SISTEM FAIL B&K

(1)

SISTEM SISTEM SISTEM

SISTEM PENGURUSAN FAIL PENGURUSAN FAIL PENGURUSAN FAIL PENGURUSAN FAIL UNIT BIMBINGAN &

UNIT BIMBINGAN & UNIT BIMBINGAN &

UNIT BIMBINGAN & KAUNSELINGKAUNSELINGKAUNSELINGKAUNSELING SEKOLAH-SEKOLAH NEGERI SELANGOR SEKOLAH-SEKOLAH NEGERI SELANGOR SEKOLAH-SEKOLAH NEGERI SELANGOR

SEKOLAH-SEKOLAH NEGERI SELANGOR

1.

1. PEPENNDADAHUHULULUAANN Si

Siststem em FaFail il adadalalah ah sesebahbahagagiaian n dardaripipada ada PePengungururusasan n ReRekod kod yayang ng memelilibatbatkan kan ururususanan pe

penyunyusunsunan an dan dan penypenyimpimpanaanan n menmengikugikut t klaklasifsifikaikasi si rekrekod od supsupayaya a mudmudah ah dikdikesaesan n dandan diperoleh dengan cepat apabila dikehendaki.

diperoleh dengan cepat apabila dikehendaki.

Setiap organisasi sama ada berbentuk perniagaan atau profesional, kecil atau besar Setiap organisasi sama ada berbentuk perniagaan atau profesional, kecil atau besar adalah memerlukan

adalah memerlukan penyimpanan rekod penyimpanan rekod yang baik yang baik untuk rujukan untuk rujukan di kemudian di kemudian hari. hari. Faktor- Faktor-faktor penting mengenai produk, data statistik, maklumat mengenai pekerja dan klien boleh faktor penting mengenai produk, data statistik, maklumat mengenai pekerja dan klien boleh didapatkan melalui fail-fail yang disimpan secara sistematik.

didapatkan melalui fail-fail yang disimpan secara sistematik. 2.

2. APAPAAKAKAH SISH SISTETEM FM FAAILIL

Satu proses klasifikasi penyusunan dan penyimpanan rekod supaya ianya dapat diperoleh Satu proses klasifikasi penyusunan dan penyimpanan rekod supaya ianya dapat diperoleh dengan sege

dengan segera apabila dikera apabila dikehendakihendaki. . PengetPengetahuan yang mendalahuan yang mendalam mengenai Siam mengenai Sistem Faistem Faill adalah

adalah pentinpenting kepada g kepada seseoseseorang rang kakitakakitangan unngan untuk ketuk kecekapan scekapan sesuatesuatu jabatu jabatan. an. SeoraSeorangng Pen

Pengurgurus us pulpula a hendhendaklaklah ah sensentiatiasa sa menmengetagetahui hui tekteknik nik penypenyimpimpanan anan faifail, l, rekrekod-od-rekrekodod pe

pentantadbidbiran ran dan dan jugjuga a perperlu lu menmenententukan ukan apakapakah ah sissistem tem penypenyimpimpanan anan rekrekod od yayang ng pautpautuu di

diamamalalkakan, n, peperaralalattan an yyanang g papattut ut didibeberi ri dadan n peperrssononal al yyanang g didikekehehendndakaki i babagigi menyelenggarakan sistem fail.

menyelenggarakan sistem fail. 3.

3. LALATTAR BELAAR BELAKANG SISTEKANG SISTEM FAM FAIL DI SEKOIL DI SEKOLAH-SEKLAH-SEKOLAHOLAH 3.1

3.1 SetiSetiap sekolap sekolah mempunyah mempunyai sistai sistem fail seem fail sendirindiri. . Ianya beIanya berbeza di antrbeza di antara sebuara sebuahah sekolah dengan yang lai

sekolah dengan yang lain. n. Di antara kelainan-kelainan Di antara kelainan-kelainan ini adalah seperti ini adalah seperti berikut:-

berikut:-o

o Cara mengelaskan tajuk-tajuk besar dan pecahan tajuk kecil.Cara mengelaskan tajuk-tajuk besar dan pecahan tajuk kecil. o

o Nombor fail untuk satu-satu perkara (tajuk) berbeza di antara sekolah. Nombor fail untuk satu-satu perkara (tajuk) berbeza di antara sekolah. o

o Perkara-perkara yang boleh digolongkan dalam satu tajuk besar diasingkanPerkara-perkara yang boleh digolongkan dalam satu tajuk besar diasingkan

dan kesannya jadi bercampur aduk. dan kesannya jadi bercampur aduk.

o

o Kulit fail dan cara penulisKulit fail dan cara penulisan fail berbezan fail berbeza. a. Kulit faiKulit fail mungkin darl mungkin daripada failipada fail

tegak, lipat, spring dan sebagainya. tegak, lipat, spring dan sebagainya.

o

o Sukar hendak mengesan / menSukar hendak mengesan / mencari satu-satu fail.cari satu-satu fail.

