BAB III METODE PENELITIAN
3.4 Jenis dan Sumber Data
Jenis dan sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
a) Data primer, yaitu hasil dari wawancara dan pengamatan penulis, seperti sikap dan pemahaman dari subjek yang diteliti sebagai dasar utama melakukan interpretasi data.
b) Data sekunder, yaitu data yang mendukung data primer dan diperoleh melalui studi kepustakaan seperti: buku, jurnal, dokumen lain yang berhubungan dengan penelitian.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Karakteristik Informan
Informan dalam penelitian ini adalah kepala dinas dan pegawai Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal di Jalan Sutan Soripada Mulia. Peneliti melakukan wawancara dengan 4 orang informan, dimana wawancara dilakukan melalui pendekatan dan perkenalan terlebih dahulu dengan para informan, setelah itu barulah kemudian diminta waktunya untuk wawancara.
Adapun karakteristik dari para informan tersebut adalah sebagai berikut :
Tabel 4.1: Karakteristik Informan
Kode Sumber Pendidikan Jababatan
I1 Informan 1 S2 Kepala Dinas
I2 Informan 2 S2 Pegawai
I3 Informan 3 S1 Pegawai
I4 Informan 4 S1 Pegawai
Dalam melakukan wawancara peneliti menetapkan Ibu Khairunnida sebagai informan pertama (I1), Ibu Khairunnida ini bertugas sebagai plt Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Mandailing Natal. Untuk informan kedua (I2) peneliti menetapkan kepada Ibu Apridah, Ibu Apridah sebagai Kepala Bidang Pembinaan, Pengelolaan dan Pengawasan Kearsipan di Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal. Untuk Informan ketiga (I3) peneliti menetapkan Bapak Abu Bahar Siddiq, Ibu Abu Bahar Siddiq bertugas dibidang Perpustakaan dan Kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal. Dan Bapak Ahmad Fadil bertugas dibidang tata usaha di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal, ditetapkan peneliti sebagai Informan keempat (I4).
Wawancara berlangsung secara informal. Wawancara dilakukan berdasarkan pada pedoman wawancara dan pelaksanaan wawancara dilakukan secara substantif dimana wawancara dilakukan tidak harus pada suatu tempat tertentu. Suasana wawancara berlangsung alamiah, apa adanya, dan tidak diatur sedemikian rupa untuk tujuan tertentu, begitu juga dengan bahasa yang digunakan adalah bahasa informal, walau terkadang peneliti menggunakan bahasa-bahasa kearsipan, isi wawancara berkembang sesuai dengan jawaban yang diberikan informan.
4.2 Kategori
Berdasarkan hasil wawancara, peneliti menyusun sebuah kerangka awal analisis sebagai acuan dan pedoman. Dengan pedoman ini, peneliti membaca kembali transkrip wawancara lalu melakukan coding, memilih data yang relevan dengan judul penelitian sehingga menghasilkan sebuah kategori, yaitu :
4.2.1 Sistem pengelolaan Arsip Dinamis
Arsip memiliki makna sebagai sebuah berkas atau warkat yang disimpan
dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan mudah. Untuk pengelolaan arsip arsip tersebut tentunya dibutuhkan suatu sistem yang memudahkan perusahaan untuk menemukan kembali berkas-berkas yang dibutuhkan tepat pada waktunya.
Untuk itu suatu dinas harus memiliki sistem pengelolaan arsip yang baik begitu halnya dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal, salah satunya yaitu sistem pengelolaan arsip dinamis. Berdasarkan pengertian arsip dan hasil wawancara yang telah dilakukan sistem pengelolaan arsip dinamis sangat berhubungan dengan sumber arsip, proses pengelolaan arsip dinamis, kendala atau hambatan yang terdapat pada sistem pengelolaan arsip, yang diciptakan, dan sistem temu balik dalam pengelolaan arsip dinamis.
1. Sumber Arsip
Arsip memiliki nilai dan arti penting. Karena, arsip merupakan bahan resmi penyelenggaraan administrasi suatu pemerintahan atau badan perusahaan.
Arsip merupakan pusat ingatan, sumber informasi dan sumber bukti sejarah dan arsip juga sebagai bagian penting dalam seluruh kegiatan suatu organisasi.
