3. LEMBAGA-LEMBAGA SERTIFIKASI
3.1. Persyaratan-persyaratan persetujuan LS
Agar disetujui dan tetap disetujui oleh UTZ, LS harus memenuhi serangkaian persyaratan. Persyaratan ini berhubungan dengan LS itu sendiri, Pemberi Sertifikat dan Manajer Perencana mereka, serta auditor yang bekerja untuk LS.
Lembaga Sertifikasi
Persyaratan Persetujuan
a. Memiliki akreditasi ISO 17065: 2012 yang sah, yang dikeluarkan oleh Badan Akreditasi (AB) yaitu: - Anggota Forum Akreditasi Internasional (IAF) atau
- Anggota penuh ISEAL Alliance
b. Cakupan Akreditasi harus meliputi / terkait dengan:
- Untuk sertifikasi Pedoman Perilaku: pertanian: (mis. Fairtrade, SAN, GLOBALGAP, IFOAM, JAS, NOP dan UE)
- Khusus sertifikasi Rantai Pengawasan: makanan atau rantai pengawasan (misalnya GFSI, FSC, ISO 9001/22000 dengan ruang lingkup pengolahan makanan, IFOAM).
c. Tugaskan Manager Perencana yang disetujui UTZ dan satu atau lebih Pemberi Sertifikat yang, bersama-sama, disetujui untuk semua produk dan standar yang diikutsertakan dalam cakupan LS.23 LS-LS disetujui untuk ruang lingkup tertentu, yang menentukan di mana, terhadap standar UTZ yang mana, dan untuk produk mana saja yang mereka diizinkan melakukan audit. Produk dan cakupan standar yang membuat LS dapat disetujui tergantung pada cakupan akreditasi ISO 17065:2012-nya dan cakupan Pemberi Sertifikatnya, seperti dijelaskan pada poin b dan c dari tabel di atas. Dalam rangka memasukkan suatu negara dalam lingkup geografis, LS harus mampu melakukan audit di negara itu dalam waktu 3 bulan setelah menerima permintaan audit dari anggota UTZ.
Semua kantor lokal LS tercakup dalam satu persetujuan yang sama, kecuali kantor tersebut bekerja secara benar-benar independen (yaitu mereka sepenuhnya menjalankan proses sertifikasi). Jika hal itu terjadi kantor lokal harus mengajukan permohonan persetujuan sebagai LS individu.
Pelaksanaan subkontrak oleh LS yang disetujui ("LS X") dari LS lainnya ("LS Y"), Lembaga Pengawas atau auditor lepas diperbolehkan untuk melakukan audit UTZ. Subkontraktor tersebut (LS Y) harus memiliki kontrak dengan LS yang disetujui (LS X) dan harus dimasukkan dalam lingkup akreditasi ISO 17065-nya. Dengan segala cara LS yang melakukan subkontrak (LS X) tetap bertanggung jawab atas sertifikasi tersebut dan untuk mengelola akun pengguna serta hak-hak subkontraktor (LS Y) di GIP. Oleh karena itu UTZ menganggap staf yang disubkontrak sebagai staf LS yang disetujui (LS X).
23Oleh karena persyaratan ini, jika Manajer Perencana atau Pemberi Sertifikat berhalangan untuk jangka panjang (misalnya karena kehamilan atau cuti sakit), LS harus memastikan orang lain disetujui pada tanggal jatuh tempo sebagai pengganti.
Ketika LS melakukan sub-kontrak terhadap LS lain untuk audit UTZ, LS yang disub-kontrak tidak harus hadir di hadapan anggota dengan nama LS tersebut, tetapi harus dengan jelas menetapkan bahwa mereka bekerja di bawah kepemimpinan LS yang melakukan sub-kontrak.
Manajer Perencana
Manajer Perencana adalah anggota staf LS yang bertanggung jawab atas pengelolaan administrasi akun LS dalam program UTZ. Tanggung jawabnya adalah:
- Memastikan dan mengawasi bahwa semua Pemberi Sertifikat dan auditor memenuhi persyaratan yang dijelaskan dalam bab ini
- Memastikan semua dokumentasi terkait UTZ agar tetap terkini - Memberikan laporan tahunan dan dokumen lain untuk UTZ - Mengkoordinasi semua pelaporan yang diminta dalam GIP - Mengelola akun LS di GIP dengan benar
- Menangani komunikasi dengan UTZ, kecuali untuk komunikasi mengenai keputusan sertifikasi.