o

o Adalah kecenderungan menambah nombor fail baru kepada nombor yangAdalah kecenderungan menambah nombor fail baru kepada nombor yang telah ada.

telah ada. Ini dibuat Ini dibuat jika timbul jika timbul sesuatu perkara sesuatu perkara / tajuk / tajuk baru. baru. Contohnya jikaContohnya jika sesebuah sekolah mempunyai 100 buah fail, ianya akan menambah kepada sesebuah sekolah mempunyai 100 buah fail, ianya akan menambah kepada nom

(2)

Dengan ringkasnya tiada

Dengan ringkasnya tiada sistem yang tersusun mengikut prinsip-prinsip sistem memfail.sistem yang tersusun mengikut prinsip-prinsip sistem memfail. 3.

3.22 MeMemamandndanangkgkan an adadananyya a keketitidadaksksereragagamaman an dadan n sisiststem em fafail il yyanang g kukurarangng memuaskan ianya

memuaskan ianya boleh menimbulkan boleh menimbulkan banyak masalah. banyak masalah. Di antaranya:-Di

antaranya:-o

o Penyimpanan rekod yang kurang kemas / teratur.Penyimpanan rekod yang kurang kemas / teratur. o

o Sukar hendak mencari fail. Sukar hendak mencari fail. TTerpaksa membaca dari Daftar Failerpaksa membaca dari Daftar Fail..

o

o PenPengetgetua ua / / GurGuru u BesBesar ar ataatau u PemPembanbantu tu TTadbiadbir r atau atau GurGuru u BimBimbinbingan gan dandan Kaunseling baru terpaksa

Kaunseling baru terpaksa mengambil masa untuk mmengambil masa untuk memahami sistem emahami sistem / nombor / nombor fail sesebuah sekolah.

fail sesebuah sekolah. Proses ini Proses ini berulang jika berlaku berulang jika berlaku pertukaran Pengetua /pertukaran Pengetua / Guru Besar atau Pemb

Guru Besar atau Pembantu Tantu Tadbir adbir atau Guru Bimbiatau Guru Bimbingan dan Kaunselingan dan Kaunseling ding di sekolah baru.

sekolah baru. 3.3

3.3 SalSalah ah satsatu u dardaripaipada da carcara a bagi melicbagi melicinkinkan an PenPentadtadbirbiran an SekSekolaolah h ialialah ah dengdenganan mewujudkan suatu sistem fail yang baik dan

mewujudkan suatu sistem fail yang baik dan seragam.seragam.

4.

4. PRIPRINSINSIP-PRP-PRINSINSIP SIP SISTISTEM FEM FAIAILL 4.1

4.1 Fail berkulit nipis Fail berkulit nipis lebih baik dari fail berkullebih baik dari fail berkulit tebal kerana menjimatkan ruang.it tebal kerana menjimatkan ruang. 4.2

4.2 Mudah disMudah disediakaediakan dan disimpan dan disimpann 4.3

4.3 Murah dMurah dan mudah dan mudah didapatidapatii 4.4

4.4 Cara yang Cara yang mudah diperluas mudah diperluas dan dipakai berterdan dipakai berterusan (aktif).usan (aktif). 4.5

4.5 Rekod mudah dicari bilRekod mudah dicari bila diperlukan tanpa membuang ma diperlukan tanpa membuang masa yang banyak.asa yang banyak. 4.6

4.6 Beri taBeri tanda bila dinda bila dikeluarkeluarkankan 4.7

4.7 PengedPengedaran fail bearan fail bersisrsistemtem

5.

5. MAKMAKLUMALUMAT ST SISTEISTEM M FAFAILIL 5.1

5.1 MemberMemberi fail yi fail yang betul.ang betul. 5.2

5.2 TTepat kepada orang yang memeepat kepada orang yang memerlukan.rlukan. 5.3

5.3 TTepat pada masa yanepat pada masa yang ditetapkag ditetapkann 5.4

5.4 Kos Kos yang yang terendterendahah 5.5

(3)

6.

6. KEPERKEPERLUAN TERHALUAN TERHADAP SISTEM FADAP SISTEM FAIL IL YYANG BAIKANG BAIK 6.1

6.1 KeKepapadatdatan an - - sesebolboleheh-b-bololehehnynya a memengnggungunakaakan n ruruanang g yayang ng mimininimama.. 6.

6.22 AAsseessiibbiilliitti i - - mmuuddah ah uunnttuuk k ddiirruujjuukk.. 6.

6.33 EkEkononomomi i - - memenenentntukukan an sisiststem em pepenynyimimpapananan n fafail il adadalalah ah dedengngan an kokos s yayangng minima

minima 6.

6.44 KeKeenenjajalalan n - - hehendndakaklalah mh makaksusud pd pemembebesasararan n ruruanang dg di i mamasa sa hahadadapapann 6.

