Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan, adapun saran-saran yang perlu dipertimbangkan untuk meningkatkan pengelolaan teknologi informasi yang ada dalam perusaahaan adalah sebagai berikut:
1. PT OTO Multiartha disarankan untuk memberikan perhatian secara khusus dalam hal pengelolaan risiko, agar segala hal yang dapat memicu terjadinya masalah dapat dihindari dan diantisipasi sedini mungkin.
2. PT OTO Multiartha disarankan untuk dapat menjalin hubungan baik dengan mitra dan memonitoring kinerja mitra, karena performa yang dilakukan mitra berhubungan dengan reputasi PT OTO Multiartha dimata masyarakat.
DAFTAR PUSTAKA
Effendi, Sofian dan Singaribun Masri. 2008. Metode Penelitian Survai. Jakarta Barat : Pusataka LP3ES.
Fauziyah. 2010. Pengantar Teknologi Informasi. Bandung: Muara Indah.
Gondodiyoto, Sanyoto. 2007. Audit Sistem Informasi Pendekatan CobIT. Jakarta: Mitra Wacana Media.
Jogiyanto. 2008. Metodologi Penelitian Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi. Jogiyanto, H.M. & Abdillah, W. 2011. Sistem Tata Kelola Teknologi Informasi.
Yogyakarta: Andi.
Sarno, Riyanarto. 2009. Audit Sistem dan Teknologi Informasi. Surabaya: ITS Press.
Surendro, Kridanto. 2009. Pengembangan Recana Induk Sistem Informasi. Bandung: Informatika.
Surendro, Kridanto. 2009. Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi. Bandung: Informatika.
Jurnal
Aulia dan Handayaningsih (2013). Pembuatan Model Tata Kelola IT Untuk Proses Akademik Menggunakan Cobit 4.1 (Studi Kasus : Universitas Xyz). Jurnal Sarjana Teknik Informatika, Volume 1 Nomor 1. e-ISSN: 2338-5197
Dwi, Indra dan Tjahyanto, Aries. Analisa Kesenjangan Tata Kelola Teknologi Informasi Untuk Proses Pengelolaan Data Menggunakan Cobit (Studi
Kasus Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia). Jurnal program
Pascasarjana Institut Teknologi Sepuluh November.
Gultom, Manorang. 2012. Audit Tata Kelola Teknologi Informasi Pada PTPN 13
Pontianak Menggunakan Framework COBIT. Jurnal ilmu-ilmu Sosial,
Volume 4 Nomor 1.
ISACA. 2012. COBIT 5 Enabling Processes. USA: IT Governance Institute
(https://www.dropbox.com/sh/unnod01tt2ssiy5/FT0L1rWUVD, 6-03-14,13:10:33)
ISACA. 2012. COBIT 5 Implementation. USA: IT Governance Institute
(https://www.dropbox.com/sh/unnod01tt2ssiy5/FT0L1rWUVD, 6-03-14,13:11:55)
ISACA. 2012. COBIT 5 Process Assessment Model. USA: IT Governance
Institute (https://www.dropbox.com/sh/unnod01tt2ssiy5/FT0L1rWUVD,
6-03-14,13:13:07)
ITGI. 2007. COBIT 4.1. USA: IT Governance Institute (http://estudijas.lu.lv/pluginfile.php/317103/mod_resource/content/1/CO BIT_41_Research.pdf 2-03-14,09:44:12)
Maria, Evi and Haryani, Endang. 2011. Audit Model Development Of Academic Information System: Case Study On Academic Information System Of
Satya Wacana. International Refereed Research Journal. Volume-II.
