BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.2 Saran
Berdasarkan hasil penelitian beserta kesimpulan di atas, peneliti memberikan saran yaitu Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal diharapkan adanya perbaikan sistem pengelolaan arsip yang efektif, dan dapat memiliki aplikasi pengelolaan arsip dinamis, dimana dapat melakukan pengelolaan pada arsip aktif dan in-aktif. Sehingga memudahkan petugas dalam pengelolaan arsip serta temu kembali arsip dengan cepat.
DAFTAR PUSTAKA
Sedarmayanti. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.
Bandung: Mandar Maju. 2003.
Amsyah, Zulkifli. Manajemen Sistem Informasi . Jakarta: Gramedia Pustaka Umum. 2003.
Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara. 2009.
Basuki, Sulistyo. Metode Penelitian. Jakarta: Wedatama Widya Sastra dan Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia. 2006.
Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
2003.
Undang-undang Republik Indonesia Nomor. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Chung, Kae H, Leon C. Megginson. Organizational Behavior, Developing
Managerial Skills . Newyork: Harper & Row Publishers. 1981.
Gunarto, Imam. Sistem Filling . Jakarta: Chandra Pratama. 1997.
Hasugian, J. Pengantar Kearsipan. Medan: Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Sastra USU. 2003.
Indofile: Sistem Kearsipan Elektronik. (n.d.). Jakarta: Aksestama Sistem Citra Informasi Indonesia.Indonesia. Undang-Undang No. 43 tentang Kearsipan. (2009)..
Sugiarto, Agus dan Wahyono, Teguh. Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Modern . Yogyakarta: Penerbit Gava Media.
2005.
Sulistyo, Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia. 2003.
https://sauman20.wordpress.com/2011/04/13/life-cycle-of-records/ Tanggal 09 November2016 pukul 04.22
Tanggal 09november2016 pukul 04.22 Widjaja, A.W, 1990, Himpunan Undang-Undang dan Peraturan Kearsipan Republik Indonesia, Rajawali Pers, Jakarta.
Wursanto, Ig. 1991, Kearsipan 1, Kanisus, Yogyakarta.
The Liang Gie. (2009). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.
Basir Barthos. (2007). Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.
Wursanto. (2004). Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius.
Dorotul Yahmah. (2009). Kesekretariatan Modern dan Administrasi Perkantoran.
Bandung: Pustaka Setia
Mulyono,Sularso,dkk.2011. Manajemen Kearsipan. Semarang: Unnes Press
LAMPIRAN I
PEDOMAN WAWANCARA 1. Sistem pengelolaan arsip dinamis
a. Darimana sumber arsip berasal ?
b. Bagaimana proses pengelolaan arsip dinamis pada kantor Perpustakaan dan Arsip daerah Kabupaten Mandailing Natal?
c. Apa saja yang file diciptakan dalam kantor Perepustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Mandailing Natal?
d. Bagaimana bentuk format yang diciptakan dalam kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Mandailing Natal ?
e. Bagaimana sistem temu balik dalam pengelolaan arsip dinamis di kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Mandailing Natal?
f. Apa kendala atau hambatan yang terdapat pada sistem pengelolaan arsip yang ada sekarang?
LAMPIRAN II
HASIL TRANSKRIP WAWANCARA 1. Hasil transkrip wawancara informan 1
Wawancara ini diambil pada tanggal 31 Maret 2017 Pada pukul 11.00 wib.
Bertempat pada lokasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal di Jalan Sutan Soripada Mulia dengan Ibu Khairunnida. Berikut adalah hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan Informan pertama disimbolkan dengan I1.
P : “Selamat siang buk ini dengan Rahmida yuliasni yang semalam datang kasih surat penelitian mengenai arsip disini buk”
I1 :“Selamat siang juga, oh ya mbak ada yg bisa saya bantu?
P :“iya buk, saya mau nanyak mengenai arsip didinas ini buk”
I1 :“memang judul dan jurusan mbak mengenai arsip ya?” apa saja itu yang ingin mbak tanyakan mengenai arsip disini?”