6.55 LoLokakassi i - - hehendndakakllah ah didilletetakakkakan n di di tetempmpat at yyanang g mumudadah h dadan n ssegegerera a didipeperorolelehh tanpa berlengah.

tanpa berlengah. 6.6

6.6 RujukRujukan Silangan Silang- - supaysupaya memberi kea memberi kemudahan damudahan dalam mengelam mengesan lainsan lain-lain do-lain dokumenkumen yang berkaitan atau rekod dapat dicari di bawah berbagai tajuk. yang berkaitan atau rekod dapat dicari di bawah berbagai tajuk. 6.7

6.7 RenRentententiotion n - - bagbagi i memmemperperoleholehkan kan faifail-fl-fail ail yayang ng tidtidak ak laglagi i aktiaktif f dipdipindindahkahkanan 6.8

6.8 Klasifikasi Klasifikasi - - untuk untuk memberi memberi kemudahan kemudahan di di dalam dalam membuat membuat rujukan.rujukan.

7.

7. PENPENGELAGELASAN SAN SISTSISTEM EM FAFAILIL 7.1

7.1 Memberi Memberi tajuk tajuk fail:fail:

•

• 01 - Kurikulum01 - Kurikulum •

• 02 - Kokurikulum02 - Kokurikulum •

• 03 - Hal Ehwal Murid03 - Hal Ehwal Murid •

• 04 - Perjawatan & Perkhidmatan Kakitangan04 - Perjawatan & Perkhidmatan Kakitangan •

• 05 - Kewangan dan Akaun05 - Kewangan dan Akaun •

• 06 - Pentadbiran Am Sekolah06 - Pentadbiran Am Sekolah •

• 07 - Perhubungan Masyarakat07 - Perhubungan Masyarakat •

• 08 - Kemudahan Fizikal08 - Kemudahan Fizikal •

• 09 - Asrama09 - Asrama •

• 10 - Audit10 - Audit 7.2

7.2 Mengkelas dan memberi kod kepada failMengkelas dan memberi kod kepada fail

Fail henda

Fail hendaklah dikelaklah dikelaskan dan diberi nombor Kod yanskan dan diberi nombor Kod yang sesuai. g sesuai. Fail boleFail boleh disusunh disusun mengikut tajuk - besar

mengikut tajuk - besar atau ‘Level Pertama’. atau ‘Level Pertama’. Tiap-tiap sTiap-tiap satu level pertama dipecahkanatu level pertama dipecahkan kepada perkara / tajuk kecil (Level Kedua) dan seterusnya tajuk-tajuk level Kedua kepada perkara / tajuk kecil (Level Kedua) dan seterusnya tajuk-tajuk level Kedua dipecahkan lagi kepada tajuk-tajuk lebih kecil / aktiviti (Level Ketiga).

(4)

Contoh Contoh_::

T

Taajjuuk k BBeessaarr - - KKuurriikkuulluum m 0011 P

Peerrkkaarraa -- PPeeppeerriikkssaaaan n 0011 A Akkttiivviittii -- PPMMRR 0011 Kod Fail Kod Fail:: 01 01 // 0011 // 0011 T

Tajuajuk k BesBesarar PePerkrkarara a AkAktivtivitiiti 7

7 PENPENDAFTDAFTARAARAN, PEN, PENGENGELUALUARAN DARAN DAN PENN PENYEMAYEMAKANKAN 7.2

7.2 DefinDefinisi Penisi Pendaftardaftaran:an:

Satu cara merekod segala fail-fail yang telah dibuka

Satu cara merekod segala fail-fail yang telah dibuka dengan sistematik.dengan sistematik.

7.3

7.3 Jenis PJenis Pendaftendaftaran Faiaran Fail:l: A)

A) SISISTSTEM EM DODOKEKETT i.

i. SiSiststem iem ini ini ialalah sah satatu siu siststem yem yanang meg menununjnjukukkakan pen perrgegerarakakan fan fail yil yanang mug mudadahh dikesan.

dikesan. ii

ii.. SiSiststem ini meem ini merurupapakakan n sasatu petu pendndafaftatararan n beberprpususat (Cat (Cenentrtral Regal Regisistrtryy), den), dengagann menggunakan borang Am 89A tiap-tiap pergerakan fail hendaklah melalui menggunakan borang Am 89A tiap-tiap pergerakan fail hendaklah melalui pusat pendaftaran untuk didaftar pergerakannya dengan menggunakan borang pusat pendaftaran untuk didaftar pergerakannya dengan menggunakan borang

Am 89.

