PROTOKOL SERTIFIKASI. Versi 4.1 Januari 2016

(1)

PROTOKOL SERTIFIKASI

Versi 4.1 Januari 2016

(2)

Salinan dan terjemahan dokumen ini tersedia dalam format elektronik di Situs web UTZ:

www.utz.org

Silakan kirimkan komentar atau saran Anda ke: coffeecertification@utz.org

cocoacertification@utz.org teacertification@utz.org hazelnutcertification@utz.org

Atau lewat pos ke: UTZ

Standard and Certification Department De Ruyterkade 6 bg

1013 AA Amsterdam The Netherlands

Tidak ada bagian dari publikasi ini yang boleh direproduksi, disimpan dalam sistem yang dapat diakses kembali, atau dikirimkan dalam bentuk atau cara apapun, baik elektronik, mekanis, fotokopi, rekaman, atau apa saja tanpa menyebutkan sumbernya dengan lengkap.

(3)

Isi

1. PENDAHULUAN ... 4

1.1.

Apa yang dimaksud dengan Protokol Sertifikasi? ... 4

1.2.

Mengapa diperlukan versi yang diperbarui? ... 4

1.3.

Kapan harus mematuhi Protokol Sertifikasi versi 4.1 ... 4

1.4.

Cakupan dokumen ini ... 5

1.5.

Dokumen-dokumen dan terjemahan-terjemahan lain yang relevan ... 5

1.6.

Menghubungi UTZ ... 6

1.7.

Singkatan ... 6

1.8.

Definisi ... 7

1.9.

Kepatuhan terhadap undang-undang nasional ... 8

2.

PROSES SERTIFIKASI ... 9

2.1.

Pengantar ... 9

2.2.

Siapa yang harus disertifikasi dan/atau dilisensi? ... 9

2.3.

Proses sertifikasi umum ... 12

2.4.

Proses Sertifikasi untuk Pedoman Perilaku ... 19

2.5.

Proses Sertifikasi untuk Rantai pengawasan (ChoC) ... 24

2.6.

Hak cipta dipegang oleh UTZ ... 28

3.

LEMBAGA-LEMBAGA SERTIFIKASI ... 29

3.1.

Persyaratan-persyaratan persetujuan LS ... 29

3.2.

Prosedur persetujuan LS ... 33

3.3.

Kewajiban-Kewajiban LS ... 33

4.

JAMINAN PROGRAM UTZ ... 37

4.1.

Prosedur ketidakpuasan ... 37

4.2.

Sistem Pemantauan LS ... 37

4.3.

Kebijakan Sanksi ... 37

4.4.

Program Pelatihan LS ... 37

(4)

1. PENDAHULUAN

1.1. Apa yang dimaksud dengan Protokol Sertifikasi?

UTZ adalah sebuah program dan label bagi pertanian berkelanjutan di seluruh dunia.

Protokol Sertifikasi UTZ menjelaskan proses untuk menjadi anggota bersertifikat UTZ atau Lembaga Sertifikasi (LS) UTZ yang sah. Protokol ini menjelaskan anggota mana yang perlu mendapatkan audit eksternal, dan bagaimana serta kapan audit harus dilakukan. Protokol Sertifikasi juga menjelaskan pengaturan yang menetapkan hubungan antara LS dan UTZ.

Protokol Sertifikasi UTZ memiliki empat bagian:

1. PENDAHULUAN: berisi hal-hal umum mengenai dokumen ini, misalnya mengapa versi diperbarui, cakupan, singkatan-singkatan, dan definisi-definisi.

2. PROSES SERTIFIKASI: menjelaskan prosedur dan ketentuan memperoleh sertifikasi sesuai standar-standar UTZ.

3. LEMBAGA SERTIFIKASI: menjelaskan prosedur persetujuan dan persyaratan-persyaratan bagi LS, serta tanggung jawab staf LS (Manajer Perencana, Pemberi Sertifikat, dan para auditor) dan UTZ. 4. JAMINAN: menjelaskan sistem jaminan program UTZ, termasuk Prosedur Ketidakpuasan UTZ,

Sistem Pemantauan LS, Kebijakan Sanksi dan Program Pelatihan untuk LS.

1.2. Mengapa diperlukan versi yang diperbarui?

Standar-standar dan kebijakan-kebijakan UTZ direvisi, disempurnakan, dan diperbarui secara berkala berdasarkan perubahan dalam program UTZ, pengalaman yang lalu dengan standar/kebijakan tersebut, dan umpan balik yang diterima dari para pemangku kepentingan.

Protokol Sertifikasi UTZ sebelumnya (versi 4.0 Juli 2015) telah direvisi untuk:

- Memperbaiki kesalahan (minor) dalam Protokol Sertifikasi UTZ versi 4.0 Juli 2015;

- Memperkenalkan perubahan besar yang terkait dengan frekuensi dan intensitas audit-audit Sertifikasi Rantai pengawasan (ChoC).

1.3. Kapan harus mematuhi Protokol Sertifikasi versi 4.1

Protocol Sertifikasi UTZ versi 4.1 Januari 2016 ini menggantikan Protokol Sertifikasi UTZ Certification versi 4.0 Juli 2015. Versi 4.1 merupakan versi 4.0 Juli 2015 yang telah diperbaiki. Mulai 1 Januari 2016 dan seterusnya Protokol Sertifikasi UTZ versi 4.1 Januari 2016 menjadi wajib dan versi 3.0 September 2012, serta versi 4.0 Juli 2015 tidak berlaku lagi.

LS dan para stafnya yang telah disetujui menurut Protokol UTZ versi terdahulu tetap disetujui menurut Protokol UTZ versi 4.1 dan tidak perlu lagi mengajukan permohonan untuk kantor, cakupan, Manajer Perencana, dan Pemberi Sertifikat mereka yang telah disetujui sebelumnya. Para auditor yang telah disetujui LS juga berstatus tetap disetujui (secara internal). Namun, mulai dari tanggal 1 Januari 2016 dan seterusnya, semua kantor, Pemberi Sertifikat, Manajer Perencana, and Auditor yang telah disetujui harus memenuhi persyaratan pelatihan seperti yang dijelaskan dalam bab 3.1 dan 4.4.

(5)

1.4. Cakupan dokumen ini

Dokumen ini berlaku bagi pihak-pihak berikut:

-

Anggota-anggota UTZ

-

Para calon LS dan LS yang telah disetujui

- UTZ

1.5. Dokumen-dokumen dan terjemahan-terjemahan lain yang relevan

Protokol Sertifikasi tersedia dalam beberapa bahasa. Jika ada keraguan tentang keakuratan informasi dalam dokumen versi terjemahan ini, silakan merujuk pada versi Bahasa Inggris yang merupakan versi resmi dan mengikat.

Berbagai terjemahan dan dokumen lainnya yang relevan tersedia di situs web UTZ. Dokumen-dokumen tersebut meliputi:

-

Pedoman Perilaku (Pedoman): standar untuk para produsen/kelompok produsen yang meliputi metode pertanian dan kondisi kerja yang lebih baik serta perawatan yang lebih baik atas alam dan masa depan. Jika seorang produsen/kelompok produsen melaksanakan ketentuan-ketentuan dalam Pedoman dan mendapatkan audit yang dilakukan oleh LS yang disetujui, yang berujung pemberian sertifikat, mereka diizinkan menjual produk-produk mereka sebagai produk bersertifikat UTZ.

- Standar Rantai Pengawasan (ChoC –Chain of Custody): standar untuk Pelaku Rantai Pasokan

(SCA-Supply Chain Actors) yang dirancang untuk memberikan keyakinan penuh bahwa produk bersertifikat

UTZ secara fisik atau administratif (jika terjadi saldo massa) terkait dengan produsen/kelompok produsen bersertifikat UTZ, serta memastikan keterlacakan produk bersertifikat UTZ. Sertifikasi terhadap Standar Rantai pengawasan (ChoC) memastikan bahwa produk-produk yang dijual oleh Pelaku Rantai Pasokan bersertifikat (SCA) sudah bersertifikat UTZ, dan telah diperdagangkan dan ditangani sesuai dengan persyaratan-persyaratan yang ditetapkan oleh UTZ.

- Daftar LS yang disetujui: Daftar LS yang disetujui oleh UTZ untuk melakukan audit-audit sertifikasi UTZ. Indikasi wilayah/negara di mana setiap LS dapat melakukan pemeriksaan juga tersedia di situs web UTZ.

- Daftar Periksa Pedoman Perilaku dan Rantai pengawasan (ChoC): daftar ringkas semua poin kontrol (control point/CP) dan pertanyaan yang dipakai dalam proses pemantauan dan evaluasi, dengan kolom tambahan untuk menambahkan berbagai komentar. Dokumen-dokumen ini wajib digunakan oleh para anggota (dan subkontraktor mereka) untuk melaksanakan pengkajian mandiri dan dapat digunakan auditor dari LS untuk melakukan audit eksternal (lihat bab 2.3).

- Kebijakan Pelabelan dan Merk Dagang: dokumen yang menjelaskan persyaratan untuk:

o Pelabelan pada kemasan baik eceran maupun produk-produk jasa makanan, misalnya label UTZ pada kemasan kopi untuk pasar eceran dan pada kemasan biji kopi untuk pasar luar ruang.

o Penggunaan merek dagang UTZ selain pada kemasan, misalnya penggunaan merk dagang UTZ pada situs web, iklan atau laporan perusahaan.

Pelabelan meliputi segala hal yang mengacu kepada bahan-bahan bersertifikat UTZ, baik dengan maupun tanpa logo. Kata-kata yang tepat (pernyataan dalam bentuk teks) serta rincian tentang penggunaan logo yang benar (warna, posisi, ukuran) merupakan bagian dari kebijakan pelabelan. - Dokumen Panduan Program untuk Teh Herbal EUBT/UTZ: dokumen yang menjelaskan struktur

(6)

1.6. Menghubungi UTZ

Dukungan bagi LS

LS dapat menghubungi departemen UTZ Standards & Certification dengan menggunakan alamat email di bawah, misalnya untuk menanyakan standar UTZ, apabila terdapat masalah dalam mematuhi Protokol Sertifikasi, berkomunikasi tentang anggota (penundaan dan pembatalan sertifikat dan lisensi) dan persetujuan dan pelatihan LS.