P :“iya buk mengenai arsip kalau untuk jurusan saya ilmu perpustakaan tetapi berkaitan dengan kearsipan buk, sebelumnya saya mau lihat dulu bagaimana keadaan arsip disini dengan bertanya-tanya dengan ibuk mengenai sistem pengelolaan arsip dinamis disini buk”.
I1 :“iya mbak, jadi begitu tidak apa-apa mbak selagi ibuk tahu kenapa tidak”
P :”baik buk, apa saja dokumen yang ada pada bagian arsip dinamis buk?”
I1 :“untuk arsip bagian dinamis SKPD (satuan kerja perangkat daerah), berita acara pekerjaan, undangan”.
P :”bentuk dokumen arsip dinamis yang ada disini seperti apa buk”
I1 :”oh ituu, disini terdapat dokumen atau berkas, dokumen tulisan tangan (memo/sejenisnya) dan arsip dinamis tidah terstuktur (tulisan , surat), terstuktur (formulir) Mbak”
P :“oh iya buk, sistem pengelolaan arsip disini masih berbentuk manual buk?”
I1 :“iya mbak dinas ini untuk penyimpanan arsipnya masih menggunakan sistem manual sista, masih menggunakan sistem Microsoft excel mbak”
P :“oh begitu buk, semua dokumen yang masuk kedalam dinas untuk disimpan dalam bentuk format apa ya buk ?”
I1 :“ya bisa mbak lihat semua dokumen ini dalam bentuk format tercetak dan kalau pun data ini dimasukkan ke Microsoft excel hanya dokumen internalnya saja selebihnya dokumen eksternal disimpan kedalam ruang penyimpanan khusus arsip”
P :“oh, bagaimana proses pelaksanaan pengelolaan arsip disini buk ?”
I1 :“begini mbak apabila menurut bagian-bagian kerja pada kantor masing-masing kalau menurut pegawai pada bidang masing-masing dokumen itu sudah cocok untuk disimpan maka dokumen itu dimasukkan kedalam microsoft dengan nomor barcode nya, didalam Microsoft tersebut sudah ada tempat bagian
dokumen-dokumen berdasarkan bagian kerjanya, setelah di masukkan kedalam komputer dokumen tersebut dibawa keruang khusus penyimpanan dan diletakkan berdasarkan barcode yang sudah tersedia didalam kotak arsip yang terdapat didalam rak mbak”
P :“penyimpanan dokumen ini keruang khusus arsip menggunakan jangka waktu atau target tidak buk ?”
I1 :“tidak sih mbak, itu tergantung dari pegawai bagian kerja masing-masing akan tetapi biasanya dinas menargetkan 1 tahun mbak”
P :“untuk saat ini sudah dulu ya buk, tetapi lain waktu saya masih bisa tanya-tanya buk”
I1:“oh iya mbak tidak apa-apa”
P :“baik buk, saya permisi ya buk terima kasih”
I1:“iya mbak, sama-sama mbak
2. Hasil Transkrip Informan 2
Wawancara ini diambil pada tanggal 31 Maret 2017 Pada pukul 14.00 wib.
Bertempat pada lokasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal di Jalan Soripada Mulia dengan Ibu Apridah. Berikut adalah hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan Informan kedua disimbolkan dengan I2.
P :”selamat siang buk, permisi apa benar ini dengan buk Apridah? saya saya Rahmi yang mau observasi disini buk”
I :”oh iya-iya mbak yaa yang dibilang Hairunnida, ada apa ya mbak?”
P :”iya buk hehe, gini buk saya mau tanya mengenai diadakannya disposal atau pemusnahan terhadap dokumen yang disimpan buk?”
I1:“kalau itu belum mbak, kami belum pernah mengadakan pemusnahan pada dokumen dinas mbak”
P:“kenapa begitu ya buk? Apa selama ini sering terjadi permasalahan dalam menemukan data yang dibutuhkan kembali pak?”
