BAB 4 PENYUSUNAN DOKUMEN DAFTAR RENCANA
A.3. Japan Bank for International Cooperation (JBIC)
A.3.1. Siklus Kegiatan Menurut JBIC
a. Identifikasi (Identification) b. Persiapan (Preparation)
c. Penilaian dan Evaluasi (Appraisal and Ex-Ante Evaluation)
d. Notifikasi, Pertukaran Naskah dan Perjanjian (Notifocation, Exchange of Notes and Loan Agreement)
e. Pengadaan dan Penarikan Dana ( Procurement and Disbursement) f. Pengawasan Pelaksanaan (Supervision of Implementation)
g. Evaluasi Pasca Pelaksanaan (Ex-Post Evaluation)
h. Pengawasan Pasca Penyelesaian (Monitoring after Completion) i. Umpan Balik untuk Penyiapan dan Penilaian Kegiatan (Feedback to
Project Preparation and Appraisal)
A.3.2. Umum
Prosedur pinjaman luar negeri dari negara Jepang umumnya melalui sebuah prosedur yang telah baku. Prosedur tersebut terdiri dari identifikasi kegiatan (project identification), penyiapan (preparation), penilaian (appraisal), evaluasi (ex-ante evaluation), notifikasi (prior notification), pertukaran catatan (exchange of notes), negosiasi (loan negotiation), naskah perjanjian (loan agreement), pelaksanaan dan pengawasan kegiatan (project implementation and supervision) serta pengawasan dan evaluasi pasca pelaksanaan (ex-post evaluation and monitoring after project completion). Pelajaran (lesson learned) yang dapat
4
diambil dari hasil evaluasi pasca kegiatan tersebut dijadikan bahan masukan dalam penyiapan, penilaian, dan pelaksanaan kegiatan berikutnya dimasa datang. Keseluruhan rangkaian prosedur ini membentuk suatu lingkaran yang disebut dengan siklus kegiatan (project cycle). Penjelasan tiap langkah yang terdapat dalam prosedur baku tersebut akan dijelaskan pada bagian berikut.
A.3.3. Identifikasi Kegiatan (Identification)
Identifikasi ini merupakan tahap awal dari rangkaian prosedur siklus kegiatan. Awalnya, kebutuhan atas kegiatan yang direncanakan tersebut diidentifikasi. Kemudian konsep awal kegiatan tersebut dianalisa dan kegiatan yang lolos kemudian memasuki tahap kajian formulasi kegiatan.
Beberapa usulan kegiatan berasal dari analisis dan studi rencana pembangunan untuk sektor dan daerah tertentu atau berasal dari rencana umum (master plan) yang berisi beberapa kegiatan yang potensial didanai oleh JBIC. Walaupun demikian, usulan kegiatan tersebut harus sesuai dengan tujuan pembangunan, strategi, dan kebutuhan negara peminjam.
JBIC sering melaksanakan studi pengembangan makro ekonomi dari negara berkembang, menganalisa agenda sektor pembangunan, dan signifikansinya terhadap pembangunan nasional dan rencana strategis JBIC sendiri. JBIC dapat mengirimkan misi pencari fakta (fact-finding mission) untuk melaksanakan kajian awal dan studi terhadap usulan kegiatan untuk penyiapan kelayakan pendanaannya.
A.3.4. Penyiapan (Preparation)
Pada tahap ini dilaksanakan kajian lebih lanjut atas usulan kegiatan yang telah diidentifikasi pada tahap sebelumnya. Maksud dari kajian tersebut adalah untuk menyiapkan usulan kegiatan yang akan dinilai oleh JBIC. Kajian tersebut berupa kajian kelayakan yang dilaksanakan oleh negara peminjam atau badan bantuan bilateral/multilateral, badan swasta/institusi pemerintah. Badan bantuan (aid agencies) kadang-kadang menyediakan bantuan kerjasama untuk pelaksanaan studi kelayakan tersebut. Studi kelayakan melibatkan kajian yang lebih dalam terhadap aspek ekonomi, sosial, keuangan, dan teknis serta dampak terhadap lingkungan (termasuk alternatif penanganannya).