- coffeecertification@utz.org untuk sertifikasi Kopi - cocoacertification@utz.org untuk sertifikasi Kakao

-

teacertification@utz.org untuk sertifikasi Teh (termasuk Teh Rooibos dan Herbal)

-

hazelnutcertification@utz.org untuk sertifikasi Hazelnut

- cbmanagement@utz.org untuk mengurus akun-akun dan persetujuan LS - cbmonitoring@utz.org untuk pemantauan LS

-

cbtraining@utz.org

untuk pelatihan LS

Dukungan bagi Anggota

Anggota dapat menghubungi Tim Dukungan Anggota UTZ dengan alamat email di bawah, misalnya untuk menanyakan standar UTZ, apabila terdapat masalah dalam mematuhi Protokol Sertifikasi, dan pemberlakuan pembebasan audit:

- membersupport@utz.org untuk Kopi - membersupport@utz.org untuk Kakao

- membersupport@utz.org untuk Teh (termasuk Teh Rooibos dan Herbal) - membersupport@utz.org untuk Hazelnut

Dukungan Keterlacakan (untuk para anggota dan LS)

Para Anggota dan LS dapat menghubungi alamat email di bawah untuk bantuan mengakses atau menggunakan sistem keterlacakan Good Inside Portal (GIP):

- techsupport@utz.org

untuk Kopi - techsupport@utz.org

untuk Kakao

- techsupport@utz.org

untuk Teh (termasuk Teh Rooibos dan Herbal) - techsupport@utz.org

untuk Hazelnut

1.7. Singkatan

Berikut ini adalah singkatan-singkatan yang digunakan dalam dokumen ini: LS Lembaga Sertifikasi (Certification Body)

Pedoman Pedoman Perilaku (Code of Conduct)

ChoC Standar Rantai pengawasan (Chain of Custody Standard) CP Poin Kontrol (Control Point)

GIP Good Inside Portal1

IMS Sistem Manajemen Internal (Internal Management System) IP Identity Preserved - Identitas Terpelihara (tingkat keterlacakan)

MB Mass Balance - Saldo Massa (tingkat keterlacakan)

S&C Standar & Sertifikasi (departmen di bawah UTZ) SCA Pelaku Rantai Pasokan (Supply Chain Actor) SG Segregasi (tingkat keterlacakan)

1

(7)

1.8. Definisi

Kecuali disebutkan adanya arti lain, istilah “produsen”, “kelompok produsen”, “SCA” dan “LS” dalam dokumen ini merujuk pada produsen bersertifikat UTZ, kelompok produsen bersertifikat UTZ, Pelaku Rantai Pasokan bersertifikat, dan LS yang disetujui UTZ.

Auditor Petugas berkualifikasi yang melaksanakan audit atas nama dan di bawah tanggung jawab LS. Mengikuti metodologi yang tepat, auditor mengumpulkan bukti untuk mengevaluasi seberapa baik kriteria standar terpenuhi. Auditor harus objektif, tidak memihak, dan kompeten.

Audit Proses sistematis, independen, dan terdokumentasi untuk mendapatkan dan mengakses bukti audit untuk menentukan seberapa taraf persyaratan sertifikasi UTZ terpenuhi.

- Audit sertifikasi

Audit yang dilakukan oleh LS untuk menentukan seberapa taraf yang dipenuhi seorang anggota untuk sertifikasi UTZ dan berdasarkan itu keputusan sertifikasi dibuat dan sertifikat dapat diterbitkan. - Audit

perpanjangan

Audit yang dilakukan LS untuk mengevaluasi perubahan pada informasi sertifikasi selama validasi sertifikat. Perpanjangan audit memberikan jalan untuk memberi sertifikasi volume tambahan atau aktivitas pemprosesan baru, dan/atau untuk menambahkan area baru, lokasi dan/atau anggota kelompok untuk disertifikasi.

- Audit tindak lanjut

Audit yang dilakukan LS untuk memverifikasi pelaksanaan tindakan koreksi. Audit tindak lanjut memberikan jalan untuk menyelesaikan ketidakpatuhan yang ditemukan pada audit sebelumnya. Audit tindak lanjut dapat berupa audit fisik ataupun tidak.

- Audit paralel Audit yang dilakukan atas nama UTZ setelah LS melaksanakan audit terhadap pihak yang diaudit untuk cakupan yang sama. Audit paralel digunakan untuk mengevaluasi kinerja LS dan auditor yang melakukan audit sebelumnya.

- Audit fisik Kunjungan auditor ke fasilitas anggota untuk mendapatkan bukti audit, untuk menentukan seberapa persyaratan untuk sertifikasi UTZ telah terpenuhi.

- Pra-audit Audit yang dilakukan LS terhadap (calon) anggota dengan tujuan untuk menilai tindakan apa yang masih perlu dilakukan sebelum audit sertifikasi bisa berhasil. Pra-audit tidak dianggap sebagai aktivitas konsultasi.

- Audit bayangan

Audit yang dilakukan atas nama UTZ dengan menyaksikan audit (audit sertifikasi atau tindak lanjut) yang dilakukan LS. Audit bayangan digunakan untuk mengevaluasi kinerja LS dan auditor yang melakukan audit.

- Audit mendadak

Audit yang diumumkan kepada anggota dalam waktu singkat dan dilakukan oleh LS selama sertifikat masih valid. Audit ini dilakukan untuk mengevaluasi apakah anggota tersebut masih memenuhi persyaratan UTZ yang berlaku dan/atau untuk mengevaluasi kinerja auditor LS yang melakukan audit terakhir.

Tahun kalender Periode antara dan termasuk 1 Januari hingga 31 Desember.

Sertifikat Dokumen yang dikeluarkan oleh LS yang disetujui UTZ ketika anggota mematuhi persyaratan satu atau lebih standar UTZ. Sertifikat ini memberikan jalan bagi anggota bersertifikat untuk meminta lisensi di GIP agar dapat memperdagangkan produk bersertifikat UTZ.

Lembaga Sertifikasi

Perusahaan pihak ketiga yang melakukan audit terhadap satu atau lebih standar UTZ.

Pemberi Lisensi Anggota staf LS (atau kontraktor independen yang dikontrak) yang atas persetujuan UTZ, yang bertanggung jawab mengambil keputusan sertifikasi.

Koreksi Tindakan untuk memperbaiki ketidakpatuhan. Tindakan

korektif

Tindakan untuk mengatasi penyebab ketidakpatuhan terhadap poin kontrol, untuk mencegah pengulangan.

Tindakan koreksi harus sesuai dengan dampak ketidakpatuhan yang ditemukan. Pemeriksaan

internal

Pemeriksaan yang dilakukan atas nama IMS dan oleh seorang pemeriksa internal atau lebih untuk menilai kesesuaian anggota kelompok dengan semua persyaratan Pedoman Perilaku UTZ yang berlaku.

Sistem Manajemen Internal (IMS)

Sistem terdokumentasi dari suatu manajemen mutu yang dipersyaratkan untuk sertifikasi Pedoman Perilaku kelompok dan multi-kelompok. Tujuan IMS adalah untuk memfasilitasi pengorganisasian dan pengelolaan kelompok yang efisien dan untuk memastikan bahwa kelompok dan anggota kelompok mematuhi ketentuan yang berlaku di Pedoman Perilaku UTZ.

Pemeriksa internal

Petugas yang ditunjuk IMS untuk melakukan pemeriksaan internal atas anggota kelompok perseorangan.

Lisensi Lisensi yang diberikan oleh UTZ kepada anggotanya untuk menggunakan merek dagang UTZ dan menggunakan GIP untuk mencatat transaksi serta mengelola dan menyimpan persetujuan pelabelan produk UTZ.

Anggota Semua produsen, kelompok produsen, dan SCA yang berhasil terdaftar dalam UTZ. Ketidakpatuhan Tidak terpenuhinya persyaratan salah satu standar UTZ.

(8)

Operator Luar Rumah (juga disebut jasa makanan)

Perusahaan yang membeli produk konsumen akhir, dan menangani produk tersebut sebelum menyajikan atau menjual kepada konsumen.

Produksi paralel Produksi di mana pertanian yang sama menanam produk yang sama di plot yang bersertifikat UTZ dan plot lain yang tidak bersertifikat.

Penanganan fisik

Setiap aktivitas yang meliputi kontak fisik dengan produk yang tidak dikantongi, tidak disegel, atau tidak dikemas. Aktivitas yang dianggap sebagai penanganan fisik terdaftar dalam lampiran khusus produk Rantai pengawasan (ChoC).

Produsen Orang atau organisasi yang mewakili pertanian dan bertanggung jawab atas produk yang dijual oleh pertanian tersebut.

Kelompok produsen

Kelompok produsen terorganisasi yang menjadi bagian dari IMS dan disertifikasi bersama-sama di bawah opsi "Sertifikasi Kelompok" atau Sertifikasi Multi-kelompok." Kelompok ini dapat diorganisasi oleh asosiasi atau koperasi atau dikelola oleh pelaku rantai pasokan (misalnya eksportir) atau entitas lain.

Pengecer Rantai pasar swalayan atau titik penjualan lain untuk produk konsumen akhir, yang dapat langsung diakses oleh konsumen. Pedagang grosir termasuk dalam kategori ini.

Manajer Perencana

Anggota staf LS yang bertanggung jawab untuk pengelolaan administratif akun LS pada program UTZ.

Pengkajian mandiri

Evaluasi yang dilakukan oleh atau atas nama seorang anggota terhadap tingkat penerapannya sendiri atas salah satu atau lebih standar UTZ.

SCA Skala Kecil SCA atau Pelaku Rantai Pasokan yang secara fisik menangani volume kecil dari produk keseluruhan (produk UTZ, produk yang sama non-UTZ). Jumlah volume yang menjelaskan kategori ini berlaku untuk produk spesifik (lihat bab 2.2).

