6. 1 Tujuan
Mahasiswa memahami proses system persediaan barang dagang seperti penyesuaian persediaan, transfer persediaan, merakit persediaan, jurnal transaski persediaan sampai pada laporan persediaan.
6. 2 Teori
Dalam perusahaan manufaktur, persediaan terdiri dari: persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik, persediaan suku cadang. Dalam perusahaan dagang, persediaan hanya terdiri dari satu golongan, yaitu persediaan barang dagangan, yang merupakan barang yang dibeli untuk tujuan dijual kembali. Transaksi yang mengubah persediaan produk jadi, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik, dan perseediaan suku cadang bersangkutan dengan transaksi intern perusaan dan transaksi yang menyangkut pihak luar perusahaan, sedangkan transaksi yang mengubah persediaan produk dalam proses seluruhnya berupa transaksi intern perusahaan.
INVENTORY (PERSEDIAAN)
Menu inventory (persediaan) digunakan untuk mencatat informasi yang berhubungan dengan barang yang diperdagangkan.
ITEMS LIST
Fasilitas item list ini digunakan untuk mencatat barang dan jasa yang diperdagangkan meliputi:
1. Mencatat barang yang dibeli perusahaan dengan tujuan dijual kembali.
Nilai barang dicatat dalam persediaan.
2. Mencatat pembelian dan penjualan barang yang diperdagangkan, tetapi nilai barang tidak dicatat dalam persediaan.
3. Mencatat pembelian barang untuk keperluan kantor (supplies kantor).
4. Mencatat barang hasil penggabungan beberapa komponen, misal komputer yang dirakit dari beberapa komponen.
5. Mencatat barang berupa komponen untuk membuat satu produk, misal, casing, board, processor, disk drive, keyboard, dan sebagainya,
merupakan komponen barang untuk merakit komputer.
6. Mencatat jenis jasa yang ditawarkan kepada konsumen.
“Langkah-langkah Mencatat Barang Dagangan”
1. Item number-diisi dengan nomor atau kode barang.
2. Name- diisi dengan nama barang.
3. I buy This Item, Klik kotak ini jika perusahaan membeli barang untuk diperdagangkan kembali (bukan hasil produksi).
4. I Sell This Item, Klik kotak ini untuk barang yang diperjualbelikan kembali.
5. I Inventory This Item, Klik kotak ini jika nilai barang yang diperjualbelikan dicatat dalam rekening Persediaan (Inventory).
6. Cost of Sales Account, pilih nomor rekening untuk membukukan Harga Pokok Penjualan (HPP).
7. Income Account for Tracking Sales, pilih nomor rekening ini untuk membukukan hasil Penjualan Barang yang merupakan bagian dari kelompok Pendapatan.
8. Asset Accounts from Item Inventory, pilih nomor rekening ini untuk membukukan hasil Persediaan Barang yang merupakan bagian dari kelompok Aktiva.
9. Klik Buying Details:
Buying Unit of Measure. Diisi dengan harga barang yang dibeli, misalkan 10 unit
Number of Item per Buying Unit. Diisi dengan item barang yang dibeli, misalkan 10 unit.
Tax Code When Bought. Diisi dengan kode pajak pembelian barang (PPN masukan).
10.Klik Selling Details
Base Selling Price. Diisi dengan harga jual (angka ini akan muncul pada kolom price dalam faktur penjualan), misalkan Rp 1.000.000.
Selling Unit of Measure. Diisi dengan unit satuan barang yang dijual, misalkan 5.
Number of Item per Selling Unit. Diisi dengan unit item barang yang dijual, misalkan 5 unit
Tax Code When Bought. Diisi dengan kode pajak penjualan barang (PPN keluaran)
Calculate Tax on. Klik salah satu pilihan untuk memperhitungkan pajak atas barang yang dijual.
MENAMPILKAN DATA PERSEDIAAN BARANG
Klik Item Inventory-Item Information, menampilkan data barang berupa:
1. Pembelian (unit-bought dan nilai pembelian-purchase) 2. Penjualan (unit-sold dan nilai penjualan –sales)
3. Harga Pokok Penjualan (Cost of Sales) pada suatu tahun tertentu.
Kotak Item Information- Auto Build, digunakan untuk menampilkan barang hasil penggabungan beberapa jenis barang menjadi satu jenis barang dengan fasilitas Auto Build Inventory (contoh, satu unit komputer terdiri dari, monitor, CPU, motherboard, CD Rom, Keyboard, dll)
FASILITAS ITEM PRICE
Berfungsi untuk mengubah harga jual dan menentukan metoda pembebanan HPP. Metode yang dapat dipilih adalah LIFO, FIFO, dan Average.
Shortcuts
Shortcuts untuk mengubah harga jual. Anda dapat mengubah harga jual barang tertentu atau seluruh barang yang diperdagangkan berdasarkan prosentase marjin, markup atau laba kotor berdasarkan harga beli barang yang bersangkutan.
