6. PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
6.1 Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional dan sistem manajemen pengetahuan akan dikembangkan pada LAMPTKes dilihat dari kebutuhan akan sistem manajemen pengetahuan berdasarkan proses manajemen pengetahuan yang diidentifikasi pada tahap sebelumnya. Kebutuhan fungsional sistem manajemen pengetahuan pada LAMPTKes yaitu Lesson Learned System, Best Practice Database, Groupware Electronic Discussion, dan Document Management. Penjelasan dari masing-masing fitur sebagai berikut:
1. Lesson learned system (LLS)
LLS adalah inisiatif manajemen pengetahuan yang lebih terstruktur daripada repositori pelajaran. Pelajaran yang diambil adalah artefak pengetahuan yang menyampaikan pengetahuan pengalaman yang dapat diterapkan pada tugas, keputusan, atau proses seperti itu, ketika kembali, pengetahuan ini berdampak positif pada hasil organisasi (Beccera-Fernandez, et al., 2010).
Pada LLS yang dibangun untuk LAMPTKes mampu mengakomodasi kebutuhan knowledge sharing dan knowledge capture pada organisasi. Knowledge sharing yang dimaksud adalah sub proses exchange. Knowledge capture yang diakomodasi meliputi sub proses externalization dan internalization. Sumber daya manusia pada organisasi masih dimungkinkan akan bertambah dan adanya kekurangan dalam pengalaman pada proses kerja akreditasi. Sub proses exchange pada organisasi adalah adanya kebutuhan dalam berbagi pengalaman dalam menjalankan proses kerja akreditasi. Pengalaman didapatkan dari para expert atau member yang telah memiliki pengalaman cukup untuk membagi pengalamannya.
Hal tersebut mengakibatkan adanya transfer pengetahuan dari yang sudah berpengalaman kepada yang belum berpengalaman. Pengalaman akan mudah dipahami dengan membaca lesson yang dibagi oleh para expert atau member lainnya.
LLS akan digunakan oleh member-member CoP dan expert CoP. LLS bisa diakses selama 24 jam dan dimana saja, hal tersebut dikarenakan LLS menggunakan sistem berbasis web. Teknologi web dipilih dikarenakan lingkungan fisik yang memisahkan para CoP. CoP tidak selalu berada pada satu tempat pada setiap waktu, selain itu juga adanya jabatan fungsional pada struktur organisasi. Jabatan fungsional tersebut senantiasa akan berganti setiap waktu tertentu dan akan bekerja ketika dibutuhkan saja.
LLS memiliki fitur menambah lesson, melakukan verifikasi lesson, mencari lesson, mengubah lesson, menghapus lesson, dan menyimpan lesson. Member memiliki hak akses dalam menambah lesson dan mencari lesson. Aktivitas menambah lesson harus melakukan login terlebih dahulu. Hal ini disebabkan untuk menghindari adanya lesson yang berasal dari member yang bukan anggota CoP (anonymous). Lesson yang telah ditambahkan pada sistem akan diverifikasi oleh expert. Expert juga mampu mengubah lesson, menyimpan, serta menghapus lesson jika menurut expert, lesson tidak sesuai dengan proses kerja akreditasi. 2. Groupware Electronic Discussion
Fitur ini dibuat sebagai sarana bagi community of practice organisasi LAMPTKes untuk melakukan diskusi. Fitur ini berbeda dengan LLS. Fitur ini berfungsi sebagai forum komunikasi dua arah dimana ada yang menyampaikan topik atau pertanyaan dan ada anggota-anggota yang memberikan jawaban. LLS merupakan komunikasi satu arah, anggota hanya menyampaikan pengalaman sebagai bahan pembelajaran untuk dibagi tanpa memerlukan komentar dari anggota lain. Diskusi biasa dilakukan pada saat proses kerja akreditasi berlangsung. Diskusi dilakukan pada topik atau seputar permasalahan yang terjadi pada saat proses kerja akreditasi. Permasalahan tersebut memerlukan respon dari angota lain agar bisa didapatkan solusinya. Pada proses-proses kegiatan tersebut terjadi proses
internalisasi dan externalisasi pengetahuan. Proses internalisasi adanya proses dalam melakukan sintesis pengetahuan yang dikemukakan oleh anggota-anggota yang terlibat menjadi pengetahuan yang ditangkap oleh anggota lainnya. Untuk memfasilitasi proses externalisasi, pada proses-proses diatas dibuatkan sarana untuk berdiskusi menyampaikan pengetahuannya untuk bisa diketahui oleh anggota lain melalui grup diskusi sehingga mampu memecahkan permasalahan. 3. Document Collaboration
Berbasis web, real-time, kolaborasi didistribusikan memungkinkan anggota tim bekerja sama dengan banyak peserta lain pada dokumen atau informasi secara real time, atau berbagi sebuah aplikasi yang berjalan pada satu komputer dengan oranglain dalam sebuah pertemuan. Setiap orang dapat melihat informasi bersama oleh aplikasi, dan setiap peserta dapat mengontrol aplikasi bersama untuk mengedit atau menyisipkan informasi secara real time. Teknologi ini membawa kerja kolaboratif dengan baru tingkat yang menyerupai dua orang yang bekerja pada tugas pada komputer pribadi yang sama di diberikan waktu yang paling dekat yang dapat Anda datang untuk bekerja sama secara fisik.
