TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
DESKRIPSI INSTANSI
C. KELEBIHAN DAN HAMBATAN SISTEM ARSIP ELEKTRONIK (SAE) (SAE)
Dalam sistem penyimpanan arsip secara elektronik ini mempunyai beberapa kelebihan apabila dibandingkan dengan sistem penyimpanan secara manual. Kelebihan dari Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik diantaranya yaitu :
a. Memudahkan dalam pengecekan arsip
Penggunaan Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini dapat memberi kemudahan bagi para pegawai maupun nasabah yang ingin mengakses informasi suatu arsip polis dari manapun. Karena pegawai tidak perlu menghadirkan polis fisiknya namun hanya perlu membuka arsip elektroniknya di aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) untuk mengetahui informasi suatu polis. Hal tersebut juga didukung dengan adanya wawancara kepada pegawai PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta yaitu Bp. Bp. Rodiq Rovian A, S.Si selaku Kepala Seksi Pertanggungan.
“ya, jadi kelebihan dari Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik ini memudahkan dalam melakukan pengecekan arsip tanpa harus melihat berkas fisiknya terlebih dahulu mbak, karena kita bisa melihat arsip elektroniknya saja melalui aplikasi yang ada di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta.” (Kepala Seksi Pertanggungan, 19 April 2016).
b. Proses penyimpanannya lebih mudah ,efisien dan efektif
Proses penyimpanan arsip secara elektronik dengan menggunakan aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini memudahkan dan meringankan beban pekerjaan pegawai perusahaan, sehingga dengan hal tersebut dapat menghemat waktu, tenaga dan pikiran. Oleh karena itu sistem ini dikatakan lebih efisien dan efektif. Hal tersebut juga didukung dengan pernyataan dari pegawai di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta yaitu Bp. Rodiq Rovian A, S.Si selaku Kepala Seksi Pertanggungan.
58
“lebih efisiensi waktu dalam proses pengarsipan, karena sudah memanfaatkan sistem komputerisasi sehingga pegawai lebih ringan dalam mengarsip dokumen yang akan diarsip.”(Wawancara Kepala Seksi Pertanggungan, 19 April 2016).
c. Menghemat ruang penyimpanan arsip
Dengan penerapan aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini, perusahaan akan menghemat ruang penyimpanan arsip karena arsip yang semula di arsip dan disimpan di masing-masing bagian organisasi, kini hanya salah satu bagian saja yang bertanggung jawab sesuai dengan tugas dan wewenangnya. Selebihnya arsip disimpan dengan cara otomasi yaitu dengan menggunakan media elektronik dan menggunakan sistem aplikasi berbasis web. Pernyataan tersebut juga didukung wawancara pegawai di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta yaitu Bp. Rodiq Rovian A, S.Si selaku Kepala Seksi Pertanggungan.
“iya mbak, menghemat ruang penyimpanan arsip, karena arsip juga disimpan di Sistem Arsip Elektronik (SAE).”(Wawancara Kepala Seksi Pertanggungan, 19 April 2016).
d. Penghematan SDM
Dengan adanya Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik ini, perusahaan dapat menghemat sumber daya manusia karena perusahaan tidak perlu merekrut tenaga ahli khusus kearsipan di masing-masing kantor cabang. Namun di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini terdapat bagian pusat arsip di kantor pusat wilayah Jakarta. Hal tersebut dilakukan supaya pegawai pusat arsip ini dapat mengontrol dan mengawasi arsip pada masing-masing kantor cabang di wilayah Indonesia. Hal itu juga didukung dengan adanya wawancara kepada Bp. Bp. Rodiq Rovian A,S.Si selaku Kepala Seksi Pertanggungan.
“ya menurut saya dengan adanya aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini lebih menghemat SDM karena pegawai yang diperlukan tidak banyak, namun semua pegawai
diwajibkan bisa mengoperasikan aplikasi tersebut. ”(Wawancara Kepala Seksi Pertanggungan, 19 April 2016).
Sedangkan kelemahan dari Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini yaitu diantaranya :
a. Ukuran file terlalu besar
Dalam sistem ini ukuran file yang sudah di scan terlalu besar sehingga apabila pegawai akan membuka atau mengirim file tersebut, membutuhkan waktu yang cukup lama. Hal tersebut juga didukung dengan adanya wawancara kepada Ibu Izatun Nisa, S.Si selaku pegawai administrasi pada Seksi Pertanggungan di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta.
