4.1. Prosedur ketidakpuasan
Ketidakpuasan apa pun terkait UTZ akan ditangani menurut Prosedur Ketidakpuasan UTZ, yang tersedia di situs web UTZ.
4.2. Sistem Pemantauan LS
Tujuan utama Sistem Pemantauan LS UTZ adalah memastikan bahwa audit yang dilakukan menurut standar UTZ tetap konsisten dan berkualitas tinggi. Sistem pemantauan Ini meliputi penilaian periodik kinerja LS sesuai serangkaian indikator yang telah ditentukan sebelumnya. LS harus menggunakan hasil penilaian ini untuk peningkatan kinerja mereka secara terus-menerus. Penjelasan terperinci tentang Sistem Pemantauan LS UTZ dikirimkan kepada LS selama proses aplikasi dan tersedia dengan mengajukan permohonan (cbmonitoring@utz.org).
4.3. Kebijakan Sanksi
UTZ berhak memberi sanksi kepada LS berdasarkan bukti prosedur tidak layak atau perilaku yang merusak kredibilitas UTZ dan/atau merugikan sistem penjaminan UTZ. Terdapat empat sanksi yang dapat dikenakan UTZ pada LS: peringatan, kartu kuning, kartu merah, dan pembatalan persetujuan LS. Sanksi yang diberikan tergantung pada keseriusan perbuatan tercela dan sanksi sebelumnya yang diberikan kepada LS tersebut. Penjelasan lengkap tentang prosedur dan sanksi lain dapat dilihat di dokumen Sistem Pemantauan LS.
4.4. Program Pelatihan LS
Tujuan Program Pelatihan LS adalah untuk memastikan bahwa semua staf LS yang ditunjuk untuk bekerja dengan standar UTZ memiliki tingkat minimum dan konsisten terkait kompetensi dan pemahaman atas Protokol Sertifikasi UTZ dan program UTZ dalam lingkup audit LS.
Modul Pelatihan
Para Manajer Perencana, Pemberi Sertifikat, dan auditor wajib dengan sukses menyelesaikan semua modul pelatihan wajib yang berlaku, dan mengulanginya minimal setiap dua tahun sekali untuk menyegarkan pengetahuan dan tetap terkini.
Para Manajer Perencana dan Pemberi Sertifikat wajib menyelesaikan modul yang relevan dalam pelatihan yang ditawarkan langsung oleh UTZ, baik kursus online dan/atau pelatihan dalam kelas. Auditor juga dapat dilatih oleh Manajer Perencana atau Pemberi Sertifikat (lihat bab selanjutnya).
Daftar berikut memperlihatkan semua modul pelatihan yang tersedia serta kepada siapa modul-modul ini diwajibkan:
Kode Isi Wajib untuk*
Catatan
PROGRAM SM C A
ITU Pengantar Program UTZ dan proses persetujuan LS
X X X
CCC Pedoman Perilaku O Hanya cakupan Pedoman Perilaku
CHC Rantai pengawasan (ChoC) O Hanya cakupan Sertifikasi Rantai pengawasan
(ChoC)
CEP Protokol Sertifikasi X X
HBU Pelaporan dalam program UTZ O O O Hanya cakupan Pedoman Perilaku
PRAKTIK AUDIT SM C A
APC Praktik Audit untuk Kopi O Hanya cakupan Pedoman Perilaku Kopi
APO Praktik Audit untuk Kakao O Hanya cakupan Pedoman Perilaku Kakao
APT Praktik Audit untuk Teh O Hanya cakupan Pedoman Perilaku Teh
APR Praktik Audit untuk Rooibos O Hanya cakupan Pedoman Perilaku Rooibos
APZ Praktik Audit untuk Hazelnut O Hanya cakupan Pedoman Perilaku Kacang Hazel
CHH Sertifikasi Rantai pengawasan (ChoC) untuk Herbal
O O Hanya cakupan Sertifikasi Rantai pengawasan (ChoC) Herbal
APS Praktik Audit untuk Rantai Pasokan O O Hanya cakupan Sertifikasi Rantai pengawasan
(ChoC)
API Praktik Audit untuk Integritas
APK Praktik Audit untuk Keterampilan Wawancara
APA Praktik Audit untuk Keterampilan
Menganalisa
APV Praktik Audit untuk Perkiraan Volume O Hanya cakupan Pedoman Perilaku
KUALITAS PELAKSANAAN SM C A
RAS Pedoman Pengkajian Risiko dan Pengambilan Sampel
O Hanya cakupan Pedoman Perilaku
TRA Penanganan Sertifikat Online – GIP X X
PELATIHAN KHUSUS PRODUK SM C A
PSC Produk Kopi PSO Produk Kakao PST Produk Teh PSR Produk Rooibos PSZ Produk Hazelnut
* SM = Manajer Perencana (Scheme Manager), C = Pemberi Sertifikat (Certifiers), A = Auditor X = selalu wajib; O = wajib hanya jika standar terkait atau cakupan produk diberlakukan
Modul-modul tersebut dapat diikuti secara kursus online dan bisa juga meliputi pelatihan kelas,
diselenggarakan minimal dua tahun sekali. Keberhasilan menyelesaikan kursus online serta pelatihan kelas dikonfirmasi dengan sertifikat yang sesuai dengan modul yang diikuti, diterbitkan oleh UTZ.