I1 :“Karena pihak kami merasa data ini masih dibutuhkan dan belum ada kebijakan dari dinas mengenai pemusnahan dokumen ini mbak, kalau itu seringlah mbak apalagi pegawai dinas disini kalau sudah disuruh atasan mencari kembali data tersebut pasti pegawainya banyak yang mengeluh kesulitan dalam mencari data itu kembali, apa karena mereka tidak bisa melihat atau tidak tahu barcode yang mana atau bisa jadi sistem penyimpanannya yang kurang efisien sist dan atasan kami sudah maklum dan terbiasa akan temu kembali data tersebut sulit buat ditemukan sista”
P :“oh iya iya buk, jadi kalau pegawai membutuhkan data tersebut apa yang terlebih dahulu pihak ibuk lakukan?”
I1 :“yah kita lihat dahulu data internal tersebut di Microsoft excel mbak setelah itu lihat barcodenya dan sesampai diruang khusus penyimpanan arsip agak lebih
memudahkan mereka mencari dokumen tersebut dikotak arsipnya mbak dengan melihat barcode yang ada”
P :“oh gitu buk, lain waktu saya bisa lihat dokumen internal yang ada dimicrosoft excel dan dokumen eksternal yang ada diruang khusus penyimpanan arsip ya buk”
I1 :“oh bisa saja mbak”
P :“maaf saya sudah banyak menyita waktu ibuk, dan terima kasih buk sudah meluangkan waktu ibuk untuk saya tanya-tanya”
I1 :“tidak apa-apa mbak kalau ada yang mau mbak tanya lagi silahkan saja”
P :“untuk saat ini sudah dulu buk, tetapi lain waktu saya masih bisa tanya-tanya ibuk”
I1 :“oh iya mbak tidak apa-apa”
P :“baik buk, saya permisi ya buk terima kasih”
I1 :“iya mbak, sama-sama mbak
3. Hasil transkrip wawancara informan 3
Wawancara ini diambil pada tanggal 03 April 2017 Pada pukul 11.00 wib.
Bertempat pada lokasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal di Jalan Soripada Mulia dengan Ibu Ahmad Fadil. Berikut adalah hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan Informan kedua disimbolkan dengan I3.
P :”selamat siang pak, permisi apa benar ini dengan Ahmad Fadil? saya saya Rahmi yang mau observasi disini pak”
I :”oh iya-iya mbak yaa yang dibilang Hairunnida, ada apa ya mbak?”
P :”iya pak hehe, gini pak saya mau tanya mengenai dokumen yang mau disimpan kata buk Khairunnida mesti dimasukkan dulu data internal kedalam Microsoft excel ya pak”
I :”oh kalau itu iya mbak, kami untuk menyimpan data mengunanakan klasifikasi atau nomor-nomor kode dari dokumen yang sudah tersedia sehingga apabila pegawai disini mau mencari data itu kembali bisa dilihat dari data sini terlebih dahulu baru ke ruang penyimpanan Mbak”
P :”oh gitu pak, saya bisa lihat pak?”
I :”bisa saja mbak”
P :”ini dokumen apa pak yang didalam lemari ini?”
I :”oh itu lah mbak dokumen dokumen yang mau ibuk masukkan kedalam, dokumen dalam bantex dulu diletakkan biar mudah ibu pilah-pilah mbak, itu pun terkadang ibuk agak pening mbak hehe”
P :”itu pak perhari bisa menghasilkan berapa bantex pegawainyaa?”
I :”untuk dokumen per hari 15 bantex mbak, tapi belum langsung disimpan mbak karena beberapa waktu dekat ini masih dibutuhkan lagi mbak jadi gak mungkin disimpan langsung”
P :”oh iya-iyaa buk ada pak, nanti kalau ada lain waktu sista kesini bisa lihatlihat lagi kan pak?”
I :”bisa dong mbak hehe”
P :”baik buk, terimakasih banyak yah sudah mau luangkan waktu buat saya tanyak-tanyakin pak hehe”
I :”iya mbak tidak apa-apa kok, ntar kalo mau nanyak lagi mbak sms atau telpon saja bapak”
P :”makasi pak saya permisi pamit”
4. Hasil transkrip wawancara informan 4
Wawancara ini diambil pada tanggal 3 April 2017 Pada pukul 02.10 wib.