Kolaborasi dokumen digunakan oleh anggota asesor pada saat membuat rencanakan waktu visitasi, membuat rumusan pertanyaan, mendiskusikan hasil visitasi, mendiskusikan isi laporan, berita acara visitasi. Proses tersebut merupakan proses manajemen pengetahuan sharing sub proses exchange dan discovery sub proses combination. Sub proses exchange ditandai dengan adanya pertukaran pengetahuan ketika menulis dokumen dan proses combination adanya proses melakukan sintesis dan merangkum mengenai pengetahuan-pengetahuan dari berbagai anggota menjadi satu dokumen.
4. Document Management
Fitur ini merupakan fitur sistem manajemen pengetahuan yang memfasilitasi pengguna sistem untuk menyimpan dan berbagai dokumen-dokumen proses kerja akreditasi. Dokumen-dokumen yang dikelola adalah dokumen instrumen penilaian, borang program studi, prosedur-prosedur, pedoman, buku perencanaan
strategis organisasi, dokumen pelatihan. Dokumen akan di tambahkan pada sistem oleh siapa saja yang termasuk ke dalam anggota CoP baik sebagai pengelola, anggota, dan expert.
Document management memungkinkan pengguna untuk menambah dokumen menggunakan fasilitas upload dokumen, mengunduh dokumen dan mencari dokumen. Pengguna yang akan menambahkan dokumen diharuskan untuk melakukan login terlebih dahulu, hal ini diperlukan agar dokumen yang ditambahakan jelas asalnya yaitu berasalh dari SDM organisasi. Fitur document management dibangun agar mampu memfasilitasi proses manajemen pengetahuan sub proses externalisasi.
6.1.1 Rancangan Fitur KMS LAMPTKes
Fungsionalitas KMS LAMPTKes dimodelkan dengan menggunakan diagram use case. Diagram use case pada gambar 6.1 menggambarkan fitur atau fungsionalitas sistem manajemen pengetahuan yang akan dibangun. Diagram tersebut dapat menggambarkan bagaimana sistem akan berinteraksi dengan pengguna sistem. Terdapat tiga aktor yang bertindak sebagai pengguna sistem. Aktor tersebut adalah admin sebagai pengelola user lain, member sebagai anggota-anggota CoP dan expert CoP. Fitur yang terdapat pada sistem ini berjumlah 20 (dua puluh) fitur. Fitur-fitur tersebut terdiri atas fitur login. Terdapat beberapa fitur yang tidak mengharuskan login terlebih dahulu. Fitur-fitur tersebut adalah pencarian dokumen, pencarian diskusi,dan pencarian lesson. Fitur lain selain tersebut memerlukan login sebagai autentikasi pengguna dalam menggunakan fitur lain pada sistem.
Fitur yang membutuhkan login terdiri dari fitur lesson. Penambahan lesson yang dilakukan oleh semua jenis pengguna. Fitur lainnya dari lesson yaitu mengubah lesson, menyimpan dan menghapus lesson yang dilakukan oleh para expert. Fitur penambahan dokumen, unduh dan upload dokumen serta fitur dokumen kolaborasi memerlukan aktivitas login terlebih dahulu.
member
experts
admin
download lesson
verify lesson
add new lesson
save verified
delete lesson
submit lesson
edit lesson search for lesson
mantain users Add Member add category <<extend>> <<extend>> <<include>>
Add Document (upload)
Download Document Add coll_doc Saving Document Searching Document Add Discussion Login <<include>> Searching Discussion <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> download coll_document <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> Gambar 6.1 Use Case KMS LAMPTKes
Fitur-fitur pada gambar 6.1 dijelaskan pada diagram-diagram aktivitas. Diagram aktivitas akan menjelaskan skenario penggunaan fitur oleh masing-masing pengguna sistem.