Prasetyo, Agus Utomo, dan Mariana, Novita. 2011. Analisis Tata Kelola Informasi (It Governance) pada Bidang Akademik dengan Cobit
Framework Studi Kasus pada Universitas Stikubank Semarang. Jurnal
Teknologi Informasi DINAMIK. Volume 16, No.2. ISSN : 0854-9524. Sheikhpour dan Modiri. 2012. Sebuah Pendekatan dalam Pemetaan COBIT
terhadap Proses ISO / IEC 27001 mengenai Kontrol Manajemen
Keamanan Informasi. International Journal of Security and Its
Applications. Vol. 6, No. 2
Skripsi
Fitroh. 2009. Penilaian Tingkat Kemampuan Tata Kelola Teknologi Informasi
Pada Sistem Informasi Manajemen Akademik. Yogyakarta: Seminar
Nasional Aplikasi Teknologi Informasi.
Ida, Siti. 2014. Usulan Model Tata Kelola Teknologi Informasi Pada Domain Monitor, Evaluate and Assesss Dengan Metode Framework COBIT 5
Jakarta: Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
Nuri, Farah. 2014. Evaluasi Capablity Level Pada Dukungan Layanan
Manajemen Data Dengan Framework COBIT 5. Jakarta: Universitas
Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
Pratyangga, Yusron. 2012. Analisis Management Awareness dan Maturity Level Pada DRC (Disaster Recover Center) Bank Sumsel Babel Dengan
COBIT 4.1. Jakarta: Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
Suminar, Suryo. 2014. Evaluasi Tata Kelola TI menggunakan framework Cobit 5
fokus proses APO13 dan DSS 05 studi kasus PPISKN BATAN. Jakarta:
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
Syaroh, Siti. 2011. Audit Sistem Informasi Call Center pada PT Arga Bangun Bangsa (ESQ LEAERSHIP CENTER) Dengan Menggunakan Framework
WAWANCARA
Nama : Bapak Dodik Jabatan : Manager Collection
Hasil wawancara dengan Bapak selaku adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana profil dari PT OTO Multhiarta
PT OTO Multiartha adalah salah satu Perseroan pembiayaan otomotif independen terkemuka. Usaha utama Perseroan adalah di bidang pembiayaan konsumen, antara lain pembiayaan kepemilikan mobil baik baru maupun bekas. Perseroan juga menyediakan pembiayaan sewa guna usaha berdasarkan permintaan pelanggan. Target utama Perseroan adalah pelanggan perorangan, selain itu juga memberikan pembiayaan kepada badan usaha.
Perseroan ini didirikan di Jakarta pada tanggal 28 Maret 1994, bernama PT Manunggal Multi Finance. Bulan September 1995 Perseroan mengubah namanya menjadi PT OTO Multiartha. Perubahan ini mencerminkan fokus usaha khusus pada pembiayaan mobil. Tahun 1996 Sumitomo Corporation, Jepang bergabung sebagai pemegang saham baru. Selanjutnya sebagai wujud komitmen, sejak September 1998 Sumitomo Corporation menjadi pemegang saham utama hingga sekarang.
Sumitomo Corporation adalah Perseroan dagang Jepang yang terpadu (sogo shosha). Sebagai pemegang saham utama, Sumitomo Corporation memberikan dukungan dan mengendalikan semua aspek usaha dari manajemen, perbendaharaan, keuangan hingga operasional. Dengan dukungan dari Sumitomo Corporation, perseroan telah berhasil tumbuh dan meningkatkan pembiayaan mobil serta memiliki kantor jaringan ke seluruh Indonesia.
Sebagai Perseroan pembiayaan yang independen, Perseroan tidak memiliki keterkaitan dengan pabrikan, sehingga memiliki keleluasaan untuk membiayai semua merek mobil yang ada di pasar. Perseroan juga telah menikmati pertumbuhan pasar mobil domestik yang kuat dalam beberapa tahun terakhir, serta mampu mempertahankan posisinya sebagai salah satu pemain terkemuka dalam pembiayaan mobil. Dengan pedoman kinerja 3M + 1T (Man, Management, Money plus Technology), perseroan berhasil memberikan pelayanan yang memuaskan kepada nasabahnya dan mencatat peningkatan kinerja yang signifikan selama tahun 2012.
