TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
DESKRIPSI INSTANSI
B. KOMPONEN SISTEM ARSIP ELEKTRONIK 1. Memindahkan dokumen
Pemindahan dokumen ini dilakukan untuk memindahkan arsip dari bentuk konvensional ke dalam arsip dalam bentuk elektronik. Bentuk pemindahan dokumen ke dalam media elektronik di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini yaitu dengan alih media menggunakan sistem scanning atau memindai dokumen yang akan menghasilkan data dalam bentuk pdf yang dapat disimpan di komputer. Oleh karena itu, arsip yang sudah di scan hanya bisa dibaca dengan menggunakan media elektronik berupa komputer maupun printer. Hal tersebut didukung dengan wawancara kepada Bp. Rodiq Rovian A, S.Si selaku Kasi Pertanggungan.
“pemindahan dokumen di PT Jiwasraya ini setau saya ya pakai metode scanning, soalnya di sini dokumennya berbentuk arsip asli sudah dicetak dan ditandatangini, jadi metode scanning yang paling tepat.”(Wawancara Kasi Pertanggungan, 8 April 2016). Sebelum dilakukan proses scanning dokumen ke dalam aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini maka masing-masing seksi harus mengelola dokumen tersebut hingga menjadi arsip yang mempunyai nilai kegunaan yang tinggi. Oleh karena itu, masing-masing seksi di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta harus melakukan beberapa tahapan pengelolaan arsip yang berupa prosedur sebagai berikut :
a. Prosedur Penerbitan Polis Asuransi (Seksi Operasional dan Seksi Pertanggungan)
b. Prosedur Dokumen Pemeliharaan (Seksi Pertanggungan)
Dokumen pemeliharaan yang dimaksud yaitu dokumen yang diurus setelah polis sudah diterbitkan. Misalnya seperti penggantian alamat pemegang polis, penggantian atau penambahan ahli waris maupun penggantian tanggal lahir.
c. Prosedur Dokumen Ekspirasi (Seksi Pertanggungan dan Seksi Keuangan)
Gambar 4.1 Prosedur Penerbitan Polis Asuransi
Sumber data : Administrasi Seksi Pertanggungan PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta
Berikut merupakan penjelasan dari bagan diatas.
1) Tahapan pertama calon nasabah atau calon pemegang polis harus mengisi Surat Permintaan Asuransi Jiwa (SPAJ) dan Agen menyerahkan SPAJ
(Surat Permintaan Asuransi Jiwa) kepada Seksi
Operasional lalu seksi
operasional meng-entry siapa
Calon nasabah membayar premi dengan jangka waktu 10 hari
SPAJ diberikan pada seksi pertanggungan lalu di entry sehingga keluar nomor polis dan tagihan
Seksi pertanggungan mencetak polis lalu dimintakan tandatangan ke Kepala Cabang
Semua dokumen di SAE baik itu polis, SPAJ, identitas pemegang polis sampai dengan surat
k h (S )
Polis diberikan kepada nasabah melalui seksi operasional dan agen
SPAJ, fotocopy identitas nasabah, bukti pembayaran premi pertama dan surat keterangan sehat diarsip oleh seksi pertanggungan
38
menyiapkan persyaratan berupa fotocopy KTP/SIM, Surat Keterangan Kesehatan (SKK) yang selanjutnya diserahkan kepada agen penutup.
2) Agen penutup menyerahkan SPAJ dan persyaratan dari nasabah kepada Area Manager atau langsung kepada Seksi Operasional. 3) Selanjutnya seksi operasional melakukan pengecekan dokumen
dan meng-entry siapa agen penutupnya, lalu setelah itu SPAJ diserahkan kepada seksi pertanggungan untuk dilakukan entry data sehingga keluar nomor polis dan tagihan.
4) Setelah nasabah mendapat tagihan, maka nasabah diberi jangka waktu pelunasan premi yang berjangka waktu 10 hari yang dibayarkan melewati Bank Mandiri, kantor pos atau Indomaret. 5) Setelah nasabah melunasi tagihan, maka pihak pertanggungan
segera mencetak polis asuransi dan dimintakan tanda tangan ke Kepala Cabang.
