BAB II TINJAUAN LITERATUR
2.10 Penyusutan Arsip Dinamis
Arsip yang terus berkembang setiap hari akan menjadi tumpukan arsip, apabila dibiarkan begitu saja tentu akan membutuhkan tempat yang lebih luas dalam hal penyimpanan arsip, sehingga terjadi pemborosan tempat. Oleh karena itu harus dilakukan pengurangan jumlah arsip. Salah satu kegiatan yang termasuk di dalam pengelolaan arsip yaitu pengurangan jumlah arsip atau penyusutan arsip.
Menurut Sulistyo Basuki (2003: 309) mengemukakan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
a) Memindahkan arsip dinamis aktif yang memiliki frekuensi penggunaan rendah ke penyimpanan dinamis inaktif.
b) Memindahkan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah atau penerima ke pusat arsip dinamis inaktif.
c) Memusnahkan arsip dinamis bila sudah jatuh waktu.
d) Menyerahkan arsip dinamis dari unit arsip dinamis inaktif ke depo arsip statis.
Menurut Basir Barthos (2007: 101), penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara :
a) Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan masing-masing.
b) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
c) Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.
Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa dalam penyusutan arsip dinamis terdiri atas 4 prosedur adalah angka penilaian arsip, jadwal retensi arsip, nilai kegunaan arsip, pemidahan arsip.
1. Angka Penilaian Arsip Dinamis
Angka penilaian digunakan untuk menentukan angka penilaian suatu arsip dan selanjutnya membandingkan dengan patokan yang digunakan, sehingga pengelola kearsipan dapat menentukan langkahlangkah yang diperbuat terhadap keadaan arsip yang disimpan di tempat penyimpanan. Berkaitan dengan angka penilaian arsip dinamis, The Liang Gie (2009: 145) menyatakan bahwa: Semakin besar persentase angka penilaian, arsip-arsip tersebut semakin baik karena masih mempunyai nilai kegunaan, sebaliknya persentase angka penilaian masih kecil
berarti arsip tersebut sudah menurun nilai gunanya atau mungkin sudah tidak berguna lagi, sehingga perlu diadakan penyusutan. Untuk arsip aktif angka penilaian harus mencapai 5-20%.
2. Jadwal Retensi Arsip Dinamis
Arsip memiliki siklus hidup sejak saat diciptakan dan diterima hingga pemusnahan atau penyimpanan permanen. Siklus hidup arsip tersebut termasuk penggunaan, penyimpanan, pemusnahan, atau penyimpanan permanen. Untuk menentukan berapa lama arsip disimpan, apa tindakannya setelah jatuh waktu, kesemuanya dinyatakan dalam jadwal retensi arsip. Menurut Sulistyo Basuki (2003: 309), Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi keterangan jenis arsip dinamis, angka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilaigunanya, tindakan setelah jatuh waktu. Lebih lanjut menurut Sulistyo Basuki (2003: 311), tujuan adanya jadwal retensi arsip, yaitu:
a. Menekan biaya pemeliharaan arsip dinamis dengan cara dimusnahkan atau dipindahkan.
b. Meningkatkan efisiensi temu balik arsip dinamis serta adanya ketaatasasan (efisiensi dan konsistensi) dalam hal penyimpanan arsip dinamis.
3.Pemindahan Arsip Dinamis
Pemindahan arsip dinamis dilakukan setelah adanya keputusan pelaksanaan penyusutan. Menurut Sulistyo Basuki (2003: 322) pemindahan arsip dinamis yaitu: Arsip dinamis inaktif yang tidak dimusnahkan akan diserahkan ke
depo arsip dan namanya berubah menjadi arsip statis. Arsip dinamis inaktif yang akan dipindahkan dicatat pada daftar pertelean arsip dinamis inaktif yang didasarkan atas dasar berkas. Yang dicatat ialah badan korporasi yang memindahkan, judul berkas, tanggal bulan, dan tahunnya, bentuk fisik arsip dinamis, volume dalam meter kubik. Pemindahan dilakukan dengan cara membuat berita acara pemidahan.
Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa penyusutan arsip dinamis merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan. Dalam melakukan penyusutan arsip, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah angka penilaian, jadwal retensi arsip, nilai kegunaan arsip dan pemindahan arsip.
4.Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya. Pemusnahan arsip dinamis menurut Basir Barthos (2007: 105), adalah sebagai berikut: Tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilaksanakan secara total yaitu dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat dikenal baik isi maupun bentuknya.
Undang-undang No. 43 Tahun 2009 pasal 50 ayat 1 dikatakan bahwa pemusnahan arsip dapat dilakukan apabila:
a) Tidak memiliki nilai guna.
b) Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
c) Tidak ada peraturan perundangan-undangan yang melarang; dan d) Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif deskriptif. Penelitian ini berusaha mengungkapkan dan menjelaskan adanya kenyataan, gejala, fakta dan kejadian secara deskriptif yang ditemukan pada latar alamiah.
Menurut (Mukhtar 2010, 30) penelitian kualitatif adalah “prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang dan perilaku yang dapat diamati”. Penelitian ini diarahkan pada latar dan individu (sasaran objek yang diteliti) sebagai subjek penelitiannya secara utuh. Data yang dihasilkan adalah data kualitatif yang umumnya adalah data berupa non angka, seperti kalimat-kalimat atau catatan, foto, rekaman suara dan gambar dimana peneliti menyelidiki, menganalisis, dan menjelaskan kejadian serta peristiwa dan yang berkaitan dengan pengelolaan surat-surat.
3.2 Lokasi Penelitian
Penelitian ini di laksanakan pada Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal yang beralamat Jl. Sutan Soripada Mulia
3.3 Proses Penelitian
Adapun proses penelitian yang akan dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
3.3.1 Mengidentifikasi Informan
Dalam penelitian ini yang dimaksud informan adalah orang yang dianggap mengetahui dengan baik terhadap masalah yang diteliti dan bersedia untuk memberikan informasi kepada peneliti.
Informan dalam penelitian ini adalah kepala pegewai kearsipan yang bernama ibu Khairunnida dan tiga orang staf yaitu; ibu Afridah sebagai Kepala Bidang Pembinaan, Pengelolaan dan Pengawasan Kearsipan, bapak Abu Bakar Siddiq bertugas dibidang Perpustakaan dan Kearsipan, dan bapak Ahmad Fadil dibidang tata usaha. Teknik pengambilan informan dilakukan secara purposive yaitu teknik penentuan sampel dengan pertimbangan tertentu yang dianggap berkompetensi di bidang kearsipan atau peneliti mengumpulkan informasi dengan melakukan observasi dan wawancara terhadap pihak-pihak yang berhubungan langsung dengan pengelolaan arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal.
3.3.2 Teknik Pengumpulan Data
Dalam teknik pengumpulan data, peneliti melakukan hal sebagai berikut:
1. Observasi Teknik pengumpulan data melalui observasi ini dilakukan berkenaan dengan perilaku manusia dan proses kerja. Proses
pelaksanaan pengumpulan data observasi dalam penelitian ini termasuk pada observasi partisipatif (observasi berperan serta), dalam observasi ini peneliti terlibat dalam kegiatan sehari-hari orang yang sedang diamati ditempat terjadi atau berlangsungnya peristiwa yakni pegawai Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal dimana peneliti berperan serta sebagai mahasiswa yang sedang melakukan penelitian dengan melihat langsung proses pengelolaan arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal.
2. Wawancara Wawancara merupakan salah satu bagian terpenting dari setiap survei. Tanpa wawancara, peneliti akan kehilangan informasi yang hanya dapat diperoleh dengan jalan bertanya langsung kepada responden. Data semacam itu merupakan tulang punggung suatu penelitian survey. Tujuan wawancara adalah untuk mengumpulkan data dan informasi yang lengkap, akurat, dan adil. Wawancara dilakukan secara langsung dengan Kepala Dinas dan Pegawai bagian Arsip Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal.