Japan International Cooperation Agency (JICA) dapat melaksanakan studi kelayakan dan menyiapkan master plan yang menjadi dasar pembentukan suatu kegiatan. Hal ini sebagai bagian dari kegiatan bantuan hibah JICA yang terfokus pada kerjasama teknis (technical cooperation). Kemudian, JBIC melaksanakan studi yang dikenal dengan Special Assistance for Project Formation (SAPROF), sebagai bagian dari Special Assistance Facility (SAF) untuk membantu negara peminjam dalam formulasi kegiatan.
Hasil studi kelayakan dan rencana pelaksanaan kegiatan disampaikan melalui Kedutaan besar Jepang untuk Pemerintah Jepang dalam rangka pengajuan pinjaman (ODA loan). Bersamaan dengan itu, hasil penilaian terhadap lingkungan (environmental screening) disampaikan ke JBIC.
Catatan: SAPROF: Special Assistance for Project Formation SAPI: Special Assistance for Project Implementation SAPS: Special Assistance for Project Sustainability
A.3.5. Penilaian dan Evaluasi (Appraisal and Ex-Ante Evaluation)
JBIC melakukan penilaian atas usulan kegiatan untuk ODA loan yang telah dipersiapkan sebelumnya. Penilaian tersebut terdiri dari beberapa tahap, yaitu:
• JBIC mengkaji studi kelayakan dari kegiatan dan informasi terkait yang diperoleh dari studi-studi terkait di sektor tersebut dan hasil fact-finding mission.
• JBIC merekomendasikan kegiatan yang sesuai (setelah penilaian) kepada Pemerintah Jepang (khususnya kepada Kementerian Luar Negeri, Kementerian Keuangan dan Kementerian Ekonomi, Perdagangan dan Industri)
• Pemerintah Jepang secara formal menyetujui penilaian yang telah dilakukan untuk usulan kegiatan dan menginformasikan negara peminjam melalui hubungan diplomatik atau mengirim misi tim pemerintah.
• JBIC mengumumkan klasifikasi kategori lingkungan dari kegiatan yang akan dibiayai berdasarkan Petunjuk Lingkungan (environmental guidelines) di website JBIC
• Pemerintah Jepang kemudian mengirimkan sebuah misi ke negara peminjam dan menyelenggarakan diskusi yang komprehensif mengenai perspektif pembangunan nasional, termasuk kondisi makro ekonomi dan keterkaitan kegiatan dengan rencana dan kebijakan pembangunan negara tersebut.
• JBIC mengirim misi (appraisal mission) untuk menilai kelayakan kegiatan berdasarkan aspek ekonomi, sosial, keuangan, teknis, dan lingkungan. Termasuk juga operasi dan pemeliharaan, dan sistem pengawasan terhadap instansi penanggung jawab kegiatan (executing agency).
• Berdasarkan hasil penilaian JBIC, Pemerintah Jepang memutuskan proyek yang diusulkan untuk didanai dengan ODA loan dan menyebutkan jumlah pinjaman dan syaratnya.
A.3.6. Notifikasi, Pertukaran Catatan, dan Naskah Perjanjian (Prior Notification, Exchange of Notes, and Loan Agreement)
Pemerintah Jepang memberitahukan keputusannya mengenai ODA loan kepada negara peminjam melalui sebuah pertemuan grup konsultatif, konferensi internasional atau melalui kedutaan Jepang di negara tersebut. Hal ini disebut dengan Prior Notification. Kemudian kedua pemerintah tersebut memasuki tahap negosiasi untuk sebuah perjanjian formal. Ketika kesepakatan dicapai, kedua pemerintah tersebut melakukan pertukaran catatan (exchange of notes, E/N) untuk memastikan hal-hal yang telah disetujui. Hal yang dijelaskan dalam E/N tersebut adalah nama kegiatan, jumlah dan syarat pinjaman, serta hal-hal bilateral lainnya seperti masalah pajak, dll.