6) Selanjutnya seksi pertanggungan menyimpan semua dokumen baik itu polis, SPAJ, KTP atau SIM maupun SKK serta bukti transfer atau bukti pembayaran polis ke dalam asplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE).
7) Dan tahapan yang terakhir yaitu polis diberikan kepada nasabah oleh seksi operasional melalui agen penutup. Sedangkan SPAJ dan persyaratan lainnya di simpan atau di arsip oleh seksi pertanggungan.
Gambar 4.2 Prosedur Dokumen Pemeliharaan
Sumber data: Administrasi Seksi Pertanggungan PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta
Nasabah melakukan pengajuan ke kantor yaitu kepada seksi pertanggungan
Seksi Pertanggungan kantor cabang menginput arsip formulir ke dalam sistem arsip elektronik (SAE) Nasabah mengisi formulir untuk melakukan peliharaan dokumen pada seksi
pertanggungan
Formulir dikirim ke Kantor Pusat oleh seksi pertanggungan
Seksi Pertanggungan cetak klausula dimintakan tandatangan kepala cabang lalu di SAE
Klausula di berikan kepada nasabah
Seksi pertanggungan mengarsip dokumen formulir dan fotocopy klausula
40
Berikut merupakan penjelasan dari prosedur dokumen pemeliharaan di atas.
1) Pertama yaitu pihak pemegang polis atau nasabah harus datang dengan melakukan pengajuan kepada seksi pertanggungan. 2) Setelah melakukan pengajuan, nasabah mengisi formulir
pengajuan pemeliharaan dokumen pada seksi pertanggungan. 3) Selanjutnya seksi pertanggungan menginput formulir pengajuan
tersebut ke dalam aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE). 4) Formulir tersebut kemudian dikirimkan ke Kantor Pusat oleh
seksi pertanggungan melalui aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE).
5) Setelah Kantor Pusat sudah merubah atau mengganti dokumen pemeliharaan tersebut maka selanjutnya seksi pertanggungan mencetak klausula dan dimintakan tanda tangan kepada Kepala Cabang, yang kemudian klausula di simpan ke dalam aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE).
6) Dan yang terakhir yaitu klausula diberikan kepada pemegang polis sebagai bukti telah melakukan pengajuan dokumen pemeliharaan tersebut. Sedangkan formulir dan fotocopy klausula disimpan oleh seksi pertanggungan.
Gambar 4.3 Prosedur Dokumen Klaim Ekspirasi
Sumber data : Kasi Seksi Keuangan PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta Pemberitahuan jatuh
tempo dari seksi pertanggungan kepada nasabah
Sie Pertanggungan memproses ekspirasi, lalu akan muncul nota desisi
Nasabah datang membawa syarat klaim dan mengisi surat keterangan ekspirasi
Nota desisi di tandatangani kepala cabang lalu di scan melalui SAE
Nota desisi diserahkan ke seksi keuangan untuk diproses
Nota desisi di proses seksi keuangan dan cetak surat ijin pembayaran
SIP ttd kacab lalu kasir membayar klaim. Selanjutnya SIP di scan bersama bukti transfer
42
Berikut penjelasan dari bagan prosedur klaim ekspirasi di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta.
1) Seksi Pertanggungan
- Penerbitan surat pemberitahuan jatuh tempo kepada nasabah oleh seksi pertanggungan
- Selanjutnya nasabah datang ke perusahaan asuransi dengan membawa persyaratan ekspirasi berupa : KTP, Polis, Surat keterangan ekspirasi, bukti pembayaran premi terakhir, dan fotocopy buku tabungan halaman pertama.
- Seksi pertanggungan memproses ekspirasi agar muncul nota disisi ekspirasi, selanjutnya dimintakan tanda tangan kepada kepala cabang. Lalu dokumen tersebut discan.