Sub-kontraktor Perseorangan atau entitas (misalnya SCA, produsen / kelompok produsen, LS, auditor, Pemberi Sertifikat) yang dikontrak oleh anggota bersertifikat/disetujui atau calon anggota, atau LS untuk melakukan tugas tertentu yang tercakup dalam sertifikasi/persetujuan UTZ.

Laporan Ringkasan

Kuesioner di GIP yang digunakan LS untuk melaporkan hasil audit kepada UTZ. Laporan ringkasan diisi sebagai bagian dari proses permohonan lisensi.

Pelaku Rantai Pasokan (SCA)

Entitas yang beroperasi dalam rantai pasokan UTZ dan bukan merupakan produsen/kelompok produsen. Contoh SCA adalah para pengolah (termasuk sub-kontraktor) dan pedagang. Produk

bersertifikat UTZ

Untuk IP (Identitas Terpelihara) dan SG (Segregasi): produk yang diproduksi oleh produsen / kelompok produsen bersertifikat UTZ dan disimpan terpisah secara fisik dari produk yang tidak bersertifikat UTZ.

Untuk MB (Saldo Massa): produk yang secara administratif berkaitan dengan jumlah yang sama dari produk yang diproduksi oleh produsen / kelompok produsen bersertifikat UTZ.

1.9. Kepatuhan terhadap undang-undang nasional

UTZ berupaya agar para anggotanya dan LS menjadi sosok panutan untuk meningkatkan kondisi sosial, ekonomi, dan lingkungan di daerah operasi mereka. Dalam hal ini, para anggota dan LS wajib mematuhi perundangan nasional, segala peraturan, dan kesepakatan sektoral atau kesepakatan tawar-menawar kolektif.

(9)

2. PROSES SERTIFIKASI

2.1. Pengantar

Untuk mempromosikan pertanian berkelanjutan, UTZ mengembangkan dua standar: Pedoman Perilaku (Pedoman) dan Standar Rantai pengawasan (ChoC) (lihat bab 1.5). Produsen / kelompok produsen dan SCA (Pelaku Rantai Pasokan) yang akan menjual dan/atau membeli produk mereka sebagai bersertifikat UTZ harus menjadi anggota UTZ2 dan memenuhi semua persyaratan yang berlaku dari standar yang berlaku.3

Sebagian besar anggota juga perlu disertifikasi (mendapatkan audit sertifikasi) dan/atau mendapatkan izin untuk menggunakan merek dagang UTZ. Bagian selebihnya dari bab ini menjelaskan untuk anggota mana hal tersebut berlaku, dan menjelaskan proses sertifikasi dan pemberian lisensi.

2.2. Siapa yang harus disertifikasi dan/atau dilisensi?

Siapa yang harus disertifikasi?

Sertifikasi diberikan oleh lembaga independen berupa jaminan (sertifikat) bahwa sebuah produk, jasa, atau sistem memenuhi persyaratan tertentu. Untuk sertifikasi UTZ, pemberian sertifikasi perlu terlebih dahulu mendapatkan audit dari LS yang disetujui UTZ terkait persyaratan Pedoman Perilaku dan/atau Standar Rantai pengawasan (ChoC).

Produsen / kelompok produsen

Semua produsen / kelompok produsen yang menjual produknya sebagai produk-produk bersertifikat UTZ harus disertifikasi berdasarkan Pedoman Perilaku.

Produsen / kelompok produsen juga harus disertifikasi berdasarkan Standar Rantai pengawasan (ChoC), jika mereka:

• melakukan aktivitas penanganan fisik yang tidak tercakup dalam Pedoman Perilaku4, dan/atau • membeli produk bersertifikat UTZ dari seorang atau lebih anggota bersertifikat UTZ dan memenuhi

semua dari ketiga kriteria untuk sertifikasi Rantai pengawasan (ChoC) yang dijelaskan di bawah. Pelaku Rantai Pasokan (SCA)

SCA harus disertifikasi menurut Standar Rantai pengawasan (ChoC) jika mereka memenuhi seluruh tiga kriteria berikut:

1. Memegang kepemilikan sah atas produk bersertifikat UTZ.

2. Secara fisik menangani produk bersertifikat UTZ: semua aktivitas yang dilakukan (oleh SCA sendiri atau subkontraktor) pada produk yang tidak dikantongi, dikemas, atau disegel dianggap sebagai aktivitas penanganan fisik. Lampiran produk ChoC memuat daftar aktivitas yang dianggap sebagai penanganan fisik untuk produk tertentu.

2_{Dengan cara mendaftar di situs web UTZ, situs ini juga menjelaskan berapa biayanya.}

3_{Kecuali untuk pengecer yang bukan pemilik merek. Perusahaan-perusahaan ini tidak perlu mendaftar sebagai}

anggota jika mereka mengklaim bahwa produk yang mereka jual merupakan produk UTZ.

4_{Segala aktivitas penanganan fisik yang tercakup dalam Pedoman Perilaku berlaku bagi:}

• Kopi: produksi kopi hijau

• Kakao: pengeringan, pemilahan, mengemasan biji-biji kakao • Teh: produksi teh seduh

• Rooibos: pengemasan produk konsumen akhir

(10)

3. Mengklaim bahwa suatu produk merupakan produk UTZ: klaim produk adalah setiap referensi yang dibuat terkait UTZ atau tentang sumber produk atau kandungan yang berkelanjutan atau bertanggung jawab, bahwa untuk segala maksud dan tujuan, seluruhnya atau sebagian, produk tertentu merupakan produk yang bersumber atau berstatus UTZ, dengan atau tanpa logo UTZ, yang dibuat on-product atau off-product, dalam kaitannya dengan menawarkan atau menjual produk5. Kegiatan ini dapat berupa bisnis-ke-bisnis dan bisnis-ke-konsumen. UTZ memiliki wewenang untuk membuat keputusan akhir tentang apakah sesuatu dianggap sebagai klaim produk atau tidak.

Contoh berikut dianggap sebagai klaim produk:

o Jika anggota menyebut UTZ atau status berkelanjutan atau sumber produk atau kandungan pada faktur tagihan ke klien;

o

Jika anggota tersebut mengacu pada UTZ atau sumber produk atau kandungan dalam merek atau komunikasi produk, termasuk media online, pers, iklan, saat transaksi penjualan;

o

Jika anggota menyebut UTZ atau status berkelanjutan atas sumber produk atau kandungan

yang telah dikirimkan kepada mereka.

Untuk sertifikasi teh dan rooibos, diberlakukan sejumlah aturan berikut ini:

- Untuk sertifikasi teh, SCA (Pelaku Rantai Pasokan) yang menangani teh seduh perlu disertifikasi menurut Pedoman Perilaku Inti dan Modul Teh.

- Untuk sertifikasi rooibos, SCA yang menangani sampai tahap produk rooibos konsumen akhir, perlu disertifikasi menurut Pedoman Perilaku Inti dan Modul Rooibos. SCA Rooibos yang hanya melakukan aktivitas setelah pemrosesan sekunder perlu disertifikasi menurut Standar Rantai pengawasan (ChoC).

Siapa yang tidak perlu disertifikasi?

Walaupun semua anggota UTZ harus mematuhi standar UTZ yang berlaku, tidak semuanya perlu mendapatkan audit dan disertifikasi. Untuk SCA tertentu, jenis lain bukti kepatuhan terhadap Standar Rantai pengawasan (ChoC) dapat diterima.

SCA yang tidak memenuhi ketiga kriteria sebagai bersertifikasi UTZ.

SCA yang tidak memenuhi ketiga kriteria tersebut (status kepemilikan, melakukan penanganan fisik, dan membuat klaim produk) tidak perlu disertifikasi. SCA tersebut meliputi:

1. Subkontraktor: subkontraktor harus mematuhi ketentuan Standar Rantai Pengawasan (ChoC) yang berlaku tetapi tidak perlu disertifikasi karena tidak memiliki kepemilikan yang sah atas produk bersertifikasi UTZ.

Anggota subkontraktor bertanggung jawab atas kepatuhan subkontraktor pada persyaratan ChoC. Jika subkontraktor telah memiliki sertifikat ChoC UTZ sendiri, aktivitas yang disubkontraktorkan oleh SCA tidak perlu diaudit lagi oleh LS: cukup menyerahkan sertifikat ChoC yang sah.

Jika tidak bersertifikat, subkontraktor tersebut (atau anggota subkontraktor yang bertindak atas nama mereka) harus melakukan pengkajian mandiri menggunakan daftar periksa ChoC UTZ. Dokumentasi tambahan dari kontraktor juga dapat diminta oleh LS.

Berdasarkan pengkajian risiko (lihat bab 2.5), LS dapat memutuskan untuk secara fisik mengaudit sub-kontraktor. Sub-kontraktor yang melakukan aktivitas penanganan fisik yang tercantum dalam tabel di bawah, harus selalu diaudit secara fisik.

5

Beberapa contoh yang secara umum tidak dianggap sebagai klaim produk adalah: Laporan CSR (dipublikasikan, dicetak, tampilan online, dll.), advertorial, atau publikasi lain yang merujuk kinerja perusahaan menyangkut sumber daya yang berkelanjutan, komunikasi internal pemegang saham atau karyawan , indeks atau pengukuran berkelanjutan atas kinerja perusahaan menyangkut sumber daya berkelanjutan, komunikasi lain pada tingkat perusahaan yang mengacu sumber berkelanjutan atau tentang sumber merek atau produk yang dengan beberapa sertifikasi.

(11)

Aktivitas kontraktor dianggap bagian cakupan aktivitas anggota, tetapi tidak berarti sub-kontraktor tersebut bersertifikat. Karena itu nama sub-sub-kontraktor tidak muncul di sertifikat anggota.

2. SCA yang tidak secara fisik menangani produk UTZ: SCA ini harus mematuhi persyaratan yang berlaku dari Standar Rantai pengawasan (ChoC), walaupun bukan sebagai aktor bersertifikat, mereka dapat menandatangani formulir Pernyataan Pembebasan Audit Sertifikasi Rantai pengawasan (ChoC) dan menyerahkannya kepada Tim Dukungan Anggota UTZ (lihat bab 1.6). Kategori ini meliputi pedagang yang menjadi subkontrak atas semua penanganan fisik produk bersertifikat di bawah anggota bersertifikat ChoC.

