Laporan Komite Audit Audit Committee Report
INTERNAL AUDIT
Audit Internal
Peran dan Tugas
Audit Internal Perusahaan dibentuk oleh Presiden Direktur, dengan persetujuan Dewan Komisaris, sebagai bagian dari pengembangan mekanisme tata kelola yang kuat, dan juga untuk mematuhi peraturan Otoritas Jasa Keuangan dan persyaratan peraturan lainnya. Internal Audit mengikuti prinsip- prinsip yang digariskan dalam Piagam Internal Audit, yang telah disetujui oleh Direksi dan Dewan Komisaris untuk memenuhi persyaratan Bapepam dalam Putusan Nomor Kep-496/BL/2008.
Secara umum, Audit Internal bertugas memberikan kepastian yang cukup dalam penerapan sistem pengendalian dan tata kelola perusahaan di dalam Perseroan. Dengan bekerja terpisah dari area operasional, empat staf dan Kepala Audit Internal tersebut dapat memberikan pendapat independen kepada para pengambil keputusan.
Pada bulan April 2012, Bapak Yoseph Tannos
INTERNAL AUDIT
Internal audit is one of the key functions for a company’s corporate governance practices and management. The internal audit function is
recommended in the GCG Code of Indonesia and has been stipulated in the Decision of the Chairman of the Capital Market Supervisory Agency and Financial Institution about the formation and guidelines for the preparation of the Internal Audit Charter through Decree No. Kep-496/BL/2008 dated 28 November 2008.
Internal Audit Division Structure and Status
Roles and Duties
The Company’s Internal Audit was established by the President Director, with approval of the BOC, as part of developing a strong governance mechanism, and also to comply with Financial Services Authority and other regulatory requirements. Internal Audit follows principles outlined in the Internal Audit Charter, which was approved by the BOD and BOC to meet Bapepam requirements in Decision No. Kep- 496/BL/2008.
In general, Internal Audit is tasked with providing suicient assurance of the application of control systems and corporate governance within the Company. By remaining separate from operational areas, the four staf and Head of Internal Audit are able to provide independent opinion to decision- makers.
In April 2012, Mr. Yoseph Tannos was appointed
Laporan Tata Kelola Perusahaan
Audit Internal memiliki tugas dan tanggung jawab untuk:
a. Membantu Presiden Direktur dan Dewan Komisaris (melalui Komite Audit), dalam melakukan pengawasan dan evaluasi atas mekanisme pengendalian internal dan
manajemen risiko agar sesuai dengan kebijakan Perseroan.
b. Mengkaji independensi, eisiensi dan efektivitas
seluruh fungsi manajemen dalam Perseroan. c. Menilai efektivitas sistem pengendalian internal,
termasuk kepatuhan terhadap prosedur, pedoman dan limit-limit yang berlaku. d. Menilai sistem pelaporan serta mengkaji
keakuratan dan ketepatan waktu penyampaian laporan kepada manajemen.
e. Menilai kelayakan dan kewajaran pedoman dan perlakuan akuntansi, dan ketaatan terhadap kebijakan dan pedoman akuntansi yang berlaku. f. Menyelenggarakan audit internal secara efektif
dengan program audit yang jelas serta melakukan pemeriksaan khusus apabila diperlukan atau sesuai dengan permintaan Presiden Direktur atau Dewan Komisaris.
g. Bekerja sama dengan Komite Audit dengan melakukan pertemuan secara periodik tentang temuan-temuan audit yang ada dan langkah- langkah perbaikannya untuk kemudian dilaporkan kepada Dewan Komisaris.
Mekanisme Audit Internal
Audit Internal berpedoman kepada Rencana Audit Tahunan, berdasarkan ketentuan dalam Piagam Audit, yang menguraikan program audit yang
sistematis dan dideinisikan dengan baik. Rencana
ini dibahas dan disetujui oleh Presiden Direktur dan Komite Audit. Laporan Kegiatan Audit Internal secara rutin disampaikan langsung kepada Presiden Direktur dan Dewan Komisaris, dengan melakukan diskusi lebih lanjut dengan pihak-pihak yang diaudit untuk menentukan tindak lanjut yang diperlukan.
