NAMA KELOMPOK 3 / XI-IPA 5 : AUZI’NY (03)
DANDY NUR HAMDANI (05) DIAN PURNAMA SARI (06)
EFIRA GLADYS .R (07) KHARISMA .A (12)
NUR INAYA (18) NUR KUMALA (19) SITI MAULIDA .A (30) SITI NURFADILAH (31)
RINJANI DEWI .M (38)
TAHUN AJARAN 2011-2012 SMA NEGERI 7 SURABAYA
Kata Pengantar
Segala puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan karunia-Nya,sehingga saya dapat membuat dan menyelesaikan makalah tentang “TUTORIAL MYOB ACCOUNTING 17” ini.
Kami juga mengucapkan terima kasih kepada guru mulok saya yang telah membantu dan mengarahkan saya untuk membuat makalah tentang PANDUAN MYOB ini.
Makalah yang saya buat ini mencakup banyak hal mengenai tentang cara mempelajari myob accounting 17.
Pada makalah ini terdapat panduan dalam memakai tutorial myob mulai dari cara membuka, menginstal dan masih banyak lagi mengenai myob.
Oleh karena itu,saya berharap dengan adanya makalah ini teman- teman dan masyarakat lainnya dapat mengetahui dan memahai serta menambah wawasan kita semua tentang panduan myob accounting 17.
Semoga makalah yang saya buat ini dapat bermanfaat untuk kita semua.Serta mohon maaf apabila terdapat kesalahan.
Surabaya, Oktober 2011
Penyusun
TUTORIAL MYOB ACCOUNTING 17
A. Sekilas Tentang MYOB Accounting Versi 17
MYOB (Mind Your Wown Business) Accounting merupakan software akuntasi yang kepopulerannya tidak perlu diragukan. Saking polulernya di indonesia , mata pelajaran MYOB ditemukan pada pada kurikulum SMK bidang ekonomi. Maka sudah selayaknya bila setiap atahun pihak MYOB selalu melakukan penambahan firut baru demi memenuhi
permintaan pasar yang semakin beragam. Hal yang menggembiarakan pada versi terbarunya yaitu MYOB Accounting 17 terdapat versi Asia. Ini berarti pihak MYOB yang berpusat di Australia juga memperhatikan perkembangan dunia bisnis dan teknologi di wilayah Asia, khususnya Indonesia. Saking polulernya di indonesia , mata pelajaran MYOB ditemukan pada pada kurikulum SMK bidang ekonomi. Maka sudah selayaknya bila setiap atahun pihak MYOB selalu melakukan penambahan firut baru demi memenuhi permintaan pasar yang semakin beragam. Hal yang menggembiarakan pada versi terbarunya yaitu MYOB
Accounting 17 terdapat versi Asia. Ini berarti pihak MYOB yang berpusat di Australia juga memperhatikan perkembangan dunia bisnis dan teknologi di wilayah Asia, khususnya Indonesia.
Pada tutorial ini Anda akan ditunjukkan bagaimana memanfaatkan program MYOB Accounting 17 untuk perusahaan dagang . Bukan perusahaan yang hanya sekedar melakukan distribusi produk dari supplier ke agen, tapi juga melakukan penjualan langsung ke konsumen dengan mambangun beberapa cabang di beberapa kota.
MYOB menyediakan berbagai macam Versi yang dapat dipilih sasuai dengan kebutuhan perusahaan. Berikut ini penjelasan singkat tentang Versi MYOB :
MYOB Accounting
Dapat digunakan oleh perusahaan yang administrasi pembukuannya hanya dilakukan oleh satu orang dan transaksi keuangan perusahaan hanya menggunakan satu jenis mata uang.
MYOB Accounting Plus
Pada dasarnya sama dengan MYOB Accounting,hanya terdapat penambahan modul Peyroll dan Time Billing.
MYOB Premiere Accounting
Dapat digunakan oleh perusahaan yang menggunakan lebih dari satu mata uang (Multy Currency) untuk transaksinya,dapat juga digunakan secara Multy User.
MYOB Premiere Accounting Enterprise
Pada prinsipnya sama dengan MYOB Premiere. Pada Versi ini menggunakan terminal service,sehingga sangat mendukung kecepatan proses jaringan. Dapat digunakan untuk perusahaan yang menggunakan Workstation cukup banyak.
MATERI TURORIAL YANG ANDA DAPATKAN : BAB 1 MUKADDIMAH
Disini Anda akan diajarkan cara untuk menginstall program MYOB Accounting 17 pada komputer Anda dan langkah-langkah untuk membuat dokumen baru.
BAB 2 ACCOUNT dan TAX CODE
Bab ini khusu membahas mengenai Akun dan TAx Code dalam MYOB Accounting 17, berikut cara mengeditnya.
BAB 3 KODE FILE DAN PERSEDIAAN BARANG
Bab ini akan mengajarkan Anda bagaimana membuat kartu file untuk customer dan suplier serta membuat daftar persediaan barang.
BAB 4 APLIKASI TRANSAKSI PEMBELIAN
Berbagai macam transaksi pembelian dan pengaturannya akan anda temui pada bab ini.
BAB 5 APLIKASI TARNSAKSI PENJUALAN
Berbagai macan transaksi penjualan dan pengaturannya akan Anda temuai pada bab ini.
BAB 6 INVENTORY DAN MULTI GUDANG
Bab ini membahas mengenai journal tranxaction dan report inventory.
BAB 7 RECURING DAN TRANSAKSI LAIN-LAIN
Bab ini membahas tentang pemasukan kas, pengeluaran kas, serta proses recuring.
BAB 8 REPORT ACCOUNT, SENT TO EXCEL
Disini membahas laporan laba rugi dan export ke Ms.Excel BAB 9 ANALISIS KEUANGAN
Berbagai analisis seperti profit and loss dan Balance sheet analisis dibahas tuntas pada baba ini.
BAB 10 SECURITY DAN PROTEKSI
Disini Anda akan diajarkan membuat password untuk Admin, kasin dan bagian gudang beserta pengaturannya.
BAB 11 FILE MANAGEMENT
Pada bab ini membahas berbagai macam pengaturan file seperti print, back up, restore dan lain-lain.
Disertai pula dengan file-file latihan yang dapat digunakan untuk mempraktekkan tutorial.
