PERANCANGAN MODEL
KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM UNTUK
MENDUKUNG PROSES KERJA AKREDITASI: STUDI
KASUS LEMBAGA AKREDITAS MANDIRI PENDIDIKAN
TINGGI KESEHATAN
KARYA AKHIR
RISNA SARI
1206302775
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI
JAKARTA
PERANCANGAN MODEL
KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM UNTUK
MENDUKUNG PROSES KERJA AKREDITASI: STUDI
KASUS LEMBAGA AKREDITAS MANDIRI PENDIDIKAN
TINGGI KESEHATAN
KARYA AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Magister Teknologi Informasi
RISNA SARI
1206302775
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI
JAKARTA
Karya Akhir ini adalah hasil karya Saya sendiri,
dan semua sumber baik yang dikutip maupun
dirujuk telah Saya nyatakan dengan benar.
NAMA : Risna Sari
NPM : 1203062775
TANDA TANGAN :
Karya Akhir ini diajukan Oleh :
Nama : Risna Sari
NPM : 1206302775
Program Studi : Magister Teknologi Informasi
Judul Karya Akhir : Perancangan Model Knowledge Management System Untuk Mendukung Proses Kerja Akreditasi: Studi Kasus Lembaga Akreditasi Mandiri Pendidikan Tinggi Kesehatan (LAMPTKes)
Telah berhasil dipertahankan di hadapan Dewan Penguji dan diterima sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia.
DEWAN PENGUJI
Pembimbing : Dr. Indra Budi ( ... ) Penguji 1 : Dana Indra Sensuse, MLIS., Ph.D ( ...) Penguji 2 : Yova Ruldevyani, M.Kom ( ...) Ditetapkan di : Jakarta
Puji dan syukur dipanjatkan ke hadirat Allh Subhanahu Wata’ala, atas rahmat dan karunia-Nya, penulisan karya akhir dengan judul Perancangan Model Knowledge Management System Untuk Mendukung Proses Kerja Akreditasi Studi Kasus: Lembaga Pendidikan Tinggi Kesehatan (LAMPTKes) ini dapat diselesaikan dengan baik. Penulisan karya akhir ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer - Universitas Indonesia. Saya menyadari bahwa, tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, dari masa perkuliahan sampai pada penyusunan karya akhir ini, sangatlah sulit bagi saya untuk menyelesaikannya. Oleh karena itu, saya mengucapkan terima kasih kepada:
1. Pembimbing Karya Akhir Dr. Indra Budi, yang telah menyediakan tenaga, waktu, dan pikiran dalam membimbing saya untuk menyelesaikan karya akhir ini.
2. Segenap staf dan pimpinan Lembaga Akreditasi Mandiri Pendidikan Kesehatan (LAMPTKes) yang telah menyediakan waktu, tempat dan kesempatan bagi saya. Terima kasih telah mengijinkan saya untuk mendapatkan data dan informasi yang bermanfaat sehingga dapat digunakan dalam penelitian karya akhir.
3. Dosen Penguji Karya Akhir Dana Indra Sensuse, MLIS., Ph.D dan Ibu Yova Ruldeviyani, M.Kom. Terima kasih telah memberikan masukan-masukan yang membangun untuk perbaikan karya akhir ini.
4. Orangtua dan seluruh keluarga besar, terima kasih atas do’a dan dukungannya yang tak pernah henti selama saya menempuh pendidikan MTI dan proses penyusunan karya akhir.
5. Sahabat, teman dan kolega terima kasih atas do’a, dukungan semangat dan pengertiannya selama penyusunan karya akhir ini.
Tentu saja karya akhir ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu penulis mengharapkan masukan dan saran dari pembaca untuk perbaikan. Semoga karya akhir dapat bermanfaat bagi pembaca.
Jakarta, Januari 2014 Penulis
Sebagai sivitas akademik Universitas Indonesia, Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Risna Sari
NPM : 1206302775
Program Studi : Magister Teknologi Informasi
Fakultas : Ilmu Komputer
Jenis Karya : Karya Akhir
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Indonesia Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-excluxive
Royalty-Free Right) atas karya ilmiah Saya yang berjudul:
Perancangan Model Knowledge Management System Untuk Mendukung Proses Kerja Akreditasi: Studi Kasus Lembaga Akreditasi Mandiri Pendidikan Tinggi Kesehatan.
Beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti Non-eksklusif ini Universitas Indonesia berhak menyimpan, mengalihmedia/ formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database). Merawat, dan mempublikasikan karya akhir saya tanpa ama meminta izin dari saya selama tetap mencantumkan saya sebagai penulis/ pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di : Jakarta
Pada tanggal : 16 Januari 2014 Yang menyatakan :
Nama : Risna Sari
Pogram Studi : Magister Teknologi Informasi
Judul : Perancangan Model Knowledge Management System Untuk Mendukung Proses Kerja Akreditasi: Studi Kasus Lembaga Akreditas Mandiri Pendidikan Tinggi Kesehatan
LAMPTKes (Lembaga Akreditasi Mandiri Pendidikan Tinggi Kesehatan) didirikan dengan berlandaskan pada dasar hukum, sosiologis, filosofis, dan teknis. LAMPTKes merupakan organisasi yang akan melakukan penilaian akreditdasi pendidikan tinggi kesehatan di Indonesia. Proses akreditasi tidak terlepas dari peran berbagai pihak agar dapat menentukan kelayakan sebuah organisasi. Proses akreditasi akan menentukan kualitas dari pendidikan tinggi yang akan berpengaruh langsung pada kulitas keluarannya (sumber daya manusia berkualitas). Organisasi menangkap sebuah peluang dimana proses kerja akreditasi bisa sesuai dengan harapan dengan menggunakan sistem manajemen pengetahuan. Analisis dari penelitian ini menghasilkan kebutuhan proses manajemen pengetahuan pada LAMPTKes. Proses manajemen pengetahuan tersebut adalah exchange, combination, extenalization, internalization, dan socialization for knowledge sharing. Sistem manajemen pengetahuan yang dirancang untuk mendukung proses-proses tersebut adalah sistem yang mempunyai fungsi sebagai lesson learned system, document management, document collaboration, dan groupware untuk CoP (Community of Practice).
Kata kunci: sistem manajemen pengetahuan, proses kerja akreditasi, CoP, lesson learned, document management, document collaboration, groupware.
Nama : Risna Sari
Pogram Studi : Magister Teknologi Informasi
Judul : Design of Knowledge Management SystemModel to Support Accreditation Process:Case Study Lembaga Akreditas Mandiri Pendidikan Tinggi Kesehatan
LAMPTKes (Lembaga Akreditasi Mandiri Perguruan Tinggi Kesehatan) was established based on a legal basis, sociological, philosophical, and technical. The accreditation process is inseparable from the role of various stakeholders in order to determine the feasibility of an organization. The accreditation process will determine the quality of higher education that will impact directly on the quality of their output (qualified human resources). Organizations capture an opportunity which the accreditation process can work in line with expectations by using a knowledge management system. The analysis of this research result is the need of knowledge management processes in LAMPTKes. The knowledge management process is exchange, combination, extenalization, Internalization, and socialization for knowledge sharing. Knowledge management system designed to support these processes is a system which has a function as a lesson learned the system, document management, document collaboration and groupware for CoP ( Community of Practice ).