Sebagai sumber informasi tentunya arsip memiliki asal dari mana arsip itu bermula, baik dari dalam pemerintah ataupun dari luar pemerintah. Hal ini dapat dilihat dari hasil wawancara dengan informan berikut :
I1 :“untuk arsip dinamis SKPD (satuan kerja perangkat daerah), berita acara pekerjaan, undangan”
Dari pernyataan informan di atas dapat dijelaskan bahwa pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal, sumber arsip dinamis yaitu berupa SKPD (satuan kerja perangkat daerah), berita acara pekerjaan. Dari
sumber arsip dinamis yang ada maka terbentuk beberapa bentuk arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal. Hal ini disebutkan dalam hasil wawancara berikut :
I1 :“disini terdapat dokumen atau berkas, dokumen tulisan tangan (memo/sejenisnya) dan arsip dinamis tidah terstuktur (tulisan , surat), terstuktur (formulir) Mbak”
Berdasarkan pernyataan I1 diatas dapat dijelaskan bahwa bentuk arsip yang ada pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal meliputi dokumen atau berkas, dokumen tulisan tangan (memo/sejenisnya), arsip dinamis yang tidak terstukrur (tulisan, surat), terstruktur (formulir).
Berdasarkan beberapa pernyataan informan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa arsip dinamis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal sebagian besar bersumber dari dalam dinas sehingga membentuk beberapa bentuk arsip.
Gambar 4.1 Contoh Bentuk Dokumen atau Berkas
2. Proses Pengelolaan Arsip Dinamis
Pengelolaan arsip dinamis merupakan suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
Dalam pengelolaan arsip dinamis memiliki 3 komponen yaitu input, proses dan output. Adapun tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah menyediakan arsip yang benar untuk orang yang berwenang pada waktu yang tepat dari biaya yang efisien. Hal ini terlihat dari beberapa pernyataan informan berikut :
I2 :“iya Mbak, didinas ini untuk penyimpanan arsipnya masih menggunakan sistem manual Mbak, masih menggunakan sistem Microsoft excel Mbak”
I4 :”ini Mbak tempat penyimpanannya yaah Mbak lihat saja tempatnya masih manual begini jadi disimpan didalam filling cabinet atau rak besi gini Mbak,”
Berdasarkan pernyataan para informan di atas, dapat dijelaskan bahwa proses pengelolaan arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal masih dilakukan secara manual. Dimana proses manual ini meliputi beberapa langkah, seperti yang dinyatakan informan berikut:
I4 :“ya bisa Mbak lihat semua dokumen ini dalam bentuk tercetak dan kalau pun data ini dimasukkan ke Microsoft excel hanya dokumen internalnya
saja selebihnya dokumen eksternal disimpan kedalam ruang penyimpanan khusus arsip”
I4 :“begini Mbak apabila menurut bagian-bagian kerja pada dinas masing-masing bidang dokumen itu sudah cocok untuk disimpan maka dokumen itu dimasukkan kedalam microsoft dengan nomor barcode nya, didalam Microsoft tersebut sudah ada tempat bagian dokumen dokumen berdasarkan bagian kerjanya, setelah di masukkan kedalam komputer dokumen tersebut dibawa keruang khusus penyimpanan dan diletakkan berdasarkan barcode yang sudah tersedia didalam kotak arsip yang terdapat didalam rak Mbak”
Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat disimpulkan bahwa proses yang dilakukan dalam pengelolaan arsip dinamis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal masih sederhana yaitu meliputi penyimpanan dokumen yang berbentuk tercetak/eksternal akan langsung disimpan kegudang penyimpanan dan kalau dokumen internal atau berbentuk data di input ke komputer.