Teknik pengumpulan data selain melalui observasi bisa juga melalui wawancara terhadap informan dengan mengetahui lebih dalam lagi mengenai berbagai data di Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal. Pedoman wawancara juga diperlukan agar tidak menyimpang dari tujuan penelitian, pedoman wawancara juga disusun berdasarkan dengan teori yang berkaitan dengan masalah yang diteliti.
3. Studi Dokumen Selain observasi dan wawancara teknik pengumpulan data bisa juga dengan studi dokumen. Peneliti melakukan suatu kegiatan mengumpulkan berbagai informasi dan data dari beberapa bahan-bahan dokumen menunjang kelengkapan data yang dibutuhkan yaitu melalui buku, artikel, jurnal, karya ilmiah dan majalah. Studi dokumen ini dilakukan agar mengetahui setiap permasalahan yang dihadapi dan setelah itu dibandingkan dengan keadaan yang sedang diteliti atau survey di lokasi atau tempat peristiwa terjadi.
3.3.3 Teknik Analisis Data
Proses analisis data dimulai dengan menelaah dan memahami seluruh data yang tersedia dari berbagai sumber, yaitu wawancara, pengamatan, yang sudah ditulis dalam catatan lapangan atau dari tempat kejadian/peristiwa, dokumen pribadi, dokumen resmi, gambar foto, dan karya ilmiah. Dari proses tersebut setelah dipahami maka terbentuk suatu kesimpulan, analisis data dalam penelitian itu dilakukan di dalam suatu proses. Jadi pelaksanaan analisis mulai dilakukan ketika pengumpulan data itu juga dikerjakan dan dilakukan secara intensif yaitu ketika sudah meninggalkan lapangan. Melakukan analisis membutuhkan usaha pemusatan perhatian serta pengerahan tenaga dan juga pikiran peneliti.
3.3.4 Keabsahan Data
Keabsahan data dalam penelitian ini juga dapat dicapai dengan proses pengumpulan data yang tepat. Salah satu caranya adalah dengan proses triangulasi, yaitu teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain di luar data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data itu.
Metode triangulasi merupakan salah satu metode yang paling umum di pakai dalam uji validitas penelitian kualitatif, triangulasi dilakukan berdasarkan wawancara dengan informan dan observasi oleh penulis dalam mengamati kejadian fakta yang terdapat dilapangan. Teknik pengumpulan data juga dilakukan untuk melengkapi data primer dan sekunder. Wawancara dan observasi dilakukan.
Sebagai data primer yang berkaitan dengan informasi yang di dapat dari kebijakan pihak Daerah Kabupaten Mandailing Natal dalam pengelolaan kearsipan.
1. Triangulasi Data
Menggunakan berbagai sumber data seperti dokumen, hasil wawancara dan hasil observasi yang peneliti lakukan pada Daerah Kabupaten Mandailing Natal.
2. Triangulasi Teori
Penggunaan berbagai teori untuk memastikan bahwa data yang di kumpulkan sudah memenuhi syarat. Pada penelitian ini, berbagai teori yang telah dijelaskan pada bab II akan digunakan untuk menguji hasil daridata yang terkumpul.
3. Triangulasi Metode
Penggunaan berbagai metode untuk meneliti suatu hal, seperti metode wawancara dan metode observasi. Dalam penelitian ini, peneliti melakukan metode wawancara yang ditunjang dengan metode observasi pada saat wawancara dilakukan.
3.4 Jenis dan Sumber Data
Jenis dan sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
a) Data primer, yaitu hasil dari wawancara dan pengamatan penulis, seperti sikap dan pemahaman dari subjek yang diteliti sebagai dasar utama melakukan interpretasi data.
b) Data sekunder, yaitu data yang mendukung data primer dan diperoleh melalui studi kepustakaan seperti: buku, jurnal, dokumen lain yang berhubungan dengan penelitian.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Karakteristik Informan
Informan dalam penelitian ini adalah kepala dinas dan pegawai Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal di Jalan Sutan Soripada Mulia. Peneliti melakukan wawancara dengan 4 orang informan, dimana wawancara dilakukan melalui pendekatan dan perkenalan terlebih dahulu dengan para informan, setelah itu barulah kemudian diminta waktunya untuk wawancara.