DAFTAR ISI TUTORIAL MYOB ACCOUNTING 17 :
BAB I MUKADDIMAH
1.1 Menginstal Program MYOB Accounting V17 1.2 Mengenal Program MYOB
1.3 Membuat File Akuntansi Baru
1.4 Informasi Perusahaan dan Kalender Bisnis 1.5 Merubah Regional Setting
BAB II ACCOUNT dan TAX CODE 2.1 Membuat dan Mengedit Daftar Account 2.2 Menghapus Account yang tidak Terpakai 2.3 Mensetup Linked Account Banking 2.4 Mensetup Linked Account Sales 2.5 Mensetup Linked Account Purchase 2.6 Membuat dan Mengedit Tax Code
BAB III CARD FILE dan PERSEDIAAN BARANG 3.1 Membuat Kartu customer
3.2 Membuat Kartu Supplier 3.3 Membuat persediaan Barang 3.4 Memasukan Saldo Awal Perkiraan 3.5 Memasukan Saldo Awal Customer 3.6 Memasukan saldo Awal Supplier 3.7 Menentukan HPP
BAB IV APLIKASI TRANSAKSI PEMBELIAN 4.1 Transaksi Pembelian Tunai
4.2 Retur Pembelian (Receive Refund) 4.3 Transaksi Pembelian Kredit
4.4 Retur Pembelian (Apply to Purchases) 4.5 Pembelian barang Dikenakan PPN 4.6 Pembayaran Hutang
4.7 Melihat dan Merevisi Jurnal Pembelian
BAB V APLIKASI TRANSAKSI PENJUALAN 5.1 Transaksi Penjualan Tunai
5.2 Retur Penjualan (Received Refund) 5.3 Transaksi Penjualan Kredit
5.4 Retur Penjualan (Apply to sales) 5.5 Penjualan Dikenakan PPN 5.6 Pembayaran Piutang
5.7 Melihat dan Merevisi Jurnal Penjualan BAB VI INVENTORY dan MULTI GUDANG 6.1 Pemindahan Barang ke Counter Cabang 6.2 Show Jurnal Transaction
6.3 Count Inventory
6.4 Show Journal Transaction 6.5 Report Inventory
BAB VII RECURING dan TRANSAKSI LAIN 7.1 Penerimaan Kas
7.2 Pengeluaran Kas
7.3 Save Recuring 7.4 Use Recuring
7.5 Jurnal Penerimaan Kas 7.6 Jurnal Pengeluaran Kas
BAB VIII REPORT ACCOUNT 8.1 Account List Detail
8.2 Standard Neraca 8.3 Laporan Laba Rugi
BAB IX ANALISIS KEUANGAN 9.1 Neraca
9.2 Laba Rugi 9.3 Analisis Lainnya
BAB X SECURITY dan PROTEKSI 10.1 Mensetup Password Untuk Admin 10.2 Mengaktifkan Password
10.3 Mensetup Password Untuk Kasir
10.4 Mensetup Password Untuk Bag. Gudang 10.5 Merubah Password
10.6 Menghapus Password
BAB XI FILE MANAGEMENT 11.1 New, Open dan Close
11.2 Print File 11.3 Back Up File 11.4 Restore File
11.5 Verify Company File 11.6 Purge Command Center 11.7 Tutup Buku
BAB 1
MENGENAL MYOB ACCOUNTING 1.Dasar MYOB
Khusus untuk pembahasan awal kami akan mengenalkan kepada anda tentang M.Y.O.B Accounting Plus Ver 13, walaupun sekarang sudah ada versi yang lebih tinggi yaitu versi 15,16 maupun diatasnya lagi namun tidak berarti anda tidak bisa menggunakan versi yang lebih tinggi tersebut. Karena versi diatas ver13 adalah pengembangan dan perbaikan dari versi-versi sebelumnya, sehingga apabila sudah menguasai versi 13 ini maka untuk ke versi selanjutnya akan lebih mudah.
Myob Accounting adalah aplikasi akuntansi yang populer saat ini. MYOB Accounting memfokuskan pada perusahaan jasa dan dagang disamping jenis perusahaan yang lain pun bisa juga diterapkan. Paling cocok aplikasi ini diterapkan pada perusahaan menengah kebawah, untuk perusahaan besar rasanya tidak memadai, karena biasanya perusahaan besar jumlah transaksinya sangat komplek sehingga biasanya mempunyai program yang dirancang sendiri sesuai dengan kebutuhan perusahaan tersebut.
Ada beberapa alasan kenapa kita harus menggunakan software ini dalam perusahaan, antara lain :
1. Mempunyai tampilan yang user friendly, karena transaksinya berfiat sederhana dan berupa gambar-gambar sehingga untuk pemula pun akan sangat mudah untuk memahaminya.
2. Mempunyai kemampuan export data ke program excel, sehingga laporan nya bisa juga di cetak di program excel.
3. Dapat diterapkan untuk 105 jenis perusahaan yang disediakan.
4. Mempunyai laporan keuangan yang sangat banyak termasuk setting pajak serta menampilkan analisa dalam bentuk grafik.
2.Setting awal Myob
Pada awal kita buka program Myob, maka akan diperlihatkan sebuah tampilan dengan beberapa pilihan yang disediakan. Untuk selanjutnya kita akan membuat file untuk
perusahaan bar, langkahnya sebagai berikut : 1. Pilih Create
2. Klik next saja, karena itu adalah informasi awal program Myob.
3. Langkah berikutnya adalah isi data perusahaan, termasuk nama Perusahaan, alamat, No.
Telepon, Fax dam Email, lalu klik Next.
4. Langkah berikutnya adalah setting periode Akuntansi.
Untuk setting diatas, anda harus pastikan settingan tahun benar yaitu 2011 dan
settingan bulan juga harus tepat yaitu di akhiri bulan desember pada Last month of financial (bulan akhir periode akuntansi) serta bulan Januari pada Conversion Month (bulan awal periode akuntansi). Karena kalau anda sala, makapada waktu menjurnal nantinya akan berpengaruh. Kemudian klik Next.
5. Maka akan tampil informasi yag telah di set tadi. Pada tahap ini cukup klik Next saja.
6. Pada langkah ini anda diperlihatkan 3 pilihan untuk memilih Perkiraan.
Pilihan pertama = bila menggunakan perkiraan dari program Myob
Pilihan kedua = bila ingin mengimpor perkiraan dari perusahan lain / file lain Pilihan ketiga = bila ingin membuat sendiri perkiraan tersebut.
Anda boleh memilih apa saja, karena nantinya akan anda set juga perkiraannya, standarnya pilih saja No. 1 lalu klik Next.
7. Kemudian silahkan jenis Perusahaan anda, dan type bisnis dari perusahaan tersebut. Ini pun boleh anda abaikan, lalu klik aja Next.
8. Pada langkah ini tentukan tempat penyimpanan file anda.
Setelah itu, silahkan klik Next. maka tampil proses dari settingan awal file anda.
9. Kemudian pada pilihan terakhir , pilih Command Center.
10.Setelah anda klik Command Center maka akan muncul tampilan awal file anda seperti gambar dibawah ini :
Demikian settingan awal dalam membuat file data Myob.
Instalasi MYOB Accounting
Sebelum melakukan instalasi MYOB, konfigurasi sistem minimal yang harus dipenuhi antara lain :
1. Komputer Pentium 200 Mhz atau ekuivalen dengan memori terpasang 32 Mb RAM.
2. Kapasitas hardisk tersedia untuk program dan file data MYOB sebesar 50 Mb.
3. Sistem operasi Windows 98/ME/2000/XP/NT4 or Mac OSX 10.1 4. Driver printer terinstal.
Adapun langkah-langkah melakukan instalasi antara lain : ccoterdapat didalam CD MYOB Accounting v15.
3. Proses cek konfigurasi sistem mulai berjalan. (Gambar 1.1.1)
Gambar 1.1.1
Tampilan Proses Instalasi Awal MYOB
4. Jika pengecekan konfigurasi sistem telah selesai, jendela Wizard Welcomebto MYOB Accounting v15 Install akan muncul. (Gambar 1.1.2)
Gambar 1.1.2
Tampilan Wizard MYOB - Welcome
5. Tampilan ini merupakah tahap pertama wizard yang akan menuntun kita melakukan instalasi MYOB. Klik Next untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.
6. Pada tahap kedua ini kita diberikan opsi pilihan negara. (Gambar 1.1.3)
Gambar 1.1.3
Tampilan Wizard MYOB – Choose Country Pilih opsi Indonesia kemudian klik Next.
7. Pada tahap ketiga ini MYOB menampilkan Licence Agreement. Klik Accept untuk melanjutkan ke tahap berikutnya. (Gambar 1.1.4)
Gambar 1.1.4
Tampilan Wizard MYOB – Licence
Agreement lokasi folder dimana MYOB akan disimpan. (Gambar 1.1.5)
Gambar 1.1.5
Tampilan Wizard MYOB – Tipe Instalasi
Ada dua opsi pilihan instalasi yaitu Typical dan Custom. Gunakan tipe Typical jika kita ingin menggunakan folder standar dari MYOB dan tipe Custom jika kita ingin
menentukan sendiri folder MYOB. Pada pembelajaran kali ini, mari gunakan tipe instalasi Typical kemudian
klik Next.
