7 Dukungan
7.5 Informasi terdokumentasi
Organisasi sebaiknya mengembangkan dan memelihara informasi terdokumentasi yang cukup untuk memastikan sistem manajemen lingkungannya beroperasi secara efektif, dipahami oleh personil yang bekerja di bawah kendali organisasi dan pihak berkepentingan lain serta proses yang terkait dengan sistem manajemen lingkungan dilaksanakan sesuai rencana. Informasi terdokumentasi sebaiknya dikumpulkan dan dipelihara dengan cara yang mencerminkan budaya dan kebutuhan organisasi.
Informasi terdokumentasi misalnya dalam bentuk proses, rencana dan program, sebaiknya dipelihara, jika sesuai, untuk memastikan hasil yang konsistensi, tepat waktu dan dapat diulang. Informasi terdokumentasi dalam bentuk rekaman sebaiknya disimpan sebagai bukti hasil yang dicapai atau kegiatan yang dilaksanakan, untuk memperagakan penerapan yang efektif persyaratan sistem manajemen lingkungan. Informasi yang berfungsi sebagai rekaman hasil yang dicapai atau bukti kegiatan yang dilaksanakan merupakan bagian dari informasi terdokumentasi organisasi, namun dapat dikendalikan oleh proses manajemen yang berbeda.
Untuk manajemen yang efektif dari kegiatan kunci organisasi (misal kegiatan yang terkait dengan risiko dan peluang yang perlu ditangani), organisasi dapat menentukan bagaimana melaksanakan kegiatan dengan menetapkan proses yang dapat didokumentasikan, dan dapat menggambarkan tingkat kerincian yang sesuai bagaimana kegiatan tersebut dikelola. Jika organisasi memutuskan untuk tidak mendokumentasikan proses, personil yang terpengaruh yang bekerja dibawah kendali organisasi sebaiknya mendapatkan informasi persyaratan yang harus dicapai,
7.5 Documented information 7.5.1 General
An organization should develop and maintain adequate documented information to ensure that its environmental management system is operating effectively, is understood by persons working under the control of the organization and other relevant interested parties, and that processes associated with the environmental management system are carried out as planned. Documented information should be collected and maintained in a way that reflects the culture and needs of the organization.
Documented information in the form of processes, plans and programmes, for example, should be maintained, as appropriate, to ensure consistency, timeliness and repeatability of outcomes. Documented information in the form of records should be retained as evidence of the results achieved or activities performed, in order to demonstrate effective implementation of the environmental management system requirements. Information that serves as a record of results achieved or evidence of activities performed is part of the organization’s documented information, but may be controlled through different management processes.
For effective management of its key activities (e.g. those associated with its identified risks and opportunities that need to be addressed), the organization can specify how to carry out the activities by establishing (a) process(es) that can be documented, and can describe in appropriate detail how the activities are managed. If the organization decides not to document a process, affected persons working under the control of the organization should be informed of the requirements to be met, as appropriate, through communication or training.
The organization can choose to document its management system in the form of a manual, which constitutes an overview or summary of the system with a description of the main elements, and can provide direction to related documented information. The structure of any such
jika sesuai, melalui komunikasi atau pelatihan.
Organisasi dapat memilih untuk
mendokumentasikan sistem
manajemennya dalam bentuk manual, yang terdiri dari tinjauan atau ringkasan tentang sistem dokumentasi disertai dengan deskripsi dari unsur utama, dan dapat memberikan arahan kepada informasi terdokumentasi yang terkait. Struktur dari manual sistem manajemen lingkungan tidak perlu mengikuti struktur klausul dari SNI ISO 14001 atau standar lainnya (lihat Kotak bantuan praktis 19). Cakupan informasi terdokumentasi dapat berbeda antara satu organisasi dengan yang lainnya. Membuat informasi terdokumentasi yang rumit dan tidak perlu dapat menghilangkan keefektifan sistem manajemen lingkungan. Ketika mempertimbangkan cakupan informasi terdokumentasi yang dibuat, organisasi dapat mempertimbangkan manfaat dari informasi terdokumentasi untuk efektifitas, keberlanjutan dan perbaikan berkelanjutan dari sistem manajemen lingkungan.
Informasi terdokumentasi dapat dikendalikan dalam media apapun (kertas, elektronik, foto dan poster) yang menjadikannya bermanfaat, terbaca, mudah dimengerti dan mudah diakses oleh mereka yang membutuhkan informasi yang didokumentasikan.