Adapun karakteristik dari para informan tersebut adalah sebagai berikut :
Tabel 4.1: Karakteristik Informan
Kode Sumber Pendidikan Jababatan
I1 Informan 1 S2 Kepala Dinas
I2 Informan 2 S2 Pegawai
I3 Informan 3 S1 Pegawai
I4 Informan 4 S1 Pegawai
Dalam melakukan wawancara peneliti menetapkan Ibu Khairunnida sebagai informan pertama (I1), Ibu Khairunnida ini bertugas sebagai plt Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Mandailing Natal. Untuk informan kedua (I2) peneliti menetapkan kepada Ibu Apridah, Ibu Apridah sebagai Kepala Bidang Pembinaan, Pengelolaan dan Pengawasan Kearsipan di Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal. Untuk Informan ketiga (I3) peneliti menetapkan Bapak Abu Bahar Siddiq, Ibu Abu Bahar Siddiq bertugas dibidang Perpustakaan dan Kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal. Dan Bapak Ahmad Fadil bertugas dibidang tata usaha di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal, ditetapkan peneliti sebagai Informan keempat (I4).
Wawancara berlangsung secara informal. Wawancara dilakukan berdasarkan pada pedoman wawancara dan pelaksanaan wawancara dilakukan secara substantif dimana wawancara dilakukan tidak harus pada suatu tempat tertentu. Suasana wawancara berlangsung alamiah, apa adanya, dan tidak diatur sedemikian rupa untuk tujuan tertentu, begitu juga dengan bahasa yang digunakan adalah bahasa informal, walau terkadang peneliti menggunakan bahasa-bahasa kearsipan, isi wawancara berkembang sesuai dengan jawaban yang diberikan informan.
4.2 Kategori
Berdasarkan hasil wawancara, peneliti menyusun sebuah kerangka awal analisis sebagai acuan dan pedoman. Dengan pedoman ini, peneliti membaca kembali transkrip wawancara lalu melakukan coding, memilih data yang relevan dengan judul penelitian sehingga menghasilkan sebuah kategori, yaitu :
4.2.1 Sistem pengelolaan Arsip Dinamis
Arsip memiliki makna sebagai sebuah berkas atau warkat yang disimpan
dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan mudah. Untuk pengelolaan arsip arsip tersebut tentunya dibutuhkan suatu sistem yang memudahkan perusahaan untuk menemukan kembali berkas-berkas yang dibutuhkan tepat pada waktunya.
Untuk itu suatu dinas harus memiliki sistem pengelolaan arsip yang baik begitu halnya dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal, salah satunya yaitu sistem pengelolaan arsip dinamis. Berdasarkan pengertian arsip dan hasil wawancara yang telah dilakukan sistem pengelolaan arsip dinamis sangat berhubungan dengan sumber arsip, proses pengelolaan arsip dinamis, kendala atau hambatan yang terdapat pada sistem pengelolaan arsip, yang diciptakan, dan sistem temu balik dalam pengelolaan arsip dinamis.
1. Sumber Arsip
Arsip memiliki nilai dan arti penting. Karena, arsip merupakan bahan resmi penyelenggaraan administrasi suatu pemerintahan atau badan perusahaan.
Arsip merupakan pusat ingatan, sumber informasi dan sumber bukti sejarah dan arsip juga sebagai bagian penting dalam seluruh kegiatan suatu organisasi.