Am 89. Tiap-tiap Tiap-tiap fail hendaklah dicatat fail hendaklah dicatat pergerakannya.pergerakannya.

iiiiii.. AAm m 889 9 ((DDokoket et PPaahhaarraassat at BBiillananggaan n – – PPeerrggeerrakakaann) ) ddaan n Am Am 8899A A ((DDokokeett Paharasat Abjad Pendaftaran) ini boleh dibeli dari Jabatan Cetak atau Paharasat Abjad Pendaftaran) ini boleh dibeli dari Jabatan Cetak atau kedai-kedai.

kedai. Sistem doket Sistem doket diamalkan oleh agensi-agensi diamalkan oleh agensi-agensi kerajaan.kerajaan. iv

iv.. ApApababilila a sesebubuah faah fail peil perlrlu u didiededararkakan, fan, fail itil itu u hehendndakaklalah h didirerekokodkdkan dalan dalamam doket Am 89 senarai fail dan dituliskan di muka fail kepada sesiapa fail itu doket Am 89 senarai fail dan dituliskan di muka fail kepada sesiapa fail itu diedarkan - seterusnya pegawai berkenaan akan membuat catatan selanjutnya diedarkan - seterusnya pegawai berkenaan akan membuat catatan selanjutnya hingga sele

hingga selesai dan fail itu dikembalisai dan fail itu dikembalikan kepada pegawai menjagkan kepada pegawai menjaga fail. a fail. Butir Butir pengedaran, nama pegawai, tarikh dikeluarkan & tarikh dikembalikan.

pengedaran, nama pegawai, tarikh dikeluarkan & tarikh dikembalikan. v

v.. FFaiaill--ffaaiil bol bolleeh h hhiillaanng g ddalalaam m mmaassa a ddiieeddararkakann. . SSaattu u ssiissttem hem henenddaakkllaahh ditentukan sama ada fail dihantar semula ke pegawai lain atau menyediakan ditentukan sama ada fail dihantar semula ke pegawai lain atau menyediakan borang perjalanan fail.

(5)

vi

vi.. PePengngededararan faan fail yil yang mang memempunpunyayai peni pengelgelasasan kan keseselelamamatatan han hendendakaklalah dih dibuabuatt ter

terus daripus daripada pegawada pegawai menjaai menjaga fail kepada pegawga fail kepada pegawai berkenai berkenaanaan. . KalKalauau melalui PAR, fail-fail itu hendaklah dimasukkan ke dalam sampul surat dan melalui PAR, fail-fail itu hendaklah dimasukkan ke dalam sampul surat dan dilakri ‘seal’ sebelum diedarkan.

dilakri ‘seal’ sebelum diedarkan.

vii.

vii. Bagi fail ‘SDF’ satBagi fail ‘SDF’ satu u buku senarbuku senarai fail ai fail hendhendaklaklah ah disdisediediakanakan. . MakMaklumlumat- at-ma

maklklumumat at memengngenaenai i NoNombmbor or FaFailil, , tataririkh kh didikelkeluauarkrkan an dadan n tataririkh kh ununtutuk k dikembalikan dimuatkan dalam catatan dalam buku Rekod SDF.

dikembalikan dimuatkan dalam catatan dalam buku Rekod SDF. B)

B) SISISTSTEM EM KAKADD C)

C) SISISTSTEM EM BUBUKUKU D)

D) SISISTSTEM KOEM KOMPMPUTUTER ER

8.3

8.3 OrganiOrganisasi Besar sasi Besar Di peringkat sekolah kita

Di peringkat sekolah kita boleh menggunakan tiga (3) sistboleh menggunakan tiga (3) sistem, iaitu Sistem em, iaitu Sistem Kad, Kad, SistemSistem Buku atau sistem Komputer

Buku atau sistem Komputer. . Sistem Kad adalah lebih Sistem Kad adalah lebih sesuai dan digalakan kerana sissesuai dan digalakan kerana sistemtem ini adalah y

ini adalah yang terbaik dan diguang terbaik dan digunakan di kebanynakan di kebanyakkan sekolakkan sekolah pada masa ini. ah pada masa ini. DalamDalam sistem kad, kita hanya menggunakan tiga (3) perkara penting yang perlu dicatat dalam sistem kad, kita hanya menggunakan tiga (3) perkara penting yang perlu dicatat dalam kad tersebut.

kad tersebut. a)

a) NoNombmbor or RuRujujukakann b

b)) TTaajjuuk k c)

c) TTararikikh h didibubukaka

8

8 PEPERKARKARARA-PE-PERKARKARA LARA LAIN DAIN DALALAM FAM FAILIL 8.2

8.2 SamSampul Kecpul Kecil:il: Satu fail seme

Satu fail sementara dibuka kerantara dibuka kerana fail asalnyna fail asalnya tidak ditemui. a tidak ditemui. Fail ini menganFail ini mengandungidungi satu tajuk s

satu tajuk sahaja. ahaja. Bila sudah digunakan Bila sudah digunakan ianya hendaklah ditutup ianya hendaklah ditutup dan dimasukkan kedan dimasukkan ke dalam fail besar

dalam fail besar. . Fail ini Fail ini tidak aktif.tidak aktif. 8.3

8.3 KertaKertas s MinitMinit::

Tiap-tiap fail perlu disediakan kertas minit dan salinan surat-surat yang dihantar dan Tiap-tiap fail perlu disediakan kertas minit dan salinan surat-surat yang dihantar dan dim

dimasuasukkakkan n sursurat-at-sursurat at berberkenkenaan aan dendengan gan memmemberberi i nomnombor bor rujrujukan ukan (en(encloclosursuree number).