- Nota disisi diserahkan kepada seksi keuangan. 2) Seksi Keuangan
- Seksi keuangan mencetak surat ijin pembayaran (SIP), lalu SIP tersebut dimintakan tanda tangan ke kepala cabang. - Jika sudah ditandatangani oleh kepala cabang, maka
selanjutnya diserahkan kepada kasir uang dan setelah itu SIP dibayarkan kepada pemegang polis atau tertanggung. - Setelah dibayarkan maka SIP tersebut di scan dengan bukti
Apabila semua prosedur sudah dilakukan maka masing-masing pegawai seksi akan memindahkan dokumennya ke dalam Sistem Arsip Elektronik (SAE) dengan melalui proses scanning. Prosedur pemindahan arsip ke dalam media elektronik komputer atau ke dalam aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini yaitu sebagai berikut:
a. Tahapan scanning, untuk melakukan scaning perlu melakukan beberapa hal berikut :
1) Lakukan dobel klik icon Inovetra Scanner yang ada di dekstop, maka akan muncul windows login seperti dibawah.
Jika sudah muncul gambar diatas, maka user atau seksi yang mengoperasikan sistem tersebut harus mengisi nama atau nim pegawai dan pasword yang telah ditentukan.
2) Setelah berhasil melakukan login akan nampak tampilan scanner.
44
Apabila sudah masuk kedalam aplikasi SAE ini, maka user harus mengisi nomor polis serta keterangan dokumen apa yang akan di inputkan.
3) Berikut merupakan hasil dari pengisian nomor polis yang telah dilakukan oleh user atau pegawai perusahaan yang berwenang.
Nomor polis ini diperoleh dari dokumen polis tertanggung atau nasabah yang bersangkutan. Dokumen ini di input ke aplikasi SAE ini beserta dokumen lainnya yaitu KTP atau SIM, Surat Ijin Pembayaran (SIP), Surat Keterangan Kesehatan (SKK), maupun bukti transfer. Pengisian dokumen pendukung polis ini di pilih sesuai dengan jenis dokumen yang akan discan, sedangkan lain-lain digunakan untuk dokumen yang tidak ada dalam pilihan kemudian isi nama dokumen di kotak dibawah pilihan dokumen (untuk pilihan lain-lain kotak ini wajib diisi) 4) Setelah diisi dengan lengkap pastikan bahwa data yang
diisikan sudah benar dan sesuai dengan nomor polis, selanjutnya akan nampak windows seperti dibawah lalu klik Yes untuk memulai proses scanning dokumen.
Jika muncul tampilan seperti diatas maka, pengguna harus mengecek dokumen yang di input apakah sudah benar atau belum. Jika dokumen sudah sesuai dan lengkap maka sistem akan langsung melakukukan proses scanning.
5) Setelah kita klik Yes, maka akan muncul proses scanning dibawah ini.
Apabila muncul tampilan tersebut maka proses scanning sedang berjalan, sehingga dokumen yang telah discan ini akan masuk ke dalam aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE).
6) Setelah proses scanning berakhir maka akan muncul pernyataan berikut ini.
46
Pada konfirmasi diatas bila yang discan hanya 1 (satu) halamam atau satu berkas, maka klik No. Akan tetapi jika yang akan discan lebih dari satu maka klik Yes. Begitu selanjutnya sampai dokumen yang discan selesai maka klik No.
7) Setelak klik No maka akan keluar konfirmasi bahwa proses scan telah selesai. Lalu klik Ok.
8) Untuk mengakhiri proses scanning klik tombol keluar.
b. Melihat hasil Scan
Untuk mengetahui apakah dokumen yang di scan sudah terkirim ke database Sistem Arsip Elektronik (SAE), maka dapat diketahui melalui aplikasi JL-Indo.
JL-Indo sendiri mempunyai pengertian tersendiri, pengertian ini di dapat melalui hasil wawancara dengan pegawai PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta yaitu pada Bp. Rodiq Rovian A, S.Si selaku Kepala Seksi Pertanggungan.
“Aplikasi JL-Indo sendiri merupakan aplikasi polis asuransi yang digunakan untuk melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan polis, premi, nasabah, serta agen asuransi.” (Wawancara kepada Kepala Seksi Pertanggungan, tanggal 8 April 2016).
Aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) dan aplikasi JL-Indo dapat digambarkan sebagai berikut.
Sistem Arsip
Hubungan antara Sistem Arsip Elektronik (SAE) dengan JL-Indo yaitu saling berkaitan antara satu sama lain. Aplikasi JL-JL-Indo sendiri berfungsi untuk melihat dokumen yang sudah di input pegawai kedalam aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE). Sedangkan Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini berfungsi untuk menginput atau memindai arsip kedalam sistem komputer dengan metode scanning arsip. Hal tersebut juga didukung adanya wawancara dengan Bp. Rodiq Rovian A, S.Si selaku Kasi Pertanggungan.