Gambar 4.2 Contoh Nomor Kode Dokumen
Gambar 4.3 Rak Penyimpanan Arsip
1. File yang Diciptakan
Kumpulan file menggambarkan suatu unit data individu tertentu. Misalnya file personalia dapat mewakili data. Dengan demikian suatu badan atau dinas dapat menciptakan file terhadap arsipnya. Hal ini dapat dilihat dari pernyataan informan berikut :
I1 :“bentuk yang ada antara lain surat dinas, catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, undangan rapat”
Bedasarkan pernyataan informan di atas dapat disimpulkan bahwa file yang diciptakan pada arsip dinamis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal berupa surat dinas, catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, undangan rapat. File-file tersebut memiliki bentuk format. Seperti yang di sebutkan infoman dalam hasil wawancara berikut:
I1 :“ya bisa Mbak, lihat semua dokumen ini dalam bentuk tercetak dan kalau pun data ini dimasukkan ke Microsoft excel hanya dokumen internalnya saja selebihnya dokumen eksternal disimpan kedalam ruang penyimpanan khusus arsip”
Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat disimpulkan bahwa file arsip dinamis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal memiliki format file internal dan format eksternal. Dimana format internal berupa data yang di input kedalam komputer, sedangkan format eksternal merupakan dalam bentuk dokumen-dokumen tercetak yang langsung disimpan kegudang penyimpanan.
2. Proses Sistem Temu Balik Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis
Sistem Temu balik adalah sebuah media layanan bagi pengguna untuk memperoleh informasi atau sumber informasi yang dibutuhkan oleh pengguna.
Sistem temu balik merupakan sistem informasi yang berfungsi untuk menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan pemakai. Sistem temu balik berfungsi sebagai perantara kebutuhan informasi pengguna dengan sumber informasi yang tersedia. Jadi, temu balik merujuk pada keseluruhan kegiatan yang meliputi pembuatan wakil informasi (representation), penyimpanan (storage), pengaturan (organization) sampai kepada pengambilan (access). Hal ini sesuai dengan hasil wawancara peneliti sebagai berikut :
I3 :”oh kalau itu iya Mbak, kami untuk menyimpan data mengunanakan klasifikasi atau nomor-nomor kode dari dokumen yang sudah tersedia sehingga apabila pegawai disini mau mencari data itu kembali bisa dilihat dari data sini terlebih dahulu baru ke ruang penyimpanan Mbak”
Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat di sebutkan bahwa Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal memiliki suatu sistem temu balik yang masih manual. Dimana dalam sistem tersebut terdapat nomor-nomor kode dari masing-masing dokumen, yang berfungsi untuk mempermudah pengguna dalam menemukan dokumen yang mereka butuhkan. Adapun proses
yang dilalui dalam temu kembali dokumen, seperti yang dijelaskan informan berikut :
I1 :“yah kita lihat dahulu data internal tersebut Mbak setelah itu lihat barcodenya dan sesampai diruang penyimpanan arsip dinamis agar lebih memudahkan untuk mencari dokumen tersebut dikotak arsipnya Mbak dengan melihat barcode yang ada”
I4 :”kalau disini gak terlalu sih Mbak kan didalam dokumen tersebut ada nomor barcode pada lembarannya jadi tinggal ibu cari saja nomornya datanya langsung ada Mbak tapi ya pelan-pelan lah lihatnya Mbak hehe, kan bisa Mbak lihat saja di bantex tersebut ada nomor BBK nya”
Berdasarkan pernyataan informan diatas dapat disimpukan bahwa proses yang dilakukan dalam temu balik dokumen pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal yaitu pengguna melihat nomor kode dokumen yang dibutuhkan, dari sistem pengguna akan memperoleh barcode dokumen. Barcode yang diperoleh dijadikan acuan dalam mencari dokumen yang dibutuhkan digudang penyimpanan. Adapapun bentuk tampilan dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar 4.4 Lemari Tempat Bantex
3. Kendala atau Hambatan Pada Sistem Pengelolaan Arsip
Kendala atau hambatan dapat diartikan sebagai faktor penghambat dalam melakukan suatu tindakan atau kegiatan. Begitu juga halnya dalam menjalankan suatu sistem pengelolaan arsip. Dalam menjalankan proses pengelolaan arsip biasanya pengguna sering mengalami hambatan, seperti halnya yang disebutkan informan dalam hasil wawancara berikut :