9. Tampilan jendela tahap kelima akan muncul. Pada tahap ini MYOB memberitahukan folder program MYOB di Start Menu. (Gambar 1.1.6)
Gambar 1.1.6
Tampilan Wizard MYOB – Folder Start Menu Klik Next untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.
10. Tahap ini merupakan tahap terakhir sebelum proses instalasi MYOB dimulai. Klik Next untuk memulai instalasi. (Gambar 1.1.7)
Gambar 1.1.7
Tampilan Wizard MYOB – Tahap Terakhir
11. Proses instalasi dimulai. (Gambar 1.1.8)
Gambar 1.1.8
Tampilan Wizard MYOB – Proses instalasi MYOB
12. Setelah proses instalasi selesai, akan muncul jendela yang memberitahukan bahwa proses instalasi telah selesai. Klik Finish untuk mengakhiri. (Gambar 1.1.9)
Gambar 1.1.9
Tampilan Wizard MYOB – Finish
13. MYOB akan menampilkan jendela dalam bentuk HTML yang berisikan informasi mengenai MYOB Accounting v15. (Gambar 1.1.10)
Gambar 1.1.10
Tampilan MYOB – Information
Tutup jendela jika kita ingin langsung menggunakan program MYOB Accounting v15.
B. Memulai MYOB Accounting
Untuk memulai software MYOB Accounting, ikuti langkah-langkah sebagai berikut : 1. Klik Start
2. Pilih Program > MYOB Accounting Plus v15 > + MYOB Accounting Plus v15 + Untuk lebih jelasnya, perhatikan Gambar 1.2.1
Gambar 1.2.1
Tampilan MYOB – Mulai Program
Tampilan menu awal MYOB akan muncul. (Gambar 1.2.2)
Gambar 1.2.2
Tampilan MYOB - Menu Awal
Didalam jendela menu awal MYOB Accounting, terdapat 5 menu yaitu : 1. Open, untuk membuka data MYOB yang telah ada.
2. Create, untuk membuat data perusahaan baru.
3. Explore, untuk menampilkan data contoh yang telah disediakan.
4. What’s New, untuk menampilkan file .html yang terhubung dengan internet, yang berisikan informasi terbaru mengenai MYOB Accounting v15.
5. Exit, untuk mengakhiri program MYOB.
C. Membuka Data MYOB
Untuk membuka data MYOB, ikuti langkah-langkah sebagai berikut :
1. Klik menu Open pada tampilan menu awal MYOB maka jendela konfirmasi MYOB akan muncul.
2. Pada jendela konfirmasi, tentukan lokasi dan nama file yang akan dibuka. (Gambar 1.3.1)
• Lokasi folder
• File Data MYOB
• Nama File
Gambar 1.3.1
Tampilan MYOB - Konfirmasi
sebagai bahan pembelajaran. File data perusahaan tersebut diberi nama Clearwtr.myo.
Clearwtr.myo ini, kita tinggal memilih menu Explorer yang terdapat di tampilan menu awal MYOB.
5. Begitu menu Explorer diklik, jendela Sign-On kita akan muncul. Isilah User (Gambar 1.3.2)
Gambar 1.3.2
Tampilan MYOB - Sign On
6. Tampilan Company File Activation MYOB akan muncul. Tampilan ini akan muncul apabila kita belum memasukkan nomor registrasi. Karena program MYOB yang digunakan merupakan program versi trial, maka pilih option ketiga yaitu I want to active my company later kemudian klik OK untuk melanjutkan. (Gambar 1.3.3)
Gambar 1.3.3
Tampilan MYOB - Form Registrasi
7. Tampilan ini merupakan tahapan terakhir dimana MYOB melakukan verifikasi terhadap
data yang akan dibuka. Verifikasi ini dilakukan untuk memastikan apakah data yang akan dibuka mengalami kerusakan atau tidak. Apabila kita yakin bahwa file data yang akan dibuka tidak mengalami kerusakan, klik No. (Gambar 1.3.4)
Gambar 1.3.4
Tampilan MYOB - Form Verifikasi
8. MYOB akan langsung menampilkan Command Centre yang merupakan daftar menu apabila kita ingin menggunakan program dan melakukan transaksi. (Gambar 1.3.5)
Gambar 1.3.5
Tampilan MYOB - Command Centre
Keterangan : File Clearwtr.myo yang disediakan MYOB hanya merupakan contoh data dan bersifat Read Only (user dibatasi hanya bisa melihat tanpa bisa melakukan modifikasi perubahan).
D. Membuat Data pada MYOB
Untuk membuat data baru pada MYOB Accounting, ikuti langkah-langkah sebagai berikut : 1. Klik menu Create pada tampilan menu awal MYOB. Akan bagi mudah dipahami.
Assistant Wizard MYOB terdiri atas beberapa tahap antara lain : tahap Introduction, Company Information, Accounting Information, Account List, Company File, dan Conclusion. (Gambar 1.4.1)
Gambar 1.4.1
Tampilan MYOB – Tahap Introduction Pada tahap ini, MYOB hanya menginformasikan bahwa kita telah menggunakan fasilitas Wizard Assistant MYOB. Kita tidak perlu melakukan Klik Next untuk pindah ke tahap berikutnya.
3. Tahap ini merupakan konfirmasi terhadap informasi perusahaan yang akan dibuat.
Informasi yang dibutuhkan antara lain : Company Name, Company No., VAT No. (NPWP), Address, Phone Number, Fax Number dan Email. (Gambar 1.4.2)
Gambar 1.4.2
Tampilan MYOB – Tahap Company Information Isikan field-field yang harus diisi dengan identitas perusahaan yang ingin dibuat. Data yang wajib diisi adalah Company Name,
sedangkan data yang lain hanya bersifat optional. Akan tetapi, data perusahaan yang lain akan dilampirkan dalam faktur-faktur, kwitansi, dan dokumen-dokumen perusahaan lain. Klik Next jika ingin melanjutkan ke tahap berikutnya.
4. Tahap ini merupakan konfirmasi terhadap informasi yang berkaitan dengan sistem akuntansi yang akan dibuat dan digunakan. Informasi yang dibutuhkan antara lain : Current Financial Year, Last Month of Financial Year, Conversion Month, dan Number of Accounting Periods. (Gambar
1.4.3)
Gambar 1.4.3
Tampilan MYOB – Tahap Accounting Information Keterangan :
Current Financial Year : Periode akuntansi yang akan digunakan Last Month of Financial Year : Bulan terakhir dari periode akuntansi yang digunakan. Untuk sistem akuntansi di Indonesia, bulan terakhir yang umum digunakan adalah bulan Desember. Conversion Month : Bulan kita melakukan konversi sistem dari manual ke komputerisasi atau dari program lain ke MYOB.
Number of Accounting Periods : Jumlah bulan dalam satu periode. Apabila data pada field- field yang ada telah diisi, klik Next untuk pindah ke tahap berikutnya.
5. Akan muncul tampilan confirm accounting information. Pada tampilan ini, MYOB ingin melakukan konfirmasi apakah data-data yang telah dimasukkan pada tahap accounting information telah benar dan sesuai.
(Gambar 1.4.4)
Tampilan MYOB Tahap Accounting
pada tahapan sebelumnya setelah tombol Next diklik.
6. Tahap ini merupakan konfirmasi terhadap account list yang ada pada MYOB. (Gambar 1.4.5)
• Pilihan I
• Pilihan II
• Pilihan III
Gambar 1.4.5
Tampilan MYOB – Tahap Accounting List - Build
Pada tahap ini, kita diminta untuk memilih system rekening yang akan digunakan.