Sebagai sumber informasi tentunya arsip memiliki asal dari mana arsip itu bermula, baik dari dalam pemerintah ataupun dari luar pemerintah. Hal ini dapat dilihat dari hasil wawancara dengan informan berikut :
I1 :“untuk arsip dinamis SKPD (satuan kerja perangkat daerah), berita acara pekerjaan, undangan”
Dari pernyataan informan di atas dapat dijelaskan bahwa pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal, sumber arsip dinamis yaitu berupa SKPD (satuan kerja perangkat daerah), berita acara pekerjaan. Dari
sumber arsip dinamis yang ada maka terbentuk beberapa bentuk arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal. Hal ini disebutkan dalam hasil wawancara berikut :
I1 :“disini terdapat dokumen atau berkas, dokumen tulisan tangan (memo/sejenisnya) dan arsip dinamis tidah terstuktur (tulisan , surat), terstuktur (formulir) Mbak”
Berdasarkan pernyataan I1 diatas dapat dijelaskan bahwa bentuk arsip yang ada pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal meliputi dokumen atau berkas, dokumen tulisan tangan (memo/sejenisnya), arsip dinamis yang tidak terstukrur (tulisan, surat), terstruktur (formulir).
Berdasarkan beberapa pernyataan informan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa arsip dinamis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal sebagian besar bersumber dari dalam dinas sehingga membentuk beberapa bentuk arsip.
Gambar 4.1 Contoh Bentuk Dokumen atau Berkas
2. Proses Pengelolaan Arsip Dinamis
Pengelolaan arsip dinamis merupakan suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
Dalam pengelolaan arsip dinamis memiliki 3 komponen yaitu input, proses dan output. Adapun tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah menyediakan arsip yang benar untuk orang yang berwenang pada waktu yang tepat dari biaya yang efisien. Hal ini terlihat dari beberapa pernyataan informan berikut :
I2 :“iya Mbak, didinas ini untuk penyimpanan arsipnya masih menggunakan sistem manual Mbak, masih menggunakan sistem Microsoft excel Mbak”
I4 :”ini Mbak tempat penyimpanannya yaah Mbak lihat saja tempatnya masih manual begini jadi disimpan didalam filling cabinet atau rak besi gini Mbak,”
Berdasarkan pernyataan para informan di atas, dapat dijelaskan bahwa proses pengelolaan arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal masih dilakukan secara manual. Dimana proses manual ini meliputi beberapa langkah, seperti yang dinyatakan informan berikut:
I4 :“ya bisa Mbak lihat semua dokumen ini dalam bentuk tercetak dan kalau pun data ini dimasukkan ke Microsoft excel hanya dokumen internalnya
saja selebihnya dokumen eksternal disimpan kedalam ruang penyimpanan khusus arsip”
I4 :“begini Mbak apabila menurut bagian-bagian kerja pada dinas masing-masing bidang dokumen itu sudah cocok untuk disimpan maka dokumen itu dimasukkan kedalam microsoft dengan nomor barcode nya, didalam Microsoft tersebut sudah ada tempat bagian dokumen dokumen berdasarkan bagian kerjanya, setelah di masukkan kedalam komputer dokumen tersebut dibawa keruang khusus penyimpanan dan diletakkan berdasarkan barcode yang sudah tersedia didalam kotak arsip yang terdapat didalam rak Mbak”
Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat disimpulkan bahwa proses yang dilakukan dalam pengelolaan arsip dinamis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal masih sederhana yaitu meliputi penyimpanan dokumen yang berbentuk tercetak/eksternal akan langsung disimpan kegudang penyimpanan dan kalau dokumen internal atau berbentuk data di input ke komputer.
Gambar 4.2 Contoh Nomor Kode Dokumen
Gambar 4.3 Rak Penyimpanan Arsip
1. File yang Diciptakan
Kumpulan file menggambarkan suatu unit data individu tertentu. Misalnya file personalia dapat mewakili data. Dengan demikian suatu badan atau dinas dapat menciptakan file terhadap arsipnya. Hal ini dapat dilihat dari pernyataan informan berikut :
I1 :“bentuk yang ada antara lain surat dinas, catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, undangan rapat”
Bedasarkan pernyataan informan di atas dapat disimpulkan bahwa file yang diciptakan pada arsip dinamis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal berupa surat dinas, catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, undangan rapat. File-file tersebut memiliki bentuk format. Seperti yang di sebutkan infoman dalam hasil wawancara berikut:
I1 :“ya bisa Mbak, lihat semua dokumen ini dalam bentuk tercetak dan kalau pun data ini dimasukkan ke Microsoft excel hanya dokumen internalnya saja selebihnya dokumen eksternal disimpan kedalam ruang penyimpanan khusus arsip”
Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat disimpulkan bahwa file arsip dinamis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal memiliki format file internal dan format eksternal. Dimana format internal berupa data yang di input kedalam komputer, sedangkan format eksternal merupakan dalam bentuk dokumen-dokumen tercetak yang langsung disimpan kegudang penyimpanan.