“...hubungannya ya kita bisa melihat hasil scan online yang sudah kita scan melalui Sistem Arsip Elektronik (SAE) dengan menggunakan aplikasi JL-Indo ini.”
Tahapan dari aplikasi JL-Indo ini yaitu sebagai berikut : 1) Masuk kedalam web dengan menggunakan alamat yang sudah
ditentukan oleh perusahaan.
2) Selanjutnya jika user atau pegawai sudah mengisi nama user dan paswordnya, maka selanjutnya klik pada menu manajemen informasi lalu pilih informasi polis. Gambar yang nampak yaitu seperti dibawah ini.
Jika pegawai atau user sudah login maka akan muncul seperti gambar di atas. Lalu pegawai memilih manajemen informasi
48
untuk dapat melihat dokumen polis yang sudah di input dalam aplikasi SAE.
3) Lalu selanjutnya pegawai memasukkan nomor polis yang akan dilihat pada aplikasi JL Indo ini, klik lanjut apabila nomor polis sudah benar.
4) Selanjutnya akan muncul tampilan seperti berikut
Apabila sudah menuliskan nomor polis, maka akan muncul gambar di atas. Dan selanjutnya klik dokumen, jika ingin melihat isi dan kelengkapan dokumen.
Jika sudah muncul gambar diatas maka pegawai tinggal memilih dokumen apa yang akan dilihat. Lalu klik pada dokumen tersebut sehingga dokumen dapat dibaca.
6) Selanjutnya klik keluar apabila sudah selesai.
2. Menyimpan dokumen
Penyimpanan dokumen di dalam PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini dilakukan secara terkomputerisasi. Hal tersebut diterapkan karena jumlah dokumen yang diterima oleh PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta semakin meningkat setiap tahunnya. Oleh karena itu di bentuklah Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini agar dapat menyimpan arsip secara elektronik dan dapat bertahan dalam waktu yang lama, sehingga pemanfaatan arsip elektronik ini bisa lebih optimal.
Setiap tahunnya selalu saja ada perubahan dalam segi teknologi informasi, namun di dalam PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini mampu mengikuti perubahan dan perkembangan zaman. Hal tersebut dikarenakan PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini tidak ingin tertinggal dengan teknologi yang semakin canggih.
Meskipun PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini selalu mengganti peralatan elektronik yang digunakan dalam melaksanakan Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini, namun perusahaan tidak akan khawatir dengan arsip yang sudah disimpan di dalam sistem tersebut. Karena arsip yang telah disimpan di Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini tidak akan pernah hilang meskipun perusahaan mengganti semua peralatan elektronik yang lama dengan peralatan yang baru. Hal tersebut dikarenakan arsip yang sudah di scan ini sudah secara otomatis terupload ke pusat arsip yang ada di kantor pusat Jiwasraya Jakarta.
50
Dengan demikian sistem penyimpanan dokumen secara terkomputerisasi atau otomatisasi ini sangat mendukung kelancaran dan perkembangan PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta.
Dalam penyimpanan arsipnya PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini menggunakan asas gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi. Pernyataan tersebut juga didukung dengan adanya wawancara kepada BP. Dhony Oktaviana, S.E selaku Kepala Seksi Keuangan dan Umum.
“Di Jiwasraya pakainya asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi, kalau sentralisasi penyimpanan arsipnya berbentuk soft copy karena berupa arsip elektronik, sedangkan desentralisasi bentuk penyimpanan arsipnya hard copy karena yang disimpan berupa arsip aslinya.”(Wawancara Kasi Keuangan dan Umum, 25 Maret 2016).
Penggunaan asas gabungan tersebut juga dilakukan untuk mengantisipasi penumpukan dokumen. Penyimpanan arsip secara sentralisasi dilakukan oleh bagian kantor pusat PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Jakarta, sedangkan penyimpanan arsip secara desentralisasi dilakukan oleh masing-masing seksi dalam PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta. Penggunaan asas gabungan ini dilakukan dengan mempertimbangkan efektivitas dan efisiensi kantor atau perusahaan.