Jika proses dari sistem manajemen lingkungan diselaraskan dengan proses sistem manajemen lain, organisasi dapat mengkombinasikan informasi lingkugan terdokumentasi yang relevan dengan informasi terdokumentasi dari sistem manajemen lain tersebut. Prinsip informasi terdokumentasi terkait dengan sistem manajemen lingkungan disarikan dalam Kotak bantuan praktis 19. Hal ini merupakan informasi utama dan minimum yang sebaiknya terdokumentasi, dan organisasi dapat melakukannya lebih dari itu jika diperlukan untuk efektifitas sistem manajemen lingkungan.
environmental management system manual need not follow the clause structure of ISO 14001 or any other standard (see Practical Help Box 19).
The extent of the documented information can differ from one organization to another. Creating unnecessary or complicated documented information can diminish the effectiveness of the environmental management system. When considering the extent of documented information it creates, the organization can therefore consider the benefits of documented information for effectiveness, continuity and continual improvement of the environmental management system.
Documented information can be controlled in any medium (paper, electronic, photos and posters) that is useful, legible, easily understood and accessible to those needing the information contained therein.
If processes of the environmental management system are aligned with those from other management systems, the organization can combine relevant environmental documented information with documented information of these other management systems The principal documented information related to an environmental management system is summarized in Practical Help Box 19. This is the core, minimum information that should be documented, and the organization can go beyond this as necessary for the effectiveness of the environmental management system.
Kotak Bantuan Praktis 19 – Informasi terdokumentasi
Organisasi sebaiknya memelihara hal-hal berikut sebagai informasi terdokumentasi : - lingkup sistem manajemen lingkungan (lihat 4.3);
- kebijakan lingkungan (lihat 5.2);
- risiko dan peluang organisasi yang teridentifikasi dan perlu ditangani (lihat 6.1.1);
- proses yang diperlukan dalam 6.1.1 sampai dengan 6.1.4, dengan cakupan yang dibutuhkan untuk memiliki keyakinan bahwa proses tersebut dilaksanakan sebagaimana yang direncanakan (lihat 6.1.1);
- aspek lingkungan organisasi dan dampak lingkungan yang terkait dengannya, kriteria yang digunakan untuk menetapkan aspek lingkungan penting dan aspek lingkungan penting organisasi (lihat 6.1.2);
- kewajiban penaatan organisasi (lihat 6.1.3); - informasi tentang sasaran lingkungan (6.2.1);
- informasi terkait proses kendali operasional yang dibutuhkan untuk memenuhi persyaratan sistem manajemen lingkungan, dengan cakupan yang dibutuhkan untuk memiliki kepercayaan bahwa proses tersebut dilaksanakan sebagaimana yang direncanakan (lihat 8.1);
- proses yang dibutuhkan untuk siap dan siaga terhadap situasi darurat potensial yang teridentifikasi di 6.1.1 dengan cakupan yang dibutuhkan untuk memiliki kepercayaan bahwa proses tersebut dilaksanakan sebagaimana yang direncanakan (lihat 8.2).
Organisasi sebaiknya menyimpan informasi terdokumentasi sebagai bukti (rekaman) dari : - kompetensi, jika sesuai (lihat 7.2);
- komunikasi organisasi, jika sesuai (lihat 7.4.1);
- pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi hasil, jika sesuai (lihat 9.1.1); - hasil evaluasi penaatan (lihat 9.1.2);
- penerapan program audit dan hasil audit (lihat 9.2); - hasil tinjauan manajemen (lihat 9.3)
- sifat ketidaksesuaian yang teridentifikasi dan tindakan yang dilakukan selanjutnya, dan hasil dari tindakan korektif (lihat 10.2).
Contoh lain dari informasi terdokumentasi termasuk deskripsi dari program dan tanggungjawab, prosedur, informasi proses, bagan organisasi, standar internal dan eksternal dan rencana kedaruratan tapak.