number). Surat-surat Surat-surat yang dimasukkan ke yang dimasukkan ke dalam fail dalam fail hendaklah direkod pada kerthendaklah direkod pada kertasas minit

minit. . Hanya BoHanya Borang rang Am 6 hendaklAm 6 hendaklah digunaah digunakan. kan. Bila meBila memerlukmerlukan fail henan fail hendaklahdaklah ditentukan borang Am 6 (Kertas Minit) disematkan di sebelah kiri fail bagi tujuan ditentukan borang Am 6 (Kertas Minit) disematkan di sebelah kiri fail bagi tujuan merekod keluar

(6)

•

• Kandungan Kandungan masuk masuk – – dakwatdakwat MERAHMERAH •

• Kandungan Kandungan keluar keluar – – dakwatdakwat BIRUBIRU / HITAM/ HITAM

Contoh Contoh_::

i)

i) TTarikh Surat Diterima: 23/7/2006…Daripada : arikh Surat Diterima: 23/7/2006…Daripada : SMK TamSMK Taman Anggerik Desa, Kajang.an Anggerik Desa, Kajang.

T

Tarikh Surat arikh Surat Dikandung DalDikandung Dalam Fail : am Fail : 23/7/2006 23/7/2006 Ruj. No. Ruj. No. SMKTSMKTAD/ 03/03/03/07 AD/ 03/03/03/07 (23)(23)

Tindakan : …Encik Khamsani Kassim – Kaunselor Pelajar

ii)

ii) Surat Bertarikh : 23/7/2006 Kepada : Surat Bertarikh : 23/7/2006 Kepada : Jabatan Perpaduan Negara & Intergrasi NasionalJabatan Perpaduan Negara & Intergrasi Nasional

T

Tarikh Suarikh Surat Dihanrat Dihantar: tar: 23/7/2006 23/7/2006 Ruj. NoRuj. No. …SM. …SMKTK/ 03/KTK/ 03/03/03/07 (6)03/03/07 (6)

iii)

iii) N Nomombor bor tutururutatan n hehendandaklklah ah diditultulis is di di sesebebelalah h kikiri ri dadalalam m gargarisisan an dadann dibulatkan.

dibulatkan. iv

iv)) PaPada suda surarat yat yang ding dikakandundungngkan hkan henendakdaklalah dith ditululis nis nomombor bbor bililanangagan kann kandudungnganan surat di sudu

surat di sudut t atas sebelatas sebelah kanan sepertah kanan seperti nombor urutai nombor urutan yang telah tercan yang telah tercatattat atau nombor turutan berikutnya bagi surat masuk dan dibulatkan nombor itu. atau nombor turutan berikutnya bagi surat masuk dan dibulatkan nombor itu. 9

9 AARARAHAHAN PEN PENUNUTUTUPPAAN FN FAAILIL 9.2

9.2 Fail hendaklaFail hendaklah ditutup apabila mengandungi 100 kandungan atau h ditutup apabila mengandungi 100 kandungan atau bila difikibila difikirkan terlalurkan terlalu tebal.

tebal. 9.3

9.3 SetSetelah fail elah fail itu penuh itu penuh catacatatkatkan n bilbilangaangan n jiljilid id pada nombor rujukpada nombor rujukannyannya, a, bukbuka a faifail l lailainn den

dengan mengggan menggunaunakan jilikan jilid d 2 2 – – dan nombodan nombor yang sama digunar yang sama digunakan. kan. HanyHanya a bilbilangaangann kandungan dimulakan dengan baru (mula dari 1)

kandungan dimulakan dengan baru (mula dari 1)

9.4

9.4 Fail yang memerlukan tindakan segera, maka tanda-tanda bercetak yang menunjukkanFail yang memerlukan tindakan segera, maka tanda-tanda bercetak yang menunjukkan jenis tindakan

jenis tindakan perlu disematkan pada perlu disematkan pada kulit fail. kulit fail. MisalnyaMisalnya‘Tindakan Serta Merta‘Tindakan Serta Merta’ (AM’ (AM 99) atau

99) atau ‘Segera’‘Segera’ (Am 99B).(Am 99B). 10

10 PERINGKAPERINGKAT KESELAMAT KESELAMATATAN FN FAILAIL

Ketua Pejabat hendaklah menentukan fail-fail tertentu diberi peringkat keselamatan. Ketua Pejabat hendaklah menentukan fail-fail tertentu diberi peringkat keselamatan. Fail-fail itu boleh diberikan kepada jenis-jenis di bawah:

Fail-fail itu boleh diberikan kepada jenis-jenis di bawah: J

Jeenniiss UUnnttuukk WWaarrnnaa RAHSIA BESAR

RAHSIA BESAR KKeesseellaammaattaan n NNeeggaarraa KKuunniinng g BBeerrppaallaanngg, , MMeerraahh depan & belakang

depan & belakang RAHSIA

RAHSIA TTeennddeerr MMeerraah h JJaammbbu u BBeerrppaallaanngg depan & belakang

depan & belakang SULIT

SULIT LLaappoorraan n SSaallaah h LLaakkuu HHiijjaauu

TERHAD

TERHAD Fail Fail Peribadi Peribadi PutihPutih 5

5

6

(7)

BIASA

BIASA TTeerrbbuukka a / / HHaarriiaann PPuuttiihh

1

111 PENGELAPENGELASAN DAN KOD FASAN DAN KOD FAIL UNIT BIMBINGAIL UNIT BIMBINGAN & N & KAUNSKAUNSELINGELING Berik

Berikut adalah penerangan kepada pengelasan dan ut adalah penerangan kepada pengelasan dan kod fail kod fail untuk Unit Bimbingauntuk Unit Bimbingan n dandan Kaunseling:

Kaunseling: P

Peerrkkaarraa KKoodd

11.1

11.1 Singkatan Singkatan Nama Nama Sekolah Sekolah - - SMKTK SMKTK 1

111..2 2 TTaajjuuk k BBeessaarr -- HHaal l EEhhwwaal l PPeellaajjaarr -- 0033 1

111..3 3 PPeerrkkaarraa -- BBiimmbbiinnggaan n & & KKaauunnsseelliinngg -- 0033 11

11.4 .4 Bidang Bidang -- PPeenngguurruussaan n & & PPeennttaaddbbiirraann -- 0011 -- PPeerrkkhhiiddmmaattaan n & & SSeessi i KKaauunnsseelliinngg -- 0022 -

- PPrrooggrraam m & & AAkkttiivviittii -- 0033 -- PPeenngguurruussaan n SSttook k & & IInnvveennttoorrii -- 0044 -- PPeelluuaanng g PPeennddiiddiikkaan n & & KKeebbaajjiikkaann -- 0055 -- AAmm && PPeellbbaaggaaii -- 0066 11.5

11.5 Aktiviti Aktiviti -- SSuurraat t PPeekkeelliilliinng g IIkkhhttiissaass -- 0011 11.6

11.6 Bilangan Bilangan surat surat (ditulis (ditulis dalam dalam kurungan) kurungan) - - ( ( 01 01 ) ) dandan seterusnya selepas Nombor Fail UBK

seterusnya selepas Nombor Fail UBK

Cara menulis Cara menulis:: CONTOH : CONTOH : SMKTK 03 SMKTK 03 / 03 / 03 / 01 / 01 / 0/ 01 ( 1 ( 01 01 ) )

(8)

SISTE

SISTEM M PENGURPENGURUSAN USAN FFAILAIL UNIT BIMBINGAN & KAUNSELING UNIT BIMBINGAN & KAUNSELING

01

01 -

-

BIDANG

PENGURUSAN

&

PENT

ADBIRAN

SMKT

SMKTK K 03 03 / / 03 03 / / 01 01 / / 01 01 -- Surat Surat PekelilinPekeliling g Ikhtisas Ikhtisas / / PerkhidPerkhidmatan matan // Am

Am S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 001 1 / / 0022 -- SSuurraat t SSiiaarraan n PPeerrkkhhiiddmmaattaan n UUnniit t BB&&KK S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 001 1 / / 0033 -- SSttrruukkttuur Or Orrggaanniissaassi di daan Sn Seennaarraai Ti Tuuggaas As Ahhllii Jawatankuasa Unit B&K

Jawatankuasa Unit B&K S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 001 1 / / 0044 -- DDaatta a SSttaattiissttiik k GGuurruu, , KKaakkiittaannggaan n & & MMuurriidd S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 001 1 / / 0055 -- LLaappoorraan n KKaajjiiaan n TTiinnddaakkaan n YYaanng g TTeellaahh Dilaksanakan

Dilaksanakan SMK

SMKTK TK 03 03 / / 03 03 / / 01 01 / / 06 06 -- KewKewangangan an – – PekPekelileliling ing KewKewangangan, an, PCGPCG Bimbingan & Kaunseling

Bimbingan & Kaunseling S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 001 1 / / 0077 -- KKeewwaannggaan n – – AAnnggggaarraan n PPeerrbbeellaannjjaaaan n AAkkttiivviittii Tahunan & Permohonan Peruntukan UBK Tahunan & Permohonan Peruntukan UBK S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 001 1 / / 0088 -- KKeewwaannggaan n – – SSuummbbaannggaann/ / DDeerrmma a yyaanngg diterima

diterima S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 001 1 / / 0099 -- SSuurraat t PPaannggggiillaan n MMeessyyuuaarraat t ddaan n MMiinniitt Mesyuarat UBK