Keywords: knowledge management system, knowledge management, CoP, lesson learned, document management, document collaboration, groupware
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
KATA PENGANTAR/ UCAPAN TERIMA KASIH ... iv
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN KARYA ... vi
AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS ... vi
ABSTRAK ... vii
ABSTRACT ... viii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiv
1. PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar belakang ... 1
1.1.1 LAMPTKes sebagai Penjamin Mutu ... 1
1.1.2 Proses Akreditasi LAMPTKes ... 3
1.1.3 Sumber Daya Manusia LAMPTKes ... 7
1.2 Rumusan Masalah ... 9 1.3 Tujuan Penelitian ... 9 1.4 Batasan Penelitian ... 9 1.5 Manfaat Penelitian ... 10 1.6 Sistematika Penulisan ... 10 2. TINJAUAN PUSTAKAN ... 12 2.1 Knowledge (pengetahuan) ... 12
2.1.1 Data, Informasi dan Pengetahuan ... 13
2.1.2 Jenis Pengetahuan ... 15
2.1.3 Sumber Pengetahuan ... 17
2.1.4 Konversi Pengetahuan ... 19
2.2 Knowledge Management (Manajemen Pengetahuan) ... 20
2.2.1 Knowledge Management Process (Proses Manajemen Pengetahuan) 21 2.3 Knowledge Management Systems, Solution & Foundation ... 22
2.3.1 Knowledge Management Systems ... 22
2.4 Model Pengembangan Knowledge Management System ... 25
2.4.1 KM Contingency Factor ... 25
2.4.2 Ten Steps Knowledge Management Road ... 29
2.4.3 KM Systems Life Cycle ... 31
2.5 Dampak Knowledge Management ... 33
2.6 Teori Perancangan Sistem ... 34
2.6.1 Model Perancangan Sistem Berorientasi Objek ... 36
2.6.2 UML ... 36
2.6.3 Perancangan Basis Data ... 37
2.7 Penelitian Sebelumnya ... 38
2.8 Kerangka Berfikir ... 40
3. METODOLOGI PENELITIAN ... 42
3.2.3 Wawancara ... 46
3.2.4 Validitas dan Realibilitas Penelitian Kualitatif ... 46
4. PROFIL ORGANISASI ... 49
4.1 Sejarah Organisasi ... 49
4.2 Visi Misi Tujuan dan Nilai LAM-PTKes Indonesia ... 49
4.3 Struktur Organisasi ... 50
4.4 Tugas Organogram LAMPTKes ... 50
5. ANALISIS KEBUTUHAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM . 56 5.1 Analisis Aktivitas Organisasi ... 56
5.1.1 Proses Bisnis ... 56
5.1.2 Analisis Data, Informasi dan Pengetahuan ... 56
5.1.3 Analisis Faktor Sumber Daya Manusia ... 58
5.2 Analisis Faktor Kontingensi ... 58
5.2.1 Analisis Karakteristik Tugas ... 59
5.2.2 Analisis Karakteristik Knowledge ... 61
5.2.3 Analisis Karakteristik Organisasi ... 63
5.2.4 Analisis Strategi Bisnis Organisasi ... 64
5.2.5 Analisis Karakteristik Lingkungan Organisasi ... 64
5.3 Identifikasi & Prioritas Proses Knowledge Management ... 66
5.4 Prioritas Proses Knowledge Management ... 68
5.5 Identifikasi Proses Knowledge Management Saat Ini ... 70
5.6 Identifikasi Kebutuhan Knowledge Management Tambahan ... 72
5.7 Penilaian Infrastruktur Knowledge Management ... 73
5.7.1 Kultur Organisasi ... 73
5.7.2 Struktur Organisasi ... 73
5.7.3 Infrastrukur Teknologi Informasi ... 74
5.7.3.1 Infrastruktur Teknologi Informasi Saat ini ... 74
5.7.3.2 Arsitektur Aplikasi KMS ... 75
5.7.3.3 Infrastruktur Server Pengetahuan ... 77
5.8 Kebutuhan KMS, Mekanisme dan Teknologi ... 79
6. PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM ... 81
6.1 Kebutuhan Fungsional ... 81
6.1.1 Rancangan Fitur KMS LAMPTKes ... 85
6.1.2 Fitur Login ... 86
6.1.3 Download Lesson ... 87
6.1.4 Search For Lesson ... 87
6.1.5 Submit Lesson Include Add New Lesson ... 88
6.1.6 Verify Lesson ... 89 6.1.7 Edit Lesson ... 89 6.1.8 Add Document ... 90 6.1.9 Searching Document ... 90 6.1.10 Working On Document ... 91 6.1.11 Download Document ... 91
6.1.12 Add Member CoP ... 92
6.2.2 Infrastruktur Knowledge Management System ... 94
7. Simpulan dan Saran ... 96
7.1 Simpulan ... 96
7.2 Saran ... 96
Gambar 1.1 Status Akreditasi Perguruan Tinggi Bidang Kesehatan ... 2
Gambar 1.2 Posisi SDM Dalam Model Kerja LAMPTKes (LAMPTKes, 2013) . 8 Gambar 2.1 Hubungan Data, Informasi dan Knowledge (Awad, et al., 2004) .... 13
Gambar 2.2 Data, Informasi dan Knowledge (Beccera-Fernandez, et al., 2010) . 14 Gambar 2.3 From Procedural to Episodic Knowledge (Tiwana, 2002) ... 15
Gambar 2.4 Sumber Knowledge (Beccera-Fernandez, et al., 2010) ... 18
Gambar 2.5 Konversi Knowledge Nonaka & Takeuci ... 19
Gambar 2.6 Knowledge process (Beccera-Fernandez, et al., 2010) ... 21
Gambar 2.7 KM Solution (Beccera-Fernandez, et al., 2010) ... 24
Gambar 2.8 KM Contingency Factor (Beccera-Fernandez, et al., 2010) ... 26
Gambar 2.9 Dampak Task Characteristics pada Proses KM ... 26
Gambar 2.10 Dampak karakteristik knowledge pada proses KM ... 28
Gambar 2.11 The-10 Step Knowledge Management Road Map ... 30
Gambar 2.12 KMS Life Cycle (Awad, et al., 2004) ... 31
Gambar 2.13 KM Cycle dan Organisasi (Awad, et al., 2004) ... 32
Gambar 2.14 Dampak Knowledge Management Pada Organisasi... 33
Gambar 2.15 Mapping Model Analisis Perancangan (Pressman, 2008) ... 35
Gambar 2.16 Kerangka Berfikir ... 40
Gambar 3.1 Metodologi Penelitian ... 42
Gambar 3.2 Triangulasi Teknik Pengumpulan Data ... 46
Gambar 4.1 Organigram LAMPT ... 50
Gambar 5.1 Value Chain Proses Kerja Akreditasi ... 56
Gambar 5.2 Infrastruktur Jaringan LAMPTKes ... 75
Gambar 5.3 Infrastruktur Sistem Manajemen Pengetahuan LAMPTKes ... 76
Gambar 5.4 Konsep Server Pengetahuan (Tiwana, 2002) ... 78
Gambar 5.5 Konsep Knowledge Server (Awad, 2004) ... 78
Gambar 6.1 Use Case KMS LAMPTKes ... 86
Gambar 6.2 Activity Diagram Login ... 87
Gambar 6.3 Activity diagram download lesson ... 87
Gambar 6.4 Activity Diagram Search Lesson ... 88
Gambar 6.5 Activity Diagram Add Lesson ... 88
Gambar 6.6 Activity Diagram Verifikasi Lesson... 89
Gambar 6.7 Edit Lesson ... 89
Gambar 6.8 Add Document ... 90
Gambar 6.9 Searching Document ... 90
Gambar 6.10 Working On Document ... 91
Gambar 6.11 Activity Diagram Searching Document ... 91
Gambar 6.12 Add Member CoP ... 92
Gambar 6.13 Activity Diagram Add Discussion ... 92
Gambar 6.14 Entity relationship diagram ... 93
Tabel 2.1 Sumber Knowledge Menurut Tiwana ... 17
Tabel 2.2 Integrasi KM Proses dan Mekanisme serta Teknologi ... 22
Tabel 2.3 Dampak Karakteristik Organisasi dan Lingkungan pada KM Proses ... 27
Tabel 2.4 Penelitian Sebelumnya ... 38
Tabel 4.1 Tugas Organogram LAMPTKes ... 51
Tabel 5.1 Analisis Data, Informasi dan Knowledge ... 56
Tabel 5.2 Pengelompokan Knowledge Organisasi ... 61
Tabel 5.3 Kelompok dan Bobot Perubahan Lingkungan Organisasi ... 65
Tabel 5.4 Ringkasan Identifikasi Faktor Kontingensi ... 66
Tabel 5.5 Identifikasi Proses Knowledge Management ... 67
Tabel 5.6 Prioritas Proses Manajemen Pengetahuan ... 68
Tabel 5.7 Analisis Prioritas Proses Manajemen Pengetahuan ... 69
Tabel 5.8 Daftar Proses Manajemen Pengetahuan Saat Ini ... 70
Tabel 5.9 Identifikasi Proses Manajemen Pengetahuan Tambahan ... 72
Tabel 5.10 Prioritas KM Proses Baru ... 72
Tabel 5.11 Pemetaan Kebutuhan KM Proses, Mekanisme dan Teknologi ... 79
Tabel 5.12 Pemetaan Kebutuhan KMS LAMPTKes dan Teknologi KMS ... 79
Tabel 5.13 Fungsionalitas Sistem KM ... 80
Transkrip Wawancara Sekretaris Organisasi ... 99
Transkrip Wawancara (Konfirmasi) Expert ... 100
Panduan Observasi Proses Kerja Akreditasi LAMPTKes ... 102
Observasi Rating Scale ... 103
BAB I PENDAHULUAN
1. Pendahuluan
Bab satu menjelaskan mengenai pendahuluan penelitian karya akhir. Pendahuluan berisi latar belakang penelitian, perumusan permasalahan, tujuan, batasan, manfaat dan sistematika penulisan.