6.1.2 Fitur Login
Skenario penggunaan fitur ini digambarkan pada gambar 6.2. Pengguna sistem diminta untuk melakukan login pada sistem. Pengguna akan mengisi username dan password. Jika salah satu dari username atau password tidak sesuai dengan basis data maka akan diminta untuk input ulang jika sesuai maka akan masuk pada sistem.
input username dan password Masuk Sistem Login Berhasil Login Gagal Gambar 6.2 Activity Diagram Login 6.1.3 Download Lesson
Untuk melakukan download lesson bisa dilakukan oleh pengguna yang memiliki hak akses sebagai member dan expert. Pertama-tama pilih lesson yang akan dipilih. Jika anggota atau expert mendapatkan lesson yang dicari maka akan dapat langsung dilakukan pengunduhan. Jika anggota atau expert tidak mendapatkan lesson yang diinginkan maka bisa meminta lesson yang diminta agar nanti bisa ditambahkan oleh para expert (gambar 6.3).
Pilih Lesson
download lesson ada
tid
Request For Lesson ak ada
Gambar 6.3 Activity diagram download lesson
6.1.4 Search For Lesson
Pencarian lesson digunakan untuk mencari lesson sesuai kebutuhan anggota atau expert. Skenario digambarkan pada diagram aktivitas gambar 6.4. Setelah
dilakukan pencarian maka pengguna-pengguna tersebut bisa langsung mempelajarinya langsung pada antar muka aplikasi.
masukan keyword
pilih
Request For Lesson ada
tidak ada
Gambar 6.4 Activity Diagram Search Lesson
6.1.5 Submit Lesson Include Add New Lesson
Expert akan menambah lesson baru dengan memasukan kriteria terlebih dahulu. Kriteria baru akan langsung otomatis menjadi kriteria, apabila kriteria sudah tersedia maka tinggal dipilh saja. Expert akan memasukan keyword lalu akan menuliskan lesson yang akan dibagi dengan member lain (gambar 6.5).
Masukan Kriteria Lesson
Tulis deskripsi lesson
tambahkan lesson baru
masukan keyword kriteria belum tersedia
kriteria tersedia
6.1.6 Verify Lesson
Verifikasi lesson dilakukan oleh expert. Expert akan memilih lesson lalu akan dilakukan verifikasi apabila sudah sesuai dengan kriteria lesson (gambar 6.6).
pilih lesson
terverifikasi tidak terverifikasi
Gambar 6.6 Activity Diagram Verifikasi Lesson
6.1.7 Edit Lesson
Perubahan lesson dilakukan oleh expert. Pilih lesson yang akan diubah, jika ditemukan maka bisa langsung dilakukan perubahan lalu disimpan. Lesson yang tidak ditemukan maka harus dipilih kembali (gambar 6.7).
pilih lesson
edit lesson ditemukan lesson tidak ditemukan
6.1.8 Add Document
Penambahan dokumen dilakukan oleh anggota yang akan membagi dokumen digambarkan pada gambar 6.8 untuk skenario fitur. Dokumen terdiri dari SOP, surat-surat, standar atau dokumen lain yang terkait proses kerja akreditasi. Tambah dokumen dilakukan melalui aktivitas upload lalu pilih folder tempat penyimpanan, isi keyword dokumen.
upload dokumen
pilih folder
pilih file dokumen
isi keyword dokumen
Gambar 6.8 Add Document
6.1.9 Searching Document
Fitur pencarian dokumen digunakan oleh semua anggota portal KMS, digambarkan pada gambar 6.9. Pilih metode pencarian, mencari dalam folder atau mencari melalui keyword. Dokumen yang ditemukan bisa langsung dibuka dan dibaca melalui sistem atau diunduh untuk bisa disimpan pada perangkat.
pilih folder masukan keyword baca download pilih aksi tidak ditemukan ditemukan Gambar 6.9 Searching Document
6.1.10 Working On Document
Fitur bekerja pada dokumen digunakan untuk melakukan kolaborasi dalam pembuatan/pemeriksaan dokumen digambarkan pada gambar 6.10. Pilih dokumen yang akan diperiksa tambahkan pengguna yang berhak melakukan pekerjaan bersama. Tambahkan komentar sebelum mengisi/menambah dokumen.
pilih dokumen
add user
tambah comment
tambah isi dokumen
Gambar 6.10 Working On Document
6.1.11 Download Document
Member yang ingin mengunduh dokumen bisa memilih dokumen yang akan diunduh. Skenario fitur ini digambarkan pada gambar 6.11. Dokumen yang dipilih bisa langsung disimpan pada perangkat atau jika belum ditemukan maka akan dipilih kembali.