Misalkan harga jual baru barang:
A-01 OHP, A-02 LCD, dan B-03 DVD akan diubah dengan ketentuan 30%
Percent Markup dari harga beli (lihat kolom Avg Cost), dan hasilnya
dibulatkan ke bawah (dalam ribuan-Round Price-Down). Langkah yang harus dilakukan adalah:
1. Klik pada kolom Shortcut dalam kotak dialog Set Item Price untuk harga barang yang harga jualnya akan diubah (30%), sehingga kode barang pada kolom tersebut ditandai silang (x).
2. Klik Shortcuts terlihat selanjutnya pada layar ditampilkan:
- Round Price, klik drop-down dan pilih Down - Ketik angka 30 pada kotak isian Percent Markup.
- Pada Basis for Calculation klik dan pilih Average Cost (sesuai dengan metode pembebanan HPP).
3. Klik tombol Update x items Only (hanya sebagian barang yang diubah), tunggu sejenak komputer akan memproses data. Sekarang dapat diperhatikan harga jual untuk barang tersebut sudah berubah:
COUNT INVENTORY
Menghitung Fisik Barang
Count Inventory digunakan untuk mencatat jumlah barang hasil perhitungan fisik yang berada di gudang (stock opname). Menu Index to Inventory-Inventory Count Sheet atau dari Command Centre-
Reports-Inventory-Inventory Count.
1. Cetak Inventory Count Sheet melalui Reports-Index to Reports di atas.
2. Catat hasil perhitungan secara fisik ke dalam kolom 1Count (untuk pencatat pertama) dan/atau 2 Count (untuk pencatat kedua). Misalkan terdapat perbedaan kode barang A-02 LCD, menurut catatan sejumlah 15 buah, sedangkan dari hasil perhitungan fisik hanya 12 buah.
3. Hasil perhitungan tersebut dicatat dalam Counted pada kotak dialog Count Inventory dengan mengklik tombol Count Inventory dari menu Inventory.
4. Klik tombol Adjust Inventory, kotak dialog Adjustment Inventory ditampilkan.
5. Klik drop-down pada kotak isian dalam Adjustment Inventory, pilih nomor rekening Persediaan.
6. Klik tombol Continue, kotak dialog Inventory Adjustment ditampilkan.
7. Klik tombol Record. Selanjutnya catat jurnal penyesuaian untuk mencatat nilai persediaan.
Mencatat Persediaan Awal
Saldo awal persediaan barang dapat dicatat melalui menu Inventory Count Inventory dengan memasukkan jumlah saldo awal barang. Proses
memasukkan saldo tersebut melalui menu Count Inventory-kolom Counted seperti langkah ke 3 sampai dengan langkah ke 7.
INVENTORY ADJUSTMENTS
Fasilitas Inventory Adjusments digunakan untuk mencatat penyesuaian persediaan, misalkan berdasarkan hasil perhitungan fisik barang di gudang (stock opname), terdapat perbedaan dengan catatan komputer sehingga perlu dibuat penyesuaian.
Inventory Transfers
Fasilitas Inventory Transfer untuk menggabung beberapa jenis barang yang terurai atau komponen menjadi satu unit barang baru
6. 3 Penyesuaian Persediaan Contoh Kasus
1. 12 Januari PD Absolute menerima konfirmasi dari PT. Abadi terdapat beberapa barang yang rusak atau cacat, dengan penguraian kerusakan sebagai berikut:
Quantity Nama Barang Harga Satuan Total
10 Kotak Jaya Envelope Rp 33.000 Rp 330.000
12 Rem Fax Paper Rp 33.500 Rp 402.000
barang tersebut kemudian dikembalikan
25 Januari PD Absolute menerima konfirmasi dari PT Nusantara Jaya dan PT Sispexus bahwa terdapat beberapa barang yang rusak atau cacat, dengan penguraian kerusakan sebagai berikut:
PT Nusantara Jaya
Quantity Nama Barang Harga Satuan Total
5 Rem F4 70 gr Rp 32.500 Rp 162.500
PT Sispexus
Quantity Nama Barang Harga Satuan Total
10 Kotak Arch File Rp 62.500 Rp 625.000
barang tersebut kemudian diterima oleh PD Absolute
Langkah Penyelesaian
1. Buka kembali program Myob, klik modul inventory
2. Anda klik tab count inventory untuk mengaktifkan kotak count inventory
3. Masukkan hasil persediaan yang benar untuk jaya envelope (1160 –10 = 1150) dan fax paper 900 rem (912-12) angka dimasukkan dalam kolom counted
4. Tekan tab maka selisih perbedaan akan tampil pada kolom difference 5. Tekan adjust inventory sehingga tampil adjustment information
6. Kemudian klik tombol drop down pada kolom default adjustment account pilih perkiraan 6-1700 atau bebean kerusakan dalam kotak dialog select from list klik use account.
