Unsur-unsur kebijakan dalam pengawasan persediaan bahan baku terdiri dari model probabilistik, peramalan penjualan, safety stock, lead time, dan reorder point.
2.8.1 Model Probabilistik
Model probabilistik (model persediaan stokastik) merupakan metode yang valid dalam penentuan EOQ (Economic Order Quantity) atau simulasi. Model probabilistik akan menghasilkan kemungkinan-kemungkinan walaupun variabel yang membentuknya diketahui dengan pasti.
Model simulasi probabilistik (stokastik) merupakan komponen yang bersifat random (acak) dan akibat random tersebut maka hasil dari model simulasi stokastik hanya merupakan estimasi dari karakteristik sesungguhnya. Model simulasi stokastik mengandung unsur acak atau distribusi peluang sehingga tidak hanya membuat penaksiran keluaran yang definitif tapi juga disertai dengan deviasi (variance).
2.8.2 Peramalan Penjualan
Pengertian peramalan penjualan menurut Indrajit dan Pranoto (2003) merupakan kegiatan yang berhubungan dengan meramalkan atau memproyeksikan hal-hal yang terjadi di masa lampau ke masa depan. Peramalan penjualan adalah istilah yang sangat populer di dunia dan menyangkut peramalan permintaan yang akan datang berdasarkan permintaan yang lalu atau berdasarkan perhitungan tertentu.
Pada metode ini ada tiga tahapan iteratif dalam melakukan pemodelan deret waktu (Montgomery et al.,1990), yakni:
1. Spesifikasi model berdasarkan data historis. 2. Pendugaan parameter
Menurut Baroto (2002) , karakteristik peramalan permintaan adalah sebagai berikut :
1. Faktor penyebab yang berlaku di masa lalu diasumsikan akan berlaku juga di masa yang akan datang.
2. Peramalan tidak pernah sempurna, permintaan aktual selalu berbeda dengan permintaan yang diramalkan.
3. Tingkat ketepatan ramalan akan berkurang dalam rentang waktu yang semakin panjang. Implikasinya peramalan untuk rentang yang pendek akan lebih akurat dibanding peramalan untuk rentang yang waktu yang panjang.
2.8.3 Optimisasi Pembelian Bahan Baku
Jumlah pemesanan ekonomis merupakan besarnya pesanan agar menghasilkan biaya-biaya persediaan yang minimal, Assauri (2004). Untuk menentukan jumlah pemesanan yang ekonomis harus diupayakan agar biaya-biaya pemesanan dan penyimpanan diperkecil. Usaha untuk memperkecil biaya pemesanan dan penyimpanan ini menyebabkan sistem persediaan dihadapkan pada dua sifat biaya yang bertentangan. Sifat pertama menekankan agar jumlah pemesanan sangat kecil sehingga biaya pemesanan menjadi sangat besar selama satu tahun. Berdasarkan kedua sifat tersebut, maka dapat dilihat bahwa jumlah pemesanan ekonomis terletak antara biaya penyimpanan dan biaya pemesanan.
Optimisasi pembelian bahan baku dan waktu pembelian kembali dapat diperoleh dengan meggunakan metode simulasi. Serangkaian simulasi mencoba beragam jumlah pemesanan untuk mendapatkan total biaya persediaan yang minimal.
2.8.4 Safety Stock
Safety stock atau persediaan pengaman adalah persediaan ekstra yang harus diadakan untuk proteksi atau pengamanan dalam menghindari kehabisan persediaan karena berbagai sebab Indrajit dan Pranoto (2003). Persediaan pengaman mempunyai dua aspek dalam pembiayaan perusahaan, yaitu :
1. Mengurangi biaya yang timbul karena kehabisan persediaan. Makin besar persediaan pengaman makin kecil kemungkinan kehabisan persediaan, sehingga semakin kecil pula biaya karena kehabisan persediaan.
2. Tetapi adanya persediaan pengaman akan menambah biaya penyediaan barang. Makin besar persediaan pengaman, makin besar pula biaya penyediaan barang.
Tujuan Safety Stock adalah untuk menentukan berapa besar
stock yang dibutuhkan selama masa tanggang untuk memenuhi besarnya permintaan (Rangkuti, 2004). persediaan pengaman yaitu persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kehabisan bahan atau barang. Safety Stock
diperlukan untuk menjaga terhadap ketidakpastian dan perubahan dalam lead time, penjadwalan, kualitas dan permintaan.
Safety stock dimaksudkan untuk menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan baku yang lebih besar dari pada perkiraan semula atau keterlambatan dalam penerimaan bahan baku yang dipesan Assauri (2004). Penentuan besarnya persediaan pengaman ini mempergunakan analisa statistik. Standar penyimpangan dari bahan baku dapat diketahui dengan cara melihat dan memperhitungkan penyimpangan-penyimpangan yang sudah terjadi antara perkiraan kebutuhan bahan baku dengan pemakaian sesunguhnya dalam analisa statistik. Selanjutnya manajemen perusahaan akan menentukan seberapa jauh penyimpangan-penyimpangan yang terjadi tersebut dapat ditolerir.
2.8.5 Lead Time
Pengertian lead time adalah waktu antara dilakukannya pemesanan atau waktu pengiriman Render dan Heizer (2006). Model-model persediaan mengasumsikan bahwa suatu perusahaan akan menunggu tingkat persediaan mencapai nol sebelum perusahaan memesan kembali dan dengan seketika kiriman yang dipesan segera diterima. Akan tetepi waktu antara dilakukannya pemesannan bisa
cepat, beberapa jam atau bahkan lambat, yaitu beberapa bulan. Oleh karena itu perusahaan harus dapat menentukan waktu yang paling optimal untuk melakukan pemesan kembali, menurut Ahyari (1999), penentuan waktu tunggu ini mempunyai dua macam biaya, yaitu:
1. Biaya penyimpanan tambahan (BPT), atau sering disebut dengan
extra carrying cost adalah biaya penyimpanan yang harus dibayar oleh perusahaan oleh karena adanya surplus bahan baku. Keadaan ini disebabkan karena datangnya bahan yang dipesan lebih awal dari waktu yang telah direncanakan.
2. Biaya kekurangan bahan (BKB), atau sering disebut dengan stock out cost adalah merupakan biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan kekurangan bahan baku untuk keperluan proses produksinya. Biaya-biaya untuk mendapatkan bahan baku pengganti, termasuk selisihnya merupakan contoh biaya kekurangan bahan ini. Hal ini disebabkan apabila perusahaan tidak mendapatkan pengganti, maka proses produksi akan terhenti. Keadaaan kekurangan bahan ini disebabkan oleh karena bahan baku yang dipesan datangnya lebih lama dari waktu yang sudah ditentukan.
2.8.6 Reorder Point
Reorder Point terjadi apabila jumlah persediaan yang terdapat di dalam stok berkurang terus. Perusahaan harus dapat menentukan berapa banyak batas minimal tingkat persediaan yang harus dipertimbangkan sehingga tidak terjadi kekurangan persediaan. Reorder point merupakan titik batas pemesanan kembali, termasuk permintaan yang dinginkan atau dibutuhkan selama masa tenggang, misalnya suatu tambahan atau extra (Rangkuti, 2004). Menurut Heizer dan Render (2006), setelah perusahaan menentukan jumlah bahan baku yang dipesan, maka perusahaan akan melakukan pemesanan yang kedua. Pemesanan kedua atau pemesanan ulang bertujuan agar persediaan tidak sama dengan nol.