Keuntungan dari penerapan asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi ini yaitu antara lain :
a. Dalam segi pelayanan arsip, asas ini lebih efektif. Karena kita dapat mengakses arsip dari kantor cabang Jiwasraya yang ada diseluruh Indonesia dengan menggunakan aplikasi yang sudah dibentuk yaitu aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) dan JL Indo.
b. Pengelolaan arsip dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing dan di pusat arsip pada kantor pusat juga terdapat softfile arsipnya.
c. Arsip asli mudah dijangkau karena berada pada tempat kerja masing-masing seksi, serta arsip dapat diketahui secara jelas dan pasti keberadaannya.
d. Adanya petugas khusus yang mengontrol dan mengawasi arsip dari kantor pusat. Sehingga arsip yang disimpan dapat terkendali dan lebih aman
3. Mengindeks dokumen
Dalam Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini, pengindeksan dokumen sangat diperlukan karena dengan hal tersebut pegawai harus menyortir atau mengurutkan arsip sesuai dengan subjeknya, nomornya, tanggalnya, wilayahnya, maupun sesuai abjadnya.
Apabila semua dokumen sudah disortir dan di indeks maka selanjutnya dokumen tersebut ditempatkan di dalam filling cabinet atau lemari arsip, sesuai dengan jenis masing-masing arsipnya. Hal tersebut dilakukan supaya pegawai di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini dapat lebih mudah dan cepat dalam penemuan kembali arsipnya.
Sedangkan dalam Sistem Arsip Elektronik (SAE) yang pengaplikasiannya menggunakan media elektronik berupa komputer, maka metode yang digunakan dalam pengindeksan ini yaitu :
a. Index Fields, dalam indeks file ini pegawai di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta menggunakan kata kunci sebagai metode untuk penemuan arsip secara cepat. Karena dalam perusahaan ini banyak nasabah yang mempunyai polis, maka akan sulit pencariannya apabila masih menggunakan cara yang manual, oleh karena itu dibantu dengan media komputer dan aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) dan JL-Indo. Indeks file yang digunakan yaitu dengan menggunakan nomor polis karena hal tersebut lebih efektif karena jika memakai nama atau wilayah maupun tanggal akan sulit dalam penemuannya, tetapi jika
52
menggunakan nomor polis hal tersebut akan cepat ditemukan karena nomor polis tidak akan ada yang sama.
b. Full-text Indexing, proses ini membaca halaman yang di scan dan kemudian mengindeks setiap kata. Pencarian bisa menggunakan semua kata yang terdapat dalam arsip elektronik. Dalam pencarian arsip yang sudah di scan dalam aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini pencariannya dapat menggunakan nama tertanggung, alamat tertanggung maupun menggunakan nomor polis tertanggung.
c. Folder atau file structure, sistem ini menyediakan metode visual dalam pencarian dokumen. Arsip cetak dapat dicari dengan melihat strukturnya di dalam filling cabinet. Sedangkan dalam sistem arsip elektronik ini juga mempunyai kemampuan yang sama dalam pencarian dokumennya, yaitu dengan melihat arsip pada aplikasi JL-Indo. Aplikasi ini mampu menampung lebih banyak arsip dibandingkan dengan filling cabinet. Semua arsip yang sudah disimpan dan di scan di Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini secara otomatis akan terupload le dalam aplikasi JL-Indo. Sehingga arsip apapun yang telah di scan di Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini dapat dibuka melalui palikasi JL Indo.
Di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini masing-masing seksi perusahaan melakukan pengelolaan arsipnya sendiri-sendiri. Oleh karena itu, sistem pengindeksan dalam satu perusahaan dapat berbeda-beda karena pada setiap seksi mempunyai tugas dan fungsi yang berbeda juga. Hal tersebut didukung dengan wawancara kepada Bp. Dhony Oktaviana, S.E selaku Kasi Keuangan dan Umum di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta mengenai sistem pengindeksan arsip pada masing-masing seksi.