pilih dokumen
save file dokumen ditemukan dokumen belum ditemukan
6.1.12 Add Member CoP
Anggota dari CoP bisa menambahkan anggota baru dengan menuliskan username pada sistem. Username yang sudah terdaftar pada sistem bisa langsung ditambahkan. Username yang tidak ditemukan maka harus diinput ulang.
input username
tambah anggota uername ditemukan username tidak ada
Gambar 6.12 Add Member CoP
6.1.13 Add Discussion
Untuk menambahkan diskusi anggota menambahkan topik diskusi. Topik diskusi yang dimasukan, jika tersedia tinggal memilih topik. Topik diskusi sudah dipilih maka diskusi bisa dimulai.
input topik mulai diskusi pilih topik sudah ada belum ada Gambar 6.13 Activity Diagram Add Discussion
6.1.2 Rancangan Data
Perancangan data digambarkan dengan menggunakan diagram entity relationship. Gambar use case pada gambar 6.1 menggambarkan bahwa terdapat tiga pengguna sistem manajemen pengetahuan yang akan menggunakan sistem yang akan dibangun.
Gambar 6.14 menampilkan diagram hubungan antar entitas pada sistem manajemen pengetahuan LAMPTKes. Terdapat lima entitas yang terlibat pada sistem yaitu user, dokumen, dokumen yang dikolaborasi, diskusi dan lesson.
user username PK password peran nama_lengkap diskusi id_diskusi PK kategori topik dokumen id_dokumen PK jenis_dok desc_singkat 0 .. * 1 .. * mengikuti 0 .. * 1 .. 1 tanggal jam tanggal jam lesson id_lesson PK kategori topik kata_kunci desc_singkat_lesson isi_lesson status_verifikasi tanggal_add waktu_add 1 .. 1 member_menambahkan 0 .. * 1 .. * expert_mengelola 1 .. * tanggal jam jenis_aktivitas doc_collaboration id_doc_coll PK nama_doc jenis_doc 1 .. * 0 .. * membuat nama_prodi no_surat_tugas isi_doc tanggal jam jenis_aktivitas * .. 1 1 .. 0 mengelola Gambar 6.14 Entity relationship diagram
6.2 Kebutuhan Non Fungsional
Kebutuhan non fungsional sistem terbagi atas kebutuhan akan kinerja sistem dan infrastruktur sistem majemen pengetahuan.
6.2.1 Kinerja Sistem
Sistem ini membutuhkan waktu respon yang cepat pada saat dilakuka akses data, informasi, dokumen, dan lesson. Sistem harus mampu beroperasi selama 2 jam non stop mengingat banyaknya kelompok jabatan fungsional yang bekerja di luar jam kantor. Sistem ini juga harus mampu menjaga keamanan atas akses-akses sistem sesuai dengan privillage.
6.2.2 Infrastruktur Knowledge Management System
Sistem manajemen pengetahuan ini menggunakan arsitektur jaringan berbasis client server. Arsitektur tersebut merupakan teknologi pendistribusian kerja aplikasi antara dua komputer atau lebih yang dihubungkan oleh jaringan komunikasi. Salah satu akan bertindak sebagai peminta layanan, yang lainnya bertindak sebagai pemberi layanan. Kebutuhan spesifikasi minimum perangkat lunak dan perangkat keras pada klien maupun server disajikan pada tabel 6.1 berikut.
Tabel 6.1 Kebutuhan Minimun Perangkat Keras dan Lunak
Perangkat keras Perangkat lunak
Server
• Processor & RAM: memiliki kecepatan untuk akses dan memproses data 24 jam non stop dan kebutuhan real‐time. • UPS Power Supply
• OS: Sistem Operasi Server, aplikasi web server, aplikasi database server untuk penyimpanan dokumen, video, dan forum diskusi
• Applikasi: KMS LAMPTKes Client
• PC dengan processor minimal kecepatan 1GHz
Aplikasi browser yang mampu membuka aplikasi KMS LAMPTKes
Dengan memperhatikan infrastruktur teknologi informasi yang saat ini dimiliki oleh organisasi untuk menempatkan sistem manajemen pengetahuan di dalamnya diperlukan penambahan infrastruktur. Gambar infrastruktur teknologi informasi setelah adanya KMS digambarkan pada gambar 6.15. Untuk mendukung KMS diperlukan adanya server pengetahuan dan adanya penambahan kapasitas internet.
INTERNET Server PDPTKes, 61.158 Server Cloud, Sebagai Server KM 61.155 Pdptkes_only, 4.250/61.154 Switch SX 7000, 61.156 2.233 4.235 4.234 4.237 4.236 4.251 4.239 LAM, 4.251 Gambar 6.15 Infrastruktur TI Untuk Mendukung KMS