Pilihan yang disediakan oleh MYOB yaitu :
Pilihan I: menggunakan rekening yang telah dibuat oleh MYOB;
Pilihan II : mengimport rekening dari data perusahaan lain yang telah kita buat sebelumnya;
Pilihan III : melakukan perubahan rekening dengan menambah atau mengurang rekening yang ada.
Sebagai tahap pemula, kita dapat memilih opsi yang pertama yaitu menggunakan rekening yang telah disiapkan oleh MYOB sesuai dengan jenis dan bidang usaha dari perusahaan yang akan dibuat. Klik Next jika ingin pindah ke tahapan berikutnya.
7. Pada tahap ini, kita diminta untuk melakukan konfirmasi terhadap jenis dan bidang usaha yang sesuai dengan perusahaan yang akan dibuat. Untuk melihat Industry Classification yang disediakan oleh MYOB, cukup klik tanda panah yang terdapat disamping fieldnya. (Gambar 1.4.6) Demikian halnya jika kita ingin melihat Type of Business yang disediakan
oleh MYOB. (Gambar 1.4.7)
Pada account listnya, MYOB secara otomatis akan menyesuaikan menurut klasifikasi dan jenis usaha yang kita tentukan sendiri sesuai dengan perusahaan yang akan dimasukkan.
Gambar 1.4.6
Tampilan MYOB - Tahap Accounting List - Industry Classification
Gambar 1.4.7
Tampilan MYOB - Tahap Accounting List - Type of Business
Karena kita telah membuat data perusahaan Trust Computer dimana perusahaan ini bergerak di bidang jual beli computer maka kita akan mengisi field Industry Classification dengan Retail dan Type of Business dengan Computer Dealer. (Gambar 1.4.8)
Gambar 1.4.8
Tampilan MYOB - Tahap Accounting List - Use Company Klik Next jika ingin melanjutkan ke tahap berikutnya.
8. Pada tahap ini, MYOB memberikan konfirmasi mengenai lokasi folder tempat data perusahaan akan disimpan. Dalam posisi default, MYOB akan menyimpan pada folder dimana
program MYOB terinstall. (Gambar 1.4.9)
Gambar 1.4.9
Tampilan MYOB – Tahap Company File - Confirmation
Kita bisa mengubah lokasi folder penyimpanan dengan mengklik Change.
(Gambar 1.4.10)
Gambar 1.4.10
Tampilan MYOB - Tahap Company File - Change
Pada pembelajaran kali ini, gunakan saja folder default yang telah disediakan oleh MYOB. Pada field file name, isikan dengan nama Trust Computer. Klik Save untuk menyimpan.
9. Tahap ini merupakan tahap terakhir dari Wizard File Assistant yaitu Conslusion. Pada tahap ini, MYOB memberi konfirmasi bahwa kita telah berhasil membuat data perusahaan dengan MYOB. (Gambar 1.4.11) Bagi pengguna yang telah biasa menggunakan MYOB, bisa langsung menggunakan MYOB dengan mengklik Command Centre. Sedangkan bagi
pengguna yang masih belum paham tentang cara penggunaan MYOB, dapat menggunakan fasilitas wizard yang disediakan dengan mengklik Setup Assistant. (Gambar 1.4.12)
Gambar 1.4.11
Tampilan MYOB – Tahap Conclusion
Gambar 1.4.12
Tampilan MYOB – Tahap Conclusion – Setup Assistant
Pada tampilan wizard Easy Setup Assistant, terdapat menu-menu yang telah terpisah menurut modulnya masing-masing seperti menu Customize, Accounts, Sales, dan
Purchases.
Secara garis besar, menu-menu tersebut mempunyai fungsi masing- masing yaitu :
• Menu Customize : melakukan kustomisasi terhadap system dan
• prosedur selain yang berkaitan dengan data akuntansi.
• Menu Accounts : melakukan kustomisasi terhadap hal-hal yang
• berkaitan dengan nomor rekening perusahaan.
• Menu Sales : melakukan kustomisasi terhadap hal-hal yang berkaitan
• dengan system dan prosedur penjualan perusahaan.
• Menu Purchases : melakukan kustomisasi terhadap hal-hal yang berkaitan dengan sistem dan prosedur pembelian perusahaan. Untuk lebih spesifiknya, akan dijelaskan pada pembahasan berikutnya.
E. Mengenal Area Kerja MYOB
Area kerja MYOB ini dikenal dengan Command Centre. Setelah membuat data perusahaan pada MYOB, kita perlu mengenal area kerja pada MYOB Accounting v15 sebelum kita memindahkan data perusahaan ke dalam MYOB Accounting. (Gambar 1.5.1)
Gambar 1.5.1
Tampilan MYOB – Area Kerja MYOB
F. Mengakhiri Program MYOB 1. Klik File > Exit (Gambar 1.6.1)
Gambar 1.6.1
Tampilan MYOB - Exit
2. Jendela konfirmasi akan tampil, klik
Yes jika kita ingin menyimpan sekaligus membackup datanya atau klik No jika kita hanya ingin
menyimpan datanya tanpa membackupnya. (Gambar 1.6.2)
Gambar 1.6.2
Tampilan MYOB - Konfirmasi Backup Modul MYOB Accounting v15 Memindahkan Data pada MYOB
BAB II
ACCOUNT dan TAX CODE
A. Membuka File
Untuk membuka data MYOB, ikuti langkah-langkah sebagai berikut :
1. Klik menu Open pada tampilan awal MYOB maka jendela konfirmasi MYOB akan muncul. Tentukan lokasi dan nama file yang akan dibuka. (Gambar 2.1.1)
Gambar 2.1.1
Tampilan MYOB - Open
2. Pilih file Trust Computer.dat kemudian klik Open.
3. Jendela Sign-On akan muncul dan klik OK. (Gambar 2.1.2)
Gambar 2.1.2
Tampilan MYOB - Sign On
4. Tampilan registrasi MYOB akan muncul. Pilih option I want to activate my company file later kemudian klik OK. (Gambar 2.1.3)
Gambar 2.1.3
Tampilan MYOB – Form Registrasi
5. Tampilan verifikasi akan muncul untuk memastikan apakah data yang akan dibuka mengalami kerusakan atau tidak. Apabila kita yakin bahwa
file data yang akan dibuka tidak mengalami kerusakan, klik No. (Gambar 2.1.4)
Gambar 2.1.4
Tampilan MYOB - Verifikasi
6.MYOB akan langsung menampilkan jendela Command Centre yang merupakan area kerja apabila kita ingin melakukan transaksi.
B. Persiapan Data Akuntansi
Sebelum melakukan konversi data ke MYOB, terlebih dahulu kita harus mempersiapkan data-data yang berkaitan dengan keuangan perusahaan.
Data-data yang berkaitan meliputi :
• Nama, Jenis, dan Bidang Perusahaan
• Daftar Utang dan Piutang
• Daftar Pelanggan dan Pemasok
• Daftar Persediaan
Sistem akuntansi yang diterapkan seperti besar potongan tunai, jatuh tempo pelunasan utang/piutang, metode pengisian kas kecil, dan lain-lain Daftar rekening yang umum digunakan perusahaan
1. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Nama Perusahaan : Trust Computer
Alamat Perusahaan : Jl. Paris II Komplek Alex Griya 3 D-32 Mulai Beroperasi : Januari 2007
Bulan Konversi : Juni 2007
Jenis Perusahaan : Perusahaan Dagang
Bidang Usaha : Jual Beli Personal Computer (PC) dan Software Status Perusahaan : Perusahaan Kena Pajak (PKP)
2. SISTEM DAN PROSEDUR PERUSAHAAN
jurnal-jurnal khusus seperti : Jurnal Penjualan, Jurnal Pembelian, Jurnal Penerimaan Kas, Jurnal Pengeluaran pengawasan Pengeluaran Kas :
Perusahaan membagi 2 rekening pengeluaran kas yaitu : 1) Pengeluaran dengan Kas di Bank BCA
Rekening ini hanya digunakan untuk mencatat pengeluaran kas seperti penjualan barang.