1.1 Latar belakang
Kualitas kesehatan masyarakat di Indonesia tidak terlepas dari peran penting sertifikasi individual dan akreditasi institusi. Hal tersebut sejalan dengan peraturan pemerintah melalui Undang-Undang (UU) RI nomor 14 tahun 2005 tentang Guru dan Dosen sebagai cerminan sertifikasi individual selain itu, juga dengan Peraturan Pemerintah No. 19 Tahun 2005 mengenai Standar Nasional Pendidikan terkait dengan akreditasi institusi.
1.1.1 LAMPTKes sebagai Penjamin Mutu
Berdasarkan UU RI No.20 Tahun 2003 Pasal 60 ayat (1) dan (3), akreditasi adalah kegiatan yang dilakukan untuk menentukan kelayakan program dan satuan pendidikan pada jalur pendidikan formal dan non formal pada setiap jenjang dan jenis pendidikan berdasarkan kriteria yang bersifat terbuka. Akreditasi merupakan bentuk jaminan mutu eksternal yaitu suatu proses yang digunakan lembaga berwenang dalam memberikan pengakuan formal bahwa suatu institusi mempunyai kemampuan untuk melakukan kegiatan tertentu.
BAN-PT (Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi) merupakan badan akreditasi yang diakui pemerintah dan memiliki wewenang untuk melaksanakan sistem akreditasi pada pendidikan tinggi. Dalam PP No. 60 Tahun 1989 disebutkan bahwa BAN-PT merupakan badan independen yang diangkat dan melaporkan tugasnya pada Menteri Pendidikan Nasional. Fungsi utama BAN-PTmenurut UU No. 20 tahun 2003, PP No. 60/1999 dan SK Menteri Pendidikan Nasional No. 118/U/2003 adalah membantu menteri Pendidikan Nasional dalam melaksanakan penilaian mutu perguruan tinggi (Perguruan Tinggi Negeri,
Kedinasan, Keagamaan, dan Swasta). Pada saat ini akreditasi perguruan tinggi bidang kesehatan dilakukan oleh BAN-PT. Tetapi untuk tahun depan akreditasi khusus bidang kesehatan akan dilakukan oleh LAMPTKes.
LAMPTKes (Lembaga Akreditasi Mandiri Pendidikan Tinggi Kesehatan) didirikan dengan berlandaskan pada dasar hukum, sosiologis, filosofis, dan teknis. Landasan hukum pertama adalah UU RI No.20 Tahun 2003 pasal 60 ayat (1) tentang sistem pendidikan nasional. Pernyataan UU tersebut membuka peluang didirikannya lembaga akreditasi mandiri yang memiliki keunikan tersendiri. Landasan kedua berasal dari Peraturan Pemerintah RI Nomor 19 Tahun 2005 mengenai Standar Nasional Pendidikan. Pada pasal 86 ayat (1) dan (2), pasal 87 ayat (1) dan (3) dan (5), pasal 88.
Sumber Data: HPEQ melalui http://hpeq.dikti.go.id
Gambar 1.1 Status Akreditasi Perguruan Tinggi Bidang Kesehatan
Landasan hukum ketiga berasal dari UU RI No. 12 Tahun 2012 tentang pendidikan tinggi. Landasan teknis digambarkan pada gambar 1.1. Pada April 2012 terdapat 2219 program studi dari tujuh profesi (Dokter, Dokter Gigi, Perawat, Bidan, Farmasi, Gizi, dan Kesehatan Masyarakat) sebanyak 663 program studi masih belum terakreditasi (gambar 1.1).
Hal tersebut menjadi penting karena banyaknya jumlah program studi yang belum terakreditasi, menandakan kualitas penyelenggara pendidikan yang menentukan kualitas lulusan tenaga kesehatan, yang akan memberikan pelayanan ke masyarakat belum terjamin. Sistem akreditasi pada LAMPTKes berprinsip pada continous quality cascade, quality cascade, conceptualization, production and usability (CPU), dan trustworthy. Filosofi yang terkandung pada keempat prinsip tersebut mencerminkan adanya social accountability dari institusi pendidikan kesehatan untuk melindungi dan menjamin masyarakat mendapat pelayanan kesehatan dengan kualitas tertinggi.
1.1.2 Proses Akreditasi LAMPTKes
LAMPTKes telah melakukan studi mengenai persepsi tentang nilai tambah akreditasi. Persepsi pertama bahwa setelah sistem pendidikan tingginya sendiri(52% responden), sistem akreditasi pendidikan tinggi kesehatan dianggap paling menentukan mutu tenaga kesehatan oleh 23% responden. Persepsi kedua sebanyak 66% responden menganggap bawa peran akreditasi terhadap peningkatan mutu pendidikan tinggi kesehatan adalah besar ditambah 28% yang menganggap cukup berperan.
Proses akreditasi tidak terlepas dari peran berbagai pihak agar dapat menentukan kelayakan sebuah organisasi. Proses akreditasi akan menentukan kualitas dari pendidikan tinggi yang akan berpengaruh langsung pada kulitas keluarannya (sumber daya manusia berkualitas). Mutu SDM (Sumber Daya Manusia) dibangun pertama kali di lembaga pendidikan tinggi. Tantangan terbesar pada dewasa ini adalah bagaimana menghasilkan tenaga kesehatan yang berkualitas, dalam jumlah yang cukup dan tersebar merata, serta relevan dengan kebutuhan masyarakat.
Kolaborasi antar SDM yang berada di LAMPTKes akan menentukan kualitas dari lembaga pedidikan tinggi kesehatan di Indonesia. Terdapat enam tahapan proses kerja Akreditasi pada LAMPTKes. Dimulai dari proses pertama yaitu persiapan yang melibatkan prodi beserta kepanitiannya, sekretariat LAMPTKes, dan fasilitator. Selanjutnya proses kedua, dilakukan proses asesmen kecukupan.
Asesmen kecukupan melibatkan tim asesor dan kesekretariatan LAMPTKes serta fasilitator, dilakukan secara elektronik. Proses ketiga adalah melakukan asesmen lapangan (visitasi) yang melibatkan sekretariat LAMPTKes, prodi beserta kepanitiannya, dan tim asesor yang terdiri dari tiga orang. Proses keempat melakukan validasi yang akan melibatkan validator, sekretariat LAMPTKes, dan divisi. Proses yang kelima adalah keputusan status/peringkat akreditasi yang akan dilakukan melalui proses rapat pleno majelis bersama hasil-hasil dari proses sebelumnya. Proses terakhir adalah proses pengajuan keberatan prodi atas keputusan akreditasi (LAMPTKes, 2013).