JBIC kemudian memulai negosiasi penyusunan naskah perjanjian pinjaman dengan Peminjam. Naskah Perjanjian Pinjaman berisi aspek legal mengenai hak dan kewajiban yang berhubungan dengan pinjaman, rincian mengenai jumlah pinjaman, syarat dan kondisi, maksud, ruang lingkup dan isi kegiatan, instansi penanggung jawab, syarat pelelangan, prosedur penarikan dana, dan syarat dan kondisi umum untuk ODA Loans (General Terms and Conditions, GTC).
A.3.7. Pengadaan dan Penarikan Dana (Procurement and Disbursement)
Setelah naskah penjanjian pinjaman ditandatangani, kegiatan memasuki tahap pelaksanaan. Pertama, konsultan dipekerjakan untuk jasa perancangan teknis, pengawasan pelaksanaan dan peningkatan kemampuan instansi penanggung jawab, dan instansi lain yang terkait dengan kegiatan. Jasa konsultan memiliki peran penting untuk menjamin persiapan dan pelaksanaan kegiatan yang efisien dan efektif. Konsultan dipilih dan dipekerjakan berdasarkan metoda ‘short list’ sesuai dengan Guidelines for the Employment of Consultants under JBIC ODA Loans.
Berdasarkan metoda short liste, sebuah perusahaan konsultan dipilih setelah melakukan penilaian terhadap 3 sampai 5 proposal dari perusahaan yang mempunyai pengalaman dan kompetensi internasional. Dalam beberapa hal, detil rancangan kegiatan dapat dilakukan dengan bantuan dari JICA. Pengadaan barang dan jasa untuk pelaksanaan kegiatan harus mengikuti prinsip international competitive bidding (ICB) yang merinci kebijakan dan prosedur mulai dari pra kualifikasi (P/Q), dokumen pelelangan, evaluasi tender dan kontrak berdasarkan prinsip ekonomi, efisiensi, transparansi, dan tidak diskriminasi. JBIC mengkaji prosedur pengadaan ini berdasarkan informasi yang terdapat dalam naskah perjanjian untuk memastikan kegiatan tersebut akan dilaksanakan oleh pelaksana yang berkualitas dan kompeten.
Penarikan dana (disbursement) untuk pinjaman dibuat berdasarkan kemajuan dalam pelaksanaan dan sesuai permintaan penarikan dana dari Pemerintah Negara Peminjam.
A.3.8. Pengawasan Pelaksanaan (Supervision of Implementation)
Selama pelaksanaan kegiatan, JBIC mengawasi kemajuannya bersama Pemerintah Negara Peminjam, jika diperlukan, untuk memastikan kelancaran dan efisiensi pelaksanaan kegiatan. Pengawasan JBIC meliputi pelaksanaan kegiatan (termasuk konstruksi fisik, teknis, dan pengembangan institusi yang berhubungan dengan badan pengatur lingkungan dan grup penerima manfaat) serta proses pinjaman secara keseluruhan (termasuk naskah perjanjian pinjaman, pengadaan, penarikan dana, bunga pinjaman, dan pembayaran kembali pokok pinjaman). Pada beberapa kegiatan, JICA membantu memberikan masukan dan arahan dengan mengirim ahli ke lokasi kegiatan atau memberikan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan institusi dan mengembangkan sumber daya manusia untuk pelaksanaan kegiatan.
JBIC mengkaji kemajuan pelaksanaan kegiatan dengan mengirim misi pengawasan (supervision mission) dan berdiskusi dengan instansi penanggung jawab serta pihak terkait yang berkedudukan lebih tinggi untuk memecahkan permasalahan yang terjadi atau untuk mengambil langkah-langkah perbaikan untuk mengatasi masalah tersebut secara baik dan efektif. Laporan berkala dalam pelaksanaan kegiatan dipersyaratkan dalam naskah perjanjian pinjaman dan harus disiapkan oleh instansi penanggung jawab kegiatan, dalam rangka
mengatasi permasalahan yang muncul pada tahap awal pelaksanaan kegiatan.