Practical Help Box 19 — Documented information
The organization should maintain the following as documented information: — the scope of the environmental management system (see 4.3);
— the environmental policy (see 5.2);
— its identified risks and opportunities that need to be addressed (see 6.1.1);
— the processes needed in 6.1.1 to 6.1.4, to the extent necessary to have confidence that these processes are
carried out as planned (see 6.1.1);
— its environmental aspects and associated environmental impacts, the criteria used to determine its significant environmental aspects, and its significant environmental aspects (see 6.1.2);
— its compliance obligations (see 6.1.3);
— information on the environmental objectives (see 6.2.1);
— information related to the operational control processes needed to meet environmental management system requirements, to the extent necessary to have confidence that the processes have been carried out as planned (see 8.1);
— the processes needed to prepare for and respond to potential emergency situations identified in
6.1.1, to the
extent necessary to have confidence that the processes are carried out as planned (see 8.2). The organization should retain documented information as evidence (records) of the following:
— its communications, as appropriate (see 7.4.1);
— monitoring, measurement, analysis and evaluation results, as appropriate (see 9.1.1); — compliance evaluation result(s) (see 9.1.2);
— implementation of the audit programme, and the audit results (see 9.2); — the results of management reviews (see 9.3);
— the nature of identified nonconformity and any subsequent actions taken, and the results of any corrective
action (see 10.2).
Other examples of documented information include descriptions of programmes and responsibilities, procedures, process information, organizational charts, internal and external standards, and site emergency plans
7.5.2 Pembuatan dan Pemutakhiran Ketika membuat dan memutakhirkan informasi terdokumentasi untuk sistem manajemen lingkungan, organisasi sebaiknya memastikan kesesuaian :
⎯ identifikasi dan deskripsi (misal judul, tanggal, penulis, atau nomor acuan); ⎯ format (misal bahasa, versi piranti
lunak, grafik) dan media (misal kertas, elektronik);
⎯ tinjauan internal dan persetujuan untuk kecukupan dan kesesuaian.
7.5.2 Creating and updating
When creating and updating documented information related to the environmental management system, the organization should ensure appropriate:
— identification and description (e.g. a title, date, author, or reference number);
— format (e.g. language, software version, graphics) and media (e.g. paper, electronic);
— internal review and approval for suitability and adequacy.
7.5.3 Pengendalian informasi
terdokumentasi
Pengendalian informasi terdokumentasi sistem manajemen lingkungan penting untuk memastikan :
— Informasi dapat diidentifikasi oleh organisasi, divisi, fungsi, kegiatan atau orang yang sesuai;
— Informasi yang dipelihara oleh organisasi ditinjau secara berkala, di revisi jika diperlukan dan disetujui oleh personil yang memiliki otoritas sebelum diterbitkan;
— Versi mutakhir dari informasi terdokumentasi yang relevan tersedia di semua lokasi operasi yang dilaksanakan, hal itu penting untuk sistem berfungsi efektif, termasuk yang diperlukan untuk memastikan persyaratan terpenuhi.
CATATAN. Jika ketersediaan informasi terdokumentasi tidak dapat dipraktekan, tindakan yang sesuai dengan praktek sebelumnya, dapat dianggap mencukupi.
— Informasi kadaluarsa segera dimusnahkan dari semua tempat penerbitan dan dari tempat serta situasi penggunaan ( pada beberapa kondisi, misal untuk tujuan hukum dan/atau memelihara pengetahuan, informasi terdokumentasi kadaluarsa dapat disimpan sebagai bukti dari hasil yang dicapai).
Informasi terdokumentasi dapat dikendalikan secara efektif dengan :
7.5.3 Control of documented
information
Control of environmental management system documented information is important to ensure that:
— information can be identified with the appropriate organization, division, function, activity, or contact person;
— information maintained by the
organization is regularly reviewed, revised as necessary and approved by authorized personnel prior to issue; — current versions of relevant documented
information are available at all locations where operations essential to the effective functioning of the system are performed, including those necessary to ensure requirements are met;
NOTE Where the availability of documented information is not practicable, actions that conform to prescribed practices can be considered adequate.
— information that is obsolete is promptly removed from all points of issue and from places and situations of use (in some circumstances, e.g. for legal
and/or knowledge preservation
purposes, documented information that is obsolete can be retained as evidence of the results achieved).
Documented information can be
effectively controlled by:
— developing an appropriate format that includes unique titles, numbers, dates, revisions, revision history and authority;
— mengembangkan format yang sesuai termasuk judul unik, nomor, tanggal, revisi, riwayat revisi dan otoritas;
— Menugaskan individu yang memiliki kemampuan teknis dan kewenangan organisasional yang memadai untuk memberikan persetujuan dan malakukan tinjauan terhadap informasi terdokumentasi yang dipelihara oleh organisasi ;
— Memelihara sistem distribusi yang efektif.
— assigning the review and approval of documented information maintained by the organization to individuals with sufficient technical capability and organizational authority;
— maintaining an effective distribution system.