Tabel 1. 1 Ringkasan Proses Kerja Akreditasi dan Keterlibatan SDM
No Tahapan Proses Kerja Akreditasi LAMPTKes Kegiatan SDM Data/Informasi/Knowledge 1 Persiapan • Pemberitahuan masa berakhir akreditasi • Menyiapkan data Fasilitator • Menyiapkan Surat Tugas • Mengirimkan surat jawaban elektronik • Menerima susunan Tim Persiapan Akreditasi • Menerima jadwal pendampingan oleh Fasilitator • Menerima konfirmasi jadwal Pendampingan • Menerima pengajuan akreditasi • Menerima berkas akreditasi A. Bagian Sekretariat
• Surat Elektronik dan Pesan Singkat (SMS) • Daftar fasilitator • Surat tugas • Jawaban/ konfirmasi kepada prodi • Memberikan pernyataan kesiapan pendampingan • Memberikan pemberitahuan hasil rekomendasi • Membuat laporan fasilitasi B. Fasilitator (jika diperlukan) • Hasil rekomendasi pendampingan • Laporan Fasilitasi 2 Asesmen Kecukupan (desk evaluation) • Verifikasi kelengkapan dokumen • Menyiapkan daftar tim Asesor A. Bagian Sekretariat • Informasi kelengkapan dan persyaratan • Hasil verifikasi dokumen dan
Tahapan Proses
No Kerja Kegiatan SDM Data/Informasi/Knowledge
Akreditasi LAMPTKes • Mengirimkan file akreditasi dan kelengkaapannya • Memeriksa kelengkapan desk evaluasi kelengkapannya (sebelum dan sesudah
desk evaluation) • Tim Asesor • Jadwal visitasi • Melakukan penilaian kecukupan • Meminta klarifikasi kepada Fasilitator • Mengirimkan hasil penilaian • Melaporkan jadwal visitasi • Melakukan pertemuan antar asesor yang ditugaskan B. Tim Asesor (3 – 5 Asesor yang ditugaskan) • Hasil penilaian desk • Informasi pendampingan dari Fasilitator • Jadwal visitasi
• Pembagian tugas Tim Asesor & hasil pembahasan (penyamaan persepsi & daftar pertanyaan) 3 Asesmen Lapangan (Visitasi) • Menginformasikan jadwal visitasi • Menerima konfirmasi jadwal visitasi • Mengirimkan surat tugas Asesor • Mempersiapkan dokumen visitasi • Menerima laporan kinerja LAMPTKes A. Bagian Sekretariat • Jadwal visitasi • Surat tugas • Dokumen visitasi • Laporan evaluasi kinerja LAMPTKes • Tim Asesor melakukan cross‐check data, informasi dan bukti • Tim Asesor meninjau kegiatan pembelajaran dan fasilitas/ sarana • Tim Asesor mewawancarai personil prodi • Tim Asesor melakukan pertemuan harian • Tim Asesor menyusun rekomendasi • Tim Asesor mengisi form penilaian B. Tim Asesor (3 – 5 Asesor yang ditugaskan) • Surat tugas • Informasi persiapan keberangkatan Asesor • Rekomendasi Asesor • Berita acara dan hasil
penilaian secara elektronik 4 Validasi • Memeriksa kelengkapan hasil penilaian lapangan • Mengirimkan berkas ke Divisi A. Bagian Sekretariat • Hasil asesmen lapangan • Melakukan validasi dan melaporkan ke
B. Validator • Laporan validasi hasil asesmen lapangan
Tahapan Proses
No Kerja Kegiatan SDM Data/Informasi/Knowledge
Akreditasi LAMPTKes
Sekretariat melalui surat elektronik • Menerima berkas dari
sekretariat • Mempersiapkan rapat pleno Majelis C. Divisi/ Pleno Majelis (9 orang) • Berkas asesmen 5 Keputusan Akreditasi • Mengadakan rapat • Memutuskan hasil akreditasi A. Divisi/ Pleno Majelis (9 orang) • Hasil akreditasi • Rekomendasi tindak lanjut • Menerima hasil keputusan akreditasi • Membuat dan mengirim SK, sertifikat akreditasi B. Bagian Sekretariat • SK • Sertifikat Akreditasi 6 Keberatan Prodi • Memantau prodi terhadap rekomendasi tindak lanjut C. Fasilitator (1 orang) • Informasi rekomendasi tindak lanjut • Menerima surat keberatan • Mengajukan keberatan pada rapat Majelis • Membuat surat penolakan/ penerimaan keberatan hasil rapat A. Bagian Sekretariat • Surat keberatan prodi • Surat penolakan/ penerimaan • Membahas keberatan dalam rapat • Memutuskan penolakan/ penerimaan keberatan Prodi B. Divisi/ Pleno Majelis • Keputusan dilakukan asesmen ulang atau tidak
Tabel 1. 1 menggambarkan kegiatan proses akreditasi pada LAMPTKes berjumlah 6 kegiatan besar. Penulis menghitung secara meyeluruh kegiatan proses akreditasi pada LAMPTKes berjumlah 58 kegiatan selama kurang lebih 18 s.d 12 bulan. Lamanya proses dimulai dari tahap persiapan hingga penentuan status lembaga pendidikan yang diakreditasi. Proses terlama adalah proses persiapan yang dilakukan di prodi terkait. Proses-proses pada keenam tahapan tersebut diwajibkan untuk dilakukan sesuai dengan prosedur dan standar. Proses tersebut melibatkan peran teknologi untuk mempercepat proses dan memperpendek jarak yang memisahkan peran SDM pada masing-masing proses. Amrit tiwana menyebutkan bahwa kesuksesan sebuah organisasi dalam
mengembangkan kecepatan pengetahuan, dapat membantu mengurangi kelambanan pengetahuan dalam menerapkan apa yang dipelajari untuk proses kritis pada tingkat yang lebih cepat dari pesaing. Konsep tersebut didasari oleh integrasi proses pengetahuan perusahaan dengan proses bisnis untuk secara substansial meningkatkan kinerja proses bisnis. Kualitas dan kecepatan keputusan yang berlabuh langsung ke kemampuan karyawan untuk mengakses informasi (Tiwana, 2002).
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa pada LAMPTKes terdapat proses kolaborasi dalam penyelesaian suatu pekerjaan. Untuk menentukan status akreditasi suatu perguruan tinggi kesehatan setidaknya diperlukan peran tim asesor, sekretariat, fasilitator, validator dan majelis. LAMPTKes mengharapkan bahwa proses kerja mampu selaras dengan strategi dan tata nilai organisasi. Hal tersebut akan menjamin kepuasan pelanggan dan ketaatan pada standar pendidikan tinggi. Sehingga penjaminan mutu dapat dijamin kesesuaiannya yang nantinya akan berdampak kepada mutu tenaga kesehatan Indonesia. Kegiatan penilaian akreditasi yang melibatkan banyak proses serta waktu yang lama, sedangkan respon yang diharapkan dari pelanggan cepat. Hal tersebut diproyeksi akan menghambat kinerja organisasi, mengingat nilai operasional organisasi untuk memberikan nilai tambah bagi pelanggan.
1.1.3 Sumber Daya Manusia LAMPTKes
Saat ini ketersediaan SDM (Sumber Daya Manusia) pada LAMPTKes belum memenuhi kapasitas. Tercatat jumlah asesor saat ini sebanyak 86 Asesor dan 20 anggota Sekretariat. Organogram LAMPTKes bersifat organisasi matriks. Oranisasi matriks memiliki kelemahan yaitu berpotensi menimbulkan konflik dan waktu respon yang kurang baik apabila terjadi suatu permasalahan pada pekerjaan. Pada strategi bisnis, LAMPTKes menempatkan SDM sebagai salah satu modal dalam menjalankan strategi organisasi. Hal tersebut digambarkan pada gambar 1.2.
Gambar 1.2 Posisi SDM Dalam Model Kerja LAMPTKes (LAMPTKes, 2013)
LAMPTKes sebagai lembaga penjamin mutu lembaga perguruan tinggi kesehatan harus mampu menciptakan nilai tambah bagi pelanggannya. Nilai tambah bisa dihasilkan dengan menjalankan proses produksi sesuai dengan strategi organisasi. Proses produksi dijalankan melalui pengelolaan produksi, pengelolaan pelanggan, adanya inovasi dan pengelolaan peraturan serta hubungan sosial.
Organogram LAMPTKes terdiri atas pemangku kepentingan dan badan pelaksana. Pemangku kepentingan dan badan pelaksana memiliki masa jabatan tertentu. Jika organogram tidak berhenti karena masa jabatan maka bisa dikarenakan alasan lain. Sehingga perlu adanya suatu sistem dalam pengelolaan pengetahuan dari individu tersebut.
Pada LAMPTKes terdapat kompleksitas dan keterbatasan SDM dalam melakukan penilaian akreditasi pada lembaga pendidikan. Kompleksitas tesebut melibatkan proses, SDM, dan dokumen serta norma dan budaya organisasi. Dokumen standar penilaian yang harus selaras dan wajib dijalankan. Keterbatasan SDM dilihat dengan masih sedikitnya jumlah SDM tersedia saat ini. Sistem tata kerja LAMPTKes yang mengharuskan para stakeholder melakukan kolaborasi tetapi belum ada fasilitas untuk memastikan kesesuaian tata kerja dengan standar. Ketataorganisasian LAMPTKes yang memiliki masa jabatan tertentu. Struktur organisasi tersebut dikhawatirkan dapat memutus rantai pengetahuan dalam organisasi.
Penelitian ini menggunakan metode fakor kontingensi Beccerra-Fernandez untuk mencari solusi sistem manajemen pengetahuan yang cocok pada organisasi. Banyak pendekatan lain yang bisa digunakan dalam menemukan solusi yang cocok untuk sistem manajemen pengetahuan. Penulis menggunakan metodologi Beccerra-Fernandez dikarenakan metode Awad dan Hasan berfokus kepada knowledge capture dan metode Amrit Tiwana berfokus kepada kesesuaian dengan startegi bisnis.
Metodologi tersebut cocok digunakan karena obyek penelitian berfokus pada proses kerja akreditasi saja. Proses kerja akreditasi merupakan salah satu bagian dari keseluruhan aktivitas organisasi. Proses kerja akreditasi tidak hanya berfokus pada knowledge capture saja tetapi juga memilki proses manajemen pengetahuan yang lain.
1.2 Rumusan Masalah
Hasil pengamatan/ observasi dan wawancara awal di lapangan dapat dirumuskan pertanyaan penelitian yaitu “Bagaimana model knowledge management system
untuk mendukung proses kerja akreditasi LAMPTKes?”
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai pada penelitian ini adalah melakukan perancangan model knowledge management system untuk mendukung proses kerja akreditasi LAMPTKes.
1.4 Batasan Penelitian
Ruang lingkup dalam karya akhir:
1. KMS yang akan dibahas hanya pada sistem yang membantu para pembuat keputusan dalam proses Akreditasi LAMPTKes.
2. Hasil akhir penelitian adalah model knowledge management system (KMS) pada LAMPTKes.
1.5 Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian dibagi menjadi tiga yaitu bagi LAMPTKes, Pengembangan Ilmu Pengetahuan, dan Penulis sendiri. Adapun diuraikan menjadi berikut:
1. Bagi LAMPTKes
Perancangan model KMS pada LAMPTKes dapat menjadi acuan untuk pengembangan dan pembangun KMS yang akan diterapkan bagi seluruh organisasi.