Internal Audit has duties and responsibilities which are to:
a. Assist the President Director and Board of Commissioners (via the Audit Committee) in monitoring and evaluating internal control and risk management mechanisms as in line with Company policy.
b. Review the independency, eiciency, and eicacy of the overall management functioning.
c. Assess the efectiveness of the internal control system, including applicable procedures, guidelines and limitations.
d. Assess the reporting system and review the submission of reports to management as accurate and in a timely manner.
e. Assess the adequacy and fairness of accounting guidelines and treatment, and conformity with applicable accounting policy and guidelines. f. Perform efective internal audits, using clearly
deined audit programs, on a regular basis on upon special request of the President Director or Board of Commissioners.
g. Cooperate with the Audit Committee by conducting periodic meetings to discuss audit indings and improvements for future reporting to the Board of Commissioners.
Internal Audit Mechanism
Internal Audit follows an Annual Audit Plan, based on stipulations in the Audit Charter, which outlines a systematic and well-deined audit program. This Plan is discussed with and approved by the President Director and Audit Committee. Internal Audit Activity Reports are regularly submitted directly to the President Director and Board of Commissioners, with further discussions with the audited parties to promote necessary follow-up actions.
Secara keseluruhan, penilaian secara periodik dilakukan untuk memastikan bahwa tugas Audit Internal Perseroan dan pelaksanaannya audit mengikuti praktek terbaik yang telah diuraikan dalam berbagai publikasi tentang Kode Etik Audit Internal, dan Praktek Standar Profesional Audit Internal dan pedoman Standar Internasional untuk Praktik Profesional Audit Internal.
Ruang Lingkup Audit Internal
Ruang lingkup Audit Internal meliputi kegiatan bisnis proses dan unit bisnis Perseroan termasuk juga Anak Perusahaan yang ada, serta kegiatan Perseroan yang diberikan pada pihak ketiga (outsourced).
Independensi
Divisi Audit Internal bertanggungjawab langsung kepada Presiden Direktur dan dalam tugasnya memberikan laporan kepada Presiden Direktur dan Dewan Komisaris (melalui Komite Audit).
Untuk menjaga independensi dan mempertahankan objektivitas, Divisi Audit Internal tidak terlibat langsung dan tidak mempunyai tanggung jawab langsung atau wewenang atas proses transaksi harian
dan aktiitas transaksi lainnya pada unit kerja yang
diperiksa.
JumlahAnggota Internal Audit
Anggota Audit Internal sejumlah 4 orang yang terdiri dari satu orang Ketua Audit Internal, 1 orang Supervisor Audit Internal dan 2 orang Staf Audit Internal.
Kinerja 2014
Pada 2014, Audit Internal mengadakan 18 pertemuan dengan masing-masing penanggung jawab unit kerja dan mengadakan 4 pertemuan dengan Komite Audit. Audit Internal membuat 9 Laporan Audit Internal dan memberikan penilaian atas tindak lanjut atas temuan. Selama periode Januari sampai Desember 2014, Audit Internal melakukan pekerjaan audit pada 4 kategori, yaitu :
Overall, periodic assessments are made to ensure that the Company’s Internal Audit Charter and audit implementation follow best practice as outlined in various publications on Internal Audit Code of Ethics, and Internal Audit Professional Standard Practices and guidelines of International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing.
Scope of Internal Audit
The scope of Internal Audit encompasses business process and business units across the Company, which include its subsidiaries and work assigned to third parties.
Independence
Internal Audit Division reports to the President Director when performing its reporting duties to the President Director and the Board of Commissioners (through the Audit Committee).
To maintain independency and impartiality, the Internal Audit Division refrains from being engaged in and has no responsibility or authority over daily and other transactions it is tasked to audit.