“kalau untuk hambatan pasti ada, masalahnya itu ukuran file yang disimpan di SAE itu terlalu besar, jadi kalau mau buka file atau ngirim file itu agak lama jadi lumayan menghambat pekerjaan juga.”(Wawancara Pegawai Administrasi Seksi Pertanggungan, 8 April 2016).
b. Jaringan internet mati
Apabila jaringan internet di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta, maka hal tersebut dapat mengganggu proses pengoperasian aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini sehingga pennyimpanan arsip menjadi terhambat. Hal tersebut juga didukung dengan adanya wawancara dengan Bp. Rodiq Rovian A, S.Si selaku Kepala Seksi Pertanggungan di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta.
“salah satu hambatan dalam aplikasi ini ya misalnya jaringannya mati, maka aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini tidak bisa berjalan dan hal tersebut dapat menghambat kinerja pegawai.” (Wawancara Kepala Seksi Pertanggungan, 19 April 2016).
60
c. Tidak ada pemberitahuan untuk mengupload suatu file
Menurut salah satu pegawai di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta yaitu Bp. Rodiq Rovian A, S.Si selaku Kepala Seksi Pertanggungan menyatakan bahwa
“selain jaringan mati menurut saya hambatan dari Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik ini, kita tidak bisa mengetahui secara langsung apakah arsip yang sudah saya scan ini sudah ter-upload atau belum ke pusat arsip di kantor pusat Jiwasraya, sehingga saya harus mengecek ulang kembali di aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) sesuai nomor polis supaya dapat mengetahui arsip tersebut tadi sudah ter-upload atau belum.”(Wawancara Kepala Seksi Pertanggungan, 19 April 2016).
Berdasarkan hasil pengamatan dan pembahasan di atas dapat diketahui bahwa di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini sudah menerapkan sistem otomasi atau komputerisasi pada penyimpanan arsipnya.
Selain itu perusahaan ini juga menerapkan asas gabungan yaitu gabungan antara sentralisasi dengan desentralisasi. Arsip asli disimpan di masing-masing pegawai seksi di Kantor Cabang PT Asuransi Jiwasraya (Persero) di seluruh Indonesia, sedangkan arsip elektroniknya disimpan di pusat arsip di kantor pusat PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Jakarta.
Sistem penyimpanan arsip di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini yaitu masing-masing seksi menggunakan sistem yang berbeda-beda karena arsip yang diarsip juga berbeda-beda. Sistem yang digunakan untuk mengarsip polis di seksi pertanggungan yaitu dengan sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor sesuai urutan nomor polis dari yang terkecil ke nomor polis yang terbesar. Sedangkan pada seksi keuangan yaitu menggunakan sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal karena transaksi keuangan dilakukan setiap hari. Untuk seksi operasional menggunakan sistem penyimpanan arsip berdasarkan wilayah dan sistem subjek tergantung arsip apa yang akan disimpan.
61 A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pembahasan tentang Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem penyimpanan arsip di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini menggunakan sistem otomasi atau sistem komputerisasi.
2. Asas penyimpanan di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta menggunakan asas gabungan antara asas sentralisasi dengan asas desentralisasi. Asas penyimpanan sentralisasi ini yatu penyimpanan arsip terletak di pusat arsip di kantor pusat Jiwasraya, sedangkan asas penyimpanan desentralisasi ini penyimpanan arsip terletak di masing-masing seksi di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta.
3. Sistem pengindeksan dalam aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta yaitu menggunakan indeks field yaitu penggunaan kata kunci dalam pengindeksan dokumen di media elektronik, selain itu ada pengindeksan full tex Indexing yaitu pengindeksan menggunakan semua kata-kata yan terdapat di dalam polis asuransi seperti nama tertanggung, nomor polis dan alamat tertanggung, sedangkan yang terakhir yaitu folder atau file structure yaitu pencarian dokumen dengan melihat arsip melalui aplikasi JL-Indo.
4. Sistem penyimpanan fisik arsip di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini menggunakan sistem penyimpanan yang berbeda-beda di setiap seksinya. Hal tersebut dikarenakan masing-masing seksi mempunyai tugas dan wewenang yang berbeda-beda. Pada seksi keuangan menggunakan sistem penyimpanan kronologis atau
62
tanggal karena arsip yang disimpan di seksi ini berupa transaksi keuanngan yang dikerjakan setiap hari. Dalam seksi pertanggungan ini menggunakan sistem nomor karena pada seksi pertanggungan ini mengurus banyak sekali arsip tentang polis. Sedangkan dalam seksi operasional atau pemasaran menggunakan sistem wilayah karena pada seksi ini harus mengurus arsip mengenai wilayah pemasaran agen asuransi di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta. 5. Komponen yang digunakan oleh penulis yaitu berupa pemindahan
dokumen, pengindeksan dokumen, penyimpanan dokumen serta pengontrolan akses. Di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini pemindahan dokumennya dengan menggunakan metode scanning dokumen kedalam aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE), untuk pengindeksan dokumennya di perusahaan ini menyesuaikan dengan kebutuhan masing-masing seksi, penyimpanan dokumen di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta menggunakan asas gabungan antara asas sentralisasi dan desentralisasi. Sedangkan untuk pengontrolan aksesnya masing-masing pegawai PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini menggunakan nomor pegawai dengan pasword yang sudah ditentukan perusahaan.
