3. LEMBAGA-LEMBAGA SERTIFIKASI
3.3. Kewajiban-Kewajiban LS
Pemberi sertifikat dan auditor diharapkan untuk memenuhi tugasnya dengan standar etika tertinggi. Mereka tidak diizinkan melakukan aktivitas yang dapat mempengaruhi ketidakberpihakan atau kerahasiaan. Pemberi sertifikat dan auditor harus segera melaporkan situasi apa pun yang dapat mempengaruhi ketidakberpihakan atau kerahasiaan kepada manajemen LS mereka.
Pemberi sertifikat dan auditor wajib menjalankan dan menghormati prosedur internal tentang kerahasiaan informasi dan catatan LS dan anggota. Informasi dan catatan audit hanya dapat diberikan kepada pihak ketiga selain UTZ jika ada izin tertulis dari klien dan dari LS.
Pemberi sertifikat dan auditor tidak melakukan aktivitas-aktivitas konsultasi bagi anggota yang mereka atau LS audit, dan mereka tidak boleh bekerja sebagai karyawan atau kontraktor independen (misalnya, konsultan, penasihat, atau pelatih) untuk anggota tersebut selama 2 tahun sebelum audit.
Jika melakukan pra-audit untuk seorang anggota, LS harus memastikan bahwa auditor yang sama tidak melakukan audit sertifikasi atau ikut serta dalam pengambilan keputusan sertifikasi.
Untuk menjaga integritas profesional, LS harus menghindari bahwa seorang auditor melakukan lebih dari tiga audit berturut-turut untuk anggota yang sama (termasuk audit mendadak dan audit yang dilakukan sewaktu bekerja untuk LS lain, dan tidak termasuk audit tindak lanjut)24. LS harus merencanakan pelatihan dan persetujuan auditor dengan baik, untuk menjamin rotasi auditor yang semestinya.
Keraguan LS tentang ketidakberpihakan, kemandirian, dan kerahasiaan harus dibicarakan bersama UTZ (dengan mengirim email ke cbmanagement@utz.org).
Melaporkan hasil audit dan memohon lisensi
LS harus melaporkan hasil audit sertifikasi (yang membuahkan keputusan sertifikasi, baik positif maupun negatif) dan memohon lisensi untuk anggota bersertifikat di GIP dengan:
- Mengisi laporan ringkasan dan informasi lisensi
-
Mengunggah sertifikat-
Mengunggah daftar anggota kelompok (khusus untuk sertifikasi kelompok dan multi-kelompok). Format yang dapat digunakan untuk hal ini tersedia dengan mengajukan permintaan ke cbmanagement@utz.org. Daftar yang diunggah harus berisi setidaknya informasi yang tercakup dalam format ini.LS wajib menyediakan informasi yang akurat. Semua informasi yang tersedia di laporan ringkasan harus didasari pemeriksaan lapangan, dokumen tertulis, dan wawancara dengan anggota.
Audit mendadak
Setiap tahun kalender, LS yang menerbitkan 10 atau lebih sertifikat UTZ selama tahun kalender sebelumnya, harus melakukan audit mendadak untuk mengevaluasi kinerja auditor LS serta kinerja anggota yang
disertifikasinya. Anggota yang mendapatkan audit mendadak harus diberitahu selambat mungkin, sekitar 72 jam sebelumnya.
Cakupan dan durasi
Durasi minimum audit mendadak adalah 0,5 hari untuk sertifikasi Pedoman Perilaku perseorangan dan multi-lokasi , dan 2 hari untuk sertifikasi kelompok dan multi-kelompok (tidak termasuk waktu perjalanan). Pemilihan sampel dan yang Poin Kontrol-nya telah diperiksa selama audit mendadak diputuskan berdasarkan analisis LS.
Jumlah audit mendadak
Jumlah audit mendadak yang dilakukan LS minimal harus 10% (dibulatkan ke bawah ke jumlah keseluruhan berikutnya) dari jumlah total sertifikat UTZ yang diterbitkan LS selama tahun kalender sebelumnya (semua produk dan cakupan digabung). Sehubungan dengan keluwesan dalam frekuensi audit Rantai Pengawasan, jumlah audit mendadak masih dihitung berdasarkan jumlah sertifikat yang dikeluarkan oleh LS pada tahun kalender sebelumnya.
