BAB IV HASIL PEMBAHASAN
4.2 Kategori
4.2.1 Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis
Arsip memiliki makna sebagai sebuah berkas atau warkat yang disimpan
dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan mudah. Untuk pengelolaan arsip arsip tersebut tentunya dibutuhkan suatu sistem yang memudahkan perusahaan untuk menemukan kembali berkas-berkas yang dibutuhkan tepat pada waktunya.
Untuk itu suatu dinas harus memiliki sistem pengelolaan arsip yang baik begitu halnya dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal, salah satunya yaitu sistem pengelolaan arsip dinamis. Berdasarkan pengertian arsip dan hasil wawancara yang telah dilakukan sistem pengelolaan arsip dinamis sangat berhubungan dengan sumber arsip, proses pengelolaan arsip dinamis, kendala atau hambatan yang terdapat pada sistem pengelolaan arsip, yang diciptakan, dan sistem temu balik dalam pengelolaan arsip dinamis.
1. Sumber Arsip
Arsip memiliki nilai dan arti penting. Karena, arsip merupakan bahan resmi penyelenggaraan administrasi suatu pemerintahan atau badan perusahaan.
Arsip merupakan pusat ingatan, sumber informasi dan sumber bukti sejarah dan arsip juga sebagai bagian penting dalam seluruh kegiatan suatu organisasi.
Sebagai sumber informasi tentunya arsip memiliki asal dari mana arsip itu bermula, baik dari dalam pemerintah ataupun dari luar pemerintah. Hal ini dapat dilihat dari hasil wawancara dengan informan berikut :
I1 :“untuk arsip dinamis SKPD (satuan kerja perangkat daerah), berita acara pekerjaan, undangan”
Dari pernyataan informan di atas dapat dijelaskan bahwa pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal, sumber arsip dinamis yaitu berupa SKPD (satuan kerja perangkat daerah), berita acara pekerjaan. Dari
sumber arsip dinamis yang ada maka terbentuk beberapa bentuk arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal. Hal ini disebutkan dalam hasil wawancara berikut :
I1 :“disini terdapat dokumen atau berkas, dokumen tulisan tangan (memo/sejenisnya) dan arsip dinamis tidah terstuktur (tulisan , surat), terstuktur (formulir) Mbak”
Berdasarkan pernyataan I1 diatas dapat dijelaskan bahwa bentuk arsip yang ada pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal meliputi dokumen atau berkas, dokumen tulisan tangan (memo/sejenisnya), arsip dinamis yang tidak terstukrur (tulisan, surat), terstruktur (formulir).
Berdasarkan beberapa pernyataan informan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa arsip dinamis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal sebagian besar bersumber dari dalam dinas sehingga membentuk beberapa bentuk arsip.
Gambar 4.1 Contoh Bentuk Dokumen atau Berkas
2. Proses Pengelolaan Arsip Dinamis
Pengelolaan arsip dinamis merupakan suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
Dalam pengelolaan arsip dinamis memiliki 3 komponen yaitu input, proses dan output. Adapun tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah menyediakan arsip yang benar untuk orang yang berwenang pada waktu yang tepat dari biaya yang efisien. Hal ini terlihat dari beberapa pernyataan informan berikut :
I2 :“iya Mbak, didinas ini untuk penyimpanan arsipnya masih menggunakan sistem manual Mbak, masih menggunakan sistem Microsoft excel Mbak”
I4 :”ini Mbak tempat penyimpanannya yaah Mbak lihat saja tempatnya masih manual begini jadi disimpan didalam filling cabinet atau rak besi gini Mbak,”
Berdasarkan pernyataan para informan di atas, dapat dijelaskan bahwa proses pengelolaan arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal masih dilakukan secara manual. Dimana proses manual ini meliputi beberapa langkah, seperti yang dinyatakan informan berikut:
I4 :“ya bisa Mbak lihat semua dokumen ini dalam bentuk tercetak dan kalau pun data ini dimasukkan ke Microsoft excel hanya dokumen internalnya
saja selebihnya dokumen eksternal disimpan kedalam ruang penyimpanan khusus arsip”
I4 :“begini Mbak apabila menurut bagian-bagian kerja pada dinas masing-masing bidang dokumen itu sudah cocok untuk disimpan maka dokumen itu dimasukkan kedalam microsoft dengan nomor barcode nya, didalam Microsoft tersebut sudah ada tempat bagian dokumen dokumen berdasarkan bagian kerjanya, setelah di masukkan kedalam komputer dokumen tersebut dibawa keruang khusus penyimpanan dan diletakkan berdasarkan barcode yang sudah tersedia didalam kotak arsip yang terdapat didalam rak Mbak”
Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat disimpulkan bahwa proses yang dilakukan dalam pengelolaan arsip dinamis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal masih sederhana yaitu meliputi penyimpanan dokumen yang berbentuk tercetak/eksternal akan langsung disimpan kegudang penyimpanan dan kalau dokumen internal atau berbentuk data di input ke komputer.
