4.6 Process Atribute Level
4.6.1 Katagori Penilaian Pada Setiap Level
Berdasarkan pemetaan proses COBIT 5 dengan IT goals yang diukur
capability level-nya. Maka dalam melakukan penilaian capability level proses
COBIT 5, masing-masing proses pada APO08 dilakukan pengecekan secara bertahap apakah proses tersebut telah memenuhi persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi pada masing-masing level, mulai dari level 1 hingga level 5. Selain itu, terdapat ketentuan kategori dari hasil penilaian di tiap levelnya.
Pada level 1 menurut Praktik Umum (GPs) dan Hasil kerja Umum (GWPs) yang ada pada COBIT 5, maka PT OTO Multiartha harus dapat menyediakan bukti-bukti atas hasil dari proses yang telah dilaksanakan pada divisi collection
dalam Mengelola Relasi (APO08) telah terpenuhi. Bukti yang didapat merupakan hasil dari output yang tekah dijelaskan pada subbab 4.4 Data Collection.
Pada level 2 menurut Praktik Umum (GPs) dan Hasil Kerja Umum (GWPs) yang ada pada COBIT 5, Divisi Collection harus memenuhi indikator dalam Performance Management dan Work Product Management. Berikut tabel pencapaian atribut APO08 (Mengelola Relasi) adalah sebagai berikut:
Tabel 4.19 Performance Management APO08 (Mengelola Relasi) Process Atribut 2.1 Performance Management
NO Goal Work Product Ada Tidak Bukti
1 Ruang lingkup pengelolaan relasi √ - SOP 2 Tujuan pengelolaan relasi atau
hubungan atau hubungan
√ - SOP
3 Tindakan cadangan pada manajemen relasi bila tidak memenuhi target
- √ -
4 RACI Chart pengelolaan relasi - √ -
5 Persyaratan skill dan pengalaman kerja untuk penempatan karyawan
√ - SOP
6 Pelatihan karyawan unutk
mendukung dan sasaran perusahaan
√ - Modul Skill Training Guidance
7 Rapat manajemen penerimaan manajemen relasi
√ - Laporan
Bulanan SOLOs Collection Management
Terdapat dokumen yang belum terpenuhi pada Performance Management
pengelolaan relasi bila tidak memenuhi target. Dalam hal ini belum ada dokumen untuk adanya tindakan cadangan bila tidak memenuhi target, namun bila target tidak dapat dicapai dalam satu kurun waktu (1 bulan) maka staff colection atau staff marketing akan mendapat teguran dalam meeting dengan manager marketing sampai pada pemberian Surat Peringatan kepada staff tersebut. Selain itu belum adanya dokumen RACI Chart.
Tabel 4.20 Work Product Management APO08 (Mengelola Relasi)
Process Atribut 2.2 Work Product Management
NO Goal Work Product Ada Tidak Bukti
1 Kriteria kualitas dan hasil kerja karyawan
√ - Key
Performance
Indicator (KPI)
2 Menetapkan Kebutuhan dari hasil kerja karyawan √ - Collection Receive Management (Laporan Kunjungan) 3 Dokumentasi hasil kinerja karyawan √ - Collection
Receive Management
(Laporan Kunjungan) 4 Evaluasi hasil kinerja karyawan √ - Laporan
performa
Collection
Pada bagian Work Product Management APO08 (Mengelola Relasi), divisi ini memiliki seluruh dokumen yang dibutuhkan. Yaitu untuk menilai kriteria dan hasil kerja karyawan terdapat Key Performance Indicator (KPI) untuk mengukur sudah sejauh mana perkembangan tingkat keterlambatan bayar
Tabel 4.21 Process Definition APO08 (Mengelola Relasi) Process Atribut 3.1 Process Definition
NO Goal Work Product Ada Tidak Bukti
1 Mendefinisikan Standar dari Proses √ - SOP 2 Menetapkan urutan dalam mengelola
relasi
√ - SOP
3 Mengidentifikasi peran dan wewenang
√ - SOP
4 Identifikasi infrastruktur yang dibutuhkan dan lingkungan kerja
- √ -
5 Menetapkan metode yang sesuai √ - SOP
1. Pada Process Definition telah terdapat dokumen SOP dalam mendefinisikan standar proses yang saat ini berjalan diperusahaan. Seperti dalam proses penagihan dengan pada pembayaran angsuran dengan menggunakan mesin SDC atau dengan menggunakan sistem yang manual (Menggunakan TTS atau Tanda Terima Sementara). Selian itu, dalam SOP yang saat ini telah ada terdapat urutan setiap proses, dari tahap paling awal harus dilaksanakan sampai tahap selesai, serta peran dan wewenang pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam setiap proses.