Jumlah anggota Sertifikasi Pedoman Perilaku dan Rantai pengawasan (ChoC) yang dipilih untuk mendapatkan audit mendadak harus proporsional terhadap jumlah total audit Pedoman Perilaku dan Rantai pengawasan (ChoC) yang dilakukan selama tahun kalender sebelumnya. Pemilihan anggota Pedoman Perilaku dan Rantai
24Audit yang dilakukan sebelum 1 Juli 2015, yaitu sebelum tanggal peluncuran versi Protokol Sertifikasi ini, tidak terkena aturan ini.
pengawasan (ChoC) yang mendapatkan audit mendadak harus berdasarkan permintaan yang diterima dari UTZ (jika ada) dan evaluasi berbasis risiko. Evaluasi berbasis risiko harus memperhatikan minimal pada waktu audit tahunan dilakukan (selama panen atau tidak), jumlah dan keparahan ketidakpatuhan yang ditemukan, dan keluhan yang diterima tentang anggota tersebut (misalnya dari pemerintah, LSM, atau UTZ).
Waktu
Audit mendadak harus dilakukan minimal tiga bulan setelah audit sertifikasi terakhir. Untuk anggota Pedoman Perilaku yang melakukan panen lebih dari sekali per bulan dan belum mendapatkan audit sertifikasi terakhir selama panen, audit mendadak harus dilakukan selama panen.
Pembayaran
Para LS dilarang meminta pembayaran ekstra kepada anggota yang mendapatkan audit mendadak. Karena itu UTZ menyarankan LS untuk memasukkan biaya audit mendadak dalam biaya yang dibebankan kepada semua anggota untuk audit tahunan mereka.
Ketidakpatuhan
Jika tidak ditemukan ketidakpatuhan selama audit mendadak, anggota tersebut tetap mempertahankan sertifikatnya.
Jika ditemukan ketidakpatuhan, maka ketidakpatuhan tersebut harus ditangani dengan cara seperti kalau hal itu ditemukan selama audit sertifikasi (dijelaskan dalam poin d-g bab 2.3). Satu-satunya perbedaan adalah bahwa dengan mengatasi semua ketidakpatuhan, tidak berarti sertifikat baru diterbitkan, melainkan sertifikat yang ada dipertahankan. Tidak memperbaiki ketidakpatuhan akan berakibat penangguhan dan/atau pembatalan sertifikat yang ada.
Laporan tahunan
Para LS setiap tahunnya melaporkan kepada UTZ tentang jumlah audit tahunan dan audit mendadak yang dilakukan, serta cakupan dan hasil audit-audit ini. LS juga menyediakan ikhtisar auditor. Mereka harus mengirim laporan sebelum 31 Januari tahun kalender berikutnya. Format laporan tahunan tersedia dengan mengajukan permohonan ke cbmanagement@utz.org.
Bersama laporan tahunan, LS harus mengirim daftar periksa, laporan ringkasan UTZ (format tersedia dengan mengajukan permohonan ke cbmanagement@utz.org) atau laporan audit semua audit mendadak yang dilakukan selama tahun kalender sebelumnya (termasuk yang tercantum dalam laporan tahunan).
Proteksi terhadap integritas UTZ
Apabila LS menemukan ketidakpatuhan terhadap standar-standar UTZ yang merugikan integritas UTZ, LS harus memberi tahu UTZ tentang temuannya, dan segera menyampaikan studi kasus terdokumentasi yang mencakup tindakan yang harus dilakukan LS tersebut.
Komunikasi tentang UTZ dan penggunaan logo UTZ
Logo UTZ adalah materi hak cipta dan merek dagang terdaftar, dimiliki oleh UTZ Foundation. LS yang disetujui diizinkan menggunakan logo UTZ pada sertifikat Pedoman Perilaku dan ChoC yang mereka terbitkan. Komunikasi apa pun tentang UTZ di halaman beranda, folder, brosur, atau materi lain milik LS harus diperiksa sebelum diluncurkan (dengan mengirim e-mail ke cbmanagement@utz.org).
Biaya
Saat ini UTZ tidak meminta biaya dari LS untuk proses persetujuan atau untuk melaksanakan pemeriksaan dan aktivitas sertifikasi dalam kerangka kerja program UTZ. UTZ berhak meminta biaya di kemudian hari, dengan pemberitahuan sebelumnya kepada LS.