Gambar 4.2 Contoh Nomor Kode Dokumen
Gambar 4.3 Rak Penyimpanan Arsip
1. File yang Diciptakan
Kumpulan file menggambarkan suatu unit data individu tertentu. Misalnya file personalia dapat mewakili data. Dengan demikian suatu badan atau dinas dapat menciptakan file terhadap arsipnya. Hal ini dapat dilihat dari pernyataan informan berikut :
I1 :“bentuk yang ada antara lain surat dinas, catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, undangan rapat”
Bedasarkan pernyataan informan di atas dapat disimpulkan bahwa file yang diciptakan pada arsip dinamis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal berupa surat dinas, catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, undangan rapat. File-file tersebut memiliki bentuk format. Seperti yang di sebutkan infoman dalam hasil wawancara berikut:
I1 :“ya bisa Mbak, lihat semua dokumen ini dalam bentuk tercetak dan kalau pun data ini dimasukkan ke Microsoft excel hanya dokumen internalnya saja selebihnya dokumen eksternal disimpan kedalam ruang penyimpanan khusus arsip”
Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat disimpulkan bahwa file arsip dinamis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal memiliki format file internal dan format eksternal. Dimana format internal berupa data yang di input kedalam komputer, sedangkan format eksternal merupakan dalam bentuk dokumen-dokumen tercetak yang langsung disimpan kegudang penyimpanan.
2. Proses Sistem Temu Balik Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis
Sistem Temu balik adalah sebuah media layanan bagi pengguna untuk memperoleh informasi atau sumber informasi yang dibutuhkan oleh pengguna.
Sistem temu balik merupakan sistem informasi yang berfungsi untuk menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan pemakai. Sistem temu balik berfungsi sebagai perantara kebutuhan informasi pengguna dengan sumber informasi yang tersedia. Jadi, temu balik merujuk pada keseluruhan kegiatan yang meliputi pembuatan wakil informasi (representation), penyimpanan (storage), pengaturan (organization) sampai kepada pengambilan (access). Hal ini sesuai dengan hasil wawancara peneliti sebagai berikut :
I3 :”oh kalau itu iya Mbak, kami untuk menyimpan data mengunanakan klasifikasi atau nomor-nomor kode dari dokumen yang sudah tersedia sehingga apabila pegawai disini mau mencari data itu kembali bisa dilihat dari data sini terlebih dahulu baru ke ruang penyimpanan Mbak”
Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat di sebutkan bahwa Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal memiliki suatu sistem temu balik yang masih manual. Dimana dalam sistem tersebut terdapat nomor-nomor kode dari masing-masing dokumen, yang berfungsi untuk mempermudah pengguna dalam menemukan dokumen yang mereka butuhkan. Adapun proses
yang dilalui dalam temu kembali dokumen, seperti yang dijelaskan informan berikut :
I1 :“yah kita lihat dahulu data internal tersebut Mbak setelah itu lihat barcodenya dan sesampai diruang penyimpanan arsip dinamis agar lebih memudahkan untuk mencari dokumen tersebut dikotak arsipnya Mbak dengan melihat barcode yang ada”
I4 :”kalau disini gak terlalu sih Mbak kan didalam dokumen tersebut ada nomor barcode pada lembarannya jadi tinggal ibu cari saja nomornya datanya langsung ada Mbak tapi ya pelan-pelan lah lihatnya Mbak hehe, kan bisa Mbak lihat saja di bantex tersebut ada nomor BBK nya”
Berdasarkan pernyataan informan diatas dapat disimpukan bahwa proses yang dilakukan dalam temu balik dokumen pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal yaitu pengguna melihat nomor kode dokumen yang dibutuhkan, dari sistem pengguna akan memperoleh barcode dokumen. Barcode yang diperoleh dijadikan acuan dalam mencari dokumen yang dibutuhkan digudang penyimpanan. Adapapun bentuk tampilan dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar 4.4 Lemari Tempat Bantex