“kalau di Jiwasraya sendiri sistem pengindeksannya berbeda– beda mbak, tergantung arsip apa dulu yang mau disimpan, kalau di seksi keuangan ya pakainya sistem tanggal soalnya di seksi ini pegawai melakukan transaksi keuangan setiap hari.” (Wawancara Kepala Seksi Keuangan dan Umum, 8 April 2016). Supaya lebih jelas mengenai jenis arsip yang di kelola masing-masing bagian atau bidang serta sistem pengindeksan apa yang diterapkan, maka penulis akan menjabarkan per seksi.
a. Seksi Keuangan dan Umum
Kegiatan pengurusan surat masuk di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta dikelola oleh Seksi Keuangan dan Umum, jadi bagian ini yang menerima surat jika ada surat masuk. Pengurusan surat masuk dan surat keluar ini diurus oleh bagian umum dalam Seksi Keuangan sampai dengan penyimpanannya.
Selain surat tersebut Seksi Keuangan juga mengarsip dokumen-dokumen keuangan yang berupa klad kas baik kas masuk maupun kas keluar, bukti SIP (Surat Ijin Pembayaran), bukti cek dan bukti pembayaran premi.
Dalam pengindeksannya Seksi Keuangan ini menggunakan sistem kronologis atau sistem tanggal, hal tersebut dikarenakan transaksi-transaksi keuangan ini terjadi setiap bulan bahkan setiap hari. Sehingga dalam penerapan sistem ini dirasa lebih efisien karena dapat lebih cepat dalam penemuan kembali arsip.
Cara pengindeksan dan penataannya pada bukti kas dan bank yaitu sebagai berikut :
1) Pengindeksan dalam kas kredit dan kas debet yaitu dengan memberikan kode KC dan KD pada setiap lembar transaksi kas keluar dan kas masuk. Misalnya pada kas kredit tanggal 1 bulan Januari 2016, maka pengkodeannya dalam lembar
54
transaksi tersebut yaitu KC 01 dan seterusnya sampai berganti tahun, baru nomor urutnya dimulai dari angka 1 (satu) lagi. 2) Penataan dalam ordnernya yaitu di indeks dengan
menggunakan bulan dan tahun dari transaksi kas atau bank tersebut. Misalnya kas debet dimasukkan dalam ordner KD Januari 2016, dan bank debet dimasukkan dalam ordner BD Januari 2016 dan sebagainya.
3) Kemudian ordner ditata dengan rapi oleh bagian keuangan dalam rak arsip diruang penyimpanan arsip.
Petugas yang berwenang dalam pengindeksan ini yaitu pegawai kasir dalam seksi keuangan dan umum yang setiap harinya menerima bukti transaksi keuangan secara langsung.
b. Seksi Operasional dan Pemasaran
Arsip yang dihasilkan bagian operasional ini yaitu berupa arsip data-data keagenan, arsip autodebet, arsip tanda terima polis dan surat Top Up.
Dalam pengindeksannya bagian ini menerapan sistem wilayah sesuai bagian pemasarannya. Selain itu pada seksi operasional ini juga menerapkan sistem tanggal untuk arsip autodebetnya. Karena transaksi autodebet dapat dilakukan oleh nasabah kapanpun dan dimanapun.
Sedangkan dalam penyimpanannya menggunakan ordner yang diberi nama sesuai subjek atau sesuai masalahnya. Namun untuk arsip agen ini disimpan sesuai wilayah pemasarannya.
c. Seksi Pertanggungan
Arsip yang disimpan pada bagian ini yaitu berupa arsip polis dan arsip klaim asuransi beserta lampirannya. Sistem pengindeksan dalam bagian pertanggungan ini menggunakan sistem nomor. Sistem ini disesuaikan dengan urutan nomor polis nasabah.
Dalam penataannya arsip polis dan arsip klaim ini di tata dan disimpan dengan mengurutkan nomor polis dari yang terkecil sampai yang terbesar, lalu selanjutnya arsip disimpan dalam laci arsip yang dapat memuat beberapa arsip. Lalu di bagian depan laci tersebut diberi nomor polis yang disimpan didalamnya sesuai urutan kecil ke besar.
4. Mengontrol akses
Dalam hal ini pengontrolan akses menjadi suatu aspek yang terpenting dalam Sistem Arsip Elektronik (SAE), karena sistem aplikasi ini terhubung dalam jaringan dan dapat diakses serta dibaca oleh siapa