4.2 Planning The Assessment
4.2.2 Purposive Sampling
Para responden yang mengisi kuesioner didapatkan dari digaram RACI sesuai dengan subdomainnya masing-masing. Pada setiap proses memiliki jumlah narasumber yang berbeda-beda sesuai dengan aktifitas yang terdapat pada aktifitas
pada RACI Chat. Adapun rincian narasumber berdasarkan diagram RACI pada COBIT 5 sub domain APO 08 adalah sebagai berikut:
Gambar 4.7 Diagram Raci APO08
Berikut merupakan identifikasi RACI Chart APO08 yang telah dikonversikan dengan struktur organisasi PT OTO Multiartha:
Tabel 4.1 Identifikasi RACI Chart APO08
Diagram RACI Subdomain APO 08 Daftar pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam PT OTO Multiartha Business Executive Manager Collection
Business Process Owner Admin SOLOs Collection Management Chief Executif Officer Chief Executif Officer
Chief Information Officier Direktur Divisi TI
Chief Information Security Officier IT Security Departement Head
Head Architect System Architecture Departement Head Head Development IT Development Division Head
Head IT Operation Technical Support Departement Head Information Security Manager IT Security Departement Head
Service Manager IT Service Division Head
Dari daftar pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam mengisi kuesioner, maka berikut merupakan pihak-pihak yang mengisi kuesioner berdasarkan key
management practice dalam subdomain APO 08 yaitu:
Tabel 4.2 Diagram RACI pada APO 08.01 NO Responden pada RACI
APO08.01
Konversi
Responden dalam PT OTO Multiartha 1 Business Process
Owner
Admin SOLOs Collection Management 2 Head Development IT Development Division Head
3 Head IT Operation Technical Support Team Leader 4 Service Manager IT Service Division Head 5 Information Security
Manager
IT Security Departement Head
Tabel 4.3 Diagram RACI pada APO 08.02 NO Responden pada RACI
APO08.02
Konversi
Responden dalam PT OTO Multiartha 1 Business Process Owner Admin SOLOs Collection Management 2 Head Architect System Architecture Departement Head 3 Head Development IT Development Division Head
4 Head IT Operation Technical Support Team Leader 5 Service Manager IT Service Division Head
Tabel 4.4 Diagram RACI pada APO 08.03
NO Responden pada RACI APO08.03
Konversi
Responden dalam PT OTO Multiartha
1 Business Executive Manager Collection
2 Business Process Owner Admin SOLOs Collection
Management
3 Head Development IT Development Division Head 4 Head IT Operation Technical Support Team Leader 5 Service Manager IT Service Division Head
Tabel 4.5 Diagram RACI pada APO 08.04
NO Responden pada RACI APO08.04
Konversi
Responden dalam PT OTO Multiartha
1 Chief Executif Officer Chief Executif Officer 2 Business Executive Manager Collection
3 Business Process Owner Admin SOLOs Collection
Management
4 Head Development IT Development Division Head 5 Head IT Operation Technical Support Departement
Head
6 Service Manager IT Service Division Head
Tabel 4.6 Diagram RACI pada APO 08.05 NO Responden pada RACI
APO08.05
Konversi
Responden dalam PT OTO Multiartha
1 Business Process Owner Admin SOLOs Collection
Management
2 Head Development IT Development Division Head 3 Head IT Operation Technical Support Departement
Head
4 Service Manager IT Service Division Head
4.3 Briefing
Pada tahapan ini, peneliti membuat penentuan jadwal penelitian yang akan dijelaskan kepada tim responden. Tahapan ini dilakukan dengan berdiskusi dengan pihak divisi collection mengenai dokumen yang dibutuhkan untuk menjadi bahan input, proses yang akan dilakukan pada penelitian ini, dan output apa yang akan dihasilkan dari penelitian ini. Pada diskusi tersebut, peneliti memberitahukan pelaksanaan pembagian kuesioner yaitu mulai tanggal 7 April 2014 sampai 28 April 2014, pengumpulan dokumen untuk kelengkapan dokumen capability level
Juni 2014 sampai 6 Agustus 2014, dan pelaporan dari hasil penilaian pada tanggal 9 Agustus 2014 sampai 30 September 2014. Dengan jadwal sebagai berikut:
Tabel 4.7 Jadwal Penelitian
Jadwal Penelitian April Mei Juni Juli Agustus September
Pembagian Kuesioner Pengumpulan Dokumen Rekapitulasi Hasil Kuesioner
Pelaporan Hasil Penilaian
4.4 Data Collection
Pada tahap ini akan dilakukan pengumpulan data dari hasil temuan yang terdapat pada APO08 (Mengelola Relasi) yang memiliki beberapa proses dan tujuan untuk memberikan informasi struktur yang optimal, penempatan, keterampilan, hak dan keputusan, mendefinisikan peran dan tanggung jawab di PT OTO Multiartha yang bertujuan untuk mendapatkan bukti-bukti penilaian evaluasi pada aktifitas proses yang telah dilakukan. Temuan tersebut akan dijelaskan ebagai berikut:
1. Memahami Harapan Bisnis
Adanya harapan bisnis yang diingin dicapai oleh perusahaan didasarkan dengan adanya kelancaran dalam setiap aktivitas yang dilakukan dalam perusahaan, hal ini meliputi adanya bentuk klarifikasi dan persetujuan harapan bisnis. Dalam mewujudkan harapan bisnisnya dalam menjadi perusahaan
pembiayaan yang terkemuka dan menjalin kerjasama dengan mitra bisnis melalui pengelolaa bisnis yang prima, perusahaan memiliki bentuk klarifikasi dan persetujuan sebagai bentuk kerjasama dengan mitra (MOU). Hal ini untuk memastikan segala bentuk kerjasama memiliki lembar pengesahan sebagai bukti uang kuat dalam berkerjasama dengan mitra.