2. Belum ada dokumentasi terhadap identifikasi infrastruktur yang dibutuhkan, sampai saat ini hanya sebatas ada pada pemberian
Tabel 4.22 Process Deployment APO08 (Mengelola Relasi) Process Atribut 3.1 Process Deployment
NO Goal Work Product Ada Tidak Bukti
1 Menjalankan sebuah proses yang telah didefinisikan
√ - Laporan
Kunjungan 2 Menugaskan dan
mengkomunikasikan peran, tanggung jawab dan otoritas
√ - OJK (Otoritas Jasa Keuangan) 3 Memastikan kompetensi dan
pelatihan yang dibutuhkan
√ - Modul Training
4 Menyediakan sumber daya dan informasi untuk mendukung performa
- √ -
5 Menyediakan proses infrastruktur yang layak
√ - Memo
6 Mengumpulkan dan menganalisis data
- √ -
1. Untuk setiap proses yang telah didefinisikan pada SOP kemudian akan dilaksanakan oleh pihak-pihak yang telah ditetapkan. Untuk field
collector, setiap kegiatan yang dilakukan untuk meminta penagihan
angsuran harus selalu di catat dalam Laporan Kunjungan. Sedangkan untuk admin collector sebagai pihak yang mencatat seluruh laporan kunjungan tersebut ke dalam sistem SOLOs Collection Management.
2. Dalam menugaskan dan mengkomuniaksikan peran, tanggung jawab dan otoritas, saat ini pihak OTO Multiartha sedang diperkenalkan dengan sistem baru yang disebut OJK (Otoritas Jasa Keuangan), dimana dalam sistem tersebut pihak OTO Multiartha menjadi perusahaan yang dinilai dan diawasi dalam setiap aktivitas pembiayaannya.
3. Adanya modul training dan beberapa pelaksanaan pelatihan difungsikan untuk dapat kompetensi yang dimiliki oleh para staf dan karyawan agar
mampu bersaing dengan perusahaan pembiayaan lainnya. Selain itu, adanya sudah adanya dokumentasi yang diberikan kepada karyawan berupa manual book yang dibuat oleh Divisi TI untuk mempermudah pengguna dalam menggunakan sistem SOLOs Collection Management. 4. Menyediakan sumber daya dan informasi untuk mendukung performa. PT
OTO Multiartha belum menyediakan para staff ahli disetiap bagian yang dapat menangani secara langsung apabila terdapat permasalahan-permasalahan seputar TI saat melaksanakan aktivitas kerja sehari-hari. 5. Menyediakan proses infrastruktur yang layak. Divisi TI selalu berusaha
menyediakan infrastruktur yang baik untuk seluruh divisi lainnya termasuk divisi collection. Dalam hal ini Divisi TI mengusulkan sejumlah anggaran untuk melakukan pengembangan sistem dan maintenance, dengan menggunakan anggaran tahun lalu dan kebutuhan saat ini sebagai referensi anggaran ke dalam bentuk memo yang diberikan kepada petinggi perusahaan.
6. Mengumpulkan dan menganalisis data. Saat ini belum ada audit yang dikhuuskan dalam penerapan Teknologi Informasi di PT OTO Multiartha, namun sudah menjadi pembicaraan bahwa perusahaan berinisiatif ingin mempelajari audit TI untuk meningkatkan daya saing perusahaan dan selain melakukan audit keuangan.
4.7 Reporting The Result
Pada tahap ini, penulis akan menjelaskan tabel temuan, gap dan rekomendasi yang diperlukan untuk dapat memperbaiki gap yang ada dengan memberikan rekomendasi.