I2 :”oh itu pasti Mbak, sering sekali pegawai mengeluh akan kesulitan menemukan data yg dibutuhkan kembali Mbak, butuh waktu. Apalagi penyusunannya yang seperti ini, kebanyakan pegawai tidak tahu sehingga capek dan malas mencarinya”
Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat dijelaskan bahwa pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal sering mengalami hambatan dalam menemukan dokumen yang dibutuhkan yaitu kesulitan pengguna menemukan dokumen yang dibutuhkan karena mereka tidak tahu atau tidak mengerti tentang code dokumen. Kemudian sulitnya menemukan dokumen yang dibutuhkan sehingga mereka butuh waktu yang cukup lama untuk menemukan dokumennya. Hal tersebut diungkapkan oleh informan berikut : I3 :”kalau disini gak terlalu sih Mbak kan didalam dokumen tersebut ada
nomor barcode pada lembarannya jadi tinggal ibu cari saja nomornya datanya langsung ada Mbak tapi ya pelan-pelan lah lihatnya Mbak hehe, kan bisa Mbak lihat saja di bantex tersebut ada nomor BBK nya Mbak”
Berdasarkan pernyataan informan di atas jelas bahwa membutuh waktu lama dalam menemukan dokumen pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal adalah dalam mencari dokumen itu sendiri di ruang penyimpanan, karena petugas harus satu-satu melihat code dokumen. Hal ini disebabkan karena sebagian petugas tidak hapal atau tidak mengetahui posisi rak penyimpanan. Kemudian selain sulit menemukan kembali dokumen, faktor penghalang dalam pengelolaan arsip adalah pemusnahan dokumen. Seperti yang disebutkan informan berikut :
I4 :“Karena pihak kami merasa data ini masih dibutuhkan dan belum ada kebijakan dari dinas mengenai pemusnahan dokumen ini Mbak, kalau itu seringlah Mbak apalagi pegawai kantor sini kalau sudah disuruh atasan
mencari kembali data tersebut pasti pegawainya banyak yang mengeluh kesulitan dalam mencari data itu kembali, apa karena sistem penyimpanannya yang kurang efisien Mbak dan atasan kami sudah maklum dan terbiasa akan temu kembali data sulit buat ditemukan Mbak”
Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat dijelaskan bahwa faktor lain yang menghambat proses pengelolaan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal adalah belum adanya kebijakan untuk pemusnahan dokumen dengan alasan dokumen tersebut masih dibutuhkan.
Walaupun belum ada kebijakan untuk pemusnahan dokumen, akan tetapi perencanaanya sudah ada, seperti yang disebutkan informan dalam wawancara berikut:
I2 :”iya sih Mbak tapi bagaimana belum ada kebijakan dari atasan, kalau ada sih lebih bagus membantu kami semua, tapi rencananya katanya dokumen ini semua mau dimusnahkan dengan syarat harus dipilah-pilah kembali Mbak atau apa namanya disortir gitu Mbak mana yang masih layak atau sama sekali memang tidak layak”
Berdasarkan pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa pada Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal sudah ada perencanaan pemusnahan dokumen dengan syarat dokumen harus disortir terlebih dahulu, mana dokumen yang masih dibutuhkan dan mana yang harus dimusnahkan.
4.3 Rangkuman Hasil Penelitian
Berdasarkan hasil wawancara mendalam dengan informan, melalui proses analisis data yang menjaga keabsahan data serta melakukan triangulasi, maka diperoleh sebuah kategori dengan sub bagian-bagiannya. Kategori dari Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal adalah sebagai berikut :
Tabel 4.2 Rangkuman Hasil Penelitian
No Kategori Indiktor
1 Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Pengelolaan Arsip Dinamis
a. Sumber arsip -SKPD
-Berita Acara Pekerjaan -Undangan
b. Proses Pengelolaan Alur Kerja Arsip Dinamis c. File yang Diciptakan - Surat dinas
-Catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian
- Undangan rapat d. Sistem Temu Balik Sistem Manual e. Hambatan/halangan Pengelolaan -Waktu Teme Balik
-Pemusnahan
Dari tabel 4.2 di atas dapat dijelaskan bahwa sistem pengelolaan arsip dinamis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal terdiri dari beberapa kategori yaitu:
1. Sumber arsip yang terdiri dari SKPD, berita acara pekerjaan, undangan.
2. Proses pengelolaan arsip dinamis dijelaskan melalui alur kerja arsip 3. File yang diciptakan terdiri dari surat dinas, catatan-catatan yang
berhubungan dengan masalah kepegawaian, undangan rapat 4. Sistem temu balik yang digunakan adalah sistem manual
5. Hambatan/halangan pengelolaan arsip dinamis terdiri dari waktu temu balik dan pemusnahan arsip
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang diperoleh dari wawancara tersebut, maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Proses pengelolaan arsip pada Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal masih dilakukan secara manual. Dimana dokumen yang berbentuk tercetak eksternal akan langsung disimpan kegudang penyimpanan dan kalau dokumen internal atau berbentuk data di input ke komputer.
2. Kendala atau hambatan yang dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu sulitnya dalam menemukan kembali dokumen yang diperlukan dan membutuhkan waktu lama untuk menemukan sebuah dokumen karena pencarian harus dilakukan secara bertahap.
5.2 Saran
Berdasarkan hasil penelitian beserta kesimpulan di atas, peneliti memberikan saran yaitu Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal diharapkan adanya perbaikan sistem pengelolaan arsip yang efektif, dan dapat memiliki aplikasi pengelolaan arsip dinamis, dimana dapat melakukan pengelolaan pada arsip aktif dan in-aktif. Sehingga memudahkan petugas dalam pengelolaan arsip serta temu kembali arsip dengan cepat.
DAFTAR PUSTAKA
Sedarmayanti. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.
Bandung: Mandar Maju. 2003.
Amsyah, Zulkifli. Manajemen Sistem Informasi . Jakarta: Gramedia Pustaka Umum. 2003.
Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara. 2009.
Basuki, Sulistyo. Metode Penelitian. Jakarta: Wedatama Widya Sastra dan Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia. 2006.
Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
2003.
Undang-undang Republik Indonesia Nomor. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Chung, Kae H, Leon C. Megginson. Organizational Behavior, Developing
Managerial Skills . Newyork: Harper & Row Publishers. 1981.
Gunarto, Imam. Sistem Filling . Jakarta: Chandra Pratama. 1997.
Hasugian, J. Pengantar Kearsipan. Medan: Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Sastra USU. 2003.
Indofile: Sistem Kearsipan Elektronik. (n.d.). Jakarta: Aksestama Sistem Citra Informasi Indonesia.Indonesia. Undang-Undang No. 43 tentang Kearsipan. (2009)..
Sugiarto, Agus dan Wahyono, Teguh. Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Modern . Yogyakarta: Penerbit Gava Media.
2005.
Sulistyo, Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia. 2003.
https://sauman20.wordpress.com/2011/04/13/life-cycle-of-records/ Tanggal 09 November2016 pukul 04.22
Tanggal 09november2016 pukul 04.22 Widjaja, A.W, 1990, Himpunan Undang-Undang dan Peraturan Kearsipan Republik Indonesia, Rajawali Pers, Jakarta.
Wursanto, Ig. 1991, Kearsipan 1, Kanisus, Yogyakarta.
The Liang Gie. (2009). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.
Basir Barthos. (2007). Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.
Wursanto. (2004). Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius.
Dorotul Yahmah. (2009). Kesekretariatan Modern dan Administrasi Perkantoran.
Bandung: Pustaka Setia
Mulyono,Sularso,dkk.2011. Manajemen Kearsipan. Semarang: Unnes Press
LAMPIRAN I
PEDOMAN WAWANCARA 1. Sistem pengelolaan arsip dinamis
a. Darimana sumber arsip berasal ?
b. Bagaimana proses pengelolaan arsip dinamis pada kantor Perpustakaan dan Arsip daerah Kabupaten Mandailing Natal?
c. Apa saja yang file diciptakan dalam kantor Perepustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Mandailing Natal?
d. Bagaimana bentuk format yang diciptakan dalam kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Mandailing Natal ?
e. Bagaimana sistem temu balik dalam pengelolaan arsip dinamis di kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Mandailing Natal?
f. Apa kendala atau hambatan yang terdapat pada sistem pengelolaan arsip yang ada sekarang?