2. Mengidentifikasi Peluang, risiko dan Kendala TI untuk meningkatkan bisnis.
Adanya identifikasi terhadap peluang, risiko dan kendala TI yang dimiliki perusahaan sebagai bentuk melangkah ke langkah selanjutnya untuk dapat memanfaatkan peluang bisnis yang dapat membuat perusahaan semakin maju, dan adanya rencana aksi sebagai upaya menanggulangi risiko yang akan terjadi dikemudian hari dan kendala TI yang dapat menghampat aktivitas dalam divisi
collection. Dengan melakukan rapat kordinasi anatara divisi TI dan divisi
collection untuk bersama-sama melakukan inovasi mengenai infrastruktur apa saja
yang dibutuhkan dan melakukan penerapan teknologi baru sebagai sebuah strategi yang tepat untuk dapat mendukung proses penagihan dalam divisi collection.
3. Mengelola Relasi Bisnis
Dalam mengelola relasi bisnis dengan mitra yang lain, terdapat persetujuan ter, terdapat keputusan-keputusan yang diambil sebagai keputusan kunci untuk melangsungkan rangkaian aktivitas bisnis yang saat ini ada, yang saat ini sedang menjadi keputusan hal utama dalam proses pembaiyaan adalah dengan adanya
proses Sosialisasi Peraturan Otoritas Jasa Keuangan. Dimana dengan adanya proses sosialisasi peraturan otoritas jasa keuangan mampu untuk mengurangi keluhan dan status eskalasi pada setiap permasalahan yang dapat terjadi.
4. Kordinasi dan Komunikasi
Adanya proses kordinasi dan proses kordinasi pada PTOTO Multiartha adalah sebagai ebrikut:
a. Rencana Komunikasi
Adanya perencanaan komunikasi yang dilakukan saat ini dalam bentuk monitoring terhadap hubungan dengan customer yang melakukan transaksi pembiayaan melalui proses monitoring pola pembayaran angsuran. Sementara perencanaan komunikasi dengan pihak mitra kerja perusahaan yakni dengan menggunakan sistem penjadwalan untuk pertemuan rutin dalam membahas urusan kemitraan perusahaan.
b. Paket komunikasi
Adanya paket komunikasi yang berlangsung diperusahaan ini terdiri dari dua paket komunikasi. Yaitu komunikasi internal dan komunikasi eksternal. Komunikasi internal merupakan komunikasi yang terjadi antara divisi collection dengan unit bisnis lain dalam perusahaan, seperti divisi IT, divisi inventory, HRD dan lain-lain. Sedangkan komunikasi eksternal yang dilakukan didivisi collection merupakan bentuk paket komunikasi antara divisi collection dengan para mitra kerjanya, seperti customer, jasa asuransi, debt collector dan lain-lain.
c. Tanggapan Pelanggan
Adanya media atau fasilitas untuk mendengarkan keluhan dari pelanggan. Sesuai dengan misi perusahaan untuk menjadi perusahaan pembaiyaan terkemuka di Indonesia, perusahaan ini memberikan fasilitas kredit dengan sistem yang saling mengguntungkan dengan pihak customer. Termasuk dalam menyediakan customer service sebagai wadah untuk memberikan pelayanan dalam menanggapi complaint atau keluhan dari customer dan website untuk memberikan testimony pelanggan.
5. Provide input to the continual improvement of services
Proses “Provide input to the continual improvement of services” pada Divisi Teknologi Informasi PT. Oto Multiartha dinyatakan lulus dengan skor 100%, karena:
a. Analisis Kepuasan
Pemberian fasilitas dan kenyamanan dalam menggunakan leasing ini menjadi salah satu poin penting untuk mempertahankan pelanggan perusahaan. Analisis terhadap kepuasan pelanggan yaitu dengan menjaga fasilitas pemberi layanan kepada customer, termasuk memberikan kemudahan dalam setiap proses pembayaran angsuran. Analsis ini dilakukan saat pertemuan dalam evaluasi layanan perusahaan terhadap customer. Hal ini diperlukan agar customer tetap menggunakan jasa leasing ini dalam pembiayaan kredit mobil yang ingin mereka lakukan dikemudian hari.
b. Peningkatan projek yang berpotensi.
Adanya proses menilai potensi proyek yang saat ini dijalankan oleh perusahaan. Proyek tersebut meliputi kerjasama dengan mitra atau perusahaan yang menjadi pelanggan untuk menggunakan jasa leasing PT OTO Multiartha.
4.5 Data Validation