Dalam usaha menyediakan layanan one-stop service, perseroan telah mengembangkan website www.oto.co.id. Website ini telah diakui sebagai portal otomotif pertama di Indonesia. Perseroan terus memperkuat sistem Teknologi Informasi untuk memperluas pangsa pasar dengan cara meningkatkan efisiensi dan produktivitas di kantor-kantor cabang untuk melayani pelanggan. Sampai akhir 2012 PT Oto Multiartha telah mengoperasikan 56 kantor yang tersebar di berbagai kota besar di
Indonesia. Selain itu juga PT Oto Multiartha telah bekerjasama untuk penerimaan pembayaran angsuran dengan bank-bank berjaringan nasional dan PT Pos Indonesia, sehingga para Pelanggan semakin mudah dan nyaman membayar angsurannya.
Visi dari PT OTO Multiartha adalah:
“Menjadi perusahaan pembiayaan yang terkemuka di Indonesia dengan menciptakan nilai-nilai yang terbaik bagi seluruh stakeholder”
Misi dari PT OTO Multiartha adalah:
“Memberikan kemudahan fasilitas kredit kendaraan bermotor yang terjangkau dan diandalkan melalui kerjasama yang saling menguntungkan serta berkesinambungan dengan mitra bisnis dan melalui pengelolaan bisnis yang prima”
1. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia secaraberkesinambungan. 2. Menerapkan proses bisnis yang efektif dengan budaya Perseroan yang
baik dan bertanggung jawab.
3. Menghasilkan keuntungan yang berkesinambungan bagi seluruh pemegang saham yang juga disertai dengan peningkatan kesejahteraan karyawan.
2. Bagaimanakah sutruktur organisasi PT Oto Multhiartha pada divisi
collection?
SALES & MARKETING
Field Collection COLLECTION HEAD Collection Cordinator PA 1 PAl 2 PA Admin 1 PA Admin 2 Remedial Outsource Collection Adm MARKETING HEAD Marketing Cordinator CMO Marketing Support Field Customer Service
Melakukan penanganan terhadap tindakan filed collector kepada customer yang bermasalah dengan cara sebagai berikut:
1) Melakukan peninjauan terhadap field collector berdasarkan CRM 2) Melakukan kordinasi hasil review CRM ke DMC
4) Melakukan follow up customer yang sudah tidak bisa ditangani oleh
field collector
5) Melakukan coaching and counselling kepada field collector
2. Field Collector
Melakukan penagihan terhadap customer berdasarkan CRM yang telah dibuat oleh admin Collection.
3. Admin Collection
Melakukan administrasi dengan tugas sebagai berikut:
1) Menyiapkan CRM di sore hari untuk dibawa esok hari oleh field collector
2) Menyiapkan TTS (Tanta Terima Sementara) yang akan dibawa field
collector sekaligus diregister.
3) Mencari angsuran yang terlambat pembayarannya.
4) Membuat memo internal untuk customer yang salah alokasi pembayaran
4. Problem Account 1 (PA1)
Melakukan penanganan terhadap customer yang bermasalah dengan cara sebagai berikut:
1) Menangani customer yang bermasalah dengan account overdue
2) Menangani customer dengan cara mengingatkan, menagih kepada
customer dan melacak kendaraan yang hilang serta menerima
angsuran customer dengan TTS (Tanda Terima Sementara).
3) Merencanakan dan menganalisa data historis customer dengan menggunakan aplikasi SOLOs Collection Management sebelum melakukan kunjungan ke customer.
4) Melakukan proses penarikan yang sesuai wilayahnya jika dianggap perlu.
5) Melakukan evaluasi terhadap kasus yang belum dapat ditangani.
5. Problem Account 2 (PA2)
Melanjutkan penanganan dari PA 1 untuk customer yang bermasalah dengan cara sebagai berikut:
1) Menangani customer yang bermasalah dengan account overdue
(keterlambatan) 61 – 120 hari.