2) Pengeluaran dengan Kas Kecil
Rekening ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas selain penjualan barang seperti : pembelian ATK, peralatan, perlengkapan, dan lain-lain. Metode pengisian kas kecil yang digunakan yaitu metode tetap (imprest) sebesar Rp. 5.000.000,-.
d. Penerimaan Kas :
Semua penerimaan perusahaan dari transaksi penjualan barang dimasukkan kedalam rekening Kas di Bank BCA baik itu berupa piutang maupun tunai.
e. Sistem Persediaan :
Perusahaan menggunakan sistem perpetual (terus menerus) dengan metode harga pokok persediaan rata-rata (average). Setiap transaksi yang berkaitan dengan persediaan harus dicatat secara rutin pada kartu persediaan barang. Perusahaan menerapkan harga pokok perolehan berdasarkan nilai barang tersebut. Sedangkan biaya-biaya yang dikeluarkan diakui
Nama Aktiva Tahun Peroleha n
Umur Ekonom is
Nilai Sisa Peralatan Toko 2007 5 Tahun Rp.
p
1.000.000,- Kendaraan
Roda 4
2007 15 Tahun
Rp.
5.000.000,-
Nomor Faktur 35/TD/07 44/ TD /07 27/ TD /07 19/ TD /07 Tanggal Faktur 21-Mei-07 27-Mei-07 17-Mei-07 12-Mei-07 Kode
Pelanggan
CS-01 CS-02 CS-03 CS-02
Nama Pelanggan
Alpha Komputer Beta Komputer Charlie Komputer
Beta Komputer Alamat
Pelanggan
Jl. A.Yani 123 Jl. Katamso 121 Jl. Suprapto 243 Jl. Katamso 121 Syarat
Pembayaran
4/10, n/30 4/10, n/30 4/10, n/30 4/10, n/30
Saldo Rp.
8.350.000
Rp.
7.450.000
Rp.
7.550.000
Rp.
7.600.000
Nomor Faktur 12/TC/07 / TC /07 17/ TC /07 21/ TC /07 Tanggal Faktur 17-Mei-07 25-Mei-07 19-Mei-07 23-Mei-07
Kode Supplier SP-01 SP-02 SP-03 SP-01
Nama Supplier Intel Corp. AMD Company Soft Com Ltd. Intel Corp.
Alamat Supplier
Jl. Gajah Mada 15
Jl. Ketapang 17 Jl. Pahlawan 122 Jl. Gajah Mada Syarat 15
Pembayaran
2/10, n/30 2/10, n/30 2/10, n/30 2/10, n/30
Saldo Rp.
6.500.000
Rp.
6.300.000
Rp.
6.350.000
Rp.
8.200.000 sebagai biaya penjualan.
f. Aktiva Tetap :
Perusahaan memiliki aktiva tetap berupa peralatan toko, dan kendaraan roda empat model pick up. Metode penyusutan yang digunakan yaitu metode penyusutan garis lurus (straight line method).
Tabel Penyusutan :
c. Data Pelanggan
d. Data Pemasok
Kode P4-01 P4-02 AM-01 AM-02
Nama Pentium 4 Dual
Core
Pentium 4 Core 2 Duo
AMD AM1-X1 AMD AM2-X2
Satuan Unit Unit Unit Unit
Supplier Utama
Intel Corp. Intel Corp. AMD Company AMD Company Harga Beli Rp.
3.250.000
Rp.
4.100.000
Rp.
3.150.000
Rp.
3.300.000 Harga Jual Rp.
3.750.000
Rp.
4.600.000
Rp.
3.650.000
Rp.
3.800.000
Stock 2
Unit
2 Unit
2 Unit
2 Unit
Stock Min 2
Unit
1 Unit
2 Unit
1 Unit
Kode SO-01 SO-02 SO-03 SO-03
Nama MS Windows XP
SP2
MS Office 2003 Windows Program
Multimedia Program
Satuan Paket Paket Paket Paket
Supplier Utama
Soft Com Ltd. Soft Com Ltd. Soft Com Ltd. Soft Com Ltd.
Harga Beli Rp.
1.150.000
Rp. 800.000 Rp. 550.000 Rp. 675.000 Harga Jual Rp.
1.400.000
Rp.
1.050.000
Rp. 800.000 Rp. 925.000
Stock 3
Paket
3 Paket
3 Paket
3 Paket
Stock Min 1
Paket
1 Paket
1 Paket
1 Paket e. Data Persediaan Barang Dagangan (Hardware dan Software)
Daftar Persediaan - PC :
Daftar Persediaan - Software :
C. Daftar Perkiraan
1. Mengganti Nama Perkiraan Untuk mengganti nama perkiraan, ikuti langkah-langkah sebagai berikut :
a. Pada Command Centre, klik tab menu Accounts kemudian pilih menu Account List.
(Gambar 2.3.1)
Gambar 2.3.1
Tampilan MYOB - Menu Account List
Gambar 2.3.2
Tampilan MYOB - Account List - Edit
c. Akan muncul Jendela Edit Account, ganti Trade Debtors menjadi Account Receivable kemudian klik OK. (Gambar 2.3.3)
Gambar 2.3.3
Tampilan MYOB - Account Information - Edit
d. Dengan mengulangi langkah diatas, lakukan perubahan atas perkiraan Trade Creditor diganti dengan Account Payable.
e. Selain itu lakukan juga perubahan atas perkiraan VAT Liability diganti dengan Pajak Pertambahan Nilai, VAT Collected diganti dengan PPN Keluaran, dan VAT Paid diganti dengan PPN Masukan.
f. Langkah terakhir adalah tutup jendela Account List dengan Close.
2. Membuat Nama Perkiraan
Untuk membuat nama perkiraan, ikuti langkah-langkah sebagai berikut :
a. Pada Command Centre, klik tab menu Accounts kemudian pilih menu Account List.
jendela. (Gambar Menu New)
Gambar 2.3.4
Tampilan MYOB - Account Information - New
c. Pastikan kelompok perkiraan adalah Other Asset, kemudian ketikkan Account Number. Apabila Account Number telah diisi, maka Account Name akan aktif dan bisa diketik dengan nama perkiraan yang akan dibuat. (Gambar 2.3.5)
Gambar 2.3.5
Tampilan MYOB - New Account
Kita diminta untuk membuat dua nomor perkiraan persediaan yang nantinya akan digunakan yaitu Paket Original Office dengan nomor perkiraan 1-1250 dan Paket Original Multimedia dengan nomor perkiraan 1-1260.
d. Apabila sudah selesai, klik OK
e. Untuk membuat nama perkiraan yang lain, ikuti langkah-langkah seperti yang diatas.
f. Langkah terakhir klik Close.
3. Menghapus Perkiraan Untuk menghapus nama perkiraan, ikuti langkah-langkah sebagai berikut : couAccount List. Centre, klik tab menu Accounts kemudian pilih menu
b. Jendela Accounts List akan muncul, pilih nama perkiraan yang akan dihapus kemudian klik Edit. (Gambar 2.3.6)
Gambar 2.3.6
Tampilan MYOB – Edit Account
c. Akan muncul tampilan Edit Account, kemudian klik menu Edit pada toolbar dan pilih Delete Account. (Gambar 2.3.7)
Gambar 2.3.7
Tampilan MYOB - Delete Account
d. Nama perkiraan tersebut akan langsung terhapus dan tampilan akan kembali ke Jendela perkiraan.
e. Klik Close untuk menutup.