Total members of Internal Audit
The Internal Audit has 4 members consisting of the Chairman of the Internal Audit, one Internal Audit Supervisor and 2 Internal Audit stafs.
2014 Performance
In 2014, Internal Audit held 18 meetings with unit heads and held 4 meetings with the Audit Committee. The Internal Audit made 9 Internal Audit Reports and assessed follow-ups on audit indings. Internal Audit conducted audits in the period of January to December 2014 in 4 categories, namely:
Laporan Tata Kelola Perusahaan
1. Dalam hal ketaatan dengan Prosedur Standar Operasi (SOP)
2. Dalam hal ketaatan dengan peraturan, perizinan dan perundang-undangan.
3. Dalam hal penjagaan dan pemeliharaan aset Perseroan.
4. Dalam hal pencatatan dan ketidaksesuaian dengan Laporan Keuangan.
Fokus Rencana Kerja 2015
Rencana kerja Audit Internal 2015 difokuskan pada pemeriksaan :
1. Proses Tender
Dalam melakukan pembangunan apartemen, rumah, ruko, dan kebutuhan unit kerja diperlukan adanya proses tender untuk menentukan kontraktor, vendor maupun outsourced, untuk itu Audit Internal akan memastikan bahwa proses tender sudah
dijalankan sesuai dengan kebijakan dan prosedur Perseroan yang berlaku.
2. Land Acquisition
Perseroan secara terus menerus melakukan pembelian tanah dan Audit Internal memastikan transaksi dan pencatatannya dilakukan dengan lengkap dan benar.
3. Marketing & Sales
Sejalan dengan semakin bertambahnya
Pendapatan Perseroan maka diperlukan internal control dalam bisnis proses Marketing and Sales, seperti Selling Expenses.
4. Laporan Keuangan
Pemeriksaan terutama pada akun-akun yang material.
1. Compliance with Standard Operating Procedure (SOP)
2. Compliance with regulations, licensing, and applicable laws
3. Safeguarding and maintaining the Company’s assets
4. Filing and mismatch in inancial reporting
Focus in 2015
For 2015, Internal Audit has planned to focus its audit on:
1. Tender Process
Apartments, houses, and shop houses
construction need a tender process to select the right contractors, vendors and other external parties for outsourcing, and therefore Internal Audit will ensure that the tendering process is done in accordance with the Company’s policies and procedures.
2. Land Acquisition
The Company continuously acquires lands and it is the task of Internal Audit to ensure that land transactions and their administration are made properly and follow the procedures.
3. Marketing & Sales
Continuous increase in the Company’s revenues creates a need for better internal control on Marketing and Sales business process; control on Selling Expenses for instance.
4. Financial Statements
Audit work particularly on accounts considered material.
Lippo Cikarang, Maret 2015
Kepada Yth.
Bapak Meow Chong Loh
Presiden Direktur PT Lippo Cikarang Tbk
Dengan hormat,
Kami telah melakukan pemeriksaan atas kegiatan usaha atau operasional PT Lippo Cikarang Tbk. Untuk tahun yang berakhir pada 31 Desember 2014. Pemeriksaan dilaksanakan berdasarkan Tingkat Risiko Operasional sesuai Enterprise
Risk Mapping (Pemetaan Risiko Perusahaan) yang ada.
Hasil Pemeriksaan terutama nampak pada (1) Penerapan Prosedur Standar Operasi Perseroan, terutama pada proses monitoring dan supervise pada area-area penjagaan harta perusahaan serta proses penyelesaian dan pemberian uang muka (2) Ketertiban administrasi akan peraturan dan proses perizinan (3) Konsistensi proses pemeliharaan harta Perseroan.
Total temuan sepanjang tahun 2014 sebanyak 68 temuan yang telah mendapatkan tanggapan dan tindak lanjut Manajemen dari tiap-tiap unit bisnis terkait.
Demikian kami sampaikan Laporan Tahunan Internal Audit tahun 2014.
Hormat kami,
Yoseph Tannos Ketua Internal Audit