Program ini dinamis dan lebih banyak modul akan ditawarkan di kemudian hari. Ikhtisar modul yang tersedia
online dapat ditemukan di www.utzacademyonline.com.
Persyaratan Pelatihan Wajib dan Pelatihan Internal
Pemberi Sertifikat dan Manajer Perencana yang berhasil menyelesaikan salah satu modul di atas dapat mengorganisasi pelatihan internal dengan topik sama dalam organisasinya, dan panduan disediakan di situs web UTZ (menerjemahkannya ke bahasa setempat jika diperlukan).
Materi pelatihan lain yang dipakai harus disampaikan kepada UTZ untuk dimintakan persetujuan. Agenda pelatihan (termasuk tanggal dan program) dan daftar peserta (termasuk tanda tangan) harus dikirimkan kepada UTZ (dalam bahasa Inggris, Prancis, Spanyol, atau Portugis) setelah akhir kursus, beserta persyaratan-persyaratan kajian jika diharuskan oleh modul pelatihan tertentu. UTZ kemudian akan menerbitkan sertifikat keikutsertaan yang diikuti.
Lampiran 1: Pilihan sertifikasi Pedoman Perilaku
tambahan untuk menyertakan petani kontrak
Lampiran ini menjelaskan pilihan sertifikasi Pedoman Perilaku sebagai tambahan dari daftar pilihan sertifikasi yang telah ada dalam bab 2.4, agar petani kontrak dapat dimasukkan dalam sertifikasi unit pemprosesan individu atau multi-lokasi. Petani kontrak adalah produsen yang, karena kekurangan kapasitas pemprosesan produk mereka, membuat perjanjian tulisan atau lisan untuk memasok produk mereka ke unit pemprosesan dengan pemilik yang berbeda (bisa berupa unit pemprosesan individu atau multi-lokasi dengan atau tanpa pertanian sendiri).
Pilihan sertifikasi ini menggabungkan, dalam satu lisensi dan sertifikasi, sertifikasi individu atau multi-lokasi dengan sertifikasi kelompok. Pilihan sertifikasi ini hanya dapat digunakan oleh anggota teh/rooibos dan kopi. Pilihan sertifikasi Pedoman Perilaku yang memasukkan petani kontrak
Tabel di bawah ini menerangkan Pedoman Perilaku Inti mana yang harus dipatuhi, siapa yang bertanggung jawab atas kepatuhan, dan bagaimana contoh untuk audit sertifikasi ditentukan.
LS melaporkan dan memberi tahu UTZ tentang jumlah petani kontrak, total volume unit pemprosesan yang dibeli dari petani kontrak, serta tentang status sertifikasi para petani kontrak.
Pilihan sertifikasi: sertifikasi individu/ multi-lokasi plus petani kontrak
Berlaku bagi anggota yang merupakan:
Anggota teh/rooibos atau kopi, yaitu:
- Unit pemprosesan individu (dengan atau tanpa pertaniannya sendiri) plus petani kontrak, atau
- Unit pemprosesan multi-lokasi (dengan atau tanpa pertaniannya sendiri) plus petani kontrak
Tanggung jawab kepatuhan:
Unit pemrosesan mematuhi semua Poin Kontrol Pedoman Perilaku yang berlaku bagi Sertifikasi Individu dan Multi-lokasi.
Unit pemprosesan yang mengorganisasi petani kontrak bertanggung jawab atas fungsi IMS (Sistem Manajemen Internal) yang baik dan atas kepatuhan petani kontrak terhadap Poin Kontrol Pedoman Perilaku untuk sertifikasi Kelompok
Jika volume yang dibeli dari petani kontrak kurang dari 5% dari total volume yang bersertifikat yang diproses oleh unit pemprosesan, ada masa tenggang dua tahun untuk mencapai kepatuhan dengan Pedoman Perilaku untuk sertifikasi Kelompok dan Modul sesuai produk, mulai dari saat petani kontrak dimasukkan ke dalam sertifikat. Dalam periode ini, unit pemrosesan yang bertanggung jawab terhadap pembentukan IMS perlu melaksanakan langkah-langkah yang diambil untuk mencapai kepatuhan. Selama fase awal ini, volume dapat diterima sebagai volume bersertifikat, walaupun IMS-nya masih belum sepenuhnya siap.
Sampel untuk audit
sertifikasi:
- Unit pemprosesan individu: seperti yang dijelaskan dalam bab 2.4 untuk sertifikasi individu - Unit pemprosesan multi-lokasi: seperti yang dijelaskan dalam bab 2.4 untuk sertifikasi multi-lokasi
- Petani kontrak: seperti yang dijelaskan dalam bab 2.4 untuk sertifikasi kelompok Pedoman
Perilaku Inti Yang Berlaku:
- Unit Pemprosesan: Pedoman Perilaku Inti untuk sertifikasi individual dan multi-lokasi (ditambah modul yang spesifik pada produk)
- Petani kontrak: Pedoman Perilaku Inti untuk sertifikasi Kelompok (ditambah Modul menurut produk)