Persyaratan-Persyaratan Persetujuan:
a. Berhasil menyelesaikan modul pelatihan wajib UTZ yang berlaku, seperti yang dijelaskan dalam bab 4.4
Para Pemberi Sertifikat
Para pemberi Sertifikat adalah anggota staf LS (atau kontraktor independen yang disewa) yang mengambil keputusan sertifikasi. Tanggung jawab mereka adalah:
- Memastikan dan mengawasi bahwa semua auditor melakukan audit sesuai dengan Protokol Sertifikasi ini
- Memastikan bahwa dokumen sertifikasi (laporan audit, sertifikat) diserahkan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan dalam dokumen ini
- Mengambil keputusan sertifikasi terakhir
- Berkomunikasi dengan UTZ tentang keputusan sertifikasi.
Pemberi Sertifikat juga dapat melakukan audit, dengan catatan mereka memenuhi persyaratan untuk auditor yang dijelaskan dalam sub-bab berikutnya. Dalam hal ini Pemberi Sertifikat lainnya yang disetujui UTZ dalam LS harus mengambil keputusan sertifikasi (untuk mematuhi "prinsip empat mata").
Dalam rangka mendapatkan persetujuan UTZ, Para pemberi Sertifikat harus memenuhi persyaratan dalam tabel berikut. Mereka juga memiliki tanggung jawab untuk tetap mengikuti perkembangan, masalah, dan perubahan peraturan terkini yang berkaitan dengan kegiatan mengaudit standar-standar UTZ dan mengaudit secara umum (misalnya dengan berpartisipasi dalam sesi-sesi kalibrasi online yang akan diatur oleh UTZ). Pemberi Sertifikat yang bekerja sebagai kontraktor independen untuk LS dapat disetujui selama hubungan mereka dengan LS eksklusif (yaitu Pemberi Sertifikat tidak bekerja juga untuk LS lain).
Persyaratan Persetujuan:
Pedoman Perilaku Rantai Pengawasan
a Berhasil menyelesaikan pelatihan pasca sekolah tinggi (pasca sekolah menengah) di bidang pertanian atau hortikultura, termasuk pemahaman dan penerapan Praktik-Praktik Pertanian yang Baik atau
Good Agricultural Practices (GAP)
ATAU
Setidaknya 5 tahun pengalaman kerja di bidang pertanian atau hortikultura
Berhasil menyelesaikan pelatihan pasca sekolah tinggi (pasca sekolah menengah) di bidang pertanian, hortikultura atau disiplin ilmu yang terkait makanan
ATAU
Pengalaman kerja minimal 5 tahun di bidang pertanian, hortikultura atau industri makanan b Berhasil menyelesaikan modul pelatihan wajib UTZ
yang berlaku, yang dijelaskan dalam bab 4.4
Berhasil menyelesaikan modul pelatihan wajib UTZ yang berlaku, yang dijelaskan dalam bab 4.4 c Terbukti memiliki pengetahuan atas produksi dan
sistem pemprosesan produk-produk yang berlaku DAN
Pengalaman dalam mengaudit sistem ini (setidaknya 10 audit yang relevan atau 10 hari bekerja sebagai auditor atau pemberi sertifikat)
Terbukti memiliki pengetahuan atas sistem pemprosesan produk-produk yang berlaku
DAN
Pengalaman dalam mengaudit sistem ini (setidaknya 10 audit yang relevan atau 10 hari bekerja sebagai auditor atau pemberi sertifikat) d Pengalaman dalam mengaudit GAP dan/atau
standar-standar pertanian organik (setidaknya 10 audit yang relevan atau 10 hari bekerja sebagai auditor atau pemberi sertifikat)*
DAN
Berhasil menyelesaikan:
• kursus pimpinan auditor ISO 9000/9001, atau
• kursus pimpinan auditor ISO 22000.
Pengalaman dalam mengaudit keamanan makanan dan/atau standar-standar rantai pengawasan (setidaknya 10 audit yang relevan atau 10 hari bekerja sebagai auditor atau pemberi sertifikat)** DAN
Berhasil menyelesaikan:
• kursus pimpinan auditor ISO 9000/9001, atau
• kursus pimpinan auditor ISO 22000, atau • Pelatihan HACCP (minimal 16 jam). e Pengalaman dalam mengaudit standar-standar
sosial (setidaknya 10 audit yang relevan atau 10 hari bekerja sebagai auditor atau pemberi sertifikat)*** ATAU
Berhasil menyelesaikan kursus auditor SA8000. f Pengalaman dalam mengaudit standar-standar
lingkungan (setidaknya 10 audit yang relevan atau 10 hari bekerja sebagai auditor atau pemberi sertifikat)****
ATAU
Berhasil menyelesaikan kursus pimpinan auditor ISO 14001.
g Kemampuan Bahasa Inggris atau Bahasa Spanyol yang cocok untuk menyelesaikan pelaporan lisan dan tertulis kepada UTZ.
Kemampuan Bahasa Inggris atau Bahasa Spanyol yang cocok untuk menyelesaikan pelaporan lisan dan tertulis kepada UTZ.