7. Lalu klik continue, masukkan tanggal transaksi 12/01/2005 ke dalam kolomdate 8. Terakhir klik record
6. 4 Transfer Persediaan Contoh
Pada tanggal 21 Januari perusahaan membuat 2 buah barnag rakitan dari 5 jenis barang yang tersedia untuk dibuat sauatu paket, yang masing-masing diambil 2 buah barang.
Paket tersebut kemudian dinamakan paket-A Penyelesaian
1. Dalam kotak inventory, klik item list 2. Dalam kotak dialog item list klik new
3. Isi tab profile, buying details dan selling details 4. Klik OK, Close
5. Pada modul inventory klik tab transfer inventory 6. Pada kolom date isi tanggal transaksi 21/01/2005
7. Tekan tab masukkan transaksi kolom memo misal Komponen Paket-A 8. Tekan 2 tab tombol tab, pilih Paket-A klik use item
9. Isi kolom quantity dengan 2 tekan tab
10. Masukkan unti cost dengan harga beli satuan barang tersebut, harga beli satuan diperoleh dari penjualan harga beli satuan barnag yang terakhir
11. Tekan enter masukkan barnag kedua pilih stopmap klik use item 12. Isi kolom qty dengan –2 tekan tab
13. Harga beli satuan dan nilai subtotal akan langsung ditmapilkan pada kolom unti cost dan amount
14. Lanjutkan untuk memasukkan barang selanjutnya
15. Kemudian klik kolom amount untuk Paket-A isi kolom tersebut sama dengan out of balance, enter
16. Sebelum anda menyimpan pastikan out of balance bernilai 0, lalu record 17. Klik cancel untuk menutup
18. Untuk memastikan klik item list dengan klik tab item list pada modul inventory
19. Pastikan pada on hand persediaan Paket-A akan terisi dengan angka 2 dan persediaan lain berkurang 2. Close
6. 5 Merakit Barang Persediaan
1. Aktifkan kotak dialog item list dengan mengklik tab item list
2. Lalu klik tanda panah (zoom) pada persediaan Paket-A kotak dialog item information klik tab auto-build
3. Klik edit, list
4. Kotak dialog auto-build information, dalam kolom list what it takes to build masukkan 2 inventory
5. Tekan 2 kali tombol tab pilih StopMap sari kotak dialog select from list klik use item
6. Isi kolom quantity dengan 2 untuk merakit 2 buah Paket-A maka dibutuhkan 2 buah barang dari 5 koponen barnag
7. Tekan enter masukkan 4 komponen berikutnya
8. Lalu klik OK, OK, Klik close untuk menutup item list
9. Pada kolom inventory klik tab auto-buid inventory untuk menampilkan kotak dialog auto-build inventory
10. Pada kolom qty, to build telah terisi klik build item 11. Kotak transfer inventory ditampilkan klik record
6. 6 Menmapilkan Transaksi Persediaan
1. Tab transaction journal pada command center modul inventory untuk menampilkan transaction journal
2. Paa kolom date from isi 01/01/05 tekan tab lalu pada kolom to isi 31/01/05 3. Isis tranaksi tidak dapat dirubah jika ingin dirubah bisa memasukkan transaksi
yang berlawanan kembali.
4. Close
6. 7 Laporan Persediaan
1. Dalam jendela command center klik menu drop down reports pilih inventory 2. Kotak dialog index to reports dalam tab inventory
3. Dalm kotak name pilih items, inventory count sheet klik tombol customize 4. Kotak dialog report customization, biarkan dalam keadaan standar klik display 5. Hasilnya laporan akan tmapil pada jendela screen report
6. Lalu klik tombol print
7. Atau dapat dikirim ke program lain , klik close 2 kali.
6. 8 Inventory
Inventory Merupakan menu program yang digunakan untuk mengelola persediaan secara tepat dan akurat di mana dapat mengecek barang-barang yang dijual dan dengan pengaturan menajemen persediaan yang baik, mengelola jumlah persediaan, nilai nominal suatu barang dagang serat penyusunannya, menetapkan harga jual dan harag beli dan
menyediakan atau merakit barang dagangan menjadi satu satuan yang kompleks beserta harga yang ditetapkan.
menu-menu pada inventory adalah :
• Set item prices
Digunakan untuk menetapkan harga jual suatu barang persediaan ( termasuk keuntungan ).
• Item list
Digunakan untuk melihat barang-barang persediaan
• Count inventory
Digunakan untuk memasukkan hasil perhitungan fisik persediaan atau untuk melakukan penyesuaian nilai dan kuantitas sejumlah item persediaan.
• Adjust inventory
Digunakan untuk melakukan penyesuaian atas nilai dan kuantitas item-item persediaan
• Transfer inventory
Digunakan untuk melakukan transfer kuantitas dan nilai antar item-item persediaan
• Auto-build inventory
Digunakan untuk merakit item akhir dari sejumlah komponen
• Transaction journal
Digunakan untuk melihat perkiraan-perkiraan yang berhubungan dengan keluar masuknya persediaan
• Item register
Digunakan untuk menampilkan item-item persediaan barang baik keseluruhan maupun per item.
BAB VII