Bertempat pada lokasi Dinas Perpustakaan dan Kjearsipan Kabupaten Mandailing Natal di Jalan Soripada Mulia dengan Bapak Abu Bahar Siddiq. Berikut adalah hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan Informan kedua disimbolkan dengan I4.
P :”Assalamualaikum, permisi pak ini dengan saya Rahmi yang waktu itu jumpain buk Khairunnida masalah observasi disini buk”
I :”heeemm mbak yang waktu tuh bapak lihat katanya mau observasi disini itu ya?”
P :”hehe iya pak, kata buk Khairunnida mbak disuruh jumpain bapak untuk melihat tempat penyimpanan dokumen dinas ini pak”
I :”oh iya iya mbak, tentang arsip dinamis ya judul skrispsinya??
P:”oh iya pak”
I :”ini mbak tempat penyimpanannya mbak lihat saja tempatnya masih manual begini jadi disimpan didalam rak gini mbak,”
P :”untuk dokumen yang mana ya buk? Sepertinya ini dokumen sekretaris ya buk?”
P :”iya buk, banyak ya buk dokumen nyaa, penuh sekali buk”
I :”iya sista karena dokumen kami ini belum pernah dimusnahkan karena belum ada kebijakan dari perusahaan ini sista, ini bisa sist lihat dikotak arsip ini ada kode box, content box dan barcode box sist”
P:”oh iya buk, jadi dengan ini lah yang memudahkan pegawai kantor dalam menemukan kembali dokumen yang dibutuhkan padahal gak semua data itu bisa ditemukan ya buk”
LAMPIRAN III
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KABUPATEN
MANDAILING NATAL
1. Sejarah Singkat Dinas Perpustkaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal
Kabupaten Mandailing Natal secara resmi menjadi sebuah Kabupaten sebagai pemekaran dari Kabupaten Tapanuli Selatan berdasarkan UU No. 12 Tahun 1998 tentang pembentukan Kabupaten Daerah Tingkat II Toba Samosir dan Kabupaten Daerah Tingkat II Mandailing Natal. Pada awalnya Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Mandailing Natal merupakan sub bagian pada Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Mandailing Natal.
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Mandailing Natal berdiri pada tahun 2000 berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Mandailing Natal Nomor 1 Tahun 2001. Selanjutnya dengan UU Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah, Bagian Perpustakaan berubah nomenklatur menjadi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Mandailing Natal yang dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Mandailing Natal Nomor 21 Tahun 2008 dan Peraturan Bupati Mandailing Natal Nomor 39 Tahun 2011 tentang pembentukan organisasi dan tata laksana Lembaga Teknis Daerah Kabupaten Mandailing Natal.
Kemudian dengan lahirnya Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah menjadi landasan hukum diterbitkannya Peraturan No. 64
serta Tata Kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal yang semula berbentuk Kantor menjadi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal.
2. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal memiliki visi dan misi sebagai berikut:
Visi:
a. Menjadi lembaga pengembangan perpustakaan.
b. peningkatan sumber daya manusia dan aman arsip.
Misi:
a. Mengumpulkan dan menyelamatkan karya tulis dan naskah-naskah/dokumen instansi pemerintah Kabupaten Mandailling Natal.
b. Meningkatkan promosi gemar budaya baca dan aparatur sadar arsip.
c. Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka dan pengguna arsip guna mendukung kegiatan menulis, meneliti, berdiskusi dan wisata baca.
d. Meningkatkan pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan dan kearsipan pada instansi pemerintah.
e. Mendorong pengembangan kualitas sumber daya manusia guna mendukung tata pemerintahan yang baik.
LAMPIRAN IV
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KABUPATEN MANDAILING NATAL
1. Berikut salah satu tampilan gambar lemari tempat bantex yang berisi keseluruhan dokumen.
2. Berikut Tampilan Dokumen Eksternal arsip dinamis dalam format tercetak.