3. Kendala atau Hambatan Pada Sistem Pengelolaan Arsip
Kendala atau hambatan dapat diartikan sebagai faktor penghambat dalam melakukan suatu tindakan atau kegiatan. Begitu juga halnya dalam menjalankan suatu sistem pengelolaan arsip. Dalam menjalankan proses pengelolaan arsip biasanya pengguna sering mengalami hambatan, seperti halnya yang disebutkan informan dalam hasil wawancara berikut :
I2 :”oh itu pasti Mbak, sering sekali pegawai mengeluh akan kesulitan menemukan data yg dibutuhkan kembali Mbak, butuh waktu. Apalagi penyusunannya yang seperti ini, kebanyakan pegawai tidak tahu sehingga capek dan malas mencarinya”
Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat dijelaskan bahwa pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal sering mengalami hambatan dalam menemukan dokumen yang dibutuhkan yaitu kesulitan pengguna menemukan dokumen yang dibutuhkan karena mereka tidak tahu atau tidak mengerti tentang code dokumen. Kemudian sulitnya menemukan dokumen yang dibutuhkan sehingga mereka butuh waktu yang cukup lama untuk menemukan dokumennya. Hal tersebut diungkapkan oleh informan berikut : I3 :”kalau disini gak terlalu sih Mbak kan didalam dokumen tersebut ada
nomor barcode pada lembarannya jadi tinggal ibu cari saja nomornya datanya langsung ada Mbak tapi ya pelan-pelan lah lihatnya Mbak hehe, kan bisa Mbak lihat saja di bantex tersebut ada nomor BBK nya Mbak”
Berdasarkan pernyataan informan di atas jelas bahwa membutuh waktu lama dalam menemukan dokumen pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal adalah dalam mencari dokumen itu sendiri di ruang penyimpanan, karena petugas harus satu-satu melihat code dokumen. Hal ini disebabkan karena sebagian petugas tidak hapal atau tidak mengetahui posisi rak penyimpanan. Kemudian selain sulit menemukan kembali dokumen, faktor penghalang dalam pengelolaan arsip adalah pemusnahan dokumen. Seperti yang disebutkan informan berikut :
I4 :“Karena pihak kami merasa data ini masih dibutuhkan dan belum ada kebijakan dari dinas mengenai pemusnahan dokumen ini Mbak, kalau itu seringlah Mbak apalagi pegawai kantor sini kalau sudah disuruh atasan
mencari kembali data tersebut pasti pegawainya banyak yang mengeluh kesulitan dalam mencari data itu kembali, apa karena sistem penyimpanannya yang kurang efisien Mbak dan atasan kami sudah maklum dan terbiasa akan temu kembali data sulit buat ditemukan Mbak”
Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat dijelaskan bahwa faktor lain yang menghambat proses pengelolaan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal adalah belum adanya kebijakan untuk pemusnahan dokumen dengan alasan dokumen tersebut masih dibutuhkan.
Walaupun belum ada kebijakan untuk pemusnahan dokumen, akan tetapi perencanaanya sudah ada, seperti yang disebutkan informan dalam wawancara berikut:
I2 :”iya sih Mbak tapi bagaimana belum ada kebijakan dari atasan, kalau ada sih lebih bagus membantu kami semua, tapi rencananya katanya dokumen ini semua mau dimusnahkan dengan syarat harus dipilah-pilah kembali Mbak atau apa namanya disortir gitu Mbak mana yang masih layak atau sama sekali memang tidak layak”
Berdasarkan pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa pada Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mandailing Natal sudah ada perencanaan pemusnahan dokumen dengan syarat dokumen harus disortir terlebih dahulu, mana dokumen yang masih dibutuhkan dan mana yang harus dimusnahkan.