LAMPIRAN II
HASIL TRANSKRIP WAWANCARA 1. Hasil transkrip wawancara informan 1
Wawancara ini diambil pada tanggal 31 Maret 2017 Pada pukul 11.00 wib.
Bertempat pada lokasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal di Jalan Sutan Soripada Mulia dengan Ibu Khairunnida. Berikut adalah hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan Informan pertama disimbolkan dengan I1.
P : “Selamat siang buk ini dengan Rahmida yuliasni yang semalam datang kasih surat penelitian mengenai arsip disini buk”
I1 :“Selamat siang juga, oh ya mbak ada yg bisa saya bantu?
P :“iya buk, saya mau nanyak mengenai arsip didinas ini buk”
I1 :“memang judul dan jurusan mbak mengenai arsip ya?” apa saja itu yang ingin mbak tanyakan mengenai arsip disini?”
P :“iya buk mengenai arsip kalau untuk jurusan saya ilmu perpustakaan tetapi berkaitan dengan kearsipan buk, sebelumnya saya mau lihat dulu bagaimana keadaan arsip disini dengan bertanya-tanya dengan ibuk mengenai sistem pengelolaan arsip dinamis disini buk”.
I1 :“iya mbak, jadi begitu tidak apa-apa mbak selagi ibuk tahu kenapa tidak”
P :”baik buk, apa saja dokumen yang ada pada bagian arsip dinamis buk?”
I1 :“untuk arsip bagian dinamis SKPD (satuan kerja perangkat daerah), berita acara pekerjaan, undangan”.
P :”bentuk dokumen arsip dinamis yang ada disini seperti apa buk”
I1 :”oh ituu, disini terdapat dokumen atau berkas, dokumen tulisan tangan (memo/sejenisnya) dan arsip dinamis tidah terstuktur (tulisan , surat), terstuktur (formulir) Mbak”
P :“oh iya buk, sistem pengelolaan arsip disini masih berbentuk manual buk?”
I1 :“iya mbak dinas ini untuk penyimpanan arsipnya masih menggunakan sistem manual sista, masih menggunakan sistem Microsoft excel mbak”
P :“oh begitu buk, semua dokumen yang masuk kedalam dinas untuk disimpan dalam bentuk format apa ya buk ?”
I1 :“ya bisa mbak lihat semua dokumen ini dalam bentuk format tercetak dan kalau pun data ini dimasukkan ke Microsoft excel hanya dokumen internalnya saja selebihnya dokumen eksternal disimpan kedalam ruang penyimpanan khusus arsip”
P :“oh, bagaimana proses pelaksanaan pengelolaan arsip disini buk ?”
I1 :“begini mbak apabila menurut bagian-bagian kerja pada kantor masing-masing kalau menurut pegawai pada bidang masing-masing dokumen itu sudah cocok untuk disimpan maka dokumen itu dimasukkan kedalam microsoft dengan nomor barcode nya, didalam Microsoft tersebut sudah ada tempat bagian
dokumen-dokumen berdasarkan bagian kerjanya, setelah di masukkan kedalam komputer dokumen tersebut dibawa keruang khusus penyimpanan dan diletakkan berdasarkan barcode yang sudah tersedia didalam kotak arsip yang terdapat didalam rak mbak”
P :“penyimpanan dokumen ini keruang khusus arsip menggunakan jangka waktu atau target tidak buk ?”
I1 :“tidak sih mbak, itu tergantung dari pegawai bagian kerja masing-masing akan tetapi biasanya dinas menargetkan 1 tahun mbak”
P :“untuk saat ini sudah dulu ya buk, tetapi lain waktu saya masih bisa tanya-tanya buk”
I1:“oh iya mbak tidak apa-apa”
P :“baik buk, saya permisi ya buk terima kasih”
I1:“iya mbak, sama-sama mbak
2. Hasil Transkrip Informan 2
Wawancara ini diambil pada tanggal 31 Maret 2017 Pada pukul 14.00 wib.
Bertempat pada lokasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal di Jalan Soripada Mulia dengan Ibu Apridah. Berikut adalah hasil wawancara
Bertempat pada lokasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal di Jalan Soripada Mulia dengan Ibu Apridah. Berikut adalah hasil wawancara