3. SCA yang tidak melakukan klaim atas produk UTZ; SCA ini harus mematuhi persyaratan yang berlaku dari Standar Rantai Pengawasan (ChoC), meski bukan sebagai anggota bersertifikat mereka dapat menandatangani formulir Pernyataan Pembebasan Audit Sertifikasi Rantai Pengawasan (ChoC) dan menyerahkannya kepada Tim Dukungan Anggota UTZ (lihat bab 1.6).

SCA Volume Kecil

SCA atau Pelaku Rantai Pasokan yang secara fisik menangani volume kecil harus mematuhi persyaratan dari Standar Rantai Pengawasan (ChoC), tetapi dapat dikecualikan dari keharusan mendapatkan audit sertifikasi dan bersertifikat. Untuk menerapkan pengecualian tersebut, mereka diwajibkan menandatangani Pernyataan Pembebasan Audit Sertifikasi Rantai pengawasan (ChoC) dan menyerahkannya kepada Tim Dukungan Anggota UTZ (lihat bab 1.6). SCA Volume Kecil harus mendapatkan persetujuan pelabelan untuk produk apa pun yang dijual dengan logo UTZ.

Pengecualian ini berlaku bagi SCA individu dan multi-lokasi yang melakukan aktivitas penanganan fisik yang tidak termasuk di dalam cakupan sertifikasi Pedoman Perilaku (lihat bab 2.2, catatan kaki 4), dan secara fisik menangani kurang dari total volume berikut ini (produk bersertifikat UTZ + non-sertifikat UTZ) per tahun, serta termasuk semua lokasi (jika SCA multi-lokasi):

• Kopi:200 MT ekuivalen kopi hijau • Teh:200 MT ekuivalen teh seduh6 • Kakao:100 MT ekuivalen biji kakao Operator Eceran dan Luar Ruang

Operator Eceran dan Luar Ruang (termasuk operator jasa makanan) tidak perlu bersertifikat. Apabila mereka pemilik merek produk bersertifikat UTZ, maka mereka perlu mendaftar sebagai anggota dan bertanggung jawab mematuhi Kebijakan Pelabelan dan Merek Dagang UTZ.

UTZ memiliki wewenang untuk melakukan audit terhadap anggota yang telah menandatangani dan menyerahkan Pernyataan Pembebasan Audit Sertifikasi Rantai pengawasan (ChoC). Sasaran audit ini adalah untuk memverifikasi bahwa anggota-anggota tersebut memenuhi persyaratan untuk dikecualikan dari sertifikasi dan bahwa mereka mematuhi ketentuan Standar Rantai pengawasan (ChoC).

Apabila audit semacam ini mengungkap suatu fakta bahwa anggota tersebut tidak mematuhi ketentuan Standar Rantai pengawasan (ChoC) yang berlaku atau tidak memenuhi syarat untuk diberikan pembebasan

6

Ekuivalen teh mencakup teh seduh, rooibos prosesan, rooibos hijau prosesan dan teh herbal kering.. Produk Aktivitas-aktivitas penanganan fisik

Kopi Semua aktivitas penanganan fisik hingga dan termasuk produksi kopi hijau

Kakao Semua aktivitas penanganan fisik hingga dan termasuk pengeringan, pemilahan, atau pengantongan biji-biji kakao

Teh Semua aktivitas penanganan fisik hingga dan termasuk produksi teh kemasan

Rooibos Semua aktivitas penanganan fisik hingga dan termasuk pengemasan produk konsumen akhir Hazelnut

(12)

audit sertifikasi, UTZ berhak mengenakan biaya audit kepada anggota tersebut dan membatalkan lisensi dan persetujuan pelabelan anggota di GIP.

Siapa yang harus dilisensi di GIP?

Lisensi adalah izin yang diberikan oleh UTZ untuk menggunakan merek dagang UTZ dan menggunakan GIP untuk mencatat transaksi, serta mengelola dan menyimpan persetujuan pelabelan produk UTZ. Semua anggota bersertifikat dan anggota lain yang memperdagangkan produk bersertifikat UTZ murni (produk UTZ yang belum dicampur dengan kandungan lain, misalnya gula, susu) harus memegang lisensi yang sah.

Bagi anggota bersertifikat, LS memintakan lisensi melalui GIP sebagai bagian dari proses sertifikasi (dijelaskan di bab 2.3). Bagi anggota yang tidak bersertifikat (mis. SCA Volume Kecil dan SCA yang tidak mengklaim atau secara fisik menangani produk UTZ), lisensi diterbitkan oleh Tim Dukungan Anggota UTZ berdasarkan permohonan dari anggota dan kelengkapan Pernyataan Pembebasan Audit Sertifikasi Rantai pengawasan (ChoC) yang diminta.

2.3. Proses sertifikasi umum

Seperti dijelaskan dalam bagian sebelumnya, sebagian besar anggota UTZ perlu disertifikasi terhadap Pedoman Perilaku dan/atau Rantai pengawasan (ChoC), yang artinya mereka perlu mendapat audit dari LS yang disetujui UTZ. Ketiga bagian berikut merangkum langkah-langkah yang harus diikuti selama proses ini, serta ketentuan yang berlaku. Bab 2.3 menjelaskan apa yang berlaku untuk sertifikasi Pedoman Perilaku dan Rantai pengawasan (ChoC), sementara bab 2.4 dan 2.5 menjelaskan spesifikasi proses sertifikasi untuk Pedoman Perilaku dan Rantai pengawasan (ChoC).

Prosedur Sertifikasi Umum

Prosedur sertifikasi umum ditampilkan dalam bagan berikut. Penjelasan lebih rinci dapat dipelajari pada tabel selanjutnya.

(13)

Prosedur Sertifikasi Umum

LS

Anggota

UTZ

1A. Mendaftar di situs web UTZ memberi identifikasi keanggotaan, nama 1B. Mengkonfirmasi pendaftaran dan pengguna, dan kata sandi untuk GIP.

3. Menandatangani kontrak dengan anggota (setidaknya menetapkan biaya audit, jadwal,

dan cakupan)

5. Melakukan pengkajian mandiri dan mengirimkannya kepada LS sebelum audit, bersama dengan

dokumentasi tambahan

2. Memilih LS yang disetujui UTZ (calon anggota disarankan untuk meminta penawaran dari beberapa LS; tetapi tidak wajib memilih LS dari tahun sebelumnya)

7. Bersepakat dengan LS tentang tanggal audit

4. Menyediakan versi terkini dokumen sertifikasi untuk anggota

6. Meninjau dokumentasi untuk menyiapkan audit

16. Mencatat transaksi di GIP dan memberi informasi kepada LS

bila terjadi perubahan dalam informasi sertifikasi 9A. Melaksanakan koreksi dan

tindakan koreksi untuk memperbaiki ketidakpatuhan 9B. Memverifikasi bahwa ketidakpatuhan telah diperbaiki Apakah anggota tersebut bersertifikat? Ya

11A. Memberi tahu anggota dan UTZ

Tidak

12. Meninjau permohonan lisensi

Apakah informasi benar, lengkap, dan jelas? Apakah audit sejalan

dengan Protokol Sertifikasi?

14A. Mengaktifkan lisensi untuk anggota di GIP 13A. Meminta informasi,

klarifikasi, atau koreksi lebih lanjut 11B. Menerbitkan

sertifikat, melaporkan hasil audit dan mengirim permohonan

lisensi melalui GIP 13B. Mengklarifikasi, mengoreksi, dan/atau melengkapi informasi serta mengirimkan

permintaan lisensi kembali

Ya Anggota baru? Ya Tidak Ketidakpatuhan ditemukan? Ya

10. Mengambil keputusan tentang sertifikasi

8. Melakukan audit

Tidak

15. Mengirim sertifikat kepada anggota

(14)

Prosedur Sertifikasi Umum

1 A Anggota baru mendaftar dengan mengisi formulir pendaftaran di situs web UTZ

B UTZ memberi anggota baru konfirmasi tentang pendaftaran di GIP yang berisi identitas anggota, nama pengguna, dan kata sandi anggota tersebut.

2 Anggota memilih dan menghubungi LS.

Anggota bertanggung jawab untuk menghubungi LS dan meminta audit sesuai jadwal menurut ketentuan sertifikasi yang dijelaskan dalam Protokol Sertifikasi, khususnya pada bab ini. Calon anggota disarankan untuk meminta penawaran dari beberapa LS untuk memilih salah satu yang terbaik yang memenuhi kebutuhan anggota tersebut. Tidak wajib untuk menggunakan LS yang sama setiap tahun.

Apabila anggota mengganti LS, mereka harus meminta LS terdahulu memberi LS baru hasil audit sebelumnya. LS terdahulu harus memenuhi permintaan tersebut dalam 5 hari kerja.

3 LS dan anggota menandatangani kontrak.

4 LS menyampaikan versi terkini dokumen yang relevan untuk sertifikasi UTZ (yaitu Protokol Sertifikasi, Pedoman Perilaku dan/atau Rantai pengawasan (ChoC)) untuk dibaca dan dipahami anggota.

5 Anggota melakukan pengkajian mandiri untuk mengevaluasi kepatuhannya sendiri pada standar dan mengirimkan setidaknya beberapa dokumen berikut kepada LS sebelum audit:

- Pengkajian mandiri menggunakan daftar periksa UTZ, menunjukkan CP atau Poin Kontrol mana yang dipatuhi dan tidak dipatuhi,, atau bahkan tidak berlaku bagi anggota tersebut , termasuk penjelasan mengenai semua CP.

- Pengkajian mandiri sub-kontraktor (jika berlaku)

- Daftar lokasi lahan yang menjadi bagian dari perkebunan multi-lokasi, atau daftar nama anggota kelompok dalam multi-kelompok (jika berlaku). Jika anggota multi-lokasi beroperasi secara mandiri pada tingkat MB (Saldo Massa) dan memenuhi kriteria seperti yang dijelaskan dalam bab 2.5, anggota tersebut dapat meminta LS untuk mengaudit lokasi sampel audit secara jarak jauh dari lokasi pusat.