2. Bagi Pengembangan Ilmu Pengetahuan
Diharapkan dapat menjadi salah satu referensi bagi penelitian selanjutnya dalam bidang manajemen pengetahuan.
3. Bagi Penulis
Sebagai tempat pengaplikasian ilmu yang di dapat selama perkuliahan dan sebagai karya akhir yang merupakan syarat kelulusan Program Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia.
1.6 Sistematika Penulisan
Dalam menulis karya akhir, penulis menyusun sistematika penulisan sebagai berikut:
BAB 1 : Pendahuluan
Pada bagian ini berisi mengenai latar belakang penelitian, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.
BAB 2 : Tinjauan Pustaka
Pada bagian ini akan diuraikan mengenai sumber-sumber pustaka yang digunakan dalam penelitian. Sumber pustaka mengenai
konsep pengetahuan, manajemen pengetahuan, knowledge management system, dan perancangan sistem.
BAB 3 : Metodologi Penelitian
Bagian ini berisi mengenai metode penelitian yang digunakan penulis mulai dari pengumpulan data baik primer maupun sekunder, analisis data hingga membuat simpulan.
BAB 4 : Profil Organisasi
Bagian ini berisi gambaran singkat mengenai organisasi LAMPTKes.
BAB 5 : Analisis Kebutuhan KMS
Tahap analisis akan menguraikan proses identifikasi terhadap kebutuhan manajemen pengetahuan dari setiap pengetahuan yang terlibat didalamnya. Hasil identifikasi digunakan sebagai kebutuhan yang harus dipenuhi dalam perancangan KMS.
BAB 6 : Perancangan Kebutuhan KMS
Tahap perancangan dilakukan dengan membuat diagram-diagram menggunakan UML, perancangan inrastruktur TI, perancangan data.
BAB 7 : Kesimpulan dan Saran
Bagian ini merupakan bagian penutup yang berisi simpulan dan saran atas penelitian yang telah dilakukan.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2. tinjauan pustaka
Pada bagian ini diuraikan mengenai tinjauan pustaka yang menunjang penelitian. Teori yang relevan dengan rumusan permasalahan. Teori-teori tersebut mengenai knowledge (pengetahuan), knowledge management (manajemen pengetahuan), knowledge management process (proses pengelolaan pengetahuan), knowledge management solution, model pendekatan (framework) pengembangan manajemen pengetahuan dan teori perancangan sistem.
2.1 Knowledge (pengetahuan)
Pengetahuan didefinisikan sebagai pemahaman yang didapatkan melalui pengalaman atau studi. Merupakan “know-how” atau kebiasaan dengan bagaimana melakukan sesuatu yang memungkinkan seseorang mampu mengerjakan pekerjaan/tugas tertentu. Hal tersebut mungkin saja berupa kumpulan fakta-fakta, aturan prosedural, atau heuristic (Awad, et al., 2004).
Pengetahuan adalah informasi yang ditindaklanjuti. Ditindaklanjuti mengacu pada gagasan yang relevan dan tersedia di tempat yang tepat serta pada waktu yang tepat, dalam konteks yang tepat, dan dengan cara yang benar sehingga siapa pun dapat diarahkan pada keputusan yang dibuat setiap menit. Pengetahuan adalah sumber daya utama dalam pengambilan keputusan yang cerdas, forecasting, perancangan, perencanaan, diagnosis, analisis, evaluasi, dan intuitif penghakiman. Hal itu terbentuk dalam pikiran dan dibagi antara individu dan kolektif. Knowledge tidak tumbuh dari database saja, tetapi berkembang dengan pengalaman, keberhasilan, kegagalan, dan pembelajaran dari waktu ke waktu (Tiwana, 2002).
Knowledge didefinisikan sebagai “ Knowledge is a area as justified beliefs about relationship among concepts relevant to the particular area” (Beccera-Fernandez, et al., 2010). Berdasarkan definisi tersebut sumber daya pengetahuan
ada di keseluruhan asset dan proses bisnis perusahaan, atau dengan kata lain pengetahuan adalah perusahaan itu sendiri.
Dari ketiga definisi diatas dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa pengetahuan adalah pemahaman informasi yang dapat ditindaklanjuti berupa fakta, prosedur, dan heuristic yang relevan dan tersedia pada tempat, waktu, dan konteks yang tepat serta cara yang benar sehingga bisa digunakan untuk mengambil suatu keputusan pada suatu area. Pengetahuan bukan hanya sebuah data, bukan juga sebuah informasi. Pengetahuan berasal dari data dan informasi yang telah ditambahkan pengalaman yang berasal dari pemilik pengalaman tersebut.
2.1.1 Data, Informasi dan Pengetahuan
Data adalah fakta-fakta tidak terorganisasi dan belum diproses serta statis. Informasi merupakan agregasi dari data yang memberikan dampak pada kemudahan dalam pengambilan data. Sedangkan pengetahuan selalu menjadi komponen dasar dari perkembangan semua manusia. Pengetahuan merupakan jangkauan informasi dari manusia, mencakup lingkup yang lebih luas dari informasi. Termasuk persepsi, keterampilan, pelatihan, nalar wajar, dan pengalaman (Awad, et al., 2004).
Gambar 2.1 menggambarkan bahwa secara hirarki pengetahuan berada diatas data dan informasi. Data merupakan bahan mentah yang akan diproses/diprogram menggunakan algoritma untuk menghasilkan informasi. Pengetahuan memiliki makna yang lebih kaya dan lebih dalam daripada informasi. Sedangkan wisdom merupakan level tertinggi dari abstraksi, dilengkasi dengan visi, pandangan, dan kemampuan dalam melihat diluar cakrawala.
Menurut Tiwana (Tiwana, 2002) data dipandang dari perspektif perusahaan, adalah serangkaian fakta tertentu dan obyektif tentang suatu peristiwa atau catatan hanya terstruktur transaksi. Informasi adalah data yang telah diproses, dengan sederhana memberikan fakta-fakta, jelas, tajam, terstruktur, sederhana, tidak ketergantungan terhadap pemilik, berkembang dari data, mudah diekspresikan dalam bentuk tulisan. Berbeda dengan pengetahuan bahwa pengetahuan adalah informasi yang ditindaklanjuti. Data dan informasi penting, tetapi pengetahuan dapat diterapkan, pengalaman yang masuk pada konteks, dan keterampilan yang digunakan pada saat itu yang membuat perbedaan antara yang baik dan keputusan yang buruk.
Perbedaan data, informasi, dan knowledge menurut buku Beccerra-Fernandez terletak pada value, kedalaman dan kekayaan nilai/ konteks. Data terdiri dari fakta-fakta, observasi atau persepsi (mungkin benar, mungkin tidak) direpresentasikan melalui angka mentah atau pernyataan. Data kemungkinan tidak memiliki konteks, makna, atau maksud. Sedangkan informasi adalah subset data, hanya termasuk data yang memiliki konteks relevansi, dan tujuan. Informasi biasanya melibatkan manipulasi data mentah untuk memperoleh gambaran secara lebih bermakna dari tren atau pola dalam data.
Knowledge memiliki level hirarki yang lebih tinggi dari data dan informasi. Pengetahuan mengacu pada informasi yang memungkinkan terjadinya tindakan dan keputusan serta informasi dengan arah. Pada gambar 2.2 digambarkan hubungan antara data, informasi dan pengetahuan menurut Beccera-Fernandez bahwa pengetahuan pada hakikatnya mirip dengan informasi dan data, knowledge berasal dari informasi dan data. Berdasarkan penjelasan tersebut diantara ketiganya, pengetahuan yang paling memiliki value.
Dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa pengetahuan berasal dari data dan informasi. Pengetahuan memiliki kedalam nilai yang lebih daripada data dan informasi. Pengetahuan didapatkan dari data dan informasi ditambahkan pengalaman-pengalaman sehingga dapat memiliki nilai yang lebih baik dibanding informasi dan data.
2.1.2 Jenis Pengetahuan
Beberapa literatur menjelaskan beberapa pendekatan dalam mengelompokan pengetahuan. Menurut Amrit Tiwana pengetahuan diklasifikasikan menjadi shallow and deep knowledge, knowledge as Know-How, common sense as knowledge, procedural, episodic, semantic, explicit & tacit, human thinking & learning.