2. Proses Sistem Temu Balik Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis
Sistem Temu balik adalah sebuah media layanan bagi pengguna untuk memperoleh informasi atau sumber informasi yang dibutuhkan oleh pengguna.
Sistem temu balik merupakan sistem informasi yang berfungsi untuk menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan pemakai. Sistem temu balik berfungsi sebagai perantara kebutuhan informasi pengguna dengan sumber informasi yang tersedia. Jadi, temu balik merujuk pada keseluruhan kegiatan yang meliputi pembuatan wakil informasi (representation), penyimpanan (storage), pengaturan (organization) sampai kepada pengambilan (access). Hal ini sesuai dengan hasil wawancara peneliti sebagai berikut :
I3 :”oh kalau itu iya Mbak, kami untuk menyimpan data mengunanakan klasifikasi atau nomor-nomor kode dari dokumen yang sudah tersedia sehingga apabila pegawai disini mau mencari data itu kembali bisa dilihat dari data sini terlebih dahulu baru ke ruang penyimpanan Mbak”
Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat di sebutkan bahwa Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal memiliki suatu sistem temu balik yang masih manual. Dimana dalam sistem tersebut terdapat nomor-nomor kode dari masing-masing dokumen, yang berfungsi untuk mempermudah pengguna dalam menemukan dokumen yang mereka butuhkan. Adapun proses
yang dilalui dalam temu kembali dokumen, seperti yang dijelaskan informan berikut :
I1 :“yah kita lihat dahulu data internal tersebut Mbak setelah itu lihat barcodenya dan sesampai diruang penyimpanan arsip dinamis agar lebih memudahkan untuk mencari dokumen tersebut dikotak arsipnya Mbak dengan melihat barcode yang ada”
I4 :”kalau disini gak terlalu sih Mbak kan didalam dokumen tersebut ada nomor barcode pada lembarannya jadi tinggal ibu cari saja nomornya datanya langsung ada Mbak tapi ya pelan-pelan lah lihatnya Mbak hehe, kan bisa Mbak lihat saja di bantex tersebut ada nomor BBK nya”
Berdasarkan pernyataan informan diatas dapat disimpukan bahwa proses yang dilakukan dalam temu balik dokumen pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal yaitu pengguna melihat nomor kode dokumen yang dibutuhkan, dari sistem pengguna akan memperoleh barcode dokumen. Barcode yang diperoleh dijadikan acuan dalam mencari dokumen yang dibutuhkan digudang penyimpanan. Adapapun bentuk tampilan dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar 4.4 Lemari Tempat Bantex
3. Kendala atau Hambatan Pada Sistem Pengelolaan Arsip
Kendala atau hambatan dapat diartikan sebagai faktor penghambat dalam melakukan suatu tindakan atau kegiatan. Begitu juga halnya dalam menjalankan suatu sistem pengelolaan arsip. Dalam menjalankan proses pengelolaan arsip biasanya pengguna sering mengalami hambatan, seperti halnya yang disebutkan informan dalam hasil wawancara berikut :
I2 :”oh itu pasti Mbak, sering sekali pegawai mengeluh akan kesulitan menemukan data yg dibutuhkan kembali Mbak, butuh waktu. Apalagi penyusunannya yang seperti ini, kebanyakan pegawai tidak tahu sehingga capek dan malas mencarinya”
Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat dijelaskan bahwa pada
Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat dijelaskan bahwa pada