- Dokumentasi audit UTZ terdahulu, termasuk yang tidak menghasilkan sertifikasi (mis. audit mendadak dan audit yang dilakukan oleh LS yang berbeda).

- Rencana manajemen pertanian atau kelompok.

6 LS menyiapkan audit dengan meninjau dokumentasi yang disampaikan anggota (langkah 5), menelaah informasi tentang anggota tersedia di GIP dan juga mempelajari informasi lain yang relevan yang mungkin telah diterima. Berdasarkan hal ini, LS menentukan apakah prasyarat untuk melakukan audit telah terpenuhi, dan jika demikian, topik mana yang memerlukan perhatian khusus.

7 Anggota dan LS menyepakati tanggal audit.

8 LS melakukan audit sertifikasi terhadap persyaratan Pedoman Perilaku dan/atau Rantai pengawasan (ChoC) (lihat bab 2.4 dan 2.5).

9 A Apabila ketidakpatuhan ditemukan selama audit, anggota melakukan koreksi dan tindakan korektif untuk memperbaiki ketidakpatuhan ini.

B LS melakukan audit tindak lanjut untuk mengkonfirmasi bahwa koreksi dan tindakan korektif telah dilaksanakan dan bahwa ketidakpatuhan telah diperbaiki.

10 LS mengambil keputusan tentang sertifikasi

11 A Jika LS memutuskan tidak memberi sertifkat (ulang), LS menginformasikan kepada anggota tersebut dan UTZ (melalui GIP dan dengan email) tentang keputusan tersebut. Untuk mengajukan permohonan sertifikasi ulang sertifikasi, anggota tersebut harus mengikuti syarat yang dijelaskan dalam Protokol Sertifikasi, khususnya dalam bab ini. Jika anggota tersebut mempunyai keluhan terhadap suatu LS, permohonan kepada LS, atau sengketa dengan suatu LS atau subkontraktor LS tentang audit dan/atau proses audit tersebut, anggota tersebut dapat mengajukan hal ini secara tertulis kepada LS tersebut. LS tersebut harus sudah memiliki prosedur untuk pendaftaran dan penanganan keluhan, permohonan, dan sengketa. LS harus menanggapi penggugat tersebut dalam periode 15 hari kerja. Jika keluhan,

permohonan, atau sengketa tidak diselesaikan dalam 20 hari kerja (setelah keluhan, permohonan, atau sengketa tersebut diajukan oleh anggota kepada LS), LS harus melaporkan hal ini kepada UTZ

(cbmanagement@utz.org). Jika penggugat merasa bahwa keluhan, permohonan, atau sengketa tidak ditangani dengan selayaknya oleh LS, penggugat dapat melaporkan hal ini kepada UTZ dengan menggunakan Prosedur Ketidakpuasan (lihat bab 4.1).

B Jika LS memutuskan untuk memberi sertifikat, LS menerbitkan sertifikat (tetapi belum mengirimkannya kepada anggota tersebut), dan memohon lisensi untuk anggota tersebut di GIP maksimal 5 hari kerja setelah keputusan sertifikasi diambil.

(15)

Prosedur Sertifikasi Umum

12 UTZ meninjau informasi dalam permohonan lisensi maksimum 5 hari setelah disampaikan oleh LS. 13 A Jika UTZ menganggap bahwa informasi dalam permohonan lisensi tersebut tidak benar, tidak lengkap,

atau tidak jelas, atau bahwa audit tidak dilaksanakan sesuai Protokol Sertifikasi, maka UTZ akan meminta informasi, klarifikasi, atau koreksi selanjutnya dari LS pada laporan audit dan/atau permohonan lisensi. B LS mengklarifikasi, mengoreksi dan/atau melengkapi informasi dalam permohonan lisensi, dan

mengembalikannya kepada UTZ dalam periode 7 hari kerja.

14 Jika UTZ menganggap bahwa informasi dalam permohonan lisensi tersebut benar, lengkap, dan jelas, atau bahwa audit dilaksanakan sesuai Protokol Sertifikasi, maka UTZ akan mengaktifkan lisensi di GIP.

15 LS mengirim sertifikat kepada anggota tersebut.

16 Anggota mencatat transaksi di GIP dan memberi informasi kepada LS bila terjadi perubahan pada informasi sertifikasi.

Ketentuan-Ketentuan Umum

Ketentuan-ketentuan berikut berlaku untuk para anggota dan LS, untuk semua jenis sertifikasi dan produk. Ketentuan spesifik untuk sertifikasi Pedoman Perilaku and Rantai pengawasan (ChoC) masing-masing dijelaskan di bagian 2.4 dan 2.5, sementara lampiran 1 berisi sertifikasi Pedoman Perilaku tambahan untuk menyertakan petani kontrak.

a. Audit sertifikasi

Untuk mendapatkan dan mempertahankan sertifikasi Pedoman Perilaku UTZ dan/atau sertifikasi Rantai pengawasan (ChoC), para anggota wajib mengikuti audit sertifikasi dari LS yang telah disetujui oleh UTZ, untuk melaksanakan audit UTZ sesuai standar yang berlaku, sesuai ketentuan produk, dan standar yang berlaku pada negara tertentu.

Kesepakatan tertulis antara anggota dan LS harus dibuat sebelum audit dilakukan. Kesepakatan tersebut harus setidaknya meliputi besarnya biaya, periode waktu, dan cakupan audit (misal, berbagai aktivitas dan catatan yang akan dievaluasi selama audit).

Selama audit, auditor harus menggunakan daftar periksa UTZ atau daftar periksa yang sepadan yang telah disiapkan pada kegiatan peninjauan dokumen, yang berisi bidang topik yang sama dengan daftar periksa UTZ.. Untuk audit gabungan (saat standar UTZ dan standar lainnya diaudit bersamaan), daftar periksa gabungan dapat digunakan setelah daftar periksa tersebut disetujui UTZ.7

Auditor harus mencantumkan komentar pada CP (Poin Kontrol) yang dievaluasi (yang setidaknya menjelaskan keterangan mengenai bukti yang ditemukan). CP yang ditandai sebagai tidak bisa dilakukan harus diberikan alasannya. Temuan bukti yang terkumpul selama audit harus disimpan oleh LS selama 3 tahun.

Jika penerjemah digunakan selama audit, mereka hendaknya independen dari anggota yang diaudit dan tidak boleh mewakili konflik kepentingan apa pun. Jika hal ini tidak dimungkinkan, penerjemah harus bersikap netral dan auditor harus mencatat nama penerjemah dan afiliasinya terhadap organisasi dalam laporan audit.

b. Sertifikat

Jika tidak ada ketidakpatuhan yang ditemukan dalam audit sertifikasi, atau jika semua temuan ketidakpatuhan telah diselesaikan dengan baik (lihat poin di bawah), maka LS menerbitkan sertifikat menggunakan format sertifikat UTZ untuk cakupan yang berlaku. Sertifikat Pedoman Perilaku berlaku selama 365 hari8 dan sertifikat Rantai pengawasan (ChoC) dapat berlaku selama 365, 730, atau 1095 hari9 (lihat bab 2.5). Semua sertifikat bisa diperpanjang hingga paling lama 4 bulan (lihat poin h di bawah untuk rincian lebih lanjut).

Bagaimana cara menentukan tanggal dimulainya sertifikat pertama seorang anggota (dan sertifikat yang diterbitkan setelah proses sertifikasi terhenti) dijelaskan di bagian 2.4 (Pedoman Perilaku) dan 2.5 (Rantai

7_{Permohonan persetujuan dapat diajukan dengan mengirim e-mail ke cbmanagement@utz.org}

8 366 hari dalam tahun kabisat.

(16)

pengawasan (ChoC)). Sertifikat berikutnya dimulai sehari setelah masa berlaku sertifikat sebelumnya habis, karena sertifikasi dianggap sebagai proses berkelanjutan.

Walaupun demikian, bisa saja sertifikasi dari suatu tahun ke tahun berikutnya terputus (karena anggota tersebut tidak lulus dalam audit atau memutuskan untuk tidak memperbarui sertifikasi). Dalam kasus tersebut, ada jeda waktu antar sertifikat yang berlaku, yaitu selama periode tidak bersertifikat. Selama periode ini, anggota tidak diizinkan menjual produk bersertifikasi UTZ dan produk dalam periode ini (misal hasil panen atau produk keluaran pabrik) tidak boleh dijual sebagai produk bersertifikasi UTZ di kemudian hari.

c. Lisensi

Setelah menerbitkan sertifikat (sebelum mengirimnya ke anggota), LS harus melaporkan hasil audit kepada UTZ dan meminta lisensi untuk anggota tersebut. Hal ini dilakukan dengan mengisi Laporan Ringkasan dan mengunggah sertifikat di GIP. Lisensi tersebut menampilkan informasi sertifikasi dan data yang dikumpulkan LS tentang anggota tersebut (misalnya tanggal berlaku, volume bersertifikasi, dan aktivitas bersertifikasi).

d. Ketidakpatuhan

Jika satu atau lebih ketidakpatuhan ditemukan dalam audit sertifikasi, anggota harus melakukan koreksi (untuk memperbaiki ketidakpatuhan) dan tindakan korektif (untuk menghilangkan sumber ketidakpatuhan dan mencegahnya muncul kembali), sebelum sertifikasi dapat diberikan.

Anggota bertanggung jawab untuk menentukan dan melaksanakan tindakan perbaikan dan koreksi yang memadai. LS bertanggung jawab untuk memverifikasi (melalui audit susulan) bahwa tindakan tersebut telah dilakukan dan anggota tersebut telah efektif melenyapkan ketidakpatuhan dan sumber penyebabnya. Anggota dan LS menyetujui periode waktu di mana koreksi dan tindakan perbaikan perlu dilakukan. Periode waktu maksimal adalah 60 hari kerja.