Gambar 2.3 menggambarkan bahwa shallow dan deep knowledge dibedakan berdasarkan kedalaman dari pengetahuan itu sendiri. Shallow knowledge berarti dangkal atau mudah diingat (muncul dipermukaan). Sedangkan deep knowledge merupakan sebuah pengetahuan yang sukar untuk diingat/digunakan untuk memutuskan suatu keputusan. Procedural knowledge adalah sebuah pemahaman mengenai bagaimana mengerjakan suatu tugas/pekerjaan atau melaksanakan prosedur. Procedural knowledge merupakan bagian dari shallow knowledge. Tingkatan selanjutnya adalah declarative knowledge adalah informasi yang bisa didiskusikan dengan mudah oleh expert. Setelah itu, ada semantic knowledge merupakan jenis pengetahuan yang lebih dalam daripada declarative knowledge. Episodic knowledge merupakan knowledge yang didasarkan pada informasi pengalaman atau peristiwa. Pengetahuan tersebut termasuk pada deep knowledge. Knowledge jenis ini termasuk konsep-konsep utama, kosakata, fakta-fakta, dan hubungan yang berusia tahunan dan sering digunakan (seperti kebiasaan). Knowledge as know-how merupakan pengalaman praktikal yang diekspresikan sebagai aturan praktis atau heuristik pada basis knowledge sharing dalam organisasi (Awad, et al., 2004).
Fernandez membagi knowledge menjadi tiga yitu procedural atau declarative knowledge, tacit atau explicit knowledge, general atau specific knowledge. Procedural knowledge (how-to/ know-how) fokus terhadap kepercayaan atas hubungan urutan langkah atau tindakan untuk menghasilkan (atau tidak menghasilkan) hasil. Sedangkan declarative knowledge (substantive knowledge/ know-what) adalah keyakinan akan hubungan antar variabel.
Explicit dan tacit knowledge yang dikemukakan oleh Nonaka dan Takeuchi. Tacit knowledge merupakan pengetahuan yang ditanamkan dalam pikiran manusia melalui pengalaman-pengalaman dan pekerjaan. Berbeda dengan explicit knowledge yang merupakan pengetahuan yang dikodefikasikan dan didigitalkan dalam buku, dokumen, laporan, white papers, spreadsheets, memo, materi pelatihan, dan lain sebagainya. Explicit knowledge dapat dengan mudah ditampilkan dan disebarkan dibandingkankan dengan tacit knowledge.
Tacit knowledge bersifat pribadi, pengetahuan konteks khusus yang sulit untuk diformalisasikan, direkaman, atau diartikulasikan, tersimpan di pikiran (otak) manusia. Pengetahuan tacit terdiri dari berbagai komponen, seperti intuisi, pengalaman, dasar kebenaran, penilaian, nilai-nilai, asumsi, keyakinan, dan intelegensi. Komponen tersebut dikembangkan melalui proses trial dan error yang ditemui dalam prakteknya. Explicit knowledge adalah komponen pengetahuan yang dapat dikodefikasikan dan dikirimkan dalam bahasa sistematik dan formal seperti dokumen-dokumen, database-database, web-web, surat elektronik, dan lain sebagainya.
Penulis menyimpulkan dari klasifikasi jenis pengetahuan yang disebutkan pada literatur bahwa jenis pengetahuan tacit dan explicit, procedural dan declarative adalah jenis pengetahuan yang ada pada kedua literatur yang dibahas. Literatrur Awad menyebutkan beberapa jenis pengetahuan berdasarkan kedalam pengetahuannya yang jarang digunakan yaitu semantic dan episodic.
2.1.3 Sumber Pengetahuan
Sumber Knowledge yang mampu memberikan knowledge pada Knowledge Management System Menurut Tiwana.
Tabel 2.1 Sumber Knowledge Menurut Tiwana
Source Explicit/Codificable Tacit/ Needs Explication
Employee knowledge, skills, and competencies
√ √
Experiental knowledge (both at an individual and group level) √ √ Team‐based collaborative skills √ Informal shared knowledge √ √ Values √ Norms √ Beliefs √ √ Task‐Based knowledge √ √
Knowledge embedded in physical systems
√ √
Human capital √
Knowledge embedded in external structures
√ Knowledge embedded in internal
structures
√ √
Customer capital √
Source Explicit/Codificable Tacit/ Needs Explication
Customer relationship
management
√ √
Menurut Fernandez pengetahuan berasal dari beberapa sumber yaitu people (individual atau group), artifacts (termasuk practices, technologies, dan repositories), dan entitas organisasi (unit organisasi, organisasi, dan jaringan interorganisasi) digambarkan pada gambar 2.4.
Knowledge Reservoirs
People Artifacts Organizations
Individuals
Groups
Practices Technologies Repositories Organizational Units Organizations Interorganizational
Networks Gambar 2.4 Sumber Knowledge (Beccera‐Fernandez, et al., 2010)
Pengetahuan yang yang berasal dari individual misalkan pada perusahaan jasa konsultasi, kebanyakan pengetahuan berada dalam pikiran masing-masing individu. Selain itu, terdapat banyak pengetahuan terdapat dalam grup dikarenakan adanya keterhubungan antara individu di dalam organisasi. Hal tersebut biasanya dikarenakan adanya pekerjaan yang sering dilakukan bersama. Pengetahuan yang tersimpan pada practices, organizational routine, atau rangkaian pola interaksi yang berkesinambungan biasanya tertanam pada prosedur, aturan, dan norma-norma yang dibangun melalui pengalaman dari waktu ke waktu dan memandu perilaku di masa depan. Pengetahuan yang tersimpan pada teknologi dan sistem menyimpan data dan hubungan antara knowledge. Pengetahuan repositori bisa berbasiskan kertas seperti buku, dokumen kertas atau elektronik. Pengetahuan yang berasal dari unit organisasi memiliki pengertian bahwa di dalam unit organisasi terdapat hubungan antar anggota unit. Pada sebuah organisasi, tersimpan contextually specific knowledge. Norma-norma, nilai-nilai, practices, dan budaya organisasi dalam organisasi atau antar unit organisasi. Pengetahuan yang berada pada jaringan interorganisasi memiliki pengertian bahwa terdapat pengetahuan yang muncul karena ada hubungan dengan pelanggan dan supplier.
2.1.4 Konversi Pengetahuan
Menurut Nonaka dan Takeuci terdapat empat model konversi knowledge seperti digambarkan pada gambar 2.5.
Socialization Internalization Externalization Combination Tacit Knowledge Explicit Knowledge Tacit Knowledge Explicit Knowledge From To Gambar 2.5 Konversi Knowledge Nonaka & Takeuci
Dijelaskan bahwa terdapat empat konversi pengetahuan yaitu: 1. Konversi dari Tacit ke Tacit Knowlegde
Konversi pengetahuan ini menggunakan proses socialization yaitu berbagi mental model dan keterampilan teknis. Sintesis dari pengetahuan tacit dari seluruh individu, biasanya melalui kegiatan bersama daripada instruksi tertulis atau lisan. 2. Konversi dari Tacit ke Explicit Knowledge
Konversi ini menggunakan proses externalization yang merupakan perubahan dari bentuk tacit ke bentuk explicit. Hal ini membantu individu menerjemahkan pengetahuan tacit ke dalam pengetahuan explicit. Sehingga mudah untuk dipahami oleh individu lain.
Proses internalization digunakan untuk mengkonversi pengetahuan explicit menjadi pengetahuan tacit. Hal ini menggambarkan pengertian dari pembelajaran tradisional.
4. Konversi dari Explicit ke Explicit Knowledge
Menggunakan proses combination, pengetahuan explicit baru ditangkap, beberapa bagian dari pengetahuan explicit disintesis untuk membuat yang baru, lebih kompleks dari explicit knowledge.
2.2 Knowledge Management (Manajemen Pengetahuan)
Manajemen pengetahuan secara sederhana didefinisikan sebagai mengerjakan apa yang dibutuhkan untuk mendapatkan hasil maksimal dari sumber daya pengetahuan yang diaplikasikan pada individu dan organisasi (Beccera-Fernandez, et al., 2010). Manajemen pengetahuan merupakan bisnis model yang baru tumbuh, lintas disiplin, memiliki pengetahuan dalam kerangka organisasi sebagai fokusnya. Merupakan keunggulan kompetitif utama dari perusahaan melibatkan sumber daya manusia, teknologi, dan proses di bagian-bagian tumpang tindih. Proses tersebut melakukan proses penangkapan dan memanfaatkan keahlian kolektif suatu perusahaan yang bersumber dari mana saja, dalam bisnis, dokumen atau kertas, dan basis data (Awad, et al., 2004).
Manajemen pengetahuan adalah pengelolaan pengetahuan organisasi untuk menciptakan nilai bisnis dan menghasilkan sebuah competitive advantage. Manajemen pengetahuan memungkinkan penciptaan, komunikasi dan aplikasi pengetahun dari semua jenis untuk mencapai tujuan bisnis (Tiwana, 2002). Ringkasan dar ketiga literatur menurut penulis bahwa manajemen pengetahuan sebagai proses pengelolaan pengetahuan untuk mendapatkan apa yang dibutuhkan sehingga mampu menciptakan competitive advantage dari sumber daya pengetahuan yang dimiliki oleh organisasi untuk mendapatkan hasil maksimal.