Mesyuarat UBK S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 001 1 / / 1100 -- FFaaiil l TTiimmbbuull

02 - BIDANG PERKHIDMATAN & SESI KAUNSELING

SMK

SMKTK TK 03 03 / / 03 03 / / 02 02 / / 01 01 -- TinTinjauajauan n KepKeperluerluan an PerPerkhidkhidmatamatann Bimbingan & Kaunseling

Bimbingan & Kaunseling S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 002 2 / / 0022 -- KKaajji Sei Selliiddiik Mk Muurriid Yd Yaanng Bg Beerrmmaassaallaah Dh Daallaamm Kelas

Kelas S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 002 2 / / 0033 -- TTeemmuujjaannjji i KKaauunnsseelliinng g IInnddiivviidduu S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 002 2 / / 0044 -- TTeemmuujjaannjji i KKaauunnsseelliinng g KKeelloommppookk S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 002 2 / / 0055 -- TTeemmuujjaannjji i KKaauunnsseelliinng g KKeerrjjaayyaa S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 002 2 / / 0066 -- TTeemmuujjaannjji i KKoonnssuullttaassi i IIbbuubbaappaa S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 002 2 / / 0077 -- TTeemmuujjaannjji i KKoonnssuullttaassi i AAggeennssi i LLuuaar r S

(9)

S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 002 2 / / 0099 -- TTrraannsskkrriip p PPeennggaakkuuaan n MMuurriidd S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 002 2 / / 1100 -- KKoonnttrraak k / / AAkku u JJaannjji i MMuurriidd

03

03 -

-

BIDANG

PROGRAM

& AKTIVITI

SMK

SMKTK 0TK 03 3 / / 03 03 / / 03 03 / / 01 01 -- RanRancancangan gan AktAktivitiviti i & & LapoLaporan ran TTahunahunanan S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 003 3 / / 0022 -- PPrrooggrraam m MMaajju u DDiirri i ((PPMMDD) ) / / PPrrooggrraam m CCaahhaayyaa Iman (PCI)

Iman (PCI) S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 003 3 / / 0033 -- PPrrooggrraam m MMiinnggggu u SSiillaattuurrrraahhiimm S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 003 3 / / 0044 -- PPrrooggrraam m TTeekknniik k BBeellaajjaar r BBeerrkkeessaan n //

Pengurusan Masa / Jadual Waktu Belajar Pengurusan Masa / Jadual Waktu Belajar S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 003 3 / / 0055 -- PPrrooggrraam m PPeennddiiddiikkaan n KKaauunnsseelliinng g KKeerrjjaayyaa SMK

SMKTK TK 03 03 / / 03 03 / / 03 03 / / 06 06 -- ProgProgram ram KepKepemimemimpinpinan an MurMuridid SMK

SMKTK 03 TK 03 / / 03 03 / / 03 03 / / 07 07 -- ProgProgram ram MenMenangangani ani GejGejala ala SosSosial ial / / AntAnti i BuliBuli S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 003 3 / / 0088 -- PPrrooggrraam m PPeenniinnggkkaattaan n UUPPSSRR/ / PPMMR R / / SSPPM M && STPM

STPM S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 003 3 / / 0099 -- PPrrooggrraam m TTeekknniik k MMeennggaannggaanni i SSttrreess UPSR/PMR/SPM & STPM

UPSR/PMR/SPM & STPM S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 003 3 / / 1100 -- PPrrooggrraam m MMoottiivvaassi i LLeeppaas s UUPPSSRR//PPMMRR S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 003 3 / / 1111 -- PPrrooggrraam m LLaawwaattaan n SSaammbbiil l BBeellaajjaar r SMKT

SMKTK K 03 03 / / 03 03 / / 03 03 / / 12 12 -- Program Program PeningPeningkatan katan ProfesiProfesionalisme onalisme GuruGuru & Kakitangan

& Kakitangan S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 003 3 / / 1133 -- PPrrooggrraam m KKoonnssuullttaassi i KKeeiibbuubbaappaaaann S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 003 3 / / 1144 -- PPrrooggrraam m MMeennttoorr--MMeenntteeee SMK

SMKTK TK 03 03 / / 03 03 / / 03 03 / / 15 15 -- ProgProgram ram PemPembimbbimbing ing RakRakan an SebSebaya aya (PR(PRS)S) S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 003 3 / / 1166 -- PPrrooggrraam m KKeeppiimmppiinnaann Ketua Darjah/Tingkatan Ketua Darjah/Tingkatan S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 003 3 / / 1177 -- PPrrooggrraam m PPeemmaannttaappaan n JJaatti i DDiirri i MMuurriidd S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 003 3 / / 1188 -- PPrrooggrraam m PPoonntteenng g SSiiffaar r S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 003 3 / / 1199 -- PPrrooggrraam m PPeennddiiddiikkaan n PPeecceeggaahhaann Dadah/Rokok/Alkohol/Inhalan Dadah/Rokok/Alkohol/Inhalan SM