Jika terjadi ketidakpatuhan yang cukup parah, LS boleh memutuskan untuk segera menangguhkan sertifikasi yang dimiliki oleh anggota tersebut pada saat ini, atau memutuskan untuk tidak memberikan sertifikasi kepada anggota tersebut, tanpa mengikuti jadwal yang ditentukan di poin e dan f di bawah.

e. Penangguhan

Jika koreksi dan tindakan perbaikan tidak dilaksanakan dengan baik dalam periode waktu yang dijanjikan, LS harus segera menangguhkan sertifikasi anggota tersebut hingga maksimal 3 bulan (jika anggota tersebut masih memiliki sertifikat yang berlaku). LS segera menginformasikan kepada UTZ (melalui e-mail) dan anggota tersebut tentang penangguhannya, lalu bertindak atas nama UTZ untuk menangguhkan lisensi anggota tersebut di GIP.

Selama lisensinya ditangguhkan, anggota tersebut tidak dapat menjual produknya sebagai produk bersertifikat. LS dan anggota tersebut harus menyepakati tanggal yang cocok bagi keduanya, sebelum akhir masa penangguhan, untuk diadakannya audit susulan (kedua) guna memverifikasi apakah tindakan perbaikan telah benar dilakukan.

Jika audit tindak lanjut membenarkan bahwa anggota telah menyelesaikan semua ketidakpatuhan, LS mengangkat penangguhan sertifikasi tersebut, menginformasikan UTZ (melalui e-mail) dan anggota tersebut, dan lalu bertindak atas nama UTZ mengangkat penangguhan di GIP.

(17)

f. Tidak bersertifikasi

Jika tindakan perbaikan tidak dilaksanakan dengan baik dalam periode waktu yang dijelaskan di atas (di poin e), LS tidak dapat menerbitkan sertifikasi (misalnya, sertifikasi pertama atau sertifikasi baru menyusul kedaluwarsanya sertifikasi sebelumnya menjadi tidak bisa diterbitkan).

Untuk menjadi tersertifikasi, anggota harus mendapatkan audit baru. Untuk sertifikasi Pedoman Perilaku, anggota harus menunggu setidaknya satu masa panen (utama/besar atau sedang/kecil), atau enam bulan jika panennya bersifat terus-menerus.

LS segera menginformasikan kepada UTZ (melalui email dan GIP) dan kepada anggota tersebut mengenai status tidak bersertifikasi tersebut.

g. Pembatalan

Ketika LS memutuskan untuk tidak memberi sertifikasi kepada seorang anggota, sementara anggota tersebut masih memiliki sertifikat yang berlaku, LS dapat memutuskan untuk membatalkan sertifikat anggota yang sedang berlaku saat ini untuk menjaga integritas LS dan/atau UTZ. Pembatalan sertifikasi tidak bisa dicabut kembali. Untuk memproses sertifikasi kembali, anggota tersebut harus menerima audit baru mengikuti ketentuan yang dijelaskan di atas (poin f).

LS segera menginformasikan kepada UTZ (melalui e-mail) dan kepada anggota tersebut tentang pembatalannya, dan LS bertindak atas nama UTZ membatalkan lisensi anggota tersebut di GIP.

h. Perpanjangan

Perubahan-perubahan informasi sertifikasi yang terjadi selama periode berlakunya sertifikat yang mengindikasikan adanya pada penambahan (misalnya, lebih banyak volume, anggota kelompok, atau lokasi), bisa ditambahkan melalui perpanjangan.

Permohonan perpanjangan perlu diajukan oleh anggota kepada LS. LS dapat menolak perpanjangan jika anggota tersebut tidak melampirkan cukup bukti bahwa perpanjangan tersebut memang sudah semestinya. LS harus melaporkan perpanjangan apa pun kepada UTZ dan mengajukan permohonan perpanjangan lisensi melalui GIP sebelum sertifikat dan lisensi saat ini habis masa berlakunya. Informasi dan dokumentasi yang diperlukan untuk proses ini meliputi:

- alasan perpanjangan

- tanggal audit berikutnya (hanya untuk perpanjangan waktu) - sertifikat baru

- Laporan Ringkasan audit tambahan (jika ada)10.

- daftar anggota grup terbaru (dalam kasus penambahan kelompok)

Jika anggota tersebut mengganti LS dalam proses sertifikasinya, LS yang saat ini menjalin kontrak yang sah dengannya adalah pihak yang berhak untuk memberikan perpanjangan sertifikat (saat ini) dan mengajukan permintaan perpanjangan lisensi.

Tabel berikut menampilkan jenis perpanjangan yang dapat dilakukan. Kombinasi dua atau lebih perpanjangan di bawah juga bisa dilakukan.

10_{Jika audit tambahan dilakukan untuk menerbitkan perpanjangan, LS harus mengirimkan Laporan Ringkasan} audit tersebut menggunakan format audit tambahan yang bisa diminta dari departemen UTZ S&C.

(18)

Jenis Perpanjanga n/Penambah an Diberlakukan untuk Ketentuan Waktu Pedoman Perilaku + Rantai pengawasan (ChoC)

Perpanjangan waktu hingga 4 bulan setelah tanggal kadaluwarsa sertifikat asli dapat diberikan, tetapi hanya jika audit sertifikasi ulang telah direncanakan dan disetujui, dan perpanjangan waktu tersebut diajukan ketika sertifikat masih berlaku. Sertifikat berikutnya diterbitkan untuk periode yang tersisa dari periode sertifikat baru (misalnya, jika diberi waktu perpanjangan 2 bulan, sertifikat baru hanya akan berlaku selama 10 bulan berikutnya).

Selama masa berlaku perpanjangan waktu, anggota Pedoman Perilaku dilarang menjual produk dari hasil panen baru mereka (yang akan disertifikasi oleh sertifikat berikutnya) sebagai produk bersertifikasi UTZ.

Volume dan area

Pedoman Perilaku

Hingga maksimal 10% dari area dan/atau volume produksi bersertifikasi seorang anggota boleh ditambahkan ke dalam sertifikat setiap tahunnya dengan mendaftarkan area dan/atau volume produksi tambahan kepada LS. Verifikasi lebih lanjut oleh LS tidak diperlukan.

Jika tambahan area dan/atau volume produksi seorang anggota lebih dari 10% dalam satu tahun, audit tambahan perlu dilakukan untuk tahun tesebut, sebelum perpanjangan dapat ditambahkan ke dalam sertifikat yang berlaku saat ini. Audit perpanjangan ini harus berfokus pada area dan/atau volume baru.

Ketika anggota tersebut memutuskan untuk tidak mengajukan perpanjangan tapi ingin mencantumkan volume tambahan tersebut dalam sertifikat berikutnya, LS akan mencantumkannya sebagai bawaan dalam sertifikat baru setelah volume tambahan itu diperiksa dalam audit sertifikasi berikutnya. Anggota tersebut tidak dapat menjual produknya hingga disertifikasi oleh auditor dan dicantumkan dalam sertifikat baru. Jika kelompok atau multikelompok secara keseluruhan meningkatkan area dan/atau volume produksi hingga lebih dari 10% dalam satu tahun, audit tambahan IMS dan setidaknya akar pangkat dua dari jumlah anggota dari kelompok baru dan/atau anggota dengan area dan/atau volume baru (minimal 5) harus dilakukan dalam tahun tersebut sebelum perpanjangan bisa ditambahkan ke dalam sertifikat yang berlaku saat ini.

Volume hanya bisa ditambahkan jika selama panen produk, produsen atau anggota kelompok sudah mematuhi semua Poin Kontrol yang sesuai dari aturan Pedoman Perilaku. Lokasi Pedoman Perilaku + Rantai pengawasan (ChoC) multi-lokasi

Untuk para produsen dan SCA yang beroperasi di bawah tingkat keterlacakan IP/SG (Identitas Terpelihara/Segregasi), agar mencantumkan lokasi baru dalam sertifikasi multi-lokasi, audit dari lokasi baru dan lokasi utama dibutuhkan sebelum perpanjangan ditambahkan ke dalam sertifikat yang berlaku saat ini.

SCA yang beroperasi di bawah Saldo Massa Rantai pengawasan (ChoC) boleh menambahkan lokasi baru ke dalam sertifikat dengan mendaftarkan lokasi tambahan itu pada LS. Verifikasi lebih lanjut oleh LS tidak diperlukan sampai audit selanjutnya. Dalam audit selanjutnya, lokasi baru harus disertakan di dalam sampel audit seperti yang dijelaskan dalam bab 2.5 (Pilihan Sertifikasi Rantai Pengawasan).

Anggota kelompok

Pedoman Perilaku (multi)kelompok

Hingga maksimal 10% dari anggota kelompok baru dapat ditambahkan setiap tahunnya ke dalam sertifikat dengan mendaftarkan anggota grup tambahan (lengkap dengan area produksi dan volume mereka) kepada LS. Verifikasi lebih lanjut oleh LS tidak diperlukan.

Jika lebih dari 10% anggota kelompok ditambahkan dalam satu tahun, diperlukan audit tambahan dari IMS dan jumlah yang diaudit setidaknya akar pangkat dua dari jumlah anggota kelompok baru (minimal 5) sebelum perpanjangan dapat

ditambahkan ke dalam sertifikat yang berlaku saat ini. Aktivitas pemrosesan Pedoman Perilaku + Rantai pengawasan (ChoC)

Untuk prosedur dan SCA yang beroperasi di bawah tingkat keterlacakan IP/SG (Identitas Terpelihara/Segregasi), untuk menambahkan aktivitas pemprosesan baru, audit aktivitas baru tersebut perlu dilakukan sebelum perpanjangan ditambahkan ke dalam sertifikat yang berlaku saat ini.

SCA yang beroperasi dalam tingkat keterlacakan Saldo Massa (MB) boleh menambahkan aktivitas pemprosesan baru ke dalam sertifikat dengan

mendaftarkan lokasi tambahan itu bersama LS. Verifikasi lebih lanjut oleh LS tidak diperlukan sampai audit selanjutnya.

(19)

i. Penyimpanan catatan

Ketidakpatuhan, koreksi dan tindakan korektif yang dilakukan (berdasarkan audit sertifikasi dan audit mendadak), laporan pemeriksaan internal (untuk sertifikasi kelompok dan multi-kelompok) dan pengkajian mandiri, harus didokumentasikan, diarsip minimal tiga tahun, dan harus tersedia bagi auditor.