2.2.1 Knowledge Management Process (Proses Manajemen Pengetahuan)
Menurut Fernandez terdapat empat proses pada manajemen pengetahuan yaitu discovery, capture, sharing, application digambarkan pada gambar 2.6.
Discovery ‐ Combination ‐ Socialization Capture ‐ Externalization ‐ Internalization Sharing ‐ Socialization ‐ Exchange Appl ‐ Dir ‐ Rou ication ection tines Gambar 2.6 Knowledge process (Beccera‐Fernandez, et al., 2010)
Knowledge discovery didefinisikan sebagai “development of new tacit or explicit knowledge from data and information or from the synthesis of prior knowledge”. Knowledge capture adalah “the process of retrieving either explicit or tacit knowledge that resides within people, artifacts, or organizational entities” (Beccera-Fernandez, et al., 2010). Knowledge sharing merupakan proses dimana explicit dan/atau tacit knowledge dikomunikasikan ke individu lainnya. Proses ini memiliki tiga kriteria yang harus diperhatikan yaitu: 1) ditransfer secara efektif; 2) penerima pengetahuan bisa mengambil tindakan atas pengetahuan yang dibagi; 3) proses knowledge sharing berlangsung diseluruh individu, grup, departemen, atau organisasi. Proses pada knowledge application bergantung kepada ketersediaan knowledge, dan knowledge itu sendiri bergantung kepada proses discovery, capture, dan sharing.
Terdapat empat proses pada knowledge management yang disebut knowledge life cycle (KM Cycle). Empat proses tersebut adalah capturing, organizing, refining, transfer. Proses capturing adalah proses menangkap pengetahuan yang berasal dari semua sumber tersedia. Pada tahap ini KM system yang ideal adalah dengan melakukan pendekatan untuk memunculkan dan mewakili pengetahuan ke dalam bentuk yang tersedia bagi semua pengguna. Proses organizing adalah proses dalam mengelola pengetahuan yang ditangkap agar dapat diambil dan digunakan untuk menghasilkan pengetahuan yang berguna. Setelah organizing terdapat
proses refine yaitu proses dalam menyaring knowledge menjadi tacit knowledge. Proses yang terakhir adalah proses transfer yaitu proses penyebarluasan knowledge terhadap individu, grup dan entitas organisasi (Awad, et al., 2004).
Proses manajemen pengetahuan menurut awad dan beccerra menggunakan dua pendekatan yang berbeda. Beccerra menggunakan pendekatan yang lebih umum berasal dari proses konversi pengetahuan yang diperkenalkan oleh Nonaka dan Takeuchi. Beccerra menjelaskan bahwa pengetahuan tidak hanya capturing saja tetapi mencakup sharing, dicovery, capture, dan application yang merupakan tambahan dari sisi teknologi menurut Beccerra. Awad berfokus pada bagaimana pengetahuan ditangkap, dikelola untuk menghasilkan dan memilih pengetahuan yang bermanfaat, dan penyebarluasan pengetahuan. Lingkup proses manajemen pengetahuan pada Awad hanya berfokus pada pengetahuan yang ditangkap tanpa menjelaskan jenis pengetahuan yang ditangkapnya. Menurut penulis, seharusnya lebih dijelaskan lagi mengenai pengetahuan jenis apa yang ditangkap karena pengetahuan banyak jenis yang diklasifikasikan.
2.3 Knowledge Management Systems, Solution & Foundation
2.3.1 Knowledge Management Systems
Knowledge management system adalah integrasi dari teknologi dan mekanisme yang dibangun untuk mendukung proses KM. Menurut Irma Bercerra-Fernandez dan Rajiv Sabherwal terdapat empat KMS yang digunakan yaitu knowledge discovery systems, knowledge capture systems, knowledge sharing systems, dan knowledge application systems.
Tabel 2.2 Integrasi KM Proses dan Mekanisme serta Teknologi
KM Process KM Subprocess KM
System Mechanism Technologies
Discovery 1) Combination 2) Socialization Knowledge discovery systems Combination: • Collaborative problem solving • Joint decision making • Collaborative Combination: • KDD • Database • Web‐based access • to data • lessons learned system
KM
KM Process KM Subprocess Mechanism Technologies System creation of documents Socialization: • Apprenticeships • Employee rotation across area • Conferences • Brainstorming retreats • Cooperative projects across departments • Initiation process for new employees Socialization: • Video conferencing • Electronic support for communities of practice Capture 1) Externalization 2) Internalization Knowledge capture systems Externalization: • Lessons learned Internalization: • Learning by doing • On‐the‐job‐training • Learning by observation • Face‐to‐face meeting Externalization: • Knowledge engineering(require human expertise normally) • Expert systems • Case based reasoning systems • Knowledge capture systems Internalization: • Computer‐based training • Communication Technologies Sharing 1) Socialization 2) Exchange Knowledge sharing systems Socialization: • Apprenticeships • Employee rotation across area • Conferences • Brainstorming retreats • Cooperative projects across departments • Initiation process for new employees Exchange: • Memos • Manuals • Progress report • Letters • presentations Socialization: • KDD • Database • Web‐based access • to data • lessons learned system Exchange: • Groupware • Web‐based access to data and database • Repositories information (incl. Best practice database, lessons learned systems and expert locator) Application 1) Direction 2) Routines Knowledge application Direction: • Hierarchical Direction: • Experts’ knowledge
KM
KM Process KM Subprocess Mechanism Technologies System systems relationships in orgnizations • Help desks • Support centers Routines: • Organizational policies • Work practices • Organizational procedures and standards embedded in expert systems • Decision support systems • Troubleshooting systems (case‐based reasoning) Routines: • Expert systems • Enterprise resource planning systems • Traditional management information systems
Pada 2.2 diatas terlihat bahwa KM systems merupakan sistem yang mengintegrasikan mekanisme KM pada masing-masing sub proses pada proses KM menggunakan teknologi tertentu. Lebih rinci lagi teori ini menggambarkan mengenai knowledge management solution seperti pada Gambar 2.7 KM Solution (Beccera-Fernandez, et al., 2010). Knowledge Discovery Knowledge Capture Knowledge Sharing Knowledge Application
Combination Socialization Internalization Externalization Exchange Direction Routine
Knowledge Discovery System Knowledge Capture System Knowledge Sharing System Knowledge Application System Analogies and metaphors Brainstorming retreats On‐the‐job training Face‐to‐face meetings Apprenticeships Employee rotation Learning byobservation ... Decision support systems Web‐based discussion groups Repositories of best practices Artificial intelligence systems Case‐based reasoning Groupware Web pages ... Organization Culture Organization Structure IT Infrastructur e Common Knowledge Physical Environment KM Technologies KM Mechanism KM Infrastructure KM Systems KM Processes Gambar 2.7 KM Solution (Beccera‐Fernandez, et al., 2010)
Gambar 2.7 menjelaskan bahwa solusi untuk manajemen pengetahuan disesuaikan dengan fondasi KM yaitu infrastruktur, mekanisme & teknologi, KMS yang akan mensukseskan proses KM.
2.4 Model Pengembangan Knowledge Management System
Model pengembangan sistem manajemen pengetahuan akan dijelaskan dalam tiga jenis pendekatan yang berbeda. Pendekatan pertama menggunakan faktor kontingensi manajemen pengetahuan, kedua menggunakan pendekatan ten steps knowledge management road, dan ketiga menggunakan KMSLC (Knowledge Management System Life Cycle).
2.4.1 KM Contingency Factor
KM Contengency Factor (Faktor Kontingensi Manajemen Pengetahuan) merupakan pendekatan yang berasal dari contingency theory. Hal itu memiliki pengertian bahwa tidak ada satu pun pendekatan yang terbaik dalam segala keadaan. Gambar 2.8 menjelaskan bahwa kelima faktor contingency memiliki dampak pada setiap tahapan dalam KM solution dan KM foundation. Ketika sudah dapat diidentifikasi proses KM maka KM system dapat langsung diidentifikasikan juga. Proses KM yang dipengaruhi oleh faktor kontingensi maka KM sistem secara tidak langsung akan ikut dipengaruhi oleh faktor-faktor tersebut. Begitu pun dengan KM mechanism, dan KM infrastructure akan ikut terpengaruh. KM infrastructure mendukung KM mechanism dan technologies, dimana KM sistem mendukung KM process. Secara umum, faktor kontingensi dan infrastruktur KM memberi dampak terhadap kecocokan dari KM proses dalam dua cara yaitu:
a) Dengan meningkatkan atau mengurangi kebutuhan untuk mengelola pengetahuan dalam cara tertentu.
b) Dengan meningkatkan atau mengurangi kemampuan organisasi untuk mengelola pengetahuan dalam cara tertentu.
