatan dalam suatu sub komponen. Setelah itu siapkan dokumen yang relevan dengan setiap langkah dalam kegiatan tersebut. Sebagaimana dikemukakan di atas, dokumen ini selain berfungsi sebagai penuntun kegiatan agar sesuai dengan manual, juga akan berfungsi sebagai sarana pengendalian agar pelaksanaan kegiatan selalu sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Pada gilirannya, hasil pengendalian tersebut digunakan untuk mengembangkan atau menaikkan standar ke arah yang lebih tinggi atau lebih baik.