2.4. Proses Sertifikasi untuk Pedoman Perilaku

Opsi-Opsi Sertifikasi Pedoman Perilaku

Empat pilihan opsi yang berbeda tersedia untuk sertifikasi Pedoman Perilaku11. Opsi pilihan tergantung pada jenis keanggotaan. Opsi sertifikasi menentukan Pedoman Perilaku Inti mana yang harus dipatuhi, siapa yang bertanggung jawab terhadap kepatuhannya, dan bagaimana contoh audit sertifikasi ditentukan. Hal tersebut

dijelaskan dalam tabel di bawah ini.

11_{Lihat lampiran 1 untuk pilihan sertifikasi tambahan untuk menyertakan petani kontrak.}

Opsi 1: Sertifikasi individual

Berlaku untuk anggota yang merupakan:

Seorang produsen perorangan

Tanggung jawab kepatuhan:

Produsen individu patuh pada semua Poin Kontrol yang berlaku. Sampel untuk audit

sertifikasi:

Jumlah plot minimum yang akan diaudit secara fisik oleh LS adalah akar pangkat dua dari jumlah plot total di pertanian, dibulatkan ke bilangan bulat di atasnya. LS melakukan pengkajian risiko sebelum audit untuk menilai plot mana yang akan diaudit secara fisik. Jika pengkajian risiko menghasilkan nilai risiko tinggi (untuk semua plot atau tertentu), LS dapat memutuskan untuk menambah jumlah plot yang perlu diaudit secara fisik.

Setiap tahun, sampel plot yang berbeda harus diaudit. Identifikasi plot sampel dan kriteria yang digunakan untuk penaksiran risiko harus dicatat oleh auditor.

Pedoman Perilaku Inti Yang Berlaku

Pedoman Perilaku Inti untuk sertifikasi individual dan multi-lokasi (ditambah modul yang spesifik produk tertentu)

Opsi 2: Sertifikasi multi-lokasi

Lahan perkebunan yang terdiri dari dua lokasi atau lebih yang dimiliki oleh produsen berbeda yang menggunakan praktik pertanian yang sama dan memiliki sistem manajemen gabungan (yang berarti lokasi berbeda tersebut dianggap sebagai satu lahan produksi). Terdapat lokasi pusat teridentifikasi di mana aktivitas produsen-produsen tersebut dan lokasinya dikelola. Ada bukti yang menyatakan bahwa manajemen pusat memiliki atau dikontrak oleh produsen-produsen tersebut untuk mengelola area produksi dan pemprosesannya.

Manajemen pusat bertanggung jawab atas semua produsen yang wajib patuh terhadap semua Poin Kontrol yang berlaku.

Sampel untuk audit sertifikasi:

Semua lokasi dalam pengelolaan manajemen pusat perlu diaudit secara fisik oleh LS dengan mengikuti persyaratan Sertifikasi individual.

Pedoman Perilaku Inti untuk sertifikasi individual dan multi-lokasi (ditambah modul yang spesifik produk tertentu)

(20)

Opsi 3: Sertifikasi kelompok

Sekelompok produsen terorganisir (beberapa anggota kelompok) yang melaksanakan IMS. Kelompok dapat dikelola sebagai suatu asosiasi atau kooperasi, atau dikelola oleh SCA (Pelaku Rantai Pasokan, misalnya eksportir) atau pihak lainnya.

Kelompok atau pihak yang mengelola kelompok bertanggung jawab terhadap berjalannya fungsi IMS dan kepatuhannya terhadap Poin Kontrol yang berlaku untuk kelompok tersebut. Kelompok atau pihak tersebut juga bertanggung jawab atas kepatuhan anggota-anggota kelompok terhadap Poin Kontrol yang berlaku untuk anggota kelompok.

Sistem Manajemen Internal (IMS) kelompok tersebut dan setidaknya akar pangkat dua dari jumlah total anggota kelompok (dibulatkan ke bilangan bulat di atasnya dengan jumlah minimal 5) harus diaudit secara fisik oleh LS. LS bisa menambah jumlah ini berdasarkan pengkajian risiko.

Sampel dari anggota kelompok yang diaudit secara fisik harus mewakili kelompok secara keseluruhan. Mereka dipilih berdasarkan kombinasi evaluasi berbasis risiko dan pemilihan acak. Anggota kelompok dengan sistem produksi yang sangat berbeda atau berlokasi pada jarak yang jauh dari anggota kelompok lainnya harus disertakan ke dalam sampel.

Pedoman Perilaku Inti untuk sertifikasi kelompok dan multi-kelompok (ditambah modul yang spesifik produk tertentu)

Opsi 4: Sertifikasi Multi-kelompok

Sebuah kelompok yang terdiri dari dua atau lebih sub-kelompok produsen terorganisir yang dikelola oleh IMS umum. Setiap sub-kelompok juga menerapkan IMS masing-masing. Koordinator IMS setiap sub-kelompok dan manajer IMS dari multi-kelompok bekerja sama untuk memastikan manajemen multikelompok yang layak.

Sertifikasi multi-kelompok menjadi pilihan apabila produk bersertifikasi diekspor atas nama multi-kelompok. Multi-kelompok boleh memilih untuk mengindikasikan nama para sub-kelompok dalam dokumentasi pemasaran dan dalam GIP.

Multi-kelompok bertanggung jawab terhadap kelayakan fungsi IMS dari multi-kelompok dan IMS sub-kelompok, terhadap Poin Kontrol yang berlaku untuk kelompok tersebut, dan terhadap kepatuhan anggota kelompok dengan Poin Kontrol yang berlaku untuk anggota kelompok.

IMS multi-kelompok dan setidaknya akar pangkat dua dari jumlah total anggota kelompok dari semua gabungan sub-kelompok (dibulatkan ke bilangan bulat di atasnya dengan jumlah minimal 5) harus diaudit secara fisik oleh LS. LS bisa menambah jumlah ini berdasarkan pengkajian risiko.

Sampel anggota kelompok yang diaudit secara fisik harus mewakili keseluruhan multi-kelompok. Mereka dipilih berdasarkan kombinasi evaluasi berbasis risiko dan pemilihan acak. Sub-kelompok dengan sistem produksi yang berbeda jauh dipandang sebagai pihak yang berbeda. Sampel harus menyertakan akar pangkat dua dari sub-kelompok tersebut.

Pedoman Perilaku Inti untuk sertifikasi kelompok dan multi-kelompok (ditambah modul yang spesifik produk tertentu)

(21)

Prosedur Sertifikasi Pedoman Perilaku

Audit terhadap Pedoman Perilaku harus menyertakan langkah-langkah berikut:

Prosedur Audit Pedoman Perilaku

1 Pertemuan pembuka dengan perwakilan manajemen yang juga membahas tentang tujuan audit. Pertemuan ini ditujukan untuk mengesahkan rencana audit dan membahas informasi penting

sehubungan dengan audit (seperti cakupan dan lokasi), dan untuk menjelaskan metodologi dan sifat audit tersebut (pengambilan sampel, kerahasiaan, dan ketidakberpihakan).

2 Hanya untuk sertifikasi (multi) kelompok: Evaluasi struktur dan fungsi IMS, meliputi:

- verifikasi daftar anggota kelompok

- verifikasi kontrak atau kesepakatan antar anggota kelompok dengan kelompok itu sendiri, atau dengan manajemen IMS

- tinjauan catatan audit internal tahunan yang dijalankan oleh IMS

- tinjauan oleh IMS mengenai bagaimana ketidakpatuhan telah diperbaiki

- audit saksi (audit yang dilakukan dengan cara pengamatan) sampel perwakilan pemeriksa internal, untuk memeriksa kompetensi dan kinerja para pemeriksa internal

Durasi minimum untuk evaluasi ini, tidak termasuk audit saksi, adalah 0,5 hari (jika tidak cukup, boleh ditambahkan)

3 Tinjauan atas hasil audit eksternal sebelumnya (jika tersedia), dan pengkajian mandiri tahunan yang dilakukan oleh anggota.

4 Tinjauan semua dokumentasi yang relevan, termasuk setidaknya (jika ada): - Estimasi hasil panen

- Prosedur keterlacakan

- Prosedur “Penggunaan UTZ premium”

- Daftar pestisida yang diizinkan (untuk dibandingkan dengan Daftar Pestisida Terlarang dan Daftar Pestisida Dalam Pengawasan yang diterbitkan oleh UTZ)

-

Asosiasi pekerja dan tawar-menawar kolektif

5 Evaluasi segala dokumentasi, termasuk setidaknya yang berhubungan dengan: - Keterlacakan

- Manajemen budidaya: penanaman, penggunaan pupuk, penggunaan pestisida

- Panen: tanggal, info plot tanaman, volume (catatan pembelian dan perkiraan volume panen untuk untuk sertifikasi (multi) kelompok)

-

Personil: kontrak, catatan absen, upah.

6 Penghitungan kendali sirkulasi produk.

(22)

Prosedur Audit Pedoman Perilaku

7 Pengkajian di lokasi, termasuk observasi aktivitas, pemeriksaan fasilitas, wawancara dengan para pekerja/staf, dan pengkonfirmasian data (praktik-praktik pertanian yang baik, hasil panen, dan kondisi kerja).

Untuk sertifikasi kelompok dan multi-kelompok, batas waktu berikut harus dipatuhi untuk pemeriksaan/inspeksi di lokasi:

• Maksimal 6 pertanian per hari per auditor (kenyataan di lapangan, biasanya lebih sedikit)12 • Durasi minimal untuk pemeriksaan unit pemprosesan: 0,25 hari kerja (jika tidak cukup, boleh

ditambahkan)

Wawancara dengan para pekerja hanya boleh dilakukan tanpa kehadiran supervisor dan manajer, dan identitas peserta wawancara harus terus dijaga kerahasiaannya.