6. Kendala yang dihadapi dalam penyimpanan arsip elektronik di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini yaitu tidak adanya jadwal retensi arsip dalam aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE), tidak ada pemberitahuan pada aplikasi SAE ini apabila arsip sudah terupload atau belum, dan yang terakhir ukuran file terlalu besar sehingga sulit dalam membuka file dokumen yang telah disimpan.
Dengan adanya sistem penyimpanan arsip elektronik ini pekerjaan pegawai di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta menjadi lebih ringan dan hasilnya juga lebih cepat. Selain itu penyajian dokumen yang dibutuhkan mengenai polis juga lebih cepat dalam penemuannya sehingga lebih efesiensi waktu pencarian dokumen.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, maka penulis dapat menyampaikan beberapa saran sebagai bahan pertimbangan bagi pihak yang berkepentingan diantaranya yaitu sebagai berikut.
1. Untuk memudahkan pegawai dalam melakukan pemusnahan arsip, sebaiknya pada aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini terdapat jadwal retensi arsip.
2. Dalam proses upload dokumen ke kantor pusat Jiwasraya ini tidak terdapat pemberitahuan upload secara langsung, sehingga pegawai harus mengecek lagi dan hal tersebut dapat menghambat proses kerja lainnya. Oleh karena itu, dalam aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) perlu di berikan pemberitahuan (notifikasi) upload dokumen didalam aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) tersebut.
3. Sistem penyimpanan arsip elektronik di PT Asuransi Jiwasraya Persero) Kantor Cabang Surakarta yang berupa aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini selalu di upgrade setiap saat supaya tidak ketinggalan jaman serta supaya hasil arsip elektronik yang dihasilkan lebih bagus. Namun, ukuran file arsip yang tersimpan di aplikasi tersebut juga semakin besar sehingga dalam proses membuka arsipnya dapat memakan waktu yang lama. Oleh karena itu, sebaiknya kapasitas penyimpanan arsip di aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini ditambah lagi memori RAM nya supaya dapat memuat banyak arsip dan tidak loading lama saat dibuka. 4. Dengan adanya aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini, lebih
memudahkan pegawai yang bekerja di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta. Namun, akan lebih baik lagi jika sistem tersebut juga seimbang dengan pelayanan yang diberikan kepada nasabah. Sehingga pelayanan kepada nasabah akan lebih maksimal dengan adanya sistem penyimpanan arsip elektronik ini.
64
DAFTAR PUSTAKA
Affifudin dan Beni Ahmad Saebani. 2012. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: CV. Pustaka Setia.
Agus Sugiarto, S.Pd dan Teguh Wahyono, S. Kom. 2005. “MANAJEMEN KEARSIPAN MODERN Dari Konvensional Ke Basis Modern”. Yogyakarta : Gava Media
Asep Sutisna dan Anwar Sanusi. 2008. Surat Niaga Dan Kearsipan. Bandung : Arfino Raya.
Agung Kuswantoro dan Ahmad Saeroji. 2014. Manajemen Arsip Elektronik (E ARSIP). Semarang : Fastindo.
Donni Juni Priansa dan Agus Garnida. 2013. MANAJEMEN PERKANTORAN Efektif, Efisien, dan Profesional. Alfabeta : Bandung.
Ketut Sendra. 2008. Jurnal Asuransi Magazine AAMAI. Bidang Penelitian Dan Pengembangan AAMAI : Jakarta.
Moleong, J. Lexy. 2007. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung Raco, J.R. 2010. Metode Penelitian Kualitatif. Jakarta: Grasindo.
Sedarmayanti. 2008. TATA KEARSIPAN Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung : CV Mandar Maju.
Sugiyono. 2013. Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: CV Alfabeta.
Sutopo, HB. 2002. Metodologi Penelitian Kualitatif. Surakarta: Sebelas Maret University Press.
Wing Wahyuni Winarno. 2006. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: UPP STIM YKPN.
Zuldafrial dan Muhammad. 2011. Penelitian Kualitatif. Surakarta : Yuma Pustaka.
SUMBER LAIN :