JBIC bisa melakukan studi Special Assistance for Project Implementation (SAPI) untuk membantu Negara Peminjam dalam melaksanakan dan mengawasi kegiatan secara efektif dan efisien. Hal ini merupakan salah satu fasilitas dari Special Assistance Facility (SAF) yang disediakan oleh JBIC. Hasil studi SAPI dapat digunakan untuk menyelesaikan hambatan dan masalah yang mempengaruhi pelaksanaan kegiatan.
A.3.9. Evaluasi Pasca Pelaksanaan (Ex-Post Evaluation)
Dalam penyelesaian kegiatan, JBIC melakukan Ex-Post Evaluation dengan mengkaji keseluruhan proses dari penilaian, pelaksanaan, dan operasi dan pemeliharaan. Berdasarkan kajian tersebut, ex-post evaluation menilai kinerja kegiatan terhadap rencana awal kegiatan, termasuk ruang lingkup dan hasil serta manfaat dari kegiatan, dan memperhatikan masalah-masalah untuk peningkatan kinerja. Hal ini dilakukan berdasarkan laporan penyelesaian kegiatan (Project Completion Report, PCR) yang disampaikan oleh Negara Peminjam sesuai ketentuan dalam naskah perjanjian pinjaman.
A.3.10. Pengawasan Pasca Penyelesaian (Monitoring after Completion)
JBIC menarik pelajaran dari ex-post evaluation untuk mengoperasikan kegiatan yang telah selesai dilaksanakan. JBIC mengawasi operasi dan pemeliharaan kegiatan untuk selang waktu tertentu dalam rangka memastikan kegiatan operasi dan pemeliharaan yang efektif serta untuk menjaga keberlanjutan manfaat kegiatan dalam jangka menengah dan panjang. Jika ex-post evaluation atau pengawasan lanjutan mengidentifikasi kebutuhan peningkatan dalam operasi dan pemeliharaan, JBIC akan memberikan masukan yang diperlukan. Ahli JICA bisa juga memberikan arahan dan masukan. Bila diperlukan JBIC dapat melaksanakan studi yang dilaksanakan oleh Special Assistance for Project Sustainability (SAPS), yang merupakan salah satu jenis Special Assistance Facility (SAF), . Studi SAPS ini melakukan penilaian intensif terhadap masalah atau hambatan dalam operasi dan pemeliharaan kegiatan yang efektif serta menyusun rekomendasi atas hal-hal yang diperlukan untuk peningkatan.
Dalam kasus dimana terjadi perubahan kondisi dimana diperlukan pembiayaan tambahan, contohnya untuk rehabilitasi fasilitas kegiatan dalam operasi dan pemeliharaan setelah penyelesaian kegiatan (completion) atau terdapat kebutuhan mendesak, manfaat dan skala bantuan tersebut akan diperlukan dalam mengatasi masalah yang ada, dimana ODA loan sulit untuk mengatasinya, bantuan hibah dapat diperpanjang untuk penambahan pendanaan oleh Pemerintah Jepang (grant assistance for rehabilitation).
A.3.11. Umpan Balik untuk Penyiapan dan Penilaian Kegiatan (Feedback to Project Preparation and Appraisal)
Temuan-temuan dalam pengawasan dan pengendalian pelaksanaan kegiatan, ex-post evaluation, dan pengawasan setelah penyelesaian kegiatan merupakan umpan balik (feedback) bagi kegiatan lain yang serupa pada tahap awal siklus kegiatan sebagai pelajaran (lesson learned) dari kegiatan yang telah selesai. Jika masalah timbul pada saat pelaksanaan atau operasi dan pemeliharaan kegiatan, bantuan teknis akan diperlukan, Negara Peminjam diminta untuk melaporkan dan berkonsultasi dengan JBIC dalam masalah ini. Rekomendasi perbaikan berdasarkan masalah yang diidentifikasi dalam studi-studi SAPI dan SAPS akan memfasilitasi proses umpan balik ini.