Termasuk tetapi tidak terbatas pada:
* GLOBALGAP, LEAF Marque, standar-standar nasional (cakupan yang relevan), Organik
** ASC, BRC, FSC, GFSI, HACCP, IFS, ISO 9001 (cakupan 1 atau 3), ISO 22000 (cakupan B atau E), MSC, RSPO *** Fairtrade, GRASP, SA8000, SMETA
Para Auditor
Para auditor adalah orang-orang yang melaksanakan audit untuk LS (sebagai karyawan atau kontraktor independen). Mereka bertanggung jawab membuat laporan ringkasan UTZ atas audit yang mereka lakukan dengan tepat waktu dan akurat sesuai dengan kriteria yang ditentukan dalam pasal 2.
Para auditor tidak perlu disetujui oleh UTZ (meskipun UTZ berhak untuk mengubah hal ini di kemudian hari), walaupun demikian Manajer Perencana harus memastikan bahwa semua auditor mematuhi persyaratan pada tabel berikut.
Auditor juga memiliki tanggung jawab untuk tetap mengikuti perkembangan, masalah, dan perubahan peraturan terkini yang berkaitan dengan kegiatan mengaudit standar-standar UTZ dan mengaudit secara umum. Mereka juga harus dilatih untuk mengumpulkan dan memberikan informasi yang dapat dipercaya.
Persyaratan
Pedoman Perilaku Rantai Pengawasan
a Berhasil menyelesaikan pelatihan pasca sekolah tinggi (pasca sekolah menengah) di bidang pertanian atau hortikultura, termasuk pemahaman dan penerapan Praktik-Praktik Pertanian yang Baik atau Good Agricultural Practices (GAP)
ATAU
Setidaknya 2 tahun pengalaman kerja di bidang pertanian atau hortikultura
Berhasil menyelesaikan pelatihan pasca sekolah tinggi (pasca sekolah menengah) di bidang pertanian, hortikultura atau disiplin ilmu yang terkait makanan
ATAU
Pengalaman kerja minimal 2 tahun di bidang pertanian, hortikultura atau industri makanan b Berhasil menyelesaikan modul pelatihan wajib UTZ
yang berlaku, yang dijelaskan dalam bab 4.4.
Berhasil menyelesaikan modul pelatihan wajib UTZ yang berlaku, yang dijelaskan dalam bab 4.4. c Terbukti memiliki pengetahuan atas produksi dan
sistem pemprosesan produk yang berlaku ATAU
Pengalaman dalam mengaudit sistem ini (setidaknya 10 audit yang relevan atau 10 hari bekerja sebagai auditor atau peserta pelatihan)
Terbukti memiliki pengetahuan atas sistem pemprosesan produk yang berlaku
ATAU
Pengalaman dalam mengaudit sistem ini (setidaknya 10 audit yang relevan atau 10 hari bekerja sebagai auditor atau peserta pelatihan) d Pengalaman dalam mengaudit GAP dan/atau
standar-standar pertanian Organik (setidaknya 10 audit yang relevan atau 10 hari bekerja sebagai auditor atau peserta pelatihan)*.
ATAU
Setidaknya 5 audit yang relevan atau 5 hari bekerja sebagai auditor atau peserta pelatihan dan berhasil menyelesaikan:
• kursus pimpinan auditor ISO 9000/9001, atau
• kursus pimpinan auditor ISO 22000.
Pengalaman dalam mengaudit keamanan makanan dan/atau standar-standar rantai pengawasan (setidaknya 10 audit yang relevan atau 10 hari bekerja sebagai auditor atau peserta pelatihan)**.
ATAU
Setidaknya 5 audit yang relevan atau 5 hari bekerja sebagai auditor atau peserta pelatihan dan berhasil menyelesaikan:
• kursus pimpinan auditor ISO 9000/9001, atau
• kursus pimpinan auditor ISO 22000, atau • Pelatihan HACCP (minimal 16 jam). f Pengalaman dalam mengaudit standar-standar
sosial dan/atau lingkungan (setidaknya 10 audit yang relevan atau 10 hari bekerja sebagai auditor atau peserta pelatihan)***.
h Kontrak dengan LS yang disetujui UTZ untuk melakukan audit.
Kontrak dengan LS yang disetujui UTZ untuk melakukan audit.
* GLOBALGAP, LEAF Marque, standar nasional (cakupan yang relevan), Organik
** ASC, BRC, FSC, GFSI, HACCP, IFS, ISO 9001 (cakupan 1 atau 3), ISO 22000 (cakupan B atau E), MSC, RSPO *** Fairtrade, GRASP, ISO 14001, LEAF Marque, SA8000, SAN, SMETA