D. Link Transaksi
perkiraan yang lain. Contohnya adalahitperkiraan piutang
1. Link Transaksi Perkiraan Buku Besar dan Kas/Bank Banking Accounts. (Gambar 2.4.1)
Gambar 2.4.1
Tampilan MYOB - Linked Accounts
b. Akan tampil Jendela yang mana kita akan mengisi nomor perkiraan yang menghubungkan perkiraan dan kas. (Gambar 2.4.2)
Gambar 2.4.2
Tampilan MYOB - Accounts & Banking Linked Accounts
c. Pada tampilan Jendela ini, kita tidak perlu melakukan perubahan link.
d. Klik OK.
2. Link Transaksi Perkiraan Penjualan
a. Klik Setup di toolbar. Pilih Linked Account kemudian Sales Accounts.
b. Jendela Sales Linked Accounts akan tampil. (Gambar 2.4.3)
Gambar 2.4.3
Tampilan MYOB - Sales Linked Accounts
c. Isilah Bank Account for Customer Receipt dengan nomor perkiraan Cash in Bank BCA.
Perusahaan melakukan pembayaran transaksi penjualan lewat Bank BCA.
d. Perusahaan menggunakan kebijakan yang menerapkan pembebanan terhadap penjualan terdiri dari biaya angkut, diskon yang diberikan, dan denda keterlambatan pembayaran sehingga ada satu option yang diuncheck.
e. Klik OK.
3. Link Transaksi Perkiraan Pembelian
a. Klik Setup di toolbar. Pilih Linked Accounts kemudian Purchase Accounts.
b. Jendela Purchase Linked Accounts akan tampil. (Gambar 2.4.5)
Gambar 2.4.5
Tampilan MYOB - Purchase Linked Accounts
c. Isilah Bank Account for Paying Bills dengan nomor perkiraan Cash In Bank BCA.
Perusahaan melakukan pembayaran transaksi pembelian juga lewat Bank BCA.
d. Perusahaan menggunakan kebijakan yang menerapkan pembebanan terhadap pembelian terdiri dari biaya angkut, diskon yang diberikan, dan denda keterlambatan pembayaran sehingga ada satu option yang diuncheck.
e. Klik OK.
E. Kode Pajak
1. Menghapus Kode Pajak
Gambar 2.5.1
Tampilan MYOB - Tax Codes
b. Maka jendela Tax Code akan tampil. (Gambar 2.5.2)
Gambar 2.5.2
Tampilan MYOB – Tax Code List
c. Pilih kode pajak yang akan dihapus, klik Edit. Kemudian klik menu Edit pada toolbar dan pilih Delete Tax Code. (Gambar 2.5.3)
Gambar 2.5.3
Tampilan MYOB - Delete Tax Code
d. Tax Code tersebut akan langsung terhapus. (Gambar 2.5.4)
Gambar 2.5.4
Tampilan MYOB –Tax Code Information
e. Klik OK untuk kembali ke Jendela sebelumnya
f. Lakukan langkah yang sama jika kita ingin menghapus kode-kode pajak yang lain. Klik Close untuk menutup.
2. Membuat Kode Pajak
a. Pada menu List di toolbar, klik Tax Code.
b. Klik New yang terdapat di bagian bawah tampilan Jendela Tax Code List. (Gambar 2.5.6)
Gambar 2.5.6
Tampilan MYOB - New Tax Code
c. Kemudian isi kode pajak yang akan dimasukkan pada kolom isian Tax Code. Disini user diminta untuk membuat Pajak Penghasilan (PPH). (Gambar 2.5.7)
Gambar 2.5.7
Tampilan MYOB - Tax Code Information
d. Pada kolom description, isi dengan nama pajak yang dibuat.
e. Tentukan tipe pajaknya dengan mengklik pull down list yang terdapat di sebelah kanan kolom Tax Type.
f. Pada kolom Rate, isikan dengan besarnya tarif pajak yang sesuai.
g. Klik OK kemudian klik Close untuk menutup.
3. Mengubah Kode Pajak
a. Pilih kode pajak VAT pada Tax Code List, kemudian klik Edit. (Gambar 2.5.8)
Gambar 2.5.8
Tampilan MYOB - New Tax Code
b. Ubahlah data-data yang terdapat pada Jendela tersebut. (Gambar 2.5.9) Ubah kode pajaknya menjadi PPN dan beri nama Pajak Pertambahan Nilai. Untuk tipe pajaknya, pilih Value Added Tax dan isikan tarifnya sebesar 10%.
Gambar 2.5.9
Tampilan MYOB - Edit Tax Code
Agar MYOB bisa secara otomatis mengelompokkan pajak tersebut ke perkiraan masing-masing, tentukan nama perkiraannya pada Linked Account for Tax Collected dengan PPN Keluaran dan Linked Account for Tax Paid dengan PPN Masukan.
c. Jika telah selesai, klik OK dan kemudian Close.
BAB III
CARD FILE dan PERSEDIAAN BARANG
F. Card File
Card File ini digunakan sebagai kartu untuk memudahkan kita dalam mencari data- data Customer, Supplier, Employee, maupun Personal.
1. Pada jendela Command Centre, klik Card File. (Gambar 2.6.1)
Gambar 2.6.1
Tampilan MYOB - Card File
2. Klik Card List, maka Jendela Card List akan muncul. (Gambar 2.6.2)
Gambar 2.6.2
Tampilan MYOB - Card Lists
3. Pada Jendela ini, terdapat lima buah tab menu yang terdiri dari : All Cards, Customer, Supplier, Employee, dan Personal. Jika kita ingin memasukkan data yang ada baik itu data Customer, Supplier, Employee, dan Personal, cukup mengklik menu New yang terdapat dibagian bawah Jendela. Setelah itu Jendela Card Information akan muncul. (Gambar 2.6.3)
Gambar 2.6.3
Tampilan MYOB - Card Information
4. Pada Jendela Card Information, kita dapat memilih tipe data apa yang akan kita diinput dengan mengklik tanda panah yang terdapat di kolom Card Type. Sebagai contoh kita akan membuat daftar supplier dan customer yang ada didalam modul. (Gambar 2.6.4)
Gambar 2.6.4
Tampilan MYOB - Card Lists for Customer
5. Pada jendela Card Information terdapat tab menu Card Details, Selling Details, Payment Details, Contact Log, Jobs, dan History.
6. Tab menu Card Details digunakan untuk memasukkan data foto customer. (Gambar 2.6.5)
Gambar 2.6.5
Tampilan MYOB - Card Details
7. Tab menu Selling Details digunakan untuk memasukkan data-data yang berkaitan dengan penjualan terhadap customer yang bersangkutan. (Gambar 2.6.6)
Gambar 2.6.6
Tampilan MYOB - Selling Details
Pada tampilan Selling Details ini, kita bisa mengisi data-data seperti : tax Code diisi dengan PPN, Freight Tax Code diisi dengan N-T (No Taxable). Pada kolom Customer Terms Information, perusahaan memberikan potongan penjualan jika pelanggan membayar lebih awal. Adapun potongan penjualan yang diberikan sebesar 2/10, n/30. Pada kolom Payment is Due diisi dengan In a Given # of Days, Discount Days diisi dengan 10, Balance Due Days diisi dengan 30, dan % Discount for Early Payment diisi sebesar 2%. Selain itu perusahaan juga menerapkan denda apabila jangka waktu pembayaran melewati batas dimana besarnya denda adalah 1% dari harga barang.