(10)

04 -

BIDANG

PENGURUSAN

STOK &

INVENTORI

SM

SMKTKTK 0K 03 3 / / 03 03 / / 04 04 / / 01 01 -- PePekelkeliliiling ng AAmm S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 004 4 / / 0022 -- PPeenngguurruussaan n KKeemmuuddaahhaan n FFiizziikkaall S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 004 4 / / 0033 -- PPeenngguurruussaan n HHaarrtta a MMooddaal l ((KKeeww. . 33112 2 A A & & BB)) S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 004 4 / / 0044 -- PPeenngguurruussaan n IInnvveennttoorri i ((KKeeww. . 331133)) S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 004 4 / / 0055 -- PPeenngguurruussaan Bn Baahhaan Bn Beekkaalalan n PPeejjaabbat at UUBBK K ((KKeeww. . 331144)) S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 004 4 / / 0066 -- PPeergrgeerrakakaan n HHarartta a MMooddaal l & & InInvveennttoori ri (K(Keeww. . 331155)) S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 004 4 / / 0077 -- PPeenngguurruussaan n BBaahhaan n BBuukkuu S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 004 4 / / 0088 -- PPeenngguurruussaan n BBaahhaan n BBuukkaan n BBuukkuu S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 004 4 / / 0099 -- PPeenngguurruussaan n BBaahhaan n BBeerrcceettaak k ((BBuukkaan n BBuukkuu)) S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 004 4 / / 1100 -- SSeemmaakkaan n SSttookk

05 -

BIDANG

PELUANG

PENDIDIKAN

&

KEBAJIKAN

SMK

SMKTK TK 03 03 / / 03 03 / / 05 05 / / 01 01 -- UruUrusan san KebKebajikajikan an MurMuridid S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 005 5 / / 0022 -- UUrruussaan n PPeenngghhaannttaarraan n MMuurriid d uunnttuuk k PPrrooggrraam m LLuuaar r S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 005 5 / / 0033 -- UUrruussaan n BBiiaassiisswwa a / / DDeerrmmaassiisswwaa S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 005 5 / / 0044 -- IInnssttiittuussi i PPeennggaajjiiaan n TTiinnggggi i AAwwaam m ((IIPPTTAA)) S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 005 5 / / 0055 -- IInnssttiittuussi i PPeennggaajjiiaan n TTiinnggggi i SSwwaasstta a ((IIPPTTSS)) S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 005 5 / / 0066 -- KKoolleej j MMaattrriikkuullaassi i KKeemmeenntteerriiaan n PPeellaajjaarraan n MMaallaayyssiiaa S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 005 5 / / 0077 -- KKeemmaassuukkaan n kke e PPoolliitteekknniik k / / IIKKBBN N / / IILLP P / / IIKKMM/ / KKoolleejj Komuniti

Komuniti S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 005 5 / / 0088 -- KKeemmaassuukkaan n SSeekkoollaah h MMeenneennggaah h TTeekknniik k && Vokasional

(11)

S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 005 5 / / 0099 -- KKeemmaassuukkaan n MMaakkttaab b RReennddaah h SSaaiinns s MMaarra a ((MMRRSSMM)) S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 005 5 / / 1100 -- KKeemmaassuukkaan n SSeekkoollaah h BBeerraassrraamma a PPeennuuh h ((SSBBPP))

06

06 -

-

BIDANG

AM

&

PELBAGAI

SMK

SMKTK TK 03 03 / / 03 03 / / 06 06 / / 01 01 -- KelKelab ab BimbBimbingingan an & & KauKaunselnselinging S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 006 6 / / 0022 -- KKeellaab b PPeemmbbiimmbbiinng g RRaakkaan n SSeekkeerrjja a ((PPEERARASASA)) S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 006 6 / / 0033 -- KKeellaab b PPeennddiiddiikkaan n KKeerrjjaayyaa S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 006 6 / / 0044 -- SSkkiim m LLeennccaanna a AAnntti i DDaaddaah h ((SSLLAADD)) S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 006 6 / / 0055 -- PPrrooggrraam m SSiihhaat t TTaannppa a AAiidds s RRookkookk (PROSTAR)

(PROSTAR) S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 006 6 / / 0066 -- UUnniit t KKuurriikkuulluum m SSeekkoollaahh S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 006 6 / / 0077 -- UUnniit t HHaal l EEhhwwaal l MMuurriid d SSeekkoollaahh S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 006 6 / / 0088 -- UUnniit t KKookkuurriikkuulluum m SSeekkoollaahh S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 006 6 / / 0099 -- PPeerrssaattuuaan n IIbbu u BBaappa a & & GGuurruu S

SMMKKTTK K 003 3 / / 003 3 / / 006 6 / / 1100 -- AAm m – – TTaakkwwiimm, , MMiinniit t MMeessyyuuaarraatt, , SSiiaarraann Sekolah dll.