Jumlah pekerja permpuan dan laki-laki yang dipilih untuk wawancara harus proporsional dengan jumlah total pekerja perempuan dan laki-laki. Untuk memastikan bahwa kelompok-kelompok rentan cukup terwakili, setidaknya parameter berikut juga harus dipertimbangkan dalam menentukan sampel peserta wawancara:

• Umur • Ras

• Status pekerja (tetap, sementara, paruh waktu, dibayar berdasarkan jumlah yang dihasilkan) • Tingkat hirarki

• Jenis pekerjaan yang dilakukan • Lama bekerja dengan organisasi

Wawancara-wawancara tentang diskriminasi gender, kekerasan, atau pelecehan seksual harus dilakukan oleh auditor yang sudah terlatih dalam melakukan wawancara tentang topik-topik tersebut. Apabila memungkinan, disarankan untuk memiliki auditor perempuan dalam tim untuk melakukan wawancara tentang topik-topik ini dengan para perempuan.

8 Tinjauan kantor, termasuk tinjauan dokumentasi, pemeriksaan catatan, kendali sirkulasi produk, dan uji keterlacakan (identifikasi pasokan bahan-bahan mentah hingga produk final, dan sebaliknya)

9 Pertemuan penutup dengan manajemen yang meliputi: - Temuan-temuan utama dari audit - Ketidakpatuhan yang teridentifikasi - Tindakan korektif yang dilakukan

-

Berbagai tenggat waktu dan tanggal audit susulan

Ketentuan Sertifikasi Pedoman Perilaku

a. Kepatuhan

Pedoman Perilaku Inti dan Modul sesuai produk spesifik

Pedoman Perilaku terdiri dari dua Pedoman Inti (satu untuk sertifikasi individu dan multi-lokasi, dan satu lagi untuk sertifikasi kelompok dan multi-kelompok) dan beberapa Modul sesuai produk spesifik.

Untuk mendapatkan sertifikasi Pedoman Perilaku, para anggota harus mematuhi Pedoman Inti dan Modul sesuai produk spesifik yang sesuai dengan situasi mereka (misalnya, koperasi cokelat perlu mematuhi Pedoman Inti untuk sertifikasi (multi) grup dan Modul cokelat). Para anggota wajib mematuhi semua persyaratan dari kedua dokumen tersebut yang, menurut aktivitas yang mereka lakukan, dapat diberlakukan.

12

Pada kasus dimana LS hendak mengaudit lebih dari 6 pertanian per hari per auditor, departemen S&C (Syarat & Sertifikasi) harus diberitahu sebelum dilakukannya audit (lihat bab 1.6 Dukungan LS)

(23)

Jika ada kontradiksi antara persyaratan dari Pedoman Inti dan persyaratan dari Modul, persyaratan dari Modul yang akan diutamakan.

Tahun kepatuhan

Para anggota baru harus mematuhi ketentuan persyaratan tahun pertama dalam Pedoman Perilaku. Anggota-anggota yang mengajukan sertifikasi ulang harus melaju ke sertifikasi tahun berikutnya (misalnya, dari tahun 1 ke 2) hingga mencapai tahun 4. Hal ini juga berlaku kepada anggota yang mengganti LS.

Seorang anggota selalu bisa mengajukan permintaan pemeriksaan terhadap persyaratan tahun berikutnya. Begitu juga kelompok produsen dengan anggota kelompok dalam tahun kepatuhan yang berbeda boleh mengajukan permintaan agar semua anggotanya diperiksa terhadap pemegang tahun tertinggi.

Ketika sertifikasi terputus (misalnya, karena anggota tidak memenuhi persyaratan sertifikasi atau memutuskan untuk tidak mengajukan kembali hingga batas waktu tertentu), ketentuan berikut berlaku jika anggota tersebut memutuskan untuk mengajukan permohonan sertifikasi ulang:

Setiap tahun, anggota harus mematuhi semua Poin Kontrol wajib yang berlaku, serta sejumlah poin tambahan. Anggota memilih Poin Kontrol tambahan mana yang akan dipatuhi13.

Sub-kontraktor yang disertakan dalam sertifikasi anggota harus patuh terhadap persyaratan tahun yang sama seperti anggota tersebut.

Produksi paralel

Produksi paralel tidak diperbolehkan dalam sertifikasi (multi) kelompok Dengan kata lain, anggota kelompok tidak bisa memiliki beberapa tanaman yang bersertifikat UTZ dan beberapa yang tidak bersertifikasi UTZ. Untuk sertifikasi individu dan multi-lokasi, produksi paralel diizinkan, tetapi hanya jika sistem identifikasi dan pemisahan yang menjamin integritas produk UTZ diberlakukan.

b. Audit sertifikasi pertama

Audit tahunan pertama (untuk anggota baru dan anggota yang sertifikasinya terputus) harus dilakukan dalam masa periode antara 4 bulan sebelum hingga 4 bulan setelah dimulainya panen bersertifikasi pertama. Panen bisa berupa panen utama/besar maupun sedang/kecil. Jika audit dilakukan di luar periode ini, panen tidak akan disertifikasi. Jika ada panen yang berkelanjutan, audit pertama dapat dilakukan kapan saja.

Selama audit pertama, auditor memeriksa semua catatan yang diajukan dalam Pedoman Perilaku mulai dari 4 bulan sebelum tanggal audit untuk mendapatkan gambaran tentang penyimpanan catatan pertanian. Catatan tersebut harus memenuhi persyaratan Pedoman Perilaku dari tanggal awal sertifikat hingga seterusnya. Ketika audit dilaksanakan setelah panen dimulai, auditor memeriksa persyaratan secara retrospektif selama periode antara dimulainya panen dan tanggal audit.

c. Audit-audit sertifikasi berikutnya

Audit-audit sertifikasi berikutnya (atau audit sertifikasi ulang) harus dilakukan dalam periode 4 bulan sebelum hingga 4 bulan sesudah tanggal kedaluwarsa sertifikat. Jika audit dilakukan di luar periode ini, panen pertama di tahun tersebut tidak dapat disertifikasi.

13

Poin Kontrol tambahan yang tidak (atau belum) ingin dipatuhi oleh anggota tidak dicantumkan dalam laporan ringkasan sebagai ketidakpatuhan. Anggota diberikan pilihan untuk menyebutkan atau tidak menyebutkan poin-poin tambahan tersebut, atau mungkin menyebutkan sebagian saja, sebagai poin-poin yang perlu ditindaklanjuti dalam sertifikasi-sertifikasi di masa depan.

Periode tak bersertifikat* Tahun sertifikasi

1,5 tahun atau kurang Tahun sertifikasi terakhir + 1

Lebih dari 1,5 tahun dan kurang dari 3,5 tahun

Tahun yang sama dengan sertifikasi terakhir

3,5 tahun atau lebih Tahun 1 (anggota dianggap sebagai anggota

baru)

(24)

Selama audit sertifikasi ulang, auditor mengesahkan semua catatan yang disyaratkan dalam Pedoman Perilaku sejak audit sebelumnya.

d. Volume bersertifikasi

Volume bersertifikasi adalah volume produksi yang diizinkan untuk dijual oleh anggota sebagai produk bersertifikasi UTZ. Volume ini dihitung berdasarkan perkiraan yang ditentukan oleh anggota tentang besarnya volume yang akan mereka hasilkan saat panen, yang dicantumkan dalam sertifikat. Perkiraan ini disahkan oleh LS dan hendaknya dilakukan menggunakan metodologi yang terpercaya, misalnya berdasarkan panen tahun sebelumnya, kepadatan/jumlah pohon, usia tanaman, penggunaan masukan, hama dan penyakit tanaman, varietas tanaman, kualitas tanah, lokasi geografis, iklim.

e. Stok bawaan

Stok bawaan adalah stok fisik yang tersisa dari sertifikat sebelumnya dan kemudian ditambahkan ke dalam volume sertifikat baru produsen / kelompok produsen (volume akumulasi). Stok bawaan dapat diberlakukan dalam dua situasi:

1. Jika selama periode sertifikat sebelumnya volume panen lebih tinggi daripada volume bersertifikasi, volume ini bisa ditambahkan ke dalam sertifikat baru sebagai volume bawaan.

2. Jika anggota memiliki stok hasil produksi bersertifikasi dari periode sertifikat sebelumnya (tersedia secara fisik saat dilakukan audit) yang tidak akan dijual dalam periode sertifikat sebelumnya, selisih dari keduanya dapat dimasukkan ke dalam sertifikat baru sebagai volume bawaan.

Pada kedua kasus, LS harus memeriksa kuantitas dan mencantumkan kuantitas ini dalam sertifikat sebagai “volume bawaan”.

Volume yang dikirim ke gudang dan diumumkan dalam GIP tidak bisa dicantumkan sebagai volume bawaan dalam sertifikat baru. (Volume tersebut ditambahkan secara otomatis ke dalam lisensi baru.)

f. Sertifikat

Validitas sertifikat pertama (begitu juga sertifikat pertama setelah periode tidak bersertifikasi bagi anggota yang sertifikatnya terputus) dimulai pada awal panen anggota, agar masa panen keseluruhan termasuk ke dalam sertifikat.

Jika panen berlanjut, validitas sertifikat pertama dimulai saat anggota tersebut dinilai patuh, atau pada 4 bulan awal sebelum audit jika semua catatan yang diperlukan sudah disahkan secara retrospektif sejak tanggal tersebut.

Sertifikat selanjutnya dimulai sehari setelah sertifikat sebelumnya berakhir.

Sertifikat untuk multi-lokasi dan multi-kelompok berisi daftar nama lokasi dan kelompok yang terdaftar dalam sertifikat tersebut. Nama yang muncul dalam sertifikat sama dengan nama yang didaftarkan anggota dalam GIP.

2.5. Proses Sertifikasi untuk Rantai pengawasan (ChoC)

Opsi-Opsi Sertifikasi Rantai pengawasan (ChoC)

Tersedia dua pilihan yang berbeda untuk sertifikasi Rantai pengawasan (ChoC). Opsi untuk memilih tergantung pada jenis keanggotaan. Pilihan sertifikasi menentukan siapa yang bertanggung jawab atas kepatuhan dan bagaimana sampel untuk audit sertifikasi seharusnya ditentukan. Hal tersebut dijelaskan dalam tabel di bawah ini.