8. Tab menu Payment Details digunakan untuk memasukkan data pembayaran dari pelanggan apakah menggunakan kartu kredit atau tidak. Form ini cukup diabaikan saja. (Gambar 2.6.7)
Gambar 2.6.7
Tampilan MYOB - Payment Details
9. Tab menu Contact Log digunakan untuk memasukkan data-data transaksi yang dilakukan oleh masing-masing pelanggan. (Gambar 2.6.8)
Gambar 2.6.8
Tampilan MYOB - Contact Log
10.Tab menu Jobs digunakan untuk memasukkan data daftar jobs dari pelanggan.
11.Tab menu History digunakan untuk melihat data akumulasi transaksi per bulan dari pelanggan yang bersangkutan. (Gambar 2.6.9)
Gambar 2.6.9
Tampilan MYOB - History
12.Klik OK jika data-data yang dibutuhkan perusahaan telah dimasukkan.
13.Data-data customer yang telah diinput akan terlihat di Jendela Card Lists. (Gambar 2.6.10)
Gambar 2.6.10
Tampilan MYOB - Card Lists
14.Jika kita ingin mengubah data-data Card File yang ada, klik Edit.
15.Lakukan hal yang sama untuk membuat daftar Supplier dimana perusahaan diberikan potongan pembelian 4/10, n/30.
16.Klik Close untuk kembali ke tampilan Command Centre.
G. Daftar Persediaan
1. Membuat Daftar Persediaan
a. Untuk memasukkan data persediaan, klik tab menu Inventory pada Command Centre kemudian klik Items List. (Gambar 2.7.1)
Gambar 2.7.1
Tampilan MYOB - Inventory
b. Jendela Items List akan muncul. (Gambar 2.7.2)
Gambar 2.7.2
Tampilan MYOB - Items List
c. Klik New untuk membuat Items List baru.
d. Jendela Item Information akan muncul. Pada tampilan ini terdapat tab menu dibagian atas jendela yang terdiri dari : Profile, Buying Details, Selling Details, History, dan Auto-Build.
(Gambar 2.7.3)
Gambar 2.7.3
Tampilan MYOB - Item Information
e. Tab menu Profile digunakan untuk mengisi data-data umum yang
berkaitan dengan persediaan seperti nama dan kode persediaan, pilihan status barang (jual, beli, inventori) dan penentuan akun-akun yang terkait dengan transaksi persediaan. Untuk status persediaan terdapat 3 macam pilihan yaitu :
1. I Buy This Item : checklist pilihan ini jika perusahaan membeli item barang untuk dijual.
Secara otomatis jika pilihan ini di checklist maka field akun kosong untuk Cost of Sales Account akan muncul.
2. I Sell This Item : checklist pilihan ini jika perusahaan menjual item barang yang telah dibeli sebelumnya. Secara otomatis jika pilihan ini di checklist maka field akun kosong untuk Income Account for Tracking Sales akan muncul.
3. I Inventory This Item : checklist pilihan ini jika perusahaan menyimpan barang sebagai persediaan. Secara otomatis jika pilihan ini di checklist maka field akun kosong untuk Asset Account for Item Inventory akan muncul. Kita dapat menentukan akun perkiraan yang terkait dengan transaksi jual, beli, maupun inventory dengan mengklik tanda panah kecil yang ada disebelah kanan field. (Gambar 2.7.4)
Gambar 2.7.4
Tampilan MYOB - Item Profile
f. Isilah field yang ada pada tampilan sesuai dengan daftar persediaan yang dimiliki oleh perusahaan Trust Computer.
Dalam aktivitas sehari-hari, Trust Computer melakukan kegiatan membeli barang, menyimpannya sebagai persediaan, dan menjual barang tersebut kepada
konsumen/pelanggan. Oleh karena itu, ketiga pilihan status barang di checklist semua.
- Pada field I Buy This Item, kode perkiraan untuk akun Cost of Sales Account adalah 5- 1100 : Purchase - PC
- Pada field I Sell This Item, kode perkiraan untuk akun Income Account for Tracking Sales adalah 4-1100 : PC
- Pada field I Inventory This Item, kode perkiraan untuk akun Asset Account for Item Inventory adalah 1-1210 : Pentium IV Dual Core. Jika semua data telah diisi maka akan terlihat seperti pada gambar 2.7.4 diatas.
g. Tab menu Item Details digunakan untuk memasukkan data foto persediaan. (Gambar 2.7.5)
Gambar 2.7.5
Tampilan MYOB - Item Details
h. Tab menu Buying Details digunakan untuk mengisi data-data jumlah stock minimal, jumlah reorder, jenis pajak, dan supplier utama dari persediaan tersebut. (Gambar 2.7.6)
Gambar 2.7.6
Tampilan MYOB - Buying Details
i. Tab menu Selling Details digunakan untuk memasukkan data-data harga jual persediaan dan jenis pajak yang dikenakan. (Gambar 2.7.7)
Gambar 2.7.7
Tampilan MYOB - Selling Details
j. Tab menu History digunakan untuk melihat akumulasi transaksi per bulan dari masing- masing persediaan. (Gambar 2.7.8)
Gambar 2.7.8
Tampilan MYOB - Selling Details
k. Tab menu Auto-Build digunakan untuk merakit barang yang akan dijual. Barang rakitan tersebut dibuat dari beberapa jenis persediaan yang ada. (Gambar 2.7.9)
Gambar 2.7.9
Tampilan MYOB - Auto-Build
Penjelasan lebih rinci akan dibahas pada bab lain.
l. Lakukan hal yang sama untuk persediaan-persediaan yang lain.
m. Klik OK untuk kembali ke tampilan awal Inventory.
2. Mengisi Harga Beli dan Jumlah Persediaan
a. Untuk mengisi harga beli dan jumlah persediaan, pada Command Centre klik Adjust Inventory. (Gambar 2.7.8)
Gambar 2.7.8
Tampilan MYOB - Adjust Inventory
Isikan kolom Date dengan tanggal 01/06/2007 dan kolom Memo diisi dengan
keterangan Persediaan Awal. Klik pada baris Item Number dan tekan Enter, maka Items List akan tampil. Pilih item yang akan dimasukkan kemudian klik Use Item. (Gambar 2.7.9)
Gambar 2.7.9
Tampilan MYOB – Select Item
b. Setelah item yang akan dimasukkan datanya telah dipilih, maka secara otomatis untuk nama item akan terisi. Pada field Quantity diisi dengan jumlah stok yang tersedia sedangkan pada field Unit Cost diisi dengan harga beli dari barang tersebut. Field Amount secara
otomatis akan menghitung jumlah saldo persediaanya. Pada field Account, klik pull down list dan pilih kode perkiraan yang sesuai dengan persediaan yang dimaksud. Sedangkan untuk field Job dikosongkan saja.
c. Lakukan hal yang sama untuk memasukkan semua data persediaan perusahaan yang lain. (Gambar 2.7.10)
Gambar 2.7.10
Tampilan MYOB - Record Adjust Inventory d. Setelah semua data terisi, klik Record.
e. Klik Cancel untuk kembali ke tampilan Command Centre.
H. Saldo Awal
1. Saldo Awal Perkiraan
a. Klik Setup pada toolbar, pilih Balances, dan klik Account Opening Balance. (Gambar 2.8.1)
Gambar 2.8.1
Tampilan MYOB - Account Opening Balance
b. Isikan jumlah saldo awal dari masing-masing perkiraan sesuai dengan laporan keuangan perusahaan Trust Computer. (Gambar 2.8.2)
Gambar 2.8.2
Tampilan MYOB - Account Opening Balance
c. Setelah semua nilai saldo awal dimasukkan ke MYOB, langkah berikutnya adalah
mengecek kebenaran dari data-data saldo yang telah kita input. MYOB menyediakan fasilitas untuk melihat seimbang tidaknya neraca awal yang akan kita buat. Perhatikan kolom yang bertuliskan Amount left to be allocated. Jika neraca yang kita buat seimbang maka jumlah nilai disamping kanan baris tersebut adalah Rp. 0,00. Jika pada baris tersebut masih ada nilai baik itu minus maupun plus berarti neraca awal yang kita buat tidak seimbang.
d. Jika semua data telah benar diinput, Klik OK.
2. Saldo Awal Piutang Dagang
a. Klik Setup pada toolbar, pilih Balances, dan klik Customer Opening Balance. (Gambar 2.8.3)
Gambar 2.8.3
Tampilan MYOB - Customer Opening Balance
Jendela Customer Balances akan muncul. Dari pdapat dilihat siapa saja yang menjadi pelanggan kita. (Gambaro2.8.4)
Gambar 2.8.4
Tampilan MYOB - Daftar Customer
Pilih salah satu pelanggan yang ada, secara otomatis jendela Customer Detail tiap-tiap pelanggan akan muncul. (Gambar 2.8.5)
Gambar 2.8.5
Tampilan MYOB - Customer Detail
Klik Add Sale untuk memasukkan saldo awal penjualan per pelanggan.
c. Tampilan Historical Sale akan muncul, isikan data-data sesuai dengan daftar piutang perusahaan Trust Computer. (Gambar 2.8.6)
Gambar 2.8.6
Tampilan MYOB - Add Sale
d. Jika data telah diisi semua, klik Record. Data transaksi yang telah diinput akan terlihat pada tampilan Customer Detail. (Gambar 2.8.7)
Gambar 2.8.7
Tampilan MYOB - Daftar transaksi per pelanggan e. Lakukan hal yang sama untuk Customer yang lain.
f. Jika data-data Customer yang ada telah dimasukkan dengan benar, maka MYOB akan menginformasikan bahwa jumlah saldo antara perkiraan piutang dagang dengan daftar piutang telah sama. (Gambar 2.8.8)
Gambar 2.8.8
Tampilan MYOB - Informasi MYOB
g. Klik OK dan klik Close untuk kembali ke tampilan sebelumnya.
3. Saldo Awal Utang Dagang
a. Klik Setup pada toolbar, pilih Balances, dan klik Supplier Balances. (Gambar 2.8.9)
-32Gambar 2.8.9
Gambar 2.8.10
Tampilan MYOB - Daftar Supplier
Pilih salah satu pemasok yang ada, secara otomatis jendela Supplier Detail tiap-tiap pemasok akan muncul. (Gambar 2.8.11)
Gambar 2.8.11
Tampilan MYOB - Supplier Detail
Klik Add Purchase untuk memasukkan saldo awal pembelian per pemasok.
c. Tampilan Historical Sale akan muncul, isikan data-data sesuai dengan daftar utang perusahaan Trust Computer. (Gambar 2.8.12)
Gambar 2.8.12
Tampilan MYOB - Add Purchase
d. Jika data telah diisi semua, klik Record. Data transaksi yang telah diinput akan terlihat pada tampilan Customer Detail. (Gambar 2.8.13)
Gambar 2.8.13
Tampilan MYOB - Daftar transaksi per pemasok e. Lakukan hal yang sama untuk Supplier yang lain.
f. Jika data-data Supplier yang ada telah dimasukkan dengan benar, maka MYOB akan menginformasikan bahwa jumlah saldo antara perkiraan utang dagang dengan daftar utang telah sama. (Gambar 2.8.14)
Gambar 2.8.14
Tampilan MYOB - Informasi MYOB
g. Klik OK dan klik Close untuk kembali ke tampilan sebelumnya.
Persedian barang
A. Penyesuaian Persediaan
Contoh Kasus
1. 12 Januari PD Absolute menerima konfirmasi dari PT. Abadi terdapat beberapa barang yang rusak atau cacat, dengan penguraian kerusakan sebagai berikut:
barang tersebut kemudian dikembalikan
2. 25 Januari PD Absolute menerima konfirmasi dari PT Nusantara Jaya dan PT Sispexus bahwa terdapat beberapa barang yang rusak atau cacat, dengan penguraian kerusakan sebagai berikut:
barang tersebut kemudian diterima oleh PD Absolute
Langkah Penyelesaian
1. Buka kembali program Myob, klik modul inventory
2. Anda klik tab count inventory untuk mengaktifkan kotak count inventory
3. Masukkan hasil persediaan yang benar untuk jaya envelope (1160 –10 = 1150) dan fax paper 900 rem (912-12) angka dimasukkan dalam kolom counted
4. Tekan tab maka selisih perbedaan akan tampil pada kolom difference 5. Tekan adjust inventory sehingga tampil adjustment information
6. Kemudian klik tombol drop down pada kolom default adjustment account pilih perkiraan 6-1700 atau bebean kerusakan dalam kotak dialog select from list klik use account.
7. Lalu klik continue, masukkan tanggal transaksi 12/01/2005 ke dalam kolomdate 8. Terakhir klik record
B. Transfer Persediaan
Contoh Kasus
Pada tanggal 21 Januari perusahaan membuat 2 buah barnag rakitan dari 5 jenis barang yang tersedia untuk dibuat sauatu paket, yang masing-masing diambil 2 buah barang. Paket tersebut kemudian dinamakan paket-A
Penyelesaian
1. Dalam kotak inventory, klik item list 2. Dalam kotak dialog item list klik new
3. Isi tab profile, buying details dan selling details 4. Klik OK, Close
5. Pada modul inventory klik tab transfer inventory 6. Pada kolom date isi tanggal transaksi 21/01/2005
7. Tekan tab masukkan transaksi kolom memo misal Komponen Paket-A 8. Tekan 2 tab tombol tab, pilih Paket-A klik use item
9. Isi kolom quantity dengan 2 tekan tab
10. Masukkan unti cost dengan harga beli satuan barang tersebut, harga beli satuan diperoleh dari penjualan harga beli satuan barnag yang terakhir
11. Tekan enter masukkan barnag kedua pilih stopmap klik use item 12. Isi kolom qty dengan –2 tekan tab
13. Harga beli satuan dan nilai subtotal akan langsung ditmapilkan pada kolom unti cost dan amount
14. Lanjutkan untuk memasukkan barang selanjutnya
15. Kemudian klik kolom amount untuk Paket-A isi kolom tersebut sama dengan out of balance, enter
16. Sebelum anda menyimpan pastikan out of balance bernilai 0, lalu record 17. Klik cancel untuk menutup
18. Untuk memastikan klik item list dengan klik tab item list pada modul inventory
19. Pastikan pada on hand persediaan Paket-A akan terisi dengan angka 2 dan persediaan lain berkurang 2. Close
C. Merakit Barang Persediaan
1. Aktifkan kotak dialog item list dengan mengklik tab item list
2. Lalu klik tanda panah (zoom) pada persediaan Paket-A kotak dialog item information klik tab auto-build
3. Klik edit, list
4. Kotak dialog auto-build information, dalam kolom list what it takes to build masukkan 2 inventory
5. Tekan 2 kali tombol tab pilih StopMap sari kotak dialog select from list klik use item
6. Isi kolom quantity dengan 2 untuk merakit 2 buah Paket-A maka dibutuhkan 2 buah barang dari 5 koponen barnag
7. Tekan enter masukkan 4 komponen berikutnya
8. Lalu klik OK, OK, Klik close untuk menutup item list
9. Pada kolom inventory klik tab auto-buid inventory untuk menampilkan kotak dialog auto- build inventory
10. Pada kolom qty, to build telah terisi klik build item 11. Kotak transfer inventory ditampilkan klik record