KM Infrastructure • Organization Culture • Organization Structure • IT Infrastructure • Common Knowledge • Physical Environment KM Mechanism KM Technologies KM Systems • Knowledge Discovery Systems • Knowledge Capture Systems • Knowledge Sharing Systems • Knowledge Application Systems KM Processes • Knowledge Discovery • Knowledge Capture • Knowledge Sharing • Knowledge Application Contingency Factors 1 2 3 4 5 6 7 KM Foundations KM Solutions Gambar 2.8 KM Contingency Factor (Beccera‐Fernandez, et al., 2010)
Terdapat empat faktor kontingensi yang dapat mempengaruhi KM seperti pada gambar 2.8. Empat faktor tersebut yaitu karakteristik pekerjaan/tugas, karakteristik organisasi, karakteristik lingkungan, karakteristik pengetahuan. Keempat faktor tersebut memiliki dampak tersendiri bagi proses KM. Dampak tersebut dijelaskan sebagai berikut.
1) Dampak Karakteristik Pekerjaan/ Tugas
Terdapat dua hal yang penting dalam melakukan analisis karakteristik pekerjaan/ tugas. Hal penting tersebut adalah menentukan task uncertainty dan task interdependence.
Exchange Combination Routines Internalization Externalization Routines Direction Socialization Direction Ta sk In te rd ep e n d e n ce Task Uncertainty Low High Low High Exchange Combination Socialization Direction Routines Internalization Externalization Direction Routines Socialization Direction Exchange Combination Socialization Internalization Externalization Routines Gambar 2.9 Dampak Task Characteristics pada Proses KM
Task uncertainty adalah pekerjaan yang tidak terstruktur secara formal. Task interdependence mengindikasikan bahwa terdapat pengaruh dari sub unit lain pada capaian suatu sub unit tertentu. Pada gambar 2.9 digambarkan dengan nilai low atau high. Semakin tinggi task uncertainty pada sebuah organisasi akan menyebabkan biaya lebih mahal karena adanya perubahan pada permasalahan dan tugas. Pada kondisi tersebut disarankan menggunakan proses KM direction atau socialization. Sebaliknya jika task uncertainty rendah maka rutinitas dapat dikembangkan untuk mendukung proses pengetahuan. Dalam kondisi ini maka KM proses yang direkomendasikan adalah exchange, combination, socialization, internalization, externalization, dan routines.
Task interdependence mengindikasikan bahwa pencapaian suatu sub unit dipengaruhi oleh sub unit lainnya. Jika pada suatu organisasi terdapat task interdependence tinggi maka proses KM yang direkomendasikan adalah exchange, combination, socialization, direction, dan routines. Sebaliknya jika task interdependence rendah maka proses KM yang direkomendasikan adalah internalization, externalization, direction, routines.
2) Dampak Karakteristik Organisasi dan Lingkungan
Untuk menganalisa faktor ini menggunakan karakteristik organisasi. Karakteristik organisasi yang digunakan adalah ukuran organisasi, strategi bisnis, dan ketidakpastian lingkungan. Seperti digambarkan pada tabel 2.3.
Tabel 2.3 Dampak Karakteristik Organisasi dan Lingkungan pada KM Proses
Characteristic Level/type Recommendation KM Process
Organization Size Small Knowledge sharing (socialization)
Knowledge application (direction) Knowledge discovery (combination, socialization) Knowledge capture (externalization, internalization) Large Knowledge sharing (exchange) Knowledge application (routines) Knowledge discovery (combination) Knowledge capture (externalization, internalization)
Business Strategy Low cost Knowledge application (direction, routines)
Knowledge sharing (socialization,exchange) Knowledge capture (externalization, internalization) Differentiation Knowledge sharing (socialization, exchange)
Characteristic Level/type Recommendation KM Process Knowledge discovery (combination, socialization) Knowledge capture (externalization, internalization) Environmental Uncertainty Low Knowledge sharing (socialization,exchange) Knowledge capture (externalization, internalization) High Knowledge application (direction, routines) Knowledge discovery (combination, socialization)
3) Dampak Karakteristik Pengetahuan
Pada faktor ini menganalisis jenis dari pengetahuan yang terdapat pada organisasi. Pada teori ini terdapat tiga kelompok pengetahuan yaitu tacit dan explicit, procedural dan declarative, general dan specific.
Discovery ‐ Explicit: Combination ‐ Tacit: Socialization Capture ‐ Tacit: Externalization ‐ Explicit: Internalization Sharing ‐ Tacit: Socialization ‐ Explicit: Exchange Application ‐ Tacit/ Explicit: Direction ‐ Tacit/ Explicit: Routines PROCEDURAL or DECLARATIVE PROCEDURAL Gambar 2.10 Dampak karakteristik knowledge pada proses KM
Pada gambar 2.10 proses discovery, sharing, dan capture termasuk pada kelompok pengetahuan procedural atau declarative. Sedangkan application termasuk pada kelompok pengetahuan procedural. Procedural knowledge fokus dalam proses atau pengertian yang harus digunakan untuk menjalankan pekerjaan yang dibutuhkan. Declarative knowledge fokus pada keyakinan adanya hubungan antar variabel.
Pendekatan metode faktor kontingensi mengikuti beberapa tahapan. Tahapan-tahapan tersebut yaitu:
1. Menentukan proses manajemen pengentahuan berdasarkan faktor kontingensi.
2. Memprioritaskan proses manajemen pengetahuan.
3. Mengidentifikasi proses manajemen berdasarkan proses manajemen pengetahuan saat ini.
4. Menganalisis kesenjangan antara proses manajemen pengetahuan hasil faktor kontingensi dan proses manajemen pengetahuan saat ini
5. Mengidentifikasi infrastruktur manajemen pengetahuan. 6. Menganalisis proses manajemen pengetahuan tambahan.
7. Memetakan kebutuhan proses manajemen pengetahuan dengan mekanisme dan teknologi.
2.4.2 Ten Steps Knowledge Management Road
Amrit Tiwana memberikan sebuah metode dalam mengembangkan manajemen pengetahuan yang disebut The-10 Step Knowledge Management Road Map. Pada teori ini akan diberikan solusi dalam bagaimana mengimplementasikan strategi knowledge management dan knowledge management system.
Pada kerangka gambar 2.11 terdapat sepuluh langkah dalam membentuk bisnis yang didorong strategi knowledge management, perancangan, pengembangan, dan implementasi knowledge management system dan dampak perubahan yang dibutuhkan. Pada gambar 2.11 terdapat empat langkah besar yaitu:
1. Evaluasi infrastruktur
Pada tahap evaluasi infrastruktur ada beberapa fokus yang menjadi perhatian. Fokus pertama adalah memahami teknologi dan infrastruktur yang digunakan (jaringan, intranet,extranet, KM’s tools, server). Fokus kedua adalah menyelaraskan antara KM dan strategi bisnis. Fokus tersebut akan menghasilkan KM strategi yang akan dihubungkan dengan karakteristik perancangan Sistem KM.
Tahap kedua akan berisikan lima fase dalam melakukan analisis, perancangan, dan pengembangan KMS. Fase pertama adalah memilih perancangan arsitektur dan komponennya. Fase kedua melakukan audit dan analisis. Fase ketiga melakukan perancangan tim KM. Fase ke empat membuat KM blueprint dan fase terakhir adalah mengembangkan sistem.
Gambar 2.11 The‐10 Step Knowledge Management Road Map
3. Deployment sistem
Tahap ini akan melibatkan deployment sistem menggunakan teknik RDI (Result Driven Incremental) dan perubahan budaya, adanya perbaikan struktur reward dan pemilihan CKO (Chief of Knowledge Officer).
4. Evaluasi
Pada fase terakhir ini akan dilakukan pengukuran untuk memastikan RoKI (return on knowledge investment). Hal ini harus bisa dihitung untuk melihat dampak secara finansial dan kompetitif dalam bisnis.
2.4.3 KM Systems Life Cycle
Elias M. Awad dan Hassan M. Ghaziri membuat kerangka dalam pengembangan knowlede management system yang terdiri dari delapan langkah yang disebut sebagai KMS Life Cycle (KMSLC) digambarkan pada gambar 2.12.
Gambar 2.12 KMS Life Cycle (Awad, et al., 2004)
Pada langkah pertama adalah melakukan evaluasi infrastruktur organisasi saat ini. Infrastruktur yang dimaksud pada saat ini adalah dengan melakukan analisa permasalahan, dan kebenaran serta kelayakan sistem. Dari hasil tahap pertama akan menghasilkan pernyataan tujuan, kriteria kinerja, dan perencanaan strategis.