2) Melanjutkan penanganan dengan cara pelacakan dan penarikan dari PA 1
3) Membantu PA 1 dalam penanganan kasus tertentu diamna perlu melakukan proses penarikan motor sesuai wilayahnya.
4) Melakukan evaluasi terhadap kasus yang belum ditangani.
6. PA Administrasi 1
1) Membuat surat tugas untuk PA1
2) Menyiapkan Tanda Terima (TT) dan Tanda Terima Sementara (TTS) untuk PA1
3) Membuat Tanda Terima Kendaraan Tarik (TTKT) dan surat kuasa penarikan untuk PA1
4) Monitoring dan mengadministrasikan Surat Tugas, TT, TTS, TTKT, dan Surat Kuasa Penarikan untuk PA1.
7. PA Administrasi 2
Membantu kelancaran operasional dari PA2 dengan cara sebagai berikut: 1) Membuat Surat Tugas untuk PA2
2) Menyiapkan Tanda Terima Sementara (TTS) untuk PA2 bila diperlukan.
3) Membuat Tanda Terima Kendaraan Tarik (TTKT) dan surat kuasa penarikan untuk PA2.
4) Monitoring dan mengadministrasikan Surat Tugas, TTKT, dan Surat Kuasa Penarikan untuk PA2.
3. Berdasarkan pengamatan saya didunia internet, terdapat beberapa permasalahan yang pernah di alami oleh perusahaan seperti kesalahpahaman dalam proses penagihan sehingga menyebabkan penarikan kendaraan. Bagaimana pendapat Bapak mengenai hal tersebut? Jawaban:
Setiap perusahaan tentu memiliki permasalahan dalam melakukan aktivitas bisnisnya sehari-hari, sedangkan untuk setiap permasalahan yang ada perusahaan sudah memiliki pihak-pihak yang berwewenang untuk dapat menangani permasalahan.
4. Untuk proses penagihan, apakah kinerja field collector yang bertindak sebagai collector yang datang kepada pelanggan sudah berkerja dengan baik? Apakah ada hal tertentu yang menyebabkan pekerjaan field collector
kurang maksimal? Jawab:
Kinerja field collector sudah baik, namun terdapat hal yang dapat menyebabkan pekerjaan field collector kurang maksimal yaitu saat field
collector mendapatkan daerah pelanggan yang sulit dijangkau atau jarak
antar pelanggan yang satu dengan yang lain terlalu jauh jaraknya sehingga
field collector membutuhkan waktu yang lama untuk dapat mendatangi
pelanggan.
Nama : Bapak Krisna Jabatan : Division Head IT
1. Apakah ada aplikasi yang digunakan untuk melakukan proses-proses dalam divisi collection?
Tentu kami memiliki aplikasi tersebut. Kami menggunakan aplikasi SOLOs Collection Management. Dalam aplikasi tersebut terdapat beberapa menu yaitu:
Aplikasi SOLOs Collection Management adalah sebuah tools yang digunakan untuk mendukung kegiatan collection seperti melakukan monitoring terhadap account yang diminta oleh pihak tertentu terkait proses penagihan angsuran terhadap customer. Aplikasi SOLOs Collection Management memiliki 5 sub menu yaitu:
a. Index
Sub menu ini digunakan untuk melakukan pencarian terhadap jumlah account yang jatuh tempo.
b. CRM (Collection Receipt Monitoring)
Sub menu ini berisi dokumen yang berisi daftar customer yang memiliki masalah atau melakukan penunggakan angsuran.
c. Job Order
Sub menu ini digunakan untuk menentukan order yang akan diberikan kepada pihak-pihak yang terkait seperti PA1 dan PA2.
d. Collection Monitoring
Sub menu ini digunakan untuk memberikan surat peringatan terhadap
customer yang memiliki tunggakan angsuran. Sub menu ini selain
memberikan surat peringatan yang diberikan kepada customer tetapi ada juga Laporan Harian Kunjungan (LHK) untuk melakukan janji